Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Sincronización de archivos y uso compartido para empresas

Revisión de Autotask Workplace (Soonr)

Potente proveedor de sincronización y uso compartido de archivos empresariales para empresas de cualquier tamaño, que buscan una mayor movilidad y una mayor seguridad que las soluciones de uso compartido y sincronización de archivos de nivel de consumidor..


Descripción general de Autotask Workplace Review

Cuando una empresa ha crecido hasta un cierto tamaño y los primeros empleados comienzan a aparecer, una solución tradicional de sincronización y uso compartido de archivos de nivel de consumidor simplemente ya no es tan importante. Si bien Dropbox es la opción perfecta para autónomos o pequeñas agencias que buscan compartir rápidamente archivos y carpetas con clientes, no cumple con los requisitos de muchas pequeñas y medianas empresas, que tienen cinco personas y más bajo su control..

Autotask Workplace Soonr Review Pantalla de inicio

Una empresa en crecimiento necesita asegurarse de que sus archivos más confidenciales y confidenciales permanezcan bajo el control total de la empresa. Con las herramientas para compartir archivos de nivel de consumidor es, la mayoría de las veces, un enfoque de todo o nada: una vez que se comparte una carpeta, la persona con la que se comparte tiene control total sobre el contenido.

Los archivos se pueden eliminar por accidente, volver a compartir con terceros y empleados no autorizados, o simplemente editarlos por las personas equivocadas.

Las soluciones de sincronización y uso compartido de nivel empresarial, como Autotask Workplace Soonr, presentadas en esta revisión, lo colocan nuevamente en el asiento del conductor. No importa si está supervisando el departamento de TI de una empresa, o si es el director financiero de una empresa Fortune 500, o el director de una agencia de marketing digital.

El mercado para las soluciones EFSS (sincronización y uso compartido de archivos empresariales) se ha vuelto muy concurrido, y cada jugador del mercado tiene ventajas y desventajas, que deben considerarse antes de lanzarse a enviar los archivos de la empresa a la nube..

En esta revisión de Autotask Workplace Soonr, analizaremos para quién es este producto, por qué es útil y cubrimos características, funciones y beneficios específicos. Para que pueda decidir si es una adición útil al arsenal de productividad de su negocio.

¿Para quién es Autotask Workplace Soonr??

Autotask Workplace / Soonr es una solución de sincronización e intercambio de archivos (o almacenamiento en la nube empresarial) que proporciona seguridad empresarial y habilitación de colaboración.

Qué significa eso?

A diferencia de los competidores (como Dropbox y OneDrive), Autotask Workplace ofrece gestión integrada de documentos móviles (MDM) y seguridad de dispositivos. Los administradores pueden agregar o eliminar empleados del acceso a la nube de Autotask, asegurándose de que los datos permanezcan bajo el control de la compañía cuando un dispositivo se pierde o es robado, o un empleado deja la compañía.

Miembros de control en Autotask

Recomendamos Autotask Workplace para pymes con cinco empleados o más, aunque en algunas ocasiones también puede tener sentido con menos personas en un equipo, como una agencia que se ocupa de archivos muy grandes (CAD, Photoshop o archivos de video). Autotask se adapta a las necesidades de una empresa, lo que hace que agregar o eliminar personas de un entorno prácticamente compartido sea una experiencia rápida.

Si espera que AWP Soonr sea un software de gestión de proyectos completo, considere buscar en otro lado, porque no lo es. Si bien puede agregar comentarios a archivos y carpetas, carece de creación de tareas y fechas límite para proyectos.

Aquí hay un vistazo más de cerca a las características y capacidades reales de Autotask Workplace Soonr:

Seguridad fuerte

En el mundo actual, la seguridad es más importante que nunca debido a los piratas informáticos, el robo y la pérdida de datos..

1. Acceso en el camino a archivos y documentos

Si está en el camino para reunirse con clientes o asistir a una reunión, asegúrese de tener todos los archivos necesarios a su alcance..

2. Comparta archivos de forma segura con usuarios externos

Enviar contratos, presentaciones u hojas de cálculo a clientes y compañeros de trabajo es una práctica común en estos días. La forma tradicional de enviar correos electrónicos es arriesgada y engorrosa.

3. Acceso a documentos fuera de la red

Acceder a los documentos, incluso si no está dentro de la red de la compañía, puede ser difícil a veces.

4. Confiar en VPN o FTP para acceso remoto

VPN y FTP no son muy fáciles de usar y pueden no ser confiables, especialmente cuando se trata de archivos grandes.

Planes & Precios

Para comprender por qué los precios de Autotask Workplace son realmente buenos, es necesario analizar por qué otros proveedores parecen ofrecer mucho más almacenamiento, por ejemplo Egnyte. La mayoría de los vendedores con una cuota de almacenamiento extremadamente generosa imponen ciertas limitaciones a: 

  • tamaño del archivo (desde 2GB a 10GB)
  • cantidad de archivos eso se puede sincronizar (algunas limitaciones comienzan a aparecer después de 100K archivos, algunas después de 3M dependiendo del plan) 
  • versiones de archivo (los servicios que ofrecen una gran cantidad de almacenamiento generalmente cuentan las versiones de los archivos en contra de esa cuota, puede limitar las versiones creadas de un archivo que no es ideal o actualizar a un plan mucho más costoso)

Ahora, Autotask Soonr puede faltar un poco en la cantidad de almacenamiento estándar incluida de 50 GB por usuario por mes, pero no le afectarán con las restricciones mencionadas anteriormente. Dicho esto, estos son los planes y precios para Autotask: 

Entonces, cuánto cuesta? 

Ahora, la tabla de precios le da una idea bastante decente, pero veamos un ejemplo: 

Josh es dueño de una agencia de marketing digital, opera un pequeño equipo de 6 personas, por lo que incluirlo hace 7 personas en total. Además, ejecutan un servidor Windows 2008 donde alojan archivos importantes de la nube de la compañía. Esos archivos también deben sincronizarse. Entonces, ¿cuántos “usuarios” o “licencias” tiene que comprar Josh?? 

Josh tiene que comprar 7 + 1 licencias (una licencia adicional para el servidor). Si quiere que cada persona del equipo pueda crear y sincronizar proyectos individualmente. 

8 x $ 13 = $ 107 por mes. 

La compra de 8 licencias le daría 450 GB de almacenamiento total. 

Ahora, cada usuario obtendría 50 GB de almacenamiento, pero Autotask permite a los usuarios reasignar la cuota de almacenamiento, de modo que Anne de la contabilidad que solo necesita 5 GB de sus 50 GB pueda redistribuir los 45 GB restantes a John, que se ocupa de Photoshop y otros archivos multimedia más grandes. 

Si bien este precio no es el más fácil de entender, ciertamente tiene muchas ventajas teniendo en cuenta que el usuario promedio solo necesita un par de espacio de sincronización de gigabytes. En teoría, Josh podría incluso comprar menos licencias si asumiera el uso conjunto de una cuenta para un departamento, por ejemplo. 

Si Josh necesita más almacenamiento, puede comprar más gigabytes en incrementos de 100 GB. 

Industrias atendidas

Muchas organizaciones interesadas en EFSS provienen de industrias como:

  • Cuidado de la salud
  • Construcción
  • Legal
  • Finanzas
  • Sin fines de lucro
  • Publicidad
  • Fabricación
  • Educación

En esta revisión de Autotask Worplace, analizaremos casos específicos para ver si esta solución en particular cumple con los criterios de seguridad, especialmente cuando se transfieren datos confidenciales o cuando están sujetos a restricciones regulatorias como HIPAA, donde se requiere un seguimiento de auditoría detallado del acceso a los archivos.

Autotask se fundó en 2001 y se posicionó como una compañía de servicios de TI, ofreciendo soluciones completas de administración de negocios de TI, tales como administración de puntos finales, sistemas de tickets y recientemente, sincronización de archivos y uso compartido como una solución independiente. Fueron adquiridos en 2014 por la firma de capital privado, Vista Equity Partners.

La compañía ahora está dirigida por el CEO Mark Cattini.

Fortalezas & Debilidades

Sincronización de archivos y uso compartido explicados

Antes de sumergirse de lleno en la revisión, resumamos brevemente qué es la sincronización y el uso compartido de archivos. Las personas familiarizadas con Dropbox, Google Drive o OneDrive ya pueden tener una vaga idea de cómo funciona FSS.

Un proveedor de intercambio y sincronización de archivos (también conocido como un servicio de almacenamiento en línea o en la nube) hace que los datos de la empresa sean accesibles para los dispositivos registrados desde cualquier lugar que tenga acceso a Internet. No importa si los archivos y carpetas se encuentran en un servidor en las instalaciones de la empresa o si se encuentran en una computadora personal.

Una sincronización de archivos y compartir enchufes de clientes en su infraestructura actual y permite a todos los miembros del equipo y partes aprobadas acceder a archivos almacenados localmente desde cualquier lugar.

El cliente carga la información en los servidores del proveedor de forma encriptada (idealmente) y luego redistribuye esos archivos, donde se instala otra instancia del software y se otorgan derechos específicos. Esto podría ser en una computadora portátil, un dispositivo móvil o en otro servidor.

Tú eliges a dónde van los archivos y quién puede acceder a ellos.

Una vez que todos los archivos se cargan en la nube, un equipo puede editarlos y luego sincronizarlos bidireccionalmente. Todos los cambios en el archivo serán visibles instantáneamente a través de dispositivos sincronizados.

El intercambio de archivos generalmente se divide en dos partes:

  1. Enlace público y uso compartido de carpetas.
  2. Proyecto privado de colaboración con los miembros del equipo..

Al crear enlaces públicos, cualquiera a quien se envíe el enlace puede abrir el archivo, lo cual es útil para enviar archivos grandes a los clientes. Las soluciones de uso compartido de archivos de grado empresarial le permiten establecer una contraseña o fechas de vencimiento para los enlaces públicos, lo que los hace más seguros.

Compartir enlaces públicos

Por otro lado, hay enlaces de proyectos utilizados para colaborar en archivos y carpetas en salas de datos virtuales con compañeros de trabajo. Los proyectos compartidos requieren que cada participante tenga una licencia de software EFSS. Los recursos compartidos del proyecto son generalmente más flexibles, lo que permite al propietario del proyecto establecer privilegios de acceso específicos (como solo lectura).

Autotask Project Sharing

Los proveedores de software EFSS emplean una variedad de tipos de arquitectura que van desde enfoques solo en la nube (Dropbox / Box), a una nube privada (la plataforma está completamente implementada en un centro de datos privado), o modelos de nube híbrida (Egnyte / Autotask), donde usted puede elegir qué archivos van a la nube y cuáles permanecen en las instalaciones.

La seguridad juega un papel importante en el proceso de transferencia de archivos a la nube y de regreso a los puntos finales. Es por eso que comenzamos esta revisión de Autotask Workplace con un desglose de sus conceptos de seguridad.

Seguridad

La seguridad es una preocupación importante para las empresas. Los riesgos son demasiado reales: todos los días escuchamos sobre organizaciones que se violan (Target, Home Depot, Sears, Michaels y muchas más). Esto a menudo significa la pérdida de información confidencial como números de seguro social, tarjetas de crédito y datos de clientes..

Las empresas deben preguntarse qué impacto tendrá una violación (ya sea interna o externa) en ellos, clientes y clientes..

Una encuesta de 2013 realizada por Enterprise Strategy Group descubrió que más del 50% de las empresas y organizaciones están preocupadas por la pérdida o el robo de datos debido a un ataque externo exitoso a un proveedor de servicios FSS, el 48% teme los riesgos de violaciones accidentales de datos causadas por los empleados, ya sea por accidente o por descontento deliberado.

Las mayores preocupaciones de seguridad para las empresas que usan sincronización de archivos y recursos compartidos

Autotask Workplace Soonr ofrece a las empresas una gran cantidad de características de seguridad y certificados. Todo el hardware es propiedad y está administrado por Autotask y ofrecen a los clientes centros de datos auditados GeoA redundantes, nivel 3, SSAE16 (dos por región). Sus centros de datos se configuran utilizando RAID6 y una copia de seguridad reflejada con replicación.

Al contrario de los servicios de almacenamiento en la nube de nivel de consumidor, Autotask no se basa en un entorno de alojamiento compartido, sino que utiliza granjas de servidores en clúster modulares para el equilibrio de carga y la escalabilidad del servicio..

El cifrado es sin duda una de las características más importantes que buscan las empresas, especialmente al pasar de servicios de nivel de consumidor como OneDrive o Dropbox. Autotask Workplace cifra los archivos en tránsito y en reposo, utilizando un cifrado AES de 256 bits.

Para separar aún más entre equipos, usuarios y archivos, hay una clave de cifrado rotativa única para cada archivo individual. Ninguna de las claves se almacena en claro, en cambio, se cifran con una clave maestra y se establece una conexión con la autenticación del servidor basada en el certificado VeriSign.

Por lo tanto, no hay riesgo de que el agente de usuario coopere con ningún servidor que no sea Autotask Workplace Soonr. Una de las fortalezas de Autotask, en nuestra opinión, es la capacidad de controlar los permisos de acceso y configurar políticas de dispositivos a escala global. Cuando un nuevo empleado se une a la empresa, las políticas pueden aplicarse a ese usuario automáticamente y personalizarse aún más si es necesario..

Política de dispositivos móviles - Autotask Soonr

Lista blanca de IP de Autotask

Políticas de contraseña de Autotask para EFSS

Borrado remoto de dispositivos perdidos

Perfiles de políticas de toda la compañía

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Aquí hay una lista de funciones de administración y seguridad que pueden ser relevantes para una empresa:

  • Crear, editar, deshabilitar y eliminar miembros, conexiones, grupos y otros administradores
  • Conjure AD para importar usuarios y grupos
  • Transmitir a los Miembros de pleno derecho el derecho de crear conexiones.
  • Controlar la capacidad de los miembros para crear copias de seguridad privadas
  • Revisar, asignar y administrar la cuota de almacenamiento entre los miembros.
  • Establecer y aplicar políticas de contraseña
  • Establecer políticas de sesión: se utiliza para controlar el ciclo de vida de las sesiones de inicio de sesión
  • Configurar dispositivo móvil & políticas de datos para acceso y uso
  • Configure las políticas de aprobación y borrado de dispositivos móviles
  • Limpieza remota de computadoras o dispositivos móviles específicos
  • Configure puntos de integración con aplicaciones de terceros como Salesforce, Google Docs y Office 365

Esto es solo un resumen de las características de seguridad que ofrece Autotask. Si desea obtener más información, descargue su documento técnico de seguridad donde se enumeran todos los detalles. Aunque ciertamente es impresionante, hay otros proveedores (como Egnyte), que tienen conceptos de seguridad similares..

