Autotask Workplace Soonr Review 2020 – ซิงค์ไฟล์และแบ่งปันสำหรับธุรกิจ

Contents

รีวิวสถานที่ทำงานอัตโนมัติ (Soonr)

การซิงค์ไฟล์องค์กรที่มีประสิทธิภาพและผู้ให้บริการแบ่งปันสำหรับธุรกิจทุกขนาดกำลังมองหาความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้นและความปลอดภัยที่ดีกว่าการซิงค์ไฟล์และแชร์ระดับผู้บริโภค.


ภาพรวมการตรวจสอบสถานที่ทำงานโดยอัตโนมัติ

เมื่อธุรกิจเติบโตถึงขนาดที่แน่นอนและพนักงานคนแรกเริ่มเล็ดลอดเข้ามาการซิงค์ไฟล์และแชร์ระดับผู้บริโภคแบบดั้งเดิมจะไม่ลดการชุมนุมอีกต่อไป แม้ว่า Dropbox นั้นเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับนักอิสระอิสระหรือเอเจนซี่เล็ก ๆ ที่ต้องการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับลูกค้าอย่างรวดเร็ว แต่ก็ไม่ตรงตามข้อกำหนดของธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางซึ่งมีห้าคนขึ้นไป.

Autotask Workplace Soonr ทบทวนหน้าจอหลัก

ธุรกิจที่กำลังเติบโตต้องมั่นใจว่าไฟล์ที่สำคัญและเป็นความลับยังคงอยู่ในการควบคุมทั้งหมดของ บริษัท ด้วยเครื่องมือการแชร์ไฟล์ระดับผู้บริโภคเป็นส่วนใหญ่ – เป็นวิธีการทั้งหมดหรือไม่มีอะไรเลย: เมื่อแชร์โฟลเดอร์แล้วคนที่แชร์ด้วยจะมีการควบคุมเนื้อหาทั้งหมด.

ไฟล์สามารถลบได้โดยบังเอิญแชร์ซ้ำกับบุคคลที่สามและพนักงานที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือแก้ไขโดยคนผิด.

โซลูชันระดับการซิงค์และการแชร์ระดับองค์กรเช่น Autotask Workplace Soonr นำเสนอในรีวิวนี้จะนำคุณกลับไปนั่งในที่นั่งคนขับ ไม่สำคัญว่าคุณจะดูแลแผนก IT ของ บริษัท หรือคุณเป็น CFO ขององค์กรที่ติดอันดับ Fortune 500 หรือผู้อำนวยการหน่วยงานการตลาดดิจิทัล.

ตลาดสำหรับโซลูชั่น EFSS (การซิงค์และแชร์ไฟล์ขององค์กร) นั้นมีผู้คนหนาแน่นและผู้เล่นในตลาดแต่ละรายมีข้อดีและข้อเสียซึ่งควรพิจารณาก่อนทำการพุ่งเข้าสู่การส่งไฟล์ของ บริษัท ไปยังคลาวด์.

ในการตรวจสอบสถานที่ทำงานของ Autotask ในไม่ช้าเราจะแยกแยะว่าผลิตภัณฑ์นี้มีไว้เพื่ออะไรทำไมจึงมีประโยชน์และครอบคลุมถึงคุณสมบัติฟังก์ชั่นและประโยชน์ที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นคุณสามารถตัดสินใจได้ว่ามันเป็นส่วนเสริมที่เป็นประโยชน์ต่อคลังแสงด้านธุรกิจของคุณหรือไม่.

Autotask Workplace Soonr สำหรับใคร?

Autotask Workplace / Soonr เป็นโซลูชันการซิงค์และแบ่งปันไฟล์ (หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของธุรกิจ) ที่ให้การรักษาความปลอดภัยที่พร้อมสำหรับองค์กรและการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน.

นั่นหมายความว่าอย่างไร?

ไม่เหมือนกับคู่แข่ง (เช่น Dropbox และ OneDrive) Autotask Workplace มีการจัดการเอกสารมือถือ (MDM) และการรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์ ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มหรือลบพนักงานจากการเข้าถึงคลาวด์ Autotask ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลยังคงอยู่ภายใต้การควบคุมของ บริษัท เมื่ออุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย – หรือพนักงานออกจาก บริษัท.

ควบคุมสมาชิกใน Autotask

เราขอแนะนำ Autotask Workplace สำหรับ SMB ที่มีพนักงานห้าคนขึ้นไป แต่ในบางครั้งก็สามารถสร้างความรู้สึกกับคนในทีมได้น้อยกว่าเช่นหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ขนาดใหญ่มาก (CAD, Photoshop หรือวิดีโอไฟล์) การบันทึกอัตโนมัติปรับให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจโดยการเพิ่มหรือลบผู้คนออกจากสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกันเป็นประสบการณ์ที่รวดเร็ว.

หากคุณคาดหวังว่า AWP Soonr เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบเต็มรูปแบบลองพิจารณาดูที่อื่นเพราะไม่ใช่ แม้ว่าคุณจะสามารถเพิ่มความคิดเห็นไปยังไฟล์และโฟลเดอร์ได้ แต่ก็ไม่มีงานสร้างและกำหนดเวลาสำหรับโครงการ.

นี่คือภาพรวมของคุณสมบัติและขีดความสามารถที่แท้จริงของ Autotask Workplace Soonr:

ความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

ในโลกปัจจุบันความปลอดภัยมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิมเนื่องจากแฮกเกอร์การโจรกรรมและการสูญหายของข้อมูล.

1. การเข้าถึงไฟล์และเอกสารบนถนน

หากคุณอยู่บนท้องถนนเพื่อพบปะลูกค้าหรือเข้าร่วมประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ใกล้แค่เอื้อม.

2. แชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยกับผู้ใช้ภายนอก

การส่งสัญญาการนำเสนอหรือสเปรดชีตให้กับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานเป็นเรื่องธรรมดาในทุกวันนี้ วิธีการส่งอีเมลแบบดั้งเดิมนั้นมีความเสี่ยงและยุ่งยาก.

3. การเข้าถึงเอกสารนอกเครือข่าย

การเข้าถึงเอกสารแม้ว่าคุณไม่ได้อยู่ในเครือข่ายของ บริษัท อาจเป็นเรื่องยากในบางครั้ง.

4. ใช้ VPN หรือ FTP สำหรับการเข้าถึงระยะไกล

VPN และ FTP นั้นไม่ค่อยเป็นมิตรกับผู้ใช้และอาจไม่น่าเชื่อถือโดยเฉพาะเมื่อต้องรับมือกับไฟล์ขนาดใหญ่.

