Autotask pregled delovnega mesta Soonr 2020 – sinhronizacija datotek in deljenje za podjetja

Pregled samodejnega delovnega mesta (Soonr)

Zmogljiv sinhronizacijski datotečni sistem in ponudnik delnic za podjetja poljubne velikosti, ki iščejo večjo mobilnost in boljšo varnost, kot jih lahko ponudijo sinhronizacijske datoteke in rešitve za skupno rabo uporabnikov..


Pregled pregleda samodejnega delovnega mesta

Ko je podjetje naraslo na določeno velikost in se prvi zaposleni začnejo spoprijeti, tradicionalna rešitev za sinhronizacijo datotek in skupno rabo datotek preprosto ne zmanjša več. Medtem ko je Dropbox popolnoma primeren za svobodnjake ali majhne agencije, ki si želijo hitro izmenjati datoteke in mape s strankami, ne ustreza zahtevam številnih malih in srednje velikih podjetij, ki imajo pod svojim okriljem pet ljudi in več.

Domači zaslon za pregled samodejnega delovnega mesta Soonr Pregled

Rastoče podjetje mora zagotoviti, da njegove najbolj občutljive in zaupne datoteke ostanejo pod popolnim nadzorom podjetja. Pri uporabniških orodjih za skupno rabo datotek je – večinoma – pristop “vse ali nič”: ko je mapa v skupni rabi, ima oseba, ki jo je delil, popoln nadzor nad vsebino.

Datoteke lahko po naključju izbrišete, jih ponovno delite z nepooblaščenimi tretjimi osebami in zaposlenimi ali jih preprosto uredite napačni ljudje.

Rešitve za sinhronizacijo in deljenje na ravni podjetja, kot je Autotask Workplace Soonr, predstavljene v tem pregledu, vas vrnejo na voznikovo mesto. Ni pomembno, ali nadzorujete IT-oddelek podjetja, ali ste generalni direktor podjetja, ki ima bogastvo 500, ali direktor digitalne marketinške agencije.

Trg za rešitve za sinhronizacijo datotek in sinhronizacijo datotek je postal zelo gnečen, vsak tržni igralec pa ima prednosti in slabosti, ki jih je treba upoštevati, preden se potopite v pošiljanje datotek podjetja v oblak.

V tem pregledu Autotask Workplace Soonr bomo razstavili, komu je ta izdelek namenjen, zakaj je uporaben in zajemamo posebne lastnosti, funkcije in prednosti. Tako se lahko odločite, ali je koristen dodatek k arzenalu vaše poslovne produktivnosti.

Za koga je namenjeno delovno mesto Autotask Soonr?

Autotask Workplace / Soonr je rešitev za sinhronizacijo in skupno rabo datotek (ali shranjevanje v poslovnem oblaku), ki omogoča varnost in sodelovanje v podjetju.

Kaj to pomeni?

Za razliko od konkurentov (kot sta Dropbox in OneDrive), Autotask Workplace ponuja integrirano upravljanje dokumentov z mobilnimi napravami (MDM) in varnost naprav. Skrbniki lahko dodajo ali odstranijo zaposlene pri dostopu do oblaka Autotask in poskrbijo, da bodo podatki ostali pod nadzorom podjetja, ko je naprava izgubljena ali ukradena – ali zaposleni zapusti podjetje.

Nadzirajte člane v Autotasku

Priporočamo Autotask Workplace za mala in srednje velika podjetja s petimi zaposlenimi ali več, čeprav je v nekaterih primerih to smiselno tudi za manj ljudi v ekipi, kot je agencija, ki se ukvarja z zelo velikimi datotekami (CAD, Photoshop ali video datotekami). Autotask se prilagodi potrebam podjetij, zato je dodajanje ali odstranjevanje ljudi iz skoraj skupnega okolja hitra izkušnja.

Če pričakujete, da bo AWP Soonr celovita programska oprema za upravljanje projektov, razmislite o iskanju drugje, ker ni. Medtem ko lahko dodajate komentarje datotekam in mapam, pa za projekte manjka naloge in roka.

Tu je podrobnejši pregled dejanskih lastnosti in zmogljivosti programa Autotask Workplace Soonr:

Močna varnost

V današnjem svetu je zaradi hekerjev, kraje in izgube podatkov pomembnejša varnost kot kdaj koli prej.

1. Dostop do datotek in dokumentov na poti

Če se srečujete s strankami ali se udeležujete srečanja, poskrbite, da so vse potrebne datoteke na dosegu roke.

2. Varno delite datoteke z zunanjimi uporabniki

Danes je pošiljanje pogodb, predstavitev ali preglednic strankam in sodelavcem običajna praksa. Tradicionalni način pošiljanja e-poštnih sporočil je le tvegan in okoren.

3. Dostop do dokumentov zunaj omrežja

Dostop do dokumentov, tudi če niste v omrežju podjetja, je včasih težaven.

4. Sklicevanje na VPN ali FTP za daljinski dostop

VPN in FTP nista zelo prijazna do uporabnika in sta lahko nezanesljivi, še posebej pri delu z velikimi datotekami.

