Как сделать резервную копию деловой электронной почты в 2020 году

Если вы активно общаетесь с деловыми партнерами и клиентами через Интернет, скорее всего, вы понимаете важность своего виртуального бумажного следа. Ваши электронные письма содержат данные клиента, идеи, инструкции и другую информацию, необходимую для успеха вашего бизнеса..


Потеря таких данных может нарушить ваши отношения, стоить вам денег и даже привести к неприятностям с законом. Хорошая стратегия резервного копирования электронной почты – лучший способ гарантировать, что вы никогда не попадете в такую ​​ситуацию.

Резервное копирование электронной почты для бизнеса – Видеообзор облачных решений для резервного копирования

В этом руководстве мы познакомим вас с основными этапами резервного копирования файлов данных электронной почты в облаке. Мы будем использовать три лучших онлайн-решения для резервного копирования электронной почты, чтобы объяснить процесс: Carbonite, Backblaze и CrashPlan..

Для получения дополнительной информации о каждом из них обязательно ознакомьтесь с нашими отзывами о каждой услуге:

  • Карбонит обзор
  • Backblaze обзор
  • CrashPlan обзор

Шаг первый: найдите свой файл данных электронной почты

Резервное копирование вашей электронной почты в облако требует, чтобы вы использовали настольный клиент для доступа к вашей электронной почте. Поскольку большинство людей знакомы с ним, мы будем использовать Microsoft Outlook в качестве примера. Однако эти шаги, описанные в этой статье, работают аналогично с другими популярными сервисами, такими как Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail и Mac Mail.. 

Почтовые клиенты, такие как Outlook 2016, хранят все ваши электронные письма в одном файле данных. Для пользователей Windows Outlook это будет файл личной таблицы хранения (PST). Для пользователей Mac Outlook это будет файл Outlook для Mac (OLM). Первое, что вам нужно сделать для резервного копирования электронной почты Outlook в облаке, это выяснить, где именно находится этот файл..

Если вы используете Windows, местоположение будет зависеть от вашей версии Windows и Outlook. Общие места включают в себя:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Documents \ Outlook Files
  • C: \ Users \\ Мои документы \ Файлы Outlook
  • C: \ Documents and Settings \\ Локальные настройки \ Данные приложения \ Microsoft \ Outlook

Для пользователей Outlook в Mac он обычно находится в папке с документами:

  • / Пользователи // Документы / Данные пользователя Microsoft / Удостоверения Office 2011 / Основное удостоверение

Если у вас возникли проблемы с поиском файла данных электронной почты, вы можете легко определить его местоположение в приложении Outlook..

В Outlook 2016 сначала нажмите «файл» на панели инструментов.

Далее выберите настройки аккаунта.

Откроется окно настроек учетной записи. Нажмите на вкладку «файлы данных». Это будет список местоположения вашего файла данных электронной почты.

Шаг второй: пометьте свой файл данных электронной почты для резервного копирования в онлайн

Теперь, когда вы знаете местоположение, вам нужно убедиться, что ваш файл данных помечен для резервного копирования вашей онлайн-службой резервного копирования. Некоторые услуги делают это проще, чем другие.

С Crashplan вам сначала нужно будет открыть клиент рабочего стола. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке резервного копирования и нажмите кнопку «изменить» в разделе «файлы».

Перейдите к местоположению вашего файла данных электронной почты и убедитесь, что переключатель рядом с ним отмечен. В дальнейшем этот файл будет заархивирован CrashPlan..

Carbonite делает процесс еще проще, так как не требует, чтобы пользователи отмечали файлы для резервного копирования из своего клиента (это даже невозможно). Вместо этого просто перейдите к местоположению вашего файла данных электронной почты, используя проводник.

Щелкните правой кнопкой мыши файл, наведите указатель мыши на «Карбонит» и выберите «Создать резервную копию».

Вот и все, что нужно сделать. Фактически, Carbonite упрощает процесс еще больше, если вы выбираете автоматическое резервное копирование при установке приложения на свой компьютер. Carbonite самостоятельно найдет и пометит общие типы файлов для резервного копирования, включая файлы данных электронной почты. Таким образом, вам не придется охотиться за ними.

Тем не менее, с Carbonite, автоматическое резервное копирование работает, только если файлы меньше 4 ГБ. Если у вас большой файл данных электронной почты, вам все равно придется пометить его вручную.

Backblaze автоматически выбирает файлы для резервного копирования в зависимости от типа файла. В интерфейсе рабочего стола Backblaze вам просто нужно убедиться, что ваш тип файла данных электронной почты отсутствует в списке исключений типов файлов..

Чтобы просмотреть список исключений, нажмите Настройки.

