OneDrive for Business Review – Actualizado 2020

OneDrive for Business Review

OneDrive para la Empresa es una opción EFSS buena y asequible para las PYMES que desean una integración completa de Office Online pero que no quieren pagar demasiado. Consulte nuestra revisión completa de OneDrive Business para conocer todos los detalles.


Mejor EFSS

Microsoft ha estado produciendo software popular durante décadas, incluido el software de productividad para propietarios de negocios. Esta tendencia ha continuado, y con su servicio OneDrive para la Empresa, Microsoft ha decidido tomar una parte del mercado de la nube dirigido a usuarios empresariales. En esta revisión de OneDrive para la Empresa, la analizaremos y le diremos por qué es uno de los mejores proveedores de EFSS.

OneDrive para la Empresa, al igual que la versión para el consumidor (sobre la que puede leer en nuestra revisión de OneDrive), viene integrado con Office Online, lo que lo convierte en uno de los mejores servicios para mejorar la colaboración en línea. Además de esto, es increíblemente asequible, lo que ha sido una tendencia bienvenida en el software de productividad de Microsoft en los últimos años.. 

Sin embargo, hay varios inconvenientes. Carece de soporte por correo electrónico, los informes no funcionan correctamente, la búsqueda en el cliente web tiene errores y el cliente de escritorio no funciona en Linux. Además, no hay sincronización a nivel de bloque, pero esa es la tendencia con las herramientas EFSS.

Quédese con nosotros para obtener más información sobre las ventajas y desventajas, lo que lo ayudará a decidir si es la herramienta de almacenamiento en la nube más adecuada para sus necesidades comerciales.

Fortalezas & Debilidades

Alternativas para OneDrive para la Empresa

Precios

OneDrive para la Empresa ofrece siete planes entre los que puede elegir, por lo que no sufrirá una flexibilidad deficiente del plan. Dicho esto, encontrar el plan correcto podría ser difícil porque Microsoft tiene conjuntos de precios separados para los planes OneDrive for Business y Office 365 Business.

La página OneDrive para la Empresa muestra un plan llamado Office 365 Business Premium, que cuesta $ 150 por año y proporciona Office 365. Sin embargo, hay un plan empresarial un poco más barato, Office 365 ProPlus, que incluye Office 365 pero no incluye correo electrónico de clase empresarial hosting, Exchange, SharePoint, Microsoft Teams y Yammer.

OneDrive para precios comerciales

OneDrive for Business Plan One y Two requieren que pague por año. El primero cuesta $ 60 por año y le brinda 1 TB de espacio de almacenamiento por usuario. Además, también le permite cargar archivos de hasta 15 GB de tamaño, así como crear y editar documentos de Word, PowerPoint, Excel y OneNote usando Office Online.

El plan dos cuesta $ 120 por año y ofrece todos los beneficios del primer plan, junto con la prevención avanzada de pérdida de datos y espacio de almacenamiento ilimitado. 

El plan Office 365 Business Premium le ofrece 1 TB por usuario, pero incluye todo de los planes anteriores y agrega Office 365 y otras aplicaciones de Microsoft, como Exchange, SharePoint, Teams y Yammer. 

Además, le ofrece alojamiento de correo electrónico de clase empresarial, versiones de escritorio de aplicaciones de oficina, soporte de una licencia para hasta cinco computadoras, cinco teléfonos y cinco tabletas por licencia y reuniones ilimitadas de videoconferencia HD para hasta 250 personas. Además, puede tener hasta 300 usuarios. Cuesta $ 15.00 por mes por usuario, o $ 150 si elige pagar con un año de anticipación.

Si solo necesita Office 365, sin aplicaciones adicionales y alojamiento de correo electrónico empresarial, puede ahorrar un poco suscribiéndose al plan Office 365 ProPlus por $ 144 por año por usuario. También proporciona 1 TB de almacenamiento OneDrive EFSS por usuario, y puede tener usuarios ilimitados (como todos los planes siguientes). 

