© Cloudwards.net


Існує не багато трисловних фраз, які дозволять вам спати набагато швидше, ніж “управління діловими документами”, але це не повинно бути таким.

Ще в часи застарілого програмного забезпечення на робочому столі не було можливого способу зробити управління діловими документами чим-небудь меншим, ніж жахливий досвід. Але тепер, завдяки елегантним хмарним додаткам, у нас є легкі для очей системи та призначені для реального користування людьми.

Ось п’ять інструментів, щоб зменшити ділову документацію від головного болю і – якщо це можливо – весело.

1. Папір дропбокса

Dropbox Paper – заснований на попередньому хакпаді – відповідь Dropbox на Google Документи. Усі, хто використовував носій для запису, розпізнають макет і спосіб його роботи. Кожен рядок – це власний блок, який може бути:

  • Зображення
  • Файл Dropbox
  • Таблиця
  • Маркований список
  • Пронумерований список
  • Прапорець
  • Дільник
  • Блок коду

Компаніям, які мають багато візуальних елементів або спеціального форматування у своїй документації, Dropbox Paper дозволяє легко вставляти та форматувати їх. Це більше, ніж можна сказати для Документів Google, що трохи більше наближається до Microsoft Word, щоб мені сподобалося.

Вставлення приватного посилання Dropbox Paper в інший документ із паперу використовує посилання як блок, автоматично заповнюючи заголовок і дозволяючи швидко переходити між різними документами, як внутрішня вікі.

Папір Dropbox чудово підходить для співпраці над розробкою документів

Хоча існують і кращі рішення для фактичного керування та впорядкування документів, функції коментування та перегляду Dropbox Paper чудово підходять для збирання документів з командою, для швидкого перегляду та мозкового штурму, як це:


© Cloudwards.net

Для більш всебічного та структурованого способу управління діловими документами є набагато більше варіантів.

Поради щодо Dropbox Paper Pro:

  • Використовуйте значок Dropbox під час редагування документа, щоб безпосередньо вставляти файли з облікового запису Dropbox
  • Безпосередньо зв’яжіть внутрішні документи з паперу Dropbox для створення вікі компанії

2. MultCloud

Якщо ви співпрацюєте з окремими командами та відділами, які використовують різні системи управління документами, то ви заощадите багато перемикань з MultCloud.

Він поєднує в собі широкий спектр різних хмарних сервісів Dropbox, Google Диск і Evernote – все в одному додатку. Навіть у вільному плані користувачі можуть перетиснути всі свої послуги в одному місці та вільно переміщати файли між собою, не виходячи з програми.


© Cloudwards.net

Проблема з MultCloud полягає в тому, що він створений більше для організації документації і менше для їх перегляду.

Хоча деякі файли відкриваються ідеально (наприклад, зображення та текстові файли), інші не відображаються. Очевидно, що Multcloud не повністю інтегрований з Evernote, оскільки ви отримуєте помилку при спробі відкрити нотатки на панелі попереднього перегляду.

Multcloud призначений для перегляду та впорядкування файлів з різних служб

Multcloud – це якісне рішення для завантаження, перегляду та організації файлів. Він з’єднується з деякими менш відомими послугами, такими як Alfresco, Copy та Mediafire. Якщо у цих службах є файли, ви можете їх легко переносити.

Поради щодо багатокористувацьких програм:

  • Використовуйте Multcloud, щоб перейти на нову хмарну службу, якщо ви думаєте перейти на Dropbox або Google Drive
  • Скопіюйте скріншоти Evernote у власний файл хмарного сервера, щоб зняти збитки ваших ноутбуків

… Але є більш елегантний додаток, який має подібну функціональність, а саме – odrive.

3. одріве

Хоча odrive має приблизно таку ж функціональність в Інтернеті, що і Multcloud (будучи домашньою базою для мульти хмарних сервісів), вона має перевагу також бути настільним додатком.

Тепер, замість того, щоб перемикатися між локальними папками Dropbox і Google Drive – або переживаючи, що було б найкращим місцем для їх збереження – ви можете скинути речі в загальний відривний простір і легко організувати його в папці odrive на комп’ютері.

Не кажучи вже про те, що користувальницький досвід набагато кращий, ніж у Multcloud.


