5 инструментов, которые делают управление документацией менее опасным


© Cloudwards.net


Существует не так много фраз из трех слов, которые усыпят вас гораздо быстрее, чем «управление бизнес-документами», но это не обязательно должно быть так..

Во времена устаревшего программного обеспечения для настольных компьютеров не было никакого способа сделать управление деловыми документами чем-то меньшим, чем ужасный опыт. Но теперь, благодаря элегантным облачным приложениям, у нас есть системы, которые удобны для глаз и предназначены для реального использования людьми..

Вот пять инструментов, чтобы сделать деловую документацию менее головной болью и – если вообще возможно – забавой.

1. Dropbox Paper

Dropbox Paper – на основе более ранней версии хакпада – это ответ Dropbox на Google Docs. Любой, кто использовал носитель для записи, распознает макет и способ его работы. Каждая строка – это свой собственный блок, который может быть:

  • Образ
  • Файл Dropbox
  • Таблица
  • Маркированный список
  • Нумерованный список
  • флажок
  • делитель
  • Блок кода

Для компаний с большим количеством визуальных элементов или специальным форматированием в их документации Dropbox Paper позволяет легко вставлять и форматировать их. Это больше, чем можно сказать о Google Docs, который мне слишком близок к Microsoft Word..

При вставке частной ссылки Dropbox Paper в другой документ Paper ссылка используется как блок, автоматически заполняя заголовок и позволяя вам быстро переключаться между различными документами, например во внутренней вики..

Dropbox Paper отлично подходит для совместной работы над разработкой документов

В то время как есть, возможно, лучшие решения для фактического управления и организации документов, функции комментирования и редактирования Dropbox Paper делают его идеальным для сбора документов командой, быстрого пересмотра и мозгового штурма, например:


© Cloudwards.net

Для более комплексного и структурированного способа управления бизнес-документами существует намного больше вариантов.

Dropbox Paper Pro Советы:

  • Используйте значок Dropbox при редактировании документа, чтобы напрямую вставлять файлы из учетной записи Dropbox
  • Прямая ссылка на внутренние документы Dropbox Paper для создания вики компании

2. MultCloud

Если вы сотрудничаете с отдельными группами и отделами, которые используют разные системы управления документами, то вы сэкономите много переключений с MultCloud.

Он сочетает в себе широкий спектр различных облачных сервисов, таких как Dropbox, Гугл драйв и Evernote – все в одном приложении. Даже на бесплатном плане пользователи могут собирать все свои услуги в одном месте и свободно перемещать файлы между ними, не выходя из приложения..


© Cloudwards.net

«Проблема» с MultCloud заключается в том, что он предназначен больше для организации документации и меньше для ее просмотра.

Хотя некоторые файлы открываются идеально (например, изображения и текстовые файлы), другие не отображаются. Очевидно, что Multcloud не полностью интегрирован с Evernote, потому что вы получаете сообщение об ошибке при попытке открыть заметки на панели предварительного просмотра..

Multcloud для просмотра и организации файлов из разных служб

Multcloud – это качественное решение для загрузки, просмотра и организации файлов. Он соединяется с некоторыми менее известными службами, такими как Alfresco, Copy и Mediafire. Если у вас есть файлы в этих сервисах, вы можете с легкостью передать их.

Multcloud Pro Советы:

  • Используйте Multcloud для перехода на новый облачный сервис, если вы думаете о переходе на Dropbox или Google Drive
  • Скопируйте снимки экрана Evernote в свой собственный файл облачного сервера, чтобы избавить ваши ноутбуки от помех

… Но есть более элегантное приложение с похожей функциональностью – odrive.

3. Привод

Хотя odrive имеет примерно ту же функциональность в сети, что и Multcloud (являясь домашней базой для мультиоблачных сервисов), у него есть преимущество и в качестве настольного приложения..

Теперь вместо того, чтобы переключаться между локальными папками Dropbox и Google Drive – или беспокоиться о том, что было бы лучшим местом для их сохранения – вы можете записать данные в общее пространство для хранения и легко организовать их в папке odrive на своем компьютере..

Не говоря уже о том, что пользовательский опыт намного лучше, чем у Multcloud..


