Autotask Workplace Soonr Огляд 2020 – синхронізація файлів та обмін для бізнесу

Contents

Автомобільний огляд робочого місця (Soonr)

Потужний корпоративний синхронізатор файлів та постачальник спільних ресурсів для підприємств будь-якого розміру, які шукають підвищення мобільності та кращої безпеки, ніж можуть пропонувати рішення для синхронізації файлів та обміну файлами для споживачів..


Огляд робочого місця автоматичного завдання

Коли бізнес виріс до певного розміру і перші співробітники починають обробляти, традиційне рішення для синхронізації та спільного використання файлів для споживачів просто вже не скорочує сукупність. Хоча Dropbox ідеально підходить для фрілансерів чи невеликих агентств, які прагнуть швидко ділитися файлами та папками з клієнтами, він не відповідає вимогам багатьох малих та середніх підприємств, у яких п’ять осіб і більше під крилом.

Домашній екран огляду автозапуску на робочому місці Soonr

Зростаючий бізнес повинен забезпечити, щоб його найбільш чутливі та конфіденційні файли залишалися під повним контролем компанії. За допомогою інструментів обміну файлами для споживачів – це більшість випадків – підхід “майже або ніщо”: коли папка поділяється, людина, з якою вона поділилася, має повний контроль над вмістом.

Файли можна видалити випадково, повторно поділитися з сторонніми сторонніми особами та працівниками або просто відредагувати неправильними людьми.

Рішення для синхронізації та спільного використання на підприємстві, такі як Autotask Workplace Soonr, представлені в цьому огляді, повертають вас на місце водія. Не має значення, чи ви контролюєте ІТ-відділ компанії, чи ви фінансовий директор компанії із Fortune 500, чи директор цифрового маркетингового агентства.

Ринок рішень для синхронізації та спільного використання файлів корпоративних підприємств став дуже переповненим, і кожен учасник ринку має переваги та недоліки, які слід враховувати, перш ніж зануритися у відправку файлів компанії у хмару.

У цьому огляді Autotask Workplace Soonr ми розберемо, для кого цей продукт, чому він корисний та охопимо конкретні функції, функції та переваги. Тож ви можете вирішити, чи це корисне доповнення до арсеналу продуктивності вашого бізнесу.

Хто такий для Autotask Soonr на робочому місці?

Autotask Workplace / Soonr – це рішення для синхронізації та спільного використання файлів (або зберігання бізнес-хмар), що забезпечує безпеку та співпрацю, готові до підприємств..

Що це означає?

На відміну від конкурентів (таких як Dropbox та OneDrive), програма Autotask Workplace пропонує інтегроване управління мобільними документами (MDM) та безпеку пристроїв. Адміністратори можуть додавати або видаляти службовцям доступ до хмари автозадач, переконуючись, що дані залишаються під контролем компанії, коли пристрій втрачено або вкрадено – або працівник залишає компанію.

Контроль членів в Автозадачі

Ми рекомендуємо Autotask Workplace для SMB з п’ятьма або більше співробітниками, хоча в деяких випадках це може мати сенс і для меншої кількості людей в команді, як агентство, яке займається дуже великими файлами (CAD, Photoshop або відеофайли). Автозадача адаптується до потреб бізнесу, завдяки чому додавання та вилучення людей з практично спільного середовища стає швидким досвідом.

Якщо ви очікуєте, що AWP Soonr буде повноцінним програмним забезпеченням для управління проектами, подумайте, що шукати в іншому місці, оскільки це не так. Хоча ви можете додавати коментарі до файлів і папок, у ньому відсутні завдання та терміни для проектів.

Ось докладний погляд на актуальні функції та можливості Autotask Workplace Soonr:

Сильна безпека

У сучасному світі безпека важливіша, ніж будь-коли раніше, через хакерів, крадіжок та втрату даних.

1. Дорогий доступ до файлів та документів

Якщо ви збираєтеся зустрітись із клієнтами чи відвідати зустріч, переконайтеся, що всі необхідні файли у вас під рукою.

2. Безпечно діліться файлами із зовнішніми користувачами

Надсилання контрактів, презентацій або електронних таблиць клієнтам та колегам є звичайною практикою в наші дні. Традиційний спосіб надсилання електронних листів просто ризикований і громіздкий.

3. Доступ до документа до мережі

Доступ до документів, навіть якщо ви не перебуваєте в мережі компанії, часом може бути складним.

4. Спираючись на VPN або FTP для віддаленого доступу

VPN і FTP не дуже зручні в користуванні і можуть бути ненадійними, особливо при роботі з великими файлами.

