Revizuirea afacerilor Dropbox – actualizată în 2020

Revizuirea afacerilor Dropbox

Dacă sunteți în căutarea unui EFSS care să vă propulseze afacerea înainte, a merge la Dropbox pentru afaceri poate fi un pariu bun. Are toate atuurile fratelui său mic, orientat către consumator, plus câteva caracteristici uimitoare. Citiți recenzia noastră completă pentru detalii.


Cel mai bun EFSS

Dropbox este un nume al gospodăriei, așa că nu este de mirare că versiunea sa de business este de multe ori primii proprietari ai companiei de platforme EFSS care se uită atunci când decid să își mute datele în cloud. Ajută faptul că Dropbox Business are un amestec bun de simplitate, viteză și opțiuni de colaborare bogate. Datorită acelor calități, a fost cel mai bun program al nostru EFSS.

Dropbox a stabilit, de asemenea, multe tendințe atât în ​​sincronizarea dispozitivului, cât și în partajarea de fișiere și are o nouă caracteristică de sincronizare despre care vom vorbi mai jos. Dropbox Business oferă funcții de securitate puternice, care ar trebui să vă păstreze datele în siguranță, atât timp cât veți profita de ele. Dacă întâmpinați o problemă, puteți utiliza canalele de asistență 24/7 ale Dropbox pentru a obține ajutor rapid.

Cu toate acestea, Dropbox Business are funcții de personalizare și raportare limitate. În plus, nu este ieftin. Vom vorbi despre aceste dezavantaje, împreună cu ceea ce face Dropbox Business în categoriile de mai jos. Dacă sunteți interesat, rămâneți cu noi în această recenzie despre Dropbox Business. Dacă sunteți în căutarea unei soluții personale, citiți recenzia noastră Dropbox obișnuită.

Puncte forte & Puncte slabe

Alternative pentru Dropbox Business

Prețuri

Dropbox Business are trei planuri, care se taxează pe persoană și necesită minimum trei utilizatori. Primele două planuri, „standard” și „avansate”, sunt opțiuni bune pentru IMM-uri, în timp ce cel de-al treilea, „întreprindere”, este bun pentru companiile mari. 

Trebuie să contactați Dropbox pentru a obține o estimare a prețului pentru planul „întreprindere”, dar celelalte două au abonamente lunare și anuale disponibile.

Rețineți că cele 5 TB de stocare pe care le obțineți cu Dropbox Business sunt spațiu comun. Așa funcționează majoritatea platformelor EFSS, OneDrive fiind excepția. Puteți citi recenzia noastră OneDrive pentru afaceri pentru mai multe detalii. Totuși, utilizatorii dvs. se pot înscrie și la conturi Dropbox personale și pot primi 2 GB de stocare personală gratuită.

Dropbox pentru prețuri de afaceri

Planurile de afaceri Dropbox nu sunt ieftine. De exemplu, cu Egnyte, primiți 5 TB de spațiu comun pentru 8 dolari pe lună pe utilizator, ceea ce reprezintă aproape jumătate din costul Dropbox. Înainte de a vă abona, asigurați-vă că folosiți proba gratuită de 30 de zile a Dropbox Business, care vă poate oferi o imagine de ansamblu a modului în care funcționează serviciul..

Acestea fiind spuse, planul avansat al Dropbox vă oferă o stocare nelimitată, dar este mult mai scump decât planul nelimitat al celuilalt concurent al său, Crashplan. Dacă sunteți o companie mică și nu aveți nevoie de integrări avansate, este posibil să folosiți Crashplan mai bine. Puteți citi mai multe despre asta în recenzia noastră CrashPlan.

