โซลูชั่นการจัดเก็บไฟล์และสำรองข้อมูลที่คุ้มค่าสำหรับนักกฎหมาย

คุณเป็นทนายความที่กำลังมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและประหยัดที่สุดในการจัดเก็บและสำรองไฟล์ในระบบคลาวด์หรือไม่? จากนั้นความกังวลหลักของคุณควรมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในขณะที่คุณจัดการกับสัญญาข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลับขององค์กรและข้อมูลทางการเงิน.


คุณมีความเสี่ยงในการอัพโหลดไฟล์เหล่านั้นไปยังคลาวด์ผ่านผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลภายนอกหรือไม่? ถ้าไม่ทางเลือกคืออะไร สิ่งหนึ่งที่อยู่ข้างหน้า: คุณต้องสำรองข้อมูล ไม่สำคัญว่าจะอยู่ที่ไหนหรืออย่างไร นั่นเป็นขั้นตอนแรก ทุกอย่างอื่นเป็นเพียงแค่รอง.

ใช่ความปลอดภัยและราคามีความสำคัญ แต่อย่าปล่อยให้ปัจจัยเหล่านั้นขัดขวางคุณจากการสำรองไฟล์ของคุณ จากที่กล่าวมาให้ดูทางเลือกบางอย่างสำหรับการจัดเก็บไฟล์และการสำรองข้อมูลที่คุ้มค่าโดยเฉพาะสำหรับความต้องการระดับมืออาชีพของคุณ เรามีสองตัวเลือกที่สำคัญสำหรับไฟล์ของคุณ คุณสามารถจัดเก็บและสำรองไฟล์ของคุณในพื้นที่ (ในบ้าน) หรือเลือกวิธีแก้ปัญหานอกสถานที่. 

การสำรองข้อมูลท้องถิ่น & ที่เก็บไฟล์

คุณอาจคิดว่าวิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บและเข้าถึงไฟล์ของคุณคือผ่านฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ในขณะที่เป็นการเริ่มต้นมันอาจไม่เพียงพอสำหรับสถานการณ์ของคุณ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกจะทำให้ไฟล์ที่สำคัญที่สุดของคุณออกจากคอมพิวเตอร์อย่างรวดเร็ว พิจารณาการแก้ไขด่วนหากคุณยังไม่มีข้อมูลสำรอง.

เราคิดว่าเป็นการดีที่จะดำเนินการต่ออย่างรวดเร็วเนื่องจากฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกมีข้อ จำกัด มากเกินไปและหากคุณทำงานกับผู้ทำงานร่วมกันหลายคนความเป็นไปได้ที่ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกจะหยุดชะงักอย่างรวดเร็ว นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรพิจารณาใช้ NAS สำหรับไฟล์ของคุณ เราได้ระบุไว้แล้วว่าทำไมเราจึงใช้ (และรัก) NAS สำหรับไฟล์ของเรา.

แต่มาหาพวกเขาอีกครั้งเพื่อคุณที่นี่. 

ข้อดีของการใช้ NAS

อุปกรณ์ NAS ให้พื้นที่เก็บข้อมูลราคาถูกจำนวนมาก ข้อดีอย่างหนึ่งที่สำคัญคืออุปกรณ์ NAS ช่วยให้คุณสามารถเสียบฮาร์ดไดรฟ์ได้อย่างรวดเร็วดังนั้นแม้ว่าพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณจะต้องขยายอย่างมาก (ตัวอย่างเช่นหากคุณได้รับไคลเอนต์องค์กรใหม่ที่ต้องการให้คุณจัดการเอกสารจำนวนมาก) คุณสามารถปรับได้โดยการซื้อฮาร์ดไดรฟ์ใหม่.

นอกจากนี้การจัดเก็บฮาร์ดไดรฟ์ก็มีราคาไม่แพงมาก คุณสามารถได้รับพื้นที่เก็บข้อมูล 2TB ในราคาประมาณ $ 100. 

อุปกรณ์ NAS ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ในเครือข่ายของคุณ ความสวยงามของ NAS คือไม่ต้องเสียบปลั๊กเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ ไม่สำคัญว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในสำนักงาน คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณหากคุณเชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณ แน่นอนคุณสามารถกำหนดค่า NAS เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้แม้อยู่นอกสถานที่ แต่สิ่งนี้จะทำให้คุณมีปัญหาด้านความปลอดภัยมากขึ้น. 

