Економічно рішення для зберігання файлів та резервного копіювання файлів для юристів

Ви юрист шукаєте найбільш ефективний і доступний спосіб зберігання та створення резервних копій своїх файлів у хмарі? Тоді вашим головним питанням повинні бути ризики для безпеки, коли ви маєте справу з договорами, конфіденційними особистими або корпоративними даними та фінансовою інформацією.


Чи можете ви ризикувати завантаженням усіх цих файлів у хмару через зовнішнього постачальника пам’яті? Якщо ні, то які альтернативи? Попереду одне: вам потрібна резервна копія. Не має значення, де і як. Це перший крок. Все інше просто другорядне.

Так, безпека і ціна важливі, але ніколи не дозволяйте цим факторам заважати створювати резервні копії файлів. Зважаючи на це, давайте розглянемо деякі альтернативи для економічного зберігання та резервного копіювання файлів, спеціально для ваших професійних вимог. У нас є два основні варіанти для ваших файлів. Ви можете зберігати та створювати резервні копії своїх файлів на локальному рівні (внутрішньофірмові) або вибирати рішення, яке не входить у сайт. 

Локальне резервне копіювання & Зберігання файлів

Ви, напевно, вважаєте, що найкращим способом зберігання та доступу до файлів є зовнішній жорсткий диск. Хоча це і є початком, це може бути недостатньо для вашої ситуації. Зовнішній жорсткий диск швидко видалить ваші найважливіші файли з комп’ютера; вважайте це швидким виправленням, якщо у вас ще немає резервної копії.

Ми вважаємо, що краще продовжувати роботу, оскільки зовнішні жорсткі диски мають занадто багато обмежень, і якщо ви працюєте з кількома співпрацівальниками, можливості зовнішнього жорсткого диска швидко припиняються. Ось чому варто розглянути можливість використання NAS для своїх файлів. Ми вже перерахували, чому ми використовуємо (і любимо) NAS для своїх файлів.

Але давайте переглянемо їх знову для вас тут. 

Переваги використання NAS

Пристрої NAS забезпечують багато дешевого місця для зберігання. Однією з найважливіших переваг є те, що пристрої NAS дозволяють швидко підключати жорсткі диски, тому навіть якщо ваш обсяг пам’яті потребує різкого розширення (наприклад, якщо ви придбаєте нового корпоративного клієнта, для якого потрібно обробляти величезну кількість документів), ви можете адаптувати, купуючи нові жорсткі диски.

Також накопичувач на жорсткому диску став дуже доступним; ви можете отримати 2 ТБ пам’яті приблизно за 100 доларів. 

Пристрої NAS дозволяють отримувати доступ до файлів у будь-якій точці вашої мережі. Краса NAS полягає в тому, що її не потрібно підключати, щоб мати доступ до своїх файлів. Не має значення, де ти знаходишся у своєму кабінеті; ви можете отримати доступ до своїх файлів, якщо ви підключені до своєї мережі. Звичайно, ви можете налаштувати NAS так, щоб мати доступ до своїх файлів навіть поза межами сайту, але це піддає вам більше проблем із безпекою. 

Пристрої NAS дозволяють вам керувати доступом користувачів до своїх файлів. Пристрої NAS дозволяють додавати користувачів, які можуть отримати доступ до ваших файлів і папок. Скажімо, ви хочете, щоб ваш стажист працював над підмножиною файлів для клієнта, але вам не дозволяється ділитися з нею повною історією. Ви можете просто створити спеціальну папку, яку вона може використовувати.

Крім того, ви можете надати доступ до читання або запису для своїх папок і бути дуже детальним з привілеями. Ми використовуємо Synology DiskStation в нашому офісі і були дуже задоволені результатами. Працює швидко і надійно. Ви можете вибрати різні розміри відсіків (розміри жорстких дисків, які вписуються в DiskStation), які відповідають вашим потребам. Для початку, як правило, найкращим є два-чотири заливи.

RAID управляє надмірністю файлів. Багато пристроїв NAS використовують технологію RAID. Synology використовує автоматичний RAID, який відображає ваші файли на жорстких дисках, які ви підключаєте. Отже, якщо один жорсткий диск виходить з ладу, ви завжди маєте резервні копії всіх файлів на другому диску. Просто обміняйте пошкоджений HD і вам буде зручно йти. 

