Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Synchronizácia a zdieľanie súborov pre firmy

Recenzia na pracovisku Autotask (Soonr)

Výkonný poskytovateľ synchronizácie a zdieľania podnikových súborov pre podniky všetkých veľkostí, ktorí hľadajú zvýšenú mobilitu a lepšiu bezpečnosť, než ponúkajú riešenia na synchronizáciu a zdieľanie súborov na úrovni spotrebiteľa..


Prehľad kontroly autotaskou na pracovisku

Keď sa firma rozrástla na určitú veľkosť a prví zamestnanci začnú stúpať, tradičné riešenie na synchronizáciu a zdieľanie súborov v spotrebiteľskej triede už to nezbavuje. Aj keď je Dropbox dokonalým riešením pre živnostníkov alebo malé agentúry, ktoré sa snažia rýchlo zdieľať súbory a priečinky s klientmi, nespĺňa požiadavky mnohých malých a stredných podnikov, ktoré majú päť a viac osôb pod ich krídlami..

Autotask Workplace Soonr Review Homescreen

Rastúci podnik musí zabezpečiť, aby jeho najcitlivejšie a dôverné súbory zostali v úplnej kontrole spoločnosti. S nástrojmi na zdieľanie súborov na úrovni spotrebiteľa je to – väčšinou – prístup typu všetko alebo nič: po zdieľaní zložky má osoba, s ktorou je zdieľaná, úplnú kontrolu nad obsahom.

Súbory môžu byť omylom vymazané, opätovne zdieľané s neautorizovanými tretími stranami a zamestnancami alebo jednoducho editované nesprávnymi ľuďmi.

Riešenia na synchronizáciu a zdieľanie na úrovni podniku, ako je Autotask Workplace Soonr, uvedené v tejto recenzii, vás vrátia na miesto vodiča. Nezáleží na tom, či dohliadate na IT oddelenie spoločnosti alebo ste finančný riaditeľ podniku s majetkom 500 alebo riaditeľ agentúry pre digitálny marketing..

Trh pre riešenia EFSS (synchronizácia a zdieľanie podnikových súborov) sa stal preplneným a každý hráč na trhu má výhody a nevýhody, ktoré by sa mali zvážiť skôr, ako sa ponorí do zasielania súborov spoločnosti do cloudu..

V tejto recenzii Autotask Workplace Soonr sa zameriame na to, pre koho je tento produkt určený, prečo je užitočný a zahŕňa konkrétne funkcie, funkcie a výhody. Takže sa môžete rozhodnúť, či je užitočným doplnkom arzenálu produktivity vašej firmy.

Kto je čoskoro na pracovisku Autotask?

Autotask Workplace / Soonr je riešenie na synchronizáciu a zdieľanie súborov (alebo podnikové cloudové úložisko), ktoré poskytuje podnikové zabezpečenie a spoluprácu..

Čo to znamená?

Na rozdiel od konkurentov (napríklad Dropbox a OneDrive), Autotask Workplace ponúka integrovanú správu mobilných dokumentov (MDM) a zabezpečenie zariadenia. Správcovia môžu pridávať alebo odstraňovať zamestnancov v prístupe k cloudu Autotask, aby sa ubezpečili, že údaje zostanú pod kontrolou spoločnosti, keď dôjde k strate alebo krádeži zariadenia – alebo ak zamestnanec opustí spoločnosť.

Kontrolní členovia v Autotask

Odporúčame Autotask Workplace pre malé a stredné podniky s 5 a viac zamestnancami, aj keď v niektorých prípadoch to môže zmysel aj pre menej ľudí v tíme, ako je agentúra, ktorá sa zaoberá veľmi veľkými súbormi (CAD, Photoshop alebo video súbory). Autotask sa prispôsobuje potrebám firmy, vďaka čomu je rýchle pridávanie alebo odstraňovanie ľudí z prakticky zdieľaného prostredia.

Ak očakávate, že AWP Soonr bude plnohodnotným softvérom na riadenie projektov, zvážte možnosť hľadať inde, pretože to tak nie je. K súborom a priečinkom môžete pridávať komentáre, chýba im však tvorba úloh a termínov pre projekty.

Tu je podrobnejší prehľad skutočných funkcií a schopností Autotask Workplace Soonr:

Silná bezpečnosť

V dnešnom svete je bezpečnosť dôležitejšia ako kedykoľvek predtým kvôli hackerom, krádeži a strate údajov.

1. Prístup k súborom a dokumentom na ceste

Ak ste na cestách, aby ste spoznali klientov alebo sa zúčastnili schôdzky, uistite sa, že máte všetky potrebné súbory na dosah ruky.

2. Zdieľajte súbory bezpečne s externými používateľmi

Zasielanie zmlúv, prezentácií alebo tabuliek klientom a spolupracovníkom je v súčasnosti bežnou praxou. Tradičný spôsob odosielania e-mailov je jednoducho riskantný a ťažkopádny.

3. Prístup k dokumentom mimo siete

Prístup k dokumentom, aj keď nie ste vo firemnej sieti, môže byť niekedy ťažký.

