Revisión comercial de Dropbox – Actualizado 2020

Revisión comercial de Dropbox

Si está buscando un EFSS para impulsar su negocio, ir a Dropbox for Business podría ser una buena apuesta. Tiene todas las fortalezas de su hermano pequeño orientado al consumidor, además de algunas características impresionantes propias. Lea nuestra revisión completa para más detalles..


Mejor EFSS

Dropbox es un nombre familiar, por lo que no es de extrañar que su versión comercial sea a menudo la primera plataforma de EFSS a la que los propietarios de empresas recurren cuando deciden mover sus datos a la nube. Ayuda a que Dropbox Business tenga una buena combinación de simplicidad, velocidad y ricas opciones de colaboración. Debido a esas cualidades, hizo nuestro mejor resumen de EFSS.

Dropbox también ha establecido muchas tendencias tanto en la sincronización de dispositivos como en el intercambio de archivos, y tiene una nueva función de sincronización de la que hablaremos a continuación. Dropbox Business proporciona características de seguridad sólidas que deberían mantener sus datos seguros, siempre que los aproveche. Si encuentra un problema, puede usar los canales de asistencia 24/7 de Dropbox para obtener ayuda rápidamente.

Sin embargo, Dropbox Business tiene funciones limitadas de personalización e informes de roles. Además, no es barato. Vamos a hablar sobre estos inconvenientes, junto con lo que Dropbox Business hace bien, en las siguientes categorías. Si estás interesado, quédate con nosotros en esta revisión de Dropbox Business. Si está buscando una solución personal, lea nuestra revisión regular de Dropbox.

Fortalezas & Debilidades

Alternativas para el negocio de Dropbox

Precios

Dropbox Business tiene tres planes, que cobran por persona y requieren un mínimo de tres usuarios. Los dos primeros planes, “estándar” y “avanzado”, son buenas opciones para las PYMES, mientras que el tercero, “empresa”, es bueno para las grandes empresas.. 

Debe comunicarse con Dropbox para obtener una estimación del precio del plan “empresarial”, pero los otros dos tienen suscripciones mensuales y anuales disponibles..

Tenga en cuenta que los 5 TB de almacenamiento que obtiene con Dropbox Business son espacios compartidos. Así es como funcionan la mayoría de las plataformas EFSS, con OneDrive como excepción. Puede leer nuestra revisión de OneDrive para la Empresa para obtener más detalles al respecto. Aún así, sus usuarios también pueden registrarse para obtener cuentas personales de Dropbox y obtener 2 GB de almacenamiento personal gratuito.

Dropbox para precios comerciales

Los planes de Dropbox Business no son baratos. Por ejemplo, con Egnyte, obtienes 5 TB de espacio compartido por $ 8 por mes por usuario, que es casi la mitad del costo de Dropbox. Antes de suscribirse, asegúrese de utilizar la versión de prueba gratuita de 30 días de Dropbox Business, que puede brindarle una excelente visión general de cómo funciona el servicio.

Dicho esto, el plan avanzado de Dropbox le brinda almacenamiento ilimitado, pero es mucho más costoso que el plan ilimitado de su otro competidor, Crashplan. Si es una empresa pequeña y no necesita integraciones avanzadas, es mejor que use Crashplan. Puede leer más al respecto en nuestra revisión de CrashPlan.

Experiencia de usuario

Dropbox ha estado a la vanguardia de la experiencia del usuario desde su lanzamiento en 2007. Eso también se aplica a su versión comercial. El cliente de escritorio de Dropbox está disponible para Windows y Mac. Nos gusta que Linux sea compatible, distribuciones de Ubuntu y Fedora, porque muchos servicios empresariales de almacenamiento en la nube carecen de soporte de Linux.

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Después de instalar el cliente de escritorio, Dropbox crea una carpeta especial conectada a la nube en su sistema de archivos. Se llama “carpeta de sincronización”, y toda la experiencia de EFSS funciona a su alrededor. De hecho, esta característica fue creada por el fundador de Dropbox, Drew Houston. Hablaremos más sobre cómo Dropbox maneja la sincronización en la categoría correspondiente a continuación.

El cliente de escritorio es simple y le permite revisar sus actividades recientes, junto con las de los miembros de su equipo. También puede ver carpetas, actividades y notificaciones. Si tiene muchos archivos, el cliente de escritorio le permite usar la barra de búsqueda para ordenarlos rápidamente.