แผน & การตั้งราคา

เพื่อให้เข้าใจว่าเหตุใดการกำหนดราคาของ Autotask Workplace จึงค่อนข้างดีเราต้องเจาะลึกว่าทำไมผู้ขายรายอื่นจึงเสนอพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มขึ้นมากมายเช่น Egnyte ผู้ค้าส่วนใหญ่ที่มีโควต้าการจัดเก็บข้อมูลที่แสนดีวางข้อ จำกัด บางอย่างไว้ใน: 

  • ขนาดไฟล์ (ตั้งแต่ 2GB ถึง 10GB)
  • จำนวนไฟล์ ที่สามารถซิงค์ได้ (ข้อ จำกัด บางอย่างเริ่มที่จะเตะหลังจากไฟล์ 100K บางอันหลังจาก 3M ขึ้นอยู่กับแผน) 
  • เวอร์ชันของไฟล์ (บริการที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมากมักจะนับรุ่นไฟล์เทียบกับโควต้านั้นคุณสามารถ จำกัด รุ่นที่สร้างไฟล์ซึ่งไม่เหมาะหรืออัพเกรดเป็นแผนราคาแพงกว่า)

ทีนี้ Autotask Soonr อาจจะสั้นนิดหน่อยจากมาตรฐานที่เก็บข้อมูล 50GB ต่อผู้ใช้ต่อเดือน แต่พวกเขาจะไม่ได้รับข้อ จำกัด ดังกล่าวข้างต้น ที่ถูกกล่าวว่านี่คือแผนและราคาสำหรับ Autotask: 

ดังนั้นราคาเท่าไหร่? 

ตอนนี้ตารางการกำหนดราคาให้คุณมีความคิดที่ดีพอสมควร แต่ลองดูตัวอย่าง: 

Josh เป็นเจ้าของหน่วยงานการตลาดดิจิทัลเขาทำงานกับทีมเล็ก ๆ จำนวน 6 คนดังนั้นเขาจึงรวมทั้งหมด 7 คน นอกจากนี้พวกเขาเรียกใช้ Windows 2008 Server ซึ่งเป็นโฮสต์ไฟล์สำคัญจากคลาวด์ของ บริษัท ไฟล์เหล่านั้นจะต้องมีการซิงค์เช่นกัน ดังนั้นต้องมี“ ผู้ใช้” หรือ“ ใบอนุญาต” จำนวนเท่าใดที่ Josh ต้องซื้อ? 

Josh ต้องซื้อสิทธิ์ใช้งาน 7 + 1 (อีกหนึ่งสิทธิ์ใช้งานสำหรับเซิร์ฟเวอร์) หากเขาต้องการให้แต่ละคนในทีมสามารถสร้างและซิงค์โครงการเป็นรายบุคคล. 

8 x $ 13 = $ 107 ต่อเดือน. 

การซื้อลิขสิทธิ์ 8 รายการจะให้พื้นที่จัดเก็บทั้งหมด 450GB. 

ตอนนี้ผู้ใช้แต่ละคนจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูล 50GB แต่ Autotask อนุญาตให้ผู้ใช้จัดสรรโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลใหม่เพื่อให้แอนน์จากการบัญชีที่ต้องการเพียง 5GB จาก 50GB ของเธอสามารถแจกจ่าย 45GB ให้จอห์นที่เหลือ. 

แม้ว่าการกำหนดราคานี้ไม่ใช่วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจ แต่ก็มีข้อได้เปรียบมากมายจากการพิจารณาว่าผู้ใช้โดยเฉลี่ยต้องการพื้นที่การซิงค์สองกิกะไบต์เท่านั้น ตามทฤษฎีแล้ว Josh สามารถซื้อสิทธิ์ใช้งานได้น้อยลงหากเขาสมมติว่ามีการใช้งานร่วมกันของบัญชีเดียวสำหรับแผนกหนึ่ง. 

หาก Josh ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมเขาสามารถซื้อกิกะไบต์ได้เพิ่มขึ้นทีละ 100GB. 

อุตสาหกรรมที่ให้บริการ

องค์กรจำนวนมากที่สนใจ EFSS มาจากอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่น:

  • ดูแลสุขภาพ
  • การก่อสร้าง
  • ถูกกฎหมาย
  • การเงิน
  • องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร
  • การโฆษณา
  • การผลิต
  • การศึกษา

ในการตรวจสอบ Autotask Worplace เราจะตรวจสอบกรณีเฉพาะเพื่อดูว่าโซลูชันนี้ตรงตามเกณฑ์ความปลอดภัยหรือไม่โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อถ่ายโอนข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนหรือเมื่ออยู่ภายใต้ข้อ จำกัด ด้านกฎระเบียบเช่น HIPAA ซึ่งต้องการการตรวจสอบรายละเอียด.

Autotask ก่อตั้งขึ้นในปี 2544 และวางตำแหน่งตัวเองในฐานะ บริษัท ที่ให้บริการด้านไอทีนำเสนอโซลูชั่นการจัดการธุรกิจไอทีที่สมบูรณ์แบบเช่นการจัดการอุปกรณ์ปลายทางระบบจองตั๋วและเมื่อเร็ว ๆ นี้การซิงค์ไฟล์และการแบ่งปันเป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลน พวกเขาซื้อกิจการในปี 2557 โดย Vista Equity Partners.

บริษัท นำโดย CEO Mark Cattini.

จุดแข็ง & จุดอ่อน

File Sync and Share Explained

ก่อนที่จะดำน้ำก่อนเข้าสู่การตรวจทานให้สรุปสั้น ๆ ว่าการซิงค์และการแชร์ไฟล์คืออะไร คนที่คุ้นเคยกับ Dropbox, Google Drive หรือ OneDrive อาจมีความคิดที่คลุมเครือว่า FSS ทำงานอย่างไร.

ผู้ให้บริการการซิงค์และแชร์ไฟล์ (หรือที่รู้จักกันว่าคลาวด์หรือบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์) ทำให้ข้อมูล บริษัท เข้าถึงได้จากอุปกรณ์ที่ลงทะเบียนจากทุกที่ที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ต ไม่สำคัญว่าไฟล์และโฟลเดอร์จะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ของ บริษัท หรืออยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล.

การซิงค์ไฟล์และการแบ่งปันไคลเอนต์เข้ากับโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบันของคุณและช่วยให้สมาชิกในทีมและฝ่ายที่ได้รับการอนุมัติสามารถเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในเครื่องได้จากทุกที่.

ลูกค้าอัปโหลดข้อมูลไปยังเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการในรูปแบบการเข้ารหัส (ดีเลิศ) จากนั้นทำการแจกจ่ายไฟล์เหล่านั้นเมื่อมีการติดตั้งอินสแตนซ์อื่นของซอฟต์แวร์และได้รับสิทธิ์เฉพาะ นี่อาจเป็นแล็ปท็อปอุปกรณ์พกพาหรือบนเซิร์ฟเวอร์อื่น.

คุณเลือกว่าไฟล์จะไปที่ไหนและใครสามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านั้น.

เมื่ออัปโหลดไฟล์ทั้งหมดไปยังคลาวด์แล้วทีมสามารถแก้ไขได้จากนั้นจึงซิงค์แบบสองทิศทาง การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในไฟล์จะปรากฏทันทีในอุปกรณ์ที่ซิงค์.

การแชร์ไฟล์โดยทั่วไปแบ่งออกเป็นสองส่วน:

  1. ลิงก์สาธารณะและการแชร์โฟลเดอร์.
  2. ความร่วมมือโครงการส่วนตัวกับสมาชิกในทีม.

