วิธีการสำรองข้อมูลอีเมลธุรกิจในปี 2020

หากคุณเชื่อมต่อกับพันธมิตรทางธุรกิจและลูกค้าออนไลน์อย่างแข็งขันคุณจะเข้าใจถึงความสำคัญของเอกสารทางกระดาษเสมือนจริงของคุณ อีเมลของคุณมีข้อมูลลูกค้าแนวคิดคำแนะนำและข้อมูลอื่น ๆ ที่สำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ.


การสูญเสียข้อมูลดังกล่าวอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์ของคุณทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายและอาจทำให้คุณประสบปัญหาทางกฎหมาย กลยุทธ์การสำรองข้อมูลอีเมล์ที่ดีเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ตกอยู่ในสถานการณ์แบบนั้น.

การสำรองข้อมูลอีเมลธุรกิจ – การเดินผ่านวิดีโอของโซลูชันการสำรองข้อมูลบนคลาวด์

ในคู่มือนี้เราจะแนะนำขั้นตอนพื้นฐานในการสำรองไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณในคลาวด์ เราจะใช้โซลูชันสำรองข้อมูลออนไลน์ที่ดีที่สุดสามข้อสำหรับอีเมลเพื่อช่วยอธิบายกระบวนการ: Carbonite, Backblaze และ CrashPlan.

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการแต่ละรายการโปรดตรวจสอบและตรวจสอบความคิดเห็นเกี่ยวกับบริการแต่ละรายการของเรา:

  • ทบทวน Carbonite
  • Backblaze รีวิว
  • ตรวจสอบ CrashPlan

ขั้นตอนที่หนึ่ง: ค้นหาไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณ

การสำรองข้อมูลอีเมลไปยังคลาวด์จำเป็นต้องให้คุณใช้เดสก์ท็อปไคลเอ็นต์เพื่อเข้าถึงอีเมลของคุณ เนื่องจากคนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับมันเราจะใช้ Microsoft Outlook เป็นตัวอย่าง อย่างไรก็ตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทความนี้คล้ายกับบริการยอดนิยมอื่น ๆ เช่น Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail และ Mac Mail. 

โปรแกรมรับส่งเมลเช่น Outlook 2016 เก็บอีเมลทั้งหมดของคุณไว้ในไฟล์ข้อมูลเดียว สำหรับผู้ใช้ Windows Outlook นี่จะเป็นไฟล์ตารางส่วนบุคคล (PST) สำหรับผู้ใช้ Mac Outlook จะเป็นไฟล์ Outlook สำหรับ Mac (OLM) สิ่งแรกที่คุณต้องทำเพื่อสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ของคุณบนคลาวด์คือหาว่าไฟล์นั้นอยู่ตรงไหน.

หากคุณใช้ Windows ตำแหน่งจะขึ้นอยู่กับรุ่นของ Windows และ Outlook ตำแหน่งทั่วไป ได้แก่ :

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ ไฟล์ Documents \ Outlook
  • C: \ Users \\ My Documents \ Outlook Files
  • C: \ Documents และ Settings \\ Local \ Data \ Microsoft \ Outlook การตั้งค่า \ Application

สำหรับผู้ใช้ Mac ของ Outlook มักจะอยู่ในโฟลเดอร์เอกสารของคุณ:

  • / ผู้ใช้ // เอกสาร / ข้อมูลผู้ใช้ Microsoft / ข้อมูลประจำตัวของ Office 2011 / ข้อมูลประจำตัวหลัก

หากคุณมีปัญหาในการค้นหาไฟล์ข้อมูลอีเมลคุณสามารถค้นหาตำแหน่งได้จากภายในแอป Outlook.

ใน Outlook 2016 ให้คลิก“ ไฟล์” ในแถบเครื่องมือของคุณ.

ถัดไปเลือกการตั้งค่าบัญชี.

หน้าต่างการตั้งค่าบัญชีจะเปิดขึ้น คลิกที่แท็บ “ไฟล์ข้อมูล” นี่จะแสดงตำแหน่งของไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณ.

ขั้นตอนที่สอง: แท็กไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณสำหรับการสำรองข้อมูลออนไลน์

เมื่อคุณทราบตำแหน่งแล้วคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ข้อมูลของคุณถูกทำเครื่องหมายเพื่อสำรองข้อมูลโดยบริการสำรองข้อมูลออนไลน์ของคุณ บริการบางอย่างทำให้ง่ายกว่าบริการอื่น ๆ.

ด้วย Crashplan คุณจะต้องเปิดไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่บนแท็บสำรองและคลิกปุ่ม “เปลี่ยน” ใต้ส่วน “ไฟล์”.

