5 เครื่องมือที่ทำให้การจัดการเอกสารน้อยลงอย่างมาก


© Cloudwards.net


มีวลีสามคำจำนวนมากที่ทำให้คุณหลับได้เร็วกว่า “การจัดการเอกสารทางธุรกิจ” มาก แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น.

ย้อนกลับไปในยุคของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปแบบดั้งเดิมไม่มีวิธีใดที่เป็นไปได้ในการจัดการเอกสารทางธุรกิจใด ๆ ที่น้อยกว่าประสบการณ์อันยิ่งใหญ่ แต่ตอนนี้ด้วยแอประบบคลาวด์ที่สง่างามเรามีระบบที่ใช้งานง่ายและออกแบบมาเพื่อให้ผู้คนใช้งานได้จริง.

ต่อไปนี้เป็นเครื่องมือห้าข้อที่ช่วยให้การทำเอกสารธุรกิจง่ายขึ้นโดยไม่ต้องปวดหัวและ – ถ้าเป็นไปได้ – สนุก.

1. กระดาษดรอปบ็อกซ์

Dropbox Paper – อิงจากแฮ็คแพดก่อนหน้านี้คือคำตอบของ Dropbox สำหรับ Google เอกสาร ทุกคนที่ใช้สื่อในการเขียนจะรับรู้เค้าโครงและวิธีการทำงานของมัน ทุกบรรทัดเป็นบล็อกของตัวเองซึ่งอาจเป็น:

  • ภาพ
  • ไฟล์ Dropbox
  • โต๊ะ
  • รายการหัวข้อย่อย
  • รายการลำดับเลข
  • ช่องทำเครื่องหมาย
  • divider
  • รหัสบล็อก

สำหรับ บริษัท ที่มีองค์ประกอบด้านภาพหรือการจัดรูปแบบพิเศษในเอกสารของพวกเขา Dropbox Paper ทำให้ง่ายต่อการแทรกและจัดรูปแบบ เป็นมากกว่านั้นที่สามารถพูดได้สำหรับ Google เอกสารซึ่งอยู่ใกล้กับ Microsoft Word เพียงเล็กน้อยสำหรับความชอบของฉัน.

การวางลิงก์กระดาษดรอปบ็อกซ์ส่วนตัวลงในเอกสารกระดาษอื่นใช้ลิงก์เป็นบล็อกกรอกชื่ออัตโนมัติและให้คุณข้ามไปมาระหว่างเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วเช่นวิกิภายใน.

Dropbox Paper นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการร่วมมือกันพัฒนาเอกสาร

ในขณะที่มีวิธีแก้ไขปัญหาที่ดีกว่าสำหรับการจัดการและจัดระเบียบเอกสารจริงคุณลักษณะการแสดงความคิดเห็นและการแก้ไขของ Dropbox Paper ทำให้มันดีสำหรับการตีเอกสารกับทีมการแก้ไขและระดมสมองอย่างรวดเร็วเช่นนี้


© Cloudwards.net

สำหรับวิธีที่ครอบคลุมและมีโครงสร้างมากขึ้นในการจัดการเอกสารธุรกิจมีตัวเลือกมากมาย.

เคล็ดลับ Dropbox Paper Pro:

  • ใช้ไอคอน Dropbox เมื่อแก้ไขเอกสารเพื่อฝังไฟล์โดยตรงจากบัญชี Dropbox
  • เชื่อมโยงเอกสาร Dropbox Paper ภายในโดยตรงเพื่อสร้างวิกิของ บริษัท

2. MultCloud

หากคุณทำงานร่วมกับทีมและแผนกที่แยกต่างหากซึ่งใช้ระบบการจัดการเอกสารที่แตกต่างกันคุณจะประหยัดได้มากในการสลับกับ MultCloud.

มันรวมบริการคลาวด์ที่แตกต่างหลากหลาย – เช่น Dropbox, Google Drive และ Evernote – ทั้งหมดในแอพเดียว แม้ในแผนฟรีผู้ใช้สามารถอัดบริการทั้งหมดในที่เดียวและย้ายไฟล์ได้อย่างอิสระระหว่างกันโดยไม่ต้องออกจากแอพ.


© Cloudwards.net

“ปัญหา” กับ MultCloud คือมันได้รับการออกแบบมากขึ้นสำหรับการจัดระเบียบเอกสารและน้อยกว่าสำหรับการดูเอกสาร.

