Gestión de tareas vs Gestión de proyectos: Mantenerse organizado en 2020

Hay todo tipo de software destinado a ayudarlo a organizarse más. Puede usarlo para planificar cualquier cosa, desde sus compras hasta proyectos importantes. Analizaremos dos tipos de software comparando la gestión de tareas con la gestión de proyectos..


Las categorías tienen rasgos en común, pero el software de gestión de proyectos va más allá de las herramientas de gestión de tareas para hacer las cosas por usted. Hablemos sobre lo que cada tipo de software puede hacer, luego veamos ejemplos. Con suerte, eso puede ayudarlo a descubrir cuál es más apropiado para sus necesidades.

¿Qué hace el software de gestión de tareas??

El software de gestión de tareas, sorprendentemente, le permite crear tareas. A menudo puede agrupar esas tareas en listas. Cuando finalizan las tareas, puede marcarlas como tales, tal vez obteniendo un sonido de “ding” satisfactorio, como lo hace con Wunderlist (lea nuestra revisión de Wunderlist).

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Más allá de eso, a menudo puedes compartir tareas con amigos o colegas. Puedes establecer fechas límite y recibir notificaciones cuando estén cerca.

Por lo general, puede compartir datos con otras aplicaciones, aunque el software de gestión de proyectos a menudo va más allá y le brinda el intercambio de datos con muchas otras plataformas..

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Los beneficios del software de gestión de tareas son que le permite ver lo que necesita hacer y planificar las cosas en consecuencia. El software de administración de tareas a menudo es tan simple que es fácil descartarlo como trivial, pero en la práctica, solo el acto de establecer lo que tiene que hacer puede hacer que hacer las cosas sea mucho más fácil. 

Para algunos, eso será suficiente, y dado que la administración de tareas es más simple, probablemente sea la mejor manera de comenzar. Sin embargo, si desea profundizar en las cosas, necesitará un software de gestión de proyectos.

¿Qué hace el software de gestión de proyectos??

El software de gestión de proyectos generalmente hace todo lo que el software de gestión de tareas puede hacer y más. Sin embargo, eso no necesariamente lo hace mejor. Si solo necesita administración de tareas, las aplicaciones dedicadas con interfaces rápidas y claras harán lo que desee sin problemas.

Además de permitirle crear listas de tareas, el software de gestión de proyectos le permite crear relaciones entre ellas. Esto podría significar moverlos de una columna a otra en un tablero kanban, pero podría significar crear dependencias entre ellos en un diagrama de Gantt. 

Si hace eso, podrá ver cómo un retraso en una tarea puede afectar todo el proyecto. Si eso suena útil, lea nuestra guía de cómo usar una tabla de Gantt.

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También obtiene múltiples formas de ver tareas en el software de gestión de proyectos. Generalmente hay una vista de lista, que es más similar a lo que muestran las herramientas de administración de tareas. A menudo, también hay un tablero kanban, junto con un calendario y una línea de tiempo..

Las integraciones son comunes, con casi todas las herramientas de gestión de proyectos que le permiten compartir datos con otras plataformas. Pueden incluir plataformas de comunicación, como Slack, o plataformas de almacenamiento para que pueda cargar archivos..

Aunque la mayoría de las herramientas le permiten cargar archivos como archivos adjuntos, una solución de almacenamiento dedicada puede ayudar. Lea nuestro mejor artículo de almacenamiento en la nube para obtener una guía de lo que está disponible.

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A menudo puede compartir herramientas con otras plataformas de gestión de proyectos, por lo que puede aprovechar sus diferentes características. La integración con el servicio Zapier, que le permite compartir datos con potencialmente miles de plataformas, es popular.

El software de gestión de proyectos a menudo parece más complicado de usar y tiene más actividad visual. Las herramientas más avanzadas tienen una curva de aprendizaje, pero las más simples son generalmente fáciles de aprender..

