Sync.com y Google Drive, la combinación perfecta para la colaboración en equipo

Aquí en Cloudwards.net, somos grandes admiradores de la colaboración en línea: ¿por qué trabajar en una oficina cargada cuando puedes trabajar donde sea, cuando sea y con quien sea? Sin embargo, para que la colaboración en línea sea viable, necesita las herramientas adecuadas para el trabajo..


En este artículo, veremos dos de nuestras herramientas favoritas, en este artículo de cooperación de Google Drive y Sync.com.

Google Drive es una solución de almacenamiento en la nube establecida, con una gran cantidad de aplicaciones de productividad integradas diseñadas para la colaboración. Sync.com, por su parte, es un competidor floreciente de almacenamiento en la nube, que ofrece un medio seguro y privado para comunicarse con los colaboradores..

Durante esta revisión, lo guiaré a través de los puntos más finos de cada uno, para ayudarlo a comprender cómo pueden beneficiar los esfuerzos de colaboración de diferentes maneras.

También veré los planes disponibles, para que pueda comenzar a planificar cómo implementarlos en proyectos de trabajo conjunto.

Una nube en el lugar de trabajo

Durante los últimos años, Rightscale ha encuestado a las empresas para ver cómo utilizan las tecnologías en la nube para reunir a su fuerza laboral.

En sus resultados de 2016, la firma informó que:

  • 89 por ciento de las organizaciones usan servicios de nube pública
  • 16 por ciento usa más de un servicio de nube pública
  • 77 por ciento usa una solución en la nube desarrollada de forma privada
  • El 71 por ciento usa una combinación de soluciones de nube públicas y privadas

Esto muestra que las empresas a menudo usan diferentes programas basados ​​en la nube para diferentes tareas, dependiendo de para qué se adapten mejor.

Donde Google Drive sobresale

Como escritor independiente, utilizo con frecuencia Google Drive para colaborar con socios y clientes. El conjunto de aplicaciones de oficina de Google funciona muy bien y hace que la colaboración sea mucho más fácil que los productos más tradicionales, gracias a la capacidad de escribir, editar y hacer sugerencias fácilmente en tiempo real.

1. Compartir en Google Drive

Desde la interfaz de usuario web de Google Drive, puede compartir cualquier carpeta o archivo, haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción “Compartir” en el menú desplegable.

El contenido se puede compartir por enlace o correo electrónico. En ambos casos, puede otorgar a otros privilegios de visualización, comentarios o edición..

Compartir a través de un enlace puede ser un poco arriesgado.

Sin protección por contraseña, cualquiera con una copia de ese enlace podrá acceder a su contenido. Los correos electrónicos, por otro lado, restringen el acceso al destinatario.

2. La suite de Google Docs

Compartir contenido es excelente, pero la colaboración puede ser torpe sin una adecuada integración de la aplicación. De hecho, eso es probablemente lo que Google Drive hace mejor que cualquier otro servicio de almacenamiento en la nube..

Su suite ofimática nativa es gratuita y potente e incluye los siguientes programas:

  • Docs: procesamiento de textos y publicación web
  • Hojas: hojas de cálculo y gráficos
  • Diapositivas: presentaciones
  • Formas: recopilación de datos (es decir, encuestas)
  • Dibujos: diagramación

Lo mejor de estas aplicaciones es que una vez que proporciona acceso a un archivo, otros usuarios pueden trabajar junto a usted. Ese trabajo puede incluir soltar algunos comentarios en los márgenes, marcar ediciones sugeridas o hacer cambios reales.

La colaboración puede ser un poco confusa, si varias personas están trabajando en el mismo documento, lo que ayuda a resolver toda la confusión, es la función “historial de revisión”, que le permite controlar quién ha hecho qué.

La revisión puede incluso revertir los cambios a versiones anteriores de un documento, lo cual es útil para cuando usted decide que ciertas modificaciones nunca deberían haberse realizado.

3. Aplicaciones de Google Drive de terceros

Los desarrolladores adoran trabajar con Google Drive, como lo demuestran las numerosas aplicaciones de terceros disponibles para él. Aún mejor, Google facilita la búsqueda e integración de aplicaciones con su espacio de almacenamiento.

Simplemente haga clic en el botón “Mi unidad” y seleccione “Conectar más aplicaciones”. Luego, use la ventana que aparece para buscar u ordenar las opciones disponibles.

Algunos de mis favoritos incluyen:

  • CloudConvert: convierte rápidamente archivos de un tipo a otro
  • WappWolf Automator: automatiza procedimientos como transferencias de archivos
  • DocHub: edita y anota archivos PDF
  • Pixlr Editor: buen clon de Photoshop basado en navegador
  • HelloFax: envíe y reciba faxes de Google Drive

Otros servicios en la nube también ofrecen integraciones de terceros, pero ninguno de ellos parece que sea tan fácil descubrirlos y activarlos como lo hace Google Drive..

Donde Google Drive se queda corto

En caso de que se haya perdido la noticia, Google ha estado en el centro de la controversia de privacidad del usuario. La mayor parte de la disputa surgió después de que Edward Snowden revelara al mundo que la NSA estaba vigilando secretamente las comunicaciones por Internet..