4. Spoliehajte sa na VPN alebo FTP pre vzdialený prístup

VPN a FTP nie sú veľmi užívateľsky prívetivé a môžu byť nespoľahlivé, najmä pri manipulácii s veľkými súbormi.

plány & stanovenie ceny

Aby sme pochopili, prečo je cena aplikácie Autotask Workplace skutočne dobrá, musíme sa pustiť do toho, prečo sa zdá, že ostatní dodávatelia ponúkajú oveľa viac úložného priestoru, napríklad Egnyte. Väčšina predajcov s mimoriadne veľkou kvótou na ukladanie dát stanovila určité obmedzenia: 

  • veľkosť súboru (od 2 GB do 10 GB)
  • množstvo súborov ktoré sa dajú synchronizovať (niektoré obmedzenia sa začnú kopať po 100 000 súboroch, iné po 3 miliónoch v závislosti od plánu) 
  • verzie súborov (služby, ktoré ponúkajú veľa úložiska, zvyčajne počítajú verzie súborov oproti tejto kvóte, môžete obmedziť verzie vytvorené zo súboru, ktorý nie je ideálny, alebo inovovať na oveľa drahší plán)

Teraz môže program Autotask Soonr trochu skrátiť štandardné množstvo ukladaného priestoru 50 GB na používateľa mesačne, ale vyššie uvedené obmedzenia vás nezasiahnu. Ako už bolo povedané, tu sú plány a ceny pre spoločnosť Autotask: 

Koľko to stojí? 

Cenová tabuľka vám teraz ponúka celkom slušný nápad, ale pozrime sa na príklad: 

Josh vlastní digitálnu marketingovú agentúru, prevádzkuje malý tím pozostávajúci zo 6 ľudí, a preto ho vrátane tohto tvorí celkom 7 ľudí. Okrem toho prevádzkujú server Windows 2008 Server, kde sú hostiteľmi dôležitých súborov z firemného cloudu. Tieto súbory je tiež potrebné synchronizovať. Koľko „používateľov“ alebo „licencií“ musí Josh kúpiť? 

Josh si musí zakúpiť licencie 7 + 1 (jedna dodatočná licencia pre server). Ak chce, aby každý človek v tíme mohol vytvárať a synchronizovať projekty individuálne. 

8 x 13 dolárov = 107 dolárov mesačne. 

Zakúpením 8 licencií by ste získali 450 GB celkového úložiska. 

Teraz by každý užívateľ získal 50 GB úložného priestoru, ale Autotask umožňuje používateľom prerozdeliť úložný priestor, takže Anne z účtovníctva, ktoré potrebuje iba 5 GB z 50 GB, môže prerozdeliť zvyšných 45 GB Johnovi, ktorý sa zaoberá väčšími Photoshop a inými mediálnymi súbormi.. 

Aj keď táto cena nie je najjednoduchšie pochopiť, určite má veľa výhod, pretože priemerný užívateľ potrebuje iba pár gigabajtových priestorov na synchronizáciu. Teoreticky by si Josh mohol dokonca kúpiť menej licencií, ak by napríklad predpokladal spoločné použitie jedného účtu pre jedno oddelenie. 

Ak Josh potrebuje viac úložného priestoru, môže kúpiť viac gigabajtov v prírastkoch 100 GB. 

Poskytované odvetvia

Mnoho organizácií, ktoré majú záujem o EFSS, pochádzajú z takých odvetví, ako sú:

  • Zdravotná starostlivosť
  • stavba
  • právnej
  • financie
  • neziskové organizácie
  • reklama
  • spracovateľský priemysel
  • vzdelanie

V tomto prehľade Autotask Worplace sa pozrieme na konkrétne prípady, aby sme zistili, či toto konkrétne riešenie spĺňa bezpečnostné kritériá, najmä pri prenose citlivých údajov alebo pri vystavení regulačným obmedzeniam, ako je HIPAA – kde sa vyžaduje podrobný audit trail o prístupe k súborom.

Spoločnosť Autotask bola založená v roku 2001 a umiestnila sa ako spoločnosť poskytujúca služby v oblasti IT, ktorá ponúka kompletné riešenia v oblasti riadenia podniku IT, ako je správa koncových bodov, systémy predaja lístkov a nedávno, synchronizácia a zdieľanie súborov ako samostatné riešenie. V roku 2014 ich získala súkromná investičná spoločnosť Vista Equity Partners.

Spoločnosť v súčasnosti vedie generálny riaditeľ Mark Cattini.

silné stránky & slabé stránky

Vysvetlenie synchronizácie a zdieľania súborov

Predtým, ako sa ponoríte do prvej recenzie, stručne zosumarizujeme, čo je synchronizácia a zdieľanie súborov. Ľudia, ktorí poznajú Dropbox, Disk Google alebo OneDrive, už môžu mať nejasnú predstavu o tom, ako FSS funguje.

Poskytovateľ synchronizácie a zdieľania súborov (známy tiež ako cloud alebo online úložná služba) umožňuje prístup k firemným údajom zaregistrovaným zariadeniam z ľubovoľného miesta, kde je povolený internet. Nezáleží na tom, či sa súbory a priečinky nachádzajú na serveri v priestoroch spoločnosti alebo sa nachádzajú v osobnom počítači.

Synchronizácia súborov a zdieľanie klientskych zásuviek do vašej súčasnej infraštruktúry a umožňuje všetkým členom tímu a schváleným stranám prístup k lokálne uloženým súborom odkiaľkoľvek.

Klient nahráva informácie na servery poskytovateľa šifrovaným spôsobom (ideálne) a potom tieto súbory ďalej distribuuje, kde je nainštalovaná iná inštancia softvéru a boli udelené konkrétne práva. Môže to byť na prenosnom počítači, mobilnom zariadení alebo na inom serveri.

Môžete si vybrať, kam majú súbory smerovať a kto k nim má prístup.

Po nahraní všetkých súborov do cloudu ich môže tím upraviť a potom ich obojsmerne synchronizovať. Všetky zmeny v súbore budú okamžite viditeľné na synchronizovaných zariadeniach.