Načrti & Cenitev

Če želite razumeti, zakaj so cene Autotask-a na delovnem mestu pravzaprav precej dobre, se je treba poglobiti, zakaj se zdi, da drugi prodajalci ponujajo toliko več prostora za shranjevanje, na primer Egnyte. Večina prodajalcev z izjemno velikodušnimi kvotami za skladiščenje postavlja določene omejitve glede: 

  • velikost datoteke (od 2 GB do 10 GB)
  • količina datotek ki jih je mogoče sinhronizirati (nekatere omejitve začnejo začeti po 100 K datoteke, nekatere po 3M, odvisno od načrta) 
  • različice datotek (storitve, ki ponujajo veliko prostora za shranjevanje, običajno štejejo različice datotek glede na to kvoto. Lahko pa omejite različice datoteke, ki niso idealne, ali nadgradite na veliko dražji načrt)

Zdaj lahko Autotask Soonr nekoliko manj primanjkuje od standardne vključene količine pomnilnika 50 GB na uporabnika na mesec, vendar vas z zgoraj omenjenimi omejitvami ne bodo prizadele. Kot rečeno, tukaj so načrti in cene za Autotask: 

Torej, koliko stane? 

Zdaj vam tabela cen daje precej spodobno idejo, vendar si oglejte primer: 

Josh je lastnik digitalne marketinške agencije, ima majhno ekipo s 6 osebami, tako da z njim to vključuje 7 ljudi. Poleg tega imajo strežnik Windows 2008 Server, kjer gostijo pomembne datoteke iz oblaka podjetja. Tudi te datoteke je treba sinhronizirati. Torej, koliko “uporabnikov” ali “licenc” mora Josh kupiti? 

Josh mora kupiti 7 + 1 licenco (eno dodatno licenco za strežnik). Če želi, da lahko vsaka oseba v skupini ustvarja in sinhronizira projekte posebej. 

8 x 13 $ = 107 USD na mesec. 

Z nakupom 8 licenc bi mu zagotovili 450 GB celotnega prostora za shranjevanje. 

Zdaj bi vsak uporabnik dobil 50 GB prostora za shranjevanje, vendar Autotask omogoča uporabnikom, da ponovno dodelijo kvoto za shranjevanje, tako da bo Anne iz računovodstva, ki potrebuje le 5 GB od 50 GB, prerazporedila preostalih 45 GB Johnu, ki ima večjih datotek Photoshopa in drugih medijskih datotek. 

Čeprav te cene ni najlažje razumeti, ima zagotovo veliko prednosti, saj povprečen uporabnik potrebuje le nekaj gigabajtnega prostora za sinhronizacijo. Teoretično bi Josh lahko celo kupil manj licenc, če bi na primer uporabil en račun za en oddelek. 

Če Josh potrebuje več prostora za shranjevanje, lahko kupi več gigabajtov v korakih po 100 GB. 

Industrije so služile

Veliko organizacij, ki jih zanima EFSS, prihaja iz panoge, kot so:

  • Skrb za zdravje
  • Gradnja
  • Pravni
  • Finance
  • Neprofitni
  • Oglaševanje
  • Proizvodnja
  • Izobraževanje

V tem pregledu funkcije Autotask Worplace si bomo ogledali posebne primere in ugotovili, ali ta posebna rešitev ustreza varnostnim merilom, zlasti pri prenosu občutljivih podatkov ali kadar so podvrženi regulativnim omejitvam, kot je HIPAA – kjer je potreben podroben revizijski sled dostopa do datotek.

Podjetje Autotask je bilo ustanovljeno leta 2001 in se je postavilo kot podjetje za IT storitve, ki ponuja celovite rešitve upravljanja IT poslov, kot so upravljanje končnih točk, sistemi za vozovnice in v zadnjem času sinhronizacija datotek in skupna raba kot samostojna rešitev. Leta 2014 jih je pridobila zasebna kapitalska družba Vista Equity Partners.

Podjetje zdaj vodi predsednik uprave Mark Cattini.

Moči & Slabosti

Pojasni sinhronizacijo datotek in skupno rabo

Preden se najprej podate v pregled, na kratko povzemamo, kaj sinhronizira in deli datoteke. Ljudje, ki poznajo Dropbox, Google Drive ali OneDrive, morda že imajo nejasno predstavo o tem, kako deluje FSS.

Ponudnik za sinhronizacijo in skupno rabo datotek (znan tudi kot oblak ali storitev spletnega shranjevanja) omogoča, da so podatki podjetja dostopni registriranim napravam od kjer koli, kjer je omogočen internet. Ni pomembno, ali datoteke in mape sedijo na strežniku v prostorih podjetja ali se nahajajo v osebnem računalniku.

Sinhronizacija datotek in deljenje odjemalca se priključi na vašo trenutno infrastrukturo in vsem članom ekipe in odobrenim strankam omogoča dostop do lokalno shranjenih datotek od kjer koli.

Odjemalec na šifriran način naloži informacije na ponudnikove strežnike (v idealnem primeru) in nato ponovno razporedi te datoteke, kjer je nameščen drug primerek programske opreme in dodeljene posebne pravice. To je lahko na prenosnem računalniku, mobilni napravi ali na drugem strežniku.

Izberete, kam gredo datoteke in kdo lahko dostopa do njih.

Ko so vse datoteke naložene v oblak, jih lahko uredi ekipa in jih nato dvosmerno sinhronizirajo. Vse spremembe datoteke bodo takoj vidne v sinhroniziranih napravah.

