Лучшие инструменты для виртуальной команды

Скорее всего, вы можете быть одним из многих людей, которые работают в команде, разбросанной по всему миру. По мере того как технологии прогрессируют, и границы, кажется, исчезают в одночасье, все больше и больше людей работают с людьми в разных странах или часовых поясах, используя онлайн-хранилище для выполнения своей работы..


В настоящее время более 30 миллионов человек в США уже работают удаленно, и около 90 процентов из них счастливее, потому что они могут поддерживать лучший баланс между работой и личной жизнью. Здесь, на Cloudwards.net, у нас также есть виртуальная команда, члены которой работают со всего мира. 20 лет назад это было бы невозможно, но теперь, с появлением меняющейся культуры, увеличенной скорости интернета и улучшенных инструментов, мы можем работать в полной синхронизации.

Если вы тоже работаете в виртуальной команде, скорее всего, вы используете больше инструментов для повышения производительности, которые вы можете отслеживать, просто чтобы убедиться, что все в команде знают, что они делают, и они всегда в курсе. Однако зачем использовать пять разных инструментов, чтобы делать то, что вы можете сделать с помощью одного приложения??

С помощью универсального программного обеспечения для виртуальной команды вы можете выполнять все требования одновременно, и вам никогда не придется переходить с одной вкладки на другую. Это экономит вам и вашей команде много хлопот и повышает эффективность, чтобы загрузить.

Почему каждой виртуальной команде нужны программные инструменты

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее важных причин, по которым ваша команда может извлечь выгоду из использования этих инструментов..

Лучшее общение

Когда вы находитесь в офисе, встречаясь с коллегами каждый день, вы автоматически создаете взаимопонимание. Вам легко подойти к членам команды и попросить их о помощи во время обсуждения нового фильма, выпущенного в минувшие выходные..

Создание такого взаимопонимания с виртуальной командой может быть трудным, когда вы разговариваете только о работе. Slack помогает заполнить этот пробел, предоставляя место для чатов с водяным охлаждением с веселыми смайликами и гифками.

Увеличение производительности

С участниками, работающими со всего мира, может быть трудно убедиться, что все находятся на одной странице и знают, что они должны делать. Можете ли вы представить себе хаос, если вы забыли отправить половину членов команды важные обновления и изменения о проекте?

Эффективный инструмент управления проектами может спасти вас от этого ужасного страдания и повысить вашу эффективность. Например, у Basecamp есть доска объявлений, которая ориентирована на обновления. Все, что вам нужно сделать, это ввести обновления здесь, и все члены вашей команды будут уведомлены немедленно.

Контролируемая видимость

Хотя для команд важно поддерживать прозрачность, также важно контролировать видимость. Регулируя, кто может видеть, какие ресурсы, вы можете повысить безопасность организации, ограничить доступ сотрудников и просмотреть журнал транзакций..

Например, Asana позволяет пользователям совместно использовать все свое рабочее пространство, проект или только одну задачу. Если пользователь не выполняет определенную задачу, он не увидит ее в своем списке задач и не получит уведомление об этом..

Меньшая перегрузка электронной почты

Сколько раз вы проходили большую электронную почту, чтобы найти эту важную информацию? Инструменты управления проектами, такие как Trello, имеют отдельное окно описания для каждой задачи, в котором вы можете сохранить всю информацию и легко получать к ней доступ в любое время, когда вам это нужно..

Лучшие инструменты для виртуальной команды

Вот пять лучших инструментов для виртуальной команды, которые мы опробовали:

Асана

Если вы ищете инструмент управления проектами, который обеспечивает масштабируемость, гибкость и контролируемую видимость, то Asana – ваш лучший шанс.

Асана позволяет создавать различные проекты и задачи, которые могут быть назначены для разных членов команды. Вы можете установить крайний срок, теги, описание, добавлять комментарии и прикреплять файлы. Используемая такими компаниями, как Uber, Airbnb и Pinterest, она бесплатна для 15 участников, что также делает ее отличным инструментом для небольших команд и фрилансеров..