Al hacerlo, también descubrió las relaciones entre la NSA y varias corporaciones tecnológicas importantes, como Microsoft y Google. La indignación pública por las revelaciones intensificó enormemente la atención sobre la privacidad del usuario en línea, especialmente dentro del entorno de la nube..

Quizás en parte debido a esta mayor atención, Google Drive finalmente comenzó a cifrar el contenido de los usuarios en sus servidores en agosto de 2013. Eso es algo bueno ya que las violaciones de datos están en aumento.

Sin embargo, no es suficiente: por un lado, Google Drive todavía no cifra los metadatos del usuario. Fueron metadatos, no contenido, lo que la NSA estaba recopilando en primer lugar. Además, aunque ahora cifran contenido, Google conserva las claves para descifrar ese contenido cuando lo deseen..

Este hecho les permite escanear sus datos para ver qué se está cargando y entregar copias de archivos de texto sin formato a otros. Además, los empleados corruptos o incluso los piratas informáticos también pueden obtener y distribuir esas claves de cifrado.

Tales brechas de seguridad son la razón por la cual muchos consumidores de la nube ahora buscan otros servicios para mayor protección.

Uno de esos servicios que se está convirtiendo rápidamente en un favorito entre los defensores de la seguridad es Sync.com.

Cómo Sync.com protege sus datos

¿Qué hace que Sync.com sea tan seguro? Para empezar, mantienen los datos encriptados del lado del servidor, para mitigar cualquier intento de acceso no autorizado. Además, los datos que viajan entre su dispositivo y el centro de datos Sync.com se protegen con un túnel SSL / TSL seguro.

Por supuesto, Google Drive también hace esto ahora.

La gran diferencia aquí es que Sync.com no retiene su clave de cifrado. Esa clave se genera localmente en su dispositivo y permanece allí.

Antes de enviarse a la nube, los datos se cifran con un cifrado AES de 256 bits. Nunca se descifra hasta que vuelve a ti. Este sistema se denomina comúnmente encriptación “de extremo a extremo” o local. Sin embargo, hay un tercer nombre que me gusta más: cifrado sin conocimiento.

Es “conocimiento cero” porque Sync.com no tiene idea de qué contenido está almacenando en sus servidores. Podría ser una receta para pastel de crema bávara, un mejor guión para Suicide Squad o los esquemas para un platillo volador.

No importa, para Sync.com, es una tontería revuelta.

El beneficio adicional de la encriptación de conocimiento cero es que, incluso bajo una orden judicial, Sync.com no pudo entregar una versión descifrada de su contenido.

Además, con el cifrado AES de 256 bits, cualquiera que logre violar los servidores de Sync.com no podría descifrar su contenido sin una supercomputadora y unos pocos miles de millones de años de sobra..

1. Sync.com y colaboración

Asegurar un producto de trabajo es una cosa, pero ¿qué hay de facilitar la colaboración? Sync.com no tiene las aplicaciones integradas que Google Drive tiene. Esperemos que algún día lo haga, por lo tanto, sea viable como reemplazo de Google Drive.

Mientras tanto, Sync.com hace un trabajo mucho mejor que Google Drive cuando se trata de trabajar en un lugar seguro, lejos de miradas indiscretas.

Al igual que Google Drive, el contenido de la nube se puede compartir con otros, incluso si no son suscriptores de Sync.com.

El contenido se comparte generando un enlace seguro.

Los enlaces de contenido pueden enviarse por correo electrónico a destinatarios específicos, o copiarse y pegarse en otro medio (como Slack).

Se puede generar otro tipo de enlace, llamado enlace de carga, para permitir que otros puedan cargar contenido en sus carpetas.

Cuando crea un enlace, se le agrega una clave de encriptación única extendida por un algoritmo de fortalecimiento de contraseña (PBKDF2). Esta clave no se transmite ni almacena, por lo que Sync.com nunca sabe qué es. asegurando

Sin embargo, para habilitar el descifrado correcto de conocimiento cero de los enlaces entre colaboradores, deberá optar por la función de “privacidad mejorada” de Sync.com.

La privacidad mejorada es compatible con:

  • Chrome (archivos de hasta 25 GB)
  • Firefox (archivos de hasta 500 MB de tamaño)
  • Internet Explorer 10+ (archivos de hasta 500 MB de tamaño)
  • Microsoft Edge (archivos de hasta 500 MB de tamaño)

Sync.com tiene algunas medidas de seguridad adicionales para proteger los enlaces, que tampoco están disponibles en Google Drive.

Estos incluyen la capacidad de:

  • Enlaces de protección con contraseña
  • Establecer fechas de vencimiento de enlaces
  • Establecer límites de descarga para enlaces

Sync.com también proporciona registros para auditar la actividad en contenido compartido y la capacidad de borrar contenido compartido de forma remota. En lugar de crear enlaces compartidos, los usuarios también pueden crear carpetas compartidas.

