Revisión de Citrix ShareFile – Actualizado 2020

Revisión de Citrix ShareFile

Si realizar un seguimiento de las actividades de su empresa es su criterio principal al seleccionar un EFSS, no busque más que Citrix ShareFile. Sin embargo, cuando se trata de integrar otras suites, se queda un poco corto, como puede leer en esta revisión completa de Citrix ShareFile.


Mejor EFSS

Citrix ShareFile es un servicio de sincronización y uso compartido de archivos orientado a mejorar la productividad de las personas que trabajan en un entorno remoto. Lo hace al ofrecer funciones clásicas de almacenamiento en la nube, como sincronización y administración de usuarios. Sin embargo, también tiene más funciones que lo ayudan a clasificarse entre los mejores proveedores de EFSS, de los que hablaremos en detalle en esta revisión de Citrix ShareFile. 

Un mecanismo clave de ShareFile son sus funciones de administración de usuarios, que son algunas de las mejores del mercado. Además, la experiencia del usuario es intuitiva y agradable, la seguridad es sólida y la sincronización funciona sin problemas. También hay un par de funciones innovadoras para compartir. 

Dicho esto, ShareFile tiene algunos inconvenientes. Faltan las integraciones de terceros en comparación con los servicios de la competencia, y su función de soporte por correo electrónico tampoco funciona. Además, los planes de precios requieren que tenga al menos cinco usuarios, por lo que no son tan flexibles como los de la competencia..

Esto es solo la punta del iceberg, así que veremos qué más hace bien ShareFile y qué no. Quédese con nosotros a medida que avancemos en más detalles a continuación para ayudarlo a determinar si Citrix ShareFile es un servicio que se adaptará a las necesidades de su negocio.

Fortalezas & Debilidades

Alternativas para Citrix ShareFile

Precios

ShareFile tiene cuatro planes de suscripción: sala de datos estándar, avanzada, premium y virtual. Todos requieren que compre al menos cinco licencias, que es más de lo que necesita comprar con otras soluciones EFSS, incluidas Box y Dropbox, aunque paga la misma cantidad por usuario por mes. Sin embargo, ShareFile ofrece un descuento anual del 10 por ciento..

Precios de Citrix ShareFile

Todos los planes pueden acomodar a usuarios ilimitados y proporcionar marcas personalizadas, aplicaciones móviles, sincronización y autenticación de dos factores. Además, no hay límite para su espacio de almacenamiento, y el tamaño máximo de archivo es de 100 GB.

Ese es también el conjunto de características que obtienes cuando te suscribes al plan “estándar”. Puede suscribirse a él, y al resto de los planes, pagando la tarifa trimestral o anual. 

La tarifa se reduce a $ 50 por mes para cinco usuarios si paga el año, o $ 55 si va con el pago trimestral. Cada nuevo usuario cuesta $ 9.90 o $ 11, dependiendo del tipo de pago.

El plan “avanzado” amplía la lista de características con algunas adiciones poderosas. Incluyen la coedición de documentos de Office 365 (que requiere que tenga una licencia de Office 365), complementos de Outlook y Gmail, flujo de trabajo de comentarios y aprobación (más sobre los flujos de trabajo en una sección posterior), correo electrónico cifrado, borrado seguro de datos móviles, completo -búsqueda de texto, plantillas de creación de carpetas y más.

Para disfrutar de este conjunto de funciones, tendrá que repartir $ 77 por mes por cada cinco usuarios si paga con un año de anticipación, o $ 85 si paga trimestralmente. Agregar nuevos usuarios le costará $ 15.30 por usuario, o $ 17 si decide pagar por trimestre.

El próximo plan es “premium”, que Citrix ShareFile anuncia como “el plan más popular”. Ciertamente tiene características adicionales además de las disponibles para los planes anteriores. Estos incluyen flujos de trabajo personalizados y un conjunto de características que funcionan con firmas electrónicas..

Como habrás adivinado, “premium” no es barato. Pagar por cinco usuarios se reducirá a $ 122 por mes cuando pague con un año de anticipación. Cada nuevo usuario te costará $ 24.30. Si prefiere pagar trimestralmente, el precio para cinco usuarios es de $ 135 por mes y agregar un nuevo usuario es de $ 27.

