Огляд бізнесу Dropbox – оновлено 2020 рік

Dropbox Огляд бізнесу

Якщо ви шукаєте EFSS для просування вашого бізнесу вперед, перехід на Dropbox for Business може стати хорошою ставкою. Він має всі сильні сторони свого маленького брата, орієнтованого на споживача, плюс деякі приголомшливі особливості. Прочитайте наш повний огляд для деталей.


Кращий EFSS

Dropbox – це домашнє ім’я, тому не дивно, що його бізнес-версія часто є першою власником платформи EFSS, яку вирішують перенести свої дані в хмару. Це допомагає Dropbox Business мати гарну суміш простоти, швидкості та багатих варіантів співпраці. Завдяки цим якостям вона зробила наш найкращий перелік EFSS.

Dropbox також встановив багато тенденцій щодо синхронізації пристрою та спільного використання файлів, і він має нову функцію синхронізації, про яку ми поговоримо нижче. Dropbox Business надає потужні функції безпеки, які повинні зберігати ваші дані, якщо ви користуєтесь ними. Якщо ви зіткнулися з проблемою, ви можете скористатися 24/7 каналами підтримки Dropbox, щоб швидко отримати допомогу.

Однак у Dropbox Business є обмежені функції налаштування ролей та звітності. Плюс, це не дешево. Ми будемо говорити про ці недоліки, а також про те, що робить Dropbox Business правильно, у наведених нижче категоріях. Якщо ви зацікавлені, зв’яжіться з нами в цьому огляді Dropbox Business. Якщо ви шукаєте особисте рішення, прочитайте наш звичайний огляд Dropbox.

Сильні сторони & Слабкі сторони

Альтернативи для Dropbox Business

Ціноутворення

Dropbox Business має три плани, які стягують плату за людину та потребують мінімум трьох користувачів. Перші два плани, «стандартний» та «просунутий», є хорошими варіантами для малих і середніх підприємств, а третій – «підприємство» – корисний для великих компаній. 

Вам потрібно зв’язатися з Dropbox, щоб отримати оцінку ціни на план «підприємства», але в інших двох є щомісячна та річна підписки..

Майте на увазі, що 5TB пам’яті, яке ви отримуєте з Dropbox Business, – це спільний простір. Саме так працює більшість платформ EFSS, винятком є ​​OneDrive. Ви можете прочитати наш огляд OneDrive for Business, щоб отримати докладнішу інформацію про це. Однак ваші користувачі також можуть підписатись на особисті облікові записи Dropbox та отримати 2 Гб безкоштовного особистого сховища.

Dropbox для бізнес-цін

Бізнес-плани Dropbox не з дешевих. Наприклад, за допомогою Egnyte ви отримуєте 5 ТБ спільного простору за 8 доларів на місяць на користувача, що майже вдвічі менше вартості Dropbox. Перш ніж підписатися, не забудьте скористатися безкоштовною 30-денною пробною версією Dropbox Business, яка може дати вам прекрасний огляд роботи сервісу.

Зважаючи на це, вдосконалений план Dropbox отримує вам необмежену кількість пам’яті, але він набагато дорожчий, ніж необмежений план іншого конкурента – Crashplan. Якщо ви малий бізнес і не потребуєте розширених інтеграцій, вам може бути краще використовувати Crashplan. Ви можете прочитати більше про це в нашому огляді CrashPlan.

Досвід користувача

Dropbox займає чільне місце у користувацькому досвіді з моменту запуску в 2007 році. Це стосується і його бізнес-версії. Настільний клієнт Dropbox доступний як для Windows, так і для Mac. Нам подобається, що Linux підтримується – дистрибутивами Ubuntu та Fedora – тому що для багатьох служб зберігання бізнес-хмар не вистачає підтримки Linux.

dropbox-бізнес-робочий стіл-клієнт

Після встановлення настільного клієнта Dropbox створює спеціальну папку, пов’язану з хмарою у вашій файловій системі. Його називають “папкою синхронізації”, і навколо неї працює весь досвід EFSS. Насправді цю функцію створив засновник Dropbox Дрю Х’юстон. Ми поговоримо докладніше про те, як Dropbox обробляє синхронізацію у відповідній категорії нижче.

Клієнт настільних ПК простий і дозволяє переглядати останні ваші дії, а також діяльність членів вашої команди. Ви також можете бачити папки, дії та сповіщення. Якщо у вас багато файлів, настільний клієнт дозволяє використовувати панель пошуку для швидкого їхнього сортування.