อุปกรณ์ NAS ช่วยให้คุณสามารถจัดการการเข้าถึงไฟล์ของผู้ใช้ อุปกรณ์ NAS ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณ สมมติว่าคุณต้องการให้นักศึกษาฝึกงานของคุณทำงานกับไฟล์ย่อยสำหรับลูกค้า แต่คุณไม่ได้รับอนุญาตให้แชร์เรื่องราวทั้งหมดกับเธอ คุณอาจสร้างโฟลเดอร์พิเศษที่เธอสามารถใช้ได้.

นอกจากนี้คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านหรือเขียนในโฟลเดอร์ของคุณและมีรายละเอียดมากพร้อมสิทธิพิเศษ เราใช้ Synology DiskStation ที่สำนักงานของเราและยินดีมากกับผลลัพธ์ที่ได้ มันทำงานได้อย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้ คุณสามารถเลือกขนาดเบย์ที่แตกต่างกัน (ขนาดของฮาร์ดไดรฟ์ที่เหมาะสมกับ DiskStation) ที่ตรงกับความต้องการของคุณ สำหรับการเริ่มสองถึงสี่อ่าวมักจะดีที่สุด.

RAID จัดการความซ้ำซ้อนของไฟล์ อุปกรณ์ NAS จำนวนมากใช้เทคโนโลยี RAID Synology ใช้ RAID อัตโนมัติที่ทำหน้าที่สะท้อนไฟล์ของคุณผ่านฮาร์ดไดรฟ์ที่คุณเสียบดังนั้นถ้าฮาร์ดไดรฟ์ตัวใดตัวหนึ่งล้มเหลวคุณจะมีไฟล์สำรองทั้งหมดในดิสก์แผ่นที่สองเสมอ เพียงแลกเปลี่ยน HD ที่เสียและคุณยินดีไป. 

แน่นอนคุณสามารถหาข้อได้เปรียบเพิ่มเติมจากการใช้ NAS ตัวอย่างเช่นมันอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณตลอดเวลา ในขณะที่มาพร้อมกับความรับผิดชอบมันช่วยให้คุณควบคุมการตั้งค่าความปลอดภัยของคุณได้อย่างสมบูรณ์ เพียงให้แน่ใจว่าคุณคุ้นเคยกับเทคนิคการเข้ารหัสไฟล์หรือจ้างที่ปรึกษาภายนอกที่จะช่วยคุณเริ่มต้น. 

ข้อเสียของการใช้ NAS

การจัดการไฟล์และสำรองข้อมูลเป็นความรับผิดชอบของคุณ หากคุณเลือกที่จะเก็บไฟล์ไว้ในบ้านทุกอย่างจะอยู่ในความรับผิดชอบของคุณ คุณต้องตรวจสอบสุขภาพของฮาร์ดดิสก์ดูแลการสำรองข้อมูลและจัดการการตั้งค่าการเข้ารหัสของคุณ.

ไม่ว่าคุณจะสามารถจ่ายเงินให้ช่างเทคนิคที่ทำเพื่อคุณหรือคุณต้องห่อหัวตัวเองซึ่งอาจใช้เวลานานและสับสน.

การใช้ NAS ไม่ใช่การสำรองข้อมูล! นักกฎหมายหลายคนที่เราคุยด้วยใช้ NAS เพื่อ “ปกป้องและสำรอง” ไฟล์ของพวกเขา แต่การมี NAS นั้นไม่สามารถถือเป็นการสำรองข้อมูลจริงได้เนื่องจากมันไม่ได้ป้องกันไฟล์ของคุณจากอุบัติเหตุหรือภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นในหรือใกล้พื้นที่สำนักงานของคุณ การใช้ NAS เป็นเพียงขั้นตอนแรกในการสำรองไฟล์ของคุณ. 

คุณอาจเลือก NAS ผิด การเลือก NAS ที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณไม่ใช่งานที่ง่ายที่สุด แม้ว่าเราจะแนะนำให้ใช้ Synology DiskStation แต่นี่อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ เราคิดว่าคุณไม่สามารถทำอะไรผิดพลาดอย่างมหันต์ได้ แต่แน่นอนว่ามีอุปกรณ์ NAS ที่จัดการการซิงค์ไฟล์ได้ดียิ่งขึ้นถ้ามันสำคัญกับคุณ.

สำรองข้อมูลนอกสถานที่ & ที่เก็บไฟล์สำหรับนักกฎหมาย

เราคิดว่าโซลูชันการสำรองข้อมูลที่ง่ายกว่าจะดีกว่า แต่คุณต้องมีการสำรองข้อมูลอย่างน้อยสองประเภท: การสำรองข้อมูลในเครื่องหนึ่งเครื่องและการสำรองข้อมูลนอกไซต์อีกเครื่องหนึ่ง ตัวอย่างเช่นกับผู้ให้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์.