También hay crossover. Algunas herramientas marcan algunas casillas de gestión de tareas y algunas casillas de gestión de proyectos. Hay muchas opciones.

El mejor software de gestión de tareas

Wunderlist

Wunderlist es una herramienta de gestión de tareas que le permite crear tareas y marcarlas a medida que trabaja en ellas. Los clasifica en listas y puede compartirlos con otras personas si está trabajando en un proyecto grupal.

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Está disponible en casi cualquier lugar. Puede ejecutarlo en el navegador o descargar aplicaciones para Windows, macOS, Android, iOS y Chrome OS. También tiene extensiones de navegador.

Sus características principales son excelentes, lo que le permite crear tareas y agregarlas a listas con nombre. Cuando los marca, hay un sonido de “ding” para recompensarlo por un trabajo bien hecho. Como la mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas, se centra en esa funcionalidad básica y hace que la planificación sea fácil y agradable.

También puede crear subtareas, establecer plazos y recibir notificaciones cuando haya que hacer algo. Puede elegir entre una selección alegre de fotografías de fondo y cargar archivos, así como tomar grabaciones de voz cuando se canse de escribir.

Si necesita almacenar archivos de audio fuera de Wunderlist, eche un vistazo a nuestro mejor artículo de almacenamiento en la nube para archivos grandes.

También hay varias otras características. Puede compartir tareas con otras plataformas, como Trello y Slack. Zapier también está disponible para conectarse con muchas otras plataformas. Si tiene las habilidades técnicas, puede conectarlo a su propio sitio web o aplicación con su API. 

Wunderlist es rápido y receptivo, lo que te ayuda a interactuar con él porque no lo estás esperando después de realizar cambios. Incluye buenas funciones de usabilidad, como atajos de teclado, que te permiten usarlo aún más rápido. 

Aunque es simple, tiene una base de conocimientos y un equipo de soporte que puede responder preguntas si se atasca, lo que podría suceder si se aventura a usar sus funciones más avanzadas.

Su seguridad también es de alta calidad, con cifrado SSL de 256 bits que protege sus datos. Lea nuestro artículo sobre cibercrimen para obtener más información sobre los peligros en línea..

Es de uso gratuito, pero debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft. Se espera que Microsoft lo elimine gradualmente a favor de su otra aplicación, Todoist, pero por ahora, Wunderlist es una excelente aplicación de lista de tareas que puede usar de forma gratuita.

Disfrutamos usando Wunderlist y se lo recomendaríamos a cualquiera que quiera comenzar a usar el software de administración de tareas. Lea nuestra revisión de Wunderlist para más detalles..

Cosas

Things es otra herramienta simple que tiene algunas características básicas que funciona bien. Solo está disponible para macOS e iOS. Los fanáticos de Apple también pueden querer ver nuestra mejor guía de gestión de proyectos para Mac. Lea nuestra revisión de Cosas para obtener más información sobre el software.

Things le permite crear tareas, ordenarlas en listas y dividir sus listas entre proyectos, que puede agrupar. También te permite crear tareas recurrentes. Es una buena opción si desea ser sistemático sobre las cosas porque las tareas que realiza regularmente se pueden crear automáticamente. 

Eso puede ahorrarle mucho tiempo si tiene una larga lista de trabajos que se repiten cada semana o mes. Significa que puede configurar un horario completo sin tener que hacer un trabajo adicional. También puede enviarle recordatorios para mantener resoluciones o alcanzar objetivos personales..

Tal vez quieras correr todas las semanas, por ejemplo, o cocinar un nuevo tipo de comida. Las cosas pueden ayudarlo a recordar lo que debe hacer.

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Things es una aplicación pasada de moda que compra directamente y luego obtiene todo, incluidas las funciones de la nube, de forma gratuita. La versión de escritorio no es barata a $ 49.99, pero la versión de iPhone de $ 9.99 es un valor mucho mejor. Esos precios también se comparan con el software con tarifas mensuales..

