Paano Mag-backup ng Email ng Negosyo sa 2020

Kung aktibong kumonekta ka sa mga kasosyo sa negosyo at mga customer sa online, pagkakataon na nauunawaan mo ang kahalagahan ng iyong virtual paper trail. Naglalaman ka ng mga email ng data, ideya, tagubilin at iba pang impormasyon na kritikal sa iyong tagumpay sa negosyo.


Ang pagkawala ng nasabing data ay maaaring makagambala sa iyong mga relasyon, gastos sa pera at kahit na mapunta ka sa ligal na problema. Ang isang mahusay na diskarte sa pag-backup ng email ay ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na hindi ka makarating sa ganoong uri ng sitwasyon.

I-email ang Negosyo sa Pag-backup – Maglakad ng Video-Walk ng Solusyon sa Pag-backup ng Cloud

Sa gabay na ito, lalakad ka namin sa mga pangunahing hakbang sa pag-back up ng iyong mga file ng data ng email sa cloud. Gumagamit kami ng tatlo sa mga pinakamahusay na mga solusyon sa online backup para sa email upang makatulong na maipaliwanag ang proseso: Carbonite, Backblaze at CrashPlan.

Para sa karagdagang impormasyon sa bawat isa, siguraduhin at suriin ang aming mga pagsusuri sa bawat serbisyo:

  • Pagsusuri sa Carbonite
  • Pagsuri sa backblaze
  • Pagsusuri sa CrashPlan

Hakbang Una: Hanapin ang Iyong Email Data File

Ang pag-back up ng iyong email sa ulap ay nangangailangan na gumagamit ka ng isang desktop client upang ma-access ang iyong mga email. Tulad ng karamihan sa mga tao ay pamilyar dito, gagamitin namin ang Microsoft Outlook bilang halimbawa. Gayunpaman, ang mga hakbang na ito na nakabalangkas sa artikulong ito ay gumagana nang katulad sa iba pang mga tanyag na serbisyo tulad ng Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail at Mac Mail. 

Ang mga kliyente ng email tulad ng Outlook 2016 ay nag-iimbak ng lahat ng iyong mga email sa isang solong file ng data. Para sa mga gumagamit ng Windows Outlook, ito ay magiging isang personal na talahanayan ng imbakan (PST) file. Para sa mga gumagamit ng Mac Outlook, magiging isang Outlook para sa Mac (OLM) file. Ang unang bagay na kailangan mong gawin upang mai-backup ang iyong mga email sa Outlook sa ulap ay malaman kung eksakto kung nasaan ang file na iyon.

Kung gumagamit ka ng Windows, ang lokasyon ay depende sa iyong bersyon ng Windows at Outlook. Kasama sa mga karaniwang lokasyon:

  • C: \ Gumagamit \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Gumagamit \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Gumagamit \\ Mga Dokumento \ Mga Files ng Outlook
  • C: \ Mga Gumagamit \\ Aking Mga Dokumento \ Mga File ng Outlook
  • C: \ Mga dokumento at Mga Setting \\ Lokal na Mga Setting \ Data ng Aplikasyon \ Microsoft \ Outlook

Para sa mga gumagamit ng Mac ng Outlook, karaniwang nasa folder ng iyong mga dokumento:

  • / Mga Gumagamit // Dokumento / Data ng Gumagamit ng Microsoft / Opisina ng 2011 Mga Pagkakakilanlan / Pangunahing Pagkakakilanlan

Kung nagkakaproblema ka sa paghahanap ng iyong file ng data ng email, madali mong matuklasan ang lokasyon nito mula sa loob ng app ng Outlook.

Sa Outlook 2016, unang i-click ang “file” sa iyong toolbar.

Susunod, piliin ang mga setting ng account.

Bukas ang window ng mga setting ng account. Mag-click sa tab na “data file”. Ililista nito ang lokasyon ng iyong file ng data ng email.

Hakbang Dalawang: I-tag ang Iyong Email Data File para sa Online Backup

Ngayon na alam mo ang lokasyon, kakailanganin mong tiyakin na ang iyong data file ay minarkahan para sa backup ng iyong online backup service. Ang ilang mga serbisyo ay ginagawang mas madali kaysa sa iba.