Además, puede acceder a la aplicación Dropbox Paper, abrir su carpeta de sincronización, iniciar el cliente web y crear nuevos archivos y carpetas. En general, el cliente de escritorio es agradable y optimizado..

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Si está lejos de su computadora y no desea descargar el cliente de escritorio para obtener solo un archivo, puede iniciar sesión en el cliente web. El cliente también le permite administrar su cuenta de Dropbox Business y sus usuarios, de lo que hablaremos más adelante.. 

El cliente web tiene mucho espacio negativo, lo que lo hace claro y simple. Ambos son rasgos de diseño por los que Dropbox es famoso. 

La navegación de contenido es intuitiva gracias al menú de la izquierda, pero si no puede encontrar una carpeta o archivo específico, puede buscarlos usando la barra de búsqueda en la parte superior. Es bueno que comience la búsqueda tan pronto como comience a escribir. 

Además, puede acceder a las acciones más comunes de archivos y carpetas con solo pasar el mouse sobre ellas. Si necesita más, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en los “tres puntos”. Además, puede ver los detalles del archivo a la derecha y, debajo de eso, la lista de acciones adicionales que puede tomar.

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Si está en movimiento, aún puede acceder a sus archivos y carpetas con su teléfono inteligente. Los clientes móviles de Dropbox funcionan en Android e iOS. Al igual que los clientes de escritorio y web, el cliente móvil es fácil de usar.. 

La vista predeterminada muestra sus archivos recientes y destacados, junto con un gran botón “+”, que le permite escanear un documento, tomar una foto, cargar fotos y videos, y crear una nueva carpeta o archivo de texto. El menú de hamburguesas en la esquina superior izquierda le permite ingresar a la aplicación Dropbox Paper, acceder a sus archivos sin conexión, administrar la configuración y monitorear la actividad de su equipo.

Gestión de usuarios

dropbox-business-user-management

Puede administrar su equipo desde la consola de administración del cliente web. Si es el administrador del equipo, puede invitar a nuevos miembros por correo electrónico, pero también puede cargar un archivo de plantilla CSV para invitar a los usuarios en masa. Si necesita comprar más licencias, también puede hacerlo desde la consola de administración.

Puede asignar roles de administrador escalonados a los usuarios, pero debe suscribirse a Dropbox Business Advanced o Enterprise para desbloquear esa función. De lo contrario, puede otorgar permisos de usuario a las carpetas, que se pueden establecer en el nivel de acceso “ver” o “editar”.

En general, las opciones de personalización de roles de Dropbox son relativamente escasas en comparación con algunas otras herramientas; puedes elegir asignar usuarios a uno de los tres roles de administrador. 

El primer rol es “administrador de equipo”, y permite al usuario administrar todo para todos los administradores y miembros. El segundo es “administrador de administración de usuarios”, que puede agregar, eliminar y administrar cuentas de miembros. Finalmente, un “administrador de soporte” puede ayudar con tareas limitadas, incluyendo restablecimientos de contraseña. Puede encontrar una comparación detallada de los roles aquí.

Sin embargo, no hay forma de personalizar los roles. Si desea una personalización avanzada, una excelente opción alternativa de EFSS sería Citrix ShareFile, y puede obtener más información en nuestra revisión de Citrix ShareFile.

La consola de administración también incluye un panel de control, que le permite controlar el uso de la cuenta. Además, hay una pestaña de “actividad” que le permite crear informes personalizados basados ​​en un gran conjunto de factores, que incluyen inicios de sesión, archivos compartidos, contraseñas, ediciones de archivos y sincronizaciones de dispositivos.  

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También puede usar Dropbox para crear grupos de usuarios. Esto le permite administrar el acceso a la carpeta para varias personas a la vez para que pueda reducir la cantidad de trabajo administrativo que necesita hacer. 

Sin embargo, la cantidad de opciones de personalización disponibles para grupos es bastante limitada en comparación con otros servicios. Para obtener una herramienta que tenga potentes opciones de gestión de grupos, consulte nuestra revisión de IBM Connections.

Carpeta & Compartición de archivos

Cuando configura Dropbox Business, obtiene automáticamente una “carpeta de equipo” central a la que tendrán acceso todos sus empleados adicionales. Puede crear subcarpetas dentro de él y restringir el acceso a usuarios o grupos específicos..

dropbox-business-file-sharing

El intercambio de carpetas es el método principal para compartir contenido entre compañeros de equipo, pero los usuarios también pueden compartir carpetas y archivos generando un enlace seguro. Para hacer eso, simplemente haga clic en el botón “compartir” que aparece cuando pasa el cursor sobre cualquier objeto.