เมื่อสร้างลิงก์สาธารณะใครก็ตามที่ลิงก์ถูกส่งไปสามารถเปิดไฟล์ได้ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ไปยังไคลเอนต์ โซลูชันการแชร์ไฟล์ระดับธุรกิจช่วยให้คุณกำหนดรหัสผ่านหรือวันหมดอายุของลิงก์สาธารณะทำให้พวกเขาปลอดภัยยิ่งขึ้น.

แบ่งปันลิงก์สาธารณะ

ในทางตรงกันข้ามมีลิงค์โครงการที่ใช้ในการทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ในห้องข้อมูลเสมือนกับเพื่อนร่วมงาน โครงการที่ใช้ร่วมกันนั้นผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องมีลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ EFSS โดยทั่วไปการแชร์โครงการจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นทำให้เจ้าของโครงการสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะ (เช่นอ่านอย่างเดียว).

การแชร์โครงการอัตโนมัติ

ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ EFSS ใช้โฮสต์ของประเภทสถาปัตยกรรมตั้งแต่แนวทางแบบคลาวด์เท่านั้น (Dropbox / Box) ไปยังคลาวด์ส่วนตัว (แพลตฟอร์มถูกปรับใช้ทั้งหมดในศูนย์ข้อมูลส่วนตัว) หรือโมเดลคลาวด์ไฮบริด (Egnyte / Autotask) สามารถเลือกไฟล์ที่จะไปที่คลาวด์และไฟล์ใดที่อยู่ในสถานที่.

ความปลอดภัยมีบทบาทสำคัญในกระบวนการถ่ายโอนไฟล์ไปยังคลาวด์และกลับสู่จุดสิ้นสุด นั่นเป็นเหตุผลที่เราเริ่มต้นการตรวจสอบสถานที่ทำงานของ Autotask ด้วยแนวคิดด้านความปลอดภัย.

ความปลอดภัย

ความปลอดภัยเป็นเรื่องสำคัญสำหรับธุรกิจ ความเสี่ยงนั้นเป็นเรื่องจริงเกินไป – ทุกวันที่เราได้ยินเกี่ยวกับองค์กรที่ได้รับการละเมิด (เป้าหมาย, โฮมดีโป, เซียร์, มิคาเอลและอีกมากมาย) ซึ่งมักหมายถึงการสูญเสียข้อมูลที่เป็นความลับเช่นหมายเลขประกันสังคมบัตรเครดิตและข้อมูลลูกค้า.

ธุรกิจจำเป็นต้องถามตัวเองว่าการละเมิด (ทั้งภายในหรือภายนอก) จะมีผลกระทบกับพวกเขาลูกค้าลูกค้าและกำไร.

ผลสำรวจปี 2556 ของกลุ่มกลยุทธ์องค์กรพบว่าธุรกิจและองค์กรมากกว่า 50% มีความกังวลเกี่ยวกับการสูญหายของข้อมูลหรือการโจรกรรมเนื่องจากการโจมตีจากผู้ให้บริการ FSS ที่ประสบความสำเร็จนอก 48% กลัวความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูลโดยบังเอิญจากพนักงาน ไม่ว่าจะโดยอุบัติเหตุหรือโดยเจตนา.

ความกังวลด้านความปลอดภัยที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับธุรกิจที่ใช้การซิงค์ไฟล์และแบ่งปัน

Autotask Workplace Soonr นำเสนอคุณสมบัติและใบรับรองความปลอดภัยแก่ บริษัท ต่างๆ ฮาร์ดแวร์ทั้งหมดเป็นเจ้าของและจัดการโดย Autotask และให้บริการลูกค้าทางภูมิศาสตร์ซ้ำซ้อนชั้น 3 ศูนย์ข้อมูลตรวจสอบ SSAE16 (สองต่อภูมิภาค) ศูนย์ข้อมูลของพวกเขาตั้งค่าโดยใช้ RAID6 และสำรองข้อมูลด้วยการจำลองแบบ.

ตรงกันข้ามกับบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ระดับผู้บริโภค Autotask ไม่พึ่งพาสภาพแวดล้อมการโฮสต์ที่ใช้ร่วมกัน แต่ใช้เซิร์ฟเวอร์ฟาร์มคลัสเตอร์แบบแยกส่วนสำหรับการให้บริการโหลดบาลานซ์และความยืดหยุ่น.

การเข้ารหัสเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่ บริษัท ต้องการโดยเฉพาะเมื่อย้ายจากบริการระดับผู้บริโภคเช่น OneDrive หรือ Dropbox Autotask Workplace เข้ารหัสไฟล์ระหว่างทางและที่พัก – ใช้การเข้ารหัส AES 256 บิต.

เพื่อแยกเพิ่มเติมระหว่างทีมผู้ใช้และไฟล์มีคีย์การเข้ารหัสแบบหมุนที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละไฟล์ ไม่มีการจัดเก็บคีย์ไว้ในที่ชัดเจน แต่จะถูกเข้ารหัสด้วยคีย์หลักและมีการเชื่อมต่อกับการตรวจสอบความถูกต้องของเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ใบรับรอง VeriSign.

ดังนั้นจึงไม่มีความเสี่ยงตัวแทนผู้ใช้จะร่วมมือกับเซิร์ฟเวอร์อื่นใดนอกเหนือจาก Autotask Workplace Soonr หนึ่งในจุดแข็งของ Autotask ในความเห็นของเราคือความสามารถในการควบคุมการอนุญาตการเข้าถึงและนโยบายอุปกรณ์การตั้งค่าในระดับโลก เมื่อพนักงานใหม่เข้าร่วม บริษัท สามารถใช้นโยบายกับผู้ใช้นั้นโดยอัตโนมัติและปรับแต่งเพิ่มเติมหากจำเป็น.

นโยบายอุปกรณ์มือถือ - Autotask Soonr

รายการที่อนุญาตพิเศษของ IP อัตโนมัติ

นโยบายรหัสผ่านอัตโนมัติสำหรับ EFSS

รีโมทเช็ดอุปกรณ์ที่สูญหาย

โปรไฟล์นโยบายทั่วทั้ง บริษัท

ก่อน

ต่อไป

นี่คือรายการของผู้ดูแลระบบและคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่อาจเกี่ยวข้องกับ บริษัท :

  • สร้างแก้ไขปิดใช้งานและลบสมาชิกการเชื่อมต่อกลุ่มและผู้ดูแลระบบคนอื่น ๆ
  • คิดค่า AD สำหรับการนำเข้าผู้ใช้และกลุ่ม
  • ถ่ายทอดไปยังสมาชิกเต็มสิทธิ์ในการสร้างการเชื่อมต่อ
  • ควบคุมความสามารถของสมาชิกในการสร้างการสำรองข้อมูลส่วนตัว
  • ตรวจสอบกำหนดและจัดการโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลระหว่างสมาชิก
  • กำหนดและบังคับใช้นโยบายรหัสผ่าน
  • กำหนดนโยบายเซสชัน: ใช้เพื่อควบคุมวงจรชีวิตของเซสชันการเข้าสู่ระบบ
  • กำหนดค่าอุปกรณ์มือถือ & นโยบายข้อมูลสำหรับการเข้าถึงและการใช้งาน
  • กำหนดค่าการอนุมัติอุปกรณ์มือถือและนโยบายการล้างอุปกรณ์
  • รีโมตล้างเฉพาะคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือ
  • กำหนดค่าจุดรวมระบบด้วยแอปของบุคคลที่สามเช่น Salesforce, Google เอกสารและ Office 365

นี่เป็นเพียงนามธรรมของคุณลักษณะความปลอดภัยที่เสนอโดย Autotask หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดาวน์โหลดเอกสารความปลอดภัยซึ่งมีรายละเอียดทั้งหมดอยู่ในรายการ ในขณะที่น่าประทับใจอย่างแน่นอนมีผู้ค้ารายอื่น (เช่น Egnyte) ซึ่งมีแนวคิดด้านความปลอดภัยที่คล้ายกัน.

