Revisión de Syncplicity – Actualizado 2020

Revisión de Syncplicity

Syncplicity hace un gran trabajo al administrar usuarios, asegurar archivos y sincronizarlos, marcando todas las casillas principales de una solución EFSS. Sin embargo, el almacenamiento es un poco bajo y la integración de terceros decepciona. Lea nuestra revisión completa de Syncplicity para conocer todos los detalles de este excelente proveedor.


Mejor EFSS

Axway es una empresa dedicada a integrar y conectar dispositivos y, por extensión, a mejorar la colaboración empresarial y de equipo. Por eso, no es de extrañar que se haya ramificado en el territorio de los servicios de almacenamiento en la nube con Syncplicity. Esta revisión de Syncplicity le dará detalles sobre lo que hace bien y lo que no..

Syncplicity no es la mejor solución de EFSS con la que nos encontramos, pero es una opción asequible con excelentes funciones de administración de usuarios, sincronización potente y características de seguridad sólidas. Sin embargo, no tiene una gran biblioteca de integraciones de aplicaciones, que es algo que esperaríamos de una solución EFSS. Tampoco proporciona mucho espacio de almacenamiento con su plan “comercial”.

Sin embargo, si cree que Syncplicity podría ser la solución adecuada para usted, quédese con nosotros a medida que avancemos en más detalles para ayudarlo a decidir.

Fortalezas & Debilidades

Alternativas para la sincronización

Precios

Syncplicity tiene cuatro planes disponibles, pero hay dos opciones dentro del plan “personal”, que está destinado a usuarios individuales. Su edición gratuita le ofrece 10GB, mientras que la versión paga le otorga 100GB por $ 5 por mes por usuario, cuando paga con un año de anticipación.

Dicho esto, el plan “personal” de 100 GB está muy lejos de lo que ofrecen los servicios de la competencia por un precio similar. Por ejemplo, puede obtener 500GB con Sync.com por $ 4 por mes, pagados anualmente. Si desea obtener más información al respecto, lea nuestra reseña de Sync.com.

Sin embargo, además del espacio de almacenamiento mediocre, el plan “personal” de Syncplicity le permite cargar archivos de cualquier tamaño, conectar una cantidad ilimitada de dispositivos, utilizar versiones de archivos, integrarse con Office 365 y tener colaboradores externos ilimitados.

El próximo plan, “negocio”, está dirigido a, bueno, pequeñas empresas, por lo que requiere que compre al menos tres licencias. Dicho esto, el precio sigue siendo de $ 5 por mes por usuario, pagado anualmente. El plan le proporciona 300 GB de espacio de almacenamiento para todos los usuarios, más 5 GB adicionales para cada usuario, lo que no es mucho, especialmente si tiene muchos de ellos.. 

Por el mismo precio, OneDrive for Business le ofrece 1 TB por usuario. Si eso le parece atractivo, puede obtener más información en nuestra revisión de OneDrive para la Empresa.

Además de todas las características del plan “personal”, el plan “comercial” le brinda acceso a políticas de seguridad basadas en grupos y usuarios, además de “syncdrive”, un reemplazo moderno para compartir archivos. Esas son las únicas características nuevas que obtienes, pero el tercer plan, “empresa”, agrega más. 

Las características adicionales con “empresa” incluyen Active Directory de Microsoft, integración de inicio de sesión único (SSO), eliminación remota de dispositivos, integración con herramientas de prevención de pérdida de datos, claves de cifrado administradas por el cliente, soporte premium 24/7 con chat en vivo durante el horario comercial , almacenamiento en la nube pública en los EE. UU. o en la UE, almacenamiento en la nube privada con AWS, Azure o Google Cloud, y más.

Si no está familiarizado con estos servicios, puede obtener más información sobre ellos en nuestra revisión separada de Amazon S3, revisión de Google Cloud y revisión de Microsoft Azure.

Para el plan “empresarial”, debe ponerse en contacto con Syncplicity para obtener información sobre precios y almacenamiento. Requiere que tengas al menos 25 usuarios.

También hay otro plan, “EE. UU. gobierno “, que está dirigido a agencias locales, estatales y federales. También requiere que tenga al menos 25 usuarios, pero a diferencia del plan “empresarial”, no puede usar enlaces compartidos seguros. Sin embargo, está preparado para FedRAMP y le permite usar una nube certificada con él..

