ของขวัญของ Cloudwards: 17 เคล็ดลับสำหรับระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์

อนาคตคือคลาวด์คอมพิวติ้งและมันจะยอดเยี่ยม! แต่อนาคตใกล้มาถึงแล้วเนื่องจากกว่า 77% ของผู้ประกอบการใช้คอมพิวเตอร์คลาวด์ในช่วงกลางปี ​​2558.


นั่นเป็นสาเหตุที่เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีความสำคัญมากกว่าที่เคย และแนวโน้มที่สังเกตได้ชัดเจนคือธุรกิจส่วนใหญ่กำลังพัฒนาความชอบเป็นพิเศษสำหรับแอปพลิเคชัน Software-as-a-Service (SaaS) เช่น:

  • Google Apps
  • Salesforce
  • Zendesk

องค์กรต้องใช้เวลาน้อยลงในการดูแลระบบซ้ำ ๆ และควรเน้นกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติผ่านการรวมแอพ SaaS ทำให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์นี้ได้อย่างง่ายดาย.

นอกจากนี้ด้วยระบบอัตโนมัติไม่มีข้อผิดพลาดจากมนุษย์เมื่อแอพพูดคุยกันผ่าน API และมีการไหลของข้อมูลที่ราบรื่นระหว่างกัน.

ดังนั้นธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้เช่นกันเนื่องจากค่าใช้จ่ายน้อยลงแก้ไขข้อผิดพลาดของมนุษย์ เนื่องจากชีวิตคือการประหยัดเวลาให้เรามาดูเคล็ดลับ 17 อันดับแรกของนวัตกรรมสำหรับกระบวนการทำงานอัตโนมัติ.

ฉันชอบที่จะมุ่งเน้นไปที่เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมืออัตโนมัติเช่น IFTTT และ Zapier ที่ทำให้การเรียกใช้การกระทำในแอปพลิเคชั่นหนึ่งง่ายขึ้น – ขอบคุณบางเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแอปอื่น.

Contents

1. ใช้ Zapier เพื่อผสานรวม Salesforce Leads เข้ากับ Mailchimp

Zapier สามารถตั้งค่าการโต้ตอบระหว่างทริกเกอร์และการกระทำสำหรับการใช้งานที่หลากหลายตั้งแต่การจัดการอีเมลอัตโนมัติไปจนถึงการจัดการบัญชีโซเชียลมีเดีย. 

ตัวอย่างในอุดมคติของสถานการณ์นี้คือการตั้งค่า“ zap” (กฎสำหรับทริกเกอร์และการกระทำ) ที่จะระบุอีเมลที่มีวิดีโอและบันทึกไฟล์สื่อเหล่านั้นไปยังบริการคลาวด์โดยตรงเช่น Dropbox.

ฉันเคยทำการวิจัยมากมายเกี่ยวกับหนึ่งในระบบ Salesforce ของลูกค้าของฉันและพบวิธีการรวม Salesforce และ Mailchimp เพื่อนำเข้า Salesforce ใหม่โดยอัตโนมัติ – ในฐานะสมาชิกของรายการ MailChimp ของลูกค้า.

ทำไมคุณต้องใช้เคล็ดลับนี้?

เป็นไปได้ที่จะนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อหรือลูกค้าเป้าหมายจาก Salesforce ไปยังรายการ MailChimp ในฐานะสมาชิกโดยใช้ความสามารถในการรวม Salesforce ของ MailChimp ในตัวสำหรับผู้ใช้ระดับผู้จัดการขึ้นไป.

อย่างไรก็ตามกระบวนการนี้จะต้องทำซ้ำทุกครั้งที่มีการอัปเดต Salesforce พร้อมระเบียนหรือโอกาสในการขายใหม่ วิธีที่ดีที่สุดในการนำเข้าลูกค้าที่มุ่งหวังสู่ Mailchimp หนึ่งครั้งจากนั้นทำให้กระบวนการของการป้อนพนักงานขายใหม่เข้าสู่ Mailchimp โดยอัตโนมัติโดยใช้ Zapier.

ธุรกิจสามารถสร้าง zaps เพื่อนำเข้าฝ่ายขายใหม่ใน Mailchimp โดยไม่สนใจสิ่งเก่า ๆ.

กระบวนการนี้สามารถทำได้โดยอัตโนมัติสำหรับลูกค้าที่มุ่งหวังใหม่ทั้งหมด เมื่อเพิ่มลูกค้าที่มุ่งหวังใหม่ลงใน Salesforce แล้ว Zapier จะรวมเข้ากับรายการ MailChimp ในฐานะสมาชิก.

2. จัดการไฟล์อัตโนมัติ

การจัดการข้อมูลอาจน่าเบื่อถ้าจำเป็นต้องดาวน์โหลดหรืออัพโหลดไฟล์หลายไฟล์ไปยังบริการจัดเก็บไฟล์โดยเฉพาะ ธุรกิจสามารถรับข้อมูลจากลูกค้าในแต่ละวัน ที่ควรจะอัปโหลดไปยังสถานที่แห่งเดียวซึ่งอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก.