ในขณะที่บางไฟล์เปิดอย่างสมบูรณ์แบบ (รูปภาพและไฟล์ข้อความเป็นต้น) บางไฟล์อาจไม่แสดง เห็นได้ชัดว่า Multcloud ไม่ได้รวมเข้ากับ Evernote อย่างสมบูรณ์เพราะคุณได้รับข้อผิดพลาดเมื่อพยายามเปิดบันทึกในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง.

Multcloud ใช้สำหรับการดูและจัดการไฟล์จากบริการต่าง ๆ

Multcloud เป็นโซลูชันคุณภาพสำหรับการดาวน์โหลดการดูและการจัดระเบียบไฟล์ มันเชื่อมต่อกับบริการที่รู้จักกันน้อยเช่น Alfresco, Copy และ Mediafire. หากคุณมีไฟล์ในบริการเหล่านั้นคุณสามารถถ่ายโอนไฟล์เหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย.

เคล็ดลับ Multcloud Pro:

  • ใช้ Multcloud เพื่อย้ายไปยังบริการคลาวด์ใหม่หากคุณคิดจะเปลี่ยนเป็น Dropbox หรือ Google Drive
  • คัดลอกภาพหน้าจอ Evernote ไปยังไฟล์เซิร์ฟเวอร์คลาวด์ของตัวเองเพื่อขจัดความยุ่งเหยิงในโน้ตบุ๊คของคุณ

… แต่มีแอพพลิเคชั่นที่หรูหรากว่านั้นซึ่งมีฟังก์ชั่นที่คล้ายกันนั่นก็คือ Odrive.

3. odrive

ในขณะที่ odrive มีฟังก์ชั่นออนไลน์แบบเดียวกับ Multcloud (เป็นฐานสำหรับบริการหลายคลาวด์) แต่ข้อดีของการเป็นแอพเดสก์ท็อปก็คือ.

ตอนนี้แทนที่จะสลับระหว่างโฟลเดอร์ดรอปบ็อกซ์ท้องถิ่นและ Google ไดรฟ์หรือกังวลว่าจะเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการบันทึกคุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลลงในพื้นที่ odrive ที่ใช้ร่วมกันและจัดระเบียบได้ง่ายภายในโฟลเดอร์ odrive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ.

ไม่ต้องพูดถึงประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้นั้นดีกว่าของ Multcloud มาก.


© Cloudwards.net

odrive สำหรับสำหรับการจัดเก็บบนคลาวด์แบบรวมบนเดสก์ท็อป

สำหรับการจัดการโครงสร้างเอกสารทางธุรกิจที่ซับซ้อน odrive ทำให้ง่ายต่อการมองเห็นทุกสิ่งในที่เดียว คุณสามารถเชื่อมโยง Dropbox, Google Drive ของคุณ, วันไดรฟ์, Gmail และบัญชี Slack ดังนั้นไฟล์จึงไหลตามธรรมชาติไม่ว่าคุณ (หรือคนอื่น) จะวางบัญชีไว้ที่ใด (ลองใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีที่สุดของเราสำหรับชิ้น Slack ด้วย).

odrive Pro Tips:

  • จัดระเบียบไฟล์แนบ Gmail และ Slack แยกย้ายกันในที่เดียว
  • จำกัด การอัปโหลดและความเร็วเพื่อ จำกัด แบนด์วิดท์และพื้นที่ดิสก์

4. กระบวนการถนน

Process Street ช่วยในการสร้างและจัดการเอกสารกระบวนการทางธุรกิจสำหรับงานที่ยุ่งยากเช่นการจัดการพนักงานและการจัดการความปลอดภัยเครือข่าย.

หากคุณได้รับพนักงานใหม่ถึงมาตรฐานให้ทำตามคำแนะนำใน Slack และหวังว่าสิ่งที่ดีที่สุดไม่ใช่ความคิดที่ดี แต่ให้สร้างกระบวนการที่อธิบายทุกอย่างอย่างไร้ที่ติ.

แม้ว่า Process Street จะไม่จัดการไฟล์ Dropbox หรือเอกสารของ Google คุณสามารถรักษากระบวนการ (และรายการตรวจสอบของพวกเขาทำงานได้อย่างสมบูรณ์พร้อมกับหลักฐานการตรวจสอบ) ทั้งหมดในที่เดียวและไม่รวมกับเอกสารที่ไม่สามารถดำเนินการได้เช่นคำถามที่พบบ่อย.


© Cloudwards.net

อย่างที่คุณเห็นคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารการดำเนินการลงในโฟลเดอร์และเรียกใช้รายการตรวจสอบสำหรับแต่ละอินสแตนซ์ (ในกรณีนี้คือรายการตรวจสอบหนึ่งรายการต่อพนักงานหนึ่งคน).

