Kako uporabljati shranjevanje v oblaku kot profesionalec

Bil je čas, ko je bilo v oblaku shranjevanje tik pred nalaganjem in prenosom datotek iz oblaka. Te dni lahko z njim naredite še veliko več – na primer sinhronizirate datoteke z lokalnim sistemom, sodelujete pri dokumentih, beležite in integrirate podatke v oblaku z aplikacijami drugih proizvajalcev.


Toda veliko vprašanje je – ali uporabljate shrambo v oblaku za svoj polni potencial? V tem članku bomo razpravljali o tem, kako lahko uporabljate shranjevanje v oblaku kot profesionalec, tako da maksimizirate prosti prostor, vključite ponudnike shranjevanja v oblaku s prednostnimi delovnimi orodji, zagotovite podatke v oblaku in še veliko več.

Tu je vse, kar morate vedeti, če želite uporabljati shranjevanje v oblaku kot profesionalce.

1. Pridobite največje brezplačno skladiščenje

Večina ponudnikov pomnilniških storitev v oblaku ima postavljeno omejitev za brezplačne uporabnike, tu pa je majhna, vendar pomembna skrivnost: lahko presežete to mejo in povečate količino zagotovljenega brezplačnega prostora za shranjevanje.

Vse kar morate storiti je iskati prave ponudbe. Dropbox na primer ponuja 2 GB prostora za shranjevanje, ki ga lahko razširite na več kot 16 GB, tako da storitev napotite na prijatelje in prenesete namizne in mobilne aplikacije. Brezplačno shranjevanje lahko dobite tudi, če ste pravkar kupili novo napravo Lenovo, HP ali Samsung.

Podobno Google Drive ponuja brezplačno shranjevanje za uporabnike Chromebooka ali Asusa, OneDrive pa ponuja tudi ponudbo za nove stranke Seagate.

Ti posli veljajo le omejeno obdobje in na določenih napravah. Če pa kljub temu nameravate kupiti nov pripomoček, je bolje, da pred končnim nakupom poiščete ponudbe za shranjevanje v oblaku.

2. Poiščite plačane načrte, ki presegajo prostor za shranjevanje

Če ste se odločili za plačilo za shranjevanje v oblaku, se odločite za ponudnika, ki ponuja dodatne funkcije, razen tega, da samo zagotovite prostor za shranjevanje v oblaku.

Na primer s plačanimi načrti Google Drive (G Suite) dobite dostop do celotnega Googlovega izdelka in brezplačne poslovne e-poštne domene. Če želite pridobiti profesionalno e-poštno domeno, potem s porabo 5 USD na mesec dobite prilagojen e-poštni naslov, dostop do e-poštnih sporočil prek Gmaila in 30 GB prostora za shranjevanje v storitvi Google Drive.

Podobno Microsoft zagotavlja 1TB prostora za shranjevanje OneDrive za vse uporabnike Office 365. Torej za 70 dolarjev na leto dobite 1TB prostora v oblaku in Microsoft 365, ki ga je mogoče naložiti v 1 PC / Mac in en pametni telefon. Mimogrede, nakup 1TB prostora na OneDrive stane 60 dolarjev na leto, tako da tehnično plačate le 10 dolarjev dodatnega za celoten Office 365 paket.

3. Pošljite priloge e-pošte iz oblaka

Eden od glavnih razlogov, da se uporabniki odločijo za shranjevanje v oblaku, je to, da lahko datoteke delijo v spletu, ne da bi jim bilo treba stalno nalagati isto datoteko, vsakič, ko jo morajo poslati novi osebi. Številni ugledni ponudniki pomnilnika v oblaku omogočajo uporabnikom, da datoteke neposredno priložijo kot priloge po e-pošti, ki jih lahko prejemnik nato neposredno prenese, ne da bi se prijavil v katero koli storitev za shranjevanje v oblaku.

Google Drive ima seveda vgrajeno Gmail integracijo, ki uporabnikom omogoča neposredno pošiljanje datotek Drive kot povezave ali priloge.

Dropbox omogoča tudi integracijo Gmaila s pripono Dropbox for Gmail Chrome. Toda za razliko od Google Drive, Dropbox uporabnikom omogoča le, da dodajo datotečno povezavo in ne dejanske datoteke. Podobno lahko uporabniki programa Microsoft Outlook neposredno priložijo datoteke OneDrive na katero koli e-pošto ali shranijo priloge po e-pošti v OneDrive.

4. Sodelovanje na spletnih dokumentih

Skupna raba in sodelovanje v spletu sta neverjetno priročna zahvaljujoč shrambi v oblaku, toda preden začnete deliti kritične datoteke, je treba razumeti, kako delujeta nadzor dostopa in dovoljenja datotek.

Obstajajo tri stopnje dovoljenj:

  • Samo ogled
  • Ogled in komentar samo
  • Samo urejanje

Prva raven dovoljenja je kot nalašč za skupno uporabo iste datoteke z velikim številom uporabnikov in ne želite, da datoteke urejajo ali spreminjajo, tudi po pomoti.