Skupna raba datotek je običajno razdeljena na dva dela:

  1. Skupna raba javnih povezav in map.
  2. Zasebno sodelovanje pri projektu s člani skupine.

Pri ustvarjanju javnih povezav lahko vsakdo, do katerega je poslana, odpre datoteko, kar je uporabno za pošiljanje velikih datotek strankam. Rešitve za skupno rabo datotek poslovnega razreda vam omogočajo, da nastavite geslo ali iztečete datume za javne povezave, s čimer so varnejše.

Delite javne povezave

Po drugi strani pa obstajajo povezave na projekte, ki se uporabljajo za sodelovanje pri datotekah in mapah v virtualnih podatkovnih sobah s sodelavci. V skupnih projektih mora vsak udeleženec imeti licenco programske opreme EFSS. Delnice projekta so na splošno bolj prilagodljive, kar omogoča lastniku projekta, da nastavi posebne privilegije dostopa (na primer samo za branje).

Skupna raba projektov za samodejne zaznamke

Proizvajalci programske opreme EFSS uporabljajo številne vrste arhitekture, od pristopov samo za oblak (Dropbox / Box), do zasebnega oblaka (platforma je v celoti nameščena v zasebnem podatkovnem centru) ali hibridnih oblačnih modelov (Egnyte / Autotask), kjer lahko izbere, katere datoteke gredo v oblak in katere ostanejo lokalno.

Varnost igra pomembno vlogo pri prenosu datotek v oblak in nazaj do končnih točk. Zato začnemo s pregledom delovnega mesta Autotask z razčlenitvijo njihovih varnostnih konceptov.

Varnost

Za podjetja je glavna skrb varnost. Tveganja so preveč resnična – vsak dan slišimo, da se organizacije kršijo (Target, Home Depot, Sears, Michaels in še veliko drugih). To pogosto pomeni izgubo zaupnih informacij, kot so številke socialnega zavarovanja, kreditne kartice in podatki o strankah.

Podjetja se morajo vprašati, kakšen vpliv bo imela kršitev (notranja ali zunanja) nanje, kupce, stranke in spodnje vrstice.

Raziskava podjetja Enterprise Strategy Group iz leta 2013 je pokazala, da je več kot 50% podjetij in organizacij zaskrbljenih zaradi izgube ali kraje podatkov zaradi uspešnega zunanjega napada na ponudnika storitev FSS, 48% pa se boji tveganj naključnih kršitev podatkov, ki jih povzročijo zaposleni, bodisi po naključju bodisi namerno napačno.

Največji pomisleki glede varnosti za podjetja, ki uporabljajo sinhronizacijo datotek in skupno rabo

Autotask Workplace Soonr podjetjem ponuja številne varnostne funkcije in certifikate. Vsa strojna oprema je v lasti in upravljanju Autotask-a, strankam pa ponujajo geografsko odvečne, tretje stopnje, SSAE16 revidirane podatkovne centre (dva na regijo). Njihovi podatkovni centri so nastavljeni z uporabo RAID6 in zrcalno podprto z podvajanjem.

V nasprotju s storitvami za shranjevanje v oblaku na ravni uporabnikov se Autotask ne zanaša na skupno gostovanje, temveč uporablja modularne farme strežnikov v gručah za izravnavo obremenitve storitev in razširljivost..

Šifriranje je zagotovo ena najpomembnejših lastnosti, ki jih podjetja iščejo, zlasti pri prehodu iz storitev za uporabnike, kot sta OneDrive ali Dropbox. Autotask Workplace šifrira datoteke med prevozom in v mirovanju – s pomočjo 256-bitne AES-šifriranja.

Za nadaljnje ločevanje med skupinami, uporabniki in datotekami je za vsako posamezno datoteko na voljo enkraten vrteč se šifrirni ključ. Noben ključ ni shranjen v prozoru, namesto tega so šifrirani z glavnim ključem in vzpostavljena je povezava s preverjanjem pristnosti strežnika, ki temelji na certifikatu.

Torej ni tveganja, da bo uporabniški agent sodeloval s katerim koli strežnikom, ki ni Autotask Workplace Soonr. Po mojem mnenju je ena od prednosti Autotask-a sposobnost nadzora dovoljenj za dostop in pravilnikov za nastavitvene naprave v svetovnem merilu. Ko se v podjetje pridruži nov zaposleni, se lahko politike samodejno uporabijo za tega uporabnika in jih po potrebi prilagodijo.

Pravilnik o mobilnih napravah - Autotask Soonr

Samodejno zaznavanje seznamov IP

Pravilnika o samodejnih klicih za EFSS

Oddaljene obrišite izgubljene naprave

Profili politike družbe

Prejšnja

Naslednji

Tu je seznam skrbniških in varnostnih funkcij, ki so lahko pomembne za podjetje:

  • Ustvarite, uredite, onemogočite in izbrišite člane, povezave, skupine in druge skrbnike
  • Conjure AD za uvoz uporabnikov in skupin
  • Popolnim članom prenesite pravico do vzpostavitve povezav
  • Nadzirajte sposobnost članov, da ustvarijo zasebne varnostne kopije
  • Preglejte, dodelite in upravljajte kvote za shranjevanje med člani
  • Nastavite in uveljavite pravilnike o geslu
  • Vzpostavi politike o sejah: uporablja se za nadzor življenjskega cikla prijavnih sej
  • Konfigurirajte mobilno napravo & podatkovne politike za dostop in uporabo
  • Konfigurirajte odobritev mobilnih naprav in pravilnike o brisanju naprave
  • Daljinsko obrišite določene računalniške ali mobilne naprave
  • Konfigurirajte integracijske točke z aplikacijami drugih proizvajalcev, kot so Salesforce, Google Docs in Office 365

To je samo povzetek varnostnih funkcij, ki jih ponuja Autotask. Če želite izvedeti več, prenesite njihovo varnostno knjigo, kjer so navedene vse podrobnosti. Čeprav zagotovo navdušujejo, obstajajo tudi drugi prodajalci (na primer Egnyte), ki imajo podobne varnostne koncepte.