Затем перейдите на вкладку исключений панели настроек, когда она откроется. Проверьте ниже слова «эти типы файлов не будут сохранены», чтобы убедиться, что .pst / .olm там не указаны.

По умолчанию это не должно быть. Backblaze не позволяет вам выбирать или отменять выбор отдельных файлов для резервного копирования из проводника, однако.

Шаг третий: включить непрерывное резервное копирование

В большинстве онлайн-сервисов резервного копирования вы можете либо планировать резервное копирование, либо запускать их непрерывно. Процесс резервного копирования может увеличить системные ресурсы, и запланированное резервное копирование – это один из способов убедиться, что ваша система не заблокируется во время работы..

Проблема с запланированным резервным копированием заключается в том, что ваши деловые электронные письма не будут копироваться так часто. Таким образом, если ваш компьютер выйдет из строя, вы потеряете все электронные письма, отправленные или полученные между резервными копиями. Это означает, что для бизнес-пользователей, которые уделяют первостепенное внимание записям своих сообщений, непрерывное резервное копирование является лучшим выбором..

Большинство провайдеров резервного копирования в онлайн-хранилище позволяют вам включать непрерывное резервное копирование из клиентского компьютера. Например, в Carbonite вам нужно всего лишь открыть инструмент службы рабочего стола.

Затем нажмите «Настройки и элементы управления», чтобы перейти на панель настроек..

Убедитесь, что «резервное копирование постоянно» проверено, и все будет готово. Carbonite включает эту функцию по умолчанию, так что она должна быть включена в любом случае.

Backblaze и CrashPlan так же просты в настройке. С Backblaze просто нажмите настройки и перейдите на вкладку расписания. Выберите «постоянно» в окне расписания резервного копирования.

Если вы используете CrashPlan, перейдите на вкладку настроек в интерфейсе рабочего стола. В раскрывающемся меню справа от слов «резервное копирование будет выполнено» выберите «всегда».

Однако после того, как вы получите набор для непрерывного резервного копирования, не допускайте ошибки, считая, что ваши электронные письма сохраняются в режиме реального времени при их наборе. Несмотря на то, что Backblaze в основном является отличным сервисом резервного копирования, он не может создавать резервные копии файлов PST, когда Outlook открыт, поскольку его алгоритмы передачи файлов не могут работать с заблокированными файлами.

Карбонит и Crashplan не разделяют это ограничение. Это потому, что они оба используют службу теневого копирования томов (VSS), технологию Microsoft, которая позволяет создавать резервные копии файлов, даже когда они используются.

Еще одно ограничение Backblaze, влияющее на резервное копирование электронной почты, заключается в том, что любые файлы данных размером более 30 МБ резервируются только раз в 48 часов, независимо от того, включено ли постоянное резервное копирование. Поскольку размер файлов Outlook PST по умолчанию увеличен до 50 ГБ, это, вероятно, проблема, с которой вы столкнетесь, если отправите много писем.

CrashPlan также обрабатывает большие файлы по-разному при непрерывном резервном копировании, но только как средство определения приоритетов файлов в своей очереди:

  1. Новые, меньшие файлы
  2. Новые, большие файлы
  3. Старые, меньшие файлы
  4. Старые, большие файлы

В то же время Carbonite создает резервные копии файлов в течение десяти минут после изменения и не обращает внимания на размер файла. (Примечание: последующие изменения файлов сохраняются в течение 24 часов).

Что касается скорости резервного копирования, все три службы хорошо обрабатывают большие файлы благодаря пошаговой обработке на уровне блоков. Инкрементная передача на уровне блоков означает, что при изменении файлов данных электронной почты весь файл не загружается снова в пространство резервного копирования в облаке. Вместо этого копируются только части или блоки измененного файла. Это экономит время и снижает нагрузку на системные ресурсы.

Вывод

Если обмен сообщениями по электронной почте имеет решающее значение для вашего бизнеса, стоит убедиться, что сбой жесткого диска, повреждение файлов или украденный ноутбук не оставят вас в отрыве от коллег и клиентов. К счастью, правильное онлайн-решение для резервного копирования упрощает защиту ваших данных..

Все три службы онлайн-резервного копирования, используемые в качестве примеров в этой части, позволяют легко находить и отмечать файлы данных электронной почты для резервного копирования, и они используют мощную архитектуру передачи файлов для обеспечения бесперебойного процесса. Все три также предлагают неограниченное хранение и планы дома или офиса.

Мы в Cloudwards.net уверены в том, что можем порекомендовать любую из них, но считаем, что Carbonite предлагает лучший универсальный сервис для людей, которым нужна резервная копия деловой электронной почты. Вопросы или комментарии по резервному копированию вашей деловой электронной почты? Хит нас в комментариях ниже. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map