Як ділитися файлами на Dropbox – Посібник для початківців

Якщо ви новачок у Dropbox або загалом у хмарному сховищі, іноді може бути заплутано зрозуміти, як ділитися файлами.


Оскільки однією з головних причин використання хмарного сховища є можливість легко ділитися файлами в системах та мережах, ми, тут, у Cloudwards, подумали, що було б хорошою ідеєю скласти короткий посібник разом – як максимально використати найкращі результати Рахунок Dropbox.

Якщо вас зацікавив вичерпний поглиблений огляд, перейдіть сюди: Dropbox Review. Основи дуже прості і легко зрозуміти, але ви, можливо, не знаєте про деякі більш досконалі функції, які Dropbox пропонує, коли справа стосується спільного використання файлів.

Прочитавши цю статтю, ви будете справжнім приводом для обміну файлами, а якщо не обережним – можливо, ви навіть стали службовцем офісу.

Зміст

  • Обмін файлами – як це зробити
  • Дозволи – Встановіть їх правильно
  • Коментування та редагування тексту
  • Запити файлів – завантажуйте файли через посилання
  • Команди Dropbox – чи потрібна вам бізнес-версія?
  • Dropbox Photo Preview
  • Новий папір Dropbox

Що вам знадобиться

  • Обліковий запис Dropbox, якщо ви ще вирішуєте, яка служба найкраще працює, тут відкрийте пробний рахунок
  • Деякі файли та папки безладдяться, і оскільки ми будемо ділитися, ви можете переконатися, що в них немає конфіденційної інформації
  • Адресна книга, вам потрібно ділитися файлами з кимось зрештою
  • Зверніться до людини, яку ви спочатку використовуєте як морську свинку, оскільки вони, ймовірно, отримають лавину електронних листів

Обмін файлами

Після входу у ваш обліковий запис Dropbox у центрі екрану з’явиться список файлів і папок, а зліва – навігаційна панель; це приладова панель, і ви зможете зробити майже все з Dropbox звідси.

На інформаційній панелі виберіть файл або папку, якими ви хочете поділитися.

Тут важливо пам’ятати, що всі файли (і папки) у папці автоматично обмінюються, тому ви можете повторно перевірити, що між робочими документами та фотографіями партії немає нічого чутливого..

Клацніть правою кнопкою миші і з’явиться невелике контекстне меню, виберіть верхній варіант, позначений як “поділитися”.

Бачите, ви вже чудово робите.

Наступним кроком є ​​вибір того, з ким ви ділитесь файлом / папкою; ви можете або ввести вручну їх електронну адресу (Dropbox запам’ятає її наступним разом) або імпортувати списки контактів з Gmail, Yahoo Mail та Facebook.

І це дійсно все, що в цьому є: спільний користувач отримує електронний лист із повідомленням про те, що ви поділилися файлом чи папкою, і якщо у них є Dropbox, він може просто увійти, і новий файл з’явиться на панелі приладів.

Якщо людина, з якою ви поділилися, не має Dropbox, вони все ще можуть завантажувати файли та отримувати доступ до них, але вони не зможуть їх легко надіслати назад..

Якщо вам потрібна “повернення повідомлення”, так би мовити, найкраще, якщо вони відкриють для себе обліковий запис, він безкоштовний і може бути скасований у будь-який час, якщо вони вирішать, що він більше не потрібен після вашого спільного проекту.

Дозволи

Перш ніж ми продовжуємо роботу, я хотів би звернути вашу увагу на невеликий спадний рядок поруч із полем, де вводиться електронна адреса одержувача. Тут встановлено дозволи, що дозволяє вирішити, чи можуть одержувачі лише переглядати та коментувати файли, а також завантажувати та редагувати їх.

Ці дозволи можна встановити для кожної людини або всієї групи.

За замовчуванням – “редагувати”, і, на мій досвід, це, ймовірно, так і залишиться, оскільки це дозволяє покращити робочий процес.

Однак у деяких випадках ви можете просто хотіти, щоб люди просто переглядали файл / папку, не даючи їм можливість завантажувати чи редагувати її, і тоді функція “view” є для такої мети.

Знову ж, ви можете не використовувати його часто, але це зручно.

Моя подруга графічного дизайнера використовує цю функцію для надання попереднього перегляду своєї роботи клієнтам, переконуючись, що вони не можуть її вкрасти або внести правки безпосередньо, справжня проблема в її роботі.

Дозволи можна змінити в будь-який час, клацнувши правою кнопкою миші файл або папку, вибравши “надати спільний доступ”, а потім або повністю видалити особу зі списку, або просто змінивши “перегляд” на “редагувати”, або навпаки – зі спадного меню.

Коментування та редагування

Коли ви співпрацюєте з іншими, це дуже зручно, якщо всі користувачі можуть бачити, що інші змінили чи відредагували і чому.