También es de destacar la “bóveda de almacenamiento” en las instalaciones de Syncplicity, que le permite almacenar contenido en una nube híbrida que consiste en almacenamiento en la nube pública fuera de las instalaciones o almacenamiento en las instalaciones. Está disponible para la “empresa” y “EE. UU. planes del gobierno.

Experiencia de usuario

Antes de cargar sus archivos a Syncplicity, debe descargar e instalar el cliente en su dispositivo. El cliente de escritorio de Syncplicity está disponible para Windows y MacOS, mientras que los clientes móviles están disponibles para Android e iOS.

synplicity-desktop-client

Después de instalar el cliente de escritorio, crea una carpeta de archivos Syncplicity. De manera predeterminada, los archivos que coloque en esta carpeta se almacenarán en su disco duro y se replicarán en la nube. 

Esta carpeta se denomina comúnmente “carpeta de sincronización”. El cliente de escritorio también tiene un icono de bandeja de sistema, y ​​esta configuración es la forma en que funcionan la mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube en la actualidad. Hablaremos más sobre cómo funciona esto en la sección “sincronización”.

El cliente de escritorio es simple y fácil de usar. Tiene algunas configuraciones adicionales que puede ajustar, pero no es mucho más útil que simplemente ir a su carpeta de sincronización. Para obtener una descripción general adicional de su cuenta, deberá utilizar el portal web Syncplicity.

synplicity-web-client

El cliente web no se siente tan moderno como algunos de los otros en el mercado, ya que el diseño parece un cruce extraño entre principios de la década de 2000 y las tendencias de diseño moderno.. 

Tiene la navegación estándar de “ruta de exploración”, pero falta la barra lateral de navegación común y los enlaces están en la parte superior. Esto no es un inconveniente serio, pero esta configuración es menos intuitiva.

Dicho esto, los enlaces en la parte superior te permiten navegar entre tu actividad, archivos, enlaces compartidos, página de instalación, configuración de cuenta y administrador.

A continuación se muestra el panel central que, de forma predeterminada, muestra las políticas de administración en la vista de administrador. Si cambia a “archivos”, el centro mostrará su contenido. Hay mucho espacio negativo y la combinación de colores es agradable..

En la parte superior de su contenido, puede ver acciones que le permiten crear una nueva carpeta, mostrar elementos eliminados e ingresar al modo de edición. Sin embargo, no hay ningún botón que te permita crear nuevos archivos. 

Seleccionar contenido también se comporta de manera extraña porque solo puede hacer clic con el botón izquierdo en una carpeta o archivo, en lugar de hacer clic en una casilla de verificación. Sin embargo, si presiona el botón “modo de edición”, aparece una casilla de verificación. En general, el cliente web no es difícil de usar, pero necesita actualización y pulido.

Si necesita ser productivo en el camino, lo cual es cierto para muchos propietarios de negocios, puede acceder a todo su contenido en la nube desde su dispositivo móvil descargando la aplicación Syncplicity. 

synplicity-mobile-client

A diferencia del cliente web, la aplicación se siente moderna e intuitiva. Puede navegar fácilmente por sus carpetas, gracias a una barra lateral que le permite moverse rápidamente entre ellas.. 

También hay un botón “más”, que le permite crear documentos, incluidos Word, Excel y PowerPoint. El botón también le permite grabar audio, capturar fotos y videos, y cargar archivos, fotos y videos.

La aplicación también le permite editar archivos de Microsoft Office. Puede etiquetar archivos para usarlos sin conexión, obtener una vista previa de su actividad, revisar sus enlaces compartidos y obtener un breve resumen de su cuenta.

Gestión de usuarios

Como muchas otras soluciones, la consola de administración de Syncplicity le permite ejercer control sobre sus colaboradores y su configuración de almacenamiento en la nube. La consola se divide en pestañas correspondientes a diferentes usos..  

políticas de sincronicidad

“Políticas” es la pestaña predeterminada, que le permite crear políticas de grupo, para que pueda controlar varios aspectos de la seguridad, la colaboración y la instalación del cliente. Algunas de las opciones que puede modificar son “borrado remoto”, uso compartido, Active Directory y aplicaciones web.