นำทางไปยังตำแหน่งของไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกปุ่มตัวเลือกที่อยู่ด้านข้างแล้ว ในอนาคตไฟล์นี้จะถูกสำรองไว้โดย CrashPlan.

Carbonite ทำให้กระบวนการง่ายยิ่งขึ้นเนื่องจากไม่ต้องการให้ผู้ใช้ทำเครื่องหมายไฟล์เพื่อสำรองข้อมูลจากภายในไคลเอนต์ (ไม่สามารถทำได้) ให้ไปที่ตำแหน่งของไฟล์ข้อมูลอีเมลโดยใช้ File explorer แทน.

คลิกขวาที่ไฟล์เลื่อนเม้าส์ไปที่“ Carbonite” แล้วเลือก“ back up up นี้”

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ ในความเป็นจริง Carbonite ทำให้กระบวนการง่ายยิ่งขึ้นหากคุณเลือกการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเมื่อคุณติดตั้งแอพลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ Carbonite จะค้นหาและติดแท็กประเภทไฟล์ทั่วไปสำหรับการสำรองข้อมูลด้วยตัวเองรวมถึงไฟล์ข้อมูลอีเมล ด้วยวิธีนี้คุณไม่ต้องไปตามล่าพวกมัน.

อย่างไรก็ตามด้วย Carbonite การสำรองข้อมูลอัตโนมัติจะทำงานเฉพาะเมื่อไฟล์มีขนาดต่ำกว่า 4GB หากคุณมีไฟล์ข้อมูลอีเมลขนาดใหญ่คุณจะต้องติดแท็กด้วยตนเอง.

Backblaze จะเลือกไฟล์สำหรับการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติตามประเภทไฟล์เช่นกัน จากอินเทอร์เฟซเดสก์ท็อปของ Backblaze คุณเพียงแค่ต้องแน่ใจว่าไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณไม่อยู่ในรายการยกเว้นประเภทไฟล์.

หากต้องการตรวจสอบรายการการยกเว้นให้คลิกการตั้งค่า.

จากนั้นไปที่แท็บการยกเว้นของบานหน้าต่างการตั้งค่าเมื่อเปิดขึ้น ตรวจสอบคำด้านล่าง“ ไฟล์ประเภทนี้จะไม่ถูกสำรองข้อมูล” เพื่อให้แน่ใจว่า. pst / .olm ไม่ได้อยู่ในรายการ.

โดยค่าเริ่มต้นมันไม่ควรจะเป็น Backblaze ไม่อนุญาตให้คุณเลือกหรือยกเลิกการเลือกแต่ละไฟล์สำหรับการสำรองข้อมูลจาก File Explorer ของคุณ.

ขั้นตอนที่สาม: เปิดการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

ด้วยบริการสำรองข้อมูลออนไลน์ส่วนใหญ่คุณสามารถเลือกที่จะกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลหรือให้พวกเขาทำงานอย่างต่อเนื่อง กระบวนการสำรองข้อมูลสามารถทำให้ทรัพยากรระบบและการสำรองข้อมูลตามกำหนดเวลาเป็นวิธีหนึ่งในการทำให้แน่ใจว่าระบบของคุณจะไม่ล็อคในขณะที่คุณกำลังทำงาน.

ปัญหาของการสำรองข้อมูลตามกำหนดคือมันหมายถึงว่าอีเมลธุรกิจของคุณจะไม่ถูกสำรองบ่อย ดังนั้นหากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องคุณจะสูญเสียอีเมลที่รับหรือส่งระหว่างการสำรองข้อมูล ซึ่งหมายความว่าสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับบันทึกการสื่อสารการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า.

ผู้ให้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์ส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณเปิดการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องจากภายในไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป ตัวอย่างเช่นด้วย Carbonite คุณจะต้องเปิดเครื่องมือเดสก์ท็อปของบริการเท่านั้น.

จากนั้นคลิกที่“ การตั้งค่าและการควบคุม” เพื่อไปที่บานหน้าต่างการตั้งค่า.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก“ สำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่อง” และคุณจะได้รับการตั้งค่าทั้งหมด Carbonite เปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ตามค่าเริ่มต้นดังนั้นจึงควรเปิดใช้งานอยู่แล้ว.

Backblaze และ CrashPlan นั้นง่ายในการตั้งค่า ด้วย Backblaze เพียงคลิกการตั้งค่าและไปที่แท็บกำหนดเวลา เลือก“ ต่อเนื่อง” จากหน้าต่างกำหนดการสำรองข้อมูล.