Крім того, ви можете отримати доступ до програми Dropbox Paper, відкрити папку синхронізації, запустити веб-клієнт та створити нові файли та папки. В цілому, настільний клієнт приємний і впорядкований.

dropbox-бізнес-веб-клієнт

Якщо ви далеко від комп’ютера і не хочете завантажувати настільний клієнт, щоб отримати лише один файл, ви можете увійти до веб-клієнта. Клієнт також дозволяє вам керувати своїм обліковим записом Dropbox Business та користувачами, про що ми поговоримо пізніше. 

Веб-клієнт має багато негативного простору, що робить його зрозумілим і простим. Обидва є дизайнерськими рисами, якими Dropbox відомий. 

Навігація по вмісту є інтуїтивно зрозумілою завдяки меню зліва, але якщо ви не можете знайти певну папку чи файл, ви можете просто шукати їх за допомогою панелі пошуку вгорі. Приємно, що він починає пошук, як тільки ви починаєте вводити текст. 

Крім того, ви можете отримати доступ до найпоширеніших дій з файлами та папками, просто наклавши на них курсор миші. Якщо вам потрібно більше, все, що вам потрібно зробити, це натиснути «три крапки». Крім того, ви можете побачити деталі файлів праворуч, а нижче – список додаткових дій, які ви можете вжити.

dropbox-бізнес-мобільний-клієнт

Якщо ви рухаєтесь, ви все одно можете отримати доступ до своїх файлів і папок за допомогою свого смартфона. Мобільні клієнти Dropbox працюють на Android та iOS. Як і настільні та веб-клієнти, мобільний клієнт простий у використанні. 

У режимі перегляду за замовчуванням відображаються ваші останні та зірочні файли, а також велика кнопка “+”, яка дозволяє сканувати документ, робити фотографії, завантажувати фотографії та відео та створювати нову папку чи текстовий файл. Меню burger у верхньому лівому куті дозволяє зайти в додаток Dropbox Paper, отримати доступ до офлайн-файлів, керувати налаштуваннями та контролювати активність вашої команди.

Управління користувачами

dropbox-бізнес-користувач-менеджмент

Ви можете керувати своєю командою з адміністративної консолі веб-клієнта. Якщо ви адміністратор команди, ви можете запросити нових членів електронною поштою, але також можете завантажити файл шаблону CSV, щоб запросити користувачів масово. Якщо вам потрібно придбати більше ліцензій, ви можете це зробити і з консолі адміністратора.

Ви можете призначити багаторівневі ролі адміністратора користувачам, але для розблокування цієї функції вам потрібно підписатися на Dropbox Business Advanced або Enterprise. В іншому випадку ви можете надати користувачеві дозволи папкам, які можна встановити на рівень доступу або “редагувати”.

Як правило, параметри налаштування ролей Dropbox порівняно рідкі в порівнянні з іншими інструментами; ви можете призначити користувачів одній із трьох ролей адміністратора. 

Перша роль – це “адміністратор команди”, і вона дозволяє користувачеві керувати усім для всіх адміністраторів та членів. Другий – “адміністратор управління користувачами”, який може додавати, видаляти та керувати обліковими записами учасників. Нарешті, “адміністратор підтримки” може допомогти з обмеженими завданнями, включаючи скидання паролів. Ви можете знайти детальне порівняння ролей тут.

Однак немає можливості налаштувати ролі. Якщо ви хочете розширеного налаштування, відмінним альтернативним варіантом EFSS буде Citrix ShareFile, і ви можете прочитати більше про це в нашому огляді Citrix ShareFile..

Консоль адміністратора також містить приладну панель, яка дозволяє стежити за використанням облікового запису. Крім того, є вкладка “Діяльність”, яка дозволяє створювати власні звіти на основі величезного набору факторів, включаючи входи в систему, загальні файли, паролі, редагування файлів та синхронізацію пристрою..  

dropbox-business-group management

Також можна використовувати Dropbox для створення груп користувачів. Це дозволяє керувати доступом до папок для кількох людей одночасно, щоб ви могли зменшити кількість роботи адміністратора, яку вам потрібно зробити. 

Однак кількість варіантів налаштування, доступних для груп, досить обмежена порівняно з деякими іншими службами. Про інструмент, який має потужні параметри управління групою, ознайомтеся з оглядом IBM Connections.