Una vez que defina una política, puede asignarla a un grupo, pero no hay forma de crear un grupo en el mismo paso, lo que sería útil..

synplicity-add-users

Para crear un grupo, debe navegar a la pestaña “grupos”, pero primero debe agregar usuarios. Puede hacerlo desde la pestaña “cuentas de usuario”, siempre que tenga suficientes licencias abiertas. Desde esa pestaña, puede enviar invitaciones por correo electrónico a sus colaboradores y asignar personas a uno de los cinco roles:

  • Usuario: no puede realizar ninguna acción administrativa
  • Administrador de soporte: algunas acciones administrativas, incluida la gestión de usuarios, carpetas y dispositivos
  • Administrador de eDiscovery: suplantación de un usuario y acceso de solo lectura
  • Administrador global: acceso completo a todas las acciones administrativas
  • Usuario API: solo para acceso a la API

synplicity-manage-groups

Después de invitar a los usuarios, puede asignarlos a un grupo, o puede ir a la pestaña “grupos” y asignarlos desde allí.

Otro aspecto clave de la administración del almacenamiento es la generación de informes. Puede hacerlo desde la pestaña “informes”, que le permite especificar auditorías dirigidas a usuarios específicos, carpetas, archivos, tipos de archivos y más. 

Sin embargo, a diferencia de la competencia, Syncplicity genera sus informes en archivos que primero debe colocar en su almacenamiento en la nube o en una carpeta local antes de poder abrirlos manualmente. Si desea informes más fáciles de usar, debería considerar probar Egnyte Connect. Puede obtener más información al respecto en nuestra revisión de Egnyte Connect.

La pestaña “dispositivo” le permite ver todos los dispositivos conectados a su espacio de almacenamiento en la nube, eliminar el acceso al dispositivo y borrar de forma remota el contenido sincronizado.

Otra pestaña interesante es el “panel”, que muestra cuántas licencias ha activado, junto con el espacio de almacenamiento restante y el historial de consumo..

En general, Syncplicity tiene amplias opciones de administración de usuarios que no ofrecen muchas opciones EFSS más costosas.

Carpeta & Compartición de archivos

synplicity-folder-sharing

Puede compartir carpetas con colaboradores de forma individual por correo electrónico. Al invitar, puede otorgar permisos de “lectura” o “editor”, y los invitados no necesitan tener asientos asignados en su cuenta de Syncplicity. Tenga en cuenta que los colaboradores existentes pueden acceder a las carpetas de forma predeterminada si el acceso a la carpeta se ha asignado a su grupo.

synplicity-link-sharing

No está restringido a compartir solo carpetas. También puede invitar a otros a ver archivos específicos generando un enlace URL adjunto a ese archivo. Además, puede copiar y pegar manualmente el enlace o enviarlo por correo electrónico a través del portal web. También hay opciones para establecer una fecha de caducidad y proteger con contraseña el enlace. La aplicación de escritorio también te permite compartir archivos y carpetas.

Además, los desarrolladores incluyeron una pestaña de “enlaces compartidos” en el portal web. Le permite ver rápidamente lo que ha compartido con otros y lo que otros han compartido con usted. Además, puedes ver tus enlaces caducados.

Sincronización

Para realizar la sincronización de archivos, Syncplicity utiliza una carpeta de sincronización para conectar su computadora a la nube. Esta carpeta de sincronización se parece a una carpeta normal del sistema de archivos, pero tiene un giro especial.

synplicity-sync-folder

La carpeta de sincronización le permite replicar archivos desde su dispositivo al espacio de almacenamiento en la nube de Syncplicity y cualquier otro dispositivo sincronizado con él. Con esto en juego, sus colaboradores pueden trabajar en el mismo archivo casi en tiempo real. 

Eso depende de sus velocidades de sincronización, que dependen de qué tan cerca esté de un servidor en la nube y de su ancho de banda de conexión. Probamos las velocidades de transferencia de Syncplicity usando una carpeta de prueba comprimida de 1GB. La transferencia se completó en un par de minutos más de lo que esperábamos, lo que sigue siendo un buen resultado.. 

Dicho esto, las cargas posteriores no son tan rápidas como podrían ser debido a que el servicio no proporciona copia de archivos a nivel de bloque, que volvería a sincronizar solo las partes de los archivos que cambian, en lugar de todo el archivo.