การซิงค์ไฟล์

การซิงโครไนซ์ไฟล์เป็นกระบวนการที่มีไฟล์และโฟลเดอร์หนึ่งไฟล์ (หรือหลายไฟล์) พร้อมใช้งานในอุปกรณ์จำนวนหนึ่ง ในแง่พื้นฐานที่สุดสิ่งนี้เกิดขึ้นได้จากการถ่ายโอนไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังคลาวด์จากจุดที่มันจะถูกส่งไปยังปลายทางปลายทางตามคำขอ.

กลไกการซิงค์ไฟล์หลักของ Autotask Workplace ทำงานคล้ายกับโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ระดับผู้บริโภค: เมื่อลูกค้าติดตั้งบนเครื่องเป้าหมาย (ซึ่งอาจเป็นเดสก์ท็อปสมาร์ทโฟนแล็ปท็อปหรือเซิร์ฟเวอร์) โฟลเดอร์จะให้บริการแก่ผู้ใช้ ศูนย์กลางการซิงค์กลาง.

การซิงค์ไฟล์ Macintosh กับ Autotask
การซิงโครไนซ์ไฟล์ผ่านโฟลเดอร์กลางบนอุปกรณ์.

Autotask สร้างโฟลเดอร์การซิงโครไนซ์ที่สามารถเพิ่มโฟลเดอร์และไฟล์ได้ ไฟล์เหล่านั้นจะถูกแชร์ในอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อทั้งหมดอย่างไรก็ตามโฟลเดอร์สามารถแยกออกจากการซิงค์เพื่อประหยัดพื้นที่ได้.

Autotask ในไม่ช้า Windows Sync

แต่ละโฟลเดอร์จะถูกซิงค์กับผู้ใช้แต่ละรายที่มีการแชร์โครงการไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด.

รองรับอุปกรณ์มือถือเช่นกัน ไฟล์สามารถเป็นที่โปรดปรานสำหรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์.

ก่อน

ต่อไป

ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใด ๆ ที่สร้างขึ้นภายในโฟลเดอร์นั้นจะถูกถ่ายโอนไปยังคลาวด์ของ Autotask Workplace เพื่อให้สามารถแจกจ่ายไปยังทีมและคอมพิวเตอร์อื่น ๆ ที่แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วย.

ตรงกันข้ามกับการซิงค์ไฟล์และแชร์ผู้ขายอื่น ๆ Autotask ไม่ จำกัด จำนวนไฟล์หรือขนาดไฟล์ที่สามารถซิงค์ทำให้โซลูชันนี้เหมาะสำหรับ บริษัท และองค์กรที่จัดการกับไฟล์ขนาดใหญ่.

เราเห็นว่าโซลูชันนี้ทำงานได้ดีกับ บริษัท ด้านสถาปัตยกรรมและเอเจนซี่สื่อที่มักต้องแจกจ่ายไฟล์ขนาดใหญ่ในคอมพิวเตอร์หลายเครื่องสำนักงานหลายแห่งและทีมงาน.

หนึ่งในปัญหาสำคัญเมื่อจัดการกับข้อมูลที่ซิงค์คือสิ่งที่ได้รับจริงซิงค์กับปลายทาง.

ลองนึกภาพ บริษัท ที่มีพนักงาน 20 คนทำงานจากเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางที่มีไฟล์และโฟลเดอร์มากกว่า 200GB ตอนนี้ถ้าพนักงานใหม่เข้าร่วม บริษัท เธอควรจะซิงค์ข้อมูลทั้งหมดนั้นกับคอมพิวเตอร์เอกพจน์ของเธอหรือไม่? ในอีกด้านหนึ่งอาจใช้เวลาสักครู่และเติมฮาร์ดไดรฟ์ของเธออย่างรวดเร็ว.

นั่นคือที่มาของ “การซิงค์ที่เลือก” เข้ามาในการเล่น โซลูชันการซิงค์ไฟล์ระดับผู้บริโภคส่วนใหญ่อนุญาตให้ซิงค์ไฟล์แบบเลือกหลังจากขุดลงในเมนูและการตั้งค่าหากคุณโชคดีคุณจะพบตัวเลือกในการเจาะลึกลงไปยังโฟลเดอร์ย่อย.

สิ่งที่เราชอบเกี่ยวกับ Autotask คือผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดวิธีที่ลูกค้าตอบสนองเมื่อมีโครงการใหม่ให้บริการ:

Autotask Selective Sync

เมื่อมีการสร้างโครงการใหม่พวกเขาสามารถซิงค์กับอุปกรณ์ส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ แต่ Autotask Workplace สามารถตั้งค่าให้ถามก่อนที่จะทำอะไรหรือซิงค์ทุกอย่างด้วยตนเอง จากนั้นคุณสามารถเจาะลึกลงไปในระดับโฟลเดอร์ย่อยสำหรับการซิงโครไนซ์ที่เลือก.

ทำไมการเลือกแบบซิงค์จึงมีประโยชน์?

เราได้ช่วยและทำงานกับ บริษัท กฎหมายเพียงไม่กี่แห่งที่พิจารณาเลือกการซิงค์ที่จำเป็นในการทำงานประจำวันของพวกเขาในเวลาใดก็ตามพวกเขาอาจทำงานกับไฟล์คดีหลายสิบไฟล์พร้อมกันและผู้ร่วมงานของพวกเขาต้องการย้ายอย่างรวดเร็วระหว่างศาลและ บริษัท.

การเข้าถึงไฟล์เคสตลอดเวลาเป็นสิ่งสำคัญอย่างไรก็ตามไม่จำเป็นต้องใช้ไฟล์เคสที่ปิด นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาสามารถ“ ไม่ซิงค์” ซึ่งทำให้งานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น แต่ถ้าจำเป็นต้องมีการอ้างอิงจากกรณีที่เก่ากว่าพนักงานก็สามารถซิงค์ไฟล์เหล่านั้นกลับมาได้.

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือเมื่อมีคนลบโฟลเดอร์ออกจากโฟลเดอร์การซิงโครไนซ์ก็จะถูกลบออกจากฮาร์ดไดรฟ์อย่างไรก็ตาม Autotask Workplace Soonr ยังคงเก็บสำเนาของโฟลเดอร์นั้นในคลาวด์.

ไฟล์และโฟลเดอร์สามารถลบได้อย่างถาวรจากเว็บอินเตอร์เฟส.