Sa Crashplan, kakailanganin mong buksan muna ang desktop client. Tiyaking nasa tab ka ng backup at i-click ang pindutan ng “pagbabago” sa ilalim ng seksyong “mga file”.

Mag-navigate sa lokasyon ng iyong file ng data ng email at tiyaking ang pindutan ng radyo sa tabi nito ay nasuri. Pagpapatuloy, ang file na ito ay mai-back up ng CrashPlan.

Ginagawang madali ng Carbonite ang proseso, dahil hindi nito hinihiling na markahan ng mga gumagamit ang mga file para sa backup mula sa loob ng kliyente nito (hindi ito posible). Sa halip, mag-navigate lamang sa lokasyon ng iyong email data file gamit ang file explorer.

Mag-click sa file, i-hover ang iyong mouse sa “Carbonite” at piliin ang “i-back up ito.”

Iyon lang ang naroroon. Sa katunayan, pinasimple ng Carbonite ang proseso kahit na pumili ka para sa awtomatikong pag-backup kapag na-install mo ang app nito sa iyong computer. Ang Carbonite ay hahanapin at i-tag ang mga karaniwang uri ng file para sa pag-backup sa sarili nitong, kabilang ang mga file ng data ng email. Sa ganoong paraan hindi mo kailangang pumunta sa pangangaso para sa kanila.

Gayunpaman, sa Carbonite, gumagana lamang ang awtomatikong backup kung ang mga file ay nasa ilalim ng 4GB. Kung mayroon kang isang malaking file ng data ng email, kakailanganin mo pa ring manu-manong i-tag ito.

Awtomatikong pinipili ng Backblaze ang mga file para sa backup batay sa uri ng file, masyadong. Mula sa desktop interface ng Backblaze, kailangan mo lamang tiyakin na ang iyong uri ng file ng email ay hindi nasa listahan ng mga pagbubukod ng uri ng file.

Upang suriin ang listahan ng mga pagbubukod, mag-click sa mga setting.

Pagkatapos ay mag-navigate sa tab ng pagbubukod ng pane ng mga setting kapag bubukas ito. Suriin sa ibaba ang mga salita, “ang mga uri ng file na ito ay hindi mai-back up” upang matiyak na hindi nakalista doon ang .pst / .olm.

Bilang default, hindi dapat. Hindi pinapayagan ka ng backblaze na pumili ka o mag-alis ng mga indibidwal na file para sa pag-backup mula sa iyong file explorer, gayunpaman.

Hakbang Tatlong: I-on ang Patuloy na Pag-backup

Sa karamihan ng mga online backup na serbisyo, maaari mong piliing mag-iskedyul ng mga backup o hayaan silang magpatakbo ng patuloy. Ang backup na proseso ay maaaring mag-hog ng mga mapagkukunan ng system at naka-iskedyul na pag-backup ay isang paraan upang matiyak na hindi ma-lock ang iyong system habang nagtatrabaho ka..

Ang isyu sa nakatakdang backup ay nangangahulugan ito na ang iyong mga email sa negosyo ay hindi mai-back up nang madalas. Kaya, kung ang iyong computer ay nag-crash, mawawala sa iyo ang anumang mga email na ipinadala o natanggap sa pagitan ng mga backup. Nangangahulugan ito para sa mga gumagamit ng negosyo na naglalagay ng isang mataas na priyoridad sa mga talaan ng kanilang mga komunikasyon, ang patuloy na backup ay ang mas mahusay na pagpipilian.

Karamihan sa mga online backup provider ay nagpapahintulot sa iyo na lumipat sa tuluy-tuloy na pag-backup mula sa loob ng client client. Sa Carbonite, halimbawa, kailangan mo lamang buksan ang tool sa desktop ng serbisyo.

Pagkatapos, mag-click sa “mga setting at kontrol” upang bisitahin ang panel ng mga setting.

Siguraduhin na ang “patuloy na pag-backup” ay naka-tsek at lahat kayo ay magtatakda. Pinapayagan ng Carbonite ang tampok na ito sa pamamagitan ng default, kaya dapat itong maging on, pa rin.

Ang Backblaze at CrashPlan ay madali lamang i-configure. Gamit ang Backblaze mag-click lamang sa mga setting at pumunta sa tab na iskedyul. Piliin ang “patuloy na” mula sa window ng backup na iskedyul.

