Tutorial de monday.com: Primeros pasos en 2020

Existen muchas herramientas de gestión de proyectos de alta calidad que compiten por su negocio. Elegir uno puede ser difícil. De las opciones, algunas son buenas y otras son malas, pero incluso las buenas ofrecen cosas diferentes.


monday.com no es solo una gran opción, es nuestra favorita, que ocupa el primer lugar en nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos. Tiene una gran cantidad de vistas y muchas características útiles para ayudarlo a organizar sus proyectos. En esta guía para principiantes de monday.com le mostraremos cómo aprovecharla al máximo..

A pesar de ofrecer más funciones que muchas herramientas de gestión de proyectos, monday.com hace un gran trabajo al hacerse fácil de usar. Su interfaz es excelente y le muestra claramente lo que hará cualquier acción, permitiéndole explorarla con confianza. Si desea ver lo que pensamos al respecto, eche un vistazo a nuestra revisión de monday.com.

Cómo usar la gestión de proyectos de monday.com

Los proyectos en monday.com se basan en tableros. Los tableros son fáciles de crear. Simplemente haga clic en el ícono grande más al lado de “tableros” en el panel izquierdo. Puede crear un tablero en blanco o duplicar uno existente para ahorrar tiempo de configuración. Eso es útil si tienes proyectos similares que haces regularmente.

También hay una selección de plantillas. Se clasifican en múltiples áreas, que incluyen gestión de proyectos, operaciones de oficina, educación y muchas otras. monday.com le da pistas sobre lo que hace cada uno, por lo que son fáciles de navegar.

lunes-plantilla

Si crea un tablero en blanco, terminará con algo que se parece a la captura de pantalla a continuación.

lunes-tablero en blanco

Los datos en su tablero se componen de elementos, que generalmente representan tareas que deben realizarse. Los elementos se ordenan en listas. Puedes nombrar listas como quieras. Pueden corresponder a diferentes equipos en su organización, o diferentes tipos de tareas. Examinar las plantillas puede darle ideas sobre las muchas formas en que puede organizar las cosas..

Se crearon un par de listas y varios elementos de forma predeterminada en nuestro tablero en blanco. Hay columnas y algunas tienen datos de muestra. Puede cambiar el nombre del tablero y su descripción, así como el nombre del elemento y la lista, pasando el mouse sobre ellos y haciendo clic.

Si pasa el mouse sobre otros campos, verá los cambios en el campo, lo que le dará una idea de cómo puede cambiarlo. La interfaz es intuitiva y te invita a experimentar para ver cómo funcionan las cosas..

monday.com le brinda un gran control sobre los elementos que contienen. Sin embargo, prefiere mantenerlos separados.

Algunas herramientas utilizan un enfoque alternativo, dividiendo los elementos en subtareas y permitiéndole configurar dependencias entre ellos. Si eso es lo que está buscando, eche un vistazo a nuestra revisión de Wrike. Nuestro artículo de monday.com vs.Wrike muestra cómo esas plataformas se comparan entre sí.

personalización de monday.com

Como con la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, los elementos tienen un nombre y otra información asociada a ellos. A diferencia de la mayoría de las herramientas, monday.com le brinda un gran alcance para personalizar la otra información. También le permite agregar columnas que contienen varios tipos de datos..

En cuanto a la estructura, funciona como una herramienta de base de datos fácil de usar. Nos recuerda la popular herramienta de desarrollo phpMyAdmin pero diseñada por Apple durante su parche morado. Obtienes el poder de controlar tus tableros con gran detalle sin que las cosas se rompan por razones que no entiendes.

Esos datos están contenidos en una placa principal, que le permite cambiar su estructura y agregar nuevos elementos fácilmente. Para agregar una columna, haga clic en el signo más negro a la derecha del tablero y elija el tipo de datos que desea incluir.

lunes-agregar-columna

Puede elegir entre siete tipos de datos básicos, pero si hace clic en el área “más columnas”, verá que hay muchas más opciones. Incluyen desde sistemas de votación hasta selectores de color y fórmulas matemáticas..

lunes-columna-centro

Realizamos algunos cambios en los nombres de nuestros artículos y listas y configuramos nuestro tablero para representar un proyecto de construcción. Ajustamos nuestras columnas y agregamos una vista de línea de tiempo. Ahora se ve así.

lunes-proyecto

Veamos cómo agregar vistas. Hay muchas vistas opcionales que le permiten organizar sus datos de diferentes maneras. Los agrega haciendo clic en el botón “+ ver” y seleccionándolo en la lista desplegable.

lunes-agregar-vista

monday.com Kanban View

Ya agregamos una línea de tiempo, así que a continuación vamos a agregar una vista kanban. Si está buscando una herramienta basada en kanban, eche un vistazo a nuestra guía para principiantes de Trello para ver un ejemplo simple de una. Lea más sobre esto en nuestra revisión de Trello.