El último plan se llama “sala de datos virtual” y no es un plan estándar de almacenamiento en la nube. Por el contrario, es un plan que proporciona solo 5 GB de almacenamiento, pero le brinda funciones avanzadas de seguridad, control y uso compartido. Como tal, es una excelente opción si tiene datos confidenciales que necesita colocar en un almacenamiento que se comporta como una bóveda.

Prueba gratuita de Citrix ShareFile

Puede encontrar una comparación detallada de las características de los planes aquí. Sin embargo, es mejor si prueba Citrix ShareFile por sí mismo, y puede hacerlo utilizando una prueba gratuita de 30 días. Es bueno que ni siquiera tenga que ingresar la información de su tarjeta de crédito.

Nos gusta cómo Citrix ShareFile proporciona espacio de almacenamiento ilimitado, junto con algunas funciones avanzadas. Sin embargo, debe tener al menos cinco usuarios, lo que podría ser innecesario para algunas pequeñas empresas.. 

Con OneDrive para la Empresa, también obtiene almacenamiento ilimitado por $ 10 por usuario por mes, pero OneDrive le permite comenzar con un solo usuario. Otra buena alternativa es Box, que requiere tres usuarios para comenzar. Sin embargo, el plan ilimitado de Box es de $ 17.30 por usuario por mes. 

Para obtener más información sobre estos servicios, lea nuestra revisión de OneDrive para la Empresa y la revisión de Box.

Experiencia de usuario

Citrix ofrece clientes para escritorio, web y dispositivos móviles. Los clientes de escritorio están disponibles para Windows y macOS. No hay soporte para clientes de Linux, por lo que aquellos que lo deseen deberán buscar un servicio diferente, como Dropbox Business, que funciona bien con el pingüino..

Una vez que instale el cliente de escritorio, verá una carpeta de sincronización especial dentro de su sistema de archivos de escritorio y un icono de la bandeja del sistema. La carpeta de sincronización aparece como una carpeta normal, pero una que está conectada a su espacio de almacenamiento en la nube. 

Inicio de sesión en Citrix ShareFile

Tenga en cuenta que necesita descargar un cliente separado llamado Citrix ShareFile Sync para poder ajustar la sincronización. La decisión de separar las opciones avanzadas de sincronización de los clientes de escritorio normales es extraña y no la hemos encontrado con otros proveedores de almacenamiento en la nube. Hablaremos más sobre qué tan bien ShareFile realiza la sincronización en esa sección, a continuación. 

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Citrix ShareFile no se desvía de la receta que Dropbox estableció hace años; su cliente de escritorio consta de una carpeta de sincronización junto con un icono de la bandeja del sistema. Cuando hace clic en el icono de la bandeja, se abrirá un panel encima, que puede usar para obtener una vista previa de sus archivos recientes, ver la cola de sincronización, abrir la carpeta de sincronización, ajustar la configuración e iniciar el cliente web.

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Uso de Citrix ShareFile Business

El cliente de escritorio es moderno y limpio, y podemos decir lo mismo sobre el cliente web. Su vista predeterminada es el panel de control, que tiene mosaicos que muestran sus archivos recientes, las acciones y tutoriales más comunes. También puede editar el tablero para incluir sus favoritos o eliminar cualquiera de los mosaicos habilitados.

Para navegar por la aplicación, use la barra lateral izquierda, que lo conecta con sus carpetas, flujos de trabajo, bandeja de entrada, usuarios y configuraciones. Cuando hace clic en “carpeta”, el contenido en el panel central le mostrará datos en la nube. 

Puede elegir previsualizarlo en vistas de cuadrícula o de lista. Para realizar acciones en una carpeta o archivos individuales, puede seleccionarlo y elegir una acción desde la parte superior del panel central. Alternativamente, puede hacer clic con el botón derecho en un objeto y seleccionar una acción del menú. 

Esa es una mejor opción porque la selección de archivos se comportó de manera errática para nosotros. Sin embargo, el error fue de corta duración. No podemos decir lo mismo para usar la barra de búsqueda porque la función de búsqueda siempre estuvo atascada en la “búsqueda” y nunca nos mostró ningún resultado.