Звичайно, ви можете знайти більше переваг від використання NAS. Наприклад, це завжди під вашим контролем. Хоча це несе відповідальність, він надає вам повний контроль над налаштуваннями безпеки. Просто переконайтеся, що ви знайомі з методами шифрування файлів або найміть зовнішнього консультанта, який допоможе вам розпочати роботу. 

Недоліки використання NAS

Управління файлами та резервне копіювання – ваша відповідальність. Якщо ви вирішите зберігати свої файли вдома, все підпадає під вашу відповідальність. Вам потрібно перевірити стан вашого жорсткого диска, подбати про резервні копії та керувати налаштуваннями шифрування.

Або ви можете дозволити собі техніка, який робить це для вас, або вам доведеться самостійно обмотати голову, що може зайняти багато часу і заплутати.

Використання NAS – це не резервне копіювання! Багато юристів, з якими ми говорили, використовують NAS, щоб “захистити та створити резервну копію” своїх файлів. Але наявність NAS не можна вважати справжньою резервною копією, оскільки вона не захищає ваші файли від нещасних випадків або катастроф, які можуть статися у вашому офісному приміщенні або поблизу. Використання NAS – це лише перший крок до резервного копіювання файлів. 

Ви можете вибрати неправильний NAS. Вибір хорошого NAS для вашого бізнесу – не найпростіша задача. Хоча ми рекомендуємо Synology DiskStation, це може бути не найкращим варіантом для ваших потреб. Ми вважаємо, що ви не можете з цим помилитися, але, безумовно, є пристрої NAS, які краще обробляють синхронізацію файлів, якщо це важливо для вас.

Резервне копіювання за межами сайту & Зберігання файлів для юристів

Ми вважаємо, що чим простіше рішення для резервного копіювання, тим краще. Але вам потрібно щонайменше два типи резервного копіювання: одна локальна резервна копія та інша поза резервної копії; наприклад, з онлайн-постачальником послуг резервного копіювання.

За допомогою цього дворівневого резервного копіювання ви майже захищені від нещасних випадків, які можуть статися у вашому офісі. Ці нещасні випадки можуть бути певними “d’oh” моментами або самим, або вашим помічником. Файли, як правило, легше видаляти, ніж створювати.

Безпека & Онлайн резервні послуги

У роботі з даними клієнтів, завантаження цих файлів до зовнішнього постачальника послуг вимагає багато роздумів про обробку вашими файлами. Де і як зашифровані ваші файли? Хто може переглядати ваші файли? Скільки це коштує? 

Ви можете прочитати нашу статтю про захист резервного копіювання в Інтернеті, де ми розбираємо три шари безпеки, які має мати служба онлайн-резервного копіювання: 

  • Локальне шифрування – наприклад, 448-бітове шифрування Blowfish
  • Шифрування під час транзиту (шифрування SSL є стандартним)
  • Шифрування на стороні сервера – наприклад, 256-бітний AES 

Ви можете розглянути бізнес-рішення для резервного копіювання бізнесу, які, як правило, дорожчі, але можуть бути налаштовані під ваші потреби. Далі йде перелік рекомендованих онлайн-резервних рішень для адвокатів.

SpiderOak

Основною перевагою SpiderOak є те, що безпеку він сприймає дуже серйозно. Якщо ви шукаєте найбезпечніший доступний сервіс резервного копіювання та синхронізації файлів, це, безумовно, цей.

Онлайн-резервне копіювання та синхронізація SpiderOak

SpiderOak є відносно дорогим (ГБ за 0 $ / рік), і його інтерфейс часом відчуває трохи незграбність, але загальні функції безпеки цілком варті того. Ви можете зареєструватися тут і спробувати його безкоштовно.

Карбонітовий бізнес

Що не вистачає Carbonite Home (необмежена пропускна здатність, автоматичне резервне копіювання відеофайлів тощо), ви можете отримати з Carbonite Business за дуже доступні $ 229 на рік.