Zdieľanie súborov je zvyčajne rozdelené na dve časti:

  1. Verejné zdieľanie odkazov a priečinkov.
  2. Spolupráca súkromného projektu s členmi tímu.

Pri vytváraní verejných odkazov môže ktokoľvek, na ktorý je odkaz odoslaný, otvoriť súbor, čo je užitočné pre odosielanie veľkých súborov klientom. Riešenia na zdieľanie súborov na podnikovej úrovni vám umožňujú nastaviť heslo alebo dátumy vypršania platnosti pre verejné odkazy, vďaka ktorým sú bezpečnejšie.

Zdieľajte verejné odkazy

Na druhej strane existujú odkazy na projekty, ktoré sa používajú na spoluprácu na súboroch a priečinkoch vo virtuálnych dátových miestnostiach so spolupracovníkmi. Zdieľané projekty vyžadujú, aby mal každý účastník licenciu na softvér EFSS. Zdieľania projektu sú vo všeobecnosti flexibilnejšie, čo umožňuje vlastníkovi projektu nastaviť konkrétne prístupové práva (napríklad iba na čítanie).

Zdieľanie autotask projektu

Predajcovia softvéru EFSS zamestnávajú množstvo typov architektúry, od prístupov typu cloud (Dropbox / Box), až po privátny cloud (platforma je úplne nasadená v súkromnom dátovom centre) alebo hybridné modely cloud (Egnyte / Autotask), kde si môžu vybrať, ktoré súbory idú do cloudu a ktoré zostanú na mieste.

Bezpečnosť hrá hlavnú úlohu v procese prenosu súborov do cloudu a späť do koncových bodov. Z tohto dôvodu začíname preskúmanie Autotask Workplace s rozpisom ich bezpečnostných konceptov.

zabezpečenia

Bezpečnosť je pre podniky hlavným problémom. Riziká sú príliš reálne – každý deň počujeme o porušovaní organizácií (Target, Home Depot, Sears, Michaels a mnoho ďalších). To často znamená stratu dôverných informácií, ako sú čísla sociálneho zabezpečenia, kreditné karty a údaje o zákazníkoch.

Podniky sa musia pýtať, aký vplyv bude mať narušenie (interné alebo externé) na nich, zákazníkov, klientov a spodné hranice.

Prieskum skupiny Enterprise Strategy Group z roku 2013 zistil, že viac ako 50% podnikov a organizácií sa obáva straty alebo krádeže údajov v dôsledku úspešného vonkajšieho útoku na poskytovateľa služieb FSS, 48% sa obáva rizika náhodného porušenia údajov spôsobeného zamestnancami, buď náhodou, alebo úmyselne.

Najväčšie obavy o bezpečnosť pre podniky pomocou synchronizácie a zdieľania súborov

Autotask Workplace Soonr poskytuje spoločnostiam množstvo bezpečnostných funkcií a certifikátov. Všetok hardvér je vlastnený a spravovaný spoločnosťou Autotask a klientom ponúkajú klientom dátové centrá s overeným redundantným stupňom 3, SSAE16 (dve pre každý región). Ich dátové centrá sú nastavené pomocou RAID6 a zrkadlové zálohované replikáciou.

Na rozdiel od spotrebiteľských cloudových úložných služieb sa spoločnosť Autotask nespolieha na zdieľané hostiteľské prostredie, ale na vyrovnávanie záťaže služieb a škálovateľnosť využíva modulárne klastrové serverové farmy..

Šifrovanie je určite jednou z najdôležitejších funkcií, ktoré spoločnosti hľadajú, najmä pri prechode od spotrebiteľských služieb, ako sú OneDrive alebo Dropbox. Autotask Workplace šifruje súbory počas prepravy a v pokoji – pomocou 256-bitového šifrovania AES.

Na ďalšie oddelenie medzi tímami, používateľmi a súbormi je pre každý jednotlivý súbor k dispozícii jedinečný rotačný šifrovací kľúč. Žiadny z kľúčov nie je uložený v pamäti, namiesto toho sú šifrované hlavným kľúčom a je nadviazané spojenie s autentifikáciou servera založeného na certifikáte VeriSign..

Neexistuje teda žiadne riziko, že užívateľský agent bude spolupracovať s akýmkoľvek iným serverom ako Autotask Workplace Soonr. Jednou zo silných stránok spoločnosti Autotask je podľa nášho názoru schopnosť riadiť prístupové práva a nastavovať politiky zariadení v globálnom meradle. Keď sa nový zamestnanec pripojí k spoločnosti, politiky sa môžu na tohto používateľa aplikovať automaticky av prípade potreby ho možno prispôsobiť.

Pravidlá pre mobilné zariadenia - Autotask Soonr

Whitelisting autotask IP

Pravidlá automatického hesla pre EFSS

Stratené zariadenia na diaľkové vymazanie

Profily politiky celej spoločnosti

predchádzajúca

Ďalšie

Tu je zoznam správcovských a bezpečnostných funkcií, ktoré môžu byť pre spoločnosť relevantné:

  • Vytvárajte, upravujte, deaktivujte a odstraňujte členov, pripojenia, skupiny a ďalších správcov
  • Upravte AD na importovanie používateľov a skupín
  • Poskytnite riadnym členom právo vytvárať spojenia
  • Ovládajte schopnosť členov vytvárať súkromné ​​zálohy
  • Skontrolujte, priraďte a spravujte kvótu úložiska medzi členmi
  • Nastaviť a presadzovať pravidlá pre heslá
  • Stanoviť zásady relácie: používa sa na riadenie životného cyklu prihlasovacích relácií
  • Nakonfigurujte mobilné zariadenie & dátové politiky pre prístup a použitie
  • Konfigurujte pravidlá pre schvaľovanie mobilných zariadení a vymazávanie údajov zo zariadení
  • Diaľkové vymazanie konkrétnych počítačov alebo mobilných zariadení
  • Konfigurujte integračné body s aplikáciami tretích strán, ako sú Salesforce, Dokumenty Google a Office 365

Toto je iba výpis z bezpečnostných prvkov, ktoré ponúka Autotask. Ak sa chcete dozvedieť viac, stiahnite si bezpečnostnú dokumentáciu, kde sú uvedené všetky podrobnosti. Aj keď určite pôsobivé, existujú aj ďalší predajcovia (napríklad Egnyte), ktorí majú podobné bezpečnostné koncepcie.

