Cách sao lưu email doanh nghiệp năm 2020

Nếu bạn chủ động kết nối với các đối tác kinh doanh và khách hàng trực tuyến, rất có thể bạn hiểu tầm quan trọng của dấu vết giấy ảo của bạn. Email của bạn chứa dữ liệu khách hàng, ý tưởng, hướng dẫn và thông tin quan trọng khác cho thành công kinh doanh của bạn.


Mất dữ liệu như vậy có thể phá vỡ các mối quan hệ của bạn, làm bạn mất tiền và thậm chí khiến bạn gặp rắc rối về pháp lý. Chiến lược sao lưu email tốt là cách tốt nhất để đảm bảo bạn không bao giờ gặp phải tình huống đó.

Sao lưu email doanh nghiệp – Video đi qua các giải pháp sao lưu đám mây

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để sao lưu các tệp dữ liệu email của bạn trên đám mây. Chúng tôi sẽ sử dụng ba trong số các giải pháp sao lưu trực tuyến tốt nhất cho email để giúp giải thích quy trình: Carbonite, Backblaze và CrashPlan.

Để biết thêm thông tin về từng dịch vụ, hãy chắc chắn và kiểm tra đánh giá của chúng tôi về từng dịch vụ:

  • Đánh giá carbonite
  • Đánh giá backblaze
  • Đánh giá CrashPlan

Bước một: Xác định vị trí tệp dữ liệu email của bạn

Sao lưu email của bạn lên đám mây yêu cầu bạn đang sử dụng máy khách để bàn để truy cập email của mình. Vì hầu hết mọi người đều quen thuộc với nó, chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Outlook làm ví dụ. Tuy nhiên, các bước được nêu trong bài viết này hoạt động tương tự với các dịch vụ phổ biến khác như Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail và Mac Mail. 

Các ứng dụng email như Outlook 2016 lưu trữ tất cả các email của bạn trong một tệp dữ liệu. Đối với người dùng Windows Outlook, đây sẽ là tệp bảng lưu trữ cá nhân (PST). Đối với người dùng Mac Outlook, đây sẽ là tệp Outlook cho Mac (OLM). Điều đầu tiên bạn cần làm để sao lưu email Outlook của mình trên đám mây là tìm ra chính xác vị trí của tệp đó.

Nếu bạn sử dụng Windows, vị trí sẽ phụ thuộc vào phiên bản Windows và Outlook của bạn. Các địa điểm phổ biến bao gồm:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Chuyển vùng \ Địa phương \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \ Documents \ Outlook Files
  • C: \ Users \ Tài liệu của tôi \ Tệp Outlook
  • C: \ Tài liệu và Cài đặt \ Cài đặt cục bộ \ Dữ liệu ứng dụng \ Microsoft \ Outlook

Đối với người dùng Mac của Outlook, nó thường có trong thư mục tài liệu của bạn:

  • / Người dùng // Tài liệu / Dữ liệu người dùng Microsoft / Danh tính Office 2011 / Danh tính chính

Nếu bạn gặp sự cố khi định vị tệp dữ liệu email của mình, bạn có thể dễ dàng khám phá vị trí của nó từ bên trong ứng dụng Outlook.

Trong Outlook 2016, trước tiên, hãy nhấp vào tệp tin nghiêm trọng trên thanh công cụ của bạn.

Tiếp theo, chọn cài đặt tài khoản.

Cửa sổ cài đặt tài khoản sẽ mở ra. Nhấp vào tab dữ liệu tập tin tab tab. Điều này sẽ liệt kê vị trí của tệp dữ liệu email của bạn.

Bước hai: Gắn thẻ tệp dữ liệu email của bạn để sao lưu trực tuyến

Bây giờ bạn đã biết vị trí, bạn sẽ cần đảm bảo tệp dữ liệu của bạn được đánh dấu để sao lưu bởi dịch vụ sao lưu trực tuyến của bạn. Một số dịch vụ làm điều này dễ dàng hơn những dịch vụ khác.