และหากคุณต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลด้วยอาการปวดหัวจากการดาวน์โหลดและการถ่ายโอนข้อมูลไปยังผู้ให้บริการรายใหม่จะยิ่งแย่ลงไปอีก.

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่ธุรกิจจะทำภารกิจการจัดการไฟล์โดยอัตโนมัติด้วยการสร้าง zap หรือโดยใช้ zap ที่มีอยู่ใน Zapier.

ตัวอย่างเช่นในขณะที่ย้ายจาก Google Drive เป็น Dropbox ธุรกิจสามารถใช้หนึ่งใน zap ที่เตรียมไว้ดังต่อไปนี้โดยคลิกที่ตัวเลือก“ Use Zap นี้” ดังที่แสดงด้านล่าง:


© Cloudwards.net

ในบรรทัดที่คล้ายกันคุณสามารถใช้ zaps อื่นเพื่อย้ายไฟล์ข้ามผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ เช่น:

  • กล่อง -> Dropbox
  • กล่อง -> วันไดรฟ์
  • วูฟู -> Dropbox

คุณสามารถใช้ zap เพื่ออัปโหลดไฟล์ข้อมูลใหม่ได้ Google Drive – ขึ้นอยู่กับรายการที่ทำในรูปแบบ Wufoo.

3. ใช้ประโยชน์จาก Zaps แบบหลายขั้นตอน

เคล็ดลับสองข้อข้างต้นระบุวิธีการใช้ zaps ยูทิลิตี้สูงเพื่อตั้งค่าทริกเกอร์และการกระทำที่เกี่ยวข้อง ฉันเพิ่งเริ่มใช้ฟังก์ชันใหม่ที่เสนอโดย Zapier: หลายขั้นตอน zap ตามชื่อที่แนะนำคุณสามารถตั้งค่าการทำงานหลายอย่างในแอพที่แตกต่างกัน – สำหรับทริกเกอร์เดียวกัน.

ฉันรู้สึกกลัวกับการทำงานหลายขั้นตอนเนื่องจากฉันไม่สามารถหยุดคิดได้ว่าจะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลาได้มากเพียงใดโดยอัตโนมัติหลายขั้นตอนในครั้งเดียวแทนที่จะเสียเวลาในการตั้งค่าแต่ละช่องว่าง.

นอกจากนี้กระบวนการสร้าง multi-zap นั้นคล้ายคลึงกับการทำ zap เดียวยกเว้นขั้นตอนสุดท้ายของแต่ละรายการการกระทำสามารถดำเนินการต่อได้หลายครั้งตามที่คุณต้องการ.

หรือคุณสามารถสร้าง zap ใหม่ตั้งค่าทริกเกอร์และการกระทำจากนั้นเข้าร่วมกับ zap อื่น.

ในช่องว่างดังกล่าวข้อมูลจะไหลจากบนลงล่างคล้ายกับน้ำตก และคุณสามารถใช้ข้อมูลจากขั้นตอนเฉพาะขณะเรียกใช้การกระทำในขั้นตอนใด ๆ ต่อไปนี้.

ตัวอย่างที่ดีเยี่ยมของ zap เช่นนี้สำหรับธุรกิจในการรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ของแอพรวมถึงข้อมูลลูกค้าจากอีเมลและแบบฟอร์มลงในสเปรดชีต Google เดียวหรือเครื่องมือ CRM เช่น Salesforce.

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากขึ้นด้วย zaps แบบหลายขั้นตอน เป็นตัวอย่างให้เราพิจารณาเวิร์กโฟลว์ที่สร้างขึ้นโดยใช้ zaps แบบหลายขั้นตอน – ด้วย Typeforms.

ตั้งค่าทริกเกอร์ให้เป็นการตอบสนองใด ๆ ที่ได้รับจากเครื่องมือแบบฟอร์ม เมื่อมีการเรียกใช้การตอบสนองจะเป็นการเปิดใช้งานการกระทำแรกและบันทึกการตอบสนองลงในสเปรดชีตของ Google.

4. บูรณาการถ้านั่นคือสิ่งนั้นด้วย Google Drive

IFTTT (ถ้าอย่างนั้นนี่คือ) เป็นเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่ง่ายต่อการใช้งานซึ่งทำให้ง่ายสำหรับธุรกิจที่จะทำให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ.

สามารถใช้เชื่อมต่อกับแอพต่าง ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในขณะที่ทำงานเช่นติดตามงบประมาณของ บริษัท ในระหว่างเดินทางและตรวจสอบงานของพนักงานทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว.

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการใช้ IFTTT คือการรวมเข้ากับ Google Drive สูตร IFTTT จำนวนมากสามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากขึ้นจาก Google Drive เนื่องจากทั้งสองวิธีผสมผสานกันอย่างราบรื่น.

