Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Sincronizare fișiere și partajare pentru afaceri

Recenzie la locul de muncă Autotask (Soonr)

Furnizorul puternic de sincronizare și distribuire a fișierelor pentru întreprinderi de orice dimensiune, în căutarea unei mobilități sporite și o mai bună securitate decât pot oferi soluții de sincronizare și distribuire a fișierelor de consum.


Prezentare generală a revizuirii autotask

Atunci când o afacere a ajuns la o anumită dimensiune și primii angajați încep să păcălească, o soluție tradițională de sincronizare și partajare a fișierelor de calitate pentru consumatori pur și simplu nu mai reduce tăcerea. Deși Dropbox este o potrivire perfectă pentru freelanceri sau agenții mici care doresc să partajeze rapid fișiere și foldere cu clienții, acesta nu îndeplinește cerințele multor întreprinderi mici și mijlocii, care au cinci persoane și mai mult sub aripa lor.

Autotask Workplace Soonr Review Homescreen

O afacere în creștere trebuie să se asigure că fișierele sale cele mai sensibile și confidențiale rămân în control total asupra companiei. Cu instrumente de partajare a fișierelor de calitate consumatorului, este de cele mai multe ori – o abordare totală sau nimic: odată ce un folder este partajat, persoana cu care este distribuit are control total asupra conținutului.

Fișierele pot fi șterse din greșeală, redistribuite cu terți și angajați neautorizați sau pur și simplu editați de persoane greșite.

Soluțiile de sincronizare și partajare la nivel de întreprindere, cum ar fi Autotask Workplace Soonr, prezentate în această recenzie, vă pun înapoi pe scaunul șoferului. Nu contează dacă supervizați departamentul IT al unei companii sau sunteți CFO al unei întreprinderi Fortune 500 sau director al unei agenții de marketing digital.

Piața soluțiilor EFSS (enterprise file sync and share) a devenit foarte aglomerată, iar fiecare jucător de pe piață are avantaje și dezavantaje, care ar trebui să fie luate în considerare înainte de a scufunda în trimiterea fișierelor companiei în cloud.

În această recenzie Autotask Workplace Soonr, vom dezvălui pentru cine este acest produs, de ce este util și acoperim caracteristici, funcții și beneficii specifice. Deci, puteți decide dacă este un plus util pentru arsenalul de productivitate al afacerii dvs..

Pentru cine este locul de muncă Autotask?

Autotask Workplace / Soonr este o soluție de sincronizare și partajare (sau business cloud storage) care oferă securitate și colaborare pregătită pentru întreprindere.

Ce inseamna asta?

Spre deosebire de concurenți (cum ar fi Dropbox și OneDrive), Autotask Workplace oferă gestionare integrată de documente mobile (MDM) și securitate a dispozitivului. Administratorii pot adăuga sau elimina angajații din accesul norului Autotask, asigurându-se că datele rămân sub controlul companiei atunci când un dispozitiv este pierdut sau furat – sau un angajat părăsește compania.

Controlează membrii din Autotask

Recomandăm Autotask Workplace pentru IMM-uri cu cinci angajați sau mai mulți, deși în unele ocazii poate avea sens și cu mai puțini oameni dintr-o echipă, precum o agenție care se ocupă de fișiere foarte mari (CAD, Photoshop sau fișiere video). Autotask se adaptează nevoilor unei întreprinderi, făcând adăugarea sau eliminarea oamenilor dintr-un mediu practic partajat o experiență rapidă.

Dacă vă așteptați ca AWP Soonr să fie un software complet de gestionare a proiectelor, luați în considerare să căutați în altă parte, pentru că nu este așa. În timp ce puteți adăuga comentarii la fișiere și dosare, lipsește crearea sarcinilor și a termenului limită pentru proiecte.

Iată o privire mai atentă asupra caracteristicilor și funcțiilor reale ale lui Autotask Workplace:

Securitate puternică

În lumea de astăzi, securitatea este mai importantă ca niciodată, din cauza hackerilor, a furturilor și a pierderii de date.

1. Acces rutier la fișiere și documente

Dacă sunteți pe drum pentru a vă întâlni cu clienții sau a participa la o întâlnire, asigurați-vă că toate fișierele necesare sunt la îndemână.

2. Partajează fișierele în siguranță cu utilizatori externi

Trimiterea de contracte, prezentare sau foi de calcul către clienți și colaboratori este o practică obișnuită în aceste zile. Modul tradițional de a trimite e-mailuri este doar riscant și greoi.

3. Acces la documente din afara rețelei

Accesarea documentelor, chiar dacă nu vă aflați în rețeaua companiei, poate fi dificilă uneori.

4. Se bazează pe VPN sau FTP pentru acces la distanță

VPN și FTP nu sunt foarte prietenoase și pot fi nesigure, în special atunci când aveți de-a face cu fișiere mari.