Với Crashplan, bạn sẽ cần mở ứng dụng khách trên máy tính để bàn trước. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể sử dụng thẻ sao lưu trên tab sao lưu và nhấp vào nút Thay đổi trên mạng.

Điều hướng đến vị trí của tệp dữ liệu email của bạn và đảm bảo nút radio bên cạnh nó được chọn. Sắp tới, tập tin này sẽ được CrashPlan sao lưu.

Carbonite làm cho quá trình trở nên dễ dàng hơn, bởi vì nó không yêu cầu người dùng đánh dấu các tệp để sao lưu từ bên trong máy khách của mình (nó thậm chí không thể thực hiện được). Thay vào đó, chỉ cần điều hướng đến vị trí của tệp dữ liệu email của bạn bằng tệp explorer.

Nhấp chuột phải vào tập tin, di chuột qua chuột trên Carbon Carbonite và chọn ra sao lưu này.

Thats tất cả để có nó. Trên thực tế, Carbonite đơn giản hóa quy trình hơn nữa nếu bạn chọn sao lưu tự động khi bạn cài đặt ứng dụng vào máy tính. Carbonite sẽ tự định vị và gắn thẻ các loại tệp phổ biến để sao lưu, bao gồm các tệp dữ liệu email. Bằng cách đó, bạn không cần phải đi săn lùng chúng.

Tuy nhiên, với Carbonite, sao lưu tự động chỉ hoạt động nếu các tệp dưới 4GB. Nếu bạn có tệp dữ liệu email lớn, bạn vẫn cần phải gắn thẻ theo cách thủ công.

Backblaze cũng tự động chọn các tệp để sao lưu dựa trên loại tệp. Từ giao diện máy tính để bàn Backblaze, bạn chỉ cần đảm bảo loại tệp dữ liệu email của mình là không có trong danh sách loại trừ loại tệp.

Để xem lại danh sách loại trừ, nhấp vào cài đặt.

Sau đó điều hướng đến tab loại trừ của khung cài đặt khi nó mở. Kiểm tra bên dưới các từ, các loại tệp này sẽ không được sao lưu để đảm bảo .pst / .olm aren được liệt kê ở đó.

Theo mặc định, nó không nên được. Backblaze hiện không cho phép bạn chọn hoặc bỏ chọn các tệp riêng lẻ để sao lưu từ trình thám hiểm tệp của bạn, tuy nhiên.

Bước ba: Bật sao lưu liên tục

Với hầu hết các dịch vụ sao lưu trực tuyến, bạn có thể chọn lên lịch sao lưu hoặc để chúng chạy liên tục. Quá trình sao lưu có thể hog tài nguyên hệ thống và sao lưu theo lịch trình là một cách để đảm bảo hệ thống của bạn giành được khóa trong khi bạn làm việc.

Vấn đề với các bản sao lưu theo lịch trình là điều đó có nghĩa là các email doanh nghiệp của bạn sẽ được sao lưu thường xuyên. Vì vậy, nếu máy tính của bạn gặp sự cố, bạn sẽ mất bất kỳ email nào được gửi hoặc nhận giữa các lần sao lưu. Điều đó có nghĩa là đối với người dùng doanh nghiệp ưu tiên cao trong hồ sơ liên lạc của họ, sao lưu liên tục là lựa chọn tốt hơn.

Hầu hết các nhà cung cấp sao lưu trực tuyến cho phép bạn bật bật sao lưu liên tục từ bên trong máy khách. Ví dụ, với Carbonite, bạn chỉ cần mở công cụ máy tính để bàn của dịch vụ.

Sau đó, nhấp vào cài đặt Tiếng Việt và điều khiển Nhóm để truy cập ngăn cài đặt.

Hãy chắc chắn rằng bản sao lưu liên tục có thể được kiểm tra và bạn sẽ được thiết lập. Carbonite cho phép tính năng này theo mặc định, vì vậy dù sao nó cũng đã được bật.

Backblaze và CrashPlan rất dễ cấu hình. Với Backblaze chỉ cần nhấp vào cài đặt và chuyển đến tab lịch trình. Chọn liên tục vào từ cửa sổ lịch trình sao lưu.