Плани & Ціноутворення

Щоб зрозуміти, чому ціни на робочому місці Autotask насправді дуже хороші, потрібно зануритися, чому інші постачальники, здається, пропонують набагато більше місця для зберігання, наприклад, Egnyte. Більшість постачальників із надзвичайно великою квотою зберігання встановили певні обмеження щодо: 

  • розмір файлу (від 2 до 10 Гб)
  • кількість файлів які можна синхронізувати (деякі обмеження починають починатись після файлів 100K, деякі після 3М залежно від плану) 
  • версії файлів (сервіси, що пропонують навантаження на зберігання, зазвичай рахують версії файлів відповідно до цієї квоти; ви можете обмежити версії файлу, які не є ідеальними, або оновити до набагато дорожчого плану)

Тепер Autotask Soonr може трохи скоротитися до стандартного обсягу пам’яті 50 Гб на користувача в місяць, але вони не зачеплять вас вищезгаданими обмеженнями. Це, як було сказано, ось плани та ціни на Autotask: 

Отже, скільки це коштує? 

Тепер таблиця цін дає досить пристойну ідею, але давайте подивимось на приклад: 

Джошу належить агентство цифрового маркетингу, він керує невеликою командою з 6 чоловік, тож, включаючи його, це складає 7 людей. Крім того, вони запускають сервер Windows 2008, де розміщуються важливі файли з хмари компанії. Ці файли також потрібно синхронізувати. Отже, скільки “користувачів” або “ліцензій” Джош повинен придбати? 

Джош повинен придбати 7 + 1 ліцензії (одна додаткова ліцензія для сервера). Якщо він хоче, щоб кожна людина в команді могла створювати та синхронізувати проекти індивідуально. 

8 х 13 доларів = 107 доларів на місяць. 

Придбання 8 ліцензій дало б йому 450 Гб загального обсягу пам’яті. 

Тепер кожен користувач отримав би 50 Гб пам’яті, але Автозадача дозволяє користувачам перерозподілити квоту пам’яті, щоб Енн із бухгалтерії, якій потрібно лише 5 ГБ, її 50 Гб, могла перерозподілити решту 45 Гб на Джон, який має справу з більшими Photoshop та іншими медіафайлами. 

Хоча ціноутворення не найпростіше для розуміння, воно, безумовно, має багато переваг, враховуючи, що пересічному користувачеві потрібно лише пара гігабайтних синхронізуючих просторів. Теоретично Джош міг би навіть придбати менше ліцензій, якщо, наприклад, передбачав спільне використання одного облікового запису для одного відділу. 

Якщо Джошу потрібно більше пам’яті, він може придбати більше гігабайт з кроком 100 Гб. 

Обслуговувались галузі

Багато організацій, зацікавлених у EFSS, походять з таких галузей, як:

  • Охорона здоров’я
  • Будівництво
  • Юридичні
  • Фінанси
  • Неприбутковість
  • Реклама
  • Виробництво
  • Освіта

У цьому огляді автозадач Worplace ми розглянемо конкретні випадки, щоб дізнатись, чи відповідає це конкретне рішення критеріям безпеки, особливо при передачі конфіденційних даних або коли вони піддаються регуляторним обмеженням, таким як HIPAA – де потрібен детальний аудиторський слід доступу до файлів..

Autotask була заснована в 2001 році і позиціонувала себе як компанія ІТ-послуг, пропонуючи комплексні рішення для управління ІТ-бізнесом, такі як управління кінцевою точкою, системи продажу квитків та останнім часом синхронізація файлів та обмін як автономне рішення. Вони були придбані у 2014 році приватною акціонерною компанією Vista Equity Partners.

Зараз компанію очолює генеральний директор Марк Каттіні.

Сильні сторони & Слабкі сторони

Синхронізація файлів і пояснення

Перш ніж спочатку зануритися в огляд, давайте коротко підсумуємо, що таке синхронізація та обмін файлами. Люди, знайомі з Dropbox, Google Drive або OneDrive, вже можуть мати нечітке уявлення про те, як працює FSS.

Постачальник синхронізації та спільного використання файлів (також відомий як хмара або служба зберігання в Інтернеті) робить дані компанії доступними для зареєстрованих пристроїв з будь-якого місця, де включено Інтернет. Не має значення, чи файли та папки сидять на сервері в приміщенні компанії, чи знаходяться в особистому комп’ютері.

Клієнтська синхронізація файлів та спільний доступ до вашої поточної інфраструктури дозволяє всім членам команди та затвердженим сторонам отримувати доступ до локально збережених файлів з будь-якого місця.

Клієнт завантажує інформацію на сервери постачальника в зашифрованому вигляді (в ідеалі), а потім перерозподіляє ті файли, де інший екземпляр програмного забезпечення встановлений і надано конкретні права. Це може бути на ноутбуці, мобільному пристрої або на іншому сервері.

Ви вибираєте, куди файли йдуть і хто може отримати до них доступ.

