Revisión de IBM Connections – Actualizado 2020

Revisión de IBM Connections

Parece que IBM Connections se ha modernizado en una herramienta de redes sociales, eliminando por completo la mayoría de las características de almacenamiento y EFSS. Por lo tanto, esta revisión ya no se aplica.


Mejor EFSS

Los propietarios de pequeñas y medianas empresas que buscan una herramienta de colaboración en la nube con un toque de redes sociales pueden encontrar lo que buscan en IBM Connections. Además de las capacidades habituales de sincronización y uso compartido de archivos, esta herramienta avanzada de EFSS le permite chatear, enviar correos electrónicos, organizar reuniones en línea e incluso compartir su estado con otros empleados.

Piense en ello como el Facebook del espacio EFSS.

¿Sus capacidades de comunicación adicionales hacen de IBM Connections una mejor opción que Dropbox, Box y todos los otros mejores proveedores de EFSS? Quédese con nosotros mientras presentamos las características y precios del servicio, luego desglose su experiencia de usuario, capacidades de colaboración, seguridad y soporte.

Fortalezas & Debilidades

Alternativas para IBM Connections

Caracteristicas

La siguiente tabla le dará un vistazo rápido a algunas de las características clave incluidas en la plataforma Connections..

Logotipo de IBM Connectionswww-03.ibm.com

Comienza desde $ 600 por mes Todos los planes

Colaboración

Sincronización del dispositivo

Sincronización selectiva

Sincronización a nivel de bloque

Carpetas compartidas

Enlace de archivos

Versionado de archivos

Tamaño máximo de archivo
2 GB

Integración de Microsoft Office

Integración de Google Docs

Biblioteca de integración de aplicaciones de terceros

Monitorear la actividad del usuario

Establecer roles de usuario

Crear grupos de usuarios

Seguridad

Cifrado en reposo
AES-128

Cifrado en tránsito

Integración de cifrado de extremo a extremo

Autenticación de dos factores

Requisitos de contraseña personalizada

Integración de inicio de sesión único (SSO)

Dispositivo remoto de limpieza

Apoyo

Chat en vivo

Soporte telefónico

Foro de usuarios

Soporte 24/7

Connections es un caso interesante porque tiene algunas características (como listas de tareas y reuniones en línea) que no encontrará con otras plataformas, pero al mismo tiempo le faltan algunas que deberían ser comunes (como la autenticación de dos factores).

También es débil con respecto a las integraciones de aplicaciones de terceros..

Le daremos una mejor idea de cómo se desarrolla todo esto para que pueda decidir si Connections funcionará para su negocio más adelante en nuestra revisión. Primero, sin embargo, hablemos de precios.

Precios

IBM Connections tiene tres plataformas de precios básicas: Social, S1 y S2. Puede obtener una buena idea del servicio con una prueba gratuita de 14 días antes de suscribirse.

Cada plan le brinda 1 TB de almacenamiento en equipo más 1 GB de almacenamiento personal para cada cuenta de usuario. Ya sea que vaya con Social, S2 o S1, no hay requisitos mínimos de usuario, lo que es un cambio refrescante de ritmo. Muchos otros proveedores de EFSS no solo tienen altos requisitos, sino que cuestan el doble por usuario.  

Huddle, por ejemplo, requiere al menos 15 cuentas y cobra $ 20 por cada una de ellas..  

Los tres planes de Connections brindan edición, sincronización y uso compartido de documentos. Cada uno también ofrece capacidades de mensajería instantánea para mantenerse en contacto con sus empleados. Connections S2 agrega reuniones en línea para hasta 200 participantes. S1 agrega correo electrónico y espacio wiki.

Experiencia de usuario

Como la mayoría de las herramientas de sincronización y uso compartido de archivos empresariales, gran parte de la interacción del usuario con Connections se realiza desde su navegador. A diferencia de ellos, los archivos no ocupan un lugar central en la experiencia del usuario: las interacciones sociales sí.

La pantalla de inicio incluye espacio para actualizar su estado y leer los de los demás, al igual que una plataforma de redes sociales..  

Desde el margen izquierdo, puede navegar entre otras cuatro vistas, que incluyen menciones, notificaciones, elementos de acción y contenido guardado..

En el lado derecho del portal hay una herramienta que le permite unirse o iniciar una reunión en línea, un lugar para recordatorios de eventos e incluso un feed de “recomendaciones” que le brinda sugerencias de contenido interno basadas en su perfil, conexiones y otros criterios.

La barra de navegación en la parte superior de la página le permite visitar otras páginas, incluido un correo, calendario, su lista de contactos y las comunidades (grupos) a los que pertenece. Para acceder a sus archivos, debe hacer clic en “más” y seleccionar “archivos” en el menú desplegable.