Sincronización de archivos

La sincronización de archivos es el proceso en el que uno (o varios) archivos y carpetas están disponibles en varios dispositivos. En el sentido más básico, esto sucede mediante la transferencia de archivos y carpetas semilla a la nube, desde donde se distribuirá a los puntos finales de destino a pedido.

El mecanismo central de sincronización de archivos de Autotask Workplace funciona de manera similar a las soluciones de almacenamiento en la nube de nivel de consumidor: una vez que el cliente está instalado en la máquina de destino (puede ser una computadora de escritorio, teléfono inteligente, computadora portátil o servidor), una carpeta está disponible para el usuario que funciona como un centro de sincronización central.

Sincronización de archivos Macintosh con Autotask
Sincronización de archivos a través de la carpeta central en un dispositivo.

Autotask crea una carpeta de sincronización donde se pueden agregar carpetas y archivos. Esos archivos se comparten en todos los dispositivos conectados, sin embargo, las carpetas se pueden excluir de la sincronización para ahorrar espacio.

Autotask Soont Windows Sync

Las carpetas individuales se sincronizan con cada usuario con el que se comparte un proyecto, independientemente del dispositivo utilizado.

Los dispositivos móviles también son compatibles. Los archivos pueden ser favorecidos para acceso sin conexión.

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Todos los archivos o carpetas creados dentro de esa carpeta se transfieren a la nube de Autotask Workplace, por lo que se pueden distribuir a un equipo y otras computadoras con las que se compartió el archivo o carpeta.

A diferencia de otros proveedores de sincronización y uso compartido de archivos, Autotask no limita la cantidad de archivos o los tamaños de archivo que se pueden sincronizar, lo que hace que esta solución sea ideal para empresas y organizaciones que manejan archivos grandes.

Hemos visto que esta solución funciona bien con empresas de arquitectura y agencias de medios, que con frecuencia necesitan distribuir archivos grandes en varias computadoras, múltiples oficinas y equipos..

Uno de los principales problemas cuando se trata con datos sincronizados es lo que realmente se sincroniza con los puntos finales.

Imagine una empresa con 20 empleados, todos trabajando desde un servidor centralizado con más de 200 GB de archivos y carpetas. Ahora, si un nuevo empleado se une a la empresa, ¿se supone que debe sincronizar todos esos datos con su computadora singular? Por un lado, tomaría bastante tiempo y también llenaría su disco duro rápidamente.

Ahí es donde entra en juego la “sincronización selectiva”. La mayoría de las soluciones de sincronización de archivos de nivel de consumidor permiten la sincronización selectiva de archivos DESPUÉS de cavar en menús y configuraciones, si tiene suerte, encontrará opciones para profundizar en subcarpetas.

Lo que nos gustó de Autotask es que los administradores pueden configurar cómo reacciona el cliente cuando hay nuevos proyectos disponibles:

Sincronización selectiva de Autotask

Cuando se crean nuevos proyectos, se pueden sincronizar automáticamente con dispositivos personales, pero Autotask Workplace se puede configurar para que pregunte antes de hacer cualquier cosa o sincronizar todo manualmente. Luego puede profundizar en el nivel de subcarpeta para la sincronización selectiva.

¿Por qué es útil la sincronización selectiva??

Hemos ayudado y trabajado con algunas firmas de abogados que consideran esencial la sincronización selectiva en su trabajo diario: en cualquier momento pueden trabajar con docenas de archivos de casos simultáneamente y sus asociados deben moverse rápidamente entre un tribunal y la firma.

Tener acceso a los archivos de casos en todo momento es crucial, sin embargo, no se necesitan archivos de casos cerrados. Es por eso que pueden estar “no sincronizados”, lo que hace que el trabajo sea más efectivo y eficiente. Sin embargo, si se necesita una referencia de un caso anterior, los empleados simplemente pueden sincronizar esos archivos.

Una cosa importante a tener en cuenta es que una vez que alguien elimina una carpeta de la carpeta de sincronización, se eliminará del disco duro, sin embargo, Autotask Workplace Soonr aún conserva una copia de esa carpeta en la nube.

Los archivos y las carpetas solo se pueden eliminar permanentemente de la interfaz web.

Si tiene una gran cantidad de archivos que deben sincronizarse, Autotask utiliza una función llamada sincronización LAN, donde los archivos se sincronizarán rápidamente en las computadoras ubicadas en la misma red. Lo que ayuda a lanzar rápidamente nuevos empleados, dándoles acceso a archivos cruciales.

