Autotask Workplace Soonr Review 2020 – синхронизация файлов и обмен ими для бизнеса

Autotask Workplace (Soonr) Обзор

Мощный корпоративный провайдер синхронизации и обмена файлами для предприятий любого размера, которым требуется повышенная мобильность и лучшая безопасность, чем могут предложить решения для синхронизации и обмена файлами потребительского уровня..


Autotask Workplace Обзор Обзор

Когда бизнес вырос до определенного размера, и первые сотрудники начинают вмешиваться, традиционное решение для синхронизации и обмена файлами потребительского уровня просто больше не мешает. Хотя Dropbox идеально подходит для фрилансеров или небольших агентств, стремящихся быстро обмениваться файлами и папками с клиентами, он не отвечает требованиям многих малых и средних предприятий, в которых работают пять и более человек..

Autotask Workplace Soonr Review Главный экран

Растущий бизнес должен обеспечить, чтобы его наиболее конфиденциальные и конфиденциальные файлы оставались под полным контролем компании. С инструментами обмена файлами на уровне потребителя это – в большинстве случаев – подход «все или ничего»: как только папка открыта для общего доступа, тот, с кем она делится, имеет полный контроль над контентом..

Файлы могут быть случайно удалены, переданы другим лицам и сотрудникам посторонним лицам или просто отредактированы не теми людьми.

Решения для синхронизации и обмена на уровне предприятия, такие как Autotask Workplace Soonr, представленные в этом обзоре, вернут вас на место водителя. Не имеет значения, руководите ли вы ИТ-отделом компании, финансовым директором предприятия из списка Fortune 500 или директором агентства цифрового маркетинга..

Рынок решений EFSS (корпоративная синхронизация и обмен файлами) стал очень тесным, и у каждого участника рынка есть свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать, прежде чем приступить к отправке файлов компании в облако.

В этом обзоре Autotask Workplace Soonr мы расскажем, для кого предназначен этот продукт, почему он полезен и охватывает конкретные функции, функции и преимущества. Таким образом, вы можете решить, является ли это полезным дополнением к вашему арсеналу продуктивности бизнеса..

Для кого скоро будет Autotask Workplace?

Autotask Workplace / Soonr – это решение для синхронизации и совместного использования файлов (или облачного хранилища бизнес-приложений), которое обеспечивает готовые к работе средства обеспечения безопасности и совместной работы..

Что это обозначает?

В отличие от конкурентов (таких как Dropbox и OneDrive), Autotask Workplace предлагает интегрированное управление мобильными документами (MDM) и безопасность устройств. Администраторы могут добавлять или исключать сотрудников из доступа к облаку Autotask, следя за тем, чтобы данные оставались под контролем компании в случае утери или кражи устройства или когда сотрудник уходит из компании.

Контроль участников в Autotask

Мы рекомендуем Autotask Workplace для SMB с пятью и более сотрудниками, хотя в некоторых случаях это может иметь смысл и с меньшим количеством людей в команде, например, агентство, которое работает с очень большими файлами (CAD, Photoshop или видеофайлами). Autotask адаптируется к потребностям бизнеса, делая быстрое добавление или удаление людей из виртуальной общей среды.

Если вы ожидаете, что AWP Soonr будет полноценным программным обеспечением для управления проектами, рассмотрите возможность поиска в другом месте, потому что это не так. Несмотря на то, что вы можете добавлять комментарии к файлам и папкам, в нем нет задач и сроков создания проектов..

Вот более подробное описание реальных функций и возможностей Autotask Workplace Soonr:

Сильная безопасность

В современном мире безопасность важнее, чем когда-либо прежде, из-за хакеров, кражи и потери данных.

1. Доступ к файлам и документам на дороге

Если вы находитесь в дороге, чтобы встретиться с клиентами или посетить встречу, убедитесь, что все необходимые файлы у вас под рукой.

2. Безопасный обмен файлами с внешними пользователями

Отправка контрактов, презентаций или электронных таблиц клиентам и коллегам является обычной практикой в ​​наши дни. Традиционный способ отправки электронных писем просто рискован и громоздок.

3. Доступ к документам вне сети

Доступ к документам, даже если вы не находитесь в сети компании, иногда может быть затруднен.

4. Полагаться на VPN или FTP для удаленного доступа

VPN и FTP не очень удобны для пользователя и могут быть ненадежными, особенно при работе с большими файлами.