Planuri & Prețuri

Pentru a înțelege de ce prețurile Autotask Workplace sunt de fapt destul de bune, trebuie să vă aruncați de ce alți furnizori par să ofere atât de mult mai mult spațiu de stocare, de exemplu Egnyte. Majoritatea vânzătorilor cu o cotă de stocare extrem de generoasă pun anumite limitări în: 

  • mărime fișier (de la 2 GB la 10 GB)
  • cantitatea de fișiere care poate fi sincronizat (unele limitări încep să se introducă după fișiere 100K, altele după 3M în funcție de plan) 
  • versiuni de fișiere (serviciile care oferă o mulțime de spațiu de stocare numără de obicei versiunile de fișiere cu acea cotă, puteți limita versiunile create pentru un fișier care nu este ideal, sau puteți actualiza la un plan mult mai scump)

Acum, Autotask Soonr se poate reduce puțin pentru cantitatea de stocare standard inclusă de 50 GB pe utilizator pe lună, dar nu vă vor lăsa restricțiile menționate mai sus. Acestea fiind spuse, iată care sunt planurile și prețurile pentru Autotask: 

Deci, cât costă? 

Acum, tabelul de prețuri vă oferă o idee destul de decentă, dar vă uităm la un exemplu: 

Josh deține o agenție de marketing digital, el operează o echipă mică formată din 6 persoane, astfel încât acesta include 7 persoane în total. În plus, ei rulează un server Windows 2008 unde găzduiesc fișiere importante din cloud-ul companiei. Aceste fișiere trebuie, de asemenea, sincronizate. Deci, câți „utilizatori” sau „licențe” trebuie să cumpere Josh? 

Josh trebuie să cumpere 7 + 1 licențe (o licență suplimentară pentru server). Dacă dorește ca fiecare persoană din echipă să poată crea și sincroniza proiecte individual. 

8 x 13 $ = 107 $ pe lună. 

Achiziționarea a 8 licențe i-ar oferi 450 GB stocare totală. 

Acum, fiecare utilizator ar primi 50 GB spațiu de stocare, dar Autotask le permite utilizatorilor să aloce cota de stocare, astfel încât Anne de la contabilitate care are nevoie doar de 5 GB din 50 GB să poată redistribui restul de 45 GB către John, care se ocupă de Photoshop și de alte fișiere media. 

Deși acest preț nu este cel mai ușor de înțeles, cu siguranță are multe avantaje, având în vedere că utilizatorul mediu are nevoie doar de un spațiu de sincronizare gigabyte. În teorie, Josh ar putea chiar să cumpere mai puține licențe dacă ar presupune utilizarea în comun a unui cont pentru un departament, de exemplu. 

Dacă Josh are nevoie de mai mult spațiu de stocare, el poate achiziționa mai multe gigabyte în pași de 100 GB. 

Industrii servite

Multe organizații interesate de EFSS provin din industrii precum:

  • Sănătate
  • Constructie
  • legal
  • Finanţa
  • Non-profit
  • reclamă
  • de fabricație
  • Educaţie

În această revizuire Autotask Worplace, vom analiza cazuri specifice pentru a vedea dacă această soluție particulară îndeplinește criteriile de securitate, în special atunci când transferați date sensibile sau când sunt supuse unor restricții de reglementare, cum ar fi HIPAA – unde este necesară o cale de audit detaliată a accesului la fișiere..

Autotask a fost fondată în 2001 și s-a poziționat ca o companie de servicii IT, oferind soluții complete de gestionare a afacerilor IT, cum ar fi managementul punctelor, sisteme de ticketing și recent, sincronizarea fișierelor și partajarea ca soluție autonomă. Acestea au fost achiziționate în 2014 de firma de capital privat, Vista Equity Partners.

Compania este condusă acum de CEO Mark Cattini.

Puncte forte & Puncte slabe

Sincronizare fișier și partajare explicate

Înainte de a vă arunca mai întâi în recenzie, să rezumăm pe scurt ce înseamnă sincronizarea și distribuirea fișierelor. Persoanele familiare cu Dropbox, Google Drive sau OneDrive ar putea avea deja o idee vagă despre cum funcționează FSS.

Un furnizor de sincronizare și distribuire a fișierelor (cunoscut și sub numele de cloud sau serviciu de stocare online) face ca datele companiei să fie accesibile dispozitivelor înregistrate de pe oriunde este activat internetul. Nu contează dacă fișierele și folderele stau pe un server în sediul companiei sau sunt amplasate într-un computer personal.

O sincronizare a fișierelor și partajarea clientului se conectează la infrastructura dvs. actuală și permite tuturor membrilor echipei și părților aprobate să acceseze fișiere stocate local de oriunde.

Clientul încarcă informații pe serverele furnizorului într-o manieră criptată (în mod ideal), apoi redistribuie acele fișiere, în care este instalată o altă instanță a software-ului și au fost acordate drepturi specifice. Aceasta poate fi pe un laptop, pe un dispozitiv mobil sau pe un alt server.

Alegeți unde merg fișierele și cine le poate accesa.

Odată ce toate fișierele sunt încărcate în cloud, ele pot fi editate de o echipă și apoi sincronate bidirecțional. Toate modificările aduse fișierului vor fi vizibile instantaneu pe dispozitivele sincronizate.

