Кращі віртуальні програмні засоби для команди

Швидше за все, ви можете бути одним із багатьох людей, які працюють у команді, розкиданій по всій земній кулі. Коли технологія прогресує і кордони, здається, зникають протягом ночі, все більше і більше людей опиняються в роботі з людьми в різних країнах або часових поясах, використовуючи Інтернет-сховище, щоб виконати роботу.


Наразі понад 30 мільйонів людей в США вже працюють віддалено, і близько 90 відсотків з них щасливіші, оскільки вони можуть підтримувати кращий баланс між робочим та життям. У нас на Cloudwards.net у нас також є віртуальна команда з членами, які працюють з усього світу. 20 років тому це було б неможливо, але зараз, з появою мінливої ​​культури, збільшення швидкості Інтернету та вдосконалення інструментів, ми можемо працювати в абсолютній синхронізації.

Якщо ви теж працюєте у віртуальній команді, швидше за все, ви використовуєте більше інструментів підвищення продуктивності, за якими ви можете відслідковуватись, щоб переконатися, що всі в команді знають, що вони роблять, і вони завжди перебувають у циклі. Однак навіщо використовувати п’ять різних інструментів, щоб зробити щось, що можна зробити за допомогою одного додатка?

За допомогою програмного засобу віртуальної команди «все в одному» ви можете впоратися з усіма вимогами відразу, і вам ніколи не доведеться переходити з однієї вкладки на іншу. Це економить вам і вашій команді багато клопотів і підвищує ефективність роботи.

Чому кожній віртуальній команді потрібні програмні засоби

Давайте розглянемо деякі найважливіші причини, чому ваша команда може отримати вигоду від використання цих інструментів.

Краще спілкування

Коли ви в офісі, щодня зустрічаючись з колегами, ви автоматично створюєте звіт. Вам легко підійти до членів команди та попросити їх допомогти під час обговорення нового фільму, який вийшов у минулі вихідні.

Створити подібний зв’язок з віртуальною командою може бути складно, коли ви тільки розмовляєте один з одним про роботу. Слабість допомагає заповнити цю прогалину, надаючи місце для чатів із охолодженням води з веселими емоджими та gifs.

Підвищення продуктивності

З членами, які працюють з усього світу, може бути важко переконатися, що всі знаходяться на одній сторінці та знають, що їм робити. Чи можете ви уявити собі хаос, якщо ви забули надіслати половині членів команди важливе оновлення та зміни щодо проекту?

Ефективний інструмент управління проектами може врятувати вас від цієї жахливої ​​біди і також підвищити вашу ефективність. Наприклад, Basecamp має дошку оголошень, яка орієнтована на оновлення. Все, що вам потрібно зробити, це ввести тут оновлення, і всі члени вашої команди будуть повідомлені негайно.

Контрольована видимість

Хоча командам важливо підтримувати прозорість, важливо також контролювати видимість. Регулюючи, хто може бачити, які ресурси, ви можете підвищити безпеку організації, обмежити доступ співробітників і переглянути журнал транзакцій.

Наприклад, Асана дозволяє користувачам ділитися всією робочою областю, проектом чи просто одним завданням. Якщо користувач не виконує певну задачу, він не побачить його у своєму списку завдань або отримає сповіщення про нього.

Менше перевантаження електронною поштою

Скільки разів ви пройшли великий слід електронної пошти, щоб знайти цю частину важливої ​​інформації? Інструменти управління проектами, такі як Trello, мають окреме поле для опису кожного завдання, де ви можете зберегти всю інформацію та легко отримати доступ до неї, коли вам це потрібно.

Кращі віртуальні програмні засоби для команди

Ось п’ять найкращих програмних засобів для віртуальної команди, які ми перевірили:

Асана

Якщо ви шукаєте інструмент управління проектами, який забезпечує масштабованість, гнучкість і керовану видимість, то Asana – ваш найкращий знімок.

Асана дозволяє створювати різні проекти та завдання, які можна призначити різним членам команди. Ви можете встановити термін, теги, опис, додати коментарі та долучити файли. Використовується такими компаніями, як Uber, Airbnb та Pinterest, він безкоштовний для 15 членів, що також робить його чудовим інструментом для невеликих команд та фрілансерів.