планы & ценообразование

Чтобы понять, почему цены Autotask Workplace на самом деле довольно хорошие, нужно разобраться, почему другие поставщики предлагают гораздо больше хранилищ, например Egnyte. Большинство поставщиков с чрезвычайно большой квотой хранилища накладывают определенные ограничения на: 

  • размер файла (от 2 до 10 ГБ)
  • количество файлов это можно синхронизировать (некоторые ограничения начинают срабатывать после 100К файлов, некоторые после 3М в зависимости от плана) 
  • версии файла (сервисы, предлагающие большое количество хранилищ, обычно считают версии файлов по этой квоте, вы можете либо ограничить версии, созданные для файла, который не является идеальным, либо перейти на гораздо более дорогой план)

Теперь Autotask Soonr может немного отстать от стандартного включенного объема хранилища 50 ГБ на пользователя в месяц, но они не поразят вас вышеупомянутыми ограничениями. Тем не менее, вот планы и цены для Autotask: 

Итак, сколько это стоит? 

Теперь таблица цен дает вам довольно приличную идею, но давайте рассмотрим пример: 

Джош владеет агентством по цифровому маркетингу, он управляет небольшой командой из 6 человек, поэтому, включая его, это составляет 7 человек. Кроме того, они работают под управлением Windows 2008 Server, где хранятся важные файлы из облака компании. Эти файлы также должны быть синхронизированы. Итак, сколько «пользователей» или «лицензий» должен купить Джош? 

Джош должен купить 7 + 1 лицензий (одна дополнительная лицензия для сервера). Если он хочет, чтобы каждый член команды мог создавать и синхронизировать проекты индивидуально. 

8 х 13 = 107 долл. В месяц. 

Приобретение 8 лицензий даст ему 450 ГБ общей памяти.. 

Теперь каждый пользователь получит 50 ГБ хранилища, но Autotask позволяет пользователям перераспределить квоту хранилища, так что Энн из бухгалтерии, которой нужно только 5 ГБ из ее 50 ГБ, может перераспределить оставшиеся 45 ГБ Джону, который имеет дело с большим Photoshop и другими медиафайлами.. 

Хотя такое ценообразование не является самым простым для понимания, оно, безусловно, имеет много преимуществ, учитывая, что среднему пользователю требуется всего несколько гигабайт пространства для синхронизации. Теоретически, Джош мог даже купить меньше лицензий, если бы он предполагал совместное использование одной учетной записи для одного отдела, например. 

Если Джошу понадобится больше памяти, он может купить больше гигабайт с шагом 100 ГБ.. 

Отрасли служили

Многие организации, заинтересованные в EFSS, приходят из таких отраслей, как:

  • Здравоохранение
  • строительство
  • легальный
  • финансов
  • Некоммерческие
  • реклама
  • Производство
  • образование

В этом обзоре Autotask Worplace мы рассмотрим конкретные случаи, чтобы увидеть, соответствует ли это конкретное решение критериям безопасности, особенно при передаче конфиденциальных данных или когда на него налагаются нормативные ограничения, такие как HIPAA, – где требуется подробный контрольный журнал доступа к файлам..

Autotask была основана в 2001 году и позиционировала себя как компания, предоставляющая ИТ-услуги, предлагая комплексные решения для управления ИТ-бизнесом, такие как управление конечными точками, системы продажи билетов и, в последнее время, синхронизация и обмен файлами в качестве автономного решения. Они были приобретены в 2014 году частной инвестиционной компанией Vista Equity Partners..

В настоящее время компанию возглавляет генеральный директор Марк Каттини.

Сильные стороны & Недостатки

Синхронизация файлов и объяснение общего доступа

Прежде чем погрузиться в обзор, давайте кратко рассмотрим, что такое синхронизация и обмен файлами. Люди, знакомые с Dropbox, Google Drive или OneDrive, могут уже иметь смутное представление о том, как работает FSS.

Провайдер синхронизации и обмена файлами (также известный как облачное или онлайн-хранилище) делает данные компании доступными для зарегистрированных устройств из любого места, где есть интернет. При этом не имеет значения, находятся ли файлы и папки на сервере в офисе компании или на персональном компьютере..

Синхронизация файлов и совместное использование клиентских подключений в вашей текущей инфраструктуре позволяет всем членам команды и утвержденным сторонам получать доступ к локально сохраненным файлам из любой точки мира..

Клиент загружает информацию на серверы провайдера в зашифрованном виде (в идеале), а затем перераспределяет эти файлы, где установлен другой экземпляр программного обеспечения и предоставлены определенные права. Это может быть на ноутбуке, мобильном устройстве или на другом сервере.

Вы выбираете, куда идти файлы и кто может получить к ним доступ.