หากคุณมีไฟล์จำนวนมากที่ต้องทำการซิงค์ Autotask ใช้คุณสมบัติที่เรียกว่า LAN sync ซึ่งไฟล์จะถูกซิงค์อย่างรวดเร็วในคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในเครือข่ายเดียวกัน ซึ่งช่วยในการเปิดตัวพนักงานใหม่อย่างรวดเร็วโดยให้พวกเขาเข้าถึงไฟล์สำคัญ.

ลบโฟลเดอร์ออกจากคลาวด์อย่างถาวร

การแชร์ไฟล์

การแชร์ไฟล์เป็นสาระสำคัญของการซิงค์ไฟล์ขององค์กรและแบ่งปันผลิตภัณฑ์ ช่วยให้ บริษัท สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยกระจายไฟล์ไปยังผู้คนจำนวนเท่าใดก็ได้ ธุรกิจที่จัดการกับไฟล์ขนาดใหญ่จะมีปัญหามากมายเช่น:

  • วิธีส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านอีเมลไปยังลูกค้า
  • วิธีทำให้แน่ใจว่าพนักงาน บริษัท ทำงานกับไฟล์เวอร์ชันที่ถูกต้อง
  • วิธีจัดการการปรับปรุงโครงการขนาดใหญ่เมื่อมีคนเข้าร่วมมากขึ้น
  • วิธีจัดการโครงการและไฟล์ขนาดใหญ่ในสำนักงานสามแห่งขึ้นไป

สถานการณ์ทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้นจำเป็นต้องมีการแชร์ไฟล์ ด้วย Autotask Workplace มีวิธีพื้นฐานสองวิธีในการแบ่งปันไฟล์จากโครงการ:

การสร้างลิงก์สาธารณะ

การสร้างลิงก์สาธารณะสำหรับโครงการอนุญาตให้แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมหลัก (หมายถึงพวกเขาไม่มีบัญชีกับ Autotask Workplace).

คุณลักษณะนี้ทำขึ้นเป็นพิเศษสำหรับการส่งไฟล์หรือสัญญาด่วนให้กับลูกค้าทางอีเมล Autotask ไม่ได้ จำกัด ขนาดไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังนั้นสามารถส่งไฟล์ใด ๆ ได้ เราได้ทดสอบสิ่งนี้สำเร็จด้วยไฟล์วิดีโอดิบ 5GB และไฟล์ Photoshop ขนาดใหญ่

เมื่อสร้างลิงก์สาธารณะ Autotask Soonr ให้ตัวเลือกความปลอดภัยกับผู้ใช้มากมายและยังช่วยให้ลูกค้าสามารถอัปโหลดหรือแก้ไขไฟล์จากลิงก์สาธารณะ หากเลือกช่องทำเครื่องหมาย “เปิดใช้งานการอัปโหลด” ไคลเอ็นต์จะได้รับการนำเสนอด้วยส่วนต่อประสานที่อนุญาตให้เธอเห็นโครงสร้างโฟลเดอร์และอัปโหลดหรือดาวน์โหลดไฟล์

การสร้างลิงก์สาธารณะจากเดสก์ท็อป
ลิงก์สาธารณะสามารถสร้างขึ้นเพื่อให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์.

เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้เลือกไฟล์ส่วนตัวหรือรหัสผ่านโฟลเดอร์เลือกจำนวนไฟล์ที่สามารถดาวน์โหลดและลบลิงก์สาธารณะหลังจากวันที่ระบุ ลิงก์สาธารณะสามารถสร้างขึ้นได้จากเว็บอินเตอร์เฟสภายในโครงสร้างไฟล์ / โฟลเดอร์มาตรฐานของระบบปฏิบัติการ (ผ่านเมนูบริบท) หรือจากแอพมือถือ

ฟีเจอร์หนึ่งที่เราไม่เคยเห็นในโซลูชั่น EFSS อื่น ๆ มากมายคือความสามารถในการแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบ PDF (ใช้กับงานนำเสนอเอกสารสเปรดชีตและแม้แต่ไฟล์ Photoshop.psd)

ห้องแชร์ส่วนตัว

คุณยังสามารถแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับทีมของคุณ (หมายถึงทุกคนที่มีใบอนุญาต AWP Soonr ที่เชื่อมต่อในฐานะสมาชิกทีม) เราจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้ในส่วน “การทำงานร่วมกัน” ของบทวิจารณ์นี้.

การเข้าถึงไฟล์

สำหรับองค์กรใด ๆ ผู้ขาย EFSS ต้องนำประเภทการเข้าถึงที่หลากหลายมาไว้ในตารางเพื่อให้สามารถรวมเข้ากับกระบวนการทำงานของ บริษัท และลำดับชั้นไฟล์ปัจจุบัน.

ในขณะที่การเข้าถึงเว็บและอุปกรณ์เคลื่อนที่นั้นเป็นมาตรฐานในทุกวันนี้ แต่คุณต้องแน่ใจว่าโซลูชัน EFSS นั้นสามารถผนวกรวมกับ WebDAV หรือโปรโตคอลอื่น ๆ ได้ กำหนดประเภทการเข้าถึงที่มีความสำคัญต่อ บริษัท ของคุณจากนั้นเลือกผู้ให้บริการตามนั้น.

Autotask Workplace จัดให้มีประเภทการเข้าถึงไฟล์ที่หลากหลาย:

การเข้าถึงเว็บ

ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใด ๆ สามารถเข้าถึงได้ผ่านทางแผงควบคุมเว็บหากเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่สอดคล้องกัน.

ในความเป็นจริงคุณสามารถจัดการทีมทั้งหมดผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟสเช่นการอนุญาตหรือเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงการลบเพิ่มหรือแก้ไขไฟล์และย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ย่อย สามารถค้นหาไฟล์ได้แม้จะค้นหาเฉพาะชื่อไฟล์ซึ่ง จำกัด ขอบเขตการค้นหา.

เราอยากเห็นการค้นหาข้อมูลเมตาหรือการแท็กไฟล์.

ผู้ใช้สามารถดูตัวอย่างไฟล์ผ่านทางเว็บแอปพลิเคชันและ Autotask จัดการไฟล์ได้ดีหลายประเภท เรารู้สึกเศร้าเล็กน้อยที่เห็นว่าไฟล์ Photoshop ไม่สามารถแสดงตัวอย่างที่แสดงผลได้และเราหวังว่าจะได้เห็นคุณลักษณะนี้ในส่วนเพิ่มเติมของซอฟต์แวร์ในอนาคต.

ไฟล์ Office, PDF และรูปภาพจะแสดงผลได้ดี แต่ไม่แปลกใจที่นี่ นั่นคือสิ่งที่องค์กรส่วนใหญ่จะใช้เพื่อ.

การเข้าถึงเฉพาะที่ผ่านการซิงค์ไฟล์

Autotask สามารถซิงค์ไฟล์กับคอมพิวเตอร์จากคลาวด์เพื่อให้สามารถแก้ไขดูหรือลบแบบออฟไลน์ได้ ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เปลี่ยนแปลงใด ๆ จะถูกอัปโหลดไปยังคลาวด์และทุกคนที่กำลังแชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์จะถูกเปิดเผย.