คุณสามารถเชื่อมโยง IFTTT กับหน้าบัญชีธุรกิจ Twitter และสร้างที่เก็บถาวรของทวีตที่โพสต์ทั้งหมด คุณสามารถจัดเก็บไฟล์เก็บถาวรนั้นบน Google Drive โดยใช้ Google Spreadsheet เพื่อดูเนื้อหาโซเชียลมีเดียทั้งหมดที่โพสต์โดยธุรกิจบน Twitter อย่างรวดเร็ว.

นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะเพิ่มการตอบกลับและรีทวีตในที่เก็บถาวรเดียวกัน ในการเริ่มใช้สูตร IFTTT เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  • เข้าสู่บัญชี IFTTT ของคุณ
  • เชื่อมต่อบัญชี IFTTT กับบัญชี Twitter และ Google Drive


© Cloudwards.net

  • คลิก“ เพิ่ม” บนลิงก์เคล็ดลับ IFTTT หลังจากลงชื่อเข้าใช้บัญชี IFTTT ของคุณ


© Cloudwards.net

เมื่อธุรกิจของคุณอนุญาตให้ IFTTT เข้าถึงแอพที่เกี่ยวข้อง (Google ไดรฟ์ในกรณีนี้) สูตรที่พร้อมใช้งานจะถูกตั้งค่าเพื่อการใช้งานที่รวดเร็ว นอกจากนี้คุณยังสามารถรวม Dropbox และ Google Drive เพื่อส่งไฟล์ใหม่จากไฟล์ใดไฟล์หนึ่งหากความต้องการของธุรกิจคือการเปลี่ยนบริการเก็บข้อมูล.

แม้แต่รูปภาพที่อัพโหลดไปยังหน้าโซเชียลมีเดียสามารถสำรองข้อมูลบน Google ไดรฟ์โดยใช้สูตรที่เผยแพร่แล้วในลักษณะที่คล้ายกัน.

5. ตั้งค่าการเตือนโดยอัตโนมัติทันเวลาใน Slack

Slack ช่วยรักษาการสื่อสารที่ไร้รอยต่อภายในทีมหรือสภาพแวดล้อมกลุ่ม – ผ่านช่องทาง Slack.

พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้: ธุรกิจส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลถึงพนักงานของ บริษัท สำหรับเหตุการณ์บางอย่างเช่น:

  • การประชุมโครงการประจำเดือน
  • งานประจำเติมเวลา
  • กิจกรรมการทำงานร่วมกันเป็นทีม

และกิจกรรมอื่น ๆ ที่ต้องมีส่วนร่วมหรือมีส่วนร่วมจากกลุ่มคน แทนที่จะส่งอีเมลด้วยตนเองจะเป็นการง่ายกว่าที่จะส่งการแจ้งเตือนไปยังทุกคนที่ยอมรับกิจกรรมเฉพาะในปฏิทิน Google.

ดังนั้นเคล็ดลับนี้เกี่ยวข้องกับการรวมปฏิทิน Google กับ Slack เพื่อเตือนความจำในเวลาที่เหมาะสม.


© Cloudwards.net

มีสูตร IFTTT สำเร็จรูปซึ่งระบุว่า“ ก่อนที่เหตุการณ์ปฏิทินจะเริ่มต้นให้โพสต์การแจ้งเตือนไปยังแชนเนล Slack” คุณสามารถอนุญาตให้เข้าถึงทั้ง Google ปฏิทินและ Slack เพื่อตั้งค่าการรวมนี้.

ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของช่อง Slack จะได้รับการแจ้งเตือนก่อนที่กิจกรรม Google ปฏิทินจะเริ่มขึ้น.

การแจ้งเตือนอัตโนมัติในช่องทาง Slack ช่วยให้ธุรกิจมั่นใจว่าจะมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้นในกิจกรรมต่างๆโดยไม่ต้องเสียเวลาในการส่งการแจ้งเตือน.

6. สร้างกิจกรรมอัตโนมัติผ่านรายการที่ต้องทำของ Trello

เครื่องมือการจัดการโครงการและความร่วมมือออนไลน์ Trello เกี่ยวข้องกับการใช้“ Trello cards” บัตรเหล่านี้เป็นงานที่ต้องทำโดยสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันภายในระยะเวลาที่กำหนดตามที่ระบุโดยวันที่ครบกำหนดของการ์ด. 

ด้วย Trello Calendar คุณสามารถตั้งค่าการเตือนสำหรับวันที่ครบกำหนด แต่การแจ้งเตือนดังกล่าวจะทำงานเฉพาะในการ์ดที่กำหนดให้กับพนักงานโดยเฉพาะ.

ขณะนี้มีความเสี่ยงที่พนักงานอาจพลาดกำหนดเวลา ดังนั้นจึงจำเป็นต้องซิงค์งานที่ จำกัด เวลากับ Google ปฏิทินเนื่องจากพลาดการมอบหมายหรือการแจ้งเตือนได้ง่าย.