Experiența utilizatorului

Dropbox a fost în fruntea experienței utilizatorului de la lansarea sa în 2007. Aceasta este valabilă și pentru versiunea sa de business. Clientul desktop Dropbox este disponibil atât pentru Windows cât și pentru Mac. Ne place că Linux este acceptat – distribuții Ubuntu și Fedora – deoarece multe servicii de stocare în cloud de afaceri nu au suport pentru Linux.

dropbox-business-desktop-client

După instalarea clientului desktop, Dropbox creează un folder special conectat la cloud în sistemul de fișiere. Se numește „folder de sincronizare” și întreaga experiență EFSS funcționează în jurul său. De fapt, această caracteristică a fost creată de fondatorul Dropbox, Drew Houston. Vom vorbi mai multe despre modul în care Dropbox gestionează sincronizarea din categoria corespunzătoare de mai jos.

Clientul desktop este simplu și vă permite să treceți în revistă activitățile recente, împreună cu cele ale membrilor echipei. Puteți vedea, de asemenea, dosare, activități și notificări. Dacă aveți multe fișiere, clientul desktop vă permite să utilizați bara de căutare pentru a le sorta rapid.

În plus, puteți accesa aplicația Dropbox Paper, puteți deschide folderul de sincronizare, lansați clientul web și puteți crea fișiere și foldere noi. În general, clientul desktop este plăcut și eficient.

dropbox-business-ul web-client

Dacă nu sunteți departe de computer și nu doriți să descărcați clientul desktop pentru a obține un singur fișier, vă puteți conecta la clientul web. Clientul vă permite, de asemenea, să vă gestionați contul Dropbox Business și utilizatorii, despre care vom vorbi mai târziu. 

Clientul web are mult spațiu negativ, ceea ce îl face clar și simplu. Ambele sunt trăsături de design pentru care Dropbox este renumit. 

Navigarea prin conținut este intuitivă datorită meniului din stânga, dar dacă nu puteți găsi un folder sau un fișier specific, puteți să le căutați doar cu bara de căutare din partea de sus. Este frumos că începe căutarea imediat ce începeți să scrieți. 

În plus, puteți accesa cele mai comune acțiuni de fișiere și folder doar trecând peste ele. Dacă aveți nevoie de mai mult, nu trebuie decât să faceți clic pe „trei puncte”. În plus, puteți vedea detaliile fișierului în partea dreaptă și, mai jos, lista acțiunilor suplimentare pe care le puteți întreprinde.

dropbox-business-mobil-client

Dacă sunteți în mișcare, puteți să accesați în continuare fișierele și folderele utilizând smartphone-ul. Clienții mobili ai Dropbox funcționează pe Android și iOS. Ca și clienții desktop și web, clientul mobil este simplu de utilizat. 

Vizualizarea implicită afișează fișierele dvs. recente și cu stele, împreună cu un buton „+” mare, care vă permite să scanați un document, să faceți o fotografie, să încărcați fotografii și videoclipuri și să creați un nou dosar sau fișier text. Meniul burger din colțul din stânga sus vă permite să intrați în aplicația Dropbox Paper, să accesați fișierele dvs. offline, să gestionați setările și să monitorizați activitatea echipei dvs..

Managementul utilizatorilor

dropbox-business-user-gestionare

Vă puteți gestiona echipa din consola de administrare a clientului web. Dacă sunteți administratorul echipei, puteți invita noi membri prin e-mail, dar puteți încărca, de asemenea, un fișier șablon CSV pentru a invita în mare parte utilizatorii. Dacă trebuie să cumpărați mai multe licențe, puteți face asta și din consola de administrare.

Puteți atribui roluri de administrare pe mai mulți utilizatori, dar trebuie să vă abonați la Dropbox Business Advanced sau Enterprise pentru a debloca această caracteristică. În caz contrar, puteți acorda permisiuni de utilizator către foldere, care pot fi setate la nivel de acces „vizualizare” sau „editare”..

În general, opțiunile de personalizare a rolului Dropbox sunt relativ reduse în comparație cu unele alte instrumente; puteți alege să atribuiți utilizatorilor unuia dintre cele trei roluri de admin. 

Primul rol este „admin team” și permite utilizatorului să gestioneze totul pentru toți administratorii și membrii. Al doilea este „administratorul utilizatorului”, care poate adăuga, elimina și gestiona conturile de membri. În cele din urmă, un „administrator de asistență” vă poate ajuta cu sarcini limitate, inclusiv resetările de parole. Puteți găsi o comparație detaliată a rolurilor aici.