ด้วยการสำรองข้อมูลสองระดับนี้คุณจะได้รับการปกป้องจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นในสำนักงานของคุณ อุบัติเหตุเหล่านั้นอาจเป็นช่วงเวลาที่ “ดี” ไม่ว่าจะด้วยตัวเองหรือโดยผู้ช่วยของคุณ โดยทั่วไปไฟล์จะถูกลบได้ง่ายกว่าที่สร้างขึ้น.

ความปลอดภัย & บริการสำรองข้อมูลออนไลน์

เมื่อจัดการกับข้อมูลของลูกค้าการอัปโหลดไฟล์เหล่านั้นไปยังผู้ให้บริการภายนอกต้องใช้ความคิดมากเกี่ยวกับวิธีจัดการไฟล์ของคุณ ไฟล์ของคุณถูกเข้ารหัสที่ไหนและอย่างไร? ใครสามารถดูไฟล์ของคุณได้บ้าง ราคาเท่าไร? 

คุณอาจต้องการอ่านบทความของเราเกี่ยวกับความปลอดภัยในการสำรองข้อมูลออนไลน์ซึ่งเราแยกชั้นความปลอดภัยสามระดับที่บริการสำรองข้อมูลออนไลน์ควรมี: 

  • การเข้ารหัสเฉพาะที่ – ตัวอย่างเช่นการเข้ารหัส Blowfish 448 บิต
  • การเข้ารหัสระหว่างทาง (การเข้ารหัส SSL เป็นมาตรฐาน)
  • การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ – ตัวอย่างเช่น AES 256 บิต 

คุณอาจต้องการพิจารณาโซลูชันสำรองข้อมูลออนไลน์ทางธุรกิจซึ่งมักจะมีราคาแพงกว่า แต่สามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขปัญหาการสำรองข้อมูลออนไลน์ที่แนะนำสำหรับทนายความ.

SpiderOak

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ SpiderOak คือความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากคุณกำลังมองหาบริการสำรองข้อมูลออนไลน์และการซิงค์ไฟล์ที่ปลอดภัยที่สุดที่มีอยู่นั่นเป็นบริการนี้อย่างแน่นอน.

การสำรองและซิงค์ออนไลน์ของ SpiderOak

SpiderOak มีราคาค่อนข้างแพง (GB สำหรับ 0 $ / ปี) และบางครั้งอินเทอร์เฟซของมันรู้สึกว่า clunky เล็กน้อย แต่คุณลักษณะด้านความปลอดภัยโดยรวมนั้นคุ้มค่า คุณสามารถลงทะเบียนที่นี่และทดลองใช้ฟรี.

ธุรกิจ Carbonite

สิ่งที่ Carbonite Home ขาด (แบนด์วิดท์ไม่ จำกัด , การสำรองข้อมูลอัตโนมัติของไฟล์วิดีโอ, ฯลฯ ) คุณจะได้รับกับ Carbonite Business ในราคา $ 229 ต่อปี.

CrashPlan Pro กับธุรกิจ Carbonite
ซอฟต์แวร์ธุรกิจ Carbonite

แม้ว่าจะไม่ จำกัด แต่คุณยังสามารถสำรองข้อมูล 250GB (หรือ 500GB กับ Business Premier) ข้อดีคือคุณสามารถสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์ได้ไม่ จำกัด จำนวนซึ่งเป็นประโยชน์หากคุณทำงานกับผู้ทำงานร่วมกันหรือลูกค้าหลายราย คุณสามารถทดลองใช้งานได้ฟรีที่นี่. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro สำหรับผู้บริโภคนั้นยอดเยี่ยมหากคุณต้องการคุณสมบัติเพิ่มเติมโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึงการตรวจสอบการสำรองข้อมูลและการจัดการบัญชีผู้ใช้หลายบัญชี.

CrashPlan มีชื่อเสียงในเรื่องของการสำรองข้อมูลแบบไม่ จำกัด ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลว่าพื้นที่จะเหลือน้อย คุณสามารถทดลองใช้งานได้ฟรีที่นี่.