Synchronizácia súborov

Synchronizácia súborov je proces, pri ktorom sa jeden (alebo viac) súborov a priečinkov sprístupňuje na viacerých zariadeniach. V najzákladnejšom zmysle sa to deje prenosom počiatočných súborov a priečinkov do cloudu, odkiaľ sa na požiadanie distribuujú do cieľových koncových bodov..

Mechanizmus synchronizácie základných súborov Autotask Workplace funguje podobne ako riešenia cloudových úložísk na spotrebiteľskej úrovni: akonáhle je klient nainštalovaný na cieľovom počítači (môže to byť desktop, smartphone, laptop alebo server), je používateľovi sprístupnená zložka, ktorá funguje ako centrálne synchronizačné centrum.

Synchronizácia súborov Macintosh s funkciou Autotask
Synchronizácia súborov prostredníctvom centrálneho priečinka na zariadení.

Autotask vytvára synchronizačný priečinok, do ktorého je možné pridávať priečinky a súbory. Tieto súbory sa zdieľajú na všetkých pripojených zariadeniach, priečinky však môžu byť zo synchronizácie vylúčené, aby sa šetrilo miesto.

Autotask Soont Windows Sync

Jednotlivé priečinky sa synchronizujú s každým používateľom, že projekt je zdieľaný bez ohľadu na to, aké zariadenie sa používa.

Podporované sú aj mobilné zariadenia. Súbory môžu byť uprednostňované pre prístup offline.

predchádzajúca

Ďalšie

Všetky súbory alebo priečinky vytvorené v tomto priečinku sa prenášajú do cloudu Autotask Workplace, takže ich možno distribuovať do tímu a do ďalších počítačov, s ktorými bol súbor alebo priečinok zdieľaný.

Na rozdiel od iných výrobcov synchronizácie a zdieľania súborov, program Autotask neobmedzuje množstvo súborov ani veľkosti súborov, ktoré je možné synchronizovať, takže je toto riešenie ideálne pre spoločnosti a organizácie, ktoré sa zaoberajú veľkými súbormi..

Videli sme, že toto riešenie funguje dobre s firmami v oblasti architektúry a mediálnymi agentúrami, ktoré často potrebujú distribuovať veľké súbory do niekoľkých počítačov, viacerých kancelárií a tímov..

Jedným z hlavných problémov pri práci so synchronizovanými údajmi je to, čo sa v skutočnosti synchronizuje s koncovými bodmi.

Predstavte si spoločnosť s 20 zamestnancami, všetko pracujúce z centralizovaného servera s viac ako 200 GB súborov a priečinkov. Ak sa teraz do spoločnosti pripojí nový zamestnanec, má synchronizovať všetky tieto údaje do svojho osobného počítača? Na jednej strane by to chvíľu trvalo a tiež by rýchlo zaplnil pevný disk.

Tu prichádza do úvahy „selektívna synchronizácia“. Väčšina riešení na synchronizáciu súborov na úrovni spotrebiteľov umožňuje selektívnu synchronizáciu súborov po ich kopaní do ponúk a nastavení, ak budete mať šťastie, nájdete možnosti rozbalenia do podpriečinkov.

Na programe Autotask sa nám páčilo, že správcovia môžu nastaviť, ako bude klient reagovať, keď budú k dispozícii nové projekty:

Selektívna synchronizácia s autotaskom

Po vytvorení nových projektov sa môžu automaticky synchronizovať s osobnými zariadeniami, ale na pracovisku Autotask Workplace sa dá nastaviť, aby sa pred vykonaním čokoľvek alebo ručne synchronizovalo so všetkým. Potom môžete prejsť na úroveň podpriečinkov pre selektívnu synchronizáciu.

Prečo je selektívna synchronizácia užitočná?

Pomohli sme a pracovali sme s niekoľkými právnickými firmami, ktoré považujú za nevyhnutné pri svojej každodennej práci selektívnu synchronizáciu: kedykoľvek môžu naraz pracovať s desiatkami spisov a ich spolupracovníci sa musia rýchlo pohybovať medzi súdom a firmou..

Mať neustále prístup k spisom prípadu je rozhodujúce, avšak uzavreté spisy prípadov nie sú potrebné. Preto môžu byť „nesynchronizované“, vďaka čomu je práca efektívnejšia a efektívnejšia. Ak je však potrebný odkaz zo staršieho prípadu, zamestnanci môžu tieto súbory jednoducho synchronizovať späť.

Jedna dôležitá vec, ktorú treba poznamenať, je, že keď niekto odstráni priečinok zo synchronizačného priečinka, bude odstránený z pevného disku, ale Autotask Workplace Soonr stále uchováva kópiu tohto priečinka v cloude.

Súbory a priečinky je možné natrvalo odstrániť iba z webového rozhrania.