Partajarea fișierelor este, în general, împărțită în două părți:

  1. Partajare legătură publică și folder.
  2. Colaborare proiect privat cu membrii echipei.

La crearea de legături publice, oricine este trimis la link poate deschide fișierul, ceea ce este util pentru a trimite fișiere mari către clienți. Soluțiile de partajare a fișierelor de nivel profesional vă permit să setați o parolă sau datele de expirare pentru link-urile publice, ceea ce le face mai sigure.

Partajează link-uri publice

Pe de altă parte, există link-uri de proiect utilizate pentru colaborarea în fișiere și foldere în săli de date virtuale cu colaboratori. Proiectele partajate necesită fiecărui participant să aibă o licență software EFSS. Acțiunile de proiect sunt, în general, mai flexibile, permițând proprietarului proiectului să stabilească privilegii specifice de acces (cum ar fi doar citire).

Partajarea proiectelor Autotask

Vânzătorii de software EFSS utilizează o serie de tipuri de arhitectură, de la abordări exclusiv în cloud (Dropbox / Box), la un cloud privat (platforma este deplasată într-un centru de date privat) sau modele de cloud hibride (Egnyte / Autotask), unde poate alege ce fișiere merg la cloud și care rămân la fața locului.

Securitatea joacă un rol major în procesul de transfer al fișierelor în cloud și înapoi la puncte finale. Acesta este motivul pentru care începem această revizuire la locul de muncă Autotask cu o defalcare a conceptelor lor de securitate.

Securitate

Securitatea este o preocupare majoră pentru întreprinderi. Riscurile sunt prea reale – în fiecare zi auzim despre încălcarea organizațiilor (țintă, depozit de domiciliu, Sears, michaels și multe altele). Acest lucru înseamnă adesea pierderea informațiilor confidențiale precum numerele de securitate socială, cardurile de credit și datele clienților.

Întreprinderile trebuie să se întrebe ce impact va avea o încălcare (internă sau externă) asupra lor, clienților, clienților și a liniilor de jos.

Un sondaj realizat în 2013 de către Enterprise Strategy Group, a constatat că peste 50% din întreprinderi și organizații sunt îngrijorați de pierderea de date sau furtul din cauza unui atac extern reușit asupra unui furnizor de servicii FSS, 48% se tem de riscurile încălcărilor accidentale de date cauzate de angajați, fie din greșeală, fie din rău intenționat.

Cele mai mari probleme de securitate pentru companii care folosesc sincronizarea fișierelor și partajarea

Autotask Workplace Soonr oferă companiilor o serie de caracteristici și certificate de securitate. Tot hardware-ul este deținut și administrat de Autotask și oferă clienților centre de date auditate de nivel 3, nivel 3, SSAE16 (două pe regiune). Centrele lor de date sunt configurate folosind RAID6 și o oglindă susținută cu replicare.

Spre deosebire de serviciile de stocare în cloud de calitate consumatorului, Autotask nu se bazează pe un mediu de găzduire partajat, ci folosește ferme server modulare grupate pentru echilibrarea sarcinii și scalabilitatea serviciilor..

Criptarea este cu siguranță una dintre cele mai importante caracteristici pe care le caută companiile, în special atunci când treceți de la servicii de calitate pentru consumatori, cum ar fi OneDrive sau Dropbox. Autotask Workplace criptează fișierele în tranzit și în repaus – folosind criptarea AES de 256 biți.

Pentru a separa în continuare între echipe, utilizatori și fișiere, există o cheie de criptare rotativă unică pentru fiecare fișier individual. Niciuna dintre chei nu este stocată în limpede, în schimb, acestea sunt criptate cu o cheie principală și se stabilește o conexiune cu autentificarea serverului bazată pe certificat VeriSign.

Prin urmare, nu există niciun risc ca agentul utilizator să coopereze cu orice alt server decât Autotask Workplace Soonr. Unul dintre punctele forte ale Autotask, în opinia noastră, este capacitatea de a controla permisiunile de acces și politicile dispozitivelor de instalare la scară globală. Când un nou angajat se alătură companiei, politicile pot fi aplicate automat acelui utilizator și pot fi personalizate în continuare, dacă este necesar.

Politica dispozitivului mobil - Autotask Soonr

Lista automată IP cu autotask

Politici Autotask Password pentru EFSS

Ștergeți la distanță dispozitivele pierdute

Profiluri de politici la nivel de companie

Anterior

Următor →

Iată o listă de funcții de administrare și securitate care pot fi relevante pentru o companie:

  • Creați, editați, dezactivați și ștergeți membri, conexiuni, grupuri și alte admin
  • Conjurează AD pentru importarea de utilizatori și grupuri
  • Transmite membrilor deplini dreptul de a crea conexiuni
  • Controlați capacitatea membrilor de a crea copii de rezervă private
  • Examinați, atribuiți și gestionați cota de stocare între membri
  • Setați și aplicați politicile de parolă
  • Stabilirea politicilor de sesiune: utilizat pentru a controla ciclul de viață al sesiunilor de conectare
  • Configurați dispozitivul mobil & politici de date pentru acces și utilizare
  • Configurați aprobarea dispozitivului mobil și politicile de ștergere a dispozitivului
  • Ștergeți de la distanță anumite computere sau dispozitive mobile
  • Configurați punctele de integrare cu aplicații terțe precum Salesforce, Google Docs și Office 365

Acesta este doar un rezumat al funcțiilor de securitate oferite de Autotask. Dacă doriți să aflați mai multe, descărcați hârtia albă de securitate acolo unde sunt enumerate toate detaliile. Deși este cu siguranță impresionant, există și alți furnizori (cum ar fi Egnyte), care au concepte similare de securitate.

Sincronizarea fișierelor

Sincronizarea fișierelor este procesul în care unul (sau mai multe) fișiere și foldere sunt disponibile pe mai multe dispozitive. În sensul cel mai de bază, acest lucru se întâmplă prin transferul fișierelor de semințe și folderelor în cloud, de unde va fi distribuit către obiectivele țintă la cerere.

Mecanismul principal de sincronizare a fișierelor Autotask Workplace funcționează similar cu soluțiile de stocare în cloud de calitate consumatorului: odată ce clientul este instalat pe mașina țintă (acesta poate fi un desktop, un smartphone, un laptop sau un server), un folder este pus la dispoziția utilizatorului care funcționează ca un hub central de sincronizare.

Fișier Macintosh sincronizat cu Autotask
Sincronizarea fișierelor prin folderul central de pe un dispozitiv.

Autotask creează un folder de sincronizare în care pot fi adăugate foldere și fișiere. Aceste fișiere sunt partajate pe toate dispozitivele conectate, cu toate acestea, folderele pot fi excluse din sincronizare pentru a economisi spațiu.

Autotask Soont Windows Sync

Dosarele individuale sunt sincronizate fiecărui utilizator că un proiect este partajat indiferent de dispozitivul folosit.

De asemenea, dispozitivele mobile sunt acceptate. Fișierele pot fi favorizate pentru accesul offline.

Anterior

Următor →

Orice fișiere sau foldere create în folderul respectiv sunt transferate în cloud-ul Autotask Workplace, astfel încât acestea să poată fi distribuite unei echipe și altor computere cu care fișierul sau folderul a fost distribuit.

Spre deosebire de alți furnizori de sincronizare și distribuire a fișierelor, Autotask nu limitează cantitatea de fișiere sau dimensiunile fișierelor care pot fi sincronizate, ceea ce face această soluție ideală pentru companii și organizații care se ocupă de fișiere mari..

Am văzut că această soluție funcționează bine cu firmele de arhitectură și agențiile media, care deseori trebuie să distribuie fișiere mari pe mai multe computere, mai multe birouri și echipe.

Una dintre problemele majore în tratarea datelor sincronizate este ceea ce se sincronizează cu efectele finale.

Imaginați-vă o companie cu 20 de angajați, care lucrează de pe un server centralizat cu peste 200 GB de fișiere și foldere. Acum, dacă un nou angajat se alătură companiei, trebuie să sincronizeze toate aceste date cu computerul ei singular? Pe de o parte, ar dura destul de mult și, de asemenea, să-și completeze rapid hard disk-ul.

Acolo intră în joc „sincronizarea selectivă”. Majoritatea soluțiilor de sincronizare a fișierelor de calitate a consumatorilor permit sincronizarea selectivă a fișierelor DUPĂ săparea în meniuri și setări, dacă aveți noroc, veți găsi opțiuni de descărcare în subcariere.

Ce ne-a plăcut despre Autotask este că administratorii pot seta modul în care clientul reacționează atunci când sunt disponibile proiecte noi:

Sincronizare selectivă automat

Când sunt create proiecte noi, acestea pot fi sincronizate automat cu dispozitive personale, dar Autotask Workplace poate fi setat să solicite înainte de a face ceva sau de a sincroniza manual totul. Apoi, puteți descărca în nivelul sub-folder pentru sincronizarea selectivă.

De ce este utilă sincronizarea selectivă?

Ne-au ajutat și am lucrat cu câteva firme de avocatură care consideră că este posibilă sincronizarea selectivă în activitatea lor de zi cu zi: pot lucra simultan cu zeci de dosare de caz simultan, iar asociații lor trebuie să se deplaseze rapid între o instanță și o firmă..

Pentru a avea acces la fișierele de caz în orice moment este crucial, cu toate acestea, nu sunt necesare fișiere de caz închise. Acesta este motivul pentru care pot fi „nesincronizate”, ceea ce face ca munca să fie mai eficientă și mai eficientă. Cu toate acestea, dacă este necesară o referință dintr-un caz mai vechi, angajații pot pur și simplu să sincronizeze acele fișiere înapoi.

Un lucru important de remarcat este că, odată ce cineva șterge un folder din folderul de sincronizare, acesta va fi șters de pe hard disk, cu toate acestea, Autotask Workplace Soonr mai păstrează o copie a folderului respectiv în cloud.

Fișierele și folderele pot fi șterse definitiv doar din interfața web.

Dacă aveți o cantitate mare de fișiere care trebuie sincronizate, Autotask utilizează o caracteristică numită sincronizare LAN, unde fișierele vor fi sincronizate rapid pe computerele din aceeași rețea. Ceea ce ajută la lansarea rapidă a noilor angajați, oferindu-le acces la fișierele cruciale.