Sin embargo, si no necesita Office 365 pero necesita aplicaciones, como Teams y Yammer, y alojamiento de correo electrónico con una dirección de correo electrónico personalizada, puede optar por el plan Office 365 E1, que es de $ 86 por año por usuario. Ese plan también le brinda 1 TB de almacenamiento OneDrive EFSS por usuario y hasta 50 GB en el espacio del buzón.

El plan Office 365 E3 combina lo que proporcionan ambos planes anteriores, aumenta el espacio del buzón a 100 GB y proporciona versiones de escritorio de las aplicaciones de Office. También ofrece eDiscovery, que ayuda a entregar información utilizada para casos legales y brinda la capacidad de definir clasificaciones manuales y políticas manuales de retención y eliminación..

El último plan, Office 365 E5, agrega capacidades avanzadas de seguridad, análisis y voz a las características del plan anterior.. 

También incluye la seguridad de la aplicación en la nube de Office 365; conferencia de audio; clasificación automática, importación inteligente y más con Advanced Data Governance; y análisis avanzado personal y organizacional con MyAnalytics. Todo eso te costará $ 420 por año por usuario.

OneDrive para la limitación comercial

El almacenamiento ilimitado en cualquier plan requiere que tenga cinco o más usuarios. De lo contrario, el valor predeterminado es 1 TB por usuario. Si tiene cinco o más usuarios, inicialmente obtiene 1 TB por usuario, pero los administradores pueden aumentarlo a 5 TB por usuario. 

Después de usarlo, debe solicitar almacenamiento adicional poniéndose en contacto con el soporte de Microsoft. Puede obtener hasta 25 TB por usuario de espacio de almacenamiento para OneDrive para la Empresa. Más allá de eso, puede obtener 25 TB de almacenamiento adicional a través de sitios de grupo de SharePoint para usuarios individuales. Eso no es cierto almacenamiento ilimitado, pero al menos Microsoft es franco al respecto.

OneDrive for Business es generalmente más barato que la mayoría de la competencia, y sus usuarios obtienen su propia asignación de almacenamiento por separado. Eso es enorme, teniendo en cuenta que con muchos otros servicios, incluido Dropbox, los usuarios comparten espacio. Dicho esto, los planes de mayor precio incluyen Office 365, por lo que su valor dependerá de cuánto necesite el paquete de aplicaciones de Office.

Experiencia de usuario

Aunque OneDrive es un servicio de Microsoft, está disponible para Windows y macOS, lo que permite a sus empleados usar el dispositivo que prefieran. Sin embargo, no sorprende que no sea compatible con Linux.

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Después de instalar el cliente de escritorio, OneDrive crea una carpeta de sincronización especial. Los archivos que coloque en esta carpeta se almacenarán tanto en su disco duro como en la nube. Esto le permite sincronizar archivos casi en tiempo real entre dispositivos, ya sea que le pertenezcan a usted o sus compañeros de equipo. Hablaremos más sobre sincronización en una sección a continuación.

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Además de la carpeta de sincronización, el cliente de escritorio consta de un icono de la bandeja del sistema. Al hacer clic en este icono, aparecerá una ventana atractiva y clara encima. La ventana muestra sus archivos recientes y le permite acceder a la configuración, abrir la carpeta de sincronización e iniciar el cliente web.

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Cliente web OneDrive para la Empresa

El cliente web OneDrive es intuitivo y agradable porque hay mucho espacio negativo y el esquema de colores facilita la detección de lo que necesita. 

El menú del lado izquierdo le permite navegar a través de la aplicación, mientras que la barra de búsqueda de arriba lo ayuda a encontrar rápidamente los datos que necesita. Es decir, si funcionó correctamente. Para nosotros, la búsqueda no mostró resultados durante las primeras horas de uso.

Encima de la búsqueda, puede acceder a su biblioteca de aplicaciones de Microsoft. El panel central muestra sus archivos en una vista de lista. Puede elegir ordenar los archivos de manera diferente o mostrarlos en vistas “compactas” o “cuadrícula”.