Ak máte veľké množstvo súborov, ktoré je potrebné synchronizovať, Autotask používa funkciu zvanú LAN synchronizácia, kde sa súbory budú rýchlo synchronizovať medzi počítačmi umiestnenými v tej istej sieti. Čo pomáha rýchlo zaviesť nových zamestnancov tým, že im poskytuje prístup k dôležitým súborom.

Natrvalo odstráňte priečinky z cloudu.

Zdieľanie súborov

Zdieľanie súborov je podstatou každého produktu na synchronizáciu a zdieľanie podnikových súborov. Umožňuje spoločnostiam pracovať efektívnejšie tým, že distribuuje súbory medzi ľubovoľným počtom ľudí. Podniky, ktoré sa zaoberajú veľkými súbormi, budú mať problémy, ako napríklad:

  • Ako posielať veľké súbory e-mailom klientom
  • Ako zabezpečiť, aby pracovníci spoločnosti pracovali so správnou verziou súboru
  • Ako spravovať aktualizácie väčších projektov, keď je do nich zapojených viac ľudí
  • Ako spravovať veľké projekty a súbory v troch alebo viacerých kanceláriách

Všetky vyššie uvedené scenáre vyžadujú zdieľanie súborov. S Autotask Workplace existujú dva základné spôsoby zdieľania súborov z projektu:

Vytváranie verejných odkazov

Vytvorenie verejného odkazu na projekt umožňuje zdieľanie súboru alebo priečinka s klientmi alebo spolupracovníkmi, ktorí nie sú súčasťou základného tímu (čo znamená, že nemajú účet v službe Autotask Workplace)..

Táto funkcia je špeciálne určená na odosielanie rýchlych súborov alebo zmlúv klientom prostredníctvom e-mailu. Autotask neobmedzuje veľkosť súboru alebo priečinka, takže je možné odoslať akýkoľvek súbor. Testovali sme to úspešne pomocou 5 GB surových video súborov a veľkých súborov Photoshopu.

Pri vytváraní verejného odkazu poskytuje program Autotask Soonr používateľovi množstvo bezpečnostných možností a dokonca umožňuje klientom nahrávať alebo upravovať súbory z verejného odkazu. Ak je začiarknuté políčko „Povoliť odovzdanie“, klientovi sa zobrazí rozhranie, ktoré jej umožní zobraziť štruktúru priečinkov a odovzdávať alebo sťahovať súbory.

Vytváranie verejných odkazov z počítača
Verejné odkazy možno vytvoriť tak, aby ktokoľvek s odkazom mal prístup k súboru alebo priečinku.

Na ďalšie zvýšenie bezpečnosti vyberte personalizované heslo pre súbor alebo priečinok, vyberte, koľkokrát je možné súbor stiahnuť, a vymažte verejný odkaz po konkrétnom dátume. Verejné odkazy je možné vytvárať z webového rozhrania, v rámci štandardnej štruktúry súborov / priečinkov operačného systému (prostredníctvom kontextového menu) alebo z mobilnej aplikácie.

Jedinou elegantnou funkciou, ktorú sme v mnohých iných riešeniach EFSS nevideli, je možnosť previesť súbor do formátu PDF (to sa týka prezentácií, dokumentov, tabuliek a dokonca aj súborov Photoshop.psd.)

Súkromná zdieľaná izba

S tímom môžete tiež zdieľať súbor alebo priečinok (čo znamená, že všetci ľudia s licenciou AWP Soonr sú pripojení ako členovia tímu). O tejto funkcii sa budeme podrobnejšie venovať v časti „Spolupráca“ v tejto recenzii.

Prístup k súborom

Predajca EFSS musí pre každý podnik priniesť do tabuľky rôzne typy prístupu, aby sa mohol integrovať do firemného pracovného toku a aktuálnej hierarchie súborov..

Zatiaľ čo webový a mobilný prístup je v týchto dňoch pomerne štandardný, musíte sa ubezpečiť, že riešenie EFSS môže prísť aj s integráciou pre WebDAV alebo iné protokoly. Určite, ktoré typy prístupu sú pre vašu spoločnosť kritické, a potom podľa toho vyberte poskytovateľa.

Autotask Workplace poskytuje rôzne typy prístupu k súborom:

Webový prístup

K akémukoľvek súboru alebo priečinku môžete pristupovať cez webový panel, ak ste prihlásení pomocou zodpovedajúceho používateľského mena a hesla.

V skutočnosti môžete celý web spravovať prostredníctvom webového rozhrania, napríklad udeľovaním alebo zrušením prístupových práv, odstraňovaním, pridávaním alebo upravovaním súborov a presúvaním súborov do podpriečinkov. Vyhľadávanie súborov je k dispozícii, vyhľadáva však iba názvy súborov, čo obmedzuje rozsah vyhľadávaní.

Chceli by sme vidieť vyhľadávanie metadát alebo označovanie súborov.

Používatelia si môžu prezerať ukážky súborov prostredníctvom webovej aplikácie a Autotask spracováva veľa typov súborov dobre. Trochu sme boli smutní, keď sme videli, že súbory Photoshopu nemohli zobraziť vykreslený náhľad, a dúfame, že túto funkciu uvidíme v budúcich dodatkoch k softvéru.

Kancelárske súbory, súbory PDF a obrazové súbory sa vykresľujú dobre, ale nie je divu. To je to, na čo bude väčšina spoločností používať.

Lokálny prístup prostredníctvom synchronizácie súborov

Autotask dokáže synchronizovať súbory s počítačom z cloudu, takže ich možno upravovať, prezerať alebo mazať offline. Akýkoľvek zmenený súbor alebo priečinok sa nahrá do cloudu a bude viditeľný pre všetkých, s ktorými je priečinok alebo súbor aktuálne zdieľaný.