Si necesita ayuda con sus funciones más avanzadas, tiene una base de conocimientos exhaustiva y su equipo de soporte respondió de manera detallada y útil a nuestra consulta..

Tiene algunos errores y vimos errores menores en su interfaz, lo que quita un poco el brillo. Es una buena opción si desea una aplicación simple que no necesita pagar una tarifa de suscripción para usar.

Todoist

Todoist va más allá de sus rivales de gestión de tareas e incluye muchas plantillas para darle una ventaja cuando lo usa por primera vez.

Además de permitirle compartir tareas con Google Calendar, le permite usar Zapier para acceder a muchas otras aplicaciones y tiene más de 50 integraciones directas.

Su sistema de karma le permite acumular puntos para marcar tareas. Obtiene bonos por hacer varias cosas y puede perder karma si las tareas se retrasan. Si quieres gamificar tu trabajo o tu vida, Todoist es una excelente opción y motivará a aquellos a quienes les gusta competir contra ellos mismos u otros..

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Le permite elegir su propio tema de varios colores bien nombrados, como la mandarina y el trébol. También hay cargas de archivos, comentarios y funciones de análisis..

Sus planes incluyen una oferta gratuita que le permite usar sus funciones básicas y dos planes pagos que le brindan una funcionalidad más avanzada por unos pocos dólares al mes. También puede probar sus funciones premium con una prueba de dos meses, si proporciona detalles de la tarjeta de crédito. Los educadores y las organizaciones sin fines de lucro obtienen descuentos. Obtiene soporte prioritario en sus planes premium, así como en la facturación del equipo..

Todoist es uno de los sistemas de gestión de tareas más completos. Aproveche todo lo que ofrece y se encontrará navegando fuera de las tranquilas aguas de la gestión de tareas hacia el océano más agitado del software de gestión de proyectos.. 

Sin embargo, poder escalar así no es necesariamente algo malo, y Todoist puede ser adecuado para aquellos que desean comenzar de manera simple y tener espacio para crecer más tarde.

Está disponible para muchos dispositivos, con aplicaciones para Windows, macOS, Android e iOS. Las extensiones del navegador y los complementos de correo electrónico también están disponibles. También hay aplicaciones portátiles y aplicaciones de Linux de terceros. Eso le da un alcance tan amplio como podría desear.

En algún lugar entremedio

Tienes que dibujar una línea en alguna parte, y aunque puedes discutir sobre dónde debería ir, creemos que Trello es la herramienta que se encuentra más cerca de ella. Tiene un enfoque centrado, basado en kanban, así como varias características que le permiten ir más allá si elige hacerlo..

Trello

Trello es un buen ejemplo de una plataforma que se encuentra en el límite de la gestión de proyectos y la gestión de tareas. Sus características principales se parecen más al software de gestión de tareas, pero tiene varias extensiones que pueden convertirlo en una plataforma de gestión de proyectos más avanzada..

Trello es una herramienta basada en kanban. Si no ha usado uno antes, consulte nuestra guía sobre cómo usar una tabla kanban. Las tareas que crea se agregan a columnas con nombre y las mueve de una columna a otra para reflejar su estado. Si se hace correctamente, deben fluir de izquierda a derecha. Las columnas se pueden nombrar para representar personas o diferentes etapas en su proceso de producción.

Trello, como la mayoría del software de gestión de tareas, se basa en una sola vista. Sin embargo, su tablero kanban le brinda más margen para controlar las cosas que una simple lista. También puede agregar diferentes vistas con las extensiones de Trello.

Tiene muchos de esos, y si usa varios de ellos, puede convertirlo en una herramienta equivalente a un software de gestión de proyectos más sofisticado. También tiene características únicas, como “mayordomo”, que le permite automatizar flujos de trabajo. 

