Kako olajšati delo na daljavo

Posel te ubija. Sedite na neskončnih dolgočasnih srečanjih. Zvonijo telefoni in vaš kolega danes petič premika svojo mizo. Nekdo vas gleda čez ramo. Obleka, ki jo nosite, je neudobna.


Ali ni devet do pet dni super? K sreči danes imamo kandidata: dela na daljavo.

Če delate na daljavo, dobite vse prednosti, o katerih ste že slišali in si jih zamislili – delajte v trenirki, nič več ne vozi v službo, prihranite denar na kosilu, če jeste jedi poceni in zdravo hrano, udeležite se samo sestankov, ki jih nujno morate, biti bolj produktivni in seveda upravljajte svoj čas tako, kot se vam zdi primerno.

Vse več ljudi prehaja na delo na daljavo, vendar bi bilo za delodajalca ali kariero nesmiselno, če bi delo z viseče mreže na oddaljeni plaži povzročilo, da bi produktivnost trpela. Na srečo obstaja veliko programskih orodij za lažji prehod, vse kar potrebujete je WiFi ali neka oblika dostopa do interneta. V tem članku si bomo ogledali nekaj tistih orodij, ki olajšajo delo na daljavo.

Majhne ekipe in samostojni člani

Najprej in predvsem, če imate razporejeno ekipo, potrebujete varen in zanesljiv način za skupno rabo datotek med člani. Prenos datotek prek e-pošte ali bliskovnega pogona zahteva le krajo podatkov, saj lahko e-poštna sporočila vdrejo in pogone ukradejo. Za boj proti kibernetskemu kriminalu je priročno shranjevanje v oblaku. Eden najbolj priljubljenih, ki ima 800 milijonov uporabnikov, je Google Drive.

Google Drive cilja na domače uporabnike in zagotavlja dobro storilnost. V knjižnici je veliko aplikacij drugih proizvajalcev (večina je brezplačnih). Googlova lastna aplikacija, Google Docs, je ena najboljših aplikacij za produktivnost in sodelovanje in se seveda vključuje v Google Drive.

S pisarniškim paketom Docs dobite aplikacije za obdelavo besedil, preglednice in predstavitve. Predlagate lahko spremembe in komentarje, kar je skoraj v realnem času zahvaljujoč hitrim sinhronizacijam datotek. Obstaja tudi možnost, da se vrnete na prejšnje različice in si ogledate, katere spremembe so bile izvedene.

Pisarniški dokumenti

Skupna raba teh datotek je seveda nujna in Google ne razočara. Lahko uporabite e-pošto za dostop ali nastavitev dostopne povezave. Ne glede na to, ali delate eno ali drugo, lahko za oba nastavite dovoljenja.

Google te datoteke zavaruje z 128-bitno šifriranjem AES. Obstajajo razprave o tem, ali je bil razpokan, vendar običajna modrost pravi, da bi za to potrebovali superračunalnik milijardo let, torej je to. Za zaščito pred ukradenimi gesli je na voljo dvofaktorska avtentikacija (2FA).

Dobra možnost za svobodnjake je, da kot brezplačen uporabnik dobite dobrih 15 GB brezplačnega prostora za shranjevanje. Za tiste, ki imajo radi poceni možnosti, obstaja nekaj plačilnih načrtov: 100 GB za 2 dolarja na mesec je dober posel, nato pa dobite 1TB za 9,99 USD. Popusti so na voljo, če plačujete za celo leto. Za podrobnosti preberite naš pregled Google Drive.

Delo na daljavo za srednje velika podjetja

Če imate podjetje in potrebujete večjo varnost, je na voljo škatla. Kot stranke navaja veliko podjetij Fortune 500 in malih podjetij.

Obstaja ena naravna aplikacija Box Notes, ki je ena izmed naših najboljših aplikacij za beleženje. Da bi nadomestil pomanjkanje domačih aplikacij za sodelovanje, se Box integrira tako z Google Dokumenti, kot s Office Online. Lahko se integrirate z več aplikacijami drugih proizvajalcev, ki prihajajo v knjižnico. Kategorije vključujejo sodelovanje, upravljanje projektov, upravljanje vsebine in varnost.

Z Boxom je enostavno upravljanje velikih, oddaljenih skupin – ali številnih skupin; ko dodate novega uporabnika v svoj račun, lahko nastavite različna dovoljenja. Izberete lahko, do katerih map imajo uporabniki dostop. In med tem lahko nastavite sedem različnih ravni dovoljenj. Če morate hkrati povabiti več deset zaposlenih, lahko opravite skupno povabilo. Ko to storite, jih lahko dodelite skupini, da se izognete nastavljanju dovoljenj eno za drugim.

Kar zadeva varnost, je Box odličen; ščiti vašo vsebino s 256-bitnim šifriranjem AES, med prevozom in na strežnikih. Celo šifrira vaš ključ (ki ga uporabljate za dešifriranje datotek) z isto stopnjo šifriranja AES.

Hitrosti sinhronizacije datotek so primerljive z drugimi storitvami. Skupna raba datotek je preprosta; kliknete gumb »daj v skupno rabo« in ustvarite povezavo ali povabilo pošljete po e-pošti. S temi povezavami vam Box omogoča uporabo zaščite z geslom in določitve datumov poteka.