También hay un enlace debajo del menú de navegación llamado “Administrador de OneDrive”, que le permite acceder a la administración de usuarios, facturación, soporte y opciones similares.

Si necesita realizar acciones en archivos o carpetas, puede hacer clic con el botón derecho sobre ellos, pasar el cursor sobre ellos y hacer clic en los tres puntos que aparecen, o seleccionar un archivo o carpeta y usar las acciones sobre el panel central. Nos gusta este enfoque versátil para realizar acciones. Además, la esquina superior derecha le permite acceder a la configuración y administrar su cuenta.

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Aplicaciones OneDrive para empresas

La experiencia móvil es tan agradable como la experiencia web, y el cliente móvil es aún más fácil de usar. El cliente muestra sus archivos de manera predeterminada, y solo necesita tocar el botón “más” para cargar archivos, escanear un documento, tomar y agregar una foto, y crear una carpeta, documento de Word o PowerPoint. Puedes navegar por la aplicación usando la barra inferior.

Gestión de usuarios

Antes de poder usar OneDrive para colaborar con otros, debe agregar usuarios desde el centro de administración de OneDrive.

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El centro de administración le proporciona tarjetas de interfaz, que puede solicitar y administrar según sus preferencias. Puede mover o eliminar tarjetas existentes, o agregar nuevas. El conjunto completo de tarjetas es el siguiente:

  • Software de Office 365: le permite instalar aplicaciones de Office 365
  • Facturación: muestra su información de facturación
  • Capacitación y guías: lo ayuda a aprender más sobre el uso de OneDrive para la Empresa
  • Gestión de usuarios: le permite restablecer las contraseñas de los usuarios, así como agregar, editar y eliminar cuentas
  • Acceso basado en roles para administrador: le permite asignar roles de administrador especializados a los usuarios
  • Estado del servicio: supervisa el estado de los servicios de Office 365
  • Informes de usuarios activos de Office 365: muestra cuántos usuarios han usado al menos una aplicación de Office
  • Directorio activo de Azure: proporciona acceso a tareas comunes de Azure
  • Dominios: administra sus dominios y monitorea su estado

La tarjeta de “acceso basado en roles para administrador” le permite asignar tres roles de administrador especializados:

  • Administrador de cuentas de usuario: puede crear y administrar usuarios y grupos, cambiar las contraseñas de los usuarios, monitorear el servicio OneDrive y administrar tickets de soporte
  • Administrador de seguridad: tiene acceso completo para administrar la configuración de los servicios relacionados con la seguridad, incluida la protección de identidad e información
  • Administrador del servicio de Exchange: obtiene acceso completo a Exchange Online y puede administrar los destinatarios de correo, el flujo de correo, el cumplimiento de los mensajes y la protección del correo, como antispam y malware.

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    Puede asignar otros roles seleccionando un usuario activo en la vista de “administración de usuarios” y haciendo clic en “administrar roles”. La barra lateral que aparece a la derecha muestra los muchos roles que puede elegir, incluidos administrador global, administrador de servicios y lector global.

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    La misma vista le permite agregar nuevos usuarios, lo cual es sencillo. Debe ingresar la información básica de un usuario, elegir si desea licenciar al usuario o no, asignarle un rol y finalizar.

    Si licencia a un usuario, se le facturará la tarifa de suscripción mensual o anual. Los usuarios sin licencias solo pueden acceder al contenido y no obtienen 1 TB de almacenamiento personal en la nube. Para facilitar la administración de usuarios y sus roles, OneDrive le permite crear grupos y asignarles usuarios..

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    Los informes son otro aspecto importante de la gestión de usuarios. OneDrive le brinda informes de uso, así como informes de seguridad y cumplimiento. Sin embargo, no vimos ninguna información para nuestros archivos de OneDrive, a pesar de que cargamos archivos y generamos un enlace para compartir.

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Carpeta & Compartición de archivos

Puede usar OneDrive para la Empresa para compartir contenido con colaboradores internos o externos por correo electrónico, o generando un enlace que apunte a la carpeta o archivo que desea compartir.

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Las opciones de seguridad para compartir le permiten configurar enlaces para que caduquen después de un cierto número de días, restringir el acceso a enlaces a individuos específicos y configurar contraseñas de acceso. También puede deshabilitar la edición y restringir el enlace para que solo funcione con un grupo específico. Eso puede incluir a cualquier persona con el enlace, personas de su organización, personas con acceso existente o personas específicas.

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También hay una vista separada para “compartir”, que muestra todo el contenido que ha compartido y lo que otros han compartido con usted.

Sincronización

La sincronización de dispositivos, o sincronización, es el mecanismo esencial de un servicio de almacenamiento en la nube, que ayuda a impulsar la colaboración en línea. La sincronización les permite a usted y a sus compañeros de equipo acceder a los mismos datos desde varios dispositivos y ver las ediciones de cada uno en tiempo casi real. Esto elimina la necesidad de enviar archivos por correo electrónico o transferirlos a través de memorias USB u otro hardware. 

Como ya mencionamos, el mecanismo común en el que se centra la sincronización es una carpeta especial que copia contenido de la nube a su disco duro y viceversa. En todos los demás aspectos, esta carpeta es como cualquier otra carpeta del sistema de archivos.

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OneDrive para la sincronización de negocios

Las velocidades de sincronización de OneDrive para la carga y descarga de archivos iniciales son similares a las que vemos con otros servicios. Sincronizamos nuestra carpeta de prueba comprimida de 1 GB en solo un minuto más de lo que esperábamos, teniendo en cuenta nuestra velocidad de carga. Cuando el servicio a veces falla es cuando realiza cambios en esos archivos.

La mejor manera de manejar los cambios de archivos es usar una función llamada “sincronización a nivel de bloque”, también conocida como “sincronización diferencial”. Con la sincronización a nivel de bloque en juego, el cliente de escritorio sincronizará solo partes del archivo que cambian, en lugar de todo el archivo. Los resultados son velocidades de sincronización mucho más rápidas y menor ancho de banda.

Actualmente, OneDrive solo usa sincronización de nivel de bloque para archivos de Microsoft Office. Eso sigue siendo bueno, teniendo en cuenta que muchos servicios EFSS no utilizan la sincronización a nivel de bloque en absoluto. Microsoft apunta a mejorarlo porque, según una publicación de blog de Microsoft, la sincronización a nivel de bloque se lanzará en el primer trimestre de 2020. 

Si no desea esperar, Dropbox Business es un buen servicio que actualmente ofrece sincronización a nivel de bloque. Puede leer más sobre Dropbox Business en nuestra revisión de Dropbox Business.

Sin embargo, en este momento, OneDrive tiene una característica de sincronización ordenada que la mayoría de las otras herramientas EFSS no tienen: la capacidad de bloquear la sincronización de ciertos tipos de archivos. Al usarlo, puede, por ejemplo, evitar que sus informes importantes se almacenen en los discos duros de sus empleados. Sin embargo, una característica más importante que obtienes con OneDrive para la Empresa es la sincronización selectiva.

La sincronización selectiva le permite desactivar la sincronización de ciertas carpetas, lo que evita que se almacenen en su disco duro. Esto es útil para usuarios comerciales que usan computadoras portátiles con unidades de estado sólido de baja capacidad.

Herramientas de productividad

Las herramientas que mejoran la productividad es donde brillan los servicios de EFSS. Las aplicaciones integradas ayudan a impulsar la productividad al permitirle abrir y editar archivos en la nube desde el cliente web utilizando varias aplicaciones. 

Por supuesto, OneDrive for Business tiene muchas aplicaciones de Microsoft en su parte posterior, que lo ayudan a lograr una mayor productividad y más. El principal de estas aplicaciones es, naturalmente, Microsoft Office.

Si decide suscribirse a uno de los planes de Office 365, sus empleados podrán descargar e instalar versiones de escritorio de las siguientes aplicaciones:

  • Word: un programa de procesamiento de texto y creación de documentos
  • Excel: un programa de hoja de cálculo
  • PowerPoint: un programa de presentación
  • Outlook: una plataforma de correo electrónico configurable
  • Access (solo PC): un sistema de gestión de bases de datos
  • Publisher (solo PC): una aplicación de publicación de escritorio

Puede instalar estas aplicaciones en hasta cinco dispositivos por usuario. Incluso si no opta por un plan con Office 365, puede abrir y editar documentos de Office con Office Online, que es gratuito. Office Online incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote. OneNote es una aplicación para tomar notas, que hizo que nuestro mejor resumen de aplicaciones para tomar notas.

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OneDrive para la Empresa también permite a sus usuarios integrar aplicaciones de terceros gratuitas y de pago en su almacenamiento en la nube, siempre que esa función no se haya deshabilitado en el centro de administración. Eso permite a los usuarios trabajar con herramientas de terceros sin abandonar la plataforma web OneDrive.

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La biblioteca de aplicaciones se divide en categorías, como productividad, análisis y colaboración. Eso hace que sea más fácil encontrar las aplicaciones que necesita, pero si todavía tiene dificultades para encontrar la aplicación correcta, puede buscarla utilizando la barra de búsqueda. La biblioteca tiene docenas de aplicaciones, y entre ellas están Trello, DocuSign, Salesforce y más..

Seguridad

Colocar sus datos financieros o propiedad intelectual confidencial en la nube puede ser desconcertante, aún más si utiliza servicios de almacenamiento en la nube populares, como OneDrive. Debido a eso, la seguridad en la nube se convierte en un factor aún más importante cuando se decide un servicio.

OneDrive para la Empresa encripta datos a nivel de disco usando BitLocker, y a nivel de archivo usando encriptación AES de 256 bits. El cifrado codifica sus datos para hacerlos ilegibles sin una clave secreta. Microsoft almacena esa clave en un servidor separado en Azure Key Vault. Sus datos también se almacenan en servidores de Azure, y si no está familiarizado con ellos, lea nuestra revisión de Microsoft Azure.

Microsoft también usa el protocolo TLS para proteger los datos en tránsito desde sus computadoras a sus centros de datos. TLS es un tipo de túnel seguro, que utiliza protección RSA de 2048 bits para sus datos. Puede obtener más información al respecto en nuestro resumen de SSL frente a TLS. Además, las conexiones no autenticadas a través de HTTP no están permitidas, sino que se redirigen a HTTPS.

Sin embargo, el cifrado en tránsito y en reposo no lo ayudará a protegerse de los ataques que aprovechan las contraseñas débiles utilizadas por sus empleados. Eso es posible porque las contraseñas débiles son mucho más susceptibles a las grietas por fuerza bruta que las claves de cifrado. Por esa razón, le sugerimos que cree una contraseña segura.

Otro aliado en su lucha para proteger sus credenciales de inicio de sesión es la autenticación de dos factores. No está habilitado de forma predeterminada, pero puede solicitarlo como administrador. Cuando esté habilitado, los usuarios deberán ingresar un código de seguridad especial al iniciar sesión desde una máquina desconocida, además de sus credenciales habituales.

Para usuarios de pequeñas empresas, recomendamos que active esta función porque significa que incluso si alguien logra robar las contraseñas de sus usuarios, esa información no será suficiente para iniciar sesión con éxito en su cuenta de almacenamiento en la nube.

OneDrive para la Empresa le permite establecer una política de creación de contraseña para sus empleados, pero las únicas configuraciones son para la caducidad de la contraseña. No hay forma de establecer requisitos de contraseña personalizados. Sin embargo, las contraseñas deben tener al menos ocho caracteres de longitud y deben tener tres de los siguientes: letras mayúsculas, letras minúsculas, números y símbolos.