Sinhronizacija datotek

Sinhronizacija datotek je postopek, kjer so na voljo več (ali več) datotek in map v več napravah. V najosnovnejšem pomenu se to zgodi s prenosom semenskih datotek in map v oblak, od koder se bodo na zahtevo razdelili ciljnim končnim točkam.

Glavni mehanizem za sinhronizacijo datotek Autotask Workplace deluje podobno kot rešitve za shranjevanje v oblaku uporabnikov: ko je odjemalec nameščen na ciljni stroj (to je lahko namizje, pametni telefon, prenosnik ali strežnik), je uporabniku na voljo mapa, ki deluje kot centralno središče za sinhronizacijo.

Macintosh sinhronizacija datotek z Autotask
Sinhronizacija datotek prek centralne mape v napravi.

Autotask ustvari sinhronizacijsko mapo, kamor lahko dodate mape in datoteke. Te datoteke so v skupni rabi v vseh povezanih napravah, vendar je mape mogoče izključiti iz sinhronizacije, da prihranite prostor.

Autotask Soont Windows Sync

Posamezne mape se sinhronizirajo z vsakim uporabnikom, s katerim se projekt deli v skupno rabo, ne glede na to, s katero napravo se uporablja.

Podprte so tudi mobilne naprave. Datotekam je mogoče dati prednost za dostop brez povezave.

Prejšnja

Naslednji

Vse datoteke ali mape, ustvarjene znotraj te mape, se prenesejo v oblak Autotask Workplace, tako da jih je mogoče razdeliti ekipi in drugim računalnikom, s katerimi je bila datoteka ali mapa v skupni rabi..

V nasprotju z drugimi prodajalci datotek za sinhronizacijo in skupno rabo datoteke Autotask ne omejuje količine datotek ali velikosti datotek, ki jih je mogoče sinhronizirati, zato je ta rešitev idealna za podjetja in organizacije, ki se ukvarjajo z velikimi datotekami.

Opazili smo, da ta rešitev dobro sodeluje z arhitekturnimi podjetji in medijskimi agencijami, ki pogosto potrebujejo distribucijo velikih datotek v več računalnikov, več pisarn in skupin.

Eno glavnih vprašanj pri obravnavi sinhroniziranih podatkov je, kaj se dejansko sinhronizira s končnimi točkami.

Predstavljajte si podjetje z 20 zaposlenimi, ki delajo s centraliziranega strežnika z več kot 200 GB datotekami in mapami. Če bi se podjetju pridružila nova uslužbenka, bi morala sinhronizirati vse te podatke s svojim edinstvenim računalnikom? Po eni strani bi trajalo kar nekaj časa in tudi hitro napolnili njen trdi disk.

Tu se začne igrati “selektivna sinhronizacija”. Večina uporabniških rešitev za sinhronizacijo datotek omogoča selektivno sinhronizacijo datotek NAKON kopanja v menije in nastavitve, če boste imeli srečo, boste našli možnosti, da se pomaknete na podmape..

V Autotask nam je bilo všeč, da lahko skrbniki določijo, kako odjemalec reagira, ko so na voljo novi projekti:

Autotask Selective Sync

Ko se ustvarijo novi projekti, jih je mogoče samodejno sinhronizirati z osebnimi napravami, vendar lahko Autotask Workplace nastavite tako, da vprašate, preden naredite karkoli ali ročno sinhronizirate vse. Nato se lahko pomaknete na raven podmape za selektivno sinhronizacijo.

Zakaj je koristno selektivno sinhronizacijo?

Pomagali smo in sodelovali z nekaj odvetniškimi podjetji, ki menijo, da je selektivna sinhronizacija bistvena pri njihovem vsakodnevnem delu: kadar koli lahko hkrati delajo z več desetimi zadevami, njihovi sodelavci pa se morajo hitro pomeriti med sodiščem in podjetjem.

Ključni dostop do datotek primerov je ključnega pomena, vendar zaprte datoteke primerov niso potrebne. Zato jih je mogoče “nesinhronizirati”, kar dela bolj učinkovito in učinkovito. Če pa je potreben sklic iz starejšega primera, lahko zaposleni te datoteke preprosto sinhronizirajo nazaj.

Pomembno je poudariti, da ko nekdo izbriše mapo iz sinhronizacijske mape, bo ta izbrisana s trdega diska, vendar Autotask Workplace Soonr še vedno hrani kopijo te mape v oblaku.

Datoteke in mape je mogoče trajno izbrisati iz spletnega vmesnika.

