Як створити резервну копію електронної пошти у 2020 році

Якщо ви активно спілкуєтесь з діловими партнерами та клієнтами в Інтернеті, швидше за все, ви зрозумієте важливість вашого віртуального паперового сліду. Ви маєте електронні листи, що містять клієнтські дані, ідеї, інструкції та іншу інформацію, важливу для вашого бізнесу.


Втрата таких даних може порушити ваші стосунки, коштувати вам грошей і навіть призвести до юридичних проблем. Хороша стратегія резервного копіювання електронної пошти – це найкращий спосіб уникнути подібної ситуації.

Резервне копіювання електронної пошти – проходження відеозаписів хмарних резервних копій

У цьому посібнику ми ознайомимо вас з основними кроками створення резервної копії файлів даних електронної пошти у хмарі. Ми будемо використовувати три найкращі рішення для резервного копіювання в Інтернеті для електронної пошти, щоб пояснити процес: Carbonite, Backblaze та CrashPlan.

Щоб отримати докладнішу інформацію про кожен, будьте впевнені та ознайомтеся з нашими відгуками щодо кожної послуги:

  • Огляд карбоніту
  • Огляд зворотного засклення
  • Огляд CrashPlan

Крок перший: Знайдіть файл даних електронної пошти

Резервне копіювання електронної пошти до хмари вимагає використання клієнта настільного ПК для доступу до ваших електронних листів. Оскільки більшість людей знайомі з цим, ми будемо використовувати Microsoft Outlook як приклад. Однак цей крок, описаний у цій статті, працює аналогічно з іншими популярними службами, такими як Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail та Mac Mail. 

Клієнти електронної пошти, як Outlook 2016, зберігають усі ваші електронні листи в одному файлі даних. Для користувачів Windows Outlook це буде персональна таблиця пам’яті (PST). Для користувачів Mac Outlook це буде файл Outlook для Mac (OLM). Перше, що потрібно зробити, щоб створити резервну копію електронних листів Outlook у хмарі, – це з’ясувати, де саме знаходиться цей файл.

Якщо ви використовуєте Windows, розташування залежатиме від вашої версії Windows та Outlook. Загальні місця включають:

  • C: \ Користувачі \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Користувачі \\ Роумінг \ Місцевий \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Користувачі \\ Документи \ Файли Outlook
  • C: \ Користувачі \\ Мої документи \ Файли Outlook
  • C: \ Документи та налаштування \\ Локальні налаштування \ Дані програми \ Microsoft \ Outlook

Для користувачів Mac із Outlook це зазвичай у папці документів:

  • / Користувачі // Документи / Дані користувача Microsoft / Особистість Office 2011 / Основна особа

Якщо у вас виникли проблеми з пошуку файлу даних електронної пошти, ви можете легко виявити його місцезнаходження у додатку Outlook.

У Outlook 2016 спочатку натисніть на “файл” на панелі інструментів.

Далі виберіть налаштування облікового запису.

Відкриється вікно налаштувань облікового запису. Перейдіть на вкладку «файли даних». У цьому списку буде вказано місцезнаходження вашого файлу даних електронної пошти.

Крок другий: позначте файл даних електронної пошти для резервного копіювання в Інтернеті

Тепер, коли ви знаєте місцеположення, вам потрібно буде переконатися, що ваш файл даних позначений для резервного копіювання службою онлайн-резервного копіювання. Деякі служби роблять це простіше, ніж інші.

У програмі Crashplan вам потрібно спочатку відкрити настільний клієнт. Переконайтеся, що ви перебуваєте на вкладці резервного копіювання та натисніть кнопку “змінити” в розділі “файли”.

Перейдіть до місця розташування файлу даних електронної пошти та переконайтесь, що прапорець біля нього встановлено. Уперед, цей файл буде створено за допомогою CrashPlan.

Карбоніт робить процес ще простішим, оскільки він не вимагає, щоб користувачі розмічали файли для резервного копіювання в межах свого клієнта (це навіть неможливо). Замість цього просто перейдіть до розташування файлу даних електронної пошти за допомогою файлового провідника.

Клацніть правою кнопкою миші на файлі, наведіть курсор миші на “Карбоніт” і виберіть “створити резервну копію”.

Це все є для цього Насправді, Carbonite спрощує процес ще більше, якщо ви вибрали автоматичне резервне копіювання, коли ви встановите його додаток на комп’ютер. Карбоніт самостійно знайде та позначає загальні типи файлів для резервного копіювання, включаючи файли даних електронної пошти. Таким чином, вам не потрібно їхати на них.

Однак, з Carbonite, автоматичне резервне копіювання працює лише в тому випадку, якщо файли розміром менше 4 Гб. Якщо у вас великий файл даних електронної пошти, вам потрібно буде тег вручну.

Backblaze також автоматично вибирає файли для резервного копіювання на основі типу файлу. З інтерфейсу робочого столу Backblaze потрібно просто переконатися, що тип файлу даних електронної пошти відсутній у списку виключень типу файлів.

Щоб переглянути список виключень, натисніть Налаштування.