ข้อดี & ข้อเสียของการใช้การสำรองข้อมูลออนไลน์สำหรับ บริษัท

หากคุณสมัครใช้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกอย่างได้รับการดูแลจากผู้ให้บริการของคุณ – อย่างน้อยก็เป็นอย่างที่ควรเป็น คุณดาวน์โหลดโปรแกรมซอฟต์แวร์ไปยังพีซีหรือ Mac ตั้งค่ากำหนดเวลาและโฟลเดอร์เพื่อสำรองข้อมูล บริการจำนวนมากแนะนำคุณตลอดกระบวนการนี้ด้วยตัวช่วยสร้างที่ใช้งานง่าย.

ด้วยที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการสำรองข้อมูลคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกที่ไม่ว่าจะเป็นบนสมาร์ทโฟนของคุณที่สนามบินในเวลาอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ แม้ว่าคุณจะลืมงานนำเสนอที่สำคัญสำหรับระยะห่างการขายของคุณคุณก็สามารถดาวน์โหลดได้จากไฟล์ของคุณที่สำรองไว้ในระบบคลาวด์. 

บริการสำรองข้อมูลออนไลน์บางอย่างอนุญาตให้คุณแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมทีมเพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกันในโครงการหรือเอกสารเฉพาะสำหรับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์แนบอีเมลขนาดใหญ่ที่ติดอยู่ในตัวกรองสแปม. 

ตอนนี้มาดูข้อเสียของการสำรองข้อมูลออนไลน์สำหรับ บริษัท กฎหมาย เมื่อคุณส่งไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท อื่นคุณต้องเชื่อใจ บริษัท ดังกล่าวว่าจะไม่ยอมให้ข้อมูลของคุณเสียหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้งานคุณสมบัติความปลอดภัยที่เหมาะสมก่อนส่งไฟล์ของคุณ.

คุณอาจพบว่าตัวควบคุมไม่สามารถจัดการดีลเลอร์ได้เมื่อมาถึงบริการสำรองข้อมูลออนไลน์ แต่มีวิธีที่จะทำให้การสำรองข้อมูลของคุณปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะทำได้. 

การสำรองข้อมูลออนไลน์อาจใช้เวลานานขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและปริมาณข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บและสำรอง หากคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่คาดเดายากและฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ของคุณทันสมัยแล้วควรทำงานในพื้นหลังโดยไม่สังเกตว่ามีบางสิ่งที่สำรองไว้. 

หากคุณเพิ่งเริ่มเป็นทนายความคุณอาจต้องประหยัดเงินให้มากที่สุดก่อนที่จะสร้างฐานลูกค้าที่มั่นคง การสำรองข้อมูลนอกไซต์ธุรกิจนั้นมีราคาแพงกว่าการสำรองข้อมูลออนไลน์ของผู้บริโภค พิจารณาว่าโซลูชันการสำรองข้อมูลออนไลน์ของผู้บริโภคจะเพียงพอหรือไม่ในระหว่างนี้ คุณสามารถอัพเกรดได้ในภายหลังเมื่อคุณมีเงินทุนเพียงพอ. 

ข้อสรุป

บรรทัดล่างคือ: การจัดเก็บไฟล์ที่มีประสิทธิภาพและการสำรองข้อมูลสำหรับนักกฎหมายเป็นไปได้ เก็บสำเนาสองไฟล์ที่ซ้ำซ้อนเสมอ สำเนาหนึ่งชุดควรอยู่ที่สำนักงานของคุณและอีกชุดหนึ่งควรเก็บไว้ในคลาวด์หรือที่อื่นนอกสถานที่ทำงานหลักของคุณ.

เป็นการดีที่คุณต้องการใช้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์เพื่อจุดประสงค์นั้น ไปข้างหน้าและตรวจสอบแผนภูมิเปรียบเทียบของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม.

สิ่งสำคัญที่สุดของกลยุทธ์การจัดเก็บไฟล์และการสำรองข้อมูลของคุณคือความปลอดภัย การเข้ารหัสเป็นพื้นฐานที่คุณต้องปกป้องไฟล์ของคุณจากการจารกรรมและการโจรกรรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันการสำรองข้อมูลของคุณเข้ารหัสไฟล์ของคุณอย่างถูกต้อง. 

นอกจากนี้โปรดทราบว่ากลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ดีที่สุดนั้นไม่มีค่าหากคุณไม่ทดสอบการกู้คืน ทำการทดสอบคืนค่าการสำรองข้อมูลของคุณเสมอหรืออาจเป็นเดือนละครั้ง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถตรวจสอบว่าไฟล์ทั้งหมดของคุณมีอยู่ในกรณีที่ฮาร์ดไดรฟ์ล้มเหลวหรือสูญเสียข้อมูลประเภทอื่น. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me