Після завантаження всіх файлів у хмару їх може редагувати команда та синхронізувати двосторонньо. Всі зміни у файлі будуть миттєво помітні на синхронізованих пристроях.

Обмін файлами, як правило, розділено на дві частини:

  1. Публічне посилання та обмін папками.
  2. Співпраця приватного проекту з членами команди.

Під час створення загальнодоступних посилань будь-хто, до якого надсилається посилання, може відкрити файл, що корисно для надсилання великих файлів клієнтам. Рішення для спільного використання файлів бізнес-класу дозволяють встановити пароль або термін придатності для публічних посилань, зробивши їх більш безпечними.

Поділитися загальнодоступними посиланнями

З іншого боку, існують посилання на проекти, які використовуються для співпраці файлів і папок у віртуальних кімнатах даних з колегами. Для спільних проектів кожен учасник повинен мати ліцензію на програмне забезпечення EFSS. Загальні частки проекту, як правило, більш гнучкі, що дозволяє власнику проекту встановлювати конкретні привілеї доступу (наприклад, лише для читання).

Обмін проектами для автозадач

Постачальники програмного забезпечення EFSS використовують безліч типів архітектури, починаючи від хмарних підходів (Dropbox / Box), до приватних хмар (платформа повністю розгорнута в приватному центрі обробки даних) або гібридних хмарних моделей (Egnyte / Autotask), де ви може вибрати, які файли переходять у хмару, а які залишаться локальними.

Безпека відіграє головну роль у процесі передачі файлів у хмару та назад до кінцевих точок. Ось чому ми починаємо цей огляд робочого місця Autotask з розбиття їх концепцій безпеки.

Безпека

Безпека – це головне питання для бізнесу. Ризики надто реальні – ми щодня чуємо про порушення організацій (Target, Home Depot, Sears, Michaels та багато іншого). Це часто означає втрату конфіденційної інформації, наприклад номерів соціального страхування, кредитних карток та даних клієнтів.

Компанії повинні запитати себе, який вплив буде порушення (внутрішнє чи зовнішнє) на них, клієнтів, клієнтів та підсумки.

Опитування, проведене в 2013 році Enterprise Enterprise Group, виявило, що понад 50% підприємств та організацій стурбовані втратою чи крадіжкою даних через успішну зовнішню атаку на постачальника послуг FSS, 48% побоюються ризику випадкових порушень даних, спричинених працівниками, або випадково, або навмисно невдало.

Найбільші проблеми з безпекою для підприємств, що використовують синхронізацію файлів та спільне використання

Autotask Workplace Soonr надає компаніям безліч функцій безпеки та сертифікатів. Усі апаратні засоби належать і управляються Autotask, і вони пропонують клієнтам Geo-redundant, 3-й рівень, SSAE16-ревізовані центри обробки даних (два на регіон). Їх центри обробки даних налаштовуються за допомогою RAID6 та дзеркального відображення, підкріпленого реплікацією.

На відміну від хмарних служб зберігання хмарного зберігання, Autotask не покладається на спільне середовище хостингу, але використовує модульні кластерні серверні ферми для збалансування навантаження та масштабування сервісу..

Шифрування – це, безумовно, одна з найважливіших особливостей, яку компанії шукають, особливо при переході від таких служб для споживачів, як OneDrive або Dropbox. Autotask Workplace шифрує файли під час перевезення та в спокої – використовуючи 256-бітове AES-шифрування.

Для подальшого розділення між командами, користувачами та файлами існує унікальний обертовий ключ шифрування для кожного окремого файлу. Жоден з ключів не зберігається в прозорих, натомість вони шифруються за допомогою головного ключа та встановлюється з’єднання за допомогою автентифікації сервера на основі сертифікату VeriSign.

Таким чином, немає ніякого ризику, коли користувальницький агент співпрацюватиме з будь-яким сервером, окрім Autotask Workplace Soonr. На нашу думку, однією з сильних сторін Autotask є можливість контролю дозволів доступу та налаштування політик пристроїв у глобальному масштабі. Коли в компанію приєднується новий працівник, політики можуть застосовуватися до цього користувача автоматично та додатково підлаштовуватися за потреби.

