Как использовать облачное хранилище как профессионал

Было время, когда облачное хранилище просто загружало и загружало файлы из облака. В наши дни вы можете делать с ней гораздо больше – например, синхронизировать файлы с локальной системой, совместно работать над документами, делать заметки и интегрировать облачные данные со сторонними приложениями..


Но главный вопрос – используете ли вы облачное хранилище в полной мере? В этой статье мы обсудим, как вы можете использовать облачное хранилище как профессионал, максимально увеличивая свободное пространство, интегрируя поставщиков облачных хранилищ с вашими предпочтительными рабочими инструментами, обеспечивая безопасность данных в облаке и многое другое..

Здесь есть все, что вам нужно знать, чтобы использовать облачное хранилище как профессионал.

1. Получите максимальное бесплатное хранилище

У большинства провайдеров облачных хранилищ есть установленный лимит хранилища для бесплатных пользователей, но здесь есть небольшой, но важный секрет: вы можете выйти за этот предел и увеличить объем предоставляемого бесплатного хранилища..

Все, что вам нужно сделать, это искать правильные предложения. Например, Dropbox предоставляет 2 ГБ дискового пространства, которое может быть расширено до более 16 ГБ, путем передачи сервиса друзьям и загрузки его настольных и мобильных приложений. Вы также можете получить бесплатное хранилище, если вы только что купили новое устройство Lenovo, HP или Samsung..

Аналогичным образом, Google Drive предоставляет бесплатное хранилище для пользователей Chromebook или Asus, а OneDrive также предлагает новое предложение для клиентов Seagate..

Эти предложения действительны только в течение ограниченного периода времени и на определенных устройствах. Но если вы все равно планируете купить новый гаджет, лучше выполнить поиск предложений облачного хранилища, прежде чем совершать последнюю покупку..

2. Ищите платные планы, которые выходят за рамки места для хранения

Если вы решили заплатить за облачное хранилище, выберите поставщика, который предлагает дополнительные функции, помимо предоставления облачного хранилища..

Например, с платными планами Google Drive (G Suite) вы получаете доступ ко всему пакету продуктов Google и бесплатному почтовому домену для бизнеса. Итак, если вы хотите получить профессиональный почтовый домен, потратив 5 долларов в месяц, вы получите персонализированный адрес электронной почты, доступ к электронной почте через Gmail и 30 ГБ дискового пространства Google Drive..

Аналогичным образом Microsoft предоставляет 1 ТБ дискового пространства OneDrive для всех пользователей Office 365. Таким образом, за 70 долларов в год вы получаете 1 ТБ облачного пространства и Microsoft 365, которую можно загрузить на 1 ПК / Mac и один смартфон. Кстати, покупка 1 ТБ места в OneDrive обходится в 60 долларов в год, поэтому технически вы платите только 10 долларов за весь пакет Office 365..

3. Отправляйте вложения из электронной почты из облака

Одна из основных причин, по которой пользователи выбирают облачное хранилище, заключается в том, что они могут обмениваться файлами в Интернете без необходимости постоянно загружать один и тот же файл каждый раз, когда им нужно отправить его новому человеку. Многие известные поставщики облачных хранилищ позволяют пользователям напрямую прикреплять файлы в виде вложений электронной почты, которые получатель может затем напрямую загрузить без регистрации в какой-либо службе облачного хранилища..

В Google Drive, конечно же, встроена интеграция с Gmail, что позволяет пользователям отправлять файлы с Drive напрямую в виде ссылок или вложений..

Dropbox также обеспечивает интеграцию Gmail с расширением Dropbox для Gmail Chrome. Но, в отличие от Google Диска, Dropbox позволяет пользователям добавлять только ссылки на файлы, а не фактические вложения. Аналогично, пользователи Microsoft Outlook могут напрямую прикреплять файлы OneDrive к любому электронному письму или сохранять прикрепленные по электронной почте вложения в OneDrive..

4. Совместная работа над документами в Интернете

Совместное использование и совместная работа в сети невероятно удобны благодаря облачному хранилищу, но прежде чем вы начнете делиться критически важными файлами, важно понять, как работают контроль доступа и права доступа.

Существует три уровня разрешений:

  • Только просмотр
  • Просмотр и комментирование только
  • Редактировать только

Первый уровень разрешений идеально подходит для совместного использования одного и того же файла с большим количеством пользователей, и вы не хотите, чтобы они редактировали или модифицировали файл, даже по ошибке.