У цьому випадку я завантажив текстовий файл, перетягнувши його зі своєї файлової системи в Dropbox. Опинившись там (приблизно трисекундне завантаження), я відкрив її, клацнувши лівою кнопкою миші.

Ви побачите, що поруч із полем для коментарів праворуч є дуже мало інших функцій; Сам Dropbox не дозволяє редагувати чи змінювати, користувачам потрібно буде завантажити файл, щоб зробити будь-які.

Якщо ніяких змін не потрібно, просто додайте кілька коментарів і відправте файл назад.

Коментування – це питання виділення тексту, а поруч із ним з’явиться невелика кнопка.

Потім ви можете ввести те, що потрібно сказати або змінити.

І щойно зроблений коментар з’явиться на бічній панелі, щоб усі побачили.

В якості додаткової функції, якщо ви вважаєте, що коментар має життєво важливе значення, просто поставте @ [захищений електронною поштою] перед коментарем, і ця людина отримає сповіщення про те, що хтось має щось сказати про свою роботу.

Якщо час має суттєве значення, я пропоную використовувати його економно, оскільки електронний лист надсилається щоразу, коли цей процес виконується.

Перш ніж ми продовжимо, я зазначу, що зараз немає можливості зробити коментарі видимими лише для конкретних людей. Кожен, хто має доступ, може побачити, що всі інші повинні сказати.

Гарний момент, який потрібно пам’ятати, перш ніж критикувати проект колеги.

Огляд

Усі вищезгадані функції дуже зручні при співпраці в команді, але якщо в цій команді багато людей або якщо ви працюєте з більш ніж одним набором людей, іноді може виникнути плутанина.

Dropbox пропонує дві функції на лівій бічній панелі: “обмін” та “посилання”, де ви можете побачити список файлів, на які ви встановили дозвіл на редагування та перегляд відповідно.

Обидва дають невеликий огляд того, який файл знаходиться куди, і вони дуже зручні для людей, які жонглюють кількома завданнями.

Запити

Якщо говорити про зручність, Dropbox має особливість, яка (наскільки я знаю) є унікальною. Ви можете надіслати комусь електронний лист із запитом на файли, після чого вони перейдуть за посиланням і можуть перенести дані прямо у вказану вами папку.

Їм навіть не потрібен обліковий запис. Мені подобається ця функція, оскільки вона видаляє багато зайвого трафіку електронної пошти та прискорює весь процес співпраці.

Щоб отримати доступ до цієї функції, просто загляньте на бічну панель і натисніть на опцію до кінця внизу.

З’явиться ще одне маленьке діалогове вікно, де ви можете ввести адресу електронної пошти, а також долучити коротке повідомлення. Як і у всьому іншому Dropbox – система інтуїтивно зрозуміла та зручна для навігації.

Команди

Швидкість також грає з функцією “команди”, яку пропонує Dropbox.

Це в основному звичайна папка, якій власник може призначити певних людей. Потім, коли речі потрібно ділитися, просто виберіть команду папки, а не щоразу вручну додаючи людей вручну.

Це зручна маленька функція, яка впорядковує процес спільного доступу, щоб отримати доступ до нього, перейдіть до опції “команда” на бічній панелі зліва, клацніть по ній і з’явиться окрема інформаційна панель для команди, яку ви збираєтеся створити..

Крім того, вона працює як звичайна приладова панель і допомагає тримати роботу та решту вашого життя окремо один від одного.

Фотографії

Dropbox також має спеціальну папку для фотографій, коли вам потрібно на деякий час піти з роботи. Параметр “Фотографії” бічної панелі працює так само, як і все на Dropbox, за винятком того, що він автоматично встановлюється як галерея.

Мені це дуже подобається, оскільки так само, як і в командній папці, дуже просто знайти пошук речей, оскільки все чітко класифіковане з початку роботи. Як додатковий бонус, малюнки, як правило, більше стосуються розваги, ніж роботи, тому ви йдете.

Папір

І останнє, але не менш важливе місце – папір Dropbox.

Наразі він все ще знаходиться в бета-версії, але Paper пропонує кілька приємних варіантів одночасної співпраці з обмеженою обробкою тексту та слайдами. Використовуючи це просто, просто натисніть відповідну кнопку на лівій панелі, і ви можете встановити дозволи та спільний доступ точно так само, як і звичайні файли.

У порівнянні з рештою пакету Dropbox, Paper є унікальним, оскільки ви зможете обробляти текст і зображення безпосередньо у файл, не завантажуючи його; хоча йому не вистачає функціональних можливостей, які матиме програма, присвячена цим завданням.

І все-таки, це дуже зручно, якщо щось, що просто потрібно швидко вибити.

На завершення…

Це все для екскурсії, як ви бачите, що Dropbox не просто простий у використанні, але також має цілий ряд цікавих варіантів, які роблять роботу дистанційно набагато простіше, ніж раніше. Будь ласка, повідомте нас, якщо у вас є якісь запитання в коментарях нижче.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me