Політика мобільних пристроїв - Autotask Soonr

Автозадання IP-списку

Політика автозадачі паролів для EFSS

Віддалене протирання втрачених пристроїв

Профілі політики компанії

Попередній

Далі

Ось список функцій адміністратора та безпеки, які можуть бути актуальними для компанії:

  • Створення, редагування, відключення та видалення членів, з’єднань, груп та інших адміністраторів
  • Conjure AD для імпорту користувачів та груп
  • Доведіть до повноправних членів право створювати з’єднання
  • Контролюйте здатність членів створювати приватні резервні копії
  • Перегляньте, призначте та керуйте квотами на зберігання серед членів
  • Встановлення та застосування політик паролів
  • Встановити політику сеансу: використовується для контролю життєвого циклу сеансів входу
  • Налаштування мобільного пристрою & політика даних щодо доступу та використання
  • Налаштуйте схвалення мобільного пристрою та правила видалення пристрою
  • Віддалено витирайте конкретні комп’ютерні або мобільні пристрої
  • Налаштуйте точки інтеграції за допомогою сторонніх додатків, таких як Salesforce, Google Docs та Office 365

Це лише конспект функцій безпеки, які пропонує Autotask. Якщо ви хочете дізнатися більше, завантажте їхню безпеку, де перераховані всі деталі. Хоча, безумовно, вражає, є й інші постачальники (наприклад, Egnyte), які мають схожі концепції безпеки.

Синхронізація файлів

Синхронізація файлів – це процес, коли один (або кілька) файлів і папок доступні для різних пристроїв. У самому основному сенсі це відбувається через передачу насіннєвих файлів і папок у хмару, звідки вони будуть запитуватися на цільові кінцеві точки за запитом.

Основний механізм синхронізації файлів Autotask Workplace працює аналогічно хмарним рішенням хмарного зберігання: коли клієнт встановлений на цільовій машині (це може бути робочий стіл, смартфон, ноутбук чи сервер), користувачеві буде доступна папка, яка працює як центральний центр синхронізації.

Синхронізація файлів Macintosh з функцією Autotask
Синхронізація файлів через центральну папку на пристрої.

Автозадача створює папку синхронізації, куди можна додавати папки та файли. Ці файли спільно використовуються на всіх підключених пристроях, проте папки можуть бути виключені з синхронізації, щоб заощадити місце.

Автозадача Soont Windows Sync

Окремі папки синхронізуються з кожним користувачем, яким надається спільний доступ до проекту, незалежно від того, яким пристроєм використовується.

Мобільні пристрої також підтримуються. Файли можуть надавати перевагу для автономного доступу.

Попередній

Далі

Будь-які файли або папки, створені всередині цієї папки, передаються в хмару робочого місця Autotask, тому вони можуть бути розповсюджені в команду та інші комп’ютери, з якими файлом чи папкою було надано спільний доступ.

На відміну від інших постачальників синхронізації та спільного використання файлів, Autotask не обмежує кількість файлів або розміри файлів, які можна синхронізувати, що робить це рішення ідеальним для компаній та організацій, які займаються великими файлами.

Ми бачили, що це рішення добре працює з архітектурними фірмами та медіа-агенціями, яким часто потрібно поширювати великі файли на декілька комп’ютерів, декількох офісах та командах..

Однією з найважливіших проблем, що стосуються синхронізованих даних, є те, що насправді синхронізується з кінцевими точками.

Уявіть собі компанію з 20 працівниками, які працюють на централізованому сервері з понад 200 ГБ файлів і папок. Тепер, якщо до компанії приєднається новий працівник, чи повинна вона синхронізувати всі ці дані до свого єдиного комп’ютера? З одного боку, це займе досить багато часу, а також швидко заповнить її жорсткий диск.

Саме тут вступає в дію «селективна синхронізація». Більшість рішень для синхронізації файлів для споживачів дозволяють вибірково синхронізувати файли ПІСЛЯ викопування меню та налаштувань, якщо вам пощастить, ви знайдете варіанти перейти до підпапок..

Що нам сподобалось у Autotask, це те, що адміністратори можуть визначати, як клієнт реагує, коли нові проекти будуть доступні:

Автозадача Селективна синхронізація

Коли створюються нові проекти, їх можна автоматично синхронізувати з особистими пристроями, але робоче місце Autotask можна налаштувати запитувати перед тим, як робити щось, або вручну синхронізувати все. Потім ви можете перейти до рівня підпапки для вибіркової синхронізації.

Чому корисна селективна синхронізація?

Ми допомагали та працювали з кількома юридичними компаніями, які вважають вибіркові синхронізації важливими у своїй щоденній роботі: у будь-який час вони можуть працювати одночасно з десятками матеріалів справи, і їхні партнери повинні швидко рухатися між судом та фірмою..

Доступ до файлів справ є надзвичайно важливим, однак закриті файли справ не потрібні. Ось чому вони можуть бути “не синхронізованими”, що робить роботу більш ефективною та ефективною. Однак якщо потрібна посилання на старіший випадок, працівники можуть просто синхронізувати ці файли назад.

Важливо зазначити, що коли хтось видалить папку з папки синхронізації, вона буде видалена з жорсткого диска, однак, Autotask Workplace Soonr все ще зберігає копію цієї папки у хмарі.

Файли та папки можна назавжди видалити лише з веб-інтерфейсу.