Ștergeți definitiv folderele din cloud.

Distribuire a unui fisier

Partajarea fișierelor este esența oricărui produs de sincronizare și partajare a fișierelor. Permite companiilor să lucreze într-un mod mai eficient, prin distribuirea fișierelor către orice număr de persoane. Întreprinderile care se ocupă de fișierele mari vor avea o serie de probleme precum:

  • Cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail către clienți
  • Cum să vă asigurați că personalul companiei lucrează cu versiunea corectă a unui fișier
  • Cum să gestionați actualizări pentru proiecte mai mari atunci când sunt implicate mai multe persoane
  • Cum să gestionați proiecte mari și fișiere pe trei sau mai multe birouri

Toate scenariile prezentate mai sus necesită schimb de fișiere. Cu Autotask Workplace, există două moduri de bază de partajare a fișierelor dintr-un proiect:

Crearea legăturii publice

Crearea unui link public pentru un proiect permite partajarea unui fișier sau dosar cu clienți sau colaboratori care nu fac parte dintr-o echipă de bază (adică nu au un cont cu Autotask Workplace).

Această caracteristică este creată special pentru trimiterea unui fișier rapid sau a unui contract către clienți prin e-mail. Autotask nu limitează dimensiunea unui fișier sau a unui folder, astfel încât orice fișier poate fi trimis. Am testat acest lucru cu fișiere video brute de 5 GB și fișiere mari Photoshop.

La crearea unui link public, Autotask Soonr oferă utilizatorului o mulțime de opțiuni de securitate și chiar permite clienților posibilitatea de a încărca sau modifica fișiere dintr-un link public. Dacă caseta de selectare „Enable Upload” este bifată, un client va fi prezentat cu o interfață care îi permite să vadă structura folderului și să încarce sau să descarce fișiere.

Crearea de legături publice de pe desktop
Linkurile publice pot fi create astfel încât oricine are legătura să poată accesa un fișier sau un folder.

Pentru a îmbunătăți și mai mult securitatea, alegeți un fișier personalizat sau o parolă de folder, selectați de câte ori un fișier poate fi descărcat și ștergeți legătura publică după o anumită dată. Linkurile publice pot fi create din interfața web, în ​​structura standard de fișiere / folder a sistemului de operare (prin meniul contextual) sau dintr-o aplicație mobilă.

O caracteristică excelentă pe care nu am văzut-o în multe alte soluții EFSS este capacitatea de a converti un fișier în format PDF (aceasta se aplică prezentărilor, documentelor, foii de calcul și chiar fișierelor Photoshop.psd.)

Cameră privată de partajare

Puteți, de asemenea, să partajați un fișier sau folder cu echipa dvs. (adică toate persoanele cu licență AWP Soonr care sunt conectate ca membri ai echipei). Vom intra în detalii despre această caracteristică în secțiunea „Colaborare” a acestei recenzii.

Acces la fișiere

Pentru orice întreprindere, un furnizor EFSS trebuie să aducă o varietate de tipuri de acces în tabel, astfel încât să se poată integra în fluxul de lucru al companiei și în ierarhia de fișiere curentă.

Deși accesul web și mobil este destul de standard în aceste zile, trebuie să vă asigurați că o soluție EFSS poate veni și cu integrări pentru WebDAV sau alte protocoale. Stabiliți care tipuri de acces sunt esențiale pentru compania dvs., apoi alegeți un furnizor în consecință.

Autotask Workplace oferă o varietate de tipuri de acces la fișiere:

Acces Web

Orice fișier sau folder poate fi accesat prin intermediul panoului web dacă este conectat cu un nume de utilizator și o parolă corespunzătoare.

De fapt, puteți gestiona o întreagă echipă prin interfața web, cum ar fi acordarea sau revocarea drepturilor de acces, ștergerea, adăugarea sau modificarea fișierelor și mutarea fișierelor în sub-foldere. Căutarea în fișiere este disponibilă, deși caută doar nume de fișiere, ceea ce limitează domeniul de căutare.

Am fi dorit să vedem căutarea metadatelor sau etichetarea fișierelor.

Utilizatorii pot previzualiza fișierele prin intermediul aplicației web, iar Autotask gestionează bine o mulțime de tipuri de fișiere. Am fost un pic trist să vedem că fișierele Photoshop nu pot afișa o previzualizare redată și sperăm să vedem această funcție în viitoarele adăugări la software.

Fișierele Office, PDF și imagine sunt redate bine, dar nu este o surpriză aici. Pentru asta se vor folosi majoritatea corporațiilor.

Acces local prin sincronizare de fișiere

Autotask poate sincroniza fișiere cu un computer din cloud, astfel încât să poată fi editate, vizualizate sau șterse offline. Orice fișier sau folder modificat este încărcat în cloud și va fi făcut vizibil tuturor celor cu care dosarul sau fișierul este în prezent distribuit.

Acces mobil

Toate fișierele sincronizate pot fi accesate prin intermediul unui dispozitiv mobil. Prin favorizare, fișierele pot fi disponibile pentru editare offline pe un telefon mobil și încărcate / sincronizate odată ce o conexiune de rețea este disponibilă.