Si necesita transferencias a nivel de bloque, debe probar Dropbox for Business. Puede obtener más información sobre sus capacidades de sincronización y sus otras características en nuestra revisión de Dropbox Business. 

Sin embargo, Syncplicity proporciona una característica llamada “sincronización selectiva”, que le permite desactivar la sincronización para ciertas carpetas. Esto significa que estas carpetas se almacenan solo en la nube, lo que reduce la carga en su disco duro.

Hay otra función que le permite sincronizar cualquier carpeta en su disco duro, no solo su carpeta de sincronización. Para hacerlo, debe navegar a la carpeta que desea sincronizar, hacer clic con el botón derecho y seleccionar “agregar a Syncplicity” en el menú “Syncplicity”. De manera similar, puede desactivar la sincronización o previsualizar el archivo en línea.

Finalmente, Syncplicity tiene una característica llamada “SyncDrive”, que le permite previsualizar y acceder a su contenido desde la nube, sin la necesidad de sincronizarlo con su computadora y ocupar un valioso espacio en el disco duro. También puede etiquetar el contenido como “favorito” para que pueda acceder a él cuando esté desconectado.

Herramientas de productividad

Las herramientas de productividad son importantes porque ayudan a las pequeñas y grandes empresas a mejorar la colaboración remota de sus empleados. Por esa razón, los servicios a menudo ofrecen aplicaciones nativas y de terceros. Sin embargo, Syncplicity no proporciona muchas integraciones.

aplicaciones de sincronización

Syncplicity se integra con Office 365 y Office Online, junto con el Active Directory de Microsoft. Además, Syncplicity puede conectarse a soluciones de prevención de pérdida de datos. Además, puede encontrar varias integraciones para Syncplicity en el mercado de aplicaciones Axway. 

Las características del mercado incluyen integraciones con Jira, Confluence, OneNote, Microsoft Teams, Axway Secure Transport, Adobe Sign y Syncplicity para Chrome. 

Además, un representante de Syncplicity nos notificó que hay varias otras integraciones, como Okta, disponibles sin ninguna integración específica. Solo requieren alguna configuración, que se describe en la documentación del producto. 

Sin embargo, si no desea meterse con la configuración y desea una biblioteca más grande de aplicaciones, considere usar Egnyte Connect, Dropbox Business o Box. Puede obtener más información sobre Box en nuestra revisión de Box.

Seguridad

La seguridad en la nube es importante si está trasladando sus datos comerciales a la nube. Syncplicity tiene todas las características que normalmente nos gusta ver.

Syncplicity asegura sus datos en reposo mediante el cifrado AES de 256 bits, donde cada archivo se cifra con una clave separada. Además, el protocolo TLS protege los datos en tránsito. Syncplicity también le permite almacenar contenido en su propio centro de datos, lo que significa que puede decidir quién tiene acceso a él.. 

También puede elegir usar su propia clave privada. En este caso, Syncplicity vuelve a cifrar cada archivo con la clave especificada por el usuario. Se necesita algo de trabajo, pero Syncplicity le brinda las condiciones para garantizar que sus datos estén protegidos por encriptación privada o, como a veces se le llama, conocimiento cero. 

Es una gran adición, teniendo en cuenta que muchos servicios no proporcionan cifrado privado nativo. Muchos se integran con Boxcryptor, lo que significa que no necesita tener un centro de datos para disfrutar de conocimiento cero. Si quieres eso, considera darle una oportunidad a Box. Además de Boxcryptor, Box tiene su propia característica nativa que brinda a los usuarios la capacidad de administrar sus claves.

Además, Syncplicity ofrece autenticación StorageVault, que actúa como una capa adicional de protección, que requiere autenticación del usuario cuando acceden a los documentos.

synplicity-contraseña-fuerza

El cifrado no lo protegerá contra los ataques de fuerza bruta destinados a descifrar su contraseña. Sin embargo, crear una contraseña segura lo hará, y puede asegurarse de que sus usuarios cumplan ciertos requisitos a través de la configuración de la política de contraseña. Esta configuración le permite ajustar los requisitos para los usuarios administradores, pero no para los usuarios normales, lo cual es extraño..

Syncplicity también es compatible con Active Directory de Microsoft y el inicio de sesión único LDAP (SSO), lo que le permite iniciar sesión en múltiples sistemas tecnológicos con el mismo nombre de usuario y contraseña. Eso le permite llegar a su trabajo más rápido, sin tener que pensar qué credenciales van a dónde.