Eliminar permanentemente las carpetas de la nube.

Compartición de archivos

El intercambio de archivos es la esencia de cualquier producto de sincronización y uso compartido de archivos empresariales. Permite a las empresas trabajar de una manera más efectiva, mediante la distribución de archivos entre cualquier número de personas. Las empresas que manejan archivos grandes habrán experimentado una serie de problemas, tales como:

  • Cómo enviar archivos grandes por correo electrónico a clientes
  • Cómo asegurarse de que el personal de la empresa esté trabajando con la versión correcta de un archivo
  • Cómo administrar actualizaciones para proyectos más grandes cuando hay más personas involucradas
  • Cómo administrar grandes proyectos y archivos en tres o más oficinas

Todos los escenarios descritos anteriormente requieren compartir archivos. Con Autotask Workplace, hay dos formas básicas de compartir archivos de un proyecto:

Creación de enlaces públicos

La creación de un enlace público para un proyecto permite compartir un archivo o carpeta con clientes o compañeros de trabajo que no forman parte de un equipo central (lo que significa que no tienen una cuenta en Autotask Workplace).

Esta función está diseñada específicamente para enviar un archivo o contrato rápido a los clientes por correo electrónico. Autotask no limita el tamaño de un archivo o carpeta, por lo que se puede enviar cualquier archivo. Hemos probado esto con éxito con archivos de video en bruto de 5 GB y grandes archivos de Photoshop.

Al crear un enlace público, Autotask Soonr ofrece al usuario muchas opciones de seguridad e incluso permite a los clientes la capacidad de cargar o modificar archivos desde un enlace público. Si la casilla de verificación “Habilitar carga” está marcada, se le presentará a un cliente una interfaz que le permite ver la estructura de la carpeta y cargar o descargar archivos.

Crear enlaces públicos desde el escritorio
Se pueden crear enlaces públicos para que cualquier persona con el enlace pueda acceder a un archivo o carpeta.

Para mejorar aún más la seguridad, elija una contraseña personalizada de archivo o carpeta, seleccione cuántas veces se puede descargar un archivo y elimine el enlace público después de una fecha específica. Los enlaces públicos se pueden crear desde la interfaz web, dentro de la estructura estándar de archivos / carpetas del sistema operativo (a través del menú contextual) o desde una aplicación móvil.

Una característica interesante que no hemos visto en muchas otras soluciones EFSS es la capacidad de convertir un archivo al formato PDF (esto se aplica a presentaciones, documentos, hojas de cálculo e incluso archivos Photoshop.psd).

Habitación privada compartida

También puede compartir un archivo o carpeta con su equipo (es decir, todas las personas con una licencia AWP Soonr que están conectadas como miembros del equipo). Veremos más detalles sobre esta función en la sección “Colaboración” de esta revisión..

Acceso a archivos

Para cualquier empresa, un proveedor de EFSS necesita traer una variedad de tipos de acceso a la tabla, para que pueda integrarse en el flujo de trabajo de la empresa y la jerarquía de archivos actual.

Si bien el acceso web y móvil es bastante estándar en estos días, debe asegurarse de que una solución EFSS también pueda ofrecer integraciones para WebDAV u otros protocolos. Determine qué tipos de acceso son críticos para su empresa, luego elija un proveedor en consecuencia.

Autotask Workplace proporciona una variedad de tipos de acceso a archivos:

Acceso web

Se puede acceder a cualquier archivo o carpeta a través del panel web si está conectado con un nombre de usuario y contraseña correspondientes.

De hecho, puede administrar un equipo completo a través de la interfaz web, como otorgar o revocar derechos de acceso, eliminar, agregar o modificar archivos y mover archivos a subcarpetas. La búsqueda de archivos está disponible, aunque solo busca nombres de archivos, lo que limita el alcance de las búsquedas.

Nos hubiera gustado ver la búsqueda de metadatos o el etiquetado de archivos.

Los usuarios pueden obtener una vista previa de los archivos a través de la aplicación web y Autotask maneja bien muchos tipos de archivos. Nos entristeció un poco ver que los archivos de Photoshop no podían mostrar una vista previa renderizada, y esperamos ver esa característica en futuras adiciones al software.

Office, PDF y archivos de imagen se renderizan bien, pero no sorprende aquí. Para eso es que la mayoría de las corporaciones lo usarán.

Acceso local a través de la sincronización de archivos

Autotask puede sincronizar archivos a una computadora desde la nube, por lo que se pueden editar, ver o eliminar sin conexión. Cualquier archivo o carpeta modificado se carga en la nube y se hará visible para todos aquellos con quienes la carpeta o archivo se comparte actualmente.