Как только все файлы загружены в облако, они могут быть отредактированы командой, а затем синхронизированы в двух направлениях. Все изменения в файле будут немедленно видны на синхронизированных устройствах.

Общий доступ к файлам обычно делится на две части:

  1. Публичная ссылка и общий доступ к папкам.
  2. Частное проектное сотрудничество с членами команды.

При создании общедоступных ссылок любой, на кого эта ссылка отправлена, может открыть файл, что полезно для отправки больших файлов клиентам. Решения для обмена файлами бизнес-класса позволяют вам установить пароль или срок действия общедоступных ссылок, делая их более безопасными.

Поделиться публичными ссылками

С другой стороны, есть ссылки на проекты, используемые для совместной работы с файлами и папками в виртуальных комнатах данных с коллегами. Совместные проекты требуют, чтобы у каждого участника была лицензия на программное обеспечение EFSS. Общие ресурсы проекта, как правило, более гибкие, что позволяет владельцу проекта устанавливать определенные права доступа (например, только для чтения)..

Совместное использование автозадач

Поставщики программного обеспечения EFSS используют множество типов архитектуры – от облачных подходов (Dropbox / Box) до частного облака (платформа полностью развернута в частном центре обработки данных) или гибридных облачных моделей (Egnyte / Autotask), где вы можете выбрать, какие файлы отправляются в облако, а какие остаются локальными.

Безопасность играет важную роль в процессе передачи файлов в облако и обратно на конечные точки. Вот почему мы начинаем этот обзор Autotask Workplace с разбивки их концепций безопасности..

Безопасность

Безопасность является серьезной проблемой для бизнеса. Риски слишком реальны – каждый день мы слышим о нарушениях организаций (Target, Home Depot, Sears, Michaels и многие другие). Это часто означает потерю конфиденциальной информации, такой как номера социального страхования, кредитные карты и данные клиентов.

Компании должны спросить себя, какое влияние окажет нарушение (внутреннее или внешнее) на них, клиентов, клиентов и итоги.

Опрос Enterprise Strategy Group, проведенный в 2013 году, показал, что более 50% предприятий и организаций обеспокоены потерей или кражей данных из-за успешной внешней атаки на поставщика услуг ФСС, 48% опасаются случайного нарушения данных, вызванного сотрудниками, случайно или намеренно недовольный.

Крупнейшие проблемы безопасности для предприятий, использующих синхронизацию файлов и обмен ими

Autotask Workplace Soonr предоставляет компаниям множество функций безопасности и сертификатов. Все оборудование принадлежит и управляется Autotask, и они предлагают клиентам Geo-избыточные, уровень 3, проверенные дата-центры SSAE16 (по два на регион). Их центры обработки данных настроены с использованием RAID6 и зеркального копирования с резервной копией.

В отличие от облачных сервисов потребительского уровня, Autotask не полагается на среду общего хостинга, но использует модульные кластерные фермы серверов для балансировки нагрузки и масштабируемости сервисов..

Шифрование, безусловно, является одной из наиболее важных функций, которые ищут компании, особенно при переходе от потребительских услуг, таких как OneDrive или Dropbox. Autotask Workplace шифрует файлы при передаче и в состоянии покоя – используя 256-битное AES-шифрование.

Для дальнейшего разделения между командами, пользователями и файлами существует уникальный вращающийся ключ шифрования для каждого отдельного файла. Ни один из ключей не хранится в незашифрованном виде, вместо этого они шифруются с помощью мастер-ключа и устанавливается соединение с проверкой подлинности сервера на основе сертификатов VeriSign..

Таким образом, нет никакого риска, что пользовательский агент будет сотрудничать с любым сервером, кроме Autotask Workplace Soonr. На наш взгляд, одной из сильных сторон Autotask является возможность контролировать разрешения на доступ и настраивать политики устройств в глобальном масштабе. Когда новый сотрудник присоединяется к компании, политики могут применяться к этому пользователю автоматически и при необходимости настраиваться дополнительно..