© Cloudwards.net

odrive для комбинированного облачного хранилища на рабочем столе

Для управления сложными структурами деловых документов odrive позволяет легко увидеть все в одном месте. Вы можете связать свой Dropbox, Google Drive, Один диск, Gmail и даже учетные записи Slack, поэтому файлы передаются естественным образом независимо от того, где вы (или кто-то еще) заканчиваете их помещением (посмотрите также наше лучшее облачное хранилище для Slack).

odrive Pro Советы:

  • Организуйте рассредоточенные вложения Gmail и Slack в одном общем пространстве
  • Ограничьте ограничение загрузки и скорость для экономии пропускной способности и дискового пространства

4. Процессная улица

Process Street помогает создавать и управлять документами бизнес-процессов для сложных задач, таких как регистрация сотрудников и управление сетевой безопасностью..

Если вы получаете новых сотрудников на должном уровне, выкладывать инструкции из-за Slack и надеяться на лучшее – не лучшая идея, а создать процесс, который объясняет все без нареканий.

В то время как Process Street не будет управлять файлами Dropbox или документами Google, вы можете хранить процессы (и их контрольный список с контрольными журналами) в одном месте и не смешивать их с неактивными документами, такими как часто задаваемые вопросы и рекомендации..


© Cloudwards.net

Как видите, вы можете организовать документы процесса в папки и запустить контрольные списки для каждого экземпляра (в данном случае это один контрольный список на сотрудника).

Process Street предназначен для организации документов процесса и назначения контрольных списков команд.

Если вы используете провайдера форм, такого как Formstack или Typeform, можно также отправить все эти данные для обработки документов..

Например, при запуске процесса адаптации клиента клиенту может потребоваться ввести свои данные в форму (или сделать это самостоятельно). Когда в Typeform добавляется новая запись, вы можете автоматически запустить контрольный список для этого клиента и заполнить его данными формы..

Это можно сделать с помощью удивительной силы Zapier, о которой я расскажу в следующем.

Процесс Street Street Pro Советы:

  • С помощью Process Street вы можете превратить документы процесса в интерактивные контрольные списки для каждого исполняемого процесса.
  • Зарегистрируйтесь в Zapier, чтобы начать автоматизировать работу, которую вы ненавидите, и свяжите ее с Process Street для последовательного выполнения задач.

5. Zapier

Zapier – это платформа для соединения приложений, позволяющая тратить меньше времени на передачу данных по сети. С Zapier вы просто автоматизируете его.

Чтобы соединить два приложения, просто создайте правило, когда приложения общаются друг с другом.

Например:

  • Скопируйте новые файлы Google Диска в определенную папку Dropbox
  • Сохранить новые вложения Evernote в Box
  • Сохранить новые Документы Google в OneDrive

Существует множество способов, которыми Zapier может помочь вам контролировать управление документами. Точно так же, как проще перемещать файлы между провайдерами облачного хранилища с помощью Odrive или Multcloud, Zapier может автоматизировать эту задачу, поэтому вам не придется беспокоиться об этом..

Zapier позволяет практически каждому приложению интегрироваться и синхронизироваться

Допустим, например, что вы предпочитаете использовать Dropbox, в то время как ваши коллеги настаивают на использовании Google Диска. Просто создайте zap, который синхронизирует все, что вам доступно, в определенную папку Dropbox, которая уведомляет вас о Slack, когда синхронизация завершена.

Woo! Без усилий!


© Cloudwards.net

Проверьте список интеграции Zapier для подавляющего количества приложений, которые связаны друг с другом! Иногда я использую каталог, чтобы найти новые интересные инструменты.

Zapier Pro Советы:

  • Настройка интеграции цепной реакции (например: Загрузить файл в Dropbox -> Скопируйте его в OneDrive -> Отправить письмо -> Уведомить в Slack), используя новую многоступенчатую функцию Zapier Zap
  • Ведите главный каталог всех файлов отовсюду, не используя odesk или Multcloud, настроив zap-копирование файлов из любого места на один сервер

Другие статьи об облачных приложениях, включая потрясающие обзоры и сравнения, можно найти в остальной части блога Cloudwards..

Это был гостевой вклад от Бенджамина Брандалла. Бенджамин – писатель на Процесс-стрит. Найдите его в Твиттере здесь.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map