Cu toate acestea, nu există nicio modalitate de a personaliza rolurile. Dacă doriți o personalizare avansată, o alegere alternativă excelentă EFSS ar fi Citrix ShareFile și puteți citi mai multe despre recenzia noastră Citrix ShareFile.

Consola de administrare include și un tablou de bord, care vă permite să monitorizați utilizarea contului. În plus, există o filă „activitate” care vă permite să creați rapoarte personalizate bazate pe un set uriaș de factori, inclusiv conectări, partajări de fișiere, parole, modificări de fișiere și sincronizări ale dispozitivului.  

dropbox-business-group-gestionare

Puteți utiliza, de asemenea, Dropbox pentru a crea grupuri de utilizatori. Acest lucru vă permite să gestionați accesul la folder pentru mai multe persoane simultan, astfel încât să puteți reduce cantitatea de muncă de administrare pe care trebuie să o faceți. 

Cu toate acestea, numărul de opțiuni de personalizare disponibile pentru grupuri este destul de limitat în comparație cu alte servicii. Pentru un instrument care are opțiuni puternice de gestionare a grupului, consultați recenzia noastră pentru IBM Connections.

Pliant & Distribuire a unui fisier

Când configurați Dropbox Business, obțineți automat un „folder de echipă” central la care vor avea acces toți angajații adăugați. Puteți crea subfoldere în cadrul acestuia și restricționa accesul la acesta la anumite utilizatori sau grupuri.

dropbox-business-file-sharing

Partajarea folderelor este metoda principală de partajare a conținutului între coechipieri, dar utilizatorii pot, de asemenea, să partajeze atât folderele, cât și fișierele generând o legătură sigură. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe butonul „share” care apare atunci când treceți peste un obiect dat.

Când generați un link, puteți să-i atașați două niveluri de permisiune: „puteți vedea” și „puteți edita”. Cu permisiunea „poate vizualiza”, utilizatorii pot vedea, descărca și comenta. Opțiunea „poate edita” are toate permisiunile anterioare, dar adaugă posibilitatea de a edita, șterge și adăuga fișiere.

După crearea unui link, îl puteți restricționa la membrii echipei sau la persoanele care au parola necesară. Puteți să îl faceți accesibil oricui, indiferent dacă au sau nu un cont Dropbox. 

Cu toate acestea, ca administrator, puteți împiedica utilizatorii să partajeze conținut în afara afacerii dvs., ceea ce vă ajută dacă lucrați cu proprietate intelectuală sensibilă. Alte opțiuni de control de conținut includ date de expirare a linkurilor, parole și opțiunea de a dezactiva descărcările.

Dropbox se integrează nativ cu Slack, astfel încât să puteți partaja fișiere direct la acesta, făcând clic pe săgeata din meniul „partajare” asociat cu un fișier, apoi făcând clic pe „share în Slack”. De fapt, Dropbox este prezentat în cel mai bun spațiu de stocare în cloud pentru redresarea Slack.

În afară de partajarea propriului dvs. conținut, puteți invita și colaboratorii să vă împărtășească fișiere folosind cereri de fișiere. Puteți defini ce solicitați și unde ar trebui să se ducă fișierele în folderul Dropbox. Dacă cererea este urgentă, puteți, de asemenea, să setați un termen.

dropbox-business-sharing-page

Dropbox oferă, de asemenea, o pagină de audit pentru acțiuni. Îl puteți accesa prin intermediul linkului „partajare” din meniul din partea stângă a clientului web. Pagina de partajare vă permite să urmăriți cu ușurință folderele partajate, fișierele și linkurile generate. Fără această caracteristică, pe care nu o au multe servicii de stocare în cloud, ar fi ușor să pierdeți evidența persoanelor care au acces la conținutul dvs..

Sincronizare

Sincronizarea dispozitivului sau sincronizarea pe scurt înseamnă că puteți accesa același conținut dintr-o varietate de dispozitive. În plus, modificările aduse conținutului de pe un dispozitiv vor apărea în timp real în celelalte. Mecanismul cheie care permite acest lucru, așa cum am spus, este folderul de sincronizare.