Политика в отношении мобильных устройств - Autotask Soonr

Белый список автозадач IP

Политики паролей автозадачи для EFSS

Удаленное стирание потерянных устройств

Профили политики компании в целом

предыдущий

следующий

Вот список функций администратора и безопасности, которые могут иметь отношение к компании:

  • Создание, редактирование, отключение и удаление членов, подключений, групп и других администраторов.
  • Conjure AD для импорта пользователей и групп
  • Предоставить полноправным членам право создавать подключения
  • Контроль способности участников создавать личные резервные копии
  • Просмотр, назначение и управление квотами хранилища между участниками
  • Установить и применять политики паролей
  • Создание политик сеансов: используется для управления жизненным циклом сеансов входа в систему.
  • Настроить мобильное устройство & политики данных для доступа и использования
  • Настройка политики одобрения мобильного устройства и очистки устройства
  • Удаленная очистка определенного компьютера или мобильного устройства
  • Настройте точки интеграции с помощью сторонних приложений, таких как Salesforce, Google Docs и Office 365

Это только краткое изложение функций безопасности, предлагаемых Autotask. Если вы хотите узнать больше, загрузите их документ по безопасности, где перечислены все детали. Хотя, безусловно, впечатляет, есть и другие производители (например, Egnyte), которые имеют схожие концепции безопасности..

Синхронизация файлов

Синхронизация файлов – это процесс, при котором один (или несколько) файлов и папок становятся доступными на нескольких устройствах. В самом простом смысле это происходит путем передачи начальных файлов и папок в облако, откуда они будут распространяться на целевые конечные точки по запросу..

Основной механизм синхронизации файлов Autotask Workplace работает аналогично решениям облачного хранения потребительского уровня: после установки клиента на целевой машине (это может быть настольный компьютер, смартфон, ноутбук или сервер), пользователю предоставляется доступ к папке, которая работает как центральный центр синхронизации.

Синхронизация файлов Macintosh с помощью Autotask
Синхронизация файлов через центральную папку на устройстве.

Autotask создает папку синхронизации, в которую можно добавлять папки и файлы. Эти файлы являются общими для всех подключенных устройств, однако папки могут быть исключены из синхронизации для экономии места..

Автозадача Soont Windows Sync

Отдельные папки синхронизируются с каждым пользователем, которому совместно используется проект, независимо от того, какое устройство используется.

Мобильные устройства также поддерживаются. Файлы могут быть добавлены для автономного доступа.

предыдущий

следующий

Любые файлы или папки, созданные в этой папке, переносятся в облако Autotask Workplace, поэтому их можно распространять на группу и другие компьютеры, с которыми файл или папка были открыты для общего доступа..

В отличие от других поставщиков синхронизации и обмена файлами, Autotask не ограничивает количество файлов или размеры файлов, которые могут быть синхронизированы, что делает это решение идеальным для компаний и организаций, которые работают с большими файлами.

Мы видели, как это решение хорошо работает с архитектурными фирмами и медиа-агентствами, которым часто приходится распространять большие файлы на несколько компьютеров, в несколько офисов и групп..

Одной из основных проблем при работе с синхронизированными данными является то, что фактически синхронизируется с конечными точками.

Представьте себе компанию с 20 сотрудниками, работающими с централизованного сервера с более чем 200 ГБ файлов и папок. Теперь, если новый сотрудник присоединится к компании, должна ли она синхронизировать все эти данные со своим единственным компьютером? С одной стороны, это заняло бы много времени, а также быстро заполнило бы ее жесткий диск.

Вот где «выборочная синхронизация» вступает в игру. Большинство потребительских решений для синхронизации файлов позволяют выборочную синхронизацию файлов ПОСЛЕ того, как копаться в меню и настройках. Если вам повезет, вы найдете варианты перехода к подпапкам..

Что нам понравилось в Autotask, так это то, что администраторы могут определять, как клиент реагирует на новые проекты:

Выборочная синхронизация автозадач

При создании новых проектов их можно автоматически синхронизировать с личными устройствами, но можно настроить Autotask Workplace на запрос перед выполнением каких-либо действий или синхронизацию всего вручную. Затем вы можете перейти на уровень подпапок для выборочной синхронизации..

Почему выборочная синхронизация полезна?

Мы помогали и работали с несколькими юридическими фирмами, которые считают выборочную синхронизацию необходимой в своей повседневной работе: в любой момент они могут одновременно работать с десятками материалов дел, и их коллегам необходимо быстро перемещаться между судом и фирмой..

Крайне важно иметь доступ к файлам дел, однако закрытые файлы дел не нужны. Вот почему они могут быть «несинхронизированы», что делает работу более эффективной и результативной. Тем не менее, если требуется ссылка из более старого случая, сотрудники могут просто синхронизировать эти файлы обратно.

Важно отметить, что после удаления папки из папки синхронизации она будет удалена с жесткого диска, однако Autotask Workplace Soonr по-прежнему сохраняет копию этой папки в облаке..

Файлы и папки могут быть окончательно удалены только из веб-интерфейса..