El enfoque no es malo, es simplemente diferente. IBM ha decidido resaltar las capacidades sociales de Connections en lugar de sincronizar y compartir. Para los propietarios de pequeñas y medianas empresas que trabajan con una fuerza de trabajo remota, es una forma de fomentar un sentido de comunidad que de otro modo podría faltar sin un refrigerador de agua para cotillear..

Las características sociales también son una buena manera de impulsar la colaboración..

Además de la interfaz web, Connections tiene un cliente de escritorio disponible para Windows y Mac. Al igual que con muchas otras herramientas EFSS, la instalación de este cliente crea una carpeta de sincronización en su sistema de archivos. Todos los archivos o carpetas colocados en esta carpeta se cargan en su espacio de almacenamiento en la nube.

La mayoría de las herramientas de almacenamiento en la nube que hemos evaluado se detienen allí. Connections lleva las cosas un paso más allá al permitirle navegar dentro de las vistas de carpetas de sincronización de contenido compartido, comunidades y colaboradores también.

Si está lejos de su computadora, también puede iniciar sesión en Connections desde su teléfono inteligente con aplicaciones para Android, iOS y Windows Phone para actualizar su estado, verificar elementos de acción y visitar comunidades.

También puede acceder a su contenido en la nube y cargar contenido nuevo desde su teléfono.

Si bien no hay duda de que la experiencia del usuario de Connections no tiene el enfoque simplificado para sincronizar y compartir Dropbox y sus muchos clones, es un buen cambio de ritmo que muchos propietarios de negocios encontrarán mucho más a su gusto.

Gestión de usuarios

Gran parte de la administración de usuarios con Connections se basa en el uso de “comunidades”. Las comunidades son una forma de enfocar la colaboración al compartir más fácilmente el contenido con varias personas. Por ejemplo, podría tener una comunidad para diseñadores gráficos o una comunidad para personal de primera línea.

La mayoría de las otras herramientas de EFSS llaman a estos grupos. Sin embargo, IBM justifica más que el cambio en la terminología. Esto se debe a que Connections va mucho más allá al mejorar los aspectos de colaboración de los grupos que cualquier otra herramienta EFSS que hayamos probado.

Cada comunidad tiene su propia página de comunidad, donde los miembros pueden navegar por el contenido, ver actualizaciones de estado, leer y agregar al wiki de la comunidad, participar en el foro de la comunidad y consultar los marcadores de la comunidad para obtener recursos vitales. 

Al agregar usuarios, Connections le permite asignarles uno de los cuatro roles para controlar sus permisos:

  • Usuario: colaboración y acceso al correo
  • Administrador: acceso completo para administrar la cuenta
  • Asistente de administración: gestión básica de usuario / contraseña
  • Desarrollador de aplicaciones: acceso al desarrollo de extensiones

Connections también tiene buenas herramientas de informes que le permiten controlar su fuerza de trabajo. Estas incluyen áreas de administración para monitorear descargas de archivos y verificar métricas básicas del sitio.

Carpeta & Compartición de archivos

Si bien el acceso a su contenido puede estar oculto bajo un montón de características sociales, IBM Connections adopta un enfoque más ambicioso para compartir carpetas y archivos que la mayoría de las herramientas EFSS.

Cuando crea una carpeta, tiene la opción de mantenerla privada o compartirla con personas y comunidades específicas. Los individuos y las comunidades pueden tener acceso de solo lectura, edición o propietario a esa carpeta. También hay una opción para permitir que otros compartan la carpeta con personas fuera de su negocio.  

La misma configuración para compartir, menos el estado del propietario, también está disponible para los archivos. Algunas herramientas de EFSS solo permiten compartir carpetas, y todos los archivos de una carpeta determinada se rigen por los mismos permisos de acceso. La personalización agregada es un buen toque.

Otra opción para compartir archivos es compartir enlaces. Todo lo que necesita hacer es hacer clic derecho en un archivo y hacer clic en “copiar enlace”. Cualquier persona a quien le dé ese enlace podrá acceder al archivo al que está adjunto. Si bien es práctico, este método de compartir no es exactamente seguro, especialmente porque Connections no le permite proteger los enlaces con contraseña ni darles fechas de caducidad automáticas.

Otro problema que tenemos con el enfoque de Connections para compartir es que, si bien el servicio tiene dos vistas útiles que le permiten ver qué carpetas y archivos se han compartido con usted, no hay una vista análoga para verificar qué carpetas y archivos ha compartido.

Los iconos en la parte superior de las carpetas y al lado de los nombres de los archivos le permiten buscar contenido compartido, pero una página para auditar todo de un vistazo sin tener que buscar facilitaría el seguimiento de los recursos compartidos..