Un folder de sincronizare arată la fel ca oricare alt folder, dar toate datele pe care le introduceți în el vor fi stocate atât pe hard disk-ul computerului, cât și pe cloud. De îndată ce efectuați o modificare a acelui fișier, Dropbox va reflecta această schimbare în cloud și orice alt dispozitiv conectat. Din această cauză, puteți utiliza mai multe dispozitive pentru a lucra la fișierele dvs. și a nu omite niciodată o bătaie. 

Încărcările inițiale de fișiere pe un server cloud pot fi lente. L-am testat folosind folderul nostru de 1 GB cu fermoar. Sincronizarea inițială a durat câteva minute mai mult decât ne așteptam, având în vedere viteza de încărcare a noastră, dar transferul a fost încă rapid.

Cu toate acestea, modificările la conținutul dvs. după încărcarea inițială vor fi mai rapide, datorită utilizării copierii fișierelor la nivel de bloc, care transferă doar porțiunile schimbate de fișiere, mai degrabă decât întregul fișier. Acest lucru vă ajută să economisiți timp și lățime de bandă.

Chiar dacă copierea fișierului la nivel de bloc oferă avantaje semnificative, majoritatea concurenței nu l-au implementat încă. De fapt, Dropbox și OneDrive sunt singurii doi jucători importanți, iar acesta din urmă îl folosește doar pentru a sincroniza fișierele Microsoft Office.

Pe lângă sincronizarea standard, Dropbox Business oferă „sincronizare inteligentă”, care vă permite să configurați sincronizarea dvs. pentru a stoca conținut doar online, nu pe hard disk, dar totuși să îl facă vizibil în exploratorul de sistem de fișiere. Acest lucru vă ajută să economisiți spațiu pe hard disk, ceea ce este util mai ales dacă rămâneți blocat cu una dintre micile unități de stare solidă comune cu laptopurile mai noi

Alte servicii EFSS au o caracteristică similară numită „sincronizare selectivă”. Diferența este că sincronizarea selectivă nu vă permite să vedeți fișierele dvs. online numai în folderul dvs. de sincronizare.

Instrumente de productivitate

Ca și alte instrumente EFSS, Dropbox are o bibliotecă de integrări de la terți. Totuși, Dropbox are și câteva aplicații native, numite Dropbox Paper și Dropbox Showcase.

Dropbox Paper este o aplicație care vă permite să adăugați text, imagini, videoclipuri și alt conținut la ceea ce arată ca o foaie de hârtie goală. De fapt, am pus în evidență Dropbox Paper versus Google Docs, dar Google Docs s-a dovedit a fi mai bun pentru lucrul cu documente text. Dacă doriți să aflați mai multe despre hârtie, citiți recenzia noastră despre hârtie Dropbox.

Cu toate acestea, dacă trebuie doar să luați note și doriți funcții care să le îmbogățească, citiți cele mai bune aplicații pentru a lua notițe.

Dropbox Showcase vă permite să partajați conținutul dvs. pe o pagină cu aspect profesional, care este un mod unic de promovare a muncii dvs. Cu toate acestea, nu există nicio modalitate de a partaja direct pe rețelele sociale.

app-integrari dropbox-business-

Dropbox Business nu poate corespunde numărului de aplicații de productivitate autohtone pe care Google Drive și One Drive le au, dar compensează acest lucru cu biblioteca sa de integrări. De fapt, Dropbox Business se integrează atât cu Google cât și cu Microsoft.

Cu toate acestea, va trebui să vă abonați la Google Suite G sau Microsoft Office 365 pentru a edita fișiere. Totuși, previzualizarea documentelor Office în Office Online este gratuită.

În plus față de integrările Office și Google, Dropbox oferă multe instrumente terțe din care puteți alege. Puteți căuta prin toate opțiunile disponibile accesând pagina de integrare a aplicației Dropbox. Unele dintre cele mai proeminente sunt Slack, Asana și Adobe.