Kung gumagamit ka ng CrashPlan, pumunta sa tab ng mga setting sa interface ng desktop. Mula sa drop-down menu hanggang sa kanan ng mga salita, “backup ay tatakbo,” piliin ang “palagi.”

Kapag nakakuha ka ng patuloy na backup set, subalit, huwag magkamali sa pag-iisip na ang iyong mga email ay nai-back up sa real time habang nagta-type ka. Habang ang isang nakararaming mahusay na serbisyo sa pag-backup, ang Backblaze ay hindi makapag-backup ng mga file ng PST habang nakabukas ang Outlook dahil ang mga paglilipat ng file ng algorithm ay hindi maaaring gumana sa mga naka-lock na file.

Hindi ibinahagi ng Carbonite at Crashplan ang limitasyong iyon. Iyon ay dahil sa kapwa nila ginagamit ang dami ng serbisyo sa pagkopya ng dami (VSS), isang teknolohiyang Microsoft na nagpapahintulot sa mga backup ng mga file kahit na ginagamit sila..

Ang isa pang limitasyon ng Backblaze na nakakaapekto sa backup ng email ay ang anumang mga file ng data na mas malaki kaysa sa 30MB ay nai-back up nang isang beses bawat 48 oras, anuman ang mayroon kang patuloy na backup o hindi. Dahil ang mga file ng Outlook PST ay nakatakdang lumaki hanggang sa laki ng 50GB bilang default, malamang na ito ang isang isyu na haharapin mo kung magpadala ka ng maraming email.

Iba rin ang pagtrato ng CrashPlan sa mga malalaking file kapag patuloy ang pag-back up, ngunit bilang isang paraan lamang ng pag-prioritize ng mga file sa pila.

  1. Mas bago, mas maliit na mga file
  2. Mas bago, mas malaking file
  3. Mas matanda, mas maliit na mga file
  4. Mas matanda, mas malaking file

Samantala, ang Carbonite, ay sumusuporta sa mga file sa loob ng sampung minuto ng isang pagbabago na nagaganap at hindi binibigyang pansin ang laki ng file. (Tandaan: ang kasunod na mga pagbabago sa mga file ay nai-back sa loob ng 24 na oras).

Pagdating sa bilis ng pag-backup, ang lahat ng tatlong mga serbisyo ay hawakan ang mga malalaking file nang maayos salamat sa pagproseso ng pagdagdag ng antas ng block. Ang mga block-level na paglilipat ng antas ay nangangahulugan na kapag nagbago ang iyong mga file ng data ng email, ang buong file ay hindi na-upload muli sa iyong cloud backup space. Sa halip, ang mga bahagi lamang – o mga bloke – ng file na nagbago ay kinopya. Makakatipid ito ng oras at binabawasan ang toll sa iyong mga mapagkukunan ng system.

Konklusyon

Kung ang mga komunikasyon sa email ay kritikal sa iyong negosyo, babayaran nito upang matiyak na ang isang hard-drive na pag-crash, ang file file o ang ninakaw na laptop ay hindi iniwan mong na-disconnect mula sa iyong mga katrabaho at kliyente. Sa kabutihang palad, ang tamang online backup na solusyon ay ginagawang simple upang mapangalagaan ang iyong data.

Ang lahat ng tatlong mga online backup na serbisyo na ginamit bilang mga halimbawa sa bahaging ito ay ginagawang madali upang mahanap at markahan ang iyong mga file ng data ng email para sa backup, at gumagamit sila ng malakas na arkitektura ng paglilipat ng file upang matiyak ang isang maayos na proseso. Nag-aalok din ang lahat ng walang limitasyong pag-iimbak at parehong mga plano sa bahay o opisina.

Namin sa Cloudwards.net nakakaramdam ng kumpiyansa na inirerekomenda ang alinman sa kanila, ngunit pakiramdam na nag-aalok ang Carbonite ng pinakamahusay na buong serbisyo para sa mga taong naghahanap ng backup na email sa negosyo. Mga katanungan o komento sa pag-back up ng iyong email sa negosyo? Pindutin mo kami sa mga komento sa ibaba. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map