ดังนั้นคุณต้องใช้แอปปฏิทินที่มีประโยชน์อื่นสำหรับทีมเช่นคุณสามารถใช้รายการที่ต้องทำซิงค์ของ Trello กับ Google Calendar สำหรับงานที่มีวันที่ครบกำหนด.

คุณสามารถใช้ zap แบบ premade กับ Zapier เพื่อสร้างกิจกรรม Google ปฏิทินจากการ์ด Trello.

อย่างไรก็ตามแม้ว่าธุรกิจจะไม่ใช้ Zapier แต่ก็ยังสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้ด้วยการเปลี่ยนการตั้งค่าง่ายๆใน Trello และ Google Calendar – เพื่อช่วยเชื่อมต่อพวกเขา.

ด้านล่างเป็นขั้นตอนที่จะเปิดใช้งานวันที่ครบกำหนดของบัตร Trello เพื่อแสดงใน Google ปฏิทิน:

  • ขั้นแรกเปิดการ์ด Trello โดยคลิกที่การ์ดแล้ว“ วันครบกำหนด” ทางด้านขวา.
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินในตัวของ Trello ใช้งานได้โดยคลิกที่ “เปิดใช้งานปฏิทินเพิ่มพลัง” ซึ่งปรากฏที่ด้านล่างของมินิปฏิทิน.


© Cloudwards.net

  • จากนั้นคลิกที่ “เพิ่มพลัง” ซึ่งปรากฏในด้านขวามือของเมนู Trello ของแผงควบคุมบัญชี.


© Cloudwards.net

  • เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคลิก“ เปิดใช้งาน” จากนั้นคลิกที่ไอคอนการตั้งค่าเพื่อเปิดใช้งาน iCalendar – และคัดลอกลิงค์ของเว็บที่สร้างขึ้น.
  • นี่คือตัวอย่างของเว็บลิงค์ที่จะช่วยเชื่อมต่อปฏิทินของ Trello กับ Google.


© Cloudwards.net

  • หลังจากลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Calendar ของคุณแล้วให้คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏถัดจาก“ ปฏิทินอื่น ๆ ” ทางด้านซ้ายมือแล้วเลือก“ เพิ่มด้วย URL”.


© Cloudwards.net

  • ลิงก์ iCalendar ซึ่งคุณคัดลอกมาจาก Trello จะต้องวางที่นี่
  • จากนั้นคลิกที่ “เพิ่มปฏิทิน” และนั่นคือ!

หลังจากนั้นสักครู่ปฏิทินของ Trello จะถูกนำเข้าไปยังปฏิทินของ Google และจะเริ่มปรากฏภายใต้หัวข้อ “ปฏิทินอื่น ๆ ” ที่แถบด้านข้างขวา.

ในที่สุดการ์ด Trello ที่มีวันครบกำหนดจะปรากฏเป็นกิจกรรมในปฏิทิน.

7. รวมไฟล์ Google Drive ใน Evernote Notes ด้วยภาพตัวอย่างขนาดย่อ

ความเป็นไปได้ใหม่ที่เปิดขึ้นเมื่อต้นปีนี้เกี่ยวกับการเสนอบริบทเพิ่มเติมให้กับแนวคิดที่จับใน Evernote.


© Cloudwards.net

ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มไฟล์ Google Drive ลงใน Evernote เป็นลิงก์แบบคลิกได้ที่ปรับปรุงหรือวัตถุที่แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับไฟล์เช่น:

  • ชื่อไฟล์
  • ประเภทไฟล์
  • วันที่แก้ไขล่าสุด

อย่างไรก็ตามการสนับสนุนไฟล์ Google ไดรฟ์ในปัจจุบันนั้นใช้ได้เฉพาะกับ Evernote สำหรับ Android และ Evernote Web บน Chrome (รุ่นเบต้า) การใช้งานโดยอัตโนมัติของคุณสมบัติอัตโนมัตินี้คือการเชื่อมโยงบันทึกงบประมาณ (ใน Evernote) พร้อมไฟล์งบการเงินหรือใบแจ้งหนี้จาก Google Drive.

หากต้องการตั้งค่าการรวมระหว่าง Google Drive และ Evernote เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้หนึ่งครั้ง:

  • เข้าสู่บัญชี Evernote และ Google Drive ของคุณจากอุปกรณ์ที่ต้องการ
  • เลือกไอคอนของ Google Drive จากแถบเครื่องมือแก้ไขของ Evernote เพื่อแนบไฟล์ที่เลือก
  • การแจ้งเตือน“ เชื่อมต่อกับ Google ไดรฟ์” จะปรากฏขึ้น
  • หลังจากคลิกที่ไอคอนไอคอนจะขออนุญาตให้ Evernote เข้าถึงไฟล์ไดรฟ์และต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์ครั้งเดียว
  • ข้อความแจ้งที่คล้ายกันจะปรากฏขึ้นเมื่อคัดลอก / วางไฟล์ลิงก์ Google Drive ลงใน Evernote
  • ไม่ว่าในกรณีใดเมื่อเลือกตัวเลือก“ เชื่อมต่อ” การเข้าถึงจะได้รับการกำหนดให้กับ Google Drive สำหรับความพยายามในการเข้าถึงในอนาคตทั้งหมด

สำหรับแพลตฟอร์มที่ยังไม่รองรับการรวม Evernote-Google Drive ไฟล์จะปรากฏเป็นลิงค์ข้อความธรรมดาใน Evernote อันที่จริงลิงก์ไฟล์ Google Drive ที่เพิ่มเข้าไปในตารางหรือรายการหัวข้อย่อยจะแสดงเป็นลิงก์ข้อความธรรมดา.