Если у вас есть большое количество файлов, которые необходимо синхронизировать, Autotask использует функцию, называемую синхронизацией по локальной сети, где файлы будут быстро синхронизироваться между компьютерами, расположенными в той же сети. Что помогает быстро запускать новых сотрудников, предоставляя им доступ к важным файлам.

Безвозвратно удаляйте папки из облака.

Обмен файлами

Совместное использование файлов – это сущность любого корпоративного файла синхронизации и совместного использования продукта. Это позволяет компаниям работать более эффективно, распространяя файлы среди любого количества людей. Компании, работающие с большими файлами, столкнулись с множеством проблем, таких как:

  • Как отправить большие файлы по электронной почте клиентам
  • Как убедиться, что сотрудники компании работают с правильной версией файла
  • Как управлять обновлениями для более крупных проектов, когда вовлечено больше людей
  • Как управлять большими проектами и файлами в трех и более офисах

Все описанные выше сценарии требуют обмена файлами. В Autotask Workplace есть два основных способа обмена файлами из проекта:

Создание публичной ссылки

Создание публичной ссылки для проекта позволяет делиться файлом или папкой с клиентами или коллегами, которые не являются частью основной команды (то есть, у них нет учетной записи в Autotask Workplace).

Эта функция специально предназначена для отправки быстрого файла или контракта клиентам по электронной почте. Autotask не ограничивает размер файла или папки, поэтому любой файл может быть отправлен. Мы успешно протестировали это с необработанными видеофайлами 5 ГБ и большими файлами Photoshop.

При создании публичной ссылки Autotask Soonr предоставляет пользователю множество параметров безопасности и даже позволяет клиентам загружать или изменять файлы из публичной ссылки. Если установлен флажок «Включить загрузку», клиенту будет представлен интерфейс, позволяющий ему видеть структуру папок и загружать или скачивать файлы.

Создание публичных ссылок с рабочего стола
Публичные ссылки могут быть созданы так, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог получить доступ к файлу или папке.

Чтобы еще больше повысить безопасность, выберите персональный пароль для файла или папки, укажите, сколько раз файл может быть загружен, и удалите общедоступную ссылку после определенной даты. Общедоступные ссылки могут быть созданы из веб-интерфейса, в стандартной структуре файлов / папок операционной системы (через контекстное меню) или из мобильного приложения.

Одна из полезных функций, которую мы не видели во многих других решениях EFSS, – это возможность конвертировать файл в формат PDF (это относится к презентациям, документам, электронным таблицам и даже файлам Photoshop.psd).

Частная Комната

Вы также можете поделиться файлом или папкой со своей командой (то есть со всеми людьми, имеющими лицензию AWP Soonr, которые связаны как члены команды). Подробнее об этой функции мы расскажем в разделе «Сотрудничество» данного обзора..

Доступ к файлам

Для любого предприятия поставщику EFSS необходимо предоставить различные типы доступа к таблице, чтобы он мог интегрироваться в рабочий процесс компании и существующую файловую иерархию..

В то время как веб-доступ и мобильный доступ в наши дни довольно стандартны, вам необходимо убедиться, что решение EFSS также может предложить интеграцию для WebDAV или других протоколов. Определите, какие типы доступа являются критическими для вашей компании, затем выберите поставщика соответствующим образом.

Autotask Workplace предоставляет различные типы доступа к файлам:

Веб доступ

Любой файл или папка могут быть доступны через веб-панель, если войти в систему с соответствующим именем пользователя и паролем.

Фактически вы можете управлять всей командой через веб-интерфейс, например, предоставляя или отменяя права доступа, удаляя, добавляя или изменяя файлы и перемещая файлы в подпапки. Поиск файлов доступен, хотя он только ищет имена файлов, что ограничивает область поиска.

Хотелось бы увидеть поиск метаданных или пометку файла.

Пользователи могут просматривать файлы через веб-приложение, а Autotask хорошо обрабатывает файлы многих типов. Нам было немного грустно видеть, что файлы Photoshop не могут отображать отрендеренный предварительный просмотр, и мы надеемся увидеть эту функцию в будущих дополнениях к программному обеспечению..

Офис, PDF и файлы изображений отображаются хорошо, но здесь нет ничего удивительного. Это то, что большинство корпораций будет использовать его для.

Локальный доступ через синхронизацию файлов

Autotask может синхронизировать файлы с компьютером из облака, поэтому их можно редактировать, просматривать или удалять в автономном режиме. Любой измененный файл или папка загружается в облако и будет виден всем, кому эта папка или файл в данный момент предоставляется..