Папка & Файлообмінник

Коли ви налаштовуєте Dropbox Business, ви автоматично отримуєте центральну «командну папку», до якої всі ваші додані співробітники матимуть доступ. Ви можете створити підпапки в ній і обмежити доступ до неї певним користувачам або групам.

dropbox-бізнес-обмін файлами

Обмін папками є основним методом обміну вмістом між товаришами по команді, але користувачі також можуть обмінюватися папками та файлами, створюючи захищене посилання. Для цього достатньо натиснути кнопку «поділитися», яка з’являється при наведенні курсору на будь-який заданий об’єкт.

Коли ви створюєте посилання, ви можете додати до нього два рівні дозволу: “може переглядати” та “може редагувати”. Маючи дозвіл “може переглядати”, користувачі можуть переглядати, завантажувати та коментувати. Параметр “може редагувати” має всі попередні дозволи, але додає можливість редагувати, видаляти та додавати файли.

Після створення посилання ви можете обмежити його членами команди чи людьми, які мають необхідний пароль. Ви також можете зробити його доступним для будь-кого, незалежно від того, мають вони обліковий запис Dropbox чи ні. 

Однак, як адміністратор, ви можете заборонити користувачам ділитися вмістом поза вашим бізнесом, що допомагає, якщо ви працюєте з чутливою інтелектуальною власністю. Інші параметри контролю вмісту включають дати закінчення терміну дії посилань, паролі та можливість відключення завантаження.

Dropbox вроджене інтегрується з Slack, тому ви можете ділитися файлами безпосередньо на ньому, натиснувши стрілку в меню “спільний доступ”, пов’язане з файлом, а потім натисніть “поділитися в Slack”. Насправді Dropbox представлений у нашому найкращому хмарному сховищі для Slack.

Окрім спільного використання власного вмісту, ви також можете запросити співпрацівників, щоб поділитися файлами з вами, використовуючи запити файлів. Ви можете визначити, що ви запитуєте, і куди файли повинні знаходитись у вашій папці Dropbox. Якщо запит є терміновим, ви також можете встановити термін.

дропбокс-сторінка спільного використання бізнесу

Dropbox також пропонує сторінку аудиту акцій. Ви можете отримати доступ до нього за посиланням “спільний доступ” з меню ліворуч у веб-клієнта. Сторінка спільного доступу дозволяє легко відстежувати спільні папки, файли та створені посилання. Без цієї функції, якої немає у багатьох хмарних службах зберігання даних, було б легко втратити інформацію про те, хто має доступ до вашого вмісту.

Синхронізація

Синхронізація пристрою або коротке синхронізація означає, що ви можете отримувати доступ до одного вмісту з різних пристроїв. Крім того, зміни вмісту, зроблені на одному пристрої, відображатимуться в реальному часі на інших. Ключовим механізмом, який це дозволяє, як ми вже говорили, є папка синхронізації.

Папка синхронізації виглядає так само, як і будь-яка інша папка, але будь-які дані, розміщені в ній, зберігатимуться як на жорсткому диску комп’ютера, так і в хмарі. Щойно ви внесете зміни до цього файлу, Dropbox відобразить цю зміну у хмарі та будь-якому іншому підключеному пристрої. Через це ви можете використовувати декілька пристроїв для роботи над своїми файлами і ніколи не пропускати жодний ритм. 

Початкові завантаження файлів на хмарний сервер можуть бути повільними. Ми протестували його за допомогою папки з блискавкою 1 Гб. Початкова синхронізація зайняла на кілька хвилин більше, ніж ми очікували, враховуючи швидкість завантаження, але передача все-таки була швидкою.

Однак зміни вашого вмісту після первинного завантаження будуть швидшими, завдяки використанню копіювання файлів на рівні блоку, яке передає лише змінені частини файлів, а не весь файл. Це допомагає заощадити ваш час та пропускну здатність.

Незважаючи на те, що копіювання файлів на рівні блоку пропонує значні переваги, більшість конкурентів ще не здійснили його. Насправді, Dropbox і OneDrive – єдині два основні гравці, які працюють, і останній використовує його лише для синхронізації файлів Microsoft Office.

На додаток до стандартної синхронізації, Dropbox Business пропонує «розумну синхронізацію», яка дозволяє налаштувати синхронізацію на зберігання вмісту лише в Інтернеті, а не на жорсткому диску, але все ж зробити його видимим у провіднику файлової системи. Це допоможе вам заощадити місце на жорсткому диску, що особливо корисно, якщо ви застрягли на одному з невеликих твердотільних накопичувачів, поширених з новими ноутбуками

Інші служби EFSS мають подібну функцію, яку називають “селективна синхронізація”. Різниця полягає в тому, що селективна синхронізація не дозволяє вам бачити файли, що працюють лише в Інтернеті, у папці синхронізації.