8. โคลนงานข้ามทีมโดยมอบหมายสำเนากับอาสนะ

อาสนะเป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการและรายการสิ่งที่ต้องทำที่ประสบความสำเร็จซึ่งช่วยให้ผู้คนมอบหมายงานให้กับทีมและติดตามพวกเขาโดยรักษาสิทธิอำนาจที่เหนือกว่า (เช่นผู้จัดการ) ไว้ในวง.

คุณสามารถใช้คำสั่งที่ซ้ำกันสำหรับการโคลนงานที่คุณกำหนดให้กับสมาชิกในทีมในโครงการที่แตกต่างกัน.


©อาสนะ

อย่างไรก็ตามมีสมาชิกหลายคนที่ปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์มีโอกาสที่จะมีสิ่งที่สำคัญถูกลบหรือเขียนทับ เพื่อเอาชนะปัญหานี้อาสนะสามารถโคลนงานข้ามทีมต่าง ๆ โดยเพียงแค่มอบหมายสำเนาโดยไม่ต้องใช้คำสั่งซ้ำในโครงการลับ.

ในฐานะผู้จัดการหรือผู้ดูแลโครงการคุณสามารถสร้างเทมเพลตที่เหมือนกับงานอื่นที่มีอยู่สำหรับทีมโครงการอื่น.

คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้โดยคลิกที่ไอคอนบุคคล สามารถทำได้โดยเพียงแค่พิมพ์ชื่อหลายชื่อเพื่อคัดลอกและมอบหมายงานเดี่ยวให้กับบุคคลหลายคนในทีม.

เมื่อแนบสำเนาแล้วผู้ใช้ Asana ที่ทำกิจกรรมจะถูกเพิ่มเป็นผู้ติดตามสำหรับงานนั้น ในโครงการกิจกรรมดังกล่าวมีแนวโน้มที่จะดำเนินการโดยผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงที่สามารถติดตามความคืบหน้าของงานเหล่านั้นได้ทันเหตุการณ์.

9. สร้างใบแจ้งหนี้ QuickBooks จากโอกาสปิดการขายของ Salesforce

เครื่องมือทำงานอัตโนมัติในชุมชน Workato มีสูตรการรวมแอพที่ยอดเยี่ยมเพื่อใช้งานอัตโนมัติบางอย่าง.

ตัวอย่างเช่นฉันได้ติดตั้งสูตร Workato ที่พร้อมใช้งานเรียบร้อยแล้วสำหรับการย้ายโอกาสในระบบปิดของ Salesforce ไปยังซอฟต์แวร์การบัญชีของ Quickbooks เป็นใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า.

คุณสามารถคลิกที่ “ติดตั้ง” เพื่อสร้างสำเนาของสูตรตามที่เห็นด้านล่าง.


© Salesforce

ธุรกิจสามารถกำหนดค่าสูตรนี้และเริ่มกระบวนการอัตโนมัติตามข้อกำหนดของโครงการ บูรณาการระหว่าง Salesforce และ QuickBooks

  • หากลูกค้าไม่อยู่ใน QuickBooks สูตรนี้จะค้นหาผู้ติดต่อ Salesforce และสร้างลูกค้า
  • หากโอกาสไม่มีรายการโฆษณาก็จะสร้างใบแจ้งหนี้ QuickBooks พร้อมหนึ่งบรรทัดและอัปเดต Salesforce ตามนั้น
  • ถ้าโอกาสของ Salesforce มีรายการมันจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีรายการโฆษณาที่เกี่ยวข้องใน QuickBooks (หากยังไม่ได้แสดง)

10. บูรณาการ Trello กับ Slack สำหรับการส่งข้อความอัตโนมัติ

การบูรณาการ Trello และ Slack สามารถทำให้ธุรกิจของคุณง่ายขึ้น ถ้าคุณใช้อันแรกเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการและอันที่สองเป็นเครื่องมือสื่อสาร.