CrashPlan Pro - Carbonite Business
Карбонітове програмне забезпечення для бізнесу

Хоча це не необмежено, ви все-таки можете створити резервну копію 250 Гб (або 500 Гб за допомогою Business Premier). Перевагою є те, що ви можете створити резервну копію необмеженої кількості комп’ютерів, що корисно, якщо ви працюєте з кількома співробітниками чи клієнтами. Ви можете отримати безкоштовну пробну версію тут. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro для споживачів є фантастичним, якщо вам потрібно більше функцій, особливо якщо мова йде про моніторинг резервного копіювання та керування кількома обліковими записами користувачів.

CrashPlan відомий своєю необмеженою пропозицією резервного копіювання, тому вам не доведеться турбуватися про те, що не вистачить місця. Ви можете отримати безкоштовну пробну версію тут.

Плюси & Мінуси використання онлайн-резервного копіювання для фірми

Якщо ви зареєструєтесь в службі резервного копіювання в Інтернеті, ви можете бути впевнені, що всім подбає ваш постачальник послуг – принаймні, так і має бути. Ви завантажуєте програмну програму на свій ПК або Mac, встановлюєте розклад і папки для резервного копіювання, і це все. Багато служб проводять вас через цей процес за допомогою майстра, що простий у користуванні.

За допомогою хмарного зберігання та резервного копіювання стає дуже легко отримати доступ до файлів з будь-якого місця – на вашому смартфоні, в аеропорту, на бізнес-ланчі. Навіть якщо ви забудете важливу презентацію для рекламного кроку, ви можете просто завантажити її з файлів, резервних копій у хмарі. 

Деякі сервіси резервного копіювання в Інтернеті дозволяють обмінюватися файлами з колегами чи колегами по команді, щоб ви могли легко співпрацювати над проектом чи певним документом для клієнта. Не потрібно надсилати великі вкладення електронної пошти, які застрягли у спам-фільтрах. 

Тепер розглянемо недоліки резервного копіювання в Інтернеті для юридичних фірм. Відправляючи свої файли на сервери іншої компанії, ви повинні довіряти цій компанії, щоб не ставити під загрозу ваші дані. Переконайтеся, що перед тим, як надсилати файли, застосовані належні функції безпеки.

Можливо, ви виявите недостатність контролю, коли він стосується сервісів резервного копіювання в Інтернеті, але, безумовно, є способи зробити свої резервні копії максимально безпечними.. 

Залежно від вашого підключення до Інтернету та кількості даних, які ви хочете зберегти та створити резервну копію, онлайн-резервне копіювання може зайняти дуже багато часу. Якщо у вас міцне підключення до Інтернету, і апаратне забезпечення комп’ютера оновлено, воно має працювати у фоновому режимі, не помічаючи, що щось резервне копіювання.. 

Якщо ви тільки починаєте займатися юристом, вам, ймовірно, потрібно заощадити якомога більше грошей, перш ніж створити надійну клієнтську базу. Бізненне резервне копіювання бізнесу, як правило, набагато дорожче, ніж резервне резервне копіювання в Інтернеті. Поміркуйте, чи тим часом рішення для резервного копіювання споживачів буде достатньо. Ви можете оновити пізніше, коли у вас буде достатньо коштів. 

Висновок

Суть полягає в наступному: можливе економічне зберігання файлів та резервне копіювання для юристів. Завжди зберігайте дві зайві копії файлів. Один примірник повинен бути на місці у вашому офісі, а інший зберігатись у хмарі чи іншому місці поза вашими основними робочими приміщеннями.

В ідеалі, ви хочете використовувати для цього сервіс онлайн-резервного копіювання. Вперед і перегляньте нашу порівняльну діаграму для отримання додаткової інформації.

Найважливішим аспектом стратегії зберігання та резервного копіювання файлів має бути безпека. Шифрування – це основа, що вам потрібно захистити свої файли від шпигунства та крадіжок. Переконайтеся, що ваші резервні рішення шифрують ваші файли належним чином. 

Також майте на увазі, що найкраща стратегія резервного копіювання нічого не варте, якщо ви не перевіряєте відновлення. Завжди виконайте тестове відновлення резервних копій, можливо, навіть раз на місяць. Таким чином, ви можете перевірити, чи всі ваші файли доступні у разі відмови жорсткого диска або інших типів втрати даних. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map