Druga raven dovoljenja je uporabna, kadar potrebujete povratne informacije uporabnikov, vendar kljub temu ne želite, da uporabniki na kakršen koli način spreminjajo datoteko. Če imate v datoteki že pripombe, za katere želite, da jih uporabniki vidijo, se odločite za dovoljenje samo za komentarje. Privilegije za urejanje dajte le, če želite, da uporabniki spreminjajo datoteke ali sodelujejo z vami.

5. Selektivna sinhronizacija za dostop do podatkov po več napravah

Selektivna sinhronizacija omogoča dostop do podatkov v oblaku, kot če bi bili na lokalnem pogonu. Običajno imamo na naših računih za shranjevanje v oblaku veliko datotek in sinhronizacija vseh z lokalnim pogonom lahko povzroči težave s prostorom v računalniku. S selektivno sinhronizacijo pomanjkanje prostora nikoli ne bo težava, do pomembnih datotek pa lahko še vedno dostopate iz več naprav.

Če želite aktivirati selektivno sinhronizacijo, boste morali prenesti namizni odjemalec vašega ponudnika oblačnih storitev. Ko to storite, označite vse mape, ki jih želite sinhronizirati z lokalnim pogonom. Vse spremembe lokalnih datotek se sinhronizirajo v oblak vsakič, ko se sistem poveže z internetom, spremembe pa so nato vidne na vseh sinhroniziranih napravah.

6. Vključite orodja za produktivnost

Orodja za produktivnost v oblaku so postala nuja, zlasti za samostojne strokovnjake in oddaljene ekipe, ki imajo člane z vsega sveta. Nekateri ponudniki za shranjevanje v oblaku imajo vgrajena orodja za produktivnost, drugi pa podpirajo veliko drugih dodatkov.

Google Drive je na primer nedavno predstavil Googlovo aplikacijo za vodenje beležk, Keep – kot vgrajeno funkcijo za Google Dokumente. Tako lahko vsakič, ko delate z dokumentom, odprete Keep, si beležite in ga znova pregledate vsakič, ko dokument ponovno odprete..

Dropbox je svoje novo orodje za urejanje besedila, Dropbox Paper, pretvoril v orodje za upravljanje opravil. Uporabniki lahko zdaj dodajo potrditvena polja, ga dodelijo uporabniku, pustijo komentar in celo postavijo rok.

Evernote, aplikacija za ustvarjalno produktivnost, tudi športna integracija Google Drive. Torej vsakič, ko povezavo Google Drive prilepite v Evernote, samodejno začne prikazovati podatke o povezavi.

Orodja za upravljanje projektov, kot sta Asana in Trello, podpirajo tudi ponudnike pomnilnika v oblaku, ki uporabnikom omogočajo neposredno nalaganje datotek iz oblačnega računa.

7. Skupna raba slik prek oblaka

Ko delite slike prek oblaka, poiščite ponudnika za shranjevanje v oblaku z veliko prostora, saj slike lahko zavzamejo veliko prostora, še posebej, če uporabljate visokozmogljive digitalne fotoaparate. Google Drive ponuja neomejeno shranjevanje v oblaku za slike, če je kakovost slike nižja od 16 milijonov slikovnih pik.

In seveda obstaja Flickr, ki omogoča 1TB prostora za shranjevanje slik brez omejitev velikosti datoteke ali vrste. Če si želite samo deliti slike v oblak za namene skupne rabe, bo to storil skoraj vsak ponudnik pomnilnika v oblaku. Toda poklicni fotograf bo morda želel uporabljati prodajalca, kot sta OneDrive ali Flickr.

Ker prikazujejo metapodatke vsake slike in lahko dodajo oznake (čeprav Flickr ni resnično kvalificiran za ponudnika shranjevanja v oblaku, saj je fotografom več kot platforma, ki lahko predstavi svoje delo).

8. Šifrirajte podatke v oblaku

Varnost je pomembna skrb pri shranjevanju podatkov v oblaku. Če želite zagotoviti, da bodo vaši podatki vedno varni v oblaku, izberite ponudnika pomnilnika v oblaku z zasebnim šifriranjem od konca do konca in politiko ničelnega znanja.

Pri zasebnem šifriranju ostane ključ šifriranih podatkov pri vas in ne pri prodajalcu. Tehnično celo ponudnik pomnilnika v oblaku ne more vedeti, katere podatke shranjujete v njihove strežnike. Vendar hkrati, če izgubite ali pozabite šifrirni ključ, do načina do dostopa do podatkov ni več.

Tudi z zasebnim šifriranjem ni mogoče predogledati datotek. Najprej morate datoteke prenesti, vnesti šifrirni ključ in šele nato si jih lahko ogledate. Da, neprijetno je, a žal, to je cena zasebnosti.

V zaključku

Varno lahko rečemo, da enostavnost dostopa in mobilnost, ki jo shranjevanje v oblaku prinese na mizo, ni primerljiva. Kot ste verjetno že ugotovili, ponudniki pomnilnika v oblaku ponujajo veliko funkcij, razen samo nalaganja in prenosa datotek.

Z razumevanjem vseh vidikov teh funkcij lahko uporabite shranjevanje v oblaku kot profesionalec in raziščete njegov resnični potencial. Torej, kateri od teh nasvetov ste že poznali?

Sporočite nam v komentarjih.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map