Por el lado positivo, nos gusta cómo puede acceder y editar la configuración de la carpeta actual en la que se encuentra. Para hacerlo, desplace el cursor sobre los tres puntos al lado del nombre de la carpeta.

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Si está lejos de su computadora, también puede acceder a sus archivos en la nube utilizando una aplicación móvil para Android o iOS. La aplicación móvil también le permite etiquetar sus archivos para su uso sin conexión. También puede cargar archivos desde su teléfono, así como tomar fotos o grabar videos y audio para cargarlos. En general, la aplicación tiene un diseño simple y claro.

Gestión de usuarios

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Para aprovechar las potentes funciones de administración de usuarios de ShareFile, debe navegar a la barra lateral izquierda y seleccionar “personas”. Eso le permite asignar licencias y realizar actividades administrativas similares..

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La pestaña “administrar usuarios en casa” le permite crear cuentas de “empleado” o “cliente”. Las cuentas de cliente no requieren una licencia, pero no tienen espacio de almacenamiento asignado y no se les pueden otorgar ciertos privilegios de administrador. Sin embargo, pueden colaborar en el contenido.

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Por otro lado, las cuentas de “empleado” ofrecen más opciones de personalización, que incluyen privilegios de configuración, y Citrix ShareFile ofrece un control detallado sobre lo que los usuarios pueden hacer.. 

Puede ofrecer a los usuarios la posibilidad de cambiar su contraseña, administrar clientes, editar grupos de distribución, administrar plantillas de carpetas y más. También puede asignar los siguientes cinco permisos de carpeta a usuarios individuales: ver, descargar, cargar, eliminar y administrar.

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Si necesita ejercer más control, puede generar informes para diversas actividades de la cuenta. Puede generar 11 informes separados, que puede personalizar aún más. Por ejemplo, hay una impresionante variedad de 14 actividades diferentes disponibles para el informe de uso que puede personalizar.

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Si tiene muchos usuarios, las funciones de administración de grupos son importantes porque le permiten administrar múltiples usuarios a la vez, lo que le ahorra tiempo. 

Cuando asigna acceso a carpetas a grupos, puede otorgarles los mismos permisos que a los usuarios individuales. Nos gusta lo flexible que es esto, pero no hay forma de ajustar qué usuarios pueden interactuar con los grupos. Si lo necesita, nuevamente lo invitamos a probar Box.

Carpeta & Compartición de archivos

Puede compartir una carpeta o archivo existente seleccionándolo y haciendo clic en el botón “compartir” del cliente web. Puede optar por compartir por correo electrónico, obtener un enlace o, en el caso de los archivos, compartir para su aprobación y comentarios. Las mismas acciones también están disponibles desde el cliente de escritorio.

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Compartir archivos con Citrix ShareFile

Si comparte por correo electrónico, puede incluir múltiples destinatarios, restringir el número de descargas por usuario de uno a ilimitado, hacer que el acceso caduque después de un cierto número de días, o nunca caducar, y establecer permisos. 

Los permisos que puede establecer son: “ver solo en línea”, “ver en línea con marca de agua”, “ver y descargar con marca de agua” y “control total”. Además, puede agregar cifrado a su correo electrónico y configurarlo para recibir un correo electrónico cuando alguien acceda al recurso compartido.

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Cuando genera un enlace, puede permitir que los destinatarios tengan control total o simplemente ver el contenido compartido. Al igual que cuando comparte una carpeta, puede configurar el enlace para que nunca caduque o se agote el tiempo después de un cierto número de días. También puede restringir (o no) el número de descargas.

Una opción adicional e interesante es “pagar”, que informa a otros usuarios que actualmente está editando un archivo. Esto evita confusiones mientras colaboras.

Las opciones de control de contenido son decentes, pero ShareFile no le permite proteger los enlaces con contraseñas. Eso significa que cualquiera que tenga su enlace puede acceder a su contenido.

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Cuando comparte comentarios y aprobación, puede elegir una de varias acciones:

  • Obtener aprobación: los participantes pueden aprobar, solicitar cambios o rechazar ediciones
  • Recopilar comentarios: los participantes pueden comentar, y no se necesita aprobación oficial
  • Crear lista de solicitudes: puede solicitar personas específicas para cumplir tareas

Las dos primeras acciones también le permiten asignar una fecha de vencimiento, y la tercera le permite especificar quién tiene derechos de acceso administrativo a la lista de solicitudes..