Če imate veliko količino datotek, ki jih je treba sinhronizirati, Autotask uporabi funkcijo, imenovano LAN sync, kjer bodo datoteke hitro sinhronizirane v računalnikih v istem omrežju. Kar pomaga hitro zagnati nove zaposlene in jim omogoča dostop do ključnih datotek.

Trajno izbrišite mape iz oblaka.

Deljenje datotek

Skupna raba datotek je bistvo vsakega izdelka sinhronizacije datotek in deljenja datotek. Podjetjem omogoča učinkovitejše delo z distribucijo datotek med poljubnim številom ljudi. Podjetja, ki se ukvarjajo z velikimi datotekami, bodo imela številne težave, kot so:

  • Kako strankam pošiljate velike datoteke po e-pošti
  • Kako zagotoviti, da zaposleni v podjetju delujejo s pravilno različico datoteke
  • Kako upravljati posodobitve za večje projekte, če je vključenih več ljudi
  • Kako upravljati velike projekte in datoteke v treh ali več uradih

Vsi zgoraj opisani scenariji zahtevajo skupno rabo datotek. S programom Autotask Workplace obstajata dva osnovna načina za skupno rabo datotek iz projekta:

Ustvarjanje javne povezave

Ustvarjanje javne povezave za projekt omogoča skupno rabo datoteke ali mape s strankami ali sodelavci, ki niso del osrednje ekipe (kar pomeni, da nimajo računa z delovnim mestom Autotask).

Ta funkcija je posebej narejena za pošiljanje hitre datoteke ali pogodbe strankam po e-pošti. Samodejni klic ne omejuje velikosti datoteke ali mape, zato je mogoče poslati katero koli datoteko. To smo uspešno preizkusili s 5 GB surovimi video datotekami in velikimi datotekami Photoshopa.

Pri ustvarjanju javne povezave Autotask Soonr uporabniku ponuja obilo varnostnih možnosti in strankam celo omogoča nalaganje ali spreminjanje datotek iz javne povezave. Če je odkljukano potrditveno polje »Omogoči nalaganje«, bo odjemalcu predstavljen vmesnik, ki ji omogoča, da vidi strukturo mape in naloži ali prenese datoteke.

Ustvarjanje javnih povezav z namizja
Javne povezave lahko ustvarite tako, da lahko k datoteki ali mapi dostopa kdorkoli s povezavo.

Če želite še izboljšati varnost, izberite prilagojeno geslo za datoteko ali mapo, izberite, kolikokrat lahko datoteko naložite in po določenem datumu izbrišite javno povezavo. Javne povezave je mogoče ustvariti iz spletnega vmesnika, znotraj standardne strukture datotek / map operacijskega sistema (prek kontekstnega menija) ali iz mobilne aplikacije.

Ena čedna funkcija, ki je nismo videli v številnih drugih rešitvah EFSS, je možnost pretvorbe datoteke v format PDF (to velja za datoteke predstavitev, dokumentov, preglednic in celo Photoshop.psd.)

Zasebna skupna soba

Datoteko ali mapo lahko delite tudi s svojo ekipo (kar pomeni, vsi ljudje z licenco AWP Soonr, ki so povezani kot člani ekipe). Podrobneje bomo podrobneje opisali to funkcijo v razdelku „Sodelovanje“ tega pregleda.

Dostop do datotek

Za vsako podjetje mora prodajalec EFSS v tabelo prinesti različne vrste dostopa, da se lahko vključi v delovni tok podjetja in trenutno hierarhijo datotek..

Čeprav je dostop do spleta in mobilne telefonije v današnjem času dokaj standarden, morate zagotoviti, da lahko rešitev EFSS vključi tudi integracije za WebDAV ali druge protokole. Določite, katere vrste dostopa so ključne za vaše podjetje, nato pa ustrezno izberite ponudnika.

Autotask Workplace ponuja različne vrste dostopa do datotek:

Spletni dostop

Do katere koli datoteke ali mape lahko dostopate prek spletne plošče, če ste prijavljeni z ustreznim uporabniškim imenom in geslom.

Dejansko lahko prek spletnega vmesnika upravljate celotno ekipo, na primer podeljevanje ali preklic pravic za dostop, brisanje, dodajanje ali spreminjanje datotek in premikanje datotek v podmape. Iskanje datotek je na voljo, čeprav išče le imena datotek, kar omejuje obseg iskanja.

Radi bi videli iskanje metapodatkov ali označevanje datotek.

Uporabniki si lahko ogledajo datoteke prek spletne aplikacije in Autotask dobro obdela veliko vrst datotek. Nekoliko žalostno smo videli, da datoteke Photoshop ne morejo prikazati predogleda in upamo, da bomo to funkcijo videli tudi v prihodnjih dodatkih k programski opremi.

Office, PDF in slikovne datoteke so dobro upodobljeni, vendar tukaj ni nobeno presenečenje. To je tisto, za kar jih bo uporabljala večina korporacij.

Lokalni dostop prek sinhronizacije datotek

Samodejni klic lahko sinhronizira datoteke z računalnikom iz oblaka, tako da jih je mogoče urejati, gledati ali brisati brez povezave. Vsaka spremenjena datoteka ali mapa se naloži v oblak in bo vidna vsem, s katerimi je mapa ali datoteka trenutno v skupni rabi.

