Ako zálohovať obchodné e-maily v roku 2020

Ak sa aktívne pripájate s obchodnými partnermi a zákazníkmi online, je pravdepodobné, že rozumiete dôležitosti vašej virtuálnej papierovej trasy. Vaše e-maily obsahujú údaje o zákazníkoch, nápady, pokyny a ďalšie informácie dôležité pre váš obchodný úspech.


Strata takýchto údajov môže narušiť vaše vzťahy, stáť peniaze a dokonca vás dostať do právnych problémov. Dobrá stratégia zálohovania e-mailov je najlepším spôsobom, ako zaistiť, že sa nikdy nedostanete do takejto situácie.

Zálohovanie firemných e-mailov – Video Walk-Through riešenia pre zálohovanie cloudu

V tejto príručke vás prevedieme základnými krokmi zálohovania vašich e-mailových dátových súborov v cloude. Na vysvetlenie procesu použijeme tri z najlepších online riešení zálohovania: Carbonite, Backblaze a CrashPlan.

Ak chcete získať ďalšie informácie o každej službe, prečítajte si naše recenzie každej služby:

  • Preskúmanie karbonitu
  • Spätná kontrola
  • Recenzia CrashPlan

Krok 1: Vyhľadajte svoj e-mailový dátový súbor

Zálohovanie e-mailov do cloudu vyžaduje, aby ste na prístup k svojim e-mailom používali klientsky počítač. Pretože to väčšina ľudí pozná, ako príklad použijeme program Microsoft Outlook. Tieto kroky uvedené v tomto článku však fungujú podobne s inými populárnymi službami, ako sú Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail a Mac Mail.. 

E-mailoví klienti, ako je napríklad Outlook 2016, ukladajú všetky vaše e-maily do jedného dátového súboru. Pre používateľov Windows Outlook to bude súbor tabuľky osobných úložísk (PST). Pre používateľov počítačov Mac Outlook to bude súbor Outlook pre Mac (OLM). Prvá vec, ktorú musíte urobiť na zálohovanie e-mailov programu Outlook v cloude, je zistiť, kde presne sa daný súbor nachádza.

Ak používate systém Windows, umiestnenie bude závisieť od vašej verzie systému Windows a programu Outlook. Bežné miesta zahŕňajú:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Documents \ Outlook Files
  • C: \ Users \\ My Documents \ Outlook Files
  • C: \ Documents and Settings \\ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Pre používateľov počítačov Mac v programe Outlook je to zvyčajne v priečinku s dokumentmi:

  • / Users // Documents / Microsoft User Data / Office 2011 Identities / Main Identity

Ak máte problémy s vyhľadaním súboru s e-mailovými údajmi, môžete ľahko zistiť jeho umiestnenie z vnútra aplikácie Outlook.

V programe Outlook 2016 kliknite najprv na paneli nástrojov na „súbor“.

Ďalej vyberte nastavenia účtu.

Otvorí sa okno s nastaveniami účtu. Kliknite na kartu „dátové súbory“. Zobrazí sa zoznam umiestnení vášho súboru s e-mailovými údajmi.

Krok 2: Označte svoj e-mailový dátový súbor na zálohovanie online

Teraz, keď poznáte polohu, musíte sa ubezpečiť, že váš online súbor zálohovania označil váš dátový súbor na zálohovanie. Niektoré služby to uľahčujú ako iné.

V službe Crashplan musíte najskôr otvoriť klienta pre stolné počítače. Uistite sa, že ste na záložnej záložke a kliknite na tlačidlo „zmeniť“ v časti „súbory“.

Prejdite na umiestnenie súboru s e-mailovými údajmi a skontrolujte, či je začiarknuté prepínač vedľa neho. V budúcnosti bude tento súbor zálohovaný programom CrashPlan.

Karbonit tento proces ešte uľahčuje, pretože nevyžaduje, aby používatelia označovali súbory na zálohovanie v rámci svojho klienta (nie je to dokonca možné). Namiesto toho jednoducho prejdite na umiestnenie súboru s e-mailovými údajmi pomocou prieskumníka súborov.

Pravým tlačidlom myši kliknite na súbor, umiestnite kurzor myši na „Carbonite“ a vyberte „back this up“.

To je všetko. Karbonit v skutočnosti tento proces ešte viac zjednodušuje, ak sa rozhodnete pre automatické zálohovanie pri inštalácii jeho aplikácie do počítača. Karbonit lokalizuje a označí bežné typy súborov na zálohovanie, vrátane e-mailových dátových súborov. Týmto spôsobom na ne nemusíte hľadať.

V prípade karbonitu však automatické zálohovanie funguje iba vtedy, ak sú súbory menšie ako 4 GB. Ak máte veľký e-mailový súbor s údajmi, budete ho musieť manuálne označiť.

Backblaze automaticky vyberá súbory na zálohovanie aj na základe typu súboru. Z rozhrania Backblaze na pracovnej ploche stačí skontrolovať, či typ súboru s e-mailovými údajmi nie je v zozname vylúčených typov súborov..

Zoznam vylúčení zobrazíte kliknutím na nastavenia.

Po otvorení prejdite na kartu vylúčení na paneli nastavení. Začiarknite slová „tieto typy súborov sa nebudú zálohovať“, aby ste sa uistili, že tam nie sú uvedené súbory .pst / .olm.