Якщо у вас є велика кількість файлів, які потрібно синхронізувати, функція Autotask використовує функцію під назвою синхронізація локальної мережі, де файли швидко синхронізуються на комп’ютерах, розташованих в одній мережі. Що допомагає швидко запускати нових співробітників, надаючи їм доступ до важливих файлів.

Постійно видаляйте папки з хмари.

Файлообмінник

Обмін файлами – це суть будь-якого продукту синхронізації та спільного використання файлів. Це дає змогу компаніям працювати більш ефективно, поширюючи файли на будь-яку кількість людей. У підприємств, що працюють з великими файлами, виникнуть проблеми, такі як:

  • Як надсилати великі файли по електронній пошті клієнтам
  • Як переконатися, що персонал компанії працює з правильною версією файлу
  • Як керувати оновленнями для великих проектів, коли залучається більше людей
  • Як керувати великими проектами та файлами в трьох і більше офісах

Усі описані вище сценарії потребують обміну файлами. За допомогою Autotask Workplace є два основні способи обміну файлами з проекту:

Створення публічних посилань

Створення загальнодоступного посилання на проект дозволяє обмінюватися файлом або папкою з клієнтами або співробітниками, які не є частиною основної команди (це означає, що вони не мають облікового запису на робочому місці Autotask).

Ця функція спеціально створена для надсилання швидкого файлу чи контракту клієнтам по електронній пошті. Автозадача не обмежує розмір файлу чи папки, тому будь-який файл може бути надісланий. Ми успішно протестували це з 5-силіми відеофайлами та великими файлами Photoshop.

Створюючи загальнодоступне посилання, Autotask Soonr надає користувачеві безліч можливостей безпеки і навіть дозволяє клієнтам можливість завантажувати або змінювати файли із загальнодоступного посилання. Якщо встановлено прапорець “Увімкнути завантаження”, клієнту буде представлений інтерфейс, який дозволяє їй бачити структуру папки та завантажувати або завантажувати файли.

Створення загальнодоступних посилань з робочого столу
Загальнодоступні посилання можуть бути створені таким чином, що кожен, хто має посилання, може отримати доступ до файлу чи папки.

Щоб додатково підвищити безпеку, виберіть персоналізований пароль для файлу або папки, виберіть, скільки разів файл можна завантажити та видаліть загальнодоступне посилання після визначеної дати. Публічні посилання можна створювати з веб-інтерфейсу, у стандартній структурі файлів / папок операційної системи (через контекстне меню) або з мобільного додатку.

Однією акуратною особливістю, яку ми не бачили у багатьох інших рішеннях EFSS, є можливість конвертувати файл у формат PDF (це стосується презентацій, документів, електронних таблиць і навіть файлів Photoshop.psd.)

Приватна спільна кімната

Ви також можете поділитися файлом або папкою зі своєю командою (тобто всі люди, які мають ліцензію AWP Soonr, які підключені як члени команди). Ми детальніше підемо детальніше про цю функцію в розділі “Співпраця” цього огляду.

Доступ до файлів

Для будь-якого підприємства постачальнику EFSS необхідно внести до таблиці різні типи доступу, щоб він міг інтегруватися в робочий процес компанії та поточну ієрархію файлів..

Незважаючи на те, що доступ до Інтернету та мобільних пристроїв є досить стандартним в наші дні, вам потрібно переконатися, що рішення EFSS також може запропонувати інтеграцію для WebDAV або інших протоколів. Визначте, які типи доступу є критичними для вашої компанії, а потім виберіть відповідного постачальника.

Autotask Workplace пропонує різні типи доступу до файлів:

Доступ до Інтернету

До будь-якого файлу чи папки можна отримати доступ через веб-панель, якщо увійти за допомогою відповідного імені користувача та пароля.

Насправді ви можете керувати цілою командою за допомогою веб-інтерфейсу, наприклад, надання або відкликання прав доступу, видалення, додавання або модифікація файлів та переміщення файлів у підпапки. Пошук файлів доступний, хоча він шукає лише імена файлів, що обмежує обсяг пошуку.

Нам би хотілося побачити пошук метаданих або тегів файлів.

Користувачі можуть попередньо переглядати файли через веб-додаток, і Autotask добре обробляє багато типів файлів. Нам було трохи сумно бачити, що файли Photoshop не можуть відображати попередньо попередній перегляд, і ми сподіваємось побачити цю функцію в майбутніх доповненнях до програмного забезпечення.

Офісні, PDF-файли та файли зображень добре відтворені, але тут не дивно. Саме для цього використовуватимуть більшість корпорацій.

Локальний доступ через синхронізацію файлів

Автозадача може синхронізувати файли з комп’ютером із хмари, щоб вони могли редагувати, переглядати чи видаляти в режимі офлайн. Будь-який змінений файл чи папка завантажується у хмару та стане видимим усім, з ким зараз папкою чи файлом надано спільний доступ.