Але найкращою частиною Асани повинен бути контроль видимості, який він пропонує – лише члени команди, які виконують певне завдання або призначені для цього завдання, можуть їх переглядати. Вони не можуть переглядати будь-які інші проекти чи завдання, яких вони не виконують.

В цілому Асана ідеально підходить для команд, які хочуть співпрацювати, але все ж хочуть підтримувати контроль над видимістю кожного завдання для кожного члена.

Trello

Хоча Асана є досить вичерпною та ідеальною для великих проектів, вона не дозволяє належним чином переглянути весь проект. Ось тут і приходить Trello: спираючись на концепцію ради Kanban, Trello полегшує візуалізацію цілого проекту відразу, незалежно від розміру.

Це як дошка із списками та наліпок (Трелло любить називати їх картками). По мірі прогресування вашого проекту ви можете переміщувати нотатки до інших списків. Кожну карту можна призначити декільком користувачам. До картки можна також додати мітки, терміни подання, вкладення, контрольні списки та коментарі.

На жаль, контроль над видимістю не такий, як у Асани, оскільки всі члени, додані до певного завдання, списку чи дошки, можуть бачити всю дошку Trello та те, що роблять інші члени. Trello, безумовно, чудово підходить для творчих колективів, які шукають прозорості та кращої співпраці.

Посип

Інструменти управління проектами мають важливе значення для призначення завдань та забезпечення впевненості, що все працює, але коли ви працюєте у віртуальній команді, спілкування важливіше, ніж будь-коли. Усі інші інструменти у цьому списку містять розділ для коментарів, але там повинна бути спеціальна платформа, на якій вся команда може спілкуватися та бути в курсі оновлень.

З такими компаніями, як LinkedIn та Samsung, що використовують Slack, цей інструмент справді зарекомендував себе як провідна комунікаційна платформа для віртуальних команд. За допомогою Slack ви можете створювати окремі канали для кожного проекту, включаючи канал для чатів з водоохолоджувачем, і легко інтегрувати платформу з сторонніми інструментами..

Basecamp

Якщо у вас є велика організація з низкою підрозділів та проектів, але Асана для вас недостатньо вичерпна, вирушайте прямо до Basecamp.

Завдяки неймовірно простій у використанні приладовій панелі Basecamp не тільки усуне загрозу електронною поштою, але й зробить вашу команду високопродуктивною. Для кожної команди / проекту у вас є загальний календар, який позначає всі строки, дошка оголошень для оголошень, список завдань для кожного члена, окрема папка документів та розділ автоматичного реєстрації, щоб задавати питання членам команди періодично..

Якщо у вас є команда з 20 членів і більше, вам обов’язково потрібно спробувати Basecamp; це безкоштовно для студентів, викладачів та некомерційних організацій.

Скрип

Для маркетингових та творчих команд Wrike – це дивовижне рішення для управління проектами з часовими рамками, діаграмами Ганта та редагуванням документів в Інтернеті..

Якщо у вас є контент-агентство і вам набридло переходити з одного файлу документа в інший, Wrike може заощадити багато часу та зусиль. Ви можете редагувати Word, Excel, зображення та .pdfs, не завантажуючи їх з платформи. Wrike також зберігає історію версій для кожного файлу, що полегшує відкат.

Це може бути не найкраще програмне забезпечення для віртуальної команди для продажів або технічних команд, але Wrike, безумовно, чудово підходить для написання контенту та агентств цифрового маркетингу..

Висновок

У світі фрілансерів, віртуальних команд та крос-платформних додатків існує сильна потреба в інструментах, які дозволяють онлайн-співпрацювати, синхронізувати з різними пристроями та допомагають уникнути зайвих офісних електронних листів.

Хоча я щойно перерахував деякі найкращі засоби віртуального програмного забезпечення, доступні на ринку зараз, ідеальний інструмент для вашої команди залежатиме від ваших точних вимог. Отже, щоб вибрати інструмент, складіть список потреб вашої команди, а потім виберіть інструмент, який відповідає більшості пунктів у списку.

Ви використовували будь-який із цих інструментів? Повідомте нас у коментарях нижче, дякую за прочитане.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me