Mobilni dostop

Do vseh sinhroniziranih datotek lahko dostopate prek mobilne naprave. S favoriziranjem je mogoče datoteke na voljo za urejanje brez povezave na mobilnem telefonu in naložiti / sinhronizirati, ko je na voljo omrežna povezava.

Soonr Workplace Mobile App za iOS in Android lahko ustvari novo:

  • Pisanje (opomba)
  • Dokument (Word)
  • Preglednica (Excel)
  • Predstavitev (PowerPoint)
  • Opomba (besedilo)
  • Fotografija
  • Video

Če ga želite shraniti v oblak Soonr in ga sinhronizirati z vsemi napravami.

WebDAV

Če morate v računalniku dostopati do osebnih map v oblaku, vendar ne želite lokalno sinhronizirati datotek ali jih ne morete povezati, se povežite s protokolom WebDAV, ki omogoča povezavo z Autotask Workplace Soonr kot pogon.

Upoštevajte, da je WebDAV precej zastarel protokol in ne priporočamo njegove uporabe v produktivnem poslovnem okolju.

Do datotek dostopajte prek pogona WebDav

Sodelovanje

Sodelovanje je v središču programske opreme za sinhronizacijo in skupno rabo poslovnih datotek. Autotask delovno mesto Soonr ni izjema. Kot je razvidno iz prejšnjih poglavij, Autotask uporablja več načinov sodelovanja.

V tem poglavju se bomo lotili skupinskega sodelovanja. V poglavju »Skupna raba datotek« smo videli, kako sodelovati z zunanjimi ljudmi s funkcijo »Skupna raba javne povezave«.

Zdaj si bomo podrobneje ogledali sodelovanje v podjetju. Ni važno, če ima organizacija le eno pisarno, kjer ljudje sodelujejo v isti stavbi ali pisarniškem prostoru ali če so zaposleni razporejeni po različnih celinah.

Če želite začeti deliti projekt, lahko izberete mapo iz računalnika v sinhronizirani mapi prek kontekstnega menija ali prek spletnega ali mobilnega odjemalca. Nadzor in varnostne funkcije so enake, ne glede na način.

Če pa se projekt deli prek namizja, morate dostop do te mape uporabiti prek spletnega vmesnika. To se nam je zdelo nekoliko zmedeno in bi si želeli videti brezhibno vključevanje skupne rabe projektov po vseh dostopnih točkah.

Spletna skupna raba omogoča močan skrbniški nadzor nad skupno mapo, zato je nadzor nad tem, kdo vidi, kaj je v mapi, zelo intuitiven. Izbirate lahko med naslednjimi možnostmi:

  • Popoln dostop – povabljeni član ekipe lahko z vsebino mape naredi skoraj vse.
  • Ustvari in spremeni – povabljena oseba lahko ustvarja nove podprojekte in spreminja datoteke.
  • Spremeni – uporabnik lahko spreminja datoteke, ne pa ustvarja novih map.
  • Le za branje – povabljeni uporabnik lahko prebere vsebino mape, vendar vnjo ne napiše ničesar.

Poleg tega lahko skrbnik nastavi, če lahko povabljeni uporabnik ponovno deli mape in ustvari javne povezave, kar je privzeto onemogočeno.

Ta funkcija je tisto, kar Autotask loči od drugih rešitev, kot je Dropbox, kjer je pristop vse ali nič. Povabilo uporabnikov v mapo pomeni, da jim daje pravico, da jo ponovno delijo s kom.

Pri sodelovanju z več uporabniki v istem projektu kmalu postane težko nadzorovati, kdo trenutno ureja datoteko, in določiti, kakšna je pravilna različica. Zato je bila funkcija, ki nam je bila še posebej všeč, zaklepanje datotek med postopkom urejanja.

Ko je datoteka zaklenjena, je nihče v ekipi ne more urejati, dokler je administrator ne odklene. Funkcija zaklepanja zagotavlja jasnost in prihrani čas pri presejanju datotek, tudi hladnejših, datoteke se lahko zaklenejo bodisi iz spletnega vmesnika ali namizne aplikacije.

Vse zaklenjene datoteke so označene s simbolom ključavnice.

Če nekdo v ekipi napačno shrani ali izbriše datoteko, se začne uporabljati funkcija različice funkcije Autotask, ker v obdobju šestih mesecev shrani neomejeno količino različic datotek.

Autotask Workplace ima vgrajen sistem za komentiranje, ki uporabnikom omogoča izmenjavo misli in poročil o stanju, hkrati pa jih pripenja neposredno na projekt ali datoteko – obvestila o komentarjih se lahko pošljejo po e-pošti ali besedilnem sporočilu.

Posebno vprašanje, ki ga vidimo, je:

Ali moram vse, kar imam, sinhronizirati z oblakom?

Preprost odgovor je ne. Ko je projekt ustvarjen, bo Autotask Workplace uporabnika vprašal, ali naj bo projekt sinhroniziran na vse računalnike in naprave ali ne.

Poleg tega lahko uporabnik nadzoruje, katere naprave bodo sinhronizirane v mapo. Na primer, delate na treh različnih strojih:

  • Pisarniška delovna postaja
  • Poslovni računalnik
  • Osebni prenosnik

Seveda bo prenos poslovnih datotek v osebni prenosni računalnik na majhnem trdem disku računalnika zelo velik, zato lahko le izbirate in izbirate najpomembnejše dokumente, ki jih želite nositi lokalno – kjer selektivna sinhronizacija prihrani dan.