Но лучшей частью Asana должен быть контроль видимости, который она предлагает – только члены команды, которые выполняют определенную задачу или которым назначена эта задача, могут их просматривать. Они не могут просматривать другие проекты или задачи, которые они не выполняют.

В целом, Asana идеально подходит для команд, которые хотят сотрудничать, но все же хотят сохранить контроль над видимостью каждой задачи для каждого участника..

Trello

В то время как Асана довольно исчерпывающая и идеально подходит для больших проектов, она не позволяет правильно рассмотреть весь проект. Вот тут-то и появляется Trello: на основе концепции платы Kanban, Trello упрощает визуализацию всего проекта сразу, независимо от размера.

Это похоже на доску со списками и заметками (Трелло любит называть их карточками). По мере продвижения вашего проекта вы можете перемещать заметки в другие списки. Каждая карта может быть назначена нескольким пользователям. Вы также можете добавить ярлыки, сроки выполнения, вложения, контрольные списки и комментарии на карту.

К сожалению, контроль над видимостью не такой, как у Асаны, потому что все участники, добавленные к определенному заданию, списку или доске, могут видеть всю доску Trello и то, что делают другие участники. Trello определенно отлично подходит для творческих коллективов, которые ищут прозрачности и лучшего сотрудничества.

слабина

Инструменты управления проектами необходимы для назначения задач и обеспечения того, чтобы все было в порядке, но когда вы работаете в виртуальной команде, коммуникация важна как никогда. Все остальные инструменты в этом списке предоставляют раздел комментариев, но должна быть специальная платформа, где вся команда может общаться и оставаться в курсе.

Благодаря тому, что такие компании, как LinkedIn и Samsung, используют Slack, этот инструмент действительно оказался главной коммуникационной платформой для виртуальных команд. С Slack вы можете создавать отдельные каналы для каждого проекта, включая один для чатов с водяным охлаждением, а также легко интегрировать платформу со сторонними инструментами..

Базовый лагерь

Если у вас есть большая организация с несколькими отделами и проектами, но Asana недостаточно исчерпывающая для вас, отправляйтесь прямо в Basecamp.

Благодаря невероятно простой в использовании информационной панели Basecamp не только устранит помехи в работе электронной почты, но и сделает вашу команду очень продуктивной. Для каждой команды / проекта у вас есть общий календарь, в котором отмечены все крайние сроки, доска объявлений для объявлений, список задач для каждого участника, отдельная папка с документами и раздел автоматической регистрации, чтобы периодически задавать вопросы членам команды..

Если ваша команда состоит из 20 или более человек, вам обязательно стоит попробовать Basecamp; это бесплатно для студентов, преподавателей и некоммерческих.

Wrike

Для маркетинговых и креативных команд Wrike – это удивительное решение для управления проектами с графиками, диаграммами Ганта и онлайн-редактированием документов..

Если у вас есть агентство контента и вы устали переходить от одного файла документа к другому, Wrike может сэкономить вам много времени и усилий. Вы можете редактировать Word, Excel, изображения и PDF-файлы, не загружая их с платформы. Wrike также хранит историю версий для каждого файла, облегчая откат.

Возможно, это не лучшее программное обеспечение для виртуальных команд для отделов продаж или технических групп, но Wrike определенно отлично подходит для агентств по написанию контента и цифрового маркетинга..

Вывод

В мире фрилансеров, виртуальных команд и кроссплатформенных приложений существует острая потребность в инструментах, которые обеспечивают совместную работу в Интернете, синхронизацию с различными устройствами и помогают избежать излишней офисной электронной почты..

Хотя я только что перечислил некоторые из лучших программных инструментов для виртуальной команды, доступных на рынке, идеальный инструмент для вашей команды будет зависеть от ваших конкретных требований. Таким образом, чтобы выбрать инструмент, составьте список потребностей своей команды, а затем выберите инструмент, который выполняет большинство пунктов в списке.

Вы использовали какой-либо из этих инструментов? Дайте нам знать в комментариях ниже, спасибо за чтение.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map