Sincronización

IBM Connections maneja bien la sincronización, usando un modelo de carpeta de sincronización que será familiar para cualquiera que haya usado Google Drive, Dropbox, Onedrive u otras herramientas de almacenamiento en la nube. IBM llama a esta carpeta “Mi unidad”.

El modelo de carpeta de sincronización es popular porque es simple y elegante. Se ve y funciona principalmente como cualquier otra carpeta del sistema de archivos.

La única diferencia real es que cualquier contenido dentro de él se almacena tanto en su disco duro como en la nube. Cualquier contenido colocado en la carpeta se envía a un centro de datos de Connections, luego se pasa a otros dispositivos que tienen un cliente de sincronización instalado. Esto le permite compartir contenido con colaboradores en tiempo casi real.

Desafortunadamente, Connections no utiliza la sincronización diferencial o de nivel de bloque como lo hace Dropbox, que es un medio para acelerar la sincronización al mover solo las partes de los archivos que realmente cambiaron.

Sin embargo, Connections admite otra excelente función de sincronización, llamada sincronización selectiva. La sincronización selectiva te permite desactivar la sincronización para ciertas carpetas. Al hacerlo, evita que el contenido de la nube se almacene en su disco duro, lo que a su vez le permite ahorrar espacio en el disco.

Herramientas de productividad

Connections viene con un puñado de herramientas nativas integradas que muchos usuarios comerciales aprobarán. Estos incluyen un cliente de correo electrónico, una lista de tareas para rastrear elementos de acción, un calendario y una aplicación de notas.

Los elementos creados en su lista de tareas pendientes se pueden asignar a otros para el seguimiento de tareas y mostrarlos en su calendario. Si bien no es tan fácil de usar o visualmente atractivo como Trello, su integración con Connections hace que la administración de la colaboración sea fluida.

Del mismo modo, la aplicación de notas de Connections no puede competir con Evernote, pero, en virtud de su integración, sigue siendo una buena opción para mejorar la productividad dentro del ecosistema de Connections. Úselo para tomar notas de la reunión, hacer una lluvia de ideas y trabajar subrepticiamente en esa novela durante el horario de oficina

Si bien hay muchas excelentes aplicaciones de reuniones virtuales disponibles para usuarios de negocios que se integran con el almacenamiento en la nube, no muchos servicios EFSS realmente ofrecen los suyos. Connections lo hace y el uso de esta función no le costará dinero extra.

Desde su página de inicio de Connections, simplemente haga clic en el botón “reunión de host” en el lado derecho de la pantalla. Se generará una identificación de la reunión y un enlace que puede compartir con sus colaboradores y se abrirá la ventana de la reunión.

Desde allí, puede compartir su pantalla o un archivo específico que haya almacenado.

Las capacidades de uso compartido de pantalla funcionan tan bien como cualquier otra que hayamos utilizado, incluyendo join.me, Skype for Business y Zoho, sin retrasos ni imágenes borrosas para hablar..

Si bien las reuniones de Connections no pueden albergar a 250 participantes como Skype for Business, sí puede albergar 200, lo que debería ser más que suficiente para la mayoría de los usuarios empresariales. Las opciones dentro de la reunión incluyen una biblioteca de archivos, flujo de reuniones, herramientas de dibujo y una opción de grabación.

Connections solo te ofrece un puñado de herramientas de terceros para elegir. La lista no es tan larga o interesante como la que se encuentra con Dropbox, Box y algunas otras plataformas, aunque los favoritos como SalesForce y algunas aplicaciones de la suite de Cisco están muy presentes..

Los favoritos que faltan incluyen Slack, Trello, IFFT, DocuSign, Zoho y muchos otros nombres importantes en productividad laboral. Sin embargo, las capacidades sociales de Connection hacen que estas fallas sean mucho menos críticas de lo que serían con cualquier otra herramienta EFSS.

Connections tiene un complemento para Microsoft Office para que pueda guardar documentos de Word, Excel o PowerPoint directamente en su almacenamiento de Connections, pero nos gustaría ver una integración basada en navegador con Office Online o incluso Google Docs.

Seguridad

Todos los datos que almacene en IBM Connections Cloud se respaldarán en servidores redundantes. Los servidores se mantienen en centros de datos seguros destinados a resistir incendios, terremotos y otros desastres..

Sin embargo, por si acaso, los centros de datos se mantienen en ambas costas de los EE. UU. Y en dos ubicaciones japonesas diferentes. Los escáneres biométricos, las cámaras de CCTV y las patrullas de seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana también se emplean para mantener alejados a los visitantes no autorizados..

Antes de transferir a la nube desde su dispositivo, los datos se cifran en AES de 128 bits. Si bien AES de 256 bits es más seguro y más común dentro del sector de almacenamiento en la nube, no hay ninguna razón real para asustarse por la decisión de IBM de elegir 128.

