Cómo usar un tablero Kanban en 2020: hacer las cosas

La mayoría de nosotros podría estar mejor organizada. Afortunadamente, hay todo tipo de herramientas para ayudar con eso. Algunos son útiles para equipos, algunos para individuos y muchos para ambos. Vamos a ver una herramienta simple que no todos conocen en este artículo al explicar cómo usar un tablero kanban.


Las herramientas de gestión de proyectos que cubrimos a menudo incluyen una tabla kanban entre sus puntos de vista. El mejor ejemplo de eso es Trello, que se basa casi por completo en su vista kanban. Otro es monday.com, el ganador de nuestro mejor artículo de software de gestión de proyectos. Puedes leer sobre esto en nuestra revisión de monday.com.

Trello está disponible en forma web, pero también tiene aplicaciones para dispositivos móviles, por lo que puede usarlo sobre la marcha. Las placas Kanban funcionan bien en dispositivos móviles. Es posible que se encuentre haciendo una sorprendente cantidad de organización en el tren para trabajar.

Hemos cubierto Trello anteriormente en nuestra guía para principiantes de Trello, que, junto con nuestra revisión de Trello, es un gran lugar para subirse al carro kanban. También es el mejor tablero kanban gratuito, en caso de que necesite otra razón para echarle un vistazo.

¿Qué es un tablero Kanban??

Kanban es una evolución de una técnica japonesa destinada a mejorar la productividad. Significa “cartelera” en japonés, lleva el nombre de las tarjetas utilizadas en las fábricas. El sistema comenzó en Toyota, pero años después fue adaptado para su uso en Microsoft. Es especialmente útil para los equipos ágiles que usan marcos Scrum.

El tablero kanban es clave para el proceso y permite a los equipos visualizar cómo fluye el trabajo de principio a fin. También puede mostrarle cuánto tienen que hacer todos. Eso significa que el trabajo se puede incorporar al sistema cuando las personas están libres, en lugar de ser empujado como se solicita.

Cómo funciona un tablero Kanban: columnas y cartas

Los tableros Kanban están formados por columnas. Las columnas contienen cartas, que puedes mover alrededor de los tableros..

Para configurar su tablero kanban, debe crear y nombrar varias columnas. Sin embargo, no tienes que empezar desde cero. Muchas de nuestras herramientas de gestión de proyectos favoritas tienen una selección de plantillas kanban para ayudarlo. Eche un vistazo a nuestra revisión de Airtable para conocer una plataforma que tiene algunos.

Si lo está haciendo de la manera difícil, la configuración kanban por excelencia es el enfoque de tres columnas. Ese método utiliza las columnas “para hacer”, “hacer” y “hecho”. Cuando crea tareas, las agrega a la columna de “tareas pendientes”.

Cuando comienzas algo, lo mueves a la columna “hacer”. Esa es una operación fácil de arrastrar y soltar. Probablemente hayas adivinado que cuando las cosas están terminadas, van a la columna “hecho”. Suena simple, y lo es. Sin embargo, pruébalo y te sorprenderá cuánto concretar tus planes puede ayudarte a hacer las cosas.

Otra herramienta que nos gusta es Asana. Kanban es solo uno de sus puntos de vista. Cuando marcas algo como completo, te recompensa al enviar un animal colorido volando por tu pantalla. Lea sobre esto en nuestra revisión de Asana y aprenda cómo usarlo en nuestra guía para principiantes de Asana.

Kanban Board Ejemplo: Trello

Veamos el proceso de configuración de un tablero en Trello. Es fácil registrarse y puede usarse de forma gratuita, pero tiene extras útiles en sus planes pagos. Incluyen personalizaciones adicionales y mejoras en los tableros..

Una vez que se haya registrado, lo primero que debe hacer es crear un tablero. Puedes hacerlo de varias maneras. Una forma es hacer clic en el botón “tableros”, seguido de “crear nuevo tablero”. Aparecerá una ventana emergente.

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Allí, puedes darle un título a la junta. Opcionalmente, puede seleccionar un equipo o hacer público el tablero, en lugar de mantener la configuración predeterminada, que es privada. Puede elegir un fondo de una selección de nueve colores o muchas fotografías. Si tienes un plan pago, también puedes subir tus propios fondos.

Hay un fondo de café que nos gusta, pero debemos evitarlo porque ya bebemos demasiado. Hemos elegido este color rojo intenso, que con suerte aclarará las capturas de pantalla. Además, si no comprende la referencia en la pizarra, le recomendamos que consulte nuestra guía sobre cómo ver Harry Potter.

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Listas de Trello

Trello se refiere a sus columnas como listas. El siguiente paso es agregar algunos al tablero. Hay un gran cuadro de “agregar lista” esperándote en el tablero recién creado. Hemos escrito “hacer” en el área de nombre, como puede ver en la captura de pantalla.

El cuadro “agregar lista” se mueve hacia la derecha, y lo usaremos para crear las siguientes dos columnas en nuestra configuración básica: “hacer” y “listo”..

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Ahora tenemos nuestras listas en su lugar. Podríamos haberlos llamado de cualquier forma o haber hecho más, pero esto funcionará por ahora. El siguiente paso es agregar tarjetas. Lo hacemos al adivinarlo, haciendo clic en el texto “agregar una tarjeta” al final de cada lista.

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Todo lo que necesita hacer es darle un nombre a la tarjeta, luego presione Intro para crearla. Se abrirá automáticamente un nuevo campo “agregar una tarjeta”.