Si habilita SSO, también puede implementar la autenticación de dos factores, lo que ayuda a proteger sus credenciales de inicio de sesión. Lo hace al exigirle que ingrese un código especial que recibe por SMS al iniciar sesión desde un dispositivo desconocido. Permitir la autenticación de dos factores y crear una contraseña segura es una excelente manera de proteger su información de inicio de sesión.

Para asegurar aún más su almacenamiento en la nube, puede ordenar que los administradores solo puedan acceder a él desde una lista de direcciones IP especificadas. Esa es una buena adición y una característica que no ves con la mayoría de los otros servicios. 

De manera similar, puede definir qué medidas debe tomar Syncplicity cuando detecta el uso concurrente de un dispositivo desde múltiples ubicaciones (lo que indica una infracción):

  • Apagado: no deshabilita la cuenta del usuario ni le notifica
  • Respuesta detective: no deshabilita la cuenta pero envía un correo electrónico a los administradores y, opcionalmente, al usuario afectado
  • Respuesta preventiva: bloquea las transacciones del usuario, deshabilita la cuenta afectada y envía un correo electrónico al usuario y al administrador

Como dijimos, Syncplicity le permite realizar un borrado remoto de sus dispositivos, lo que significa que no tiene que preocuparse si se pierden o son robados..

Por último, los centros de datos de Syncplicity están auditados en SOC1 y SOC 2, lo que significa que ofrecen controles adecuados sobre la información financiera, así como seguridad, confidencialidad y disponibilidad adecuadas..

Apoyo

soporte de simplicidad

Cuando encuentre un problema, su primera parada debería ser el portal de soporte de Syncplicity, al que puede acceder utilizando el enlace de “soporte” en el pie de página del cliente web. Tiene una sección para usuarios habituales y para usuarios de “TI”, que es útil si desea evitar los artículos más técnicos. Si no puede encontrar una respuesta, puede usar la barra de búsqueda para buscarla..

Además, existe la “Universidad Syncplicity”, una sección de soporte que proporciona videos breves y útiles y consejos rápidos para familiarizarse con Syncplicity.

Si la base de conocimiento no ayuda, puede ponerse en contacto con el soporte, pero los canales disponibles dependen de sus planes de precios. De hecho, si tiene una cuenta “personal” o “comercial”, está restringido el soporte por correo electrónico. 

La “empresa” y los “EE. UU. Sin embargo, los planes del gobierno tienen acceso a soporte “premium 24/7” y soporte de chat en vivo durante el horario comercial. Los clientes “empresariales” también obtienen un administrador de éxito de clientes dedicado, que puede ayudarlos con la implementación.

El soporte de chat está disponible en la página de administración de Syncplicity. Si prefiere hablar con alguien, puede contactar al soporte técnico por teléfono. La asistencia telefónica está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, y tiene líneas dedicadas para varios países y regiones..

Para probar el soporte, enviamos una pregunta simple por correo electrónico y obtuvimos una respuesta en seis horas, lo cual es un resultado decente.

Además, puede consultar con personas de la comunidad de soporte, que es una buena manera de agrupar recursos y ayudarse mutuamente. La comunidad es bastante activa y los empleados de Axway responden preguntas. Nos gusta cómo hay artículos dedicados de la comunidad y la función de búsqueda, lo que facilita encontrar una discusión que coincida con su problema.

Pensamientos finales

Syncplicity es un buen servicio, gracias a su precio asequible, gestión de usuarios capaz, uso compartido de archivos decente y potentes funciones de sincronización. Además, la seguridad es excelente y tiene algunas características interesantes, como borrado remoto, SSO, requisitos de contraseña personalizados y medidas de prevención de violaciones. 

También proporciona condiciones para crear y administrar su propia protección de conocimiento cero, lo cual es raro para un servicio empresarial.

Sin embargo, su experiencia de usuario basada en la web necesita trabajo, el plan “comercial” no incluye mucho almacenamiento y hay pocas integraciones de aplicaciones, lo cual es un serio inconveniente para un servicio EFSS.

¿Qué piensas sobre Syncplicity? ¿Lo has probado usando su prueba gratuita de 30 días? Háganos saber en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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