Process Street สำหรับการจัดระเบียบเอกสารกระบวนการและการกำหนดรายการตรวจสอบของทีม

หากคุณใช้ผู้ให้บริการฟอร์มเช่น Formstack หรือ Typeform คุณสามารถส่งข้อมูลทั้งหมดเพื่อประมวลผลเอกสารได้เช่นกัน.

ตัวอย่างเช่นเมื่อรันกระบวนการออนบอร์ดไคลเอ็นต์ไคลเอ็นต์อาจต้องป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์ม (หรือทำด้วยตัวเอง) เมื่อรายการใหม่ถูกเพิ่มใน Typeform คุณสามารถเรียกใช้รายการตรวจสอบสำหรับไคลเอนต์นั้นโดยอัตโนมัติและเติมด้วยข้อมูลแบบฟอร์ม.

สามารถทำได้ด้วยพลังอันยอดเยี่ยมของ Zapier ซึ่งฉันจะพูดถึงต่อไป.

เคล็ดลับกระบวนการตามกระบวนการ:

  • ด้วย Process Street คุณสามารถเปลี่ยนเอกสารกระบวนการเป็นรายการตรวจสอบแบบโต้ตอบสำหรับแต่ละกระบวนการที่ปฏิบัติการได้
  • ลงทะเบียนกับ Zapier เพื่อเริ่มงานที่คุณเกลียดโดยอัตโนมัติและเชื่อมโยงไปยัง Process Street เพื่อดำเนินงานตามลำดับ

5. Zapier

Zapier เป็นแพลตฟอร์มสำหรับเชื่อมต่อแอพเข้าด้วยกันเพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาในการถ่ายโอนข้อมูลน้อยลงในเว็บ ด้วย Zapier คุณเพียงแค่ทำการแทนโดยอัตโนมัติ.

ในการเชื่อมต่อสองแอพเพียงสร้างกฎเมื่อแอพคุยกัน.

ตัวอย่างเช่น:

  • คัดลอกไฟล์ Google Drive ใหม่ไปยังโฟลเดอร์ Dropbox เฉพาะ
  • บันทึกไฟล์แนบ Evernote ใหม่ลงในกล่อง
  • บันทึก Google เอกสารใหม่ไปยัง OneDrive

Zapier สามารถช่วยคุณจัดการเอกสารภายใต้การควบคุมได้หลายวิธี ในทำนองเดียวกันการย้ายไฟล์ระหว่างผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ด้วย odrive หรือ Multcloud นั้นง่ายกว่า Zapier สามารถทำงานอัตโนมัติได้ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับมัน.

Zapier ให้เกือบทุกแอพรวมและซิงค์

สมมติว่าคุณต้องการใช้ Dropbox ในขณะที่เพื่อนร่วมงานยืนยันว่าใช้ Google Drive เพียงแค่สร้าง zap ที่ซิงค์ทุกสิ่งที่แชร์กับคุณไปยังโฟลเดอร์ Dropbox เฉพาะที่แจ้งให้คุณทราบว่า Slack เมื่อการซิงค์เสร็จสมบูรณ์.

แอ่ว! ไม่มีความพยายาม!


© Cloudwards.net

ลองดูรายการการผนวกรวมของ Zapier เพื่อดูแอปพลิเคชั่นจำนวนมากที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน! บางครั้งฉันใช้ไดเรกทอรีเพื่อค้นหาเครื่องมือใหม่ ๆ.

เคล็ดลับ Zapier Pro:

  • ตั้งค่าการรวมปฏิกิริยาลูกโซ่ (เช่น: อัปโหลดไฟล์ไปยัง Dropbox -> คัดลอกไปยัง OneDrive -> ส่งอีเมล์ -> แจ้งเตือนใน Slack) โดยใช้คุณสมบัติหลายขั้นตอนใหม่ของ Zapier
  • เก็บไดเรกทอรีหลักของไฟล์ทั้งหมดจากทุกที่โดยไม่ต้องใช้ odesk หรือ Multcloud โดยการตั้งค่าการคัดลอกไฟล์ zap จากทุกที่ในเซิร์ฟเวอร์เดียว

สำหรับบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอพคลาวด์รวมถึงบทวิจารณ์และการเปรียบเทียบที่ยอดเยี่ยมโปรดดูบล็อกส่วนที่เหลือของ Cloudwards.

นี่เป็นผลงานของแขกรับเชิญจาก Benjamin Brandall Benjamin เป็นนักเขียนที่ Process Street ค้นหาเขาบน Twitter ที่นี่.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map