การรวมเข้าด้วยกันของ Trello-Slack ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกกิจกรรมในการ์ด Trello จะได้รับการส่งการแจ้งเตือนไปยังช่องทาง Slack ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำให้การรับส่งข้อความใน Slack for Trello เกี่ยวข้องกับกิจกรรม:

  • คลิกที่ตัวเลือกเมนูหลังจากเข้าสู่ Slack


© Cloudwards.net

  • เลือก“ แอพ & ตัวเลือกการรวม” ซึ่งจะเปิดหน้าใหม่ที่มีแอพทั้งหมดที่ Slack สามารถรวมได้


© Cloudwards.net

  • จะปรากฏข้อความขึ้นเพื่อขอการรับรองความถูกต้องกับ Trello และเลือกแชนเนล Slack ซึ่งจะแสดงการอัปเดต
  • เป็นไปได้ที่จะใช้แชนเนล Slack ที่มีอยู่หรือสร้างขึ้นใหม่
  • ธุรกิจสามารถเพิ่ม Trello และตัดสินใจว่าเหตุการณ์ใดและการแจ้งเตือนของคณะกรรมการ Slack ได้รับ

ส่วนที่ดีที่สุดคือคุณสามารถรวมบอร์ด Trello หลายอันเข้ากับ Slack ได้โดยเพียงเพิ่มการรวม Trello อื่น และเป็นไปได้ที่จะลบ Trello Integration ออกจาก Slack.

11. แปลงอีเมลเป็นการ์ด Trello โดยอัตโนมัติ

ด้วย Trello วัตถุประสงค์คือเพื่อจัดการงานและรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตามอีเมลหลายฉบับสามารถมีรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่แตกต่างกัน.

ดังนั้นแทนที่จะสร้างการ์ดสำหรับอีเมลทุกฉบับที่ได้รับมันสมเหตุสมผลกว่าที่จะทำการแปลงอีเมลเป็นการ์ดโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถเข้าถึงได้บนกระดานของ Trello โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  • เข้าสู่ระบบ Trello และคลิกที่“ การตั้งค่าอีเมล์ต่อบอร์ด” ซึ่งจะปรากฏในแถบด้านข้างทางด้านขวาของบอร์ด.


© Cloudwards.net

  •  ที่อยู่อีเมลของ Trello ที่ไม่เหมือนใครทั้งหมดจะปรากฏขึ้นซึ่งจะต้องคัดลอกและเพิ่มไปยังบัญชีอีเมล
  • อีเมลจะถูกแปลงเป็นการ์ดจากที่อยู่เฉพาะนี้
  • เมื่อได้รับอีเมลที่ทำหน้าที่เป็นงานก็จะต้องส่งด้วยตนเองไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันของบอร์ด
  • ในขณะที่กระบวนการตั้งค่าส่วนใหญ่เป็นกิจกรรมแบบครั้งเดียวขั้นตอนสุดท้ายนี้จะต้องทำซ้ำทุกครั้งที่มีการแปลงอีเมลเป็นการ์ด

หรือคุณสามารถใช้ Zapier และ zap ที่พร้อมใช้งานสำหรับกระบวนการอัตโนมัติเดียวกัน.

คุณสามารถใช้ zap สามอย่างต่อไปนี้:

  • สร้างการ์ด Trello จากอีเมล Gmail ใหม่โดยเพิ่มป้ายกำกับเฉพาะ
  • สร้างการ์ด Trello จากอีเมล Office 365 ใหม่ในกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์
  • สร้างการ์ด Trello ใหม่รวมถึงที่อยู่อีเมลของ Zapier ใน Cc ขณะที่ส่งอีเมลใหม่ด้วย Bcc Zapier

12. ใช้ Evernote เพื่อสร้างนามบัตรด้วยข้อมูล LinkedIn

การพบปะกับลูกค้าธุรกิจใหม่และที่มีศักยภาพเป็นกิจกรรมปกติสำหรับพนักงานขายและการตลาดใน บริษัท ใด ๆ นอกเหนือจากการจดบันทึกย่อเกี่ยวกับสิ่งที่กล่าวถึงในการประชุมแล้วมันยังมีเหตุผลที่จะต้องถ่ายรูปนามบัตรของลูกค้า.

บัตร Evernote
© othree

และถ้าคุณถ่ายภาพด้วยกล้อง Evernote จะถูกบันทึกลงใน Evernote โดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะหลีกเลี่ยงการใช้กล้องตัวอื่นและบันทึกภาพลงใน Evernote ในภายหลังซึ่งอาจเป็นงานที่น่าเบื่อมาก.

นอกจากนี้ Evernote จะดึงข้อความจากการ์ดและค้นหาผู้ติดต่อทางธุรกิจบน LinkedIn และค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากโปรไฟล์.

รายละเอียดการติดต่อทางธุรกิจจาก LinkedIn จะปรากฏข้างรายละเอียดการติดต่อปกติที่เก็บไว้ใน Evernote โดยเฉพาะถ้าคุณใช้บัญชี Pro ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าที่มีศักยภาพใน Evernote เป็นประโยชน์เสมอ.

13. ออกแบบกระบวนการตอบรับด่วนสำหรับทีมธุรกิจด้วย Asana

ด้วย Asana ธุรกิจส่วนใหญ่มีความกังวลมากขึ้นเกี่ยวกับการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและติดตามพวกเขาจนสำเร็จ.

อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่ช่วยให้โครงการเดินหน้าต่อไปโดยการปรับปรุงวิธีการทำงานของพวกเขาคือการตอบรับอย่างรวดเร็วจากสมาชิกในทีม.

อาจมีการตอบรับเป็นระยะ ๆ หรือการประชุมที่จัดขึ้นโดยโครงการต่าง ๆ แต่ก็เหมาะสมที่จะติดตามข้อเสนอแนะและแนวคิดในการปรับปรุงทั้งหมดอย่างต่อเนื่องซึ่งสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันแบ่งปันในช่วงเวลาหนึ่ง.

กลุ่มใหญ่อาจมีแนวคิดมากมายและเป็นไปไม่ได้ที่จะจดจำพวกเขาทั้งหมด ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดคือให้สมาชิกในทีมเลือกความคิดที่ดีที่สุดจากนั้นธุรกิจจำเป็นต้องผ่านรายการคำแนะนำที่เลือกสรรเท่านั้น.

ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างโครงการที่มีชื่อว่า “คำติชม” หรือ “ความคิด” ในอาสนะ และทุกครั้งที่สมาชิกในทีมมีข้อเสนอแนะเขาหรือเธอสามารถเพิ่มเป็นงานของโครงการนั้นได้ สมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ทุกคนสามารถชอบความคิดที่พวกเขาเชื่อว่ายอดเยี่ยม – โดยการเลือกหัวใจ.

ด้วยวิธีนี้ผู้จัดการโครงการหรือผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้องสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับงานทันทีที่ต้องการความสนใจและทำงานกับพวกเขา

14. ลดระยะเวลาในการระบุลูกค้าเป้าหมายที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด

สำหรับองค์กรอาจมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงในการใช้เครื่องมือ CRM ที่มีงบประมาณสูงเช่น Salesforce แต่มันก็เป็นเรื่องยากที่จะไม่พลาดฟังก์ชั่นและแฮ็กที่เสนอโดยเครื่องมือคุณภาพดังกล่าวโดยเฉพาะเมื่อมองหาโอกาสในการขายที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจากยอดขายจำนวนมากที่ธุรกิจอาจได้รับ.

ดังนั้นระบบ CRM ที่ราคาไม่แพงเช่น Nimble สามารถใช้งานได้ Zapier สามารถช่วยขยายขีดความสามารถของฟังก์ชั่นผ่านการรวมเข้ากับแอพสร้างโอกาสในการขายที่หลากหลายรวมถึง:

  • MailChimp
  • Gmail
  • LinkedIn

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ zaps จำนวนมากเพื่อรับโอกาสในการขายจากแอพดังกล่าวไปยัง Nimble ซึ่งเป็น CRM ที่เชื่อมต่อกับสังคมและสามารถค้นหาโปรไฟล์โซเชียลที่สอดคล้องกันของผู้นำได้อย่างง่ายดาย ที่อาจเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญสำหรับทีมขาย.

ดังนั้นการใช้ Zapier เพื่อรวม Nimble กับแอปที่สร้างโอกาสในการขายอาจช่วยลดเวลาที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขา.

ตัวอย่างเช่นเป็นไปได้ที่จะใช้ zap ที่สร้างไว้ล่วงหน้าด้านล่างสำหรับ Nimble:

  • สร้างรายชื่อที่ติดต่อว่องไวจากผู้สมัครสมาชิก MailChimp.
  • สร้างที่ติดต่อที่ว่องไวจากการอัปโหลดนามบัตรใหม่ใน FullContact.
  • สร้างที่ติดต่อว่องไวจาก Wufoo.

15. โพสต์ภาพขนาดเต็มบน Twitter ผ่าน Instagram

การตลาดสื่อโซเชียลได้เปลี่ยนวิธีการที่ธุรกิจเข้าถึงลูกค้าในปัจจุบัน.

ฉันได้จัดการบัญชีลูกค้าหลายบัญชีซึ่งทำให้ฉันต้องโพสต์การอัปเดตเป็นประจำโดยเฉพาะรูปภาพในโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของพวกเขา การโพสต์รูปภาพบน Facebook และ Instagram เป็นเรื่องง่ายเนื่องจากแสดงในขนาดเต็ม.

อย่างไรก็ตามเมื่อใดก็ตามที่ฉันลองรวมสื่อสังคมออนไลน์สำหรับโพสต์ใด ๆ ที่อัปเดตบน Instagram ภาพที่สอดคล้องกันได้แสดงเป็นลิงค์บน Twitter.

เมื่อฉันใช้ IFTTT เพื่อรวมบัญชี Twitter และ Instagram ของธุรกิจก็เป็นไปได้ที่จะได้รับมุมมองแบบเต็มของภาพในฟีด Twitter ของลูกค้า ใช่เพียงแค่โพสต์ภาพถ่ายในบัญชี Instagram สูตร IFTTT ด้านล่างช่วยให้มั่นใจว่าจะแสดงภาพเต็มรูปแบบบน Twitter เช่นกัน:

แบ่งปันภาพถ่าย Instagram ของคุณเป็นภาพ Twitter ดั้งเดิม.