Мобильный доступ

Все синхронизированные файлы могут быть доступны через мобильное устройство. Благодаря настройкам, файлы могут быть доступны для автономного редактирования на мобильном телефоне и загружены / синхронизированы, как только сетевое соединение станет доступным.

Мобильное приложение Soonr Workplace для iOS и Android может создать новое:

  • Каракули (аннотация)
  • Документ (Word)
  • Электронная таблица (Excel)
  • Презентация (PowerPoint)
  • Примечание (текст)
  • Фото
  • видео

Для сохранения в облаке Soonr и синхронизации со всеми вашими устройствами.

WebDAV

Если вам нужен доступ к личным облачным папкам на компьютере, но вы не хотите или не можете синхронизировать файлы локально, подключитесь по протоколу WebDAV, разрешив подключение к Autotask Workplace Soonr в качестве диска..

Имейте в виду, что WebDAV является довольно устаревшим протоколом, и мы не рекомендуем использовать его в продуктивной бизнес-среде..

Доступ к файлам через диск WebDav

сотрудничество

Совместная работа лежит в основе любого программного обеспечения для синхронизации и обмена файлами. Autotask Workplace Soonr не является исключением. Как видно из предыдущих глав, Autotask использует несколько методов совместной работы..

В этой главе мы поговорим о совместной работе команды. В главе «Общий доступ к файлам» мы увидели, как сотрудничать с внешними людьми с помощью функции «Поделиться публичной ссылкой»..

Теперь мы подробнее рассмотрим сотрудничество внутри компании. Неважно, есть ли в организации только один офис, где люди сотрудничают в одном здании или офисе, или сотрудники работают на разных континентах..

Чтобы начать совместное использование проекта, вы можете выбрать папку с компьютера внутри синхронизированной папки через контекстное меню или через веб-интерфейс или мобильный клиент. Средства управления и функции безопасности одинаковы, независимо от метода.

Однако, если проект используется совместно с рабочим столом, вам необходимо предоставить доступ к этой папке с помощью веб-интерфейса. Мы сочли это немного запутанным и хотели бы видеть плавную интеграцию совместного использования проекта во всех точках доступа.

Общий доступ к Интернету дает мощные административные возможности управления общей папкой, поэтому контроль над тем, кто видит, что находится внутри папки, очень интуитивно понятен. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Полный доступ – приглашенный член команды может сделать практически все с содержимым папки.
  • Создать и изменить – приглашенное лицо может создавать новые подпроекты и изменять файлы.
  • Изменить – пользователь может изменять файлы, но не создавать новые папки.
  • Только для чтения – приглашенный пользователь может читать содержимое папки, но ничего не записывать в нее.

Кроме того, администратор может указать, может ли приглашенный пользователь повторно открывать общий доступ к папкам и создавать публичные ссылки, что по умолчанию отключено..

Эта особенность отличает Autotask от других решений, таких как Dropbox, где используется подход «все или ничего». Приглашение пользователей в папку означает предоставление им права делиться ею с кем угодно..

При совместной работе со многими пользователями в рамках одного проекта вскоре становится очень трудно контролировать, кто в данный момент редактирует файл, и определить, какая версия является правильной. Поэтому особенность, которая нам особенно понравилась, была блокировка файлов в процессе редактирования.

Как только файл заблокирован, никто в команде не может его редактировать, пока администратор не разблокирует его. Функция блокировки обеспечивает ясность и экономит время при просеивании файлов, даже круче, файлы могут быть заблокированы либо из веб-интерфейса, либо из настольного приложения.

Все заблокированные файлы помечены символом блокировки.

Если кто-то в команде неправильно сохранит или удалит файл, включается функция управления версиями Autotask, поскольку она хранит неограниченное количество версий файла в течение шести месяцев..

Autotask Workplace имеет встроенную систему комментирования, которая позволяет пользователям обмениваться мыслями и отчетами о состоянии, прикрепляя их непосредственно к проекту или файлу. Уведомления о комментариях можно отправлять по электронной почте или в виде текстовых сообщений..

Один конкретный вопрос, который мы видим много:

Нужно ли синхронизировать все, что у меня есть, с облаком?

Простой ответ – нет. Когда проект создан, Autotask Workplace спросит пользователя, должен ли проект синхронизироваться со всеми компьютерами и устройствами или нет.

Кроме того, пользователь может контролировать, какие конкретные устройства будут синхронизироваться с папкой. Например, вы работаете на трех разных машинах:

  • Офисная рабочая станция
  • Деловой компьютер
  • Персональный ноутбук

Конечно, передача бизнес-файлов на персональный ноутбук потребует огромных затрат на крошечном жестком диске ПК, поэтому вы можете выбирать только самые важные документы для локального переноса – вот где выборочная синхронизация спасает день.

