Guía para principiantes de Trello: el Kanban Can-Can

La gestión de tareas es una parte esencial de cualquier proyecto. Hacer las cosas bien puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Afortunadamente, si necesita organizarse más, hay mucha ayuda disponible. Hay muchas herramientas buenas y gratuitas disponibles para facilitar las cosas, entre ellas Trello. Aunque es bastante simple, hemos preparado esta guía para principiantes de Trello para que la transición sea aún más fluida.


También tenemos una guía para principiantes de Asana si ese programa es mejor para usted. Si quieres ver cómo se comparan, lee nuestra revisión comparativa de Trello vs Asana.

Trello es una herramienta simple y efectiva para administrar y organizar tareas. Está dirigido a los equipos como una forma de organizar elementos dentro de un proyecto, pero no hay razón para que no pueda usarlo usted mismo. Es bastante versátil y tiene muchas opciones de personalización, como puede leer en nuestra revisión de Trello.

Eso significa que puede configurarlo fácilmente para diferentes tareas.

Para funciones más avanzadas, como la administración de recursos y el seguimiento de costos, es posible que desee ver herramientas más complejas. Nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos es un excelente lugar para comenzar.

Usar Trello es muy fácil. Lo usamos nosotros mismos en Cloudwards.net para administrar nuestro flujo de trabajo y si eso no es una recomendación, no sabemos qué es.

Registrarse

Para suscribirse, simplemente complete un formulario simple, responda el correo electrónico de confirmación. Luego, puede comenzar directamente a configurar su primer tablero, que ya tiene algunas columnas de muestra en su lugar.

trello-inscribirse

Una cuenta básica de Trello es gratuita y le permite hacer la mayor parte de lo que necesita. No es una aplicación en la que se registra solo para encontrarse alcanzando sus límites en cuestión de horas. El paquete básico es excelente y tampoco te molesta para actualizar.

Sin embargo, si desea suscribirse a su paquete de oro, hay mucho para gustar. Su límite de archivos adjuntos aumenta de 10 MB a 250 MB. Puede agregar fondos personalizados a sus tableros y hay muchas características divertidas, como pegatinas, emojis personalizados y potenciadores.

El paquete de oro es de $ 45 al año, por lo que tampoco romperá el banco. Además de ejecutarse en su navegador, Trello está disponible para Android e iOS, por lo que también puede administrar las cosas mientras viaja.

¿Qué puedes hacer con Trello??

Es posible que te presenten a Trello a través de una invitación de un equipo o empresa, en cuyo caso trabajarás con su junta al principio. Sin embargo, si lo está iniciando por primera vez, deberá configurarlo usted mismo.

Para hacerlo, comience con el tablero predeterminado que se le proporcionó o haga clic en el botón “tableros” en la esquina superior izquierda de la pantalla. Si ya tienes tableros, podrás cambiar entre ellos allí. De cualquier manera, para crear uno nuevo, simplemente haga clic en “crear nuevo tablero” para que aparezca el diálogo del nuevo tablero que se muestra a continuación.

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Allí, puede nombrar su nueva placa, elegir su color de fondo o imagen y decidir si desea que sea privada o pública. Una pizarra pública será visible para todo Internet, lo cual es excelente si está administrando un lugar o un lugar de reunión pública, pero menos si organiza la lista de té de su oficina.

Una vez que haya elegido las opciones que desea, haga clic en “crear tablero” y listo. Tu nuevo tablero aparece en todo su esplendor.

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En esencia, Trello es un tablero kanban, que le permite mover el trabajo de una columna a otra. Cuando cree un nuevo tablero, verá tres columnas, o listas, ya agregadas: “hacer”, “hacer” y “listo”. Eso le da una idea de cómo diseñar sus proyectos Trello.

Su flujo de trabajo debe proceder de izquierda a derecha, pero puede agregar tantas etapas intermedias como necesite.

Trabajando con listas

Puede usar las listas proporcionadas como listas de tareas preparadas o, si lo prefiere, cambiarles el nombre para representar las diferentes etapas de su proyecto.

Si necesita más de tres categorías, haga clic en “Agregar a la lista” para crear otra. Una vez más, puedes llamarlos como quieras, por lo que hay un amplio margen para la creatividad. Por ejemplo, puede nombrar cada lista después de un miembro del equipo o un grupo diferente en su empresa para indicar quién está asignado a qué.

Puede tener una columna sin asignar a la izquierda para que los miembros del equipo elijan el trabajo, seguido de columnas que representan en qué etapa se encuentra el trabajo. Hay muchas formas de usarlo. Piense en cómo subdividir sus tareas, luego nombre las columnas en consecuencia.

Agregar tarjetas

Las listas están vacías al principio, pero actúan como titulares de las tarjetas. Puede agregarlos haciendo clic en “agregar una tarjeta”. Luego, asigne un nombre a su tarjeta de acuerdo con la tarea que desea que represente, haga clic en “agregar tarjeta” y listo.

Puede mover las tarjetas de un lugar a otro arrastrándolas y soltándolas. Cuando mueva uno, todos los que trabajen en ese elemento en particular recibirán un mensaje que les indica que se ha movido, por lo que quien quiera que lo vea a continuación puede continuar, independientemente de si recuerda decirles.

Al hacer clic en una tarjeta, aparece un diálogo que le permite comentarla, ver la actividad anterior asociada a ella y asignarle miembros del equipo. Puede mirar tarjetas específicas para asegurarse de recibir notificaciones de los cambios..

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También puede agregar plazos y configurar mensajes para recordarles a las personas cuando se acercan. Aunque nunca nos sucede, hemos escuchado que los plazos incumplidos son bastante comunes en otros lugares.