Mobilný prístup

Prístup k všetkým synchronizovaným súborom je prostredníctvom mobilného zariadenia. Vďaka obľúbeniu je možné súbory sprístupniť na offline úpravu na mobilnom telefóne a po sprístupnení sieťového pripojenia ich nahrať / synchronizovať.

Mobilná aplikácia Soonr Workplace Mobile pre iOS a Android môže vytvoriť novú:

  • Klikyháky (anotácia)
  • Dokument (Word)
  • Tabuľka (Excel)
  • Prezentácia (PowerPoint)
  • Poznámka (text)
  • fotografie
  • video

Bude uložený do cloudu Soonr a synchronizovaný so všetkými vašimi zariadeniami.

WebDAV

Ak potrebujete prístup k osobným cloudovým priečinkom v počítači, ale nechcete alebo nemôžu synchronizovať súbory lokálne, pripojte sa pomocou protokolu WebDAV, ktorý umožňuje pripojenie k jednotke Autotask Workplace Soonr ako jednotka.

Majte na pamäti, že WebDAV je pomerne zastaraný protokol a neodporúčame ho používať v produktívnom obchodnom prostredí..

Prístup k súborom prostredníctvom jednotky WebDav

spolupráca

Spolupráca je jadrom akejkoľvek synchronizácie a zdieľania podnikového súboru. Autotask Workplace Soonr nie je výnimkou. Ako je zrejmé z predchádzajúcich kapitol, Autotask používa niekoľko metód spolupráce.

V tejto kapitole sa venujeme tímovej spolupráci. V kapitole Zdieľanie súborov sme videli, ako spolupracovať s externými ľuďmi prostredníctvom funkcie „Zdieľať verejný odkaz“..

Teraz sa bližšie pozrieme na spoluprácu v rámci spoločnosti. Nezáleží na tom, či má organizácia iba jednu kanceláriu, kde ľudia spolupracujú v tej istej budove alebo kancelárskych priestoroch, alebo či sú zamestnanci rozmiestnení na rôznych kontinentoch..

Ak chcete začať zdieľať projekt, môžete si vybrať priečinok z počítača vo vnútri synchronizovaného priečinka prostredníctvom kontextovej ponuky alebo prostredníctvom webového alebo mobilného klienta. Ovládacie a bezpečnostné prvky sú rovnaké bez ohľadu na metódu.

Ak je však projekt zdieľaný prostredníctvom pracovnej plochy, musíte do tohto priečinka povoliť prístup pomocou webového rozhrania. Zistili sme, že je to trochu mätúce a radi by sme videli bezproblémovú integráciu zdieľania projektov do všetkých prístupových bodov.

Zdieľanie webu poskytuje výkonné kontroly správcu zdieľaného priečinka, takže ovládanie toho, kto vidí, čo je v priečinku, je veľmi intuitívne. Môžete si vybrať z nasledujúcich možností:

  • Plný prístup – pozvaný člen tímu môže s obsahom priečinka robiť prakticky čokoľvek.
  • Vytvorte a upravte – pozvaná osoba môže vytvárať nové podprojekty a upravovať súbory.
  • Upraviť – používateľ môže upravovať súbory, ale nevytvárať nové priečinky.
  • Iba na čítanie – pozvaný používateľ môže čítať obsah priečinka, ale nemôže doň nič zapisovať.

Správca môže okrem toho nastaviť, či pozvaný používateľ môže znova zdieľať priečinky a vytvárať verejné odkazy, čo je v predvolenom nastavení zakázané.

Toto je funkcia, ktorá odlišuje Autotask od iných riešení, ako je Dropbox, kde ide o prístup typu „všetko alebo nič“. Pozvanie používateľov do priečinka znamená poskytnúť im právo na opätovné zdieľanie s kýmkoľvek, koho chcú.

Pri spolupráci s veľkým počtom používateľov v rámci toho istého projektu bude čoskoro veľmi ťažké dohliadať na to, kto v súčasnosti edituje súbor, a určiť, aká je jeho správna verzia. Preto bola funkcia, ktorá sa nám obzvlášť páčila, zamykanie súborov počas procesu úprav.

Po zamknutí súboru ho nikto v tíme nemôže upravovať, kým ho správca neodomkne. Funkcia uzamknutia poskytuje prehľadnosť a šetrí čas pri preosievaní cez súbory, a to dokonca aj v chladnejších prípadoch..

Všetky uzamknuté súbory sú označené symbolom zámku.

Ak niekto v tíme uloží alebo odstráni súbor nesprávne, spustí sa funkcia verzovania Autotask, pretože ukladá neobmedzené množstvo verzií súborov po dobu šiestich mesiacov..

Autotask Workplace má vstavaný systém komentovania, ktorý umožňuje používateľom zdieľať myšlienky a správy o stave a zároveň ich pripájať priamo k projektu alebo súboru..

Jedna konkrétna otázka, ktorú veľa vidíme, je:

Musím synchronizovať všetko, čo mám, do cloudu?

Jednoduchá odpoveď je nie. Keď sa vytvorí projekt, Autotask Workplace požiada používateľa, či by mal byť projekt synchronizovaný so všetkými počítačmi a zariadeniami alebo nie.