При рассмотрении поставщика EFSS мы смотрим на типы и разнообразие интеграций для редактирования документов, поскольку крупные корпорации имеют дело с тысячами (если не сотнями тысяч) документов. Вот почему мобильное редактирование и легкий доступ к этим документам является важной функцией любого легального сервиса EFSS..

Autotask обеспечивает редактирование файлов через веб-браузер и мобильное приложение (подробнее об этом в разделе «Мобильный доступ»). Вы можете выбирать между редактированием документов через:

  • Гугл документы
  • Один диск
  • Офис 365

Или просто откройте приложение на вашем личном устройстве. Изменения в файлах сохраняются и сразу становятся видимыми для всех участников проекта. После сохранения файла создается новая версия, теперь вы можете вернуться к любому состоянию этого файла в течение последних шести месяцев..

Мобильный доступ

Мобильность является важной частью работы бизнеса в современном мире..

Согласно исследовательскому отчету ESNA, более 20% глобальных сотрудников работают на расстоянии благодаря мобильным устройствам, таким как смартфоны и планшеты. Излишне говорить, что в наши дни пользователи хотят всегда иметь при себе все свои важные файлы.

Доступ к презентации PowerPoint в аэропорту имеет много преимуществ. Изменения могут быть сделаны мгновенно и синхронизированы с глобальной командой, так как продавцы совместно работают над презентацией клиента, независимо от того, где они находятся в мире..

Autotask Workplace серьезно относится к безопасности управления мобильными устройствами, предлагая мобильное взаимодействие с приложениями для Android, iOS и Blackberry. Пользователи могут получать доступ к общим проектам, файлам и папкам через мобильное приложение – как если бы они перемещались по одним и тем же файлам на настольном компьютере..

Хотя мобильные приложения работают хорошо, мы время от времени находили их немного неуклюжими, а наиболее интересные функции обычно скрыты пользовательским интерфейсом. Но с практикой нужно уметь находить все связанные инструменты редактирования. Например, выделение или рисование чего-либо внутри документа или презентации является простым и интуитивно понятным, как вы можете видеть в этой демонстрации:

Одним из основных рисков, с которыми компании сталкиваются при краже или потере устройства, является раскрытие важных данных посторонним лицам. Многие решения EFSS представили функцию «Удаленное стирание», при которой администратор может удаленно удалять все связанные файлы, не имея доступа к физическому устройству..

Автозадача не является исключением. В панели администратора просто выберите устройство, которое вы хотите удалить, и у него больше не будет доступа к общим и синхронизированным папкам..

Функцией, которую мы не видели в других поставщиках синхронизации и обмена файлами, является возможность доступа к файлу компьютера через мобильное устройство. Чтобы воспользоваться этим преимуществом, его необходимо включить в приложении Soonr..

Эта функция полезна, если важный файл был забыт в офисе, но он необходим для презентации за пределами площадки. Как видно из раздела о безопасности, пользователи могут настроить множество политик безопасности (на мобильных устройствах), таких как:

  • Отключить редактирование документов для каждого мобильного устройства в команде
  • Принудительная аутентификация при использовании мобильного устройства
  • Запретить экспорт мобильных файлов для повышения безопасности конфиденциальных файлов

В целом, с точки зрения конечного пользователя, мобильный опыт оказался приятным. Он работает так, как вы ожидаете, что любое потребительское приложение будет работать.

Это делает весьма вероятным, что рабочая сила быстро примет его и даже предпочтет его альтернативам, таким как Dropbox (из-за расширенных возможностей редактирования). Для администраторов мы обнаружили, что функции политики безопасности и устройств немного скрыты в контекстных меню, где их легко можно пропустить..

Блокировка файлов мобильного устройства
Блокировка файла при редактировании на мобильном устройстве.

Блокировка файла во время работы на мобильном устройстве.

PowerPoint презентации можно редактировать на лету для быстрых изменений.

Избранные файлы можно скачать для автономного доступа.

предыдущий

следующий

Облачное резервное копирование

В потребительском облачном хранилище часто возникает путаница относительно различий между синхронизацией файлов и службой облачного резервного копирования. Здесь, в Cloudwards.net, мы всегда подчеркиваем, что синхронизация файлов не является резервной копией.