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Puede crear botones que manipulen las tareas automáticamente, por lo que si tiene trabajos que deben realizarse regularmente, puede configurar Trello para que los haga instantáneamente.

Con sus fondos ajustables, pegatinas y emoji, tiene muchas posibilidades de personalización, y muchas empresas usan Trello para listas visibles públicamente, como menús u horarios. También puede usarlo para organizar asientos en eventos. Es un sistema flexible.

La mayoría de sus funciones son gratuitas, con personalizaciones adicionales, archivos de mayor tamaño y mayor seguridad en sus planes pagos..

Lea más sobre esto en nuestra revisión de Trello. Después de eso, nuestra guía para principiantes de Trello lo ayudará a aprender qué puede hacer con ella..

El mejor software de gestión de proyectos

Existen todo tipo de aplicaciones de gestión de proyectos, desde aplicaciones más serias y centradas en el negocio, como Wrike y Mavenlink, hasta herramientas más relajadas, como Asana y Podio.. 

monday.com

monday.com es nuestra herramienta de gestión de proyectos favorita y quedó en primer lugar en nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos. Combina un conjunto de funciones profesionales con una interfaz excepcional que hace que sea fácil familiarizarse con sus funciones más avanzadas..

monday.com no tiene subtareas o dependencias, pero esa es una opción de diseño. Los considera malvados. En cambio, le brinda un gran alcance para personalizar los datos de sus tareas. 

El software de gestión de tareas le permite crear tareas que a menudo consisten en poco más que una línea de texto. El software de gestión de proyectos le ofrece varios campos, pero con monday.com, puede elegir qué datos desea incluir con cada elemento. Eso significa que puede usarlo para todo tipo de cosas si lo configura correctamente.

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monday.com proporciona plantillas para ayudarlo a comenzar, y lo guía hacia la correcta para usar.

Tiene muchas vistas, incluido un tablero kanban y un registro de actividades. Hay una línea de tiempo tipo Gantt, así como un calendario. También se incluye una vista de mapa, seguimiento de tiempo y una vista de gráfico.

monday.com se integra con muchas plataformas, como Slack y Trello, y puede usar el servicio Zapier para compartir datos con otras aplicaciones.

Su interfaz es excepcional, con todo tipo de pequeñas animaciones para ayudarlo a trabajar con él y comprender qué cambiará cuando haga clic en las cosas..

Sus características de seguridad son excelentes, con cifrado AES de 256 bits y autenticación de dos factores disponible. También puede reforzar su seguridad con registros restringidos de dominio, autenticación de Google y configuraciones de contraseña personalizadas.

Obtienes un apoyo fantástico. Enviamos preguntas a través de su formulario de contacto y obtuvimos una respuesta en solo cuatro minutos. Tiene una gran base de conocimiento y una función efectiva de ayuda instantánea, que le ayuda a encontrar artículos rápidamente.

El mayor inconveniente es la falta de un plan gratuito, pero su punto de entrada de $ 25 por mes para equipos de cinco es un valor excelente.

En general, monday.com es nuestra mejor opción de herramienta de gestión de proyectos, con su combinación de usabilidad y potencia que lo convierte en un éxito.

Lea más sobre esto en nuestra revisión de monday.com y obtenga consejos para comenzar en nuestra guía para principiantes de monday.com.

Asana

Asana es una excelente opción si desea integrarse al mundo de la gestión de proyectos. Su interfaz es brillante y alegre, y sabe cómo motivarte. Marque una tarea y existe la posibilidad de que active una de sus celebraciones, que enviará a un animal lindo y colorido volando por la pantalla.

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Además de ser divertido de usar, Asana hace bien las cosas serias. Le permite crear tantos proyectos como desee en su plan gratuito. También puede usar su tablero kanban, listas y vistas de calendario de forma gratuita. También puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, conversar con compañeros de equipo y cargar archivos.