Потім перейдіть на вкладку виключень панелі налаштувань, коли вона відкриється. Перевірте нижче слова “ці типи файлів не будуть резервні копії”, щоб переконатися, що .pst / .olm не вказані там.

За замовчуванням цього не повинно бути. Backblaze, однак, не дозволяє вам вибирати або скасовувати виділення окремих файлів для резервного копіювання з файлового провідника.

Крок третій: Увімкніть постійне резервне копіювання

У більшості онлайн-сервісів резервного копіювання ви можете обирати планування резервних копій або дозволяти їм працювати постійно. Процес створення резервних копій може підключити системні ресурси та заплановані резервні копії – це один із способів переконатися, що ваша система не заблокується під час роботи.

Проблема із запланованими резервними копіями полягає в тому, що це означає, що ваші службові електронні листи не будуть копіюватися так часто. Отже, якщо ваш комп’ютер вийде з ладу, ви втратите будь-які електронні листи, надіслані або отримані між резервними копіями. Це означає, що для бізнес-користувачів, які надають високий пріоритет записам своїх комунікацій, безперервне резервне копіювання – кращий вибір.

Більшість постачальників послуг резервного копіювання в Інтернеті дозволяють вам включати постійне резервне копіювання з настільного клієнта. Наприклад, з Карбонітом потрібно лише відкрити настільний інструмент сервісу.

Потім натисніть кнопку “Налаштування та елементи керування”, щоб перейти до області налаштувань.

Переконайтесь, що “резервне копіювання постійно” встановлено, і все буде налаштовано. Карбоніт увімкнює цю функцію за замовчуванням, тому вона вже має бути включена.

Backblaze та CrashPlan так само легко налаштувати. За допомогою Backblaze просто натисніть налаштування та перейдіть на вкладку розкладу. Виберіть “постійно” у вікні розкладу резервного копіювання.

Якщо ви використовуєте CrashPlan, перейдіть на вкладку налаштувань інтерфейсу робочого столу. У спадному меню праворуч від слів “резервна копія працюватиме” виберіть “завжди”.

Однак, коли ви постійно встановлюєте резервну копію, не робіть помилки, думаючи, що ваші електронні листи створюються в режимі реального часу під час їх введення. Хоча в основному чудова служба резервного копіювання, Backblaze не в змозі створювати резервні копії файлів PST, поки Outlook відкритий, оскільки його алгоритми передачі файлів не можуть працювати навколо заблокованих файлів.

Карбоніт і Crashplan не поділяють цього обмеження. Це тому, що вони обидва використовують послугу копіювання томів (VSS), технологію Microsoft, яка дозволяє створювати резервні копії файлів, навіть коли вони використовуються.

Ще одне обмеження Backblaze, що впливає на резервне копіювання електронної пошти, полягає в тому, що будь-які файли даних, що перевищують 30 Мб, створюються резервними копіями лише раз на 48 годин, незалежно від того, увімкнено чи ні. Оскільки файли PST для Outlook встановлені за розміром до 50 Гб за замовчуванням, це, швидше за все, проблема, з якою ви зіткнетесь, якщо надішлете багато електронних листів.

CrashPlan також розглядає великі файли по-різному, коли створює резервну копію постійно, але лише як засіб визначення пріоритетності файлів у своїй черзі:

  1. Новіші, менші файли
  2. Більш нові, великі файли
  3. Старіші, менші файли
  4. Старіші, більші файли

Тим часом карбоніт створює резервну копію файлів протягом десяти хвилин після зміни, і не звертає уваги на розмір файлу. (Примітка: подальші зміни файлів створюються резервними копіями протягом 24 годин).

Що стосується швидкості резервного копіювання, то всі три служби добре обробляють великі файли завдяки поступовій обробці на рівні блоків. Поточні передачі на рівні блоку означають, що коли файли даних електронної пошти змінюються, весь файл знову не завантажується у хмарне резервне копіювання. Натомість копіюються лише частини – або блоки – файлу, який змінився. Це економить час і зменшує плату за ресурси системи.

Висновок

Якщо комунікації електронною поштою є критичними для вашого бізнесу, виправдаєте, що аварія на жорсткому диску, пошкодження файлу або викрадений ноутбук не залишать вас відключеними від ваших колег і клієнтів. На щастя, правильне онлайн-рішення для резервного копіювання спрощує захист своїх даних.

Усі три сервіси резервного копіювання в Інтернеті, які використовуються як приклади в цьому фрагменті, полегшують пошук і маркування файлів даних електронної пошти для резервного копіювання, і вони використовують потужну архітектуру передачі файлів, щоб забезпечити безперебійний процес. Усі три також пропонують необмежену кількість пам’яті та плани будинку та офісу.

Ми з Cloudwards.net впевнено рекомендуємо будь-яку з них, але відчуваємо, що Carbonite пропонує найкращий комплексний сервіс для людей, які хочуть створити резервну електронну електронну пошту. Питання чи коментарі щодо створення резервної копії електронної пошти компанії? Вдарте нас у коментарях нижче. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map