Contabilidad en línea: por qué debería hacer sus libros en la nube en 2020

La contabilidad en línea se ha apoderado del mercado del software de contabilidad, con soluciones para adaptarse a cada tipo de industria y negocio. Las empresas han simplificado la inscripción e importación de datos de su programa actual. Los procesos automatizados reducen el tiempo dedicado a realizar tareas de contabilidad de rutina y los recordatorios lo mantienen al tanto de su negocio.


Existen muchos motivos convincentes para hacer sus libros en la nube utilizando cualquiera de los proveedores de nuestra selección del mejor software de contabilidad. Si necesita convencer, estamos aquí para desglosarlo por usted.

Datos en tiempo real

contabilidad en línea

Hacer sus libros en la nube significa que nunca tendrá que esperar a que un tenedor de libros ingrese sus transacciones para saber cuánto efectivo tiene en el banco. Los programas de software de contabilidad basados ​​en la nube se sincronizan con las cuentas bancarias para realizar transacciones. Después de configurar reglas para hacer coincidir las transacciones con un tipo de gasto, el efectivo que fluye a través de su banco se clasificará por usted.

Los datos en tiempo real le permiten estar al tanto de las finanzas de su negocio, incluso si su contable llama por enfermedad.

Copias de seguridad incorporadas

Además del cifrado sólido y la protección de datos, los proveedores de software de contabilidad basados ​​en la nube ofrecen copias de seguridad gratuitas. Con múltiples servidores de recuperación de datos, cifrado SSL y planes de recuperación ante desastres, pueden proteger mejor sus datos de lo que usted podría hacer por su cuenta..

Dicho esto, si cree que es conveniente suscribirse a un servicio de respaldo en línea, debe consultar nuestra guía de mejores proveedores de respaldo en línea para pequeñas empresas.

Datos siempre accesibles

Datos accesibles

Muchos de los actores más importantes en el mercado de contabilidad basado en la nube, como QuickBooks Online y FreshBooks, han invertido en aplicaciones. Una vez que haya descargado una aplicación en su teléfono e iniciado sesión, sus datos pueden actualizarse en tiempo real porque puede acceder a ellos desde cualquier lugar en cualquier momento.

Hay muchas ventajas en esa accesibilidad. Si está en un sitio de trabajo y un cliente le pregunta si tiene facturas vencidas, puede consultar la aplicación en lugar de llamar a un contable en la oficina. Algunas aplicaciones incluyen procesamiento de pagos incorporado, por lo que si tienen una factura vencida, puede cobrarla allí mismo..

Los empleados de empresas basadas en proyectos que usan programas con funciones de proyectos incorporadas, como FreshBooks o Xero, pueden marcar una tarea como completada mientras están en el cliente o revisar un archivo importante. Lea nuestro artículo FreshBooks vs. Xero para obtener más información sobre esos servicios..

Procesos automatizados

Muchos contables realizan las mismas tareas semanalmente o mensualmente. Pagar el alquiler o la electricidad, facturar a los clientes y conciliar los libros son ejemplos de tareas que pueden volverse inconscientes y repetitivas, lo que significa que también pueden olvidarse.

No importa cuán bueno sea su contador, se tomarán días de enfermedad o se ocuparán de un proyecto importante y pasarán por alto el envío de una factura. La mayoría de los programas de contabilidad basados ​​en la nube permiten a los usuarios automatizar estos pagos en unos pocos pasos. Para obtener más información sobre un programa que ofrece muchas funciones automatizadas, lea nuestra revisión de FreshBooks.

El software de contabilidad basado en la nube también enviará facturas recurrentes y recordatorios automáticos de pagos atrasados, además de asignar transacciones de cuentas bancarias de acuerdo con las reglas que usted defina. La automatización de procesos reduce los errores y olvidos de los usuarios..

Ahorrando tiempo

contabilidad en línea

Las funciones de contabilidad y teneduría de libros son centros de costos porque no generan ingresos para el negocio. Reducir el tiempo y los recursos dedicados a ellos libera recursos para usar en otros lugares. Si bien los procesos automatizados en la mayoría del software de contabilidad basado en la nube ahorran tiempo, los programas le brindan mucho más.

Las empresas que facturan por hora no tendrán que recopilar hojas de tiempo en papel e ingresar datos manualmente si se registran para las funciones del proyecto FreshBooks. El seguimiento del tiempo en el software, al que los empleados pueden acceder a través de la aplicación, alimenta las facturas.

Dos competidores, Sage y Xero, también ofrecen funciones de proyectos. Si desea obtener más información sobre ellos, lea nuestra revisión de Sage y la revisión de Xero.

Establecer un pedido mínimo para un artículo de inventario importante en el software de Xero asegura que nunca se quedará sin una venta, además de que no tendrá que ir al almacén para verificar las cantidades. Los informes sobre la rotación de inventario y los artículos más vendidos también eliminan las conjeturas al decidir qué almacenar.

Con procesos recurrentes incorporados, la comparación de transacciones para extractos bancarios e informes que se generan automáticamente a partir de sus datos, hacer sus libros en la nube puede ahorrarle mucho tiempo.