การเข้าถึงมือถือ

ไฟล์ที่ซิงค์ทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ผ่านอุปกรณ์มือถือ สามารถทำให้ไฟล์พร้อมใช้งานสำหรับการแก้ไขออฟไลน์บนโทรศัพท์มือถือและอัพโหลด / ซิงค์เมื่อการเชื่อมต่อเครือข่ายพร้อมใช้งาน.

แอพพลิเคชั่น Soonr Workplace Mobile App สำหรับ iOS และ Android สามารถสร้างใหม่ได้:

  • Scribble (คำอธิบายประกอบ)
  • เอกสาร (Word)
  • สเปรดชีต (Excel)
  • งานนำเสนอ (PowerPoint)
  • หมายเหตุ (ข้อความ)
  • ภาพถ่าย
  • วีดีโอ

เพื่อบันทึกลงในคลาวด์ Soonr และซิงโครไนซ์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ.

WebDAV

หากคุณต้องการเข้าถึงโฟลเดอร์คลาวด์ส่วนบุคคลบนคอมพิวเตอร์ แต่ไม่ต้องการหรือไม่สามารถซิงค์ไฟล์ภายในเครื่องให้เชื่อมต่อผ่านโปรโตคอล WebDAV เพื่อให้สามารถเชื่อมต่อกับ Autotask Workplace Soonr ในฐานะไดรฟ์.

โปรดทราบว่า WebDAV เป็นโปรโตคอลที่ล้าสมัยแล้วและเราไม่แนะนำให้ใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล.

เข้าถึงไฟล์ผ่านทางไดรฟ์ WebDav

การทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของการซิงค์ไฟล์ขององค์กรและแบ่งปันซอฟต์แวร์ Autotask Workplace Soonr นั้นไม่มีข้อยกเว้น เท่าที่เห็นในบทก่อนหน้า Autotask ใช้วิธีการทำงานร่วมกันหลายวิธี.

ในบทนี้เราจะจัดการกับความร่วมมือของทีม ในบท Sharing การแชร์ไฟล์ ’เราได้เห็นวิธีการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกผ่านคุณสมบัติ“ แชร์ลิงก์สาธารณะ”.

ตอนนี้เราจะพิจารณาความร่วมมือใน บริษัท ให้มากขึ้น ไม่สำคัญว่าองค์กรจะมีสำนักงานเพียงแห่งเดียวที่ซึ่งผู้คนทำงานร่วมกันในอาคารหรือพื้นที่สำนักงานเดียวกันหรือหากพนักงานกระจายไปทั่วทวีปต่าง ๆ.

ในการเริ่มต้นแบ่งปันโครงการคุณสามารถเลือกโฟลเดอร์จากคอมพิวเตอร์ภายในโฟลเดอร์ที่ซิงค์ผ่านเมนูบริบทหรือผ่านเว็บหรือไคลเอนต์มือถือ คุณสมบัติการควบคุมและความปลอดภัยเหมือนกันไม่ว่าจะด้วยวิธีใด.

อย่างไรก็ตามหากมีการแชร์โครงการผ่านเดสก์ท็อปคุณต้องให้สิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์นั้นโดยใช้เว็บอินเตอร์เฟส เราพบว่ามันสับสนเล็กน้อยและอยากเห็นการบูรณาการการแบ่งปันโครงการอย่างไร้รอยต่อในทุกจุดเชื่อมต่อ.

การแบ่งปันทางเว็บช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมโฟลเดอร์ที่แชร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพดังนั้นการควบคุมว่าใครจะเห็นสิ่งที่อยู่ภายในโฟลเดอร์นั้นใช้งานง่ายมาก คุณสามารถเลือกระหว่างตัวเลือกต่อไปนี้:

  • การเข้าถึงแบบเต็ม – สมาชิกในทีมที่ได้รับเชิญสามารถทำอะไรก็ได้กับเนื้อหาของโฟลเดอร์.
  • สร้างและแก้ไข – ผู้ได้รับเชิญสามารถสร้างโครงการย่อยใหม่และแก้ไขไฟล์.
  • ปรับเปลี่ยน – ผู้ใช้สามารถแก้ไขไฟล์ได้ แต่จะไม่สร้างโฟลเดอร์ใหม่.
  • อ่านเท่านั้น – ผู้ใช้ที่ได้รับเชิญสามารถอ่านเนื้อหาของโฟลเดอร์ แต่ไม่สามารถเขียนสิ่งใด ๆ.

นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าหากผู้ใช้ที่ได้รับเชิญสามารถแชร์โฟลเดอร์อีกครั้งและสร้างลิงก์สาธารณะซึ่งถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น.

คุณลักษณะนี้คือสิ่งที่ทำให้ Autotask แตกต่างจากโซลูชันอื่น ๆ เช่น Dropbox ซึ่งเป็นวิธีการทั้งหมดหรือไม่ใช้เลย การเชิญผู้ใช้ไปยังโฟลเดอร์หมายถึงการให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการแบ่งปันอีกครั้งกับผู้ใช้ที่พวกเขาต้องการ.

เมื่อทำงานร่วมกับผู้ใช้จำนวนมากในโครงการเดียวกันในไม่ช้ามันจะกลายเป็นเรื่องยากมากที่จะตรวจสอบว่าใครกำลังแก้ไขไฟล์และกำหนดเวอร์ชันที่ถูกต้อง ดังนั้นคุณสมบัติที่เราชอบเป็นพิเศษคือการล็อคไฟล์ระหว่างกระบวนการแก้ไข.

เมื่อไฟล์ถูกล็อคไม่มีใครในทีมสามารถแก้ไขได้จนกว่าผู้ดูแลระบบจะปลดล็อค คุณสมบัติการล็อคให้ความคมชัดและประหยัดเวลาในการกลั่นกรองไฟล์แม้จะเย็นกว่าก็สามารถล็อคไฟล์ได้จากเว็บอินเตอร์เฟสหรือแอพเดสก์ท็อป.

ไฟล์ที่ถูกล็อคทั้งหมดจะถูกทำเครื่องหมายด้วยสัญลักษณ์ล็อค.

หากมีคนในทีมบันทึกหรือลบไฟล์ไม่ถูกต้องคุณลักษณะการกำหนดเวอร์ชันของ Autotask จะเข้าสู่การเล่นเนื่องจากมันจะเก็บไฟล์เวอร์ชันไม่ จำกัด ไว้เป็นระยะเวลาหกเดือน.

Autotask Workplace มีระบบการแสดงความคิดเห็นในตัวซึ่งช่วยให้ผู้ใช้แบ่งปันความคิดและรายงานสถานะในขณะที่แนบพวกเขาโดยตรงกับโครงการหรือไฟล์ – การแจ้งเตือนความคิดเห็นสามารถส่งผ่านทางอีเมลหรือข้อความ.

คำถามหนึ่งที่เราเห็นบ่อยคือ:

ฉันต้องซิงค์ทุกอย่างที่ฉันมีให้กับคลาวด์หรือไม่?

คำตอบง่ายๆคือไม่ เมื่อมีการสร้างโครงการ Autotask Workplace จะถามผู้ใช้ว่าโครงการควรจะซิงค์กับคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทั้งหมดหรือไม่.