16. การรวม Zendesk โดยใช้ Azuqua Workflow Automator

Azuqua เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในการรวมแอพ SaaS ซึ่งมีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติในจุดต่าง ๆ.

มันเสนอแพ็ค Zendesk FLO ซึ่งประกอบด้วยหลาย FLOs (เหล่านี้คล้ายกับสูตร IFTTT และ Zapier Zaps) ซึ่ง Zendesk ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับแอพอื่น ๆ ได้มากมาย.

ดังนั้นชุด FLO สามารถใช้เพื่อส่งการแจ้งเตือนทันทีไปยังตัวแทนฝ่ายสนับสนุนของธุรกิจทันทีที่มีการลบความคิดเห็นหรือทวีตในหน้า Twitter ของ บริษัท มี FLO ที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับฟังก์ชันนี้.


© Cloudwards.net

การใช้ FLO ที่สร้างไว้ล่วงหน้านี้ (ดังที่เห็นด้านบน) บัญชี Twitter ของคุณจะได้รับการตรวจสอบสำหรับคำหลักที่ระบุ อย่างไรก็ตามก่อนอื่นคุณต้องกำหนดค่าบัญชี Twitter:


© Cloudwards.net

ทวีตเชิงลบใด ๆ ที่ระบุจากชื่อผู้ใช้เฉพาะหรือเกี่ยวข้องกับคำหลักจะส่งผลให้มีการส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังตัวแทนฝ่ายสนับสนุน.

17. การบันทึกไฟล์แนบ Gmail ที่สำคัญสำหรับการเข้าถึงใน Evernote

มีหลายครั้งที่พนักงานในองค์กรเจออีเมลสำคัญที่มีไฟล์แนบซึ่งต้องใช้เวลาในการอ่านมากขึ้นเนื่องจากอาจมีข้อมูลที่มีค่าซึ่งต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียด.

และแทนที่จะทำให้พนักงานใช้งานบัญชี Gmail ของพวกเขาหลายครั้งมันเหมาะสมกว่าที่จะจัดให้พวกเขามีแฮ็คเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติซึ่งจะบันทึกอีเมลและไฟล์แนบเพื่อการเข้าถึงในภายหลัง.

ดังนั้นอีเมลและไฟล์แนบจึงสามารถจัดเก็บใน Evernote เป็นบันทึกย่อใหม่ได้ คุณเพียงแค่ต้องทำเครื่องหมายข้อความอีเมลที่เกี่ยวข้อง ที่จะต้องเข้าถึงได้ในภายหลังด้วย “ดาว”.

สูตร IFTTT ด้านล่างจะช่วยผสานรวม Gmail และ Evernote ด้วยการขออนุญาตเชื่อมต่อทั้งสอง:


© Cloudwards.net

ในขณะที่ใช้บัญชีฟรีของ Evernote จะถามว่าคุณต้องการให้ IFTTT ใช้เวลาเท่าไร เมื่อได้รับอนุญาตแล้วสูตร IFTTT จะถามว่าจะต้องบันทึกอีเมลที่ติดดาวไว้ที่ไหน.


© Cloudwards.net

ทันทีที่คุณคลิก“ เพิ่ม” สูตรจะถูกสร้างขึ้นและพร้อมใช้งานต่อไป.

สรุป…

17 เคล็ดลับเหล่านี้มาจาก:

  • ประสบการณ์ส่วนตัว
  • การทำงานกับลูกค้าที่แตกต่างกัน
  • ช่วยงานเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ.

ฉันหวังว่าพวกเขาจะพิสูจน์ว่ามีประโยชน์ในรูปแบบต่าง ๆ โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมที่ใช้พวกเขา ด้วยเครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่มากมายมันสมเหตุสมผลที่จะใช้มันอย่างเหมาะสมทั้งผ่านทริกเกอร์และแอ็คชันที่เข้าถึงได้ง่ายหรือโดยการปรับแต่งเดียวกัน.

ในตอนท้ายของวันทุกองค์กรต้องการที่จะประหยัดเวลาโดยอัตโนมัติงานที่น่าเบื่อ และประหยัดเวลาสามารถใช้กับงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งต้องมีการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเช่นการวางกลยุทธ์และการตัดสินใจ.

หากคุณใช้วิธีแก้ปัญหากระบวนการทำงานอัตโนมัติใด ๆ ที่ บริษัท ของคุณโปรดแบ่งปันประสบการณ์อันมีค่าดังกล่าวในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง แม้ว่าคุณจะไม่รู้สึกยินดีที่จะแสดงความคิดเห็นในเคล็ดลับที่กล่าวถึงที่นี่และขอบคุณสำหรับการอ่าน!

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map