Cum se utilizează un grafic Gantt: Ghid pentru începători pentru 2020

Există multe instrumente pentru a vă ajuta să vă organizați. Software-ul de management de proiect oferă funcții de toate tipurile care vă vor ajuta în planificarea activității. Ne concentrăm pe un anumit mod de organizare a sarcinilor din acest tutorial privind modul de utilizare a unui grafic Gantt.


Vă vom explica ce poate face un grafic Gantt pentru dvs., apoi vom analiza cum funcționează lucrurile pe câteva platforme. În primul rând, vom analiza un exemplu simplu în monday.com, despre care puteți citi în recenzia noastră monday.com. Apoi, vom trece printr-un exemplu mai avansat cu TeamGantt, despre care puteți citi în recenzia noastră TeamGantt.

Graficele Gantt sunt sofisticate. Dacă preferați ceva mai simplu, aruncați o privire la modul nostru de utilizare a unui articol de bord kanban. Recenzia noastră Trello discută despre un excelent exemplu de instrument kanban.

Ce este un grafic Gantt?

Există o mulțime de instrumente care vă permit să adăugați și să aranjați sarcini și să le vizualizați în moduri diferite. Instrumentele Gantt oferă un mare avantaj față de alții, prin faptul că vă permit să adăugați și să gestionați dependențe, astfel încât să puteți face ca un lucru să se întâmple dependent de altul.

Asta înseamnă că puteți vedea ce trebuie făcut înainte de finalizarea fiecărei sarcini. Dacă aveți nevoie de cartofii livrați înainte de a face cartofi prăjiți, puteți crea acea relație într-un grafic Gantt. Dacă există o problemă cu livrarea dvs., puteți vedea care va fi efectul urmărind dependențele înainte.

De asemenea, puteți calcula ce efect va avea o întârziere. În acest caz, sună banal, dar într-un proiect complex, multe sarcini pot depinde unele de altele. Un grafic Gantt vă va permite să calculați cu ușurință efectele oricărei probleme.

O diagramă Gantt arată de obicei un anumit interval de timp, cum ar fi o săptămână sau o lună, și vă permite să plasați sau să derulați datele, la fel ca majoritatea instrumentelor bazate pe calendar.

Gantt Chart Creator

Primul grafic Gantt a fost inventat de academicianul polonez Karol Adamiecki în 1896. Totuși, nu a făcut mare lucru. Henry Gantt, pentru care este numit acum sistemul, și-a publicat versiunea în 1910.

Graficele timpurii au arătat datele de început și de sfârșit ale sarcinilor care alcătuiesc un proiect. Dependențele au fost adăugate ulterior, chiar dacă sunt cheia pentru utilitatea graficelor Gantt.

Graficele Gantt și lucrul cu dependențele

Crearea sarcinilor este de obicei simplă. Adăugați un nume și poate o descriere. Dacă lucrați în echipă, sarcinile pot fi atribuite unor persoane. Pot fi clasificate și prioritizate. Adesea, puteți lăsa comentarii sau atașați fișiere la acestea. Aceste lucruri vor depinde de instrumentul pe care îl utilizați.

Cu instrumentele bazate pe diagramă Gantt, veți dori, de asemenea, să setați o dată de început, precum și o dată de încheiere sau o estimare a duratei sarcinii. În felul acesta, sarcinile pot apărea în poziția corectă din calendarul dvs., arătând când se vor întâmpla lucrurile sau cel puțin când speri că vor fi așa.

Pentru a crea dependențe între ele, de obicei faceți clic și glisați de la sfârșitul unei sarcini la începutul alteia. Aceasta face ca a doua sarcină să depindă de prima. Puteți utiliza Microsoft Excel pentru a face diagrame Gantt, dar utilