Box Business Review – Actualizado 2020

Box Business Review

Un gran servicio que tiene muchas integraciones de terceros y un excelente servicio al cliente, Box Business se mantiene desde el primer lugar debido a su baja velocidad. Sin embargo, eso puede verse compensado por sus puntos fuertes, como puede leer en esta revisión completa de Box.


Mejor EFSS

Box se ubica como una de las mejores plataformas EFSS disponibles en la actualidad. No es de extrañar, entonces, que reclame más del 70 por ciento de las compañías Fortune 500 como sus clientes, además de más de 95,000 empresas en general. En esta revisión, decidimos echar un vistazo detallado a Box para ver cómo se compara con su reputación. 

En resumen, Box es un gran servicio. Tiene muchas herramientas de productividad, incluidas integraciones para Microsoft Office y la suite de Google Office. También cuenta con una administración de usuarios capaz, almacenamiento ilimitado y seguridad sólida con la opción de cifrado privado, así como soporte de correo electrónico, teléfono y chat..

Sin embargo, no todo es color de rosa, porque los planes de precios podrían ser más baratos y no hay soporte de sincronización a nivel de bloque. Si está interesado en los detalles, quédese con nosotros, ya que veremos cómo funciona Box en nuestras categorías separadas, a continuación..

Fortalezas & Debilidades

Alternativas para el negocio de cajas

Precios

Actualmente, Box tiene cuatro planes diseñados para empresas: “principiante”, “empresa”, “empresa plus” y “empresa”. Todos los planes requieren un mínimo de tres usuarios y no tienen un límite superior, a excepción de “iniciador”, que lo restringe a 10 usuarios.

Además, “starter” le brinda solo 100 GB de espacio de almacenamiento y limita el tamaño de su archivo a 2 GB. Aún así, es una buena opción para equipos pequeños, y solo cuesta $ 5.80 por mes por usuario. No es el mejor plan, cuando lo compara con, por ejemplo, Egnyte Connect, que proporciona 5 TB de espacio de almacenamiento por $ 8 por mes por usuario. Si eso te intriga, lee nuestra reseña de Egnyte Connect.

Sin embargo, Box proporciona espacio de almacenamiento ilimitado con los otros tres planes. El plan “comercial” es de $ 17.30 por mes por usuario y eleva el límite de tamaño de archivo a 5GB, que se mantiene igual para los planes restantes. “Business plus” ofrece más funciones por $ 28.70 por mes por usuario.

Debido a que los planes que no sean “de inicio” ofrecen la misma cantidad de almacenamiento y número de usuarios, su principal diferencia radica en las características que proporcionan. 

Costo de caja

Todos los planes tienen características estándar, como historial de versiones, soporte comercial y administración de usuarios. “Starter” se limita a esas características, pero otros planes se basan en ese conjunto. “Business” agrega marcas personalizadas, controles de seguridad móvil, prevención de pérdida de datos, seguridad avanzada para usuarios e informes, entre otros..

“Business plus” mejora el plan anterior con características que incluyen colaboradores externos ilimitados, delegación de roles de administración y administración de contenido. El plan “empresarial” agrega cumplimiento de HIPAA, grupos de usuarios, automatización del flujo de trabajo, aplicación de contraseña y otros. Vea aquí para una comparación completa entre los planes.

Otra diferencia importante entre los planes es la cantidad máxima de versiones que puede guardar. El control de versiones le ayuda a deshacer los cambios no deseados o recuperar archivos perdidos debido a eliminaciones accidentales. También te protege del ransomware. A la luz de eso, cuanto mayor sea el número, mejor.

“Starter” puede guardar 25 versiones, mientras que los planes “business” y “business plus” pueden guardar hasta 50 versiones. Si necesita más, el plan “empresarial” puede acomodar un máximo de 100 versiones. Si sus necesidades son mayores, puede comprar el complemento Box Governance por $ 10, que le permite guardar versiones ilimitadas. Sin embargo, debe contactar a Box por el precio.

Box ofrece descuentos para suscripciones anuales, pero antes de decidirse a suscribirse a Box, puede probar los planes con una prueba gratuita de 15 días. Aparte de eso, puede obtener un plan “personal” con 10GB gratis. Si necesita más almacenamiento, pero no es un negocio, puede obtener un plan “personal pro” con 100 GB de almacenamiento por $ 11.50 por mes o $ 138 por año.

Experiencia de usuario

El cliente de escritorio de Box funciona en Windows y macOS, pero no en Linux. Si desea un servicio de almacenamiento en la nube que lo admita, lea nuestro mejor servicio de almacenamiento en la nube para el resumen de Linux para obtener algunas ideas.

Una vez que descargue e instale el cliente de escritorio, verá una carpeta de sincronización en su sistema de archivos. Todos los archivos y carpetas que coloque en él se almacenarán tanto en su disco duro como en la nube, lo que permite la sincronización del dispositivo o “sincronización” para abreviar. Hablaremos más sobre qué tan bien Box maneja la sincronización en la sección correspondiente.

cliente-escritorio-caja

El otro componente del cliente de escritorio es el icono de la bandeja del sistema, que le permite abrir la carpeta de sincronización e iniciar la ventana de preferencias y el cliente web. Desde la ventana de preferencias, puede activar o desactivar la sincronización, ponerse en contacto con el servicio de asistencia e ingresar al centro de ayuda. El cliente de escritorio sigue el modelo común de sincronización desarrollado por Dropbox y es agradable y directo..

Aunque el cliente de escritorio con la carpeta de sincronización es un mecanismo clave, gran parte de la experiencia de Box tiene lugar en línea en su cliente web.

cliente-caja-web

El cliente web tiene un esquema de color atractivo y es claro, por lo que no tendrá que buscar las acciones y el contenido que está buscando. El menú de la izquierda navega por sus archivos, contenido reciente, datos sincronizados, papelera, notas, flujo de trabajo, consola de administración y favoritos..

Sin embargo, si no puede encontrar lo que está buscando de manera oportuna, puede usar la barra de búsqueda en la parte superior para buscarlo. La barra de búsqueda busca su contenido a medida que escribe, y puede agregar filtros a su búsqueda.

El cliente web muestra sus archivos y carpetas en el panel central en las vistas de cuadrícula o lista. Si hace clic en un objeto, verá sus detalles en la barra lateral derecha. 

Si hace clic con el botón derecho en un objeto, puede realizar acciones como “mover”, “copiar”, “compartir” y “bloquear”, para que nadie pueda acceder a él. Para su comodidad, puede realizar las acciones más comunes utilizando los botones en la parte superior de la página.

También puede acceder a sus notificaciones, configuraciones y ayuda desde la esquina superior derecha. También hay una función de tareas, que muestra las tareas asignadas a usted y las que ha enviado a otros..

cliente-caja-móvil

La aplicación móvil de Box es similar a otros servicios “. Eso significa que es fácil acceder a su contenido, cargar nuevos archivos en la nube, guardar archivos para uso sin conexión y etiquetar el contenido como “favorito”. También nos gusta el hecho de que el gran botón “+” para agregar contenido le permite crear una nueva nota o carpeta, además de capturar medios.

Gestión de usuarios

gestión de usuario de caja

Las opciones de administración de usuarios le permiten configurar su equipo para que las personas adecuadas tengan acceso a cierto contenido y las colaboraciones no se salgan de control. 

Cuando agrega un usuario a su cuenta de Box, puede editar cuánto de su almacenamiento total puede acceder ese usuario y otorgarles los siguientes permisos de acceso:

  • Contactos compartidos: permite al usuario ver a otros usuarios de Box
  • Activar sincronización: permite al usuario sincronizar archivos en la nube con su escritorio
  • Fijación de dispositivos: exime al usuario de los dispositivos máximos permitidos
  • Restrinja la colaboración externa: evita que el usuario colabore con usuarios externos

También puede seleccionar carpetas a las que puede acceder un nuevo usuario. Al seleccionar una carpeta para el acceso, puede asignar uno de los siete niveles de permisos diferentes:

  • Copropietario: puede hacer todo, incluidas las tareas de administrador
  • Editor: puede hacer todo, excepto restringir invitaciones
  • Cargador de visor: usuario básico con capacidades de carga
  • Cargador de vista previa: usuario limitado con capacidades de carga
  • Espectador: usuario básico con capacidades de descarga, vista previa y enlace
  • Vista previa: usuario limitado con capacidades de vista previa
  • Cargador: solo puede cargar contenido y crear subcarpetas

Aquí hay una imagen útil que compara las diferencias entre estos roles:

box-folder-access-permissions

Es fácil invitar a usuarios individuales, pero atraer docenas de usuarios de uno en uno sería muy tedioso, muy rápido. Afortunadamente, te permite realizar invitaciones masivas.

usuarios de box-add-bulk

Grupos de usuarios de cuadro

Al agregar usuarios, también puede asignarlos a grupos, lo que facilita la administración de permisos para múltiples usuarios. Por ejemplo, puede crear varios grupos que correspondan a los departamentos de su empresa y otorgarles diferentes permisos..

box-create-group

Cuando crea grupos, puede establecer quién puede administrarlos. Si lo configura en “admin”, solo los administradores podrán dar acceso a este grupo a las carpetas y ver a los miembros de este grupo. Puede ampliar esa opción de administración para agrupar a los miembros o incluso a toda la empresa.

Una vez creado, puede agregar usuarios que tengan permisos de “administrador” o “miembro”. Si convierte a un usuario en administrador de grupo, puede administrar el acceso a las carpetas vinculadas al grupo y supervisar la actividad de los miembros del grupo..

Si necesita trabajar con alguien que no es parte de su organización, puede invitarlo como usuario externo. Mientras esté en su red, los usuarios externos pueden aprovechar las funciones de Box que tiene disponibles. Puede administrar su nivel de acceso en cualquier momento o expulsarlos de la red.

En general, Box hace un gran trabajo, pero si necesita una administración de usuarios más personalizable, le sugerimos que pruebe Citrix ShareFile. Puede obtener más información al respecto en nuestra revisión de Citrix ShareFile.

Carpeta & Compartición de archivos

Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas haciendo clic en el botón “compartir” asociado con cualquier objeto.

Eso les permite invitar personas y asignarles permisos, o generar un enlace para el archivo o carpeta. 

En ambos casos, si invita a personas, puede otorgarles permisos de “editor” o “espectador”. Los editores pueden cargar, descargar, previsualizar, compartir y editar archivos y carpetas. Los espectadores solo pueden descargar y compartir. Específicamente para las carpetas, puede agregar otros permisos que corresponden a los derechos de acceso a la carpeta de la sección anterior.

enlace de caja compartida

Cuando crea un enlace, puede restringir qué personas pueden acceder a él y qué pueden hacer con él. Puede configurar el enlace para que sea de acceso público, hacerlo visible solo para las personas de su empresa o dar acceso solo a las personas invitadas.

Elija lo que elija, puede permitir a los usuarios ver y descargar, o solo ver. Además, puede protegerlo con una contraseña, deshabilitar la descarga, definir una URL personalizada y configurar el enlace para que caduque en una fecha específica.

configuración de enlace de caja compartida

Aunque Box tiene todas las funciones de uso compartido y control de contenido que necesita para compartir su contenido de forma segura, carece de una página que muestre una descripción general de sus archivos y carpetas compartidos. 

Sincronización

Como mencionamos anteriormente, después de instalar el cliente de escritorio, verá una carpeta de sincronización especial en su escritorio.

box-sync-folder

Cualquier archivo que coloque en esta carpeta permanecerá en su disco duro, pero también se sincronizará con la nube. Una vez en la nube, Box enviará estos archivos a sus otros dispositivos sincronizados y a los de sus colaboradores casi en tiempo real.

Esto podría ser problemático para los usuarios que tienen computadoras portátiles con unidades delgadas de estado sólido. Debido a que esos no ofrecen tanto espacio como los discos duros convencionales, debido al costo, dichos usuarios podrían quedarse sin espacio en poco tiempo. 

Para ayudar a evitar eso, Box proporciona una función llamada “sincronización selectiva”, que le permite desactivar la sincronización para ciertas carpetas. Para hacer eso, abra el cliente web de Box, haga clic derecho en una carpeta para abrir el menú. En “más acciones”, seleccione “unsync”. Además, puede hacer lo mismo haciendo clic con el botón derecho en un objeto en su carpeta de sincronización local y seleccionando “unsync” en “cuadro de sincronización”.

A partir de ese momento, esa carpeta no se almacenará en su disco duro. La desventaja es que tampoco estará disponible sin conexión. Entonces, si tiene contenido en el que está trabajando activamente, es posible que desee mantenerlo sincronizado.

Las velocidades de sincronización de Box se comparan bien con otros servicios EFSS en las cargas iniciales de archivos. Sin embargo, las sincronizaciones posteriores no son tan buenas porque Box no incorpora el algoritmo de copia de archivos a nivel de bloque, que ayuda a acelerar las sincronizaciones de archivos al transferir solo las partes de los archivos que cambiaron, en lugar de reemplazar todo el archivo.

Dropbox es un gran ejemplo de sincronización a nivel de bloque bien hecho, así que si lo desea, lea nuestra revisión de Dropbox Business para obtener más información al respecto.

Si desea mejorar sus velocidades de transferencia, puede utilizar las “zonas de caja”, una función que le permite almacenar su contenido en una de las ocho ubicaciones en todo el mundo. Cuanto más cerca esté de un servidor que sincronice sus datos, más rápido serán sus transferencias.

Herramientas de productividad

Muchas herramientas de EFSS integran a sus clientes web con aplicaciones de productividad y aplicaciones de colaboración para mejorar su capacidad de replicar el lugar de trabajo en línea. En esta categoría, vamos a echar un vistazo a los propios esfuerzos de Box para avanzar en esta dirección.

A diferencia de Google Drive y OneDrive para la Empresa, Box no tiene un conjunto completo de aplicaciones de oficina nativas. La única herramienta de productividad nativa que ofrece Box es una aplicación para tomar notas llamada Box Notes.

Sin embargo, Box Notes es una aplicación formidable para tomar notas. No es tan avanzado como las mejores aplicaciones para tomar notas, como Evernote, pero puede competir con entradas como OneNote y Google Keep. Puede usarlo para tomar notas durante las reuniones y discutir archivos con sus compañeros de equipo. Además, puede incluir imágenes y tablas..

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Box compensa su falta de características nativas al ofrecer una buena selección de aplicaciones de terceros. Los más importantes son Office 365 y Google Docs. Deberá suscribirse a Office 365, pero Google Docs es completamente gratuito. Dicho esto, siempre puede obtener una vista previa de los archivos de Office de forma gratuita con Office Online.

Puede crear un nuevo archivo de Office o Google Docs desde el cliente web de Box haciendo clic en el botón “nuevo” en la esquina superior derecha y luego eligiendo el tipo de documento que desea crear.

box-app-library

Además de Office y Google Docs, puede integrar aplicaciones de terceros adicionales a Box haciendo clic en su nombre en la esquina superior derecha del cliente y seleccionando “aplicaciones”. Esto lo redireccionará a una biblioteca de aplicaciones, que puede buscar por nombre o categoría.. 

Las categorías de aplicaciones incluyen “colaboración”, “gestión de proyectos”, “gestión de contenido” y “seguridad”. Box tiene demasiadas integraciones para enumerarlas todas aquí, pero las más destacadas son Slack, Trello, Asana, Salesforce, DocuSign y ShareVault.

Seguridad

Box proporciona muchas funciones para proteger su propiedad intelectual mientras está almacenada en la nube, lo que esperaría de un servicio orientado a clientes comerciales.

Box mantiene sus datos en centros de datos reforzados, que son auditados por terceros independientes. Gracias a esas auditorías, los centros de datos de Box cuentan con la certificación ISO 27001, lo que significa que tienen una sólida seguridad de la información. También son compatibles con SOC 2.

Box utiliza el protocolo TLS para proteger los datos en tránsito entre su dispositivo y el centro de datos. Esto se denomina cifrado en tránsito, y ayuda contra los ataques de intermediarios, que son básicamente un medio de espionaje en línea.. 

Una vez que su información llega al centro de datos, Box la mantiene encriptada mientras está en reposo, lo que significa que está codificada mientras se almacena en el lado del servidor. El cifrado en uso es AES de 256 bits.

Esto significa que nadie puede leer sus archivos a menos que tengan su clave de cifrado. Dicho esto, Box administra tu clave de forma predeterminada, pero puedes elegir administrarla tú mismo. 

Sin embargo, para hacerlo, debe suscribirse a un plan “comercial” o “empresarial” y pagar el complemento opcional Box KeySafe. Esto hace que su cifrado sea privado y la mayoría de los proveedores de EFSS no lo ofrecen..

Box también utiliza el ajuste de claves, lo que significa que no solo cifra su contenido sino también su clave de cifrado. Para esto, Box también usa AES de 256 bits.

Si desea evitar pagar los planes más caros y Box KeySafe, también puede configurar un cifrado privado de extremo a extremo con Box utilizando Boxcryptor. La integración de inicio de sesión único (SSO), que permite a los empleados iniciar sesión en múltiples sistemas comerciales con las mismas credenciales, también está disponible. Las opciones de SSO admitidas incluyen OneLogin, Okta y Bitium.

Box también permite a los usuarios configurar la autenticación de dos factores para proteger contra contraseñas débiles. Con la autenticación de dos factores habilitada, los usuarios tendrán que ingresar un código de seguridad que se envía a su teléfono cuando inician sesión en Box desde un dispositivo desconocido. Esto minimiza el riesgo que representan las contraseñas débiles porque evita el agrietamiento por fuerza bruta.

También nos gusta el hecho de que Box le permite establecer requisitos de contraseña personalizados. Esa es otra forma de evitar que sus usuarios creen contraseñas débiles.

Además, Box tiene la fijación de dispositivos, que le permite limitar la cantidad de dispositivos que cada usuario puede sincronizar. La función también le permite verificar qué dispositivos están utilizando sus usuarios. De esa manera, sabrá exactamente qué dispositivos tienen acceso a su almacenamiento en la nube.

Sin embargo, cuando desancla un dispositivo, solo corta el acceso en vivo a su almacenamiento en la nube, lo que deshabilita las sincronizaciones futuras. Esto significa que cualquier contenido sincronizado previamente no se borrará, por lo que este no es un buen método para protegerse, en caso de pérdida o robo del dispositivo. Si desea esta función, pruebe Egnyte Connect o Dropbox Business. 

Otra característica interesante es el “escudo de caja”, que le permite etiquetar su contenido con clasificaciones de seguridad, como “confidencial”. Luego, por ejemplo, puede asegurarse de que el contenido confidencial no se comparta fuera de su organización. También puede detectar comportamientos de descarga anómalos y acceso a contenido desde sesiones o ubicaciones sospechosas.

Apoyo

soporte de caja

Si encuentra un problema con un aspecto de Box, puede intentar resolverlo utilizando los artículos en la base de conocimiento de la comunidad. La base de conocimiento contiene artículos de resolución de problemas, guías, artículos de soporte y estudios de casos de uso. Muchos de ellos están escritos por otros usuarios de Box. 

Si la base de conocimiento no lo ayuda, la Comunidad Box también ofrece foros de usuarios, como la solución de problemas y los foros de desarrolladores de Box. Consultar a la comunidad es una excelente manera de utilizar el apoyo de la multitud para ideas creativas. Además, los foros están activos y los moderadores a menudo responden preguntas.

También está Box University, que tiene muchos tutoriales en video y sesiones en vivo programadas que lo ayudan a aprender cómo usar las funciones básicas y avanzadas de Box.

Además del apoyo de la comunidad, Box ofrece opciones de chat y teléfono para aquellos que tienen problemas urgentes que deben resolverse. La opción de chat es perfecta para usuarios que no son ajenos a la tecnología y pueden comunicar el problema en solo unas pocas líneas. Desafortunadamente, el chat en vivo solo está disponible durante el horario comercial, de 9 a.m. a 6 p.m..

Hicimos varias preguntas durante el chat y obtuvimos respuestas rápidas. Sin embargo, obtuvimos información contradictoria cuando preguntamos sobre la disponibilidad de canales de soporte durante la semana laboral. Dicho esto, todas las demás preguntas fueron respondidas de manera satisfactoria.  

Si prefiere hablar por teléfono, puede solicitar una devolución de llamada telefónica. Al igual que el chat, solo está disponible durante el horario comercial. Sin embargo, eso es cierto solo para el “soporte estándar”, que se incluye de forma gratuita en su licencia de Box.

solicitud por correo electrónico

Sin embargo, con el soporte “premier” o “platinum”, obtienes soporte dedicado para llamadas las 24 horas, los 7 días de la semana, tiempo de actividad garantizado del 99.9 por ciento, registros en el sitio y más. 

Sin embargo, incluso con soporte “estándar”, los usuarios tienen acceso al soporte de correo electrónico 24/7. Enviamos una solicitud por correo electrónico que describe un problema y obtuvimos una respuesta en tres horas, que es un buen tiempo de respuesta.

El veredicto

Box es, sin lugar a dudas, un servicio EFSS capaz. No le faltará nada al mover su negocio en línea porque Box se integra con muchas aplicaciones de terceros, incluidos Microsoft y Google. Además, sus archivos estarán seguros gracias a las fuertes características de seguridad. Los planes de precios podrían ser un mejor valor, aunque ofrecen almacenamiento ilimitado y una gran cantidad de características.

Si le queda poco espacio en el disco duro, puede hacer uso de la sincronización selectiva para almacenar solo archivos específicos en su disco duro. Además de estas características, Box ofrece amplias opciones de soporte y capacidades de administración de usuarios.

Sin embargo, es posible que no encuentre Box a su gusto o que desee un servicio que tenga sincronización a nivel de bloque y planes más baratos. Para eso, consulte nuestras revisiones de EFSS para ideas alternativas. Dicho esto, ¿qué opinas de Box? ¿Cumple con sus expectativas o necesita otro servicio? Háganos saber en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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