Securitate

Una dintre cele mai mari îngrijorări atunci când se decide să stocheze date în cloud este rezistența și fiabilitatea securității în cloud. Dropbox, de fapt, a fost implicat într-unul dintre cele mai înalte furturi de date înregistrate în 2012. Cu toate acestea, de atunci, Dropbox și-a îmbunătățit securitatea. În plus, securitatea Dropbox Business este mai puternică decât cea a Dropbox-ului obișnuit.

Dropbox securizează fișierele în tranzit de la computerul dvs. către serverele sale folosind protocolul TLS, care creează un tunel de transfer protejat de criptarea AES pe 128 biți sau mai mare. Când fișierele dvs. sunt în repaus în Cloudbox, criptarea AES pe 256 biți le scramblează, astfel încât nimeni nu le poate citi.

Din păcate, Dropbox vă administrează cheia de criptare, astfel încât nu aveți beneficiul de criptare privată. Cu toate acestea, Dropbox se integrează cu Boxcryptor, care este un add-on care oferă criptare privată. Rețineți că sincronizarea la nivel de bloc a Dropbox nu va funcționa, însă, dacă alegeți să activați Boxcryptor. Puteți afla mai multe despre asta în recenzia noastră Boxcryptor.

Un alt dezavantaj al securității este că Dropbox păstrează metadatele fișierului în text simplu. Cu toate acestea, acest lucru este comun cu majoritatea instrumentelor EFSS, deoarece metadatele sunt utilizate pentru indexarea și accelerarea experienței utilizatorului. 

În timp ce datele dvs. sunt în repaus pe servere, acestea sunt vulnerabile la pericolele mai tradiționale, cum ar fi dezastrele naturale și intruziunile. Pentru a le contracara și riscul de eșec al serverului, Dropbox a întărit centrele de date. Au acreditare ISO 27001, ceea ce înseamnă că sunt certificate că au o bună securitate a informațiilor. De asemenea, acestea sunt supuse autentificării SOC 2.

În plus față de intruziunile centrelor de date și încălcările de date, există alte două tipuri de infracțiuni informatice despre care întreprinderile ar trebui să cunoască: atacuri de ransomware și atacuri om-in-the-middle. Ransomware criptează datele dvs. și necesită să plătiți hackerilor înainte de a le decripta, în timp ce atacurile omului în mijloc sunt un tip de intrare în tranzit. 

Dropbox vă protejează de ransomware folosind funcțiile sale de versiune. Criptarea în tranzit și protocolul TLS vă protejează împotriva orizontului. 

În plus, Dropbox are alte două caracteristici de securitate care vor atrage proprietarii de afaceri care au nevoie de o asigurare suplimentară, conținutul lor nu va cădea în mâinile greșite.

Primul este autentificarea cu doi factori, care asigură că, chiar dacă cineva reușește să vă fure acreditările, nu va putea să vă acceseze contul. Face acest lucru solicitând angajaților dvs. să introducă un cod special în plus față de datele lor obișnuite de utilizator atunci când se conectează de pe un computer necunoscut. 

Acest cod este trimis prin text și este o metodă excelentă pentru a vă asigura că nimeni nu va putea exploata parole slabe pe care unii dintre angajații dvs. le-ar fi putut crea. Cu toate acestea, ar trebui să creați o parolă puternică, chiar dacă este activată autentificarea cu doi factori.

În plus, dacă cineva vă fură dispozitivul sincronizat sau îl pierdeți, puteți efectua o ștergere de la distanță a dispozitivului respectiv. Ceea ce face este să separați conexiunea folderului de sincronizare și să ștergeți orice conținut din interiorul acestuia. Acestea fiind spuse, orice conținut de afaceri proprietarul dispozitivului s-ar fi putut muta în afara folderului de sincronizare va fi în continuare vulnerabil.