Aunque su plan gratuito es bueno, sus planes pagos, que comienzan en $ 9.99 por mes, también ofrecen buenas características. En esos, puede usar su vista de línea de tiempo tipo Gantt y crear formularios para capturar información. Si prefiere una herramienta dedicada basada en Gantt, eche un vistazo a nuestra revisión de TeamGantt.

La línea de tiempo le permite crear relaciones de dependencia entre tareas, que es donde la gestión de proyectos comienza a adelantarse a la gestión de tareas en términos de utilidad, pero agrega una capa de complejidad que podría interferir si no lo desea..

Las integraciones de Asana le permiten usarlo con otros servicios, incluidos Trello y Jira, sobre los que puede leer en nuestra revisión de Jira. Puede cargar archivos de hasta 100 MB de tamaño. Nuestro mejor almacenamiento en línea para equipos lo ayudará si eso no es suficiente.

Nuestra revisión de Asana cubre la herramienta en detalle, y nuestra guía para principiantes de Asana ayudará a los recién llegados al software. Es una excelente opción para principiantes, pero también ofrece potencia con su gestión de dependencias..

Lea cómo se compara con algunas de nuestras otras herramientas favoritas en nuestras comparaciones de monday.com vs. Asana y Wrike vs. Asana.

Wrike

Wrike es otro gran bateador que le va bien en nuestras listas y comparaciones. Llegó a la cima de nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas, por ejemplo. También puedes ver cómo se compara directamente con tus rivales en nuestros enfrentamientos Wrike vs.Trello y Wrike vs. Basecamp.

Tiene gestión de dependencia y subtareas, lo que le permite establecer relaciones entre sus tareas. Eso significa que puede asegurarse de que su horario sea factible, así como realizar un seguimiento del impacto de los retrasos.

dependencias de Wike

Puede personalizar su espacio de trabajo con su selección de temas, así como superponer calendarios de diferentes proyectos para ver cómo se ajustan los horarios..

Tiene una función de corrección, que le permite comentar archivos, incluso durante videos. Si almacena muchos archivos, su integración con Dropbox y Google Drive resultará útil. También se integra con otros servicios, como Salesforce, Slack y Adobe Creative Cloud.

Si desea mover su horario, las dependencias le permiten hacerlo sin hacer que las cosas sean inviables accidentalmente. Si las tareas dependen unas de otras, Wrike le informará si algo está programado para comenzar antes de que finalicen sus tareas anteriores.

La generación de informes de Wrike le permite producir información sobre partes de su negocio. Puede verificar las tareas vencidas y no asignadas para asegurarse de que todos en el equipo tengan algo que hacer.

Wrike tiene un nivel gratuito utilizable, pero sus mejores características están en sus planes pagos, que comienzan desde $ 9.80 por usuario por mes. Además del navegador, está disponible para Windows, macOS, Android e iOS.

Wrike es una de las herramientas más sólidas cuando se trata de seguridad en línea. Tiene autenticación de dos factores, sobre la que puede obtener más información en nuestro artículo sobre qué es la autenticación de dos factores.

Si quiere obtener una aplicación de gestión de proyectos con todas las funciones que pueda ayudarlo con proyectos importantes, Wrike es una excelente opción. Lea más sobre esto en nuestra reseña de Wrike.

Pensamientos finales

Las herramientas de gestión de tareas y proyectos son negocios serios, y elegir la correcta puede ayudar a su productividad. Hay muchas opciones y puede ser desconcertante. Las diferentes categorías de software hacen cosas diferentes, aunque hay mucho cruce entre ellas..

Además de leer nuestras reseñas, la mejor manera de aprender sobre el software es usarlo. Casi todas las herramientas que cubrimos tienen una prueba gratuita, y muchas también tienen un plan gratuito. Lea nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos gratuito para ver ejemplos.

Si ha probado alguno de los programas enumerados aquí, o tiene algo más que recomendar, háganoslo saber en los comentarios. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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