Cuando genera un enlace, puede adjuntarle dos niveles de permiso: “puede ver” y “puede editar”. Con el permiso “puede ver”, los usuarios pueden ver, descargar y comentar. La opción “puede editar” tiene todos los permisos anteriores pero agrega la capacidad de editar, eliminar y agregar archivos.

Una vez que cree un enlace, puede restringirlo a los miembros del equipo o personas que tengan la contraseña requerida. También puede hacerlo accesible para cualquier persona, independientemente de si tiene una cuenta de Dropbox o no.. 

Sin embargo, como administrador, puede evitar que los usuarios compartan contenido fuera de su negocio, lo que ayuda si trabaja con propiedad intelectual confidencial. Otras opciones de control de contenido incluyen fechas de caducidad de enlaces, contraseñas y la opción de deshabilitar descargas.

Dropbox se integra de forma nativa con Slack, por lo que puede compartir archivos directamente haciendo clic en la flecha en el menú “compartir” asociado a un archivo y luego haciendo clic en “compartir en Slack”. De hecho, Dropbox aparece en nuestro mejor almacenamiento en la nube para resumen de Slack.

Además de compartir su propio contenido, también puede invitar a colaboradores a compartir archivos con usted mediante solicitudes de archivos. Puedes definir qué estás solicitando y dónde deben ir los archivos en tu carpeta de Dropbox. Si la solicitud es urgente, también puede establecer una fecha límite.

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Dropbox también proporciona una página de auditoría para los recursos compartidos. Puede acceder a él a través del enlace “compartir” desde el menú del lado izquierdo en el cliente web. La página para compartir le permite rastrear fácilmente carpetas compartidas, archivos y enlaces generados. Sin esta característica, que muchos servicios de almacenamiento en la nube no tienen, sería fácil perder de vista quién tiene acceso a su contenido.

Sincronización

La sincronización del dispositivo, o sincronización para abreviar, significa que puede acceder al mismo contenido desde una variedad de dispositivos. Además, los cambios en el contenido realizado en un dispositivo se mostrarán casi en tiempo real en los demás. El mecanismo clave que permite esto, como dijimos, es la carpeta de sincronización.

Una carpeta de sincronización se parece a cualquier otra carpeta, pero los datos que coloque dentro de ella se almacenarán tanto en el disco duro de su computadora como en la nube. Tan pronto como realice un cambio en ese archivo, Dropbox reflejará ese cambio en la nube y en cualquier otro dispositivo conectado. Debido a esto, puede usar múltiples dispositivos para trabajar en sus archivos y nunca omitir un latido. 

La carga inicial de archivos a un servidor en la nube puede ser lenta. Lo probamos usando nuestra carpeta comprimida de 1GB. La sincronización inicial tomó varios minutos más de lo que esperábamos, considerando nuestra velocidad de carga, pero la transferencia aún fue rápida..

Sin embargo, los cambios en su contenido después de la carga inicial serán más rápidos, gracias al uso de la copia de archivos a nivel de bloque, que transfiere solo las partes modificadas de los archivos, en lugar de todo el archivo. Esto ayuda a ahorrar tiempo y ancho de banda..

Aunque la copia de archivos a nivel de bloque ofrece ventajas significativas, la mayoría de la competencia aún no lo ha implementado. De hecho, Dropbox y OneDrive son los dos únicos jugadores principales que lo hacen, y este último lo usa solo para sincronizar archivos de Microsoft Office.

Además de la sincronización estándar, Dropbox Business ofrece “sincronización inteligente”, que le permite configurar su sincronización para almacenar contenido solo en línea, no en su disco duro, pero aún así hacerlo visible en su explorador del sistema de archivos. Esto le ayuda a ahorrar espacio en el disco duro, lo cual es especialmente útil si está atascado usando una de las pequeñas unidades de estado sólido comunes con las computadoras portátiles más nuevas

Otros servicios EFSS tienen una característica similar llamada “sincronización selectiva”. La diferencia es que la sincronización selectiva no te permite ver tus archivos solo en línea en tu carpeta de sincronización.