หากคุณกำลังใช้ CrashPlan ไปที่แท็บการตั้งค่าในอินเทอร์เฟซเดสก์ท็อป จากเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของคำว่า “การสำรองข้อมูลจะทำงาน” เลือก “เสมอ”

อย่างไรก็ตามเมื่อคุณมีชุดข้อมูลสำรองอย่างต่อเนื่องอย่าทำผิดพลาดโดยคิดว่าอีเมลของคุณได้รับการสำรองข้อมูลแบบเรียลไทม์เมื่อคุณพิมพ์ ในขณะที่บริการสำรองข้อมูลที่ดีเยี่ยมส่วนใหญ่ Backblaze ไม่สามารถสำรองไฟล์ PST ในขณะที่ Outlook เปิดอยู่เนื่องจากอัลกอริทึมการถ่ายโอนไฟล์ของมันไม่สามารถทำงานกับไฟล์ที่ถูกล็อค.

Carbonite และ Crashplan ไม่แบ่งปันข้อ จำกัด นั้น นั่นเป็นเพราะพวกเขาทั้งคู่ใช้บริการ shadow copy copy (VSS) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีของ Microsoft ที่ช่วยให้สามารถสำรองไฟล์ได้แม้ในขณะที่ใช้งานอยู่.

ข้อ จำกัด ของ Backblaze อีกประการหนึ่งที่ส่งผลต่อการสำรองข้อมูลอีเมลคือไฟล์ข้อมูลใด ๆ ที่มีขนาดใหญ่กว่า 30MB นั้นจะทำการสำรองข้อมูลทุกๆ 48 ชั่วโมงโดยไม่คำนึงว่าคุณมีการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องหรือไม่ เนื่องจากไฟล์ Outlook PST ถูกตั้งค่าให้มีขนาดโตขึ้นถึง 50GB โดยค่าเริ่มต้นจึงเป็นปัญหาที่คุณจะต้องเผชิญหากคุณส่งอีเมลจำนวนมาก.

CrashPlan ยังจัดการกับไฟล์ขนาดใหญ่แตกต่างกันเมื่อทำการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่อง แต่เป็นเพียงวิธีการจัดลำดับความสำคัญของไฟล์ในคิว:

  1. ใหม่กว่าไฟล์เล็ก
  2. ใหม่กว่าไฟล์ที่ใหญ่กว่า
  3. ไฟล์เก่ากว่าและเล็กกว่า
  4. ไฟล์เก่ากว่าและใหญ่กว่า

ในขณะเดียวกัน Carbonite จะทำการสำรองไฟล์ภายในสิบนาทีหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงและไม่สนใจขนาดของไฟล์ (หมายเหตุ: การเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่ตามมาจะถูกสำรองภายใน 24 ชั่วโมง).

เมื่อพูดถึงความเร็วในการสำรองข้อมูลทั้งสามบริการสามารถรองรับไฟล์ขนาดใหญ่ได้เป็นอย่างดีด้วยการประมวลผลแบบเพิ่มระดับบล็อก การถ่ายโอนที่เพิ่มขึ้นระดับบล็อกหมายความว่าเมื่อไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณเปลี่ยนไฟล์ทั้งหมดจะไม่ถูกอัพโหลดอีกครั้งไปยังพื้นที่สำรองข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ จะคัดลอกเฉพาะส่วน – หรือบล็อก – ของไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่ายสำหรับทรัพยากรระบบของคุณ.

ข้อสรุป

หากการสื่อสารทางอีเมลมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณการจ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าฮาร์ดไดรฟ์เสียหายไฟล์เสียหายหรือแล็ปท็อปที่ถูกขโมยจะไม่ทำให้คุณถูกตัดการเชื่อมต่อจากเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณ โชคดีที่โซลูชันการสำรองข้อมูลออนไลน์ที่ถูกต้องทำให้การปกป้องข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่าย.

บริการสำรองข้อมูลออนไลน์ทั้งสามที่ใช้เป็นตัวอย่างในส่วนนี้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและทำเครื่องหมายไฟล์ข้อมูลอีเมลของคุณสำหรับการสำรองข้อมูลและพวกเขาใช้สถาปัตยกรรมการถ่ายโอนไฟล์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการราบรื่น ทั้งสามยังมีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ จำกัด และแผนการบ้านหรือสำนักงาน.

พวกเราที่ Cloudwards.net รู้สึกมั่นใจที่จะแนะนำพวกเขา แต่รู้สึกว่า Carbonite นำเสนอบริการครบวงจรที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการอีเมลสำรองธุรกิจ มีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับการสำรองอีเมลธุรกิจของคุณหรือไม่ ตีเราในความคิดเห็นด้านล่าง. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map