Okrem toho môže užívateľ ovládať, ktoré konkrétne zariadenia sa budú synchronizovať do priečinka. Napríklad pracujete na troch rôznych strojoch:

  • Kancelárske pracovisko
  • Obchodné počítače
  • Osobný prenosný počítač

Prenos obchodných súborov do osobného notebooku si samozrejme vyžiada obrovské mýto na malom pevnom disku počítača, takže si môžete vybrať a vybrať len tie najdôležitejšie dokumenty, ktoré budete prenášať lokálne – čo je miesto, kde selektívna synchronizácia šetrí deň.

Pri kontrole dodávateľa EFSS sa zameriavame na typy a rozmanitosť integrácií na úpravu dokumentov, pretože veľké korporácie sa zaoberajú tisíckami (ak nie stovkami tisíc) dokumentov. Preto je poskytovanie mobilných úprav a ľahký prístup k týmto dokumentom rozhodujúcou súčasťou každej legitímnej služby EFSS.

Autotask poskytuje úpravy súborov prostredníctvom webového prehľadávača a jeho mobilnej aplikácie (viac v sekcii „Mobilný prístup“). Medzi úpravami dokumentov si môžete vybrať:

  • Google Dokumenty
  • onedrive
  • Kancelária 365

Alebo jednoducho otvorte aplikáciu na svojom osobnom zariadení. Úpravy súborov sú uložené a okamžite viditeľné pre všetkých členov projektu. Po uložení súboru, vytvorení novej verzie sa teraz môžete vrátiť do ktoréhokoľvek stavu tohto súboru za posledných šesť mesiacov.

Mobilný prístup

Mobilita je kľúčovou súčasťou fungovania firiem v dnešnom svete.

Podľa výskumnej správy spoločnosti ESNA predstavuje viac ako 20% celosvetovej pracovnej sily v telekomunikáciách vďaka mobilným zariadeniam, ako sú smartphony a tablety. Netreba dodávať, že používatelia dnes chcú so sebou nosiť všetky svoje kritické súbory.

Prístup k prezentácii programu PowerPoint na letisku má mnoho výhod. Zmeny môžu byť vykonané okamžite a synchronizované s globálnym tímom, pretože predajcovia spolupracujú na prezentácii klienta bez ohľadu na to, kde na svete sú.

Autotask Workplace berie bezpečnosť správy mobilných zariadení vážne a prostredníctvom aplikácií pre Android, iOS a Blackberry predstavuje mobilný zážitok bez trenia. Používatelia majú prístup k zdieľaným projektom, súborom a priečinkom prostredníctvom mobilnej aplikácie – akoby navigovali rovnaké súbory na stolnom počítači.

Aj keď mobilné aplikácie fungujú dobre, občas sme ich zistili trochu neohrabane a najzaujímavejšie funkcie sú zvyčajne v používateľskom rozhraní skryté. S praxou by však malo byť možné nájsť všetky súvisiace nástroje na úpravu. Napríklad zvýraznenie alebo nakreslenie niečoho v dokumente alebo prezentácii je jednoduché a intuitívne, ako vidíte na tejto ukážke:

Jedným z hlavných rizík, ktorým spoločnosti čelia pri krádeži alebo strate zariadenia, je vystavenie dôležitých údajov neoprávneným tretím stranám. Mnoho riešení EFSS zaviedlo funkciu „Remote Wipe“, pri ktorej môže správca odstrániť všetky súvisiace súbory na diaľku bez nutnosti prístupu k fyzickému zariadeniu..

Autotask nie je výnimkou. Na paneli správca jednoducho vyberte zariadenie, ktoré chcete odstrániť, a už nebude mať prístup k zdieľaným a synchronizovaným zložkám.

Funkcia, ktorú sme nevideli v iných podnikových súboroch na synchronizáciu a zdieľanie, je možnosť prístupu k súboru počítača prostredníctvom mobilného zariadenia. Aby ste túto výhodu mohli využívať, musíte ju v aplikácii Soonr povoliť.

Táto funkcia sa hodí, ak bol v kancelárii zabudnutý dôležitý súbor, ale je potrebný na prezentáciu mimo pracoviska. Ako je vidieť v sekcii zabezpečenia, používatelia môžu nastaviť množstvo bezpečnostných politík (v mobilných zariadeniach), ako napríklad:

  • Zakázať v tíme úpravy dokumentov na mobilných zariadeniach
  • Vynútiť autentifikáciu pri používaní mobilného zariadenia
  • Zakázať mobilný export súborov na zvýšenie bezpečnosti citlivých súborov

Celkovo sme z pohľadu koncového používateľa považovali mobilný zážitok za potešujúci. Funguje to, ako by ste očakávali, že bude fungovať akákoľvek spotrebiteľská aplikácia.

Vďaka čomu je veľmi pravdepodobné, že ju pracovníci rýchlo prijmú a dokonca ju uprednostnia pred alternatívami, ako je Dropbox (kvôli pokročilým funkciám úprav). Pre správcov sme zistili, že funkcie zabezpečenia a politiky zariadení sú trochu pochované v kontextových ponukách, kde je možné ich ľahko prehliadnuť..

Mobilné zariadenie na zamykanie súborov
Zamknutie súboru počas úprav na mobilnom zariadení.

Zamknutie súboru pri práci na mobilnom zariadení.

Prezentácie v PowerPointe je možné editovať za chodu, aby ste ich mohli rýchlo meniť.

Obľúbené súbory si môžete stiahnuť pre prístup offline.

predchádzajúca

Ďalšie

Cloudové zálohovanie

V úložnom priestore pre zákazníkov v cloude býva veľa zmätku ohľadom rozdielu medzi synchronizáciou súborov a službou zálohovania v cloude. Tu na Cloudwards.net vždy zdôrazňujeme, že synchronizácia súborov nie je zálohovaná.