Hacer que se vea mejor

Si desea que las tarjetas se vean más atractivas, puede agregarles adhesivos. Las pegatinas son imágenes que se pueden encontrar haciendo clic en “pegatinas” en el menú a la derecha de la pantalla. Se pueden arrastrar a las tarjetas y son una excelente manera de hacerlos visualmente distintivos.

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Doce se ofrecen en el paquete gratuito, con más disponibles si actualiza a un plan pagado. La actualización también le permite usar sus propias imágenes. Usar los diseños de su empresa, por ejemplo, es una excelente manera de agregar propiedad a sus proyectos.

etiquetas trello

También puede asignar etiquetas de tarjetas, que es esencialmente solo codificarlas en color con texto opcional. Esa es otra forma útil de clasificarlos y hacer que sus tableros sean fáciles de leer visualmente..

Si desea subdividir una tarjeta aún más, puede agregar una lista de verificación para mostrar lo que debe hacerse para terminarla. Las listas de verificación incluyen subtareas específicas que puede marcar a medida que trabaja en ellas. Una barra útil muestra lo cerca que está de terminar, lo que es especialmente útil si tiene muchos elementos para completar.

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Redondeando lo básico

Esos son los conceptos básicos del uso de Trello. Puede lograr mucho con solo las funciones básicas y hay mucho que puede hacer para ajustarlo a sus necesidades.

Es rápido, intuitivo y receptivo. La interfaz de usuario es fácil de leer y la mayoría de lo que hay se puede descubrir al mirarla. Nunca tuvimos que mirar las páginas de ayuda cuando lo usamos y nunca lo hicimos antes de escribir esta guía.

Sin embargo, si lo necesita, el sistema de ayuda es completo, con más de 200 artículos que explican cómo funciona todo. También hay un foro comunitario activo. Si no puede encontrar una respuesta a su pregunta allí, probablemente pueda obtenerla en unas pocas horas. También puede pedir ayuda al equipo de soporte de Trello a través de un formulario de contacto.

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Construyendo su equipo Trello

En la parte superior de la pantalla principal, hay pequeños círculos que representan a las personas que tienen acceso a cada tablero. Verá las imágenes de perfil de las personas en los círculos si las han configurado o sus iniciales. Para invitar a más personas, haga clic en la pequeña figura con un signo más a la derecha de los usuarios actuales.

invitar a trello

Si su empresa utiliza varios tableros, es posible que desee ir más allá y establecer un equipo. Al igual que con los tableros, puede invitar personas a los equipos que cree.

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Una vez que tenga listos a los miembros de su equipo, puede crear los diversos tableros que necesita. Se pueden gestionar como antes. Una característica interesante es que puedes asociar tablas Slack con tu equipo. Eso le permite hacer cosas como notificar a todos sobre los cambios de Trello a través de Slack.

Si su equipo usa Slack para una comunicación regular, es útil tener los cambios de Trello visibles en el mismo lugar. Para otras formas de usar Slack para beneficiar a su equipo, lea nuestro artículo sobre el mejor almacenamiento en la nube para Slack.

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Profundizando más: las funciones avanzadas de Trello

Una vez que esté familiarizado con los conceptos básicos de Trello, hay algunos trucos útiles para ayudarlo a aprovecharlo más. Puede arrastrar archivos adjuntos a las tarjetas para compartirlas. Puede crear listas haciendo doble clic y puede abrir la lista de métodos abreviados de teclado presionando “?” en el teclado.

Trello también tiene características útiles en sus pantallas de opciones. Existe un modo daltónico, por lo que si ha codificado por color sus tarjetas, puede estar seguro de que todos pueden ver qué es qué. También puede configurar cosas como la autenticación de dos factores si desea proteger su cuenta del delito cibernético.

También es posible descargar la información personal que Trello guarda sobre usted. Aunque no tenemos ningún problema de privacidad en particular sobre Trello, es una buena característica. Nuestro artículo sobre cómo proteger su privacidad ofrece sugerencias sobre lo que puede hacer para mantener su información privada en la web. Puede ver más consejos útiles en la documentación de Trello.

Integraciones apptastic

Otra gran característica que tiene Trello son los potenciadores. Le permiten integrarlo con muchas otras aplicaciones y servicios. Trello proporciona alrededor de 30, pero hay disponibles otros potenciadores de terceros. Hay demasiados servicios compatibles para detallar, pero la selección incluye Twitter, Gmail, GitHub, Salesforce, SurveyMonkey y Jira.

También hay un calendario, por lo que puede obtener una vista rápida de lo que debe hacerse cuando. Sin embargo, deberá actualizar su cuenta para usar múltiples potenciadores.

Pensamientos finales

Con un millón de usuarios al día, es fácil ver por qué Trello fue valorado recientemente en $ 400 millones. Es fácil de usar y gratuito para comenzar, por lo que vale la pena echarle un vistazo si está buscando un nuevo software de gestión de tareas. Incluso si no lo está, su capacidad de lista de tareas pendientes valdría la pena echarle un vistazo para ayudarlo a organizarse más.

Si está trabajando en un equipo en línea y desea mejorar su productividad, Trello es una gran herramienta para hacerlo. Para otro software útil, eche un vistazo a nuestra lista de las mejores herramientas de software de equipo virtual.

Esperamos que esta guía le haya ayudado a familiarizarse con Trello y le haya mostrado un poco de lo que puede hacer con ella. Si lo has probado y tienes algo que contarnos sobre tus experiencias, cuéntanoslo en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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