A sustine

dropbox-business-suport

Rezolvarea problemelor tehnice nu este ideea nimănui de distracție, dar pentru utilizatorii de IMM-uri, acest lucru ar putea însemna pierderea veniturilor. Din această cauză, este important ca un serviciu să aibă un suport tehnic bun, care ajută la rezolvarea rapidă a problemelor. Puteți găsi asistență intrând în consola de administrare și făcând clic pe „ajutor”. 

Din pagina de ajutor, puteți consulta Ghidul Dropbox, puteți consulta articole de ajutor și puteți contacta asistența tehnică prin chat sau telefon.

Pagina de ghid conține de fapt suport pentru trei grupuri diferite de utilizatori: administratorii echipei, membrii echipei și utilizatori individuali care folosesc Dropbox regulat. Ghidurile se adresează mai ales utilizatorilor noi și sunt destul de rudimentare.

Articolele de pe site-ul de auto-sprijin sunt mai utile. Printre ele se numără articole pe teme precum recuperarea fișierelor șterse, care necesită autentificare în doi factori și sincronizarea depanării. Sunt precise și clare, deci nu trebuie să fiți foarte tehnice pentru a le înțelege.

Puteți răsfoi articole pe categorii sau puteți rula o căutare dacă nu găsiți ceea ce căutați. De asemenea, aveți acces la un forum pentru utilizatori, care este întotdeauna un plus bun deoarece vă permit să obțineți ajutor din partea comunității în loc de un singur tehnician de asistență. Comunitatea este activă și nu trebuie să aștepți mult timp pentru un răspuns.

Dacă nu doriți să săpați singuri o soluție, puteți contacta personalul de asistență tehnică al Dropbox și puteți primi un răspuns de la ei. 

Utilizatorii primesc asistență telefonică indiferent de planul lor și îl puteți accesa din consola de administrare a echipei. Este disponibil 24 de ore pentru utilizatorii „întreprinderii” și în timpul programului de lucru pentru utilizatori, în planuri „standard” și „avansate”. Există, de asemenea, suport pentru chat, care este disponibil 24 de ore din 24. Am încercat-o și am luat legătura cu un reprezentant în scurtă ordine.

Puteți trimite un e-mail pentru asistență 24/7, dar puteți aștepta până la 24 de ore pentru un răspuns, chiar și ca utilizator de afaceri. Am trimis un e-mail prin care am pus câteva întrebări și am primit un răspuns în aproximativ 15 ore.

Verdictul

Dropbox Business este un serviciu excelent. A avut o încălcare în urmă cu ani, dar serviciul și-a îmbunătățit securitatea pentru a o compensa și acum are toate caracteristicile de securitate pe care ne dorim să le vedem într-o soluție EFSS.

Experiența utilizatorului este simplă, dar oferă un număr suficient de funcții pentru a îmbunătăți fluxul de lucru și colaborarea în echipă. Deși Dropbox este renumit pentru experiența sa de utilizator, cel mai mare avantaj pe care îl are este capacitatea sa de sincronizare. 

Concurenții au copiat modelul, dar nu se potrivesc cu adevărata colaborare în timp real, cum ar fi Dropbox. În plus, sincronizarea inteligentă face doar întreaga experiență mai plăcută.

Acestea fiind spuse, caracteristicile native ale producției Dropbox sunt limitate la aplicația Dropbox Paper. Este o caracteristică interesantă, dar nu poate fi potrivită cu cele furnizate de Google Drive și OneDrive for Business. Cu toate acestea, Dropbox se integrează cu Microsoft Office și G Suite, astfel încât să vă puteți bucura de funcțiile lor atât timp cât aveți un abonament.

Celălalt mare dezavantaj este prețul. Există și alte soluții mai ieftine, care sunt încă capabile, pe care le puteți încerca. Acestea fiind spuse, dacă simțiți că primiți banii în valoare cu Dropbox Business, atunci mergeți pentru asta. Dacă nu, consultați recenziile noastre EFSS pentru idei alternative.

Am dori să auzim gândurile și experiențele dvs. cu Dropbox Business. Cum îl comparați cu alte soluții EFSS? Spuneți-ne în comentariile de mai jos. Vă mulțumim pentru lectură.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map