Мобільний доступ

До всіх синхронізованих файлів можна отримати доступ через мобільний пристрій. Завдяки наданню переваг, файли можуть бути доступні для редагування в режимі офлайн на мобільному телефоні та завантажені / синхронізовані, коли доступне мережеве з’єднання.

Мобільний додаток Soonr Workplace для iOS та Android може створити нове:

  • Писання (анотація)
  • Документ (Word)
  • Електронна таблиця (Excel)
  • Презентація (PowerPoint)
  • Примітка (текст)
  • Фото
  • Відео

Щоб бути збереженим у хмарі Soonr та синхронізовано з усіма своїми пристроями.

WebDAV

Якщо вам потрібно отримати доступ до особистих папок хмари на комп’ютері, але ви не хочете або не можете синхронізувати файли локально, підключіться через протокол WebDAV, що дозволяє з’єднатись з Autotask Workplace Soonr як привід..

Майте на увазі, що WebDAV є досить застарілим протоколом, і ми не рекомендуємо використовувати його в продуктивних бізнес-середовищах.

Доступ до файлів через привід WebDav

Співпраця

Співпраця лежить в основі будь-якого програмного забезпечення для синхронізації та спільного використання файлів підприємства. Autotask Workplace Soonr – не виняток. Як видно з попередніх розділів, Autotask використовує кілька методів співпраці.

У цьому розділі ми розглянемо колективну співпрацю. У розділі “Обмін файлами” ми бачили, як співпрацювати із зовнішніми людьми за допомогою функції “Надіслати загальнодоступне посилання”.

Тепер ми детальніше розглянемо співпрацю в компанії. Не має значення, чи має організація лише один офіс, де люди співпрацюють в одній будівлі чи офісному приміщенні, або якщо співробітники розповсюджуються на різних континентах.

Щоб розпочати спільний доступ до проекту, ви можете вибрати папку з комп’ютера всередині синхронізованої папки через контекстне меню або через Інтернет або мобільний клієнт. Функції управління та функції безпеки однакові, незалежно від методу.

Однак якщо проект спільно використовується через робочий стіл, вам потрібно надати доступ до цієї папки за допомогою веб-інтерфейсу. Ми вважаємо це трохи заплутаним і хотіли б побачити безперешкодну інтеграцію спільного використання проектів у всіх точках доступу.

Веб-обмін дає потужний адміністраторський контроль над спільною папкою, тому контроль того, хто бачить те, що знаходиться в папці, дуже інтуїтивно зрозумілий. Ви можете вибрати один із наступних варіантів:

  • Повний доступ – запрошений член команди може робити практично все, що вміст папки.
  • Створити та змінити – запрошена особа може створювати нові підпроекти та змінювати файли.
  • Змінити – користувач може змінювати файли, але не створювати нові папки.
  • Лише для читання – запрошений користувач може прочитати вміст папки, але нічого не записати в неї.

Крім того, адміністратор може встановити, якщо запрошений користувач може повторно ділитися папками та створювати загальнодоступні посилання, яке за умовчанням вимкнено.

Ця особливість полягає в тому, що Autotask відрізняє від інших рішень, як-от Dropbox, де це підхід цілком або нічого. Запрошення користувачів до папки означає надання їм права повторно поділитися нею, кому вони хочуть.

Співпрацюючи з великою кількістю користувачів всередині одного проекту, незабаром стає дуже важко відстежити, хто зараз редагує файл, і визначити, що таке правильна версія. Тому особливістю, яка нам особливо сподобалася, було блокування файлів під час редагування.

Після того, як файл заблокований, ніхто в команді не може його редагувати, поки адміністратор не розблокує його. Функція блокування забезпечує чіткість та економить час при просіюванні файлів, навіть більш крутих, файли можна заблокувати з веб-інтерфейсу або настільних додатків.

Усі заблоковані файли позначені символом блокування.

Якщо хтось із команди зберігає або видаляє файл неправильно, функція версії Autotask починає працювати, оскільки вона зберігає необмежену кількість версій файлів протягом шести місяців.

Autotask Workplace має вбудовану систему коментування, яка дозволяє користувачам ділитися думками та звітами про стан, приєднуючи їх безпосередньо до проекту чи файлу – повідомлення про коментарі можна надсилати електронною поштою чи текстовим повідомленням.

Одне особливе питання, яке ми бачимо багато, це:

Чи потрібно синхронізувати все, що у мене є, з хмарою?

Проста відповідь – ні. Коли проект створений, Autotask Workplace запитає користувача, чи проект повинен бути синхронізований на всіх комп’ютерах і пристроях чи ні.