Теперь есть несколько сервисов, которые выполняют как синхронизацию, так и резервное копирование, и эта тенденция также постепенно внедряется корпоративными поставщиками. Вот почему мы были рады найти специальную функцию резервного копирования в облаке в приложении Autotask Workplace Soonr, которая позволила нам выбрать любой файл или папку и поместить его в отдельный стек резервного копирования..

Автозадача облачных резервных копий

Хотя эта резервная копия будет учитываться в общей квоте, она полностью независима от синхронизированных проектов и должна рассматриваться таким образом. Мы рекомендуем настроить его для наиболее важных бизнес-файлов, чтобы ваш бизнес мог снова начать работу после сбоя жесткого диска или аналогичной катастрофы..

В меню настроек можно выбрать, когда выполнять синхронизацию и резервное копирование (или выполнять оба действия), в зависимости от используемого Интернета или сетевого подключения. Когда единственной доступной точкой доступа является слабый Wi-Fi в аэропорту, резервные копии можно отключить, и вы можете выбрать синхронизацию только важных файлов проекта.

Как скорость резервного копирования, так и скорость синхронизации в наших тестах были отличными. Мы противопоставили Autotask следующие основные облачные сервисы хранения:

  • iCloud (ссылка на YouTube)
  • Гугл драйв
  • Dropbox
  • Один диск
  • Амазонка

Вот наши результаты:

Сравнение скорости облачного хранилища

Мы протестировали большие и тысячи файлов меньшего размера, чтобы определить, как Autotask обрабатывает файлы с различными размерами и типами..

Если вы ожидаете приложение для резервного копирования Crashplan или IDrive калибра, будьте готовы к разочарованию. Хотя некоторые файлы или папки могут быть исключены, в них нет функций планирования или возможности создавать наборы резервных копий для определенных типов контента, резервное копирование которых выполняется чаще..

Отчеты & Аудиторская проверка

Когда бизнес или организация растут, становится трудно отслеживать, кто имеет доступ к файлам и данным на серверах компании. Предприятия продолжают добавлять и удалять доступ сотрудников к файлам в глобальном масштабе, поэтому должен быть способ контролировать след доступа к данным..

Autotask Workplace позволяет администраторам создавать собственные отчеты по типу события, кроме того, отчеты могут создаваться как устройствами, так и пользователями..

Это удобно, если компании необходимо уволить сотрудника и проверить, к каким файлам у этого человека был доступ за последнюю неделю или месяц. Администраторы также могут видеть, какие файлы были предоставлены, доступны, отредактированы и отсортированы по дате или пользователю – так что ничто не потеряно.

Это дает администратору полный контроль над данными компании, а отчеты могут архивироваться для целей внутреннего мониторинга..

Autotask Soonr Отчеты об устройствах

Autotask Workplace Team Отчеты и статистика

Уровень файла отчетов автозадачи

предыдущий

следующий

Окончательный вердикт & Рекомендация

Если вы застряли с нами в обзоре из 5000 слов, поздравляем! Теперь вы не только знаете, что важно при выборе решения EFSS, но и имеете хороший обзор того, как Autotask Workplace Soonr помогает организации или бизнесу синхронизировать файлы между несколькими устройствами и мобильными группами..

Мы хотели бы подчеркнуть опасность использования решений облачной синхронизации файлов на уровне потребителя в большой организации. Хотя они могут быть дешевле, услуги потребительского уровня сопряжены с рисками безопасности, такими как отсутствие шифрования и слабый контроль над разрешениями на совместное использование..

Autotask Workplace может помочь организации расти, предоставляя безопасные и простые способы добавления пользователей, членов команды, управления разрешениями и создания новых проектов. Хотя Autotask обеспечивает всесторонний технический контроль, для управления приложением не требуется ИТ-отдел.

Мы считаем, что они проделали хорошую работу по созданию комплексного решения с учетом требований конечного пользователя на уровне предприятия. Приложения для iOS, безусловно, больше всего понравились разработчикам Autotask, поскольку они предлагают гораздо лучший опыт и больше функций по сравнению с приложением для Android.

Если вы ищете программное обеспечение для управления проектами, которое может устанавливать сроки для определенных файлов и папок, назначайте задачи людям в организации, предоставляйте напоминания о пропущенных сроках – рассмотрите возможность поиска в другом месте..

Для большинства средних предприятий достаточно комментариев, предоставляемых Autotask..

Сегодня на рынке есть много поставщиков Enterprise File Sync и Share. Autotask Workplace, безусловно, является одним из сервисов, возглавляющих пакет, наряду с:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • жаться

Если вы заинтересованы, запланируйте персональную демонстрацию для вашего бизнеса с нами сегодня.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map