Sincronización

La sincronización es una de las características más importantes porque le permite usar muchos dispositivos y colaborar casi en tiempo real en archivos con otros sin tener que administrar los archivos usted mismo.

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Sync mantiene los archivos en su disco duro y los replica en la nube, lo que le permite acceder a ellos sin conexión. Sin embargo, eso puede ser un problema si tiene espacio limitado en el disco duro. Si cree que podría tener este problema, debe usar la función de “sincronización selectiva”, que le ayuda a ahorrar espacio al deshabilitar la sincronización para carpetas específicas.

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Para ajustar el contenido que desea sincronizar, deberá descargar e instalar la aplicación Citrix ShareFile Sync. Una vez que lo haga, haga clic en el icono de la barra de tareas de ShareFile Sync en su escritorio y seleccione “preferencias” para elegir las carpetas que desea sincronizar.

Las velocidades de sincronización de ShareFile para las cargas iniciales de archivos se comparan bien con otros servicios de EFSS. Logramos cargar nuestra carpeta de prueba comprimida de 1GB en menos tiempo de lo esperado, lo cual es un gran resultado. 

Sin embargo, las cargas posteriores no son tan rápidas como podrían ser porque Citrix ShareFile no utiliza un algoritmo de copia de archivos a nivel de bloque, que ayuda a acelerar las cargas de archivos al transferir solo las partes de los archivos que cambiaron, en lugar de todo el archivo.

Herramientas de productividad

Las herramientas que mejoran la productividad son importantes para una solución EFSS. ShareFile proporciona varias aplicaciones nativas y de terceros que impulsan la productividad.. 

Las aplicaciones nativas incluyen Citrix Files for Outlook, que cifra los correos electrónicos y le permite enviar y solicitar archivos; ShareConnect, una herramienta que le permite acceder de forma remota a sus aplicaciones de escritorio y editar archivos; Escanear a ShareFile, que le permite enviar archivos escaneados directamente a ShareFile; e Imprimir en ShareFile, un comando de impresión que crea archivos PDF y los envía a ShareFile.

Sin embargo, ShareFile no tiene herramientas nativas de productividad como algunos de los otros servicios. Por eso, debe confiar en integraciones de terceros. Citrix tiene un número decente de asociaciones con otros servicios, por lo que no debería ser un gran problema.

Microsoft Office 365 es la primera integración de terceros en la lista de Citrix. Aunque puede usar Office Online de forma gratuita, solo le permite obtener una vista previa de los archivos de Office. Para editar y colaborar en documentos en tiempo real desde el ecosistema ShareFile, debe comprar una suscripción de Office 365 para su negocio.

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El segundo complemento resaltado es Zapier, que le permite automatizar tareas repetitivas para ahorrar tiempo. Además, como mencionamos anteriormente, ShareFile le permite crear flujos de trabajo personalizados, que lo ayudan a automatizar tareas y solicitudes manuales. Esto le permite optimizar la gestión de proyectos. Es bueno que puedas elegir entre un par de aplicaciones de automatización.

Además de estos, ShareFile ofrece varias integraciones de terceros, como Okta, Lua, Orion, eFileCabinet y Applied, que beneficiarán a los propietarios de pequeñas empresas.. 

Sin embargo, es una lista pequeña en comparación con muchos otros servicios. Si necesita más integraciones, una buena opción sería Egnyte Connect, de la que puede obtener más información al respecto en nuestra revisión de Egnyte Connect.

Seguridad

Citrix cifra los archivos antes de enviarlos al almacenamiento. Los archivos también están protegidos durante las transferencias por el protocolo TLS, que ayuda a evitar que los ataques, como los ataques de hombre en el medio, tengan éxito.

Mientras está en reposo en los servidores ShareFile, sus datos están protegidos mediante el cifrado AES de 256 bits, que es el cifrado estándar utilizado por los bancos y otras instituciones en la actualidad..

El cifrado garantiza que nadie más que usted pueda leer sus archivos al codificarlos en el lado del servidor. Eso disminuye el impacto de las violaciones de datos porque aquellos que obtienen acceso a sus archivos no podrán leerlos sin conocer también las claves de cifrado para esos archivos, que se guardan en un servidor separado. Sin embargo, no hay cifrado privado.

