Kako narediti varnostno kopijo poslovne e-pošte v letu 2020

Če se aktivno povezujete s poslovnimi partnerji in strankami na spletu, obstaja velika verjetnost, da razumete pomembnost vaše virtualne sledi papirja. E-poštna sporočila vsebujejo podatke o strankah, ideje, navodila in druge informacije, ki so ključne za vaš poslovni uspeh.


Izguba takšnih podatkov bi lahko porušila vaše odnose, vas stala denarja in celo povzročila pravne težave. Dobra strategija za varnostno kopiranje e-pošte je najboljši način za zagotovitev, da se nikoli ne boste znašli v takšni situaciji.

Varnostno kopiranje poslovnih e-poštnih sporočil – Video prehodi rešitev za varnostno kopiranje v oblaku

V tem priročniku vas bomo vodili skozi osnovne korake varnostnega kopiranja datotek e-poštnih podatkov v oblaku. Za razlago postopka bomo uporabili tri najboljše spletne varnostne varnostne rešitve za e-pošto: Carbonite, Backblaze in CrashPlan.

Če želite več informacij o vsaki, bodite prepričani in si oglejte naše ocene posameznih storitev:

  • Pregled karbonita
  • Povratne preglede
  • CrashPlan pregled

Prvi korak: Poiščite datoteko s podatki o e-pošti

Varnostno kopiranje e-poštnih sporočil v oblak zahteva uporabo namiznega odjemalca za dostop do e-poštnih sporočil. Ker ga večina ljudi pozna, bomo kot primer uporabili Microsoft Outlook. Vendar navedeni koraki v tem članku delujejo podobno kot pri drugih priljubljenih storitvah, kot so Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail in Mac Mail. 

E-poštni odjemalci, kot je Outlook 2016, shranijo vsa vaša e-poštna sporočila v eno podatkovno datoteko. Za uporabnike Windows Outlook bo to datoteka osebne tabele za shranjevanje (PST). Za uporabnike Mac Outlook bo datoteka Outlook for Mac (OLM). Prva stvar, ki jo morate narediti za varnostno kopiranje Outlookovih e-poštnih sporočil v oblaku, je ugotoviti, kje je ta datoteka.

Če uporabljate Windows, bo lokacija odvisna od različice sistema Windows in Outlooka. Običajne lokacije vključujejo:

  • C: \ Uporabniki \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Uporabniki \\ Gostovanje \ Lokalno \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Uporabniki \\ Dokumenti \ Outlook datoteke
  • C: \ Uporabniki \\ Moji dokumenti \ Outlook datoteke
  • C: \ Dokumenti in nastavitve \\ Lokalne nastavitve \ Podatki o aplikaciji \ Microsoft \ Outlook

Za Mac uporabnike Outlooka je ponavadi v mapi z dokumenti:

  • / Uporabniki // Dokumenti / Microsoftovi podatki o uporabniku / Office 2011 Identitete / Main Identity

Če imate težave z iskanjem e-poštne podatkovne datoteke, lahko preprosto odkrijete njeno lokacijo v aplikaciji Outlook.

V Outlooku 2016 v orodni vrstici najprej kliknite »datoteka«.

Nato izberite nastavitve računa.

Odpre se okno z nastavitvami računa. Kliknite na zavihek »datoteke s podatki«. To bo seznam lokacije vaše datoteke s podatki o e-pošti.

Drugi korak: Označite datoteko s podatki o e-pošti za spletno varnostno kopijo

Zdaj, ko veste lokacijo, boste morali poskrbeti, da bo vaša podatkovna datoteka označena za varnostno kopijo s spletno storitvijo varnostnih kopij. Nekatere storitve to olajšajo kot druge.

S Crashplanom boste morali najprej odpreti namizni odjemalec. Prepričajte se, da ste na zavihku za varnostno kopiranje in v razdelku »datoteke« kliknite gumb »spremeni«.

Pomaknite se do lokacije datoteke s podatki o e-pošti in preverite izbirni gumb ob njej. V nadaljevanju bo datoteko podprl CrashPlan.

Karbonit postopek še olajša, saj ne zahteva, da uporabniki označujejo datoteke za varnostno kopijo znotraj svojega odjemalca (sploh ni mogoče). Namesto tega se pomaknite do lokacije datoteke s podatki o e-pošti z uporabo programa Explorer.

Z desno miškino tipko kliknite datoteko, s kazalcem miške kliknite »Carbonite« in izberite »back up up«.

To je vse. Carbonite pravzaprav postopek še bolj poenostavi, če se odločite za samodejno varnostno kopiranje, ko namestite njegovo aplikacijo v računalnik. Karbonit bo sam poiskal in označil običajne vrste datotek za varnostno kopijo, vključno s podatkovnimi datotekami po e-pošti. Tako vam ni treba loviti nanje.

Pri Carbonite-ju pa samodejno varnostno kopiranje deluje le, če so datoteke pod 4 GB. Če imate veliko e-poštno podatkovno datoteko, jo boste morali še vedno ročno označiti.

Backblaze samodejno izbere datoteke za varnostno kopiranje tudi glede na vrsto datoteke. V namiznem vmesniku Backblaze morate samo preveriti, ali vrsta datoteke e-poštnih podatkov ni na seznamu izključitev datotek.

Če želite pregledati seznam izključitev, kliknite nastavitve.

Nato se odprite na zavihku za izključitve podokna z nastavitvami, ko se odpre. Pod besedami “te vrste datotek ne bodo varnostno kopirane”, preverite, ali .pst / .olm niso tam navedeni.