Teraz existuje niekoľko služieb, ktoré vykonávajú synchronizáciu aj zálohovanie, trendy, ktoré pomaly prijímajú aj dodávatelia podnikov. Preto sme s radosťou našli špeciálnu funkciu zálohovania v cloude v aplikácii Autotask Workplace Soonr, ktorá nám umožnila vybrať ľubovoľný súbor alebo priečinok a vložiť ho do samostatného záložného zväzku..

Automatické zálohovanie cloudu

Aj keď sa táto záloha bude započítavať do celkovej kvóty, je úplne nezávislá od synchronizovaných projektov a malo by sa s ňou zaobchádzať. Odporúčame vám ho nastaviť pre najdôležitejšie obchodné súbory, aby sa vaše podnikanie mohlo znovu spustiť a fungovať po zlyhaní pevného disku alebo podobnej katastrofe..

V ponuke nastavení je možné vybrať, kedy sa má synchronizovať a zálohovať (alebo urobiť oboje), v závislosti od používaného internetového alebo sieťového pripojenia. Ak je jediným dostupným prístupovým bodom slabé Wi-Fi na letisku, zálohovanie sa dá zakázať a môžete si vybrať synchronizáciu iba dôležitých súborov projektu.

Pri našich testoch sme dosiahli vynikajúcu rýchlosť zálohovania aj synchronizácie. Autotask sme postavili proti nasledujúcim hlavným službám úložiska v cloude:

  • iCloud (odkaz na YouTube)
  • disk Google
  • Dropbox
  • onedrive
  • Amazonka

Tu sú naše výsledky:

Porovnanie rýchlosti ukladania v cloude

Testovali sme veľké súbory a tisíce menších súborov, aby sme zistili, ako Autotask spracováva rôzne veľkosti a typy súborov.

Ak ste očakávali záložnú aplikáciu Crashplan alebo kalibru IDrive, buďte pripravení na sklamanie. Aj keď niektoré súbory alebo priečinky možno vylúčiť, neexistujú žiadne funkcie plánovania ani možnosť vytvárať záložné sady pre určité typy obsahu, ktoré sa častejšie zálohujú..

správy & auditing

Keď podnik alebo organizácia rastie, sledovanie používateľov, ktorí majú prístup k súborom a údajom na serveroch spoločnosti, sa stáva ťažkým. Podniky neustále pridávajú a odstraňujú prístup zamestnancov k súborom v globálnom meradle, takže musí existovať spôsob, ako kontrolovať prístupovú stopu údajov.

Autotask Workplace umožňuje správcom vytvárať vlastné prehľady podľa typu udalosti, správy môžu navyše generovať zariadenia aj používatelia..

Toto sa hodí, ak spoločnosť potrebuje prepustiť zamestnanca a skontrolovať, ku ktorým súborom má táto osoba prístup za posledný týždeň alebo mesiac. Správcovia tiež môžu vidieť, ktoré súbory boli zdieľané, sprístupnené, upravené a zoradené podľa dátumu alebo používateľa – takže sa nič nestratí.

Toto poskytuje správcovi konečnú kontrolu nad firemnými údajmi a správy môžu byť archivované pre účely interného monitorovania.

Hlásenia zariadení Autotask Soonr

Správy a štatistické údaje o pracovisku Autotask Workplace

Úroveň súboru automatického nahlasovania prehľadov

predchádzajúca

Ďalšie

Konečné rozhodnutie & odporúčanie

Ak ste sa k nám dostali prostredníctvom tejto 5 000 slovnej recenzie, blahoželáme! Teraz už nielen viete, čo je dôležité pri výbere riešenia EFSS, ale máte aj dobrý prehľad o tom, ako Autotask Workplace Soonr pomáha organizácii alebo spoločnosti pri synchronizácii súborov na viacerých zariadeniach a mobilných tímoch..

Chceli by sme zdôrazniť nebezpečenstvo používania riešení na synchronizáciu cloudových súborov pre spotrebiteľa vo veľkej organizácii. Aj keď môžu byť lacnejšie, spotrebiteľské služby prichádzajú s bezpečnostnými rizikami, ako je nedostatok šifrovania a malá kontrola nad povoleniami na zdieľanie.

Autotask Workplace môže pomôcť organizácii rásť poskytovaním bezpečných a jednoduchých spôsobov pridávania používateľov, členov tímu, riadiacich povolení a vytvárania nových projektov. Aj keď Autotask umožňuje hĺbkovú technickú kontrolu, na správu aplikácie nie je potrebné žiadne oddelenie IT.

Myslíme si, že odviedli dobrú prácu pri vytváraní komplexného riešenia s ohľadom na koncového používateľa na úrovni podniku. Aplikácie pre iOS sa určite najviac páčili od vývojárov Autotask, pretože v porovnaní s aplikáciou pre Android ponúkajú oveľa lepší zážitok a viac funkcií..

Ak hľadáte softvér na riadenie projektov, ktorý dokáže stanoviť konečné termíny pre konkrétne súbory a priečinky, priraďte úlohy ľuďom v organizácii, poskytnite pripomenutie pre zmeškané termíny – zvážte hľadanie inde..

Pre väčšinu priemerných firiem postačujú funkcie komentovania, ktoré poskytuje Autotask.

Na dnešnom trhu existuje veľa predajcov synchronizácie a zdieľania súborov Enterprise. Autotask Workplace je určite jednou zo služieb, ktoré vedú balík, spolu s:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • zhluk

Ak máte záujem, naplánujte si s nami dnes osobné demo pre svoju firmu.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map