Acceso móvil

Se puede acceder a todos los archivos sincronizados a través de un dispositivo móvil. A través de favoritos, los archivos pueden estar disponibles para editarlos sin conexión en un teléfono móvil y cargarse / sincronizarse una vez que haya una conexión de red.

La aplicación móvil Soonr Workplace para iOS y Android puede crear una nueva:

  • Garabato (anotación)
  • Documento (Word)
  • Hoja de cálculo (Excel)
  • Presentación (PowerPoint)
  • Nota (texto)
  • Foto
  • Vídeo

Para guardar en la nube de Soonr y sincronizar con todos sus dispositivos.

WebDAV

Si necesita acceder a carpetas personales en la nube en una computadora, pero no desea o no puede sincronizar archivos localmente, conéctese a través del protocolo WebDAV que permite una conexión a Autotask Workplace Soonr como unidad.

Tenga en cuenta que WebDAV es un protocolo bastante desactualizado y no recomendamos su uso en un entorno empresarial productivo.

Acceda a archivos a través de la unidad WebDav

Colaboración

La colaboración está en el corazón de cualquier software de sincronización y uso compartido de archivos empresariales. Autotask Workplace Soonr no es una excepción. Como se vio en capítulos anteriores, Autotask utiliza varios métodos de colaboración..

En este capítulo, abordaremos la colaboración en equipo. En el capítulo “Uso compartido de archivos”, hemos visto cómo colaborar con personas externas a través de la función “Compartir enlace público”.

Ahora, veremos más de cerca la colaboración dentro de una empresa. No importa si la organización tiene solo una oficina, donde las personas colaboran en el mismo edificio o espacio de oficina, o si los empleados se extienden por diferentes continentes.

Para comenzar a compartir un proyecto, puede elegir una carpeta de una computadora dentro de la carpeta sincronizada a través del menú contextual o a través de la web o el cliente móvil. Los controles y las características de seguridad son los mismos, sin importar el método..

Sin embargo, si un proyecto se comparte a través del escritorio, debe dar acceso a esa carpeta mediante la interfaz web. Encontramos esto un poco confuso y nos hubiera gustado ver una integración perfecta del intercambio de proyectos en todos los puntos de acceso.

El uso compartido en la Web brinda potentes controles de administrador sobre una carpeta compartida, por lo que controlar quién ve lo que hay dentro de una carpeta es muy intuitivo. Puede elegir entre las siguientes opciones:

  • Acceso completo – un miembro del equipo invitado puede hacer prácticamente cualquier cosa con el contenido de la carpeta.
  • Crear y modificar – una persona invitada puede crear nuevos subproyectos y modificar archivos.
  • Modificar – un usuario puede modificar archivos pero no crear nuevas carpetas.
  • Solo lectura – un usuario invitado puede leer el contenido de una carpeta pero no escribir nada en ella.

Además, el administrador puede establecer si un usuario invitado puede volver a compartir carpetas y crear enlaces públicos, que está deshabilitado de forma predeterminada.

Esta característica es lo que diferencia a Autotask de otras soluciones, como Dropbox, donde es un enfoque de todo o nada. Invitar a los usuarios a una carpeta significa darles el derecho de volver a compartirla con quien quieran.

Al colaborar con muchos usuarios dentro del mismo proyecto, pronto se vuelve muy difícil supervisar quién está editando un archivo y determinar cuál es la versión correcta. Por lo tanto, una característica que nos gustó especialmente fue el bloqueo de archivos durante el proceso de edición.

Una vez que un archivo está bloqueado, nadie en el equipo puede editarlo, hasta que el administrador lo desbloquee. La función de bloqueo proporciona claridad y ahorra tiempo al examinar archivos, incluso más frescos, los archivos se pueden bloquear desde la interfaz web o la aplicación de escritorio.

Todos los archivos bloqueados están marcados con un símbolo de bloqueo.

Si alguien en un equipo guarda o elimina un archivo incorrectamente, la función de control de versiones de Autotask entra en juego, ya que almacena una cantidad ilimitada de versiones de archivo por un período de seis meses.

Autotask Workplace tiene un sistema de comentarios incorporado, que permite a los usuarios compartir pensamientos e informes de estado mientras los adjunta directamente a un proyecto o archivo. Las notificaciones de comentarios pueden enviarse por correo electrónico o mensaje de texto..

Una pregunta particular que vemos mucho es:

¿Necesito sincronizar todo lo que tengo con la nube?

La respuesta simple es no. Cuando se crea un proyecto, Autotask Workplace le preguntará al usuario si el proyecto debe sincronizarse con todas las computadoras y dispositivos o no..

Además, un usuario puede controlar qué dispositivos específicos se sincronizarán con una carpeta. Por ejemplo, está trabajando en tres máquinas diferentes:

  • Puesto de trabajo de oficina
  • Ordenador de trabajo
  • Laptop personal

Por supuesto, la transferencia de archivos comerciales a una computadora portátil personal tendrá un costo enorme en el pequeño disco duro de una PC, por lo que solo puede elegir los documentos más importantes para llevar localmente, que es donde la sincronización selectiva salva el día.