Інструменти продуктивності

Як і інші засоби EFSS, Dropbox має бібліотеку сторонніх інтеграцій. Однак у Dropbox також є кілька власних програм, які називаються Dropbox Paper і Dropbox Showcase.

Dropbox Paper – це програма, яка дозволяє додавати текст, зображення, відео та інший вміст до того, що виглядає як чистий аркуш паперу. Насправді ми створили Dropbox Paper vs. Google Docs, але Google Docs виявився кращим для роботи з текстовими документами. Якщо ви хочете дізнатися більше про папір, прочитайте наш огляд Dropbox Paper.

Однак якщо вам просто потрібно робити нотатки та хочете, щоб функції їх збагатили, ознайомтеся з нашим кращим зведенням додатків для запису приміток.

Dropbox Showcase дозволяє вам ділитися своїм вмістом на професійній сторінці, що є унікальним способом просування вашої роботи. Однак немає можливості поділитися безпосередньо в соціальних мережах.

Інтеграції Dropbox-бізнес-додатки

Dropbox Business не може відповідати кількості нативних програм для продуктивності, які мають Google Drive та One Drive, але це доповнює його бібліотека інтеграцій. Насправді, Dropbox Business інтегрується як з Google, так і з Microsoft.

Однак для редагування файлів вам доведеться підписатись на Google Suite G або на Office 365 Microsoft. Однак попередній перегляд документів Office в Office Online безкоштовний.

Окрім інтеграції Office та Google, Dropbox пропонує безліч сторонніх інструментів, з яких можна вибрати. Ви можете здійснити пошук усіх доступних варіантів, відвідавши сторінку інтеграції додатків Dropbox. Одні з найвизначніших – Slack, Asana та Adobe.

Безпека

Однією з найбільших проблем при вирішенні зберігання даних у хмарі є міцність та надійність безпеки хмари. Насправді Dropbox був причетний до однієї з найбільш гучних крадіжок даних, записаних у 2012 році. Однак з тих пір Dropbox покращив свою безпеку. Плюс, безпека Dropbox Business сильніша, ніж у звичайного Dropbox.

Dropbox захищає файли під час передачі з комп’ютера на його сервери за допомогою протоколу TLS, який створює тунель передачі, захищений 128-бітним або більш високим шифруванням AES. Коли ваші файли знаходяться в спокої в хмарі Dropbox, 256-бітове шифрування AES розшифровує їх, щоб ніхто не міг їх читати.

На жаль, Dropbox керує вашим ключем шифрування, тому ви не маєте переваги приватного шифрування. Однак Dropbox інтегрується з Boxcryptor, який є додатком, що забезпечує приватне шифрування. Майте на увазі, що синхронізація рівня Dropbox не працюватиме, якщо ви вирішите включити Boxcryptor. Ви можете дізнатися більше про це в нашому огляді Boxcryptor.

Ще один недолік безпеки полягає в тому, що Dropbox зберігає метадані вашого файлу у простому тексті. Однак це характерно для більшості інструментів EFSS, оскільки метадані використовуються для індексації та прискорення роботи користувачів. 

Поки ваші дані знаходяться в спокої на серверах, вони вразливі до більш традиційних небезпек, таких як стихійні лиха та вторгнення. Щоб запобігти цим і ризику відмови сервера, Dropbox посилив центри обробки даних. Вони мають акредитацію ISO 27001, це означає, що вони сертифіковані як такі, що мають хорошу інформаційну безпеку. Вони також проходять аутентифікацію SOC 2.

Окрім вторгнення в центр обробки даних та порушення даних, існують ще два типи кіберзлочинності, про які компанії повинні знати: напади викупових програм та атаки з боку персоналу. Ransomware шифрує ваші дані і вимагає, щоб ви заплатили хакерам, перш ніж вони розшифрувати їх, тоді як атаки “людина-в-середині” – це тип транзитного підслуховування.. 

Dropbox захищає вас від викупу програмного забезпечення, використовуючи його можливості версії. Шифрування під час транзиту та протокол TLS захищають вас від підслуховування. 

Крім того, у Dropbox є ще дві функції безпеки, які сподобаються власникам бізнесу, яким потрібно додатково впевнитись, що їхній вміст не потрапить у чужі руки.

Перший – це двофакторна автентифікація, яка гарантує, що навіть якщо комусь вдасться викрасти ваші облікові дані, він не зможе отримати доступ до вашого облікового запису. Це робиться так, вимагаючи від ваших співробітників вводити спеціальний код на додаток до звичайних облікових даних користувачів, коли вони входять з невпізнаного комп’ютера. 