Facilidad de uso

Si bien su organización puede ser lo suficientemente grande como para emplear un equipo para realizar su contabilidad, para muchas pequeñas empresas, el propietario es un experto en todos los oficios y su conjunto de habilidades puede no incluir la contabilidad. La buena noticia es que la mayoría de los programas de contabilidad basados ​​en la nube están diseñados para no contadores y son conocidos por ser fáciles de usar.

La biblioteca de ayuda de QuickBooks Online presenta instrucciones paso a paso con capturas de pantalla. FreshBooks incorpora consejos en todo momento la primera vez que lo usa y Zoho Books hace que los consejos de página sean accesibles a través de un icono de bombilla en el software. Zoho Books es un servicio más pequeño, pero tiene excelentes soluciones de gastos que vale la pena leer en nuestra revisión de Zoho Books.

Los proveedores basados ​​en la nube ofrecen consejos y tutoriales para ponerlo en funcionamiento en poco tiempo. Los enlaces incrustados para ayudar a artículos y soporte de chat aseguran que ni siquiera tenga que hacer clic fuera de su entrada de datos para responder sus preguntas. Si está utilizando un programa tradicional y listo para usar en su computadora, obtener ayuda será un proceso mucho menos complejo.

Seguimiento del rendimiento empresarial

seguimiento del rendimiento empresarial

Para que un propietario de una pequeña empresa tenga éxito, debe estar al tanto de las cuentas por cobrar y por pagar actuales y vivir en el futuro, planificando el crecimiento y los ingresos para cubrir los gastos en un mes o año. Con el software de contabilidad basado en la nube, puede hacer ambas cosas..

Inicie sesión en cualquiera de los programas principales y encontrará un panel con una descripción general del estado de su empresa. Las cuentas por cobrar vencidas, los ingresos netos o las facturas vencidas se expondrán en gráficos de barras o cuadros y darán una idea clara del estado de su negocio.

Los informes financieros profundizan en las transacciones, condensándolas y poniéndolas en informes que pueden analizarse para guiar las decisiones futuras. Ya sea que se trate de un informe de cliente que compara estimaciones con ventas o un informe de inventario de artículos más vendidos, cuantifican su negocio. Una vez que aprenda a leerlos, se convertirán en excelentes herramientas para la toma de decisiones..

Sin embargo, la profundidad de los informes ofrecidos varía significativamente. Los informes personalizados en QuickBooks Online reflejan mejor su negocio que los informes estándar que no se pueden cambiar. FreshBooks solo tiene nueve informes estándar, mientras que Zoho Books tiene una amplia variedad. Para obtener más información, lea nuestro artículo en línea de FreshBooks vs. QuickBooks.

Los programas de contabilidad basados ​​en la nube hacen más que rastrear las entradas y salidas de efectivo. Toman sus datos y generan herramientas para rastrear el rendimiento de su empresa y planificar su futuro.

Escalabilidad

Muchas compañías de software tradicionales requieren que las empresas compren licencias adicionales para nuevos usuarios, lo que se acumula rápidamente.

Los planes de precios de las empresas basadas en la nube generalmente permiten que un cierto número de usuarios accedan al software y cobran una tarifa plana por usuario para empleados adicionales. Por ejemplo, FreshBooks acepta hasta 500 usuarios en su nivel superior. A medida que su equipo de contabilidad crezca, será mucho menos costoso incorporar nuevos usuarios..

Un negocio en crecimiento también tiene más necesidades contables. Si ha comenzado a vender a través de líneas estatales o internacionales, es posible que deba recaudar y presentar impuestos sobre las ventas en diferentes jurisdicciones o convertir transacciones entre monedas. Hay programas de contabilidad que ofrecen ambos.

Si elige el programa de contabilidad adecuado, se ampliará con usted.

Barato

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Común en toda la industria, el plan de precios mensual de tres niveles también crecerá con usted. Los niveles más bajos generalmente solo desbloquean el acceso a algunas características, como la facturación y el gasto, con planes mensuales más caros que agregan más usuarios, inventario o gestión de proyectos.

Se pueden agregar opciones, como la nómina o el procesamiento comercial, por tarifas mensuales adicionales o por transacción. Hay suficiente competencia en el mercado que la mayoría de los productos y servicios tienen un precio similar.

Con precios que comienzan tan bajo como gratis para Wave y que aumentan a $ 60- $ 70, los programas de contabilidad basados ​​en la nube siguen siendo más baratos que las tarifas de software y licencias. Para obtener más información sobre Wave, consulte nuestra revisión de Wave.

Pensamientos finales

Si es una empresa pequeña o mediana, hay muchas razones de peso para considerar hacer sus libros en la nube. Con la variedad y variedad de opciones en el mercado, podrá encontrar software que se ajuste a sus necesidades..

El precio es razonable y escala con su crecimiento, y la seguridad y la accesibilidad de sus datos no pueden ser igualadas por el software de contabilidad de escritorio.

Si ha estado utilizando un programa de software empaquetado, ¿por qué está pensando en cambiar sus libros en la nube? Si ha realizado el cambio, ¿cuáles considera que son los pros y los contras? Háganos saber en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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