Pri pregledu prodajalca EFSS pogledamo vrste in raznolikost integracij za urejanje dokumentov, saj velike korporacije obravnavajo na tisoče (če ne več sto tisoč) dokumentov. Zato je zagotavljanje mobilnega urejanja in enostaven dostop do teh dokumentov ključna lastnost katere koli zakonite storitve EFSS.

Autotask omogoča urejanje datotek prek spletnega brskalnika in njegove mobilne aplikacije (več o tem v razdelku »Mobilni dostop«). Izbirate lahko med urejanjem dokumentov prek:

  • Google Dokumenti
  • OneDrive
  • Office 365

Ali pa preprosto odprite aplikacijo na osebni napravi. Spremembe datotek se shranijo in so takoj vidne vsem članom projekta. Ko je datoteka shranjena, se ustvari nova različica, zdaj se lahko vrnete v katero koli stanje te datoteke v zadnjih šestih mesecih.

Mobilni dostop

Mobilnost je ključni del delovanja podjetij v današnjem svetu.

Glede na raziskovalno poročilo ESNA je več kot 20% svetovne telekomunikacijske delovne sile, zahvaljujoč mobilnim napravam, kot so pametni telefoni in tablični računalniki. Ni treba posebej poudarjati, da uporabniki danes želijo ves čas s seboj nositi vse svoje kritične datoteke.

Dostop do PowerPoint predstavitve na letališču ima številne prednosti. Spremembe je mogoče storiti takoj in jih sinhronizirati z globalno ekipo, saj prodajalci skupaj sodelujejo pri predstavitvi strank, ne glede na to, kje na svetu so.

Autotask Workplace resno jemlje varnost varnosti upravljanja mobilnih naprav in predstavlja brezžično mobilno izkušnjo prek svojih Android, iOS in Blackberry aplikacij. Uporabniki lahko prek mobilne aplikacije dostopajo do skupnih projektov, datotek in map – kot da bi krmili iste datoteke na namiznem računalniku.

Medtem ko mobilne aplikacije dobro delujejo, smo se jim včasih zdele malce nerodne, najbolj zanimive funkcije pa ponavadi skrivajo uporabniški vmesnik. Toda s prakso bi morali biti sposobni najti vsa povezana orodja za urejanje. Na primer, poudarjanje ali risanje nečesa znotraj dokumenta ali predstavitve je enostavno in intuitivno, kot lahko vidite na tej predstavitvi:

Eno glavnih tveganj, s katerimi se podjetja srečujejo, ko napravo ukradejo ali izgubijo, je navajanje ključnih podatkov nepooblaščenim tretjim osebam. Številne rešitve EFSS so uvedle funkcijo “Remote Wipe”, pri kateri lahko administrator na daljavo izbriše vse povezane datoteke, ne da bi potreboval dostop do fizične naprave.

Autotask ni izjema. Na skrbniški plošči preprosto izberite napravo, ki jo želite izbrisati, in ne bo več imela dostopa do skupnih in sinhroniziranih map.

Značilnost, ki je nismo videli pri drugih podjetjih za sinhronizacijo datotek in skupno rabo, je možnost dostopa do računalniške datoteke prek mobilne naprave. Za uživanje te ugodnosti je treba v aplikaciji Soonr posebej omogočiti.

Ta funkcija je uporabna, če je v pisarni pozabljena pomembna datoteka, vendar je potrebna za predstavitev zunaj mesta. Kot je razvidno iz varnostnega oddelka, lahko uporabniki nastavijo množico varnostnih pravil (na mobilnih napravah), kot so:

  • V ekipi onemogočite urejanje dokumentov na mobilni napravi
  • Uveljavite pristnost pri uporabi mobilne naprave
  • Za večjo varnost občutljivih datotek onemogočite izvoz mobilnih datotek

Na splošno smo z vidika končnega uporabnika ugotovili, da je mobilna izkušnja prijetna. Deluje tako, kot bi pričakovali, da bo delovala vsaka uporabniška aplikacija.

Zaradi tega je zelo verjetno, da ga bo delovna sila hitro sprejela in celo raje namenila drugim možnostim, kot je Dropbox (zaradi naprednih možnosti urejanja). Za skrbnike smo ugotovili, da so značilnosti pravilnika o varnosti in napravah nekoliko zakopane v kontekstne menije, kjer jih je mogoče preprosto spregledati.

Zaklepanje datotek mobilne naprave
Zaklepanje datoteke med urejanjem na mobilni napravi.

Zaklepanje datoteke med delom na mobilni napravi.

Predstavitve PowerPointa lahko hitro spreminjate.

Priljubljene datoteke lahko prenesete za dostop brez povezave.

Prejšnja

Naslednji

Varnostno kopiranje v oblaku

V prostoru za shranjevanje v oblaku potrošnikov je veliko zmede glede razlike med sinhronizacijo datotek in storitvijo varnostnega kopiranja v oblaku. Tu na Cloudwards.net vedno poudarjamo, da sinhronizacija datotek ni varnostna kopija.