Цей код надсилається текстом, і це чудовий спосіб гарантувати, що ніхто не зможе використовувати слабкі паролі, які могли б створити деякі ваші співробітники. Однак вам слід створити надійний пароль, навіть якщо ввімкнено двофакторну автентифікацію.

Крім того, якщо хтось викраде ваш синхронізований пристрій або ви його втратите, ви можете виконати віддалене витирання цього пристрою. Що потрібно зробити, це розірвати з’єднання папки синхронізації та видалити будь-який вміст всередині неї. При цьому будь-який бізнес-вміст, який власник пристрою, можливо, перемістився за межі папки синхронізації, все ще буде вразливим.

Підтримка

dropbox-підтримка бізнесу

Вирішення технічних проблем – це ні для кого не ідея розваги, але для SMB користувачів це не може означати втрату доходу. Через це для сервісу важливо мати хорошу технічну підтримку, яка допомагає швидко вирішувати проблеми. Ви можете знайти підтримку, ввівши консоль адміністратора та натиснувши “довідку”. 

На сторінці довідки ви можете ознайомитися з посібником Dropbox, переглядати статті довідки та звертатися в технічну підтримку через чат або телефон.

Сторінка путівника фактично містить підтримку трьох різних груп користувачів: адміністраторів команди, членів команди та окремих користувачів, які користуються звичайними Dropbox. Посібники орієнтовані переважно на нових користувачів і є досить елементарними.

Статті на сайті самопідтримки є більш корисними. Серед них статті на такі теми, як відновлення видалених файлів, що вимагають двофакторної автентифікації та синхронізації усунення несправностей. Вони чіткі і чіткі, тому вам не потрібно бути дуже технічними, щоб мати сенс у них.

Ви можете переглядати статті за категоріями або проводити пошук, якщо не можете знайти те, що шукаєте. Також є доступ до форуму користувачів, який завжди є добрим доповненням, оскільки вони дозволяють вам отримати допомогу від громади, а не лише одного техніка. Спільнота активна, і вам не потрібно було довго чекати відповіді.

Якщо ви не хочете шукати рішення самостійно, можете зв’язатись із службою технічної підтримки Dropbox і отримати відповідь від них.. 

Користувачі отримують підтримку по телефону незалежно від плану, і ви можете отримати доступ до нього з консолі адміністратора команди. Доступно цілодобово для «корпоративних» користувачів та у робочий час для користувачів за «стандартними» та «розширеними» планами. Також є підтримка чату, яка доступна цілодобово. Ми спробували це, і ми зв’язалися з представником у короткому порядку.

Ви можете надіслати електронний лист на підтримку цілодобово, але ви можете почекати до 24 годин, щоб отримати відповідь, навіть як бізнес-користувач. Ми надіслали електронний лист, у якому задали пару питань, і отримали відповідь приблизно через 15 годин.

Вирок

Dropbox Business – це чудова послуга. Це було порушення років тому, але сервіс покращив свою безпеку, щоб компенсувати, і тепер він має всі функції безпеки, які ми хотіли б бачити в рішенні EFSS.

Користувацький досвід простий, але пропонує достатню кількість функцій для покращення робочого процесу та спільної роботи в команді. Хоча Dropbox відомий своїм користувацьким досвідом, найбільшою перевагою у цьому є його можливість синхронізації. 

Конкуренти скопіювали модель, але вони не зовсім відповідають справжній співпраці в реальному часі, як Dropbox. Крім того, розумна синхронізація просто робить весь досвід приємнішим.

Втім, функціональні можливості продуктивності Dropbox обмежені додатком Dropbox Paper. Це цікава функція, але вона не може відповідати тим, які надають Google Drive та OneDrive for Business. Однак Dropbox інтегрується з Microsoft Office та G Suite, тому ви можете користуватися їхніми можливостями, поки у вас є підписка.

Інший великий недолік – ціна. Є й інші більш дешеві рішення, які все ще здатні, і ви можете спробувати. Це означає, що якщо ви вважаєте, що отримуєте гроші за допомогою Dropbox Business, тоді продовжуйте це робити. Якщо ні, то зверніться до наших оглядів EFSS щодо альтернативних ідей.

Ми хотіли б почути ваші думки та досвід роботи з Dropbox Business. Як ви порівнюєте це з іншими рішеннями EFSS? Розкажіть нам у коментарях нижче. Дякую за прочитане.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map