นอกจากนี้ผู้ใช้สามารถควบคุมได้ว่าอุปกรณ์ใดจะซิงค์กับโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่นคุณกำลังทำงานกับเครื่องที่แตกต่างกันสามเครื่อง:

  • เวิร์กสเตชันสำนักงาน
  • ประกอบกิจการคอมพิวเตอร์
  • แล็ปท็อปส่วนตัว

แน่นอนว่าการถ่ายโอนไฟล์ธุรกิจไปยังแล็ปท็อปส่วนบุคคลจะใช้เวลาจำนวนมากบนฮาร์ดไดรฟ์ขนาดเล็กของพีซีดังนั้นคุณสามารถเลือกและเลือกเอกสารที่สำคัญที่สุดที่จะนำไปใช้ในท้องถิ่นเท่านั้น.

เมื่อตรวจสอบผู้ขาย EFSS เราจะดูประเภทและความหลากหลายของการผสานรวมสำหรับการแก้ไขเอกสารเนื่องจาก บริษัท ขนาดใหญ่กำลังติดต่อกับเอกสารหลายพัน (ถ้าไม่ใช่หลายแสน) นี่คือเหตุผลที่ทำให้การแก้ไขผ่านมือถือและการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้เป็นคุณสมบัติที่สำคัญในบริการ EFSS.

Autotask ให้การแก้ไขไฟล์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์และแอพมือถือ (เพิ่มเติมในส่วน “การเข้าถึงมือถือ”) คุณสามารถเลือกระหว่างการแก้ไขเอกสารผ่าน:

  • Google Docs
  • วันไดรฟ์
  • Office 365

หรือเพียงแค่เปิดแอปบนอุปกรณ์ส่วนตัวของคุณ การแก้ไขไฟล์จะถูกบันทึกและทำให้สมาชิกทุกคนในโครงการสามารถมองเห็นได้ทันที หลังจากบันทึกไฟล์แล้วจะมีการสร้างเวอร์ชันใหม่ตอนนี้คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นสถานะของไฟล์นั้นภายในหกเดือนที่ผ่านมา.

การเข้าถึงมือถือ

การเคลื่อนไหวเป็นส่วนสำคัญในการทำงานของธุรกิจในโลกปัจจุบัน.

จากรายงานการวิจัยของ ESNA พบว่ากว่า 20% ของพนักงานโทรคมนาคมทั่วโลกต้องขอบคุณอุปกรณ์พกพาเช่นสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ผู้ใช้ทุกวันนี้ต้องการพกพาไฟล์สำคัญทั้งหมดไปกับพวกเขาตลอดเวลา.

การเข้าถึงงานนำเสนอ PowerPoint ที่สนามบินมีประโยชน์มากมาย สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีและซิงค์กับทีมระดับโลกเนื่องจากพนักงานขายทำงานร่วมกันในการนำเสนอลูกค้าไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนในโลก.

Autotask Workplace ให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์มือถืออย่างมากโดยนำเสนอประสบการณ์มือถือที่ไม่เสียดสีผ่านแอพ Android, iOS และ Blackberry ผู้ใช้สามารถเข้าถึงโครงการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ผ่านแอพมือถือเช่นเดียวกับการนำทางไฟล์เดียวกันบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป.

ในขณะที่แอพมือถือทำงานได้ดีเราพบว่ามันค่อนข้างจะลำบากและบางครั้งคุณสมบัติที่น่าสนใจที่สุดก็มักจะถูกซ่อนไว้โดย UI แต่ด้วยการฝึกฝนเราควรหาเครื่องมือแก้ไขที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ตัวอย่างเช่นการไฮไลต์หรือวาดภาพบางอย่างภายในเอกสารหรืองานนำเสนอนั้นง่ายและใช้งานง่ายอย่างที่คุณเห็นในการสาธิตนี้:

หนึ่งในความเสี่ยงที่สำคัญที่ บริษัท เผชิญเมื่ออุปกรณ์ถูกขโมยหรือสูญหายคือการเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญต่อบุคคลที่สามที่ไม่ได้รับอนุญาต โซลูชั่น EFSS จำนวนมากได้เปิดตัวคุณสมบัติ“ การล้างข้อมูลจากระยะไกล” ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถลบไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจากระยะไกลโดยไม่ต้องเข้าถึงอุปกรณ์ทางกายภาพ.

Autotask ก็ไม่มีข้อยกเว้น ในแผงการดูแลระบบเพียงเลือกอุปกรณ์ที่คุณต้องการลบและจะไม่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ที่แชร์และซิงค์ได้อีกต่อไป.

คุณลักษณะที่เราไม่เห็นในการซิงค์ไฟล์องค์กรอื่น ๆ และแบ่งปันผู้ขายคือความสามารถในการเข้าถึงไฟล์ของคอมพิวเตอร์ผ่านอุปกรณ์มือถือ เพื่อให้ได้รับประโยชน์นี้จำเป็นต้องเปิดใช้งานโดยเฉพาะในแอป Soonr.

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากไฟล์สำคัญถูกลืมที่สำนักงาน แต่จำเป็นสำหรับการนำเสนอนอกสถานที่ ดังที่เห็นในส่วนความปลอดภัยผู้ใช้สามารถตั้งค่านโยบายความปลอดภัยมากมาย (บนอุปกรณ์มือถือ) เช่น:

  • ปิดใช้งานการแก้ไขเอกสารต่ออุปกรณ์มือถือในทีม
  • บังคับใช้การรับรองความถูกต้องเมื่อใช้อุปกรณ์มือถือ
  • ไม่อนุญาตการส่งออกไฟล์มือถือเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของไฟล์สำคัญ

โดยรวมแล้วจากมุมมองของผู้ใช้เราพบว่าประสบการณ์บนมือถือเป็นที่ชื่นชอบ มันทำงานได้เหมือนที่คุณคาดหวังว่าแอประดับผู้บริโภคจะทำงาน.

ซึ่งทำให้มีความเป็นไปได้มากที่พนักงานจะนำมาใช้อย่างรวดเร็วและยังต้องการให้ทางเลือกอื่น ๆ เช่น Dropbox (เนื่องจากความสามารถในการแก้ไขขั้นสูง) สำหรับผู้ดูแลระบบเราพบว่านโยบายความปลอดภัยและคุณลักษณะของอุปกรณ์นั้นฝังอยู่เล็กน้อยในเมนูบริบทซึ่งสามารถมองข้ามได้อย่างง่ายดาย.

ล็อคอุปกรณ์มือถือ
การล็อกไฟล์ขณะแก้ไขบนอุปกรณ์มือถือ.

การล็อกไฟล์ขณะทำงานบนอุปกรณ์มือถือ.

สามารถแก้ไขงานนำเสนอ PowerPoint ได้ทันทีเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว.

ไฟล์ที่โปรดปรานสามารถดาวน์โหลดได้สำหรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์.

ก่อน

ต่อไป

การสำรองข้อมูลบนคลาวด์

มีความสับสนในพื้นที่เก็บข้อมูลคลาวด์สำหรับผู้บริโภคเป็นจำนวนมากเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการซิงค์ไฟล์และบริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ ที่นี่ที่ Cloudwards.net เรามักจะเน้นว่าการซิงค์ไฟล์ไม่ได้ทำการสำรองข้อมูล.