Cuando revisamos un proveedor de EFSS, observamos los tipos y la variedad de integraciones para la edición de documentos, ya que las grandes corporaciones se ocupan de miles (si no cientos de miles) de documentos. Es por eso que proporcionar edición móvil y acceso fácil a esos documentos es una característica crucial en cualquier servicio EFSS legítimo.

Autotask proporciona edición de archivos a través de un navegador web y su aplicación móvil (más sobre eso en nuestra sección “Acceso móvil”). Puede elegir entre editar documentos a través de:

  • Google Docs
  • OneDrive
  • Oficina 365

O simplemente abra una aplicación en su dispositivo personal. Las ediciones de archivos se guardan y se hacen visibles al instante para todos los miembros del proyecto. Después de guardar un archivo, se crea una nueva versión, ahora puede volver a cualquier estado de ese archivo en los últimos seis meses.

Acceso móvil

La movilidad es una parte crucial de cómo funcionan las empresas en el mundo de hoy.

Según un informe de investigación de ESNA, más del 20% de la fuerza de trabajo global teletrabaja, gracias a dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas. No hace falta decir que los usuarios en estos días quieren llevar todos sus archivos críticos con ellos en todo momento.

El acceso a una presentación de PowerPoint en el aeropuerto tiene muchos beneficios. Los cambios pueden realizarse instantáneamente y sincronizarse con un equipo global, ya que los vendedores trabajan en colaboración en la presentación de un cliente, sin importar en qué parte del mundo se encuentren..

Autotask Workplace toma en serio la seguridad de la administración de dispositivos móviles, presentando una experiencia móvil sin fricciones a través de sus aplicaciones de Android, iOS y Blackberry. Los usuarios pueden acceder a proyectos, archivos y carpetas compartidos a través de la aplicación móvil, como si navegaran por los mismos archivos en una computadora de escritorio.

Si bien las aplicaciones móviles funcionan bien, a veces las encontramos un poco torpes y las características más interesantes generalmente están ocultas por la interfaz de usuario. Pero con la práctica, uno debería poder encontrar todas las herramientas de edición relacionadas. Por ejemplo, resaltar o dibujar algo dentro de un documento o presentación es fácil e intuitivo, como puede ver en esta demostración:

Uno de los principales riesgos a los que se enfrentan las empresas cuando se roba o pierde un dispositivo es la exposición de datos cruciales a terceros no autorizados. Muchas soluciones EFSS han introducido la función “Limpieza remota”, donde un administrador puede eliminar todos los archivos relacionados de forma remota, sin tener que acceder al dispositivo físico.

Autotask no es una excepción. En el panel de administración, simplemente seleccione el dispositivo que desea eliminar y ya no tendrá acceso a las carpetas compartidas y sincronizadas.

Una característica que no hemos visto en otros proveedores de sincronización y uso compartido de archivos empresariales es la capacidad de acceder al archivo de una computadora a través de un dispositivo móvil. Para disfrutar de este beneficio, debe habilitarse específicamente en la aplicación Soonr.

Esta característica es útil si se olvida un archivo importante en la oficina, pero es necesario para una presentación fuera del sitio. Como se ve en la sección de seguridad, los usuarios pueden configurar una gran cantidad de políticas de seguridad (en dispositivos móviles) como:

  • Desactiva la edición de documentos por dispositivo móvil en un equipo
  • Hacer cumplir la autenticación cuando se usa un dispositivo móvil
  • No permitir la exportación de archivos móviles para mejorar la seguridad de archivos confidenciales

En general, desde la perspectiva del usuario final, encontramos la experiencia móvil agradable. Funciona como esperarías que funcione cualquier aplicación de grado de consumidor.

Lo que hace que sea muy probable que una fuerza laboral lo adopte rápidamente e incluso lo prefiera a alternativas como Dropbox (debido a las capacidades de edición avanzadas). Para los administradores, encontramos que las características de la política de seguridad y dispositivos están un poco ocultas en los menús contextuales, donde pueden pasarse por alto fácilmente.

Dispositivo móvil de bloqueo de archivos
Bloqueo de un archivo mientras se edita en un dispositivo móvil.

Bloquear un archivo mientras trabaja en un dispositivo móvil.

Las presentaciones de PowerPoint se pueden editar sobre la marcha para cambios rápidos.

Los archivos favoritos se pueden descargar para acceder sin conexión.

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Respaldo en la nube

Tiende a haber mucha confusión en el espacio de almacenamiento en la nube del consumidor sobre la diferencia entre una sincronización de archivos y un servicio de respaldo en la nube. Aquí en Cloudwards.net, siempre enfatizamos que la sincronización de archivos no es una copia de seguridad.