Крім того, користувач може контролювати, які конкретні пристрої будуть синхронізовані в папку. Наприклад, ви працюєте на трьох різних машинах:

  • Офісна робоча станція
  • Бізнес-комп’ютер
  • Особистий ноутбук

Звичайно, перенесення ділових файлів на персональний ноутбук призведе до величезних витрат на крихітному жорсткому диску ПК, тож ви можете лише вибирати та вибирати найважливіші документи для локального перевезення – саме там селективна синхронізація економить день.

Переглядаючи постачальника EFSS, ми розглядаємо типи та різноманітність інтеграцій для редагування документів, оскільки великі корпорації мають справу з тисячами (якщо не сотнями тисяч) документів. Ось чому забезпечення мобільного редагування та легкий доступ до цих документів є важливою особливістю в будь-якій законній службі EFSS.

Автозадача забезпечує редагування файлів через веб-браузер та його мобільний додаток (докладніше про це в нашому розділі “Мобільний доступ”). Можна редагувати документи за допомогою:

  • Документи Google
  • OneDrive
  • Офіс 365

Або просто відкрийте додаток на особистому пристрої. Зміни файлів зберігаються та стають видимими для всіх учасників проекту. Після збереження файлу створюється нова версія, тепер ви можете повернутися до будь-якого стану цього файлу протягом останніх шести місяців.

Мобільний доступ

Мобільність є найважливішою частиною роботи бізнесу в сучасному світі.

Згідно з дослідженням ESNA, понад 20% глобального телекомунікаційного персоналу завдяки мобільним пристроям, таким як смартфони та планшети. Потрібно сказати, що користувачі в ці дні хочуть постійно носити з собою всі свої критичні файли.

Доступ до презентації PowerPoint в аеропорту має багато переваг. Зміни можна здійснити миттєво та синхронізувати з глобальною командою, оскільки торгові люди спільно працюють над клієнтською презентацією, незалежно від того, де вони знаходяться у світі..

Autotask Workplace серйозно ставиться до безпеки управління мобільними пристроями, представляючи мобільний досвід без тертя через свої додатки для Android, iOS та Blackberry. Користувачі можуть отримувати доступ до спільних проектів, файлів і папок через мобільний додаток – як ніби переходять до тих самих файлів на настільному комп’ютері.

Хоча мобільні додатки працюють добре, ми часом виявляємо їх трохи незграбними, і найцікавіші функції зазвичай приховані інтерфейсом користувача. Але на практиці слід знайти всі інструменти для редагування. Наприклад, виділити або намалювати щось усередині документа чи презентації легко та інтуїтивно, як ви бачите на цій демонстрації:

Одним з головних ризиків, з якими стикаються компанії при викраденні чи втраті пристрою, є винесення важливих даних стороннім сторонам. Багато рішень EFSS запровадили функцію “Віддалене протирання”, де адміністратор може видаляти всі пов’язані файли віддалено, не маючи доступу до фізичного пристрою.

Автозадача не є винятком. На панелі адміністратора просто виберіть пристрій, який ви хочете видалити, і він більше не матиме доступу до спільних і синхронізованих папок.

Особливістю, яку ми не бачили в інших постачальниках синхронізації файлів і спільних постачальників, є можливість доступу до файлу комп’ютера через мобільний пристрій. Щоб користуватися цією вигодою, її потрібно спеціально включити в додатку Soonr.

Ця функція стане в нагоді, якщо важливий файл був забутий в офісі, але він потрібен для виїзної презентації. Як видно з розділу безпеки, користувачі можуть налаштувати безліч політик безпеки (на мобільних пристроях), таких як:

  • Вимкнути редагування документів на мобільному пристрої в команді
  • Застосовуйте автентифікацію під час використання мобільного пристрою
  • Забороніть експорт мобільних файлів для посилення безпеки чутливих файлів

В цілому, з точки зору кінцевого користувача, ми вважаємо, що мобільний досвід приємний. Це працює так, як ви б очікували, що будь-яка програма для споживачів працює.

Що робить його дуже ймовірним, що робоча сила буде швидко її прийняти і навіть віддасть перевагу таким альтернативам, як Dropbox (через розширені можливості редагування). Для адміністраторів ми виявили, що функції політики безпеки та пристроїв трохи поховані в контекстних меню, де їх можна легко помітити.

Мобільний пристрій для блокування файлів
Блокування файлу під час редагування на мобільному пристрої.

Блокування файлу під час роботи на мобільному пристрої.

Презентації PowerPoint можна швидко редагувати для швидких змін.

Уподобані файли можна завантажити для доступу в автономний режим.

Попередній

Далі

Хмарне резервне копіювання

У споживчому хмарному просторі зберігається велика плутанина щодо різниці між синхронізацією файлів та службою резервного копіювання у хмарі. Тут на Cloudwards.net ми завжди наголошуємо, що синхронізація файлів не є резервною копією.