Aplicația mobilă Soonr Workplace pentru iOS și Android poate crea un nou:

  • Scribble (adnotare)
  • Document (Word)
  • Foaie de calcul (Excel)
  • Prezentare (PowerPoint)
  • Notă (text)
  • Fotografie
  • Video

Pentru a fi salvat în cloud Soonr și sincronizat cu toate dispozitivele tale.

WebDAV

Dacă aveți nevoie să accesați folderele cloud personale pe un computer, dar nu doriți sau nu puteți sincroniza fișierele la nivel local, conectați-vă prin protocolul WebDAV permițând o conexiune la Autotask Workplace Soonr ca unitate.

Rețineți că WebDAV este un protocol destul de depășit și nu recomandăm utilizarea acestuia într-un mediu de afaceri productiv.

Accesați fișierele prin unitatea WebDav

Colaborare

Colaborarea este în centrul oricărei programe software de sincronizare și partajare a fișierelor. Autotask Workplace Soonr nu face excepție. După cum s-a văzut în capitolele anterioare, Autotask utilizează mai multe metode de colaborare.

În acest capitol, vom aborda colaborarea în echipă. În capitolul „Partajarea fișierelor”, am văzut cum să colaborăm cu persoane externe prin intermediul funcției „Partajare link public”.

Acum, vom arunca o privire mai atentă asupra colaborării în cadrul unei companii. Nu contează dacă organizația are un singur birou, unde oamenii colaborează în aceeași clădire sau spațiu de birouri sau dacă angajații sunt răspândiți pe diferite continente.

Pentru a începe să partajați un proiect, puteți alege un folder dintr-un computer din folderul sincronizat prin intermediul meniului contextual sau prin intermediul web sau client mobil. Controalele și funcțiile de securitate sunt aceleași, indiferent de metodă.

Cu toate acestea, dacă un proiect este partajat prin desktop, trebuie să dați acces la acel folder folosind interfața web. Am găsit acest lucru un pic confuz și ar fi dorit să vedem o integrare perfectă a partajării proiectelor pe toate punctele de acces.

Partajarea Web oferă controale de administrare puternice asupra unui folder partajat, astfel încât să controlați cine vede ceea ce se află într-un folder este foarte intuitiv. Puteți alege între următoarele opțiuni:

  • Acces complet – un membru al echipei invitate poate face practic orice cu conținutul folderului.
  • Creați și modificați – o persoană invitată poate crea sub-proiecte noi și modifica fișiere.
  • Modifica – un utilizator poate modifica fișiere, dar nu poate crea foldere noi.
  • Numai în citire – un utilizator invitat poate citi conținutul unui folder, dar nu poate scrie nimic în el.

În plus, administratorul poate seta dacă un utilizator invitat poate re-partaja foldere și crea link-uri publice, care este dezactivat implicit.

Această caracteristică este ceea ce diferențiază Autotask de alte soluții, cum ar fi Dropbox, unde este o abordare totală sau nimic. Invitarea utilizatorilor într-un dosar înseamnă a le da dreptul de a-l împărtăși celor care doresc.

Atunci când colaborăm cu o mulțime de utilizatori în cadrul aceluiași proiect, în curând devine foarte dificil să supraveghezi cine editează un fișier și să stabilești care este versiunea corectă. Prin urmare, o caracteristică care ne-a plăcut în mod special, a fost blocarea fișierelor în timpul procesului de editare.

Odată ce un fișier este blocat, nimeni din echipă nu îl poate edita până când administratorul îl deblochează. Funcția de blocare oferă claritate și economisește timp la cernerea fișierelor, chiar mai cool, fișierele pot fi blocate fie din interfața web, fie din aplicația desktop.

Toate fișierele blocate sunt marcate cu un simbol de blocare.

Dacă cineva dintr-o echipă salvează sau șterge un fișier în mod incorect, funcția de versiune a Autotask intră în joc, deoarece stochează o cantitate nelimitată de versiuni de fișiere pentru o perioadă de șase luni..

Autotask Workplace are un sistem de comentarii încorporat, care permite utilizatorilor să partajeze gânduri și rapoarte de stare în timp ce le atașează direct la un proiect sau fișier – notificările de comentarii pot fi trimise prin e-mail sau mesaj text.

O întrebare particulară pe care o vedem foarte multe este:

Trebuie să sincronizez tot ce am cu norul?

Răspunsul simplu este nr. Când un proiect este creat, Autotask Workplace va întreba utilizatorul dacă proiectul ar trebui sincronizat la toate computerele și dispozitivele sau nu.

Mai mult, un utilizator poate controla ce dispozitive specifice vor fi sincronizate cu un folder. De exemplu, lucrați la trei mașini diferite:

  • Stație de lucru pentru birou
  • Calculator de afaceri
  • Laptop personal

Desigur, transferul fișierelor de afaceri pe un laptop personal va avea un efect imens pe micul hard disk al PC-ului, astfel încât să puteți alege și alege doar cele mai importante documente pe care să le transportați la nivel local – unde sincronizarea selectivă salvează ziua.