En el caso de las carpetas, los usuarios son invitados por correo electrónico. Con los permisos adecuados, los invitados pueden editar el contenido de esa carpeta y, a su vez, invitar a otros a acceder a él..

Finalmente, para proteger a los usuarios de ediciones no deseadas o eliminaciones accidentales, Sync.com permite a los suscriptores de pago mantener versiones ilimitadas de archivos y recuperar contenido eliminado indefinidamente.

Nada ayuda a mantener sólida la química del equipo, como poder deshacer sus (sus) errores.

2. Sincronización de dispositivos

Incorporar tanto Google Drive como Sync.com en sus esfuerzos de colaboración en línea no será muy conveniente si no puede acceder al contenido en ambos, cuando y donde lo necesite..

Afortunadamente, tanto Google Drive como Sync.com le permiten sincronizar contenido casi en tiempo real, en dispositivos Windows, MacOS, Android e iOS.

Para habilitar la sincronización, Google Drive y Sync.com crean carpetas de sincronización separadas en un disco duro. Se puede acceder a estas carpetas como cualquier otra carpeta del sistema de archivos, pero se vinculan directamente a la nube. Cualquier cambio realizado en el contenido de las carpetas de sincronización se carga automáticamente en la nube.

A su vez, esos cambios se transmiten a sus dispositivos conectados, o a los de sus socios de colaboración, si se habilita el uso compartido..

La sincronización no solo te permite saltar sin problemas entre dispositivos, trabajar de forma remota y sin conexión, sino que los usuarios de Mac trabajan junto con los usuarios de Windows y viceversa..

Planes de precios

Ahora que hemos analizado cómo cada servicio puede beneficiar su trabajo en línea, echemos un vistazo a sus respectivos planes. De esa manera, puede poner precio a estos servicios para sus propios esfuerzos de colaboración..

Google Drive

Google Drive otorga a los usuarios 15GB generosos de almacenamiento gratuito en la nube. Si eso no es suficiente, hay numerosos niveles de precios disponibles:

Almacenamiento totalCosto mensual
100 GB$ 1.99
1 TB$ 9.99
10 TB$ 99
20 TB$ 199.99
30 TB$ 299

Tal flexibilidad hace que Google Drive sea aún más perfecto para emparejarse con un servicio como Sync.com. Le permite limitar su inversión total al escalar su almacenamiento de Google Drive a sus necesidades.

Si está buscando una solución comercial más amplia, G Suite de Google (anteriormente Google Apps for Work) está diseñado con ese propósito en mente. Hay dos planes de G Suite disponibles, el plan básico que ofrece 30 TB para cada usuario a $ 5, o el plan de negocios que ofrece almacenamiento ilimitado a $ 10 por usuario.

Ambos planes de G Suite ofrecen beneficios adicionales como correo electrónico comercial, videoconferencia, calendarios compartidos y controles de administración..

Sync.com

Sync.com ofrece a los usuarios un plan inicial con 5 GB de espacio de almacenamiento gratuito en la nube. Las referencias ganan usuarios con un gigabyte adicional por referencia. Los árbitros también obtienen el gigabyte adicional, así que asegúrese de invitar a sus colaboradores..

Sin embargo, muchas de las características clave discutidas en esta pieza requieren que actualice a un plan pago. Esto incluye:

  • Vencimientos de enlaces
  • Registros de actividad del usuario
  • Toallitas remotas
  • Subir enlaces
  • Versiones ilimitadas de archivos
  • Recuperación indefinida de archivos borrados

Sync.com no tiene la estructura de precios más diversa. Solo hay dos planes personales disponibles, ambos llamados “pro”. El plan% 00 GB cuesta $ 4.17 por mes, mientras que el plan de 2TB cuesta $ 8. La facturación se realiza en un ciclo anual, por lo que deberá pagar 12 meses por adelantado..

Si está buscando construir su oficina virtual con Sync.com, también ofrecen dos planes de negocios. Estos son $ 5 por usuario para un almacenamiento total de 1TB u $ 8 por 2TB. La principal diferencia con los planes regulares es que el propietario de la cuenta obtiene acceso a controles administrativos más avanzados..

Pensamientos finales

La mayor debilidad de Sync.com, las aplicaciones integradas, es la mayor fortaleza de Google Drive. La mayor debilidad de Google Drive, la seguridad, es la mayor fortaleza de Sync.com. ¿Cómo utiliza ambos de tal manera que respalden su trabajo en línea de la mejor manera posible??

Use Google Drive para:

  • Proyectos donde la seguridad no es tan crítica
  • Proyectos en curso que requieren colaboración en vivo

Use Sync.com para:

  • Proyectos donde la confidencialidad es primordial
  • Almacenamiento seguro a largo plazo del producto de trabajo

Con planes gratuitos, planes personales y planes de negocios disponibles, debería poder combinar ambos servicios para crear una solución rentable que lleve los proyectos de su equipo al siguiente nivel.

¿Utiliza estos servicios para mejorar sus relaciones laborales? Siempre nos encanta escuchar otras perspectivas, así que siéntase libre de comentar a continuación!

Kim Martin Administrator
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