Ker je bolj usmerjena v podjetja, je dražja; Okvir vam ponuja načrt za zagon 100 GB za najmanj tri uporabnike in 5 mesečnih dolarjev na uporabnika. Načrti Business in Business plus ponujajo neomejeno skladiščenje za 15 do 25 dolarjev. Obstaja brezplačen individualni načrt in 15-dnevno preskusno obdobje za poslovne načrte, o katerih si lahko več preberete v našem pregledu Box.

Oddaljeno delo za velika podjetja

Podjetja, ki bi želela oditi na daljavo, bi se bolje odrezala z najboljšim izborom EFFS, Egnyte Connect. Ima domače aplikacije, pa tudi integracijo Google Docs in Office Online. Če želite uporabiti namizno različico pisarne – Office 365 -, obstaja tudi integracija za to.

Pri začetnih prenosih gre nekoliko počasi, vendar je za namene sodelovanja pomembnejša hitrost sinhronizacije pri že naloženih datotekah. Egnyte tam resnično sije, saj uporablja sinhronizacijo na nivoju bloka, ki naloži le dele datoteke, ki so se spremenili, in ne celotne datoteke.

Kar potrebujete pri skupni rabi z oddaljenimi člani, ima Egnyte. Datoteke ali mape lahko preprosto delite in omogočite štiri vrste dostopa – lastnik, poln, urejevalnik in pregledovalnik. Vaše povezave so lahko zaščitene z geslom, datumi izteka roka uporabnosti in celo prejmete obvestilo ob vsaki uporabi povezave. Lahko celo nastavite, ali lahko uporabniki prenesejo ali samo predogledajo datoteke.

Ni vam treba skrbeti za vaše poslovne datoteke, zaščitene so s šifriranjem AES-256, nastavite lahko minimalno dolžino in moč za gesla, 2FA je tu, da vam pomaga, če je vaše geslo počilo in če nekdo ukrade vašo napravo, lahko samo izreži iz sinhronizacije.

Egnyte ne ponuja posameznih načrtov. Najmanj draga je 40 dolarjev na mesec za pet uporabnikov, vendar daje 5TB prostora za shranjevanje. Če potrebujete več prostora in več uporabnikov, obstaja poslovni načrt. Ponuja 10 TB prostora v skupni rabi za največ 100 uporabnikov za 15 USD na mesec (na uporabnika). Preberite podrobnosti v našem pregledu Egnyte.

Druga orodja za daljinsko delo

Ko morate z ekipo komunicirati na daljavo, pride na vrsto ena priljubljena aplikacija – Slack. Začela se je leta 2013 in od takrat hitro raste. To ni presenetljivo, aplikacija je zabavna in enostavna za uporabo, združuje pa se z veliko aplikacijami drugih proizvajalcev, ki povečajo produktivnost (prav tako želimo opozoriti, da so vse zgoraj omenjene storitve med najboljšimi shrambami v oblaku za Slack).

Vaš lastnik delovnega prostora ustvari Slack delovni prostor in skupaj z skrbniki povabi in upravlja člane skupine. Skupina lahko nato deli delovni prostor Slack in komunicira prek njega. Podobno kot stare klepetalnice se tudi vse vrti okoli sporočanja; različni kanali so del vašega delovnega prostora in so glavno sredstvo komunikacije. Kanale lahko organizirate glede na posebne oddelke, projekte ali pisarne.

Ko pogosto komunicirate s člani svoje ekipe, so informacije lahko povsod. Slack vam omogoča enostavno iskanje sporočil in pošiljanje obvestil, kadar kdo reče kaj pomembnega. Lahko celo iščete datoteke, ki ste jih poslali kolegu.

Slack pa vam res ne dopušča, da bi vodili dnevni red: kadar gre za upravljanje opravil z oddaljeno ekipo, Trello res sije. To je vizualni način, da organizirate svoje projekte in vidite, kaj morate storiti na prvi pogled s pomočjo kanban deske.

Vse, kar boste storili, vključuje ploščo Trello. Plošča je seznam seznamov, ki so v osnovi vse vaše naloge v različnih fazah, od idej do zaključka. Trello za prikaz teh nalog uporablja kartice. Čeprav so kartice na začetku videti preproste, lahko dodajate komentarje, nalepke, nalagate priloge, določite datume itd. Na svojo tablo lahko povabite toliko ljudi, kolikor jih potrebujete, in jih preprosto povlečete na kartice, da jim dodelite naloge.

Seveda ima Trello knjižnico z veliko aplikacijami drugih proizvajalcev (imenovanimi power-ups), ki lahko izboljšajo vaš oddaljeni potek dela. Z njimi lahko Trello integrirate z različnimi storitvami za shranjevanje v oblaku, komunikacijskimi aplikacijami, platformami CVS itd. Če ne vidite ničesar, kar bi ustrezalo vašim potrebam, obstaja API, ki ga lahko uporabite za izdelavo lastne aplikacije.

Končne misli

Danes z internetom in globalizacijo ne preseneča, da skupine ali posamezniki iz različnih držav ali celin sodelujejo skupaj; seveda pa nove situacije prinašajo svoj nabor težav. Vendar pa obstaja veliko aplikacij, ki vam pomagajo pri tem. Omenili smo nekatere najboljše storitve za shranjevanje v oblaku, ki so odlične za sodelovanje, in nekatere najbolj priljubljene aplikacije, ki omogočajo dobro komunikacijo in organizacijo.

Obstaja še veliko drugih, torej imate najljubšega, ki smo ga pogrešali? Imate komentar o nekaterih, ki smo jih izbrali? Sporočite nam v spodnjih komentarjih. Hvala za branje.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map