Usando tarjetas Trello

Si desea agregar más detalles, haga clic en la tarjeta y aparecerá una ventana emergente que le permitirá agregar más información.

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Como puede ver, hay varias cosas que puede hacer en las tarjetas. Puede agregar una descripción, hacer comentarios y adjuntar archivos. Hay un límite de tamaño de 10 MB para los archivos adjuntos en el plan gratuito, que aumenta a 250 MB para los usuarios que pagan. Si necesita más espacio para el almacenamiento de archivos, eche un vistazo a nuestro mejor resumen de almacenamiento en la nube.

También puede agregar etiquetas, una fecha de vencimiento y listas de verificación de subtareas.

Los detalles de la tarjeta aquí son específicos de Trello. Otras herramientas kanban serán diferentes, pero esto le da una buena idea de qué esperar en otro lugar.

Moviendo las tarjetas de Trello

Volvamos a la pizarra. Hemos creado algunas tareas en la columna “para hacer”. Cuando comenzamos a trabajar en una tarjeta, la arrastramos a la columna “hacer”, y cuando termina, la arrastramos a la columna “listo”.

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Como puede ver en la captura de pantalla anterior, hemos movido una tarjeta a “hecho” y otra a “hacer”. Nuestro proyecto está en marcha..

Puede tener varias tarjetas sobre la marcha a la vez o trabajar con ellas una a la vez. Tu decides. También puede asignar cosas a las personas y ver quién está haciendo qué y qué queda por hacer..

Esa es la configuración básica para un tablero kanban simple que puedes usar para tareas de todo tipo.

Diseños alternativos a Kanban

Hay otras formas de organizar una tabla kanban. Puede tener una columna para cada etapa de producción o columnas para el trabajo asignado a diferentes miembros del equipo, como lo hacemos en Cloudwards.net.

Puede tener columnas para tareas que se hayan pausado o archivado. Quizás múltiples grupos de columnas para el trabajo asignado a diferentes departamentos. Incluso puede usar tableros kanban para la disposición de los asientos, por ejemplo, con columnas para las mesas en una recepción de boda y tarjetas que representan a los invitados.

Funcionan bien como menús también, con entrantes, platos principales, bebidas y columnas de postres. Puede hacer públicos los tableros, para que los clientes puedan ver lo que ofrece en línea o mediante una tableta en su restaurante.

Kanban Platforms

Nos hemos centrado en Trello para este tutorial, pero hay varias otras herramientas que incluyen un tablero kanban. Muchos de ellos son más fuertes en la gestión integral de proyectos y ofrecen características que van más allá de las de Trello. Ya hemos mencionado monday.com y Asana..

leankit-kanban

LeanKit también tiene una vista kanban útil e incluye un buen proyecto de muestra que le muestra cómo aprovechar sus características. Lea sobre esto en nuestra revisión de LeanKit.

clickup-board

ClickUp es otra herramienta agradable. Incluye dependencias y también tiene un nivel gratuito. Lea sobre eso en nuestra revisión ClickUp.

Otras características de Kanban

Muchas herramientas que incluyen un tablero kanban ofrecen muchas otras características. Trello proporciona una selección de “potenciadores” que agregan funcionalidades adicionales de todo tipo. La mayoría de las herramientas le brindan varias formas de ver las tareas además de Kanban.

La mayoría de las herramientas le permiten asignar tareas a usuarios particulares, lo que le ayuda a administrar proyectos y mantener a todos conscientes de quién está haciendo qué.

Las tareas también se pueden clasificar y priorizar. Por lo general, puede comentar sobre ellos y agregar archivos relevantes. Todo eso es útil, pero no tiene que usarlo si prefiere mantener las cosas simples.

La administración de dependencias es una forma de ver cuáles de sus tareas dependen de otras, y puede llevar sus habilidades de planificación de proyectos al siguiente nivel. Lea nuestra revisión de Wrike para ver un ejemplo de una herramienta que lo ofrece.

También encontrará funciones de almacenamiento de archivos, comunicación de equipo y seguimiento del tiempo en otras herramientas si observa y compara lo que hacen..

Pensamientos finales

Como hemos visto, hacer las cosas puede ser difícil, pero hay herramientas para ayudarlo, y los tableros kanban se encuentran entre los más fáciles de usar. Sin embargo, no se deje engañar por eso. Romper problemas complejos en trozos más pequeños es una forma poderosa de resolver problemas. Incluso si está abrumado por las cosas pequeñas, aclarar lo que necesita hacer puede ayudarlo a hacerlo.

Dos de las herramientas más simples que hemos mencionado son Trello y Asana. Ambos tienen niveles libres utilizables. Los comparamos directamente en nuestro enfrentamiento entre Trello y Asana. Si quieres algo más complicado pero poderoso, te recomendamos monday.com. Vea cómo le fue en comparación con otros pilares de la industria en nuestros combates monday.com vs.Jira y monday.com vs.Wrike.

Use una tabla kanban de manera efectiva y puede descubrir que tiene más tiempo libre de lo que pensaba que tendría al final del día. Las grandes compañías utilizan los tableros Kanban porque funcionan y hacen que la organización sea más barata.

Eso significa menos reuniones, menos demoras y un equipo que está en la misma página. Ahorrar tiempo en un proyecto grande puede ser la diferencia entre el fracaso y el éxito.

Si ha utilizado un tablero kanban o tiene sugerencias para compartir con nosotros, díganos en los comentarios. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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