Los planes de Office 365 también le brindan un centro de control y administración de seguridad, que evita que los virus y otros ataques cibernéticos perjudiquen su negocio. Sin embargo, si un ataque tiene éxito, hay una manera de recuperar sus archivos. Además, tiene herramientas que mantienen su información privada y segura, y la función de inicio de sesión único.

Además, sus archivos en los servidores de Microsoft se reflejan en al menos dos regiones de Azure diferentes, lo que mitiga cualquier daño que los desastres naturales puedan causar en un solo centro de datos. Además, solo un número limitado de personal esencial puede acceder a los centros de datos. 

Microsoft también tiene equipos separados de especialistas que validan continuamente los métodos de seguridad de sus centros de datos. Si desea obtener más información sobre dichos métodos de seguridad, lea nuestro artículo sobre seguridad del centro de datos.

Apoyo

Puede acceder al soporte desde la esquina superior derecha del cliente web. Esto le permite buscar temas, pero si desea ingresar al portal de soporte, debe hacer clic en el enlace “leer artículo en el navegador” en la parte inferior. Esta es una forma confusa y no intuitiva de acceder al portal de soporte desde el cliente web.

Sin embargo, una vez que acceda al portal de soporte, puede buscar artículos de ayuda utilizando la barra de búsqueda o navegar por categorías de temas como “inicio”, “sincronización”, “archivos” y “cuenta y almacenamiento”.

La biblioteca de artículos tiene muchos artículos escritos en pasos y con imágenes para ayudarlo a seguir. Además, hay un centro de capacitación de Office 365, que lo ayuda a mejorar sus habilidades usando videos, hojas de trucos y varios consejos.

Si no puede encontrar una respuesta a su pregunta en el portal de soporte, puede obtener soporte directo del equipo de soporte técnico de OneDrive describiendo su problema y haciendo clic en el botón “obtener ayuda”. Eso mostrará enlaces de artículos, pero si no son útiles, debajo de “llámame” puedes ingresar tu número de teléfono y solicitar una llamada.

La devolución de llamada le ahorra tiempo porque no estará en espera. La asistencia telefónica está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, y Microsoft incluso le permite saber cuánto tiempo puede esperar para recibir una llamada. Recibimos nuestra devolución de llamada en menos de 14 minutos, que es lo que la plataforma nos informó que esperar. El chat en vivo también es una opción..

Sin embargo, el soporte por correo electrónico no lo es, lo cual es extraño porque es el canal de soporte estándar para la mayoría de las soluciones EFSS.

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También hay una comunidad activa de usuarios de OneDrive. Puede crear una nueva discusión para obtener ayuda con su problema, pero también puede buscar temas de foros anteriores en caso de que alguien ya haya proporcionado una solución. A menudo, preguntar a los usuarios y expertos en TI es una excelente manera de encontrar soluciones innovadoras a los problemas.

El veredicto

OneDrive for Business es uno de los servicios EFSS más populares gracias a su bajo costo y almacenamiento separado para cada usuario, una interfaz agradable, integración con Microsoft Office y muchas aplicaciones de terceros y un buen soporte.

Además, puede usar funciones que bloquean la sincronización de ciertos archivos, elija solo algunos archivos para sincronizar,

Realizar una extensa gestión de usuarios y grupos, que incluye la asignación de roles de usuario. Además, la experiencia del usuario en todas las plataformas es agradable y sencilla..

Sin embargo, hay inconvenientes. No hay sincronización a nivel de bloque, pero está en proceso. Otro inconveniente es la falta de soporte de Linux, por lo que los usuarios que prefieren el pingüino tendrán que buscar en otro lado. Además, no es fácil acceder al portal de soporte, los informes de uso no se completan con datos y la opción de búsqueda en el portal web tiene errores.

Estos no son problemas importantes, pero pueden depender de su caso de uso. Sin embargo, en general, OneDrive para la Empresa es un gran servicio. Sin embargo, ¿es uno que se adapte a las necesidades de su negocio? Háganos saber en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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