Herramientas de productividad

Al igual que otras herramientas de EFSS, Dropbox tiene una biblioteca de integraciones de terceros. Sin embargo, Dropbox también tiene un par de aplicaciones nativas, llamadas Dropbox Paper y Dropbox Showcase.

Dropbox Paper es una aplicación que le permite agregar texto, imágenes, videos y otro contenido a lo que parece una hoja de papel en blanco. De hecho, hemos enfrentado a Dropbox Paper con Google Docs, pero Google Docs demostró ser mejor para trabajar con documentos de texto. Si desea obtener más información sobre Paper, lea nuestra revisión de Dropbox Paper.

Sin embargo, si solo necesita tomar notas y desea funciones para enriquecerlas, lea nuestro resumen de las mejores aplicaciones para tomar notas.

Dropbox Showcase le permite compartir su contenido en una página de aspecto profesional, que es una forma única de promocionar su trabajo. Sin embargo, no hay forma de compartir directamente en las redes sociales.

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Dropbox Business no puede igualar la cantidad de aplicaciones nativas de productividad que tienen Google Drive y One Drive, pero lo compensa con su biblioteca de integraciones. De hecho, Dropbox Business se integra con Google y Microsoft.

Sin embargo, tendrá que suscribirse a G Suite de Google u Office 365 de Microsoft para editar archivos. Sin embargo, la vista previa de documentos de Office en Office Online es gratuita.

Además de las integraciones de Office y Google, Dropbox ofrece muchas herramientas de terceros entre las que puede elegir. Puede buscar en todas las opciones disponibles visitando la página de integración de la aplicación Dropbox. Algunos de los más destacados son Slack, Asana y Adobe..

Seguridad

Una de las mayores preocupaciones al decidir almacenar datos en la nube es la fortaleza y confiabilidad de la seguridad en la nube. Dropbox, de hecho, estuvo involucrado en uno de los robos de datos más importantes registrados en 2012. Sin embargo, desde entonces, Dropbox ha mejorado su seguridad. Además, la seguridad de Dropbox Business es más fuerte que la de Dropbox normal.

Dropbox asegura los archivos en tránsito desde su computadora a sus servidores utilizando el protocolo TLS, que crea un túnel de transferencia protegido por un cifrado AES de 128 bits o superior. Cuando sus archivos están en reposo en la nube de Dropbox, el cifrado AES de 256 bits los codifica para que nadie pueda leerlos..

Desafortunadamente, Dropbox administra su clave de cifrado, por lo que no tiene el beneficio del cifrado privado. Sin embargo, Dropbox se integra con Boxcryptor, que es un complemento que proporciona cifrado privado. Sin embargo, tenga en cuenta que la sincronización de nivel de bloque de Dropbox no funcionará si elige habilitar Boxcryptor. Puede obtener más información al respecto en nuestra revisión Boxcryptor.

Otro inconveniente de seguridad es que Dropbox mantiene los metadatos de su archivo en texto plano. Sin embargo, eso es común con la mayoría de las herramientas de EFSS porque los metadatos se usan para indexar y acelerar la experiencia del usuario. 

Mientras sus datos están en reposo en los servidores, es vulnerable a los peligros más tradicionales, como los desastres naturales y las intrusiones. Para frustrar eso y el riesgo de falla del servidor, Dropbox ha fortalecido los centros de datos. Cuentan con la acreditación ISO 27001, lo que significa que están certificados con buena seguridad de la información. También se someten a autenticación SOC 2.

Además de las intrusiones en el centro de datos y las infracciones de datos, existen otros dos tipos de delitos informáticos que las empresas deben conocer: ataques de ransomware y ataques de intermediarios. El ransomware cifra sus datos y requiere que pague a los piratas informáticos antes de que lo descifren, mientras que los ataques de intermediarios son un tipo de escuchas en tránsito. 

Dropbox lo protege del ransomware utilizando sus capacidades de control de versiones. El cifrado en tránsito y el protocolo TLS lo protegen contra las escuchas. 

Además, Dropbox tiene otras dos características de seguridad que atraerán a los propietarios de negocios que necesitan una garantía adicional de que su contenido no caerá en las manos equivocadas.

El primero es la autenticación de dos factores, que garantiza que incluso si alguien logra robar sus credenciales, no podrá acceder a su cuenta. Para ello, requiere que sus empleados ingresen un código especial además de sus credenciales de usuario normales cuando inician sesión desde una computadora no reconocida. 