Nếu bạn sử dụng CrashPlan, hãy chuyển đến tab cài đặt trong giao diện máy tính để bàn. Từ menu thả xuống bên phải các từ, sao lưu trên máy sẽ chạy, ăn chọn luôn luôn.

Tuy nhiên, khi bạn đã cài đặt bản sao lưu liên tục, tuy nhiên, don phạm sai lầm khi nghĩ rằng email của bạn được sao lưu trong thời gian thực khi bạn nhập chúng. Mặc dù hầu hết là một dịch vụ sao lưu tuyệt vời, Backblaze không thể sao lưu các tệp PST trong khi Outlook đang mở vì thuật toán truyền tệp của nó có thể làm việc xung quanh các tệp bị khóa.

Carbonite và Crashplan don lồng chia sẻ hạn chế đó. Đó là vì cả hai đều sử dụng dịch vụ sao chép bóng khối (VSS), một công nghệ của Microsoft cho phép sao lưu các tệp ngay cả khi họ sử dụng.

Một hạn chế khác của Backblaze ảnh hưởng đến sao lưu email là mọi tệp dữ liệu lớn hơn 30 MB chỉ được sao lưu mỗi 48 giờ một lần, bất kể bạn có sao lưu liên tục hay không. Do các tệp PST PST của Outlook được đặt để tăng kích thước lên tới 50 GB theo mặc định, đây có thể là sự cố mà bạn sẽ gặp phải nếu bạn gửi nhiều email.

CrashPlan cũng xử lý các tệp lớn khác nhau khi sao lưu liên tục, nhưng chỉ là phương tiện ưu tiên các tệp trong hàng đợi của nó:

  1. Tập tin mới hơn, nhỏ hơn
  2. Tập tin mới hơn, lớn hơn
  3. Các tập tin cũ hơn, nhỏ hơn
  4. Các tập tin cũ hơn, lớn hơn

Carbonite, trong khi đó, sao lưu các tệp trong vòng mười phút sau khi thay đổi xảy ra và không chú ý đến kích thước tệp. (Lưu ý: các thay đổi tiếp theo đối với tệp được sao lưu trong vòng 24 giờ).

Khi nói đến tốc độ sao lưu, cả ba dịch vụ đều xử lý tốt các tệp lớn nhờ xử lý gia tăng cấp độ khối. Chuyển tiền gia tăng cấp khối có nghĩa là khi tệp dữ liệu email của bạn thay đổi, toàn bộ tệp sẽ không được tải lên lại vào không gian sao lưu đám mây của bạn. Thay vào đó, chỉ các phần – hoặc khối – của tệp đã thay đổi được sao chép. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm phí cho tài nguyên hệ thống của bạn.

Phần kết luận

Nếu liên lạc qua email rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, bạn phải trả tiền để đảm bảo sự cố ổ cứng, hỏng tệp hoặc máy tính xách tay bị đánh cắp khiến bạn bị ngắt kết nối với đồng nghiệp và khách hàng. Rất may, giải pháp sao lưu trực tuyến phù hợp giúp đơn giản hóa việc bảo vệ dữ liệu của bạn.

Tất cả ba dịch vụ sao lưu trực tuyến được sử dụng làm ví dụ trong phần này giúp dễ dàng xác định vị trí và đánh dấu các tệp dữ liệu email của bạn để sao lưu và chúng sử dụng kiến ​​trúc truyền tệp mạnh mẽ để đảm bảo quá trình trơn tru. Cả ba cũng cung cấp lưu trữ không giới hạn và cả gói nhà hoặc văn phòng.

Chúng tôi tại Cloudwards.net cảm thấy tự tin giới thiệu bất kỳ ai trong số họ, nhưng cảm thấy rằng Carbonite cung cấp dịch vụ toàn diện tốt nhất cho những người muốn sao lưu email doanh nghiệp. Câu hỏi hoặc nhận xét về sao lưu email doanh nghiệp của bạn? Đánh chúng tôi trong các ý kiến ​​dưới đây. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me