ขณะนี้มีบริการไม่กี่อย่างที่ทำทั้งการซิงค์และการสำรองข้อมูลซึ่งเป็นแนวโน้มที่ถูกนำมาใช้อย่างช้าๆโดยผู้ขายระดับองค์กรเช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลที่เรามีความสุขที่ได้พบคุณลักษณะการสำรองข้อมูลบนคลาวด์โดยเฉพาะภายในแอป Autotask Workplace Soonr ซึ่งอนุญาตให้เราเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ใดก็ได้และวางไว้ในสแต็กสำรองแยกต่างหาก.

การสำรองข้อมูลแบบคลาวด์อัตโนมัติ

แม้ว่าการสำรองข้อมูลนั้นจะนับรวมโควต้าโดยรวม แต่จะไม่ขึ้นอยู่กับโครงการที่ซิงค์ของคุณและควรได้รับการปฏิบัติเช่นนั้น เราขอแนะนำให้ตั้งค่าสำหรับไฟล์ธุรกิจที่สำคัญที่สุดของคุณเพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้อีกครั้งหลังจากเกิดความล้มเหลวของฮาร์ดไดรฟ์หรือภัยพิบัติที่คล้ายกัน.

ในเมนูการตั้งค่าเป็นไปได้ที่จะเลือกเวลาที่จะซิงค์และสำรองข้อมูล (หรือทำทั้งสองอย่าง) ขึ้นอยู่กับอินเทอร์เน็ตหรือการเชื่อมต่อเครือข่ายที่ใช้งานอยู่ เมื่อจุดเข้าใช้งานเดียวที่มีคือ Wi-Fi ที่อ่อนแอของสนามบินการสำรองข้อมูลสามารถปิดใช้งานและคุณสามารถเลือกที่จะซิงค์ไฟล์โครงการที่สำคัญเท่านั้น.

ทั้งการสำรองข้อมูลและความเร็วในการซิงค์ทำได้ดีมากในการทดสอบของเรา เราจัดการ Autotask กับบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่สำคัญดังต่อไปนี้:

  • iCloud (ลิงก์ YouTube)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • วันไดรฟ์
  • อเมซอน

นี่คือผลลัพธ์ของเรา:

การเปรียบเทียบความเร็วในการจัดเก็บบนคลาวด์

เราทดสอบด้วยไฟล์ขนาดใหญ่และขนาดเล็กกว่านับพันเพื่อพิจารณาว่า Autotask จัดการกับขนาดและประเภทไฟล์ผันแปรอย่างไร.

หากคุณคาดว่าจะมีแอพสำรองข้อมูลของ Crashplan หรือ IDrive caliber ให้เตรียมพร้อมสำหรับความผิดหวัง ในขณะที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์บางอย่างสามารถยกเว้นได้ แต่ไม่มีคุณสมบัติการตั้งเวลาหรือความสามารถในการสร้างชุดการสำรองข้อมูลสำหรับเนื้อหาบางประเภทที่ถูกสำรองบ่อยกว่า.

รายงาน & การตรวจสอบบัญชี

เมื่อธุรกิจหรือองค์กรเติบโตขึ้นการติดตามว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์และข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท จะยาก องค์กรต่าง ๆ เพิ่มและลบการเข้าถึงไฟล์ของพนักงานในระดับโลกดังนั้นจึงต้องมีวิธีในการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล.

Autotask Workplace ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองตามประเภทเหตุการณ์นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานโดยอุปกรณ์และผู้ใช้เหมือนกัน.

สิ่งนี้มีประโยชน์หาก บริษัท ต้องการปล่อยพนักงานออกไปและตรวจสอบว่าไฟล์ใดที่บุคคลนั้นเข้าถึงได้ในสัปดาห์หรือเดือนที่ผ่านมา ผู้ดูแลระบบยังสามารถดูไฟล์ที่แชร์แชร์เข้าถึงแก้ไขและจัดเรียงไฟล์ตามวันที่หรือผู้ใช้ดังนั้นจึงไม่มีอะไรสูญหาย.

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมข้อมูลและรายงานของ บริษัท ได้อย่างดีที่สุดเพื่อการตรวจสอบภายใน.

รายงานอุปกรณ์ Autotask Soonr

รายงานและสถิติของทีม Autotask Workplace Team

ระดับไฟล์การรายงานอัตโนมัติ

ก่อน

ต่อไป

คำตัดสินสุดท้าย & คำแนะนำ

หากคุณติดกับเราผ่านการทบทวน 5,000 คำขอแสดงความยินดีด้วย! ตอนนี้คุณไม่เพียง แต่รู้ว่าสิ่งที่สำคัญเมื่อเลือกโซลูชัน EFSS แต่ยังมีภาพรวมที่ดีว่า Autotask Workplace Soonr ช่วยองค์กรหรือธุรกิจด้วยการซิงค์ไฟล์ในอุปกรณ์และทีมงานมือถือได้อย่างไร.

เราต้องการเน้นถึงอันตรายของการใช้โซลูชันการซิงค์ไฟล์บนคลาวด์ระดับผู้บริโภคในองค์กรขนาดใหญ่ แม้ว่าบริการดังกล่าวอาจมีราคาถูกลง แต่บริการระดับผู้บริโภคก็มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเช่นการไม่มีการเข้ารหัสและการควบคุมสิทธิ์การแชร์น้อย.

Autotask Workplace สามารถช่วยให้องค์กรเติบโตโดยการจัดหาวิธีที่ปลอดภัยและง่ายในการเพิ่มผู้ใช้สมาชิกในทีมการควบคุมการอนุญาตและสร้างโครงการใหม่ ในขณะที่ Autotask อนุญาตให้มีการควบคุมทางเทคนิคในเชิงลึกฝ่ายไอทีไม่จำเป็นต้องจัดการแอพ.

เราคิดว่าพวกเขาทำได้ดีในการสร้างโซลูชันที่ครอบคลุมโดยคำนึงถึงผู้ใช้ปลายทางระดับองค์กร แอป iOS ได้รับความนิยมสูงสุดจากนักพัฒนาของ Autotask อย่างแน่นอนเนื่องจากเป็นประสบการณ์ที่ดีขึ้นมากและมีคุณสมบัติมากขึ้นเมื่อเทียบกับแอป Android.

หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถกำหนดวันครบกำหนดในไฟล์และโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจงมอบหมายงานให้กับคนในองค์กรให้แจ้งเตือนเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ – พิจารณาหาที่อื่น.

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่โดยเฉลี่ยคุณลักษณะการแสดงความคิดเห็นที่ได้รับจาก Autotask นั้นเพียงพอแล้ว.

วันนี้มี Enterprise File Sync และ Share ผู้ขายมากมายในตลาด Autotask Workplace เป็นหนึ่งในบริการชั้นนำที่มาพร้อมกับ:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • เบียดเสียด

หากคุณสนใจกำหนดเวลาการสาธิตส่วนตัวสำหรับธุรกิจของคุณกับเราวันนี้.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map