Зараз є кілька сервісів, які виконують і синхронізацію, і резервне копіювання – тенденції, які повільно приймаються і постачальниками підприємств. Ось чому ми були раді знайти спеціальну функцію резервного копіювання у хмарі всередині програми Autotask Workplace Soonr, яка дозволила нам вибрати будь-який файл чи папку та перенести його в окремий резервний стек.

Автозадача хмарних резервних копій

Незважаючи на те, що резервне копіювання рахуватиметься загальною квотою, воно повністю залежить від ваших синхронізованих проектів і до цього слід ставитися. Рекомендуємо налаштувати його для найважливіших бізнес-файлів, щоб ваш бізнес міг знову запускатися і працювати після помилки на жорсткому диску або подібної катастрофи.

У меню налаштувань можна вибрати час синхронізації та резервного копіювання (або зробити те й інше), залежно від використовуваного Інтернету чи мережевого з’єднання. Коли єдиною доступною точкою доступу є слабкий Wi-Fi в аеропорту, резервні копії можуть бути відключені, і ви можете синхронізувати лише найважливіші файли проекту.

У наших тестах як швидкість резервного копіювання, так і синхронізації було чудово. Ми поставили Autotask щодо таких основних хмарних служб зберігання даних:

  • iCloud (посилання на YouTube)
  • Google Диск
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Амазонка

Ось наші результати:

Порівняння швидкості хмарного зберігання

Ми перевірили великі файли та тисячі менших, щоб визначити, як Autotask обробляє різні розміри та типи файлів.

Якщо ви очікували додатка резервного копіювання калібру Crashplan або IDrive, будьте готові до розчарування. Хоча певні файли чи папки можна виключити, немає ніяких функцій планування чи можливості створювати набори резервних копій для певних типів вмісту, які створюються резервними копіями частіше.

Звіти & Аудит

Коли бізнес чи організація зростає, важко стежити за тим, хто має доступ до файлів і даних на серверах компанії. Підприємства продовжують додавати та видаляти доступ співробітників до файлів у глобальному масштабі, тому повинен бути спосіб контролю каналу доступу до даних.

Автозадача на робочому місці дозволяє адміністраторам створювати власні звіти за типом події. Крім того, звіти можуть створюватися як пристроями, так і користувачами..

Це стане в нагоді, якщо компанії потрібно звільнити працівника і перевірити, до яких файлів ця особа мала доступ за останній тиждень чи місяць. Адміністратори також можуть бачити, якими файлами надано спільний доступ, редагувати їх, редагувати та сортувати їх за датою чи користувачем – так нічого не втрачається.

Це забезпечує адміністратору повний контроль над даними компанії та звіти можуть архівуватися для внутрішнього моніторингу.

Звіти про пристрої для автоматичного завдання Soonr

Звіти та статистика команд автозадач на робочому місці

Рівень файлу з автоматичним завданням

Попередній

Далі

Остаточний вердикт & Рекомендація

Якщо ви затрималися з нами через цей 5000 огляд слів, вітаємо! Тепер ви не тільки знаєте, що важливо при виборі рішення EFSS, але також маєте хороший огляд того, як Autotask Workplace Soonr допомагає організації чи бізнесу з синхронізацією файлів на декількох пристроях та мобільних командах.

Ми хотіли б підкреслити небезпеку використання рішень для синхронізації файлів хмарних файлів для споживачів у великій організації. Незважаючи на те, що вони можуть бути дешевшими, послуги для споживачів оцінюють ризик безпеки, наприклад, відсутність шифрування та недостатній контроль над дозволом на обмін..

Autotask Workplace може допомогти організації зростати, надаючи безпечні та прості способи додавання користувачів, членів команди, дозволу контролю та створення нових проектів. Хоча функція Autotask дозволяє здійснювати поглиблений технічний контроль, для управління додатком не потрібен відділ ІТ.

Ми вважаємо, що вони зробили гарну роботу над створенням комплексного рішення з урахуванням кінцевого споживача на рівні підприємства. Додатки для iOS, безумовно, отримали найбільше задоволення від розробників Autotask, оскільки він пропонує набагато кращий досвід та більше функцій порівняно з додатком Android.

Якщо ви шукаєте програмне забезпечення для управління проектами, яке може встановлювати строки для певних файлів і папок, призначати завдання людям в організації, надавати нагадування про пропущені терміни – подумайте, шукати в іншому місці.

Для більшості підприємств середнього бізнесу достатньо функцій коментування, наданих Autotask.

Сьогодні на ринку є багато постачальників Enterprise File Sync та Share. Autotask Workplace – це, безумовно, одна з послуг, що ведуть пакет, а також:

  • Егніт
  • Syncplicity
  • Тулитися

Якщо ви зацікавлені, заплануйте особисту демонстрацію вашого бізнесу сьогодні з нами.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map