Второй уровень разрешений полезен, когда вам нужна обратная связь с пользователем, но, тем не менее, вы не хотите, чтобы пользователи каким-либо образом изменяли файл. Кроме того, если у вас уже есть комментарии в файле, который вы хотите, чтобы пользователи видели, выберите разрешение «только комментарии». Предоставляйте права редактирования только в том случае, если вы хотите, чтобы пользователи могли изменять файлы или сотрудничать с вами..

5. Выборочная синхронизация для доступа к данным на нескольких устройствах

Выборочная синхронизация обеспечивает доступ к облачным данным, как если бы они находились на локальном диске. У нас обычно есть много файлов в наших учетных записях облачного хранилища, и их синхронизация с локальным диском может привести к проблемам с пространством на вашем ПК. При выборочной синхронизации нехватка места никогда не станет проблемой, и вы все равно сможете получить доступ к важным файлам с нескольких устройств..

Чтобы активировать выборочную синхронизацию, вам необходимо загрузить клиент рабочего стола вашего конкретного поставщика облачных услуг. Как только это будет сделано, просто отметьте все папки, которые вы хотите синхронизировать с локальным диском. Любые изменения, внесенные в файлы локально, синхронизируются с облаком всякий раз, когда система подключается к Интернету, и затем изменения видны на всех синхронизированных устройствах..

6. Включите инструменты для повышения производительности

Облачные инструменты для повышения производительности стали необходимостью, особенно для фрилансеров и удаленных команд, в которые входят члены со всего мира. Некоторые поставщики облачных хранилищ имеют встроенные средства повышения производительности, а другие поддерживают большое количество сторонних надстроек..

Например, Google Drive недавно представил приложение Google для хранения заметок Keep – как встроенную функцию для Документов Google. Таким образом, каждый раз, когда вы работаете с документом, вы можете открыть «Сохранить», делать заметки и повторно посещать его при каждом открытии документа..

Dropbox превратил свой новый инструмент для редактирования текста Dropbox Paper в инструмент управления задачами. Теперь пользователи могут добавлять флажки, назначать их пользователю, оставлять комментарии и даже устанавливать крайний срок.

Evernote, приложение для создания заметок, также поддерживает интеграцию с Google Drive. Поэтому каждый раз, когда вы вставляете ссылку на Google Диск в Evernote, она автоматически начинает отображать информацию о ссылке.

Инструменты управления проектами, такие как Asana и Trello, также поддерживают поставщиков облачных хранилищ, позволяя пользователям загружать файлы напрямую из облачной учетной записи..

7. Обмен фотографиями через облако

Когда дело доходит до обмена изображениями через облако, ищите поставщика облачного хранилища с большим количеством места, так как изображения могут занимать много места, особенно если вы используете высокопроизводительные цифровые камеры. Google Диск предоставляет неограниченное облачное хранилище для изображений, если качество изображения ниже 16 мегапикселей.

И, конечно же, есть Flickr, который предоставляет 1 ТБ дискового пространства для изображений без ограничений по размеру или типу файла. Если вы просто хотите хранить изображения в облаке для совместного использования, подойдет любой провайдер облачного хранилища. Но профессиональный фотограф может захотеть использовать такого поставщика, как OneDrive или Flickr.

Потому что они отображают метаданные каждого изображения и могут добавлять теги (даже несмотря на то, что Flickr на самом деле не является поставщиком облачных хранилищ, поскольку для фотографов это скорее платформа для демонстрации своей работы).

8. Шифрование данных в облаке

Безопасность является важной проблемой, когда речь идет о хранении данных в облаке. Чтобы ваши данные всегда были защищены в облаке, выберите поставщика облачного хранилища с сквозным частным шифрованием и политикой нулевого уровня знаний..

При частном шифровании ключ к зашифрованным данным остается у вас, а не у поставщика. Таким образом, технически даже поставщик облачного хранилища не может знать, какие данные вы храните на своих серверах. Однако, в то же время, если вы потеряете или забудете ключ шифрования, доступ к данным будет невозможен..

Кроме того, при частном шифровании нет возможности предварительного просмотра файлов. Сначала вам нужно скачать файлы, ввести ключ шифрования, и только потом вы сможете их просматривать. Да, это неудобно, но, увы, это цена конфиденциальности.

В заключении

Можно с уверенностью сказать, что простота доступа и мобильность, которые обеспечивает облачное хранилище, не имеют себе равных. Кроме того, как вы, наверное, уже обнаружили, поставщики облачных хранилищ предлагают множество функций, помимо загрузки и выгрузки файлов..

Понимая каждый аспект этих функций, вы можете использовать облачное хранилище как профессионал и исследовать его реальный потенциал. Итак, какой из этих советов вы уже знали?

Дайте нам знать об этом в комментариях.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map