Los servidores que almacenan sus datos se almacenan en centros de datos reforzados diseñados para soportar desastres naturales, ataques físicos y ataques virtuales. Los centros de datos también cuentan con la certificación ISO 27001, lo que significa que tienen una sólida seguridad de la información. También son compatibles con SOC1 y SOC 2.

Los archivos también se replican en varios servidores con Amazon AWS y Microsoft Azure para garantizar una alta durabilidad y disponibilidad de los archivos. Si no está familiarizado con Azure, lea nuestra revisión de Microsoft Azure.

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Las funciones de cifrado y seguridad del centro de datos son comunes, pero Citrix ShareFile proporciona una característica de seguridad poco común: requisitos de contraseña personalizados. Este es un buen toque porque el cifrado no ayudará a protegerlo de ataques que puedan romper sus contraseñas débiles. Si tiene un requisito de contraseña específico, puede estar seguro de que sus empleados tienen contraseñas seguras.

ShareFile también proporciona autenticación de dos factores, que es una de nuestras características favoritas. Requiere que los empleados y los usuarios del cliente ingresen un código de seguridad que reciben a través de SMS, además de su nombre de usuario y contraseña habituales al iniciar sesión en ShareFile desde un dispositivo desconocido.

ShareFile también le permite administrar de forma personalizada su política de inicio de sesión, incluido el cierre de sesión de los usuarios después de un período de inactividad establecido, el bloqueo de usuarios después de un cierto número de intentos fallidos de inicio de sesión y la autenticación de dos factores..

Si alguien roba su dispositivo, ShareFile le permite cortar la sincronización y borrarla de forma remota. Con esta función, puede evitar que las personas accedan al contenido de la nube desde un dispositivo robado. 

Además de esto, puede configurar sus dispositivos para que requieran un PIN o contraseña para acceder, eliminar cuentas después de un período de tiempo establecido, desactivar el inicio de sesión automático y desactivar el acceso sin conexión a los archivos.

Apoyo

Puede acceder al centro de ayuda haciendo clic en el enlace “ayuda” en la esquina superior derecha del cliente web. La base de conocimiento tiene artículos y videos que pueden ayudarlo a resolver sus problemas. También puede alimentar a la página de soporte una pregunta específica, que luego se utiliza para encontrar artículos relacionados.

Los artículos son fáciles de seguir y tienen capturas de pantalla que lo guían. También hay una sección de preguntas frecuentes que le ayuda a encontrar respuestas a las preguntas más comunes. Dicho esto, si la base de conocimiento no ayuda, ShareFile también tiene un foro comunitario y soporte directo.

La comunidad ShareFile está activa y es frecuentada por ingenieros de software, presumiblemente empleados en Citrix..

Citrix-sharefile-support

Lo último que puede intentar, si no resuelve su problema, es obtener ayuda directamente del soporte técnico de ShareFile. Para hacer eso, puede llamarlos o enviar un ticket. Sin embargo, cuando intentamos enviar una solicitud, el botón para hacerlo no funcionó.

El chat en vivo está disponible las 24 horas del día, de lunes a viernes, pero solo para usuarios que se suscriben al programa de Servicios para el Éxito del Cliente de Citrix. Sin embargo, tendrá que comunicarse con Citrix para obtener un precio estimado para esa suscripción..

El veredicto

Los precios de ShareFile son similares a los de la competencia, pero no son tan flexibles. Las empresas con solo un par de usuarios probablemente deberían optar por un servicio diferente. 

Otro inconveniente importante es la pobre biblioteca de integraciones de terceros. Tener más es mejor para las empresas que desean mejorar la colaboración, y no podemos pensar en ninguna que no lo haga. También notamos algunos errores en el cliente web y en la página de soporte. 

Dicho esto, tiene una fuerte seguridad, sincronización capaz y rápida, y el intercambio de carpetas y archivos con un par de características innovadoras. En general, consideramos que Citrix ShareFile es un servicio capaz.

Queremos saber qué piensa sobre ShareFile y cuál es su experiencia con él. Háganos saber en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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