Lunes-Kanban-Priority

La vista kanban le permite arrastrar elementos de columna a columna para cambiar su estado. Nuestro tablero kanban se configuró automáticamente para usar el campo “estado” de nuestro tablero principal como sus columnas. Puede cambiar eso usando el cuadro desplegable “columna kanban”. Podría cambiarlo de “estado” a “prioridad”, por ejemplo, lo que haría que la placa se vea como en la captura de pantalla a continuación..

Si está buscando ayuda para configurar sus columnas, lea nuestra guía sobre cómo usar una tabla kanban para obtener consejos sobre cómo aprovechar al máximo esta vista.

Lunes-Kanban-Priority

Si no puede decidir qué versión del tablero kanban prefiere, puede agregar otra. Por ejemplo, podría hacer uno para “estado” y uno para “prioridad”. Si hace eso, puede valer la pena nombrarlos de manera diferente para que pueda ver cuál es cuál.

Si desea comparar monday.com con otras herramientas que incluyen un tablero kanban, lea nuestros enfrentamientos monday.com vs. Asana o monday.com vs. Trello..

lunes-línea de tiempo

Cronología de monday.com

La vista de línea de tiempo muestra cómo se organizan sus tareas a lo largo del tiempo. Puede ver visualmente cuándo comienzan y se detienen las cosas, así como cuánto tiempo tomarán. Puede alterar esa información arrastrando y soltando la tarea o arrastrando sus extremos para cambiar cuando comienza o se detiene.

Para obtener más información sobre cómo usar la línea de tiempo de monday.com, lea nuestra guía sobre cómo usar un diagrama de Gantt.

lunes-calendario

Al igual que la vista de línea de tiempo, la vista de calendario muestra cuándo tienen lugar sus tareas. Dicho esto, le permite ver las cosas mes a mes y tiene vistas de día y semana que le permiten desglosar las cosas en un nivel de hora a hora..

Si desea seguir de cerca el tiempo dedicado a los proyectos, lea nuestra revisión de TeamGantt para conocer una plataforma que le permite hacerlo.

tabla de lunes

Las vistas de gráfico de monday.com facilitan la adición de gráficos circulares, lineales y de barras a sus proyectos. De nuevo, puedes tener tantos como quieras. Simplemente haga clic en “+ vista”, elija el gráfico y seleccione el tipo de gráfico y la columna que desea utilizar para los datos. Con los gráficos de barras, elige dos columnas para los ejes x e y.

monday.com Intercambio de archivos

monday.com le permite compartir archivos con su equipo, y puede administrarlos usando la vista de archivos. El plan más barato tiene un límite de almacenamiento de 5 GB, pero es ilimitado en los planes Pro y Enterprise. Si está buscando una solución de almacenamiento, eche un vistazo a nuestra mejor guía de almacenamiento en la nube.

Los archivos se adjuntan a tareas específicas, pero puede usar la vista de archivos para verlos todos en un solo lugar. Puede descargarlos desde allí, pero debe editar la tarea que los contiene para eliminarlos. De manera útil, puede acceder a las actualizaciones de tareas asociadas desde la vista de archivos.

Además de las vistas que hemos visto, puede agregar vistas de mapa, formulario y difusión. Agregarlos y eliminarlos es fácil, así que no tengas miedo de jugar.

Integraciones de monday.com

Además de sus características estándar, puede obtener una funcionalidad adicional a través de las integraciones de monday.com. Hay todo tipo de ellos. La mayoría están ahí para ayudarlo a compartir información con otras plataformas..

lunes-nuevas-integraciones

La integración de Zapier merece una mención especial porque le permite compartir datos con más de 1,500 aplicaciones. Integromat también parece útil porque puede automatizar las tareas que realiza regularmente, lo que puede ahorrarle mucho tiempo y dinero..

lunes-automatizaciones

monday.com también tiene sus propias funciones de automatización, que le permiten crear reglas que desencadenan acciones específicas. Nuevamente, esa puede ser una buena manera de reducir la cantidad de trabajo que su equipo necesita hacer.

monday.com Seguridad

Los administradores de los mejores planes pueden administrar su seguridad en línea cambiando la configuración de seguridad y autenticación para sus proyectos. Le permiten activar funciones como registros restringidos de dominio y le permiten personalizar su política de contraseña. Si necesita ayuda con todas esas contraseñas, eche un vistazo a nuestro mejor artículo de administrador de contraseñas.

lunes-admin

monday.com tiene autenticación de dos factores, que se trata en nuestra guía de autenticación de dos factores. También cumple con el Reglamento General de Protección de Datos.

Pensamientos finales

Herramientas como monday.com pueden hacer que sus proyectos sean más fluidos y ahorrarle tiempo. Con menos reuniones, una comunicación más confiable y objetivos claros para todos, hay muchas ventajas en usarlos..

También ofrecen muchas funciones de seguridad para mantenerlo protegido contra el cibercrimen cuando trabaja en la nube.

Si ha probado monday.com y tiene algo que compartir con nosotros al respecto, háganoslo saber en los comentarios. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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