Ahora, hay algunos servicios que hacen ambas cosas, sincronización y respaldo, una tendencia que los proveedores empresariales también están adoptando lentamente. Es por eso que nos alegramos de encontrar una función de copia de seguridad en la nube dedicada dentro de la aplicación Autotask Workplace Soonr, que nos permitió elegir cualquier archivo o carpeta y guardarlo en una pila de copia de seguridad separada.

Autotask Cloud Backups

Si bien esa copia de seguridad contará para una cuota general, es completamente independiente de sus proyectos sincronizados y debe tratarse de esa manera. Recomendamos configurarlo para sus archivos comerciales más cruciales, para que su negocio pueda volver a funcionar, después de una falla del disco duro o una catástrofe similar.

En el menú de configuración, es posible seleccionar cuándo sincronizar y hacer una copia de seguridad (o hacer ambas cosas), dependiendo de la conexión a Internet o de la red en uso. Cuando el único punto de acceso disponible es la débil conexión Wi-Fi del aeropuerto, las copias de seguridad se pueden deshabilitar y puede elegir sincronizar solo los archivos de proyecto cruciales.

Las velocidades de respaldo y sincronización tuvieron un excelente desempeño en nuestras pruebas. Enfrentamos a Autotask con los siguientes servicios principales de almacenamiento en la nube:

  • iCloud (enlace de YouTube)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazonas

Aquí están nuestros resultados:

Comparación de velocidad de almacenamiento en la nube

Probamos con archivos grandes y miles de archivos más pequeños, para determinar cómo Autotask maneja tipos y tamaños de archivos variables.

Si esperaba una aplicación de respaldo de calibre Crashplan o IDrive, esté preparado para la decepción. Si bien se pueden excluir ciertos archivos o carpetas, no hay características de programación o la capacidad de crear conjuntos de copias de seguridad para ciertos tipos de contenido, que se respaldan con mayor frecuencia.

Informes & Revisión de cuentas

Una vez que una empresa u organización está creciendo, es difícil hacer un seguimiento de quién tiene acceso a los archivos y datos en los servidores de la empresa. Las empresas siguen agregando y eliminando el acceso de los empleados a los archivos a escala global, por lo que tiene que haber una manera de controlar el acceso de datos.

Autotask Workplace permite a los administradores crear informes personalizados por tipo de evento, además, los dispositivos y usuarios pueden generar informes por igual.

Esto es útil si una empresa necesita dejar ir a un empleado y verificar a qué archivos tuvo acceso esa persona en la última semana o mes. Los administradores también pueden ver qué archivos han sido compartidos, accedidos, editados y ordenados por fecha o usuario, para que nada se pierda.

Esto proporciona a un administrador el máximo control sobre los datos de la empresa y los informes se pueden archivar para fines de monitoreo interno.

Informes de dispositivos de Autotask Soonr

Informes y estadísticas de Autotask Workplace Team

Nivel de archivo de informes de Autotask

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Veredicto final & Recomendación

Si se ha quedado con nosotros a través de esta revisión de 5,000 palabras, ¡felicidades! Ahora no solo sabe lo que es importante al elegir una solución EFSS, sino que también tiene una buena visión general de cómo Autotask Workplace Soonr ayuda a una organización o empresa con la sincronización de archivos en múltiples dispositivos y equipos móviles.

Nos gustaría enfatizar los peligros del uso de soluciones de sincronización de archivos en la nube de nivel de consumidor en una gran organización. Si bien pueden ser más baratos, los servicios de nivel de consumidor conllevan riesgos de seguridad, como la falta de encriptación y poco control sobre los permisos para compartir.

Autotask Workplace puede ayudar a una organización a crecer al proporcionar formas seguras y fáciles de agregar usuarios, miembros del equipo, controlar permisos y crear nuevos proyectos. Si bien Autotask permite un control técnico en profundidad, no se necesita un departamento de TI para administrar la aplicación.

Creemos que han hecho un buen trabajo al crear una solución integral teniendo en cuenta al usuario final de nivel empresarial. Las aplicaciones de iOS sin duda obtuvieron el mayor cariño de los desarrolladores de Autotask, ya que ofrece una experiencia mucho mejor y más funciones en comparación con la aplicación de Android.

Si está buscando un software de administración de proyectos que pueda establecer fechas límite para archivos y carpetas específicos, asigne tareas a las personas en una organización, brinde recordatorios de fechas límite perdidas, considere buscar en otro lado.

Para la mayoría de las empresas promedio, las características de comentarios proporcionadas por Autotask son suficientes.

Hoy en día, hay muchos proveedores de Sincronización de archivos empresariales y Compartir en el mercado. Autotask Workplace es sin duda uno de los servicios que lidera el paquete, junto con:

  • Egnyte
  • Sincronicidad
  • Grupo

Si está interesado, programe una demostración personal para su negocio con nosotros hoy.

Kim Martin Administrator
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