Este código se envía por mensaje de texto, y es un excelente método para garantizar que nadie pueda explotar las contraseñas débiles que algunos de sus empleados podrían haber creado. Sin embargo, debe crear una contraseña segura, incluso con la autenticación de dos factores habilitada.

Además, si alguien roba su dispositivo sincronizado o lo pierde, puede realizar un borrado remoto de ese dispositivo. Lo que hace es cortar la conexión de la carpeta de sincronización y eliminar cualquier contenido dentro de ella. Dicho esto, cualquier contenido comercial que el propietario del dispositivo pueda haber movido fuera de la carpeta de sincronización seguirá siendo vulnerable.

Apoyo

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Resolver problemas técnicos no es una idea divertida de nadie, pero para los usuarios de PYMES, no hacerlo podría significar una pérdida de ingresos. Por eso, es importante que un servicio tenga un buen soporte técnico, lo que ayuda a resolver los problemas rápidamente. Puede encontrar soporte ingresando a su consola de administración y haciendo clic en “ayuda”. 

Desde la página de ayuda, puede consultar la guía de Dropbox, buscar artículos de ayuda y ponerse en contacto con el soporte técnico por chat o por teléfono..

La página de la guía en realidad contiene soporte para tres grupos diferentes de usuarios: administradores del equipo, miembros del equipo y usuarios individuales que usan Dropbox con regularidad. Las guías están dirigidas principalmente a nuevos usuarios y son bastante rudimentarias..

Los artículos en el sitio de autoservicio son más útiles. Entre ellos se encuentran artículos sobre temas como la recuperación de archivos eliminados, que requieren autenticación de dos factores y sincronización de solución de problemas. Son precisos y claros, por lo que no necesita ser muy técnico para entenderlos..

Puede buscar artículos por categoría o realizar una búsqueda si no puede encontrar lo que está buscando. También hay acceso a un foro de usuarios, que siempre es una buena adición porque le permiten obtener ayuda de la comunidad en lugar de un solo técnico de soporte. La comunidad está activa y no debería tener que esperar mucho para recibir una respuesta..

Si no tiene ganas de buscar una solución usted mismo, puede ponerse en contacto con el personal de soporte técnico de Dropbox y obtener una respuesta de ellos.. 

Los usuarios obtienen asistencia telefónica independientemente de su plan, y puede acceder a ella desde la consola de administración del equipo. Está disponible las 24 horas para usuarios “empresariales” y durante el horario comercial para usuarios con planes “estándar” y “avanzados”. También hay soporte de chat, que está disponible 24/7. Lo probamos y nos pusimos en contacto con un representante en poco tiempo..

Puede enviar un correo electrónico para soporte 24/7, pero puede esperar hasta 24 horas para recibir una respuesta, incluso como usuario comercial. Enviamos un correo electrónico haciendo un par de preguntas y obtuvimos una respuesta en aproximadamente 15 horas..

El veredicto

Dropbox Business es un gran servicio. Tuvo una violación hace años, pero el servicio mejoró su seguridad para compensar y ahora tiene todas las características de seguridad que nos gusta ver en una solución EFSS.

La experiencia del usuario es simple pero ofrece una cantidad suficiente de características para mejorar el flujo de trabajo y la colaboración en equipo. Aunque Dropbox es conocido por su experiencia de usuario, la mayor ventaja que tiene es su capacidad de sincronización. 

Los competidores han copiado el modelo, pero no coinciden con la verdadera colaboración en tiempo real como Dropbox. Además, la sincronización inteligente solo hace que la experiencia sea más agradable.

Dicho esto, las características de productividad nativas de Dropbox se limitan a la aplicación Dropbox Paper. Es una característica interesante, pero no puede coincidir con las proporcionadas por Google Drive y OneDrive para la Empresa. Sin embargo, Dropbox se integra con Microsoft Office y G Suite, por lo que puede disfrutar de sus funciones siempre que tenga una suscripción.

El otro gran inconveniente es el precio. Existen otras soluciones más baratas que todavía son capaces, que puede probar. Dicho esto, si siente que está obteniendo el valor de su dinero con Dropbox Business, entonces hágalo. De lo contrario, consulte nuestras revisiones de EFSS para obtener ideas alternativas.

Nos gustaría escuchar sus pensamientos y experiencias con Dropbox Business. ¿Cómo lo compara con otras soluciones EFSS? Cuéntanos en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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