Zdaj je nekaj storitev, ki izvajajo oboje, sinhronizacijo in varnostno kopiranje, kar počasi sprejemajo tudi prodajalci podjetij. Zato smo v aplikaciji Autotask Workplace Soonr našli posebno funkcijo varnostnega kopiranja v oblaku, ki nam je omogočila, da izberemo katero koli datoteko ali mapo in jo potisnemo v ločeno varnostno kopijo.

Samodejne varnostne kopije v oblaku

Čeprav bo ta varnostna kopija štela za skupno kvoto, je popolnoma neodvisna od vaših sinhroniziranih projektov in jo je treba obravnavati na tak način. Priporočamo, da ga nastavite za najpomembnejše poslovne datoteke, da bo vaše podjetje po neuspehu na trdem disku ali podobni katastrofi spet začelo in delovati..

V meniju z nastavitvami je mogoče izbrati, kdaj naj se sinhronizirajo in varnostno kopirajo (ali storite oboje), odvisno od internetne ali omrežne povezave, ki jo uporabljate. Ko je edina dostopna točka slabši Wi-Fi na letališču, je varnostno kopiranje lahko onemogočeno in lahko sinhronizirate samo ključne datoteke projekta.

V naših testih sta bili hitrosti za varnostno kopiranje in sinhronizacijo odlični. Autotask smo omejili proti naslednjim večjim storitvam za shranjevanje v oblaku:

  • iCloud (povezava na YouTube)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazonka

Tu so naši rezultati:

Primerjava hitrosti shranjevanja v oblaku

Preizkusili smo z velikimi datotekami in tisoči manjših, da ugotovimo, kako Autotask obravnava spremenljive velikosti in vrste datotek.

Če ste pričakovali rezervno aplikacijo kalibra Crashplan ali IDrive, bodite pripravljeni na razočaranje. Medtem ko je mogoče določene datoteke ali mape izključiti, ni nobenih funkcij razporejanja ali možnosti ustvarjanja varnostnih kopij za določene vrste vsebine, ki se pogosteje varnostno kopirajo..

Poročila & Revizija

Ko podjetje ali organizacija raste, postane težko spremljati, kdo ima dostop do datotek in podatkov na strežnikih podjetja. Podjetja nenehno dodajajo in odstranjujejo dostop zaposlenih do datotek v svetovnem merilu, zato mora obstajati način za nadzor dostopne sledi podatkov.

Delovno mesto samodejnega dovoljenja omogoča skrbnikom, da ustvarjajo poročila po meri glede na vrsto dogodka, poleg tega pa lahko poročila ustvarijo tako naprave kot uporabniki..

To je koristno, če mora podjetje izpustiti zaposlenega in preveriti, do katerih datotek je ta oseba imela dostop v zadnjem tednu ali mesecu. Skrbniki si lahko ogledajo tudi, katere datoteke so v skupni rabi, dostop do njih, urejanje in jih razvrstijo po datumu ali uporabniku – tako da se nič ne izgubi.

To skrbniku omogoča popoln nadzor nad podatki podjetja in poročila se lahko arhivirajo za namene notranjega spremljanja.

Poročila o napravah Autotask Soonr

Poročila in statistike ekipe za samodejno zaznavanje delovnega mesta

Raven datoteke za samodejno zaznavanje

Prejšnja

Naslednji

Pravnomočna razsodba & Priporočilo

Če ste se obdržali pri tem pregledu 5000 besed, čestitke! Zdaj ne veste le, kaj je pomembno pri izbiri rešitve EFSS, ampak imate tudi dober pregled nad tem, kako Autotask Workplace Soonr pomaga organizaciji ali podjetju pri sinhronizaciji datotek v več napravah in mobilnih skupinah.

Želeli bi poudariti nevarnost uporabe rešitev za sinhronizacijo datotek v oblaku, ki so prilagojene potrošnikom, v veliki organizaciji. Čeprav so cenejše, so potrošniške storitve povezane z varnostnimi tveganji, kot sta pomanjkanje šifriranja in malo nadzora nad dovoljenji za skupno rabo..

Delovno mesto Autotask lahko pomaga, da se organizacija razvija, tako da nudi varne in enostavne načine za dodajanje uporabnikov, članov skupine, nadzor nad dovoljenji in ustvarjanje novih projektov. Čeprav Autotask omogoča poglobljen tehnični nadzor, za upravljanje aplikacije ni potreben oddelek za IT.

Menimo, da so dobro naredili celovito rešitev s ciljem končnega uporabnika na ravni podjetja. Programi za iOS so zagotovo dobili največ ljubezni pri razvijalcih Autotask-a, saj ponuja veliko boljšo izkušnjo in več funkcij v primerjavi z aplikacijo za Android.

Če iščete programsko opremo za upravljanje projektov, s katero lahko določite roke v določenih datotekah in mapah, dodelite naloge ljudem v organizaciji in opomnike za zamujene roke – razmislite o iskanju drugje.

Za večino povprečnih podjetij so funkcije komentiranja, ki jih ponuja Autotask, dovolj.

Danes je na trgu veliko prodajalcev sinhronizacijskih datotek in skupnih datotek. Autotask Workplace je zagotovo ena od storitev, ki vodi vodilni paket, skupaj z:

  • Egnyte
  • Sinhlika
  • Druženje

Če vas zanima, načrtujte osebni predstavitveni prikaz vašega podjetja danes z nami.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map