V predvolenom nastavení by nemalo byť. Backblaze vám však neumožňuje vybrať alebo zrušiť výber jednotlivých súborov na zálohovanie z prieskumníka súborov.

Krok 3: Zapnite nepretržité zálohovanie

U väčšiny zálohovacích služieb online si môžete zvoliť plánovanie zálohovania alebo ich nechať bežať nepretržite. Proces zálohovania môže spôsobiť, že systémové prostriedky a naplánované zálohovanie sú jedným zo spôsobov, ako zaistiť, aby sa váš systém počas práce nezablokoval..

Problém s plánovanými zálohami spočíva v tom, že to znamená, že vaše firemné e-maily sa nebudú zálohovať tak často. Ak dôjde k zlyhaniu počítača, prídete o všetky e-maily odoslané alebo prijaté medzi zálohami. To znamená, že pre podnikových používateľov, ktorí kladú vysokú prioritu na záznamy svojej komunikácie, je lepšou voľbou nepretržité zálohovanie.

Väčšina poskytovateľov zálohovania online vám umožňuje zapnúť nepretržité zálohovanie v klientskom počítači. Napríklad v prípade karbonitu musíte otvoriť len nástroj pre stolné počítače.

Potom kliknite na „nastavenia a ovládacie prvky“ a prejdite na tablu nastavení.

Skontrolujte, či je začiarknuté políčko Nepretržité zálohovanie a či je všetko nastavené. Karbonit túto funkciu predvolene povoľuje, takže by už mal byť zapnutý.

Backblaze a CrashPlan sa rovnako ľahko konfigurujú. S Backblaze stačí kliknúť na nastavenia a prejsť na kartu plánu. V okne plánu zálohovania vyberte možnosť „nepretržite“.

Ak používate CrashPlan, prejdite na kartu nastavení v rozhraní pracovnej plochy. Z rozbaľovacej ponuky napravo od slov „záloha sa spustí“, vyberte „vždy“.

Po nastavení nepretržitej zálohy sa však nemusíte pomýliť s tým, že sa vaše e-maily pri písaní zálohujú v reálnom čase. Aj keď je to väčšinou vynikajúca služba zálohovania, Backblaze nedokáže zálohovať súbory PST, zatiaľ čo je otvorená aplikácia Outlook, pretože jej algoritmy prenosu súborov nemôžu obísť zamknuté súbory..

Karbonit a Crashplan nezdieľajú toto obmedzenie. Je to preto, že obidva používajú službu tieňovej kópie zväzku (VSS), technológie spoločnosti Microsoft, ktorá umožňuje zálohovanie súborov, aj keď sa používajú..

Ďalším obmedzením Backblaze, ktoré má vplyv na zálohovanie e-mailov, je to, že všetky dátové súbory väčšie ako 30 MB sa zálohujú iba raz za 48 hodín, bez ohľadu na to, či máte nepretržité zálohovanie alebo nie. Keďže súbory PST v programe Outlook sú predvolene nastavené na veľkosť 50 GB, je pravdepodobné, že týmto problémom budete čeliť, ak odošlete veľa e-mailov..

CrashPlan tiež zaobchádza s veľkými súbormi odlišne pri nepretržitom zálohovaní, ale iba ako prostriedok na uprednostňovanie súborov vo svojej fronte:

  1. Novšie, menšie súbory
  2. Novšie, väčšie súbory
  3. Staršie, menšie súbory
  4. Staršie, väčšie súbory

Karbonit medzitým zálohuje súbory do desiatich minút od zmeny a nevenuje pozornosť veľkosti súboru. (Poznámka: následné zmeny súborov sa zálohujú do 24 hodín).

Pokiaľ ide o rýchlosť zálohovania, všetky tri služby manipulujú s veľkými súbormi dobre vďaka inkrementálnemu spracovaniu na úrovni blokov. Blokové prírastkové prevody znamenajú, že keď sa vaše e-mailové dátové súbory zmenia, celý súbor sa znova neodovzdá do vášho cloudového záložného priestoru. Namiesto toho sa skopírujú iba časti alebo bloky zmeneného súboru. To šetrí čas a znižuje poplatky za systémové prostriedky.

záver

Ak je pre vašu firmu e-mailová komunikácia kritická, vyplatí sa zabezpečiť, aby pri zlyhaní pevného disku, poškodení súborov alebo odcudzení notebooku nedošlo k odpojeniu od vašich spolupracovníkov a klientov. Našťastie správne riešenie zálohovania online zjednodušuje ochranu vašich údajov.

Všetky tri online zálohovacie služby, ktoré sa používajú ako príklady v tejto časti, uľahčujú vyhľadávanie a označovanie vašich e-mailových dátových súborov na zálohovanie a na zabezpečenie hladkého procesu používajú výkonnú architektúru prenosu súborov. Všetky tri ponúkajú aj neobmedzené úložisko a domáce aj kancelárske plány.

My na Cloudwards.net cítime istotu, že odporúčame niektorú z nich, ale máme pocit, že Carbonite ponúka najlepšiu všestrannú službu pre ľudí, ktorí hľadajú záložný firemný e-mail. Máte otázky alebo pripomienky týkajúce sa zálohovania firemného e-mailu? Zasiahnite nás do komentárov nižšie. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map