En teoría, se necesitaría la supercomputadora más avanzada del mundo miles de millones de años para descifrar AES de 128 bits. Los datos en tránsito se protegen aún más con un túnel SSL en las llamadas HTTP. Luego, una vez que llega, permanece cifrado mientras está en reposo.

El cifrado en tránsito y en reposo protege sus datos de ciertos tipos de delitos en línea. El cifrado en tránsito protege sus datos contra los llamados ataques de hombre en el medio, mientras que el cifrado en reposo protege sus datos contra posibles infracciones del servidor.

Puede leer más sobre la configuración de seguridad leyendo el documento técnico de seguridad en la nube de IBM Connections. Como es de esperar de una empresa de tecnología tan venerable como IBM, en la mayoría de los casos es muy completa..

Una nota que no se debe tener en cuenta es que IBM Connections no admite la autenticación de dos factores (2FA), lo que requeriría que los usuarios ingresen un código de seguridad enviado a su teléfono cuando inicien sesión desde un dispositivo desconocido.

El problema con dejar 2FA fuera es que, si bien las claves de cifrado AES de 128 bits pueden ser imposibles de descifrar, las contraseñas débiles no lo son. La seguridad de dos factores significaría que cualquiera que adivine la contraseña del propietario de una cuenta también necesitará tener el teléfono del propietario de la cuenta para usarla..

Además del problema, no hay una opción de administrador para modificar los requisitos obligatorios de contraseña. Dicho esto, Connections al menos obliga a los usuarios a crear contraseñas con al menos ocho caracteres. Además, puede establecer vencimientos de contraseña para obligar a sus usuarios a cambiar periódicamente sus credenciales de inicio de sesión.

Atención al cliente

Encontrar el mejor canal de soporte para su problema técnico con grandes corporaciones puede ser un poco como buscar una aguja en un pajar. IBM no facilita las cosas, al menos cuando se trata de conexiones.

Parte del problema es que el soporte de la cuenta solo está disponible para los administradores de Connections. Todos los demás solo pueden acceder a las opciones de autoayuda. Como administrador, para obtener soporte, primero debe registrarse con su número de cliente de IBM (ICN).

La asistencia telefónica está disponible, pero Connections Cloud no está en la lista de productos de IBM admitidos a través de ese canal. El chat en vivo está disponible pero solo para consultas de ventas.

Probamos los tiempos de respuesta tanto para los tickets de soporte como para la dirección de correo electrónico de consultas generales de IBM. En ambos casos, nunca obtuvimos una respuesta, lo que fue problemático por decir lo menos..  

El soporte de bricolaje incluye una documentación del producto, preguntas frecuentes, guías de solución de problemas y foros de soporte comunitario. Hay una opción de búsqueda para facilitar la navegación, aunque notamos que muchas de las páginas que regresaron a través de la búsqueda estaban en blanco.

Tampoco pudimos encontrar información sobre temas clave como el control de versiones y la sincronización selectiva. También es malo, la mayoría de las publicaciones en el foro de soporte quedan sin respuesta, lo que lo hace prácticamente inútil.

Hubiéramos esperado que una compañía con la reputación de IBM en la industria tecnológica tuviera un mejor soporte. Es posible que tengamos el hombro frío en nuestras consultas de ayuda porque estábamos en una cuenta de prueba, pero esa no es forma de ganar clientes.

El veredicto

Cuando se trata de la experiencia del usuario y los componentes, salimos con el enfoque de IBM para EFSS. Es cierto que al principio nos sorprendió el hecho de que el almacenamiento de archivos no ocupa un lugar central en esa experiencia. Sin embargo, una vez que te acostumbras, eso realmente no va en detrimento de la productividad del trabajo. Con una carpeta de sincronización, tus archivos nunca son difíciles de encontrar, de todos modos.

Las características como las actualizaciones de estado, las comunidades virtuales, las listas de tareas y las reuniones en línea hacen de Connections una de las mejores plataformas versátiles en el espacio EFSS cuando se trata de colaborar con otros.  

Sin embargo, un puñado de debilidades evitan que entre en el nivel superior de las herramientas EFSS con Dropbox for Business, Box, Egnyte Connections y Citrix ShareFile. Estos incluyen sin autenticación de dos factores, sin protección con contraseña para enlaces compartidos, integraciones mínimas de aplicaciones de terceros y soporte deficiente.

Si estas fallas no le dan pausa, Connections tiene una etiqueta de precio que debería atraer a las pymes conscientes del presupuesto que desean brindar a sus empleados las ventajas que vienen con la plataforma de colaboración conectada a la nube.

Eso es todo para nuestra revisión de IBM Connections. Nos encantaría conocer su opinión sobre el servicio en los comentarios a continuación..

Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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