Atunci când analizăm un furnizor EFSS, analizăm tipurile și varietatea de integrări pentru editare de documente, deoarece marile corporații se ocupă de mii (dacă nu de sute de mii) de documente. Acesta este motivul pentru care furnizarea de editare mobilă și acces facil la aceste documente este o caracteristică crucială în orice serviciu EFSS legitim.

Autotask oferă editare de fișiere printr-un browser web și aplicația sa mobilă (mai multe despre asta în secțiunea noastră „Acces mobil”). Puteți alege între editarea documentelor prin:

  • documente Google
  • OneDrive
  • Office 365

Sau doar deschideți o aplicație pe dispozitivul personal. Editările fișierelor sunt salvate și vizibile instantaneu pentru toți membrii proiectului. După ce un fișier este salvat, o versiune nouă este creată, puteți reveni la orice stare a fișierului în ultimele șase luni.

Acces mobil

Mobilitatea este o parte crucială în modul în care întreprinderile funcționează în lumea de azi.

Conform unui raport de cercetare ESNA, peste 20% din telecomunicațiile forței de muncă la nivel mondial, datorită dispozitivelor mobile, cum ar fi smartphone-urile și tabletele. Inutil să spun, utilizatorii din aceste zile doresc să poarte cu ele toate fișierele critice.

Accesul la o prezentare PowerPoint la aeroport are multe avantaje. Modificările pot fi făcute instantaneu și sincronizate cu o echipă globală, deoarece oamenii de vânzări lucrează în mod colaborativ la o prezentare a clientului, indiferent unde se află în lume.

Autotask Workplace ia în serios managementul dispozitivelor mobile, prezentând o experiență mobilă fără fricțiuni prin aplicațiile lor Android, iOS și Blackberry. Utilizatorii pot accesa proiecte, fișiere și foldere partajate prin aplicația mobilă – ca și cum ar naviga aceleași fișiere pe un computer de desktop.

În timp ce aplicațiile mobile funcționează bine, le-am găsit uneori un pic neplăcute, iar cele mai interesante funcții sunt de obicei ascunse de UI. Dar, cu practica, ar trebui să fie capabil să găsească toate instrumentele de editare conexe. De exemplu, evidențierea sau desenarea în interiorul unui document sau prezentare este ușor și intuitiv, așa cum puteți vedea în această demonstrație:

Unul dintre riscurile majore la care se confruntă companiile atunci când un dispozitiv este furat sau pierdut, este expunerea de date cruciale către terți neautorizați. O mulțime de soluții EFSS au introdus funcția „Ștergere la distanță”, unde un administrator poate șterge de la distanță toate fișierele asociate, fără a fi nevoie să acceseze dispozitivul fizic.

Autotask nu face excepție. În panoul de administrare, selectați pur și simplu dispozitivul pe care doriți să îl ștergeți și nu va mai avea acces la folderele partajate și sincronizate.

O caracteristică pe care nu am văzut-o în alți furnizori de sincronizare și distribuire a fișierelor companiei este capacitatea de a accesa fișierul unui computer prin intermediul dispozitivului mobil. Pentru a vă bucura de acest beneficiu, trebuie să fie activat în mod specific în aplicația Soonr.

Această caracteristică este utilă dacă un fișier important a fost uitat la birou, dar este necesar pentru o prezentare în afara site-ului. După cum se vede în secțiunea de securitate, utilizatorii pot configura o multitudine de politici de securitate (pe dispozitive mobile) cum ar fi:

  • Dezactivați editare de documente pe dispozitiv mobil în echipă
  • Aplicați autentificarea atunci când utilizați un dispozitiv mobil
  • Nu permiteți exportul de fișiere mobile pentru o securitate sporită a fișierelor sensibile

În general, din perspectiva utilizatorului final, am găsit o experiență mobilă plăcută. Funcționează ca și cum te-ai aștepta să funcționeze orice aplicație de calitate consumatorului.

Ceea ce face foarte probabil ca o forță de muncă să o adopte rapid și chiar să o preferă alternative precum Dropbox (din cauza capacităților avansate de editare). Pentru administratori, am găsit caracteristicile de securitate și de politică ale dispozitivului puțin îngropate în meniurile de context, unde pot fi ușor trecute cu vederea.

Dispozitiv mobil de blocare a fișierelor
Blocarea unui fișier în timpul editării pe un dispozitiv mobil.

Blocarea unui fișier în timp ce lucrați pe un dispozitiv mobil.

Prezentările PowerPoint pot fi editate din mers pentru modificări rapide.

Fișierele preferate pot fi descărcate pentru acces offline.

Anterior

Următor →

Backup Cloud

Tinde să fie o mulțime de confuzii în spațiul de stocare în cloud consumator cu privire la diferența dintre o sincronizare a fișierelor și serviciul de backup cloud. Aici, la Cloudwards.net, subliniem întotdeauna că sincronizarea fișierelor nu este de rezervă.