© Cloudwards.net

odrive – це комбіноване зберігання хмар на робочому столі

Для управління складними структурами ділових документів, odrive дозволяє легко бачити все в одному місці. Ви можете зв’язати свій Dropbox, Google Drive, OneDrive, Gmail та навіть облікові записи Slack, тому файли природним чином надходять незалежно від того, де ви (чи хтось інший) закінчує їх розміщення (також перегляньте наше найкраще хмарне сховище для Slack piece).

Поради щодо:

  • Впорядковуйте розповсюджені вкладення Gmail та Slack в одному спільному просторі
  • Обмежте обмеження та швидкість завантаження, щоб заощадити на пропускній здатності та на диску

4. Процесна вулиця

Process Street допомагає створювати та керувати документами бізнес-процесів для складних завдань, таких як працівник на борту та управління безпекою мережі.

Якщо ви отримуєте нових співробітників до стандартних стандартів, вибивання інструкцій через Slack і сподівання на найкраще – це не чудова ідея, натомість створіть процес, який пояснює все бездоганно..

Хоча Process Street не керуватиме файлами Dropbox чи документами Google, ви можете тримати процеси (і їх контрольний список запускається в комплекті з аудиторськими стежками) все в одному місці, а не змішуватися з недійсними документами, такими як поширені запитання та рекомендації.


© Cloudwards.net

Як бачите, ви можете впорядкувати документообіги в папки та запускати контрольні списки для кожного примірника (у цьому випадку це один контрольний список на кожного співробітника).

Process Street призначений для впорядкування процесових документів та призначення контрольних списків команди

Якщо ви використовуєте постачальника форм на зразок Formstack або Typeform, всі ці дані можна також надсилати для обробки документів.

Наприклад, під час запуску клієнтського процесу на борту, клієнту, можливо, доведеться ввести свої дані у форму (або зробити це самостійно). Коли в Typeform додається новий запис, ви можете автоматично запустити контрольний список для цього клієнта і заповнити його даними форми.

Це можна зробити з приголомшливою силою Зап’єра, про яку я розповім далі.

Підказки щодо процесу Street Street:

  • За допомогою Process Street ви можете перетворити документи-документи в інтерактивні контрольні списки для кожного виконуваного процесу
  • Зареєструйтесь у Zapier, щоб почати автоматизувати роботу, яку ви ненавидите, і зв’яжіть її з Process Street, щоб виконувати завдання послідовно

5. Зап’єр

Zapier – це платформа для з’єднання додатків, щоб ви могли витрачати менше часу на передачу даних по Інтернету. Завдяки Zapier ви просто автоматизуєте це замість цього.

Щоб з’єднати дві програми, просто створіть правило, коли програми спілкуються один з одним.

Наприклад:

  • Скопіюйте нові файли Google Диска в певну папку Dropbox
  • Збережіть нові вкладення Evernote у Box
  • Збережіть нові документи Google в OneDrive

Існує багато способів, якими Zapier може допомогти вам взяти під контроль управління документами. Таким же чином, як легше переміщувати файли між постачальниками хмарних систем зберігання з odrive або Multcloud, Zapier може автоматизувати це завдання, тому вам більше не доведеться турбуватися про це.

Zapier дозволяє інтегрувати та синхронізувати майже всі програми

Скажімо, наприклад, що ви віддаєте перевагу використовувати Dropbox, тоді як ваші колеги наполягають на використанні Google Диска. Просто створіть зап, який синхронізує все, що спільно з вами, у певну папку Dropbox, яка сповіщатиме вас про Slack після завершення синхронізації..

Ву! Немає зусиль!


© Cloudwards.net

Ознайомтеся з переліком інтеграцій Zapier щодо величезної кількості програм, які пов’язують разом! Іноді я використовую каталог просто для того, щоб знайти нові класні інструменти.

Поради Zapier Pro:

  • Налаштування інтеграції ланцюгової реакції (наприклад: Завантажте файл у Dropbox -> Скопіюйте його в OneDrive -> Надіслати електронний лист -> Повідомте в Slack), використовуючи нову багатоступеневу функцію Zapier
  • Зберігайте головний каталог усіх файлів звідусіль, не використовуючи odesk або Multcloud, налаштовуючи копіювання файлів із будь-якого місця на один сервер

Для отримання додаткових статей про хмарні програми, включаючи дивовижні огляди та порівняння, перегляньте решту блогу Cloudwards.

Це був гостьовий внесок Бенджаміна Брандала. Бенджамін – письменник на Process Process. Знайдіть його у Twitter тут.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me