Privzeto tega ne bi smelo biti. Backblaze pa ne omogoča, da izberete ali prekličete izbiro posameznih datotek za varnostno kopijo v programu za raziskovanje datotek.

Tretji korak: Vklopite neprekinjeno varnostno kopiranje

Pri večini spletnih varnostnih kopij se lahko odločite za načrtovanje varnostnih kopij ali pa jih pustite, da se izvajajo nenehno. Postopek varnostne kopije lahko poveže sistemske vire in načrtovane varnostne kopije, so eden od načinov, da se vaš sistem med delovanjem ne bo zaklenil.

Težava z načrtovanimi varnostnimi kopijami je, da to pomeni, da vaše poslovne e-pošte ne bodo varnostno kopirane tako pogosto. Če se računalnik zruši, boste izgubili vsa e-poštna sporočila, poslana ali prejeta med varnostnimi kopijami. To pomeni za poslovne uporabnike, ki dajejo veliko prednost zapisom o svojih komunikacijah, je neprekinjeno varnostno kopiranje boljša izbira.

Večina spletnih ponudnikov varnostnih kopij omogoča vklop neprekinjenega varnostnega kopiranja znotraj namiznega odjemalca. Na primer s karbonitom morate odpreti samo namizno orodje storitve.

Nato kliknite “nastavitve in krmilniki”, da obiščete podokno z nastavitvami.

Prepričajte se, da je “neprekinjeno varnostno kopiranje” potrjeno in da boste pripravljeni. Karbonit to funkcijo omogoča privzeto, tako da bi morala biti že vseeno vklopljena.

Backblaze in CrashPlan sta prav tako enostavna za konfiguriranje. Z Backblaze preprosto kliknite nastavitve in pojdite na zavihek urnika. V oknu razporeda varnostne kopije izberite “neprekinjeno”.

Če uporabljate CrashPlan, pojdite na zavihek z nastavitvami v namiznem vmesniku. V spustnem meniju na desni strani besed “backup will run” izberite “vedno.”

Ko boste nastavili neprekinjeno varnostno kopiranje, ne smete napačno misliti, da so vaša e-poštna sporočila, ko jih tipkate, varnostno kopirana v realnem času. Čeprav je Backblaze v glavnem odlična storitev varnostnega kopiranja, ne more varnostno kopirati datotek PST, medtem ko je Outlook odprt, ker algoritmi za prenos datotek ne morejo delovati okoli zaklenjenih datotek.

Karbonit in Crashplan si te omejitve ne delita. To je zato, ker oba uporabljata storitev kopiranja v prostornini (VSS), Microsoftovo tehnologijo, ki omogoča varnostno kopiranje datotek, tudi ko sta v uporabi.

Naslednja omejitev Backblaze, ki vpliva na varnostno kopiranje e-poštnih sporočil, je, da se kakršne koli podatkovne datoteke, večje od 30 MB, varnostno kopirajo samo enkrat na 48 ur, ne glede na to, ali imate neprekinjeno varnostno kopiranje vklopljeno ali ne. Ker so datoteke Outlook PST privzeto nastavljene na velikost do 50 GB, je to verjetno težava, s katero se boste soočili, če pošljete veliko e-poštnih sporočil.

CrashPlan tudi velike datoteke obravnava različno, če varnostno kopirate, vendar le kot sredstvo za določanje prednosti datotek v čakalni vrsti:

  1. Novejše, manjše datoteke
  2. Novejše in večje datoteke
  3. Starejše, manjše datoteke
  4. Starejše, večje datoteke

Carbonite medtem varnostno kopira datoteke v desetih minutah po spremembi in ni pozoren na velikost datoteke. (Opomba: poznejše spremembe datotek se ustvarijo varnostno kopijo v 24 urah).

Ko gre za varnostno kopiranje, vse tri storitve dobro obdelujejo velike datoteke, zahvaljujoč se postopni obdelavi na ravni blokov. Postopni prenosi na ravni bloka pomenijo, da se celotna datoteka, ko se spremenijo e-poštne podatkovne datoteke, ne naloži več v varnostno kopijo v oblaku. Namesto tega se kopirajo samo deli – ali bloki – spremenjena datoteka. To prihrani čas in zmanjša cestnino za vaše sistemske vire.

Zaključek

Če so e-poštne komunikacije ključne za vaše podjetje, se splača zagotoviti, da se zrušitev trdega diska, poškodovanje datoteke ali ukradeni prenosni računalnik ne bodo izogibali od sodelavcev in strank. K sreči, pravilna spletna varnostna rešitev omogoča preprosto varovanje podatkov.

Vse tri storitve varnostnega kopiranja, ki so uporabljene kot primeri v tem delu, olajšajo iskanje in označevanje datotek z e-poštnimi podatki za varnostno kopiranje, za zagotovitev nemotenega postopka pa uporabljajo močno arhitekturo prenosa datotek. Vsi trije ponujajo tudi neomejeno skladiščenje ter načrte za dom ali pisarno.

Na Cloudwards.net smo prepričani, da priporočamo katero koli izmed njih, vendar menimo, da Carbonite ponuja najboljšo vsestransko storitev za ljudi, ki želijo varnostno kopirati poslovno e-pošto. Vprašanja ali komentarji glede varnostne kopije vašega poslovnega e-poštnega sporočila? Zasledi nas v spodnjih komentarjih. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map