Acum, există câteva servicii care realizează atât operațiuni de sincronizare, cât și backup, o tendință care este adoptată încet și de furnizorii de întreprinderi. Acesta este motivul pentru care ne-am bucurat să găsim o funcție dedicată de backup pentru cloud în aplicația Autotask Workplace Soonr, ceea ce ne-a permis să alegem orice fișier sau folder și să o încărcăm într-o stivă de rezervă separată.

Backup-uri Autotask Cloud

Deși acea copie de rezervă va conta către o cotă totală, aceasta este complet independentă de proiectele dvs. sincronizate și ar trebui tratată în acest fel. Vă recomandăm să-l configurați pentru cele mai cruciale fișiere de afaceri, astfel încât afacerea dvs. să poată începe și să funcționeze din nou, după o eroare de pe hard disk sau o catastrofă similară.

În meniul de setări, este posibil să selectați când să sincronizați și să faceți backup (sau să efectuați ambele), în funcție de internet sau conexiunea de rețea utilizată. Când singurul punct de acces disponibil este Wi-Fi slab al aeroportului, copiile de rezervă pot fi dezactivate și puteți alege să sincronizați doar fișierele de proiect cruciale.

Atât viteza de rezervă, cât și cea de sincronizare au fost performante în testele noastre. Am pus Autotask împotriva următoarelor servicii majore de stocare în cloud:

  • iCloud (link YouTube)
  • Google Drive
  • dropbox
  • OneDrive
  • Amazon

Iată rezultatele noastre:

Comparația vitezei de stocare în cloud

Am testat cu fișiere mari și mii de fișiere mai mici, pentru a determina modul în care Autotask gestionează dimensiunile și tipurile de fișiere variabile.

Dacă așteptați o aplicație de rezervă de calibru Crashplan sau IDrive, fiți gata pentru dezamăgire. Deși anumite fișiere sau foldere pot fi excluse, nu există funcții de planificare sau posibilitatea de a crea seturi de backup pentru anumite tipuri de conținut, care sunt copiate de rezervă mai des.

rapoarte & Audit

Odată ce o companie sau o organizație crește, urmărirea persoanelor care au acces la fișiere și date pe serverele companiei devine dificilă. Întreprinderile continuă să adauge și să elimine accesul angajaților la fișiere la scară globală, deci trebuie să existe o modalitate de a controla calea de acces a datelor.

Autotask Workplace permite administratorilor să creeze rapoarte personalizate în funcție de tipul evenimentului, în plus, rapoartele pot fi generate de dispozitive și utilizatori deopotrivă..

Acest lucru este util dacă o companie trebuie să dea drumul unui angajat și să verifice la ce fișiere a avut acces acea persoană în ultima săptămână sau lună. Administratorii pot vedea, de asemenea, ce fișiere au fost partajate, accesate, editate și sortate după data sau utilizatorul – astfel încât nimic nu se pierde.

Aceasta oferă un administrator cu control final asupra datelor companiei și rapoartele pot fi arhivate în scopuri de monitorizare internă.

Rapoarte pentru dispozitivul Autotask Soonr

Rapoarte și statistici ale echipei de lucru Autotask

Nivelul fișierului de raportare automată

Anterior

Următor →

Verdict final & Recomandare

Dacă ați rămas cu noi prin această recenzie de 5.000 de cuvinte, felicitări! Acum nu numai că știți ce este important atunci când alegeți o soluție EFSS, dar aveți și o imagine de ansamblu bună despre modul în care Autotask Workplace Soonr ajută o organizație sau o afacere cu sincronizarea fișierelor pe mai multe dispozitive și echipe mobile.

Am dori să subliniem pericolele utilizării soluțiilor de sincronizare a fișierelor cloud de calitate pentru consumatori într-o organizație mare. Deși pot fi mai ieftine, serviciile de calitate pentru consumatori prezintă riscuri de securitate, cum ar fi lipsa de criptare și un control redus asupra permisiunilor de partajare.

Autotask Workplace poate ajuta o organizație să crească, oferind modalități sigure și ușoare de a adăuga utilizatori, membri ai echipei, controla permisiunile și crea noi proiecte. În timp ce Autotask permite un control tehnic aprofundat, nu este nevoie de niciun departament IT pentru gestionarea aplicației.

Credem că au făcut o treabă bună pentru a construi o soluție cuprinzătoare, având în vedere utilizatorul final la nivel de întreprindere. Aplicațiile iOS au primit cu siguranță cea mai mare dragoste de la dezvoltatorii Autotask, deoarece oferă o experiență mult mai bună și mai multe funcții în comparație cu aplicația Android.

Dacă sunteți în căutarea unui software de gestionare a proiectelor care să poată stabili termene pe anumite fișiere și foldere, să atribuiți sarcini persoanelor dintr-o organizație, să furnizeze mementouri pentru termenele pierdute – luați în considerare căutarea în altă parte.

Pentru majoritatea afacerilor medii, caracteristicile de comentarii oferite de Autotask sunt suficiente.

Există o mulțime de furnizori Enterprise File Sync și Share pe piață astăzi. Autotask Workplace este cu siguranță unul dintre serviciile care conduc pachetul, împreună cu:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • chirci

Dacă sunteți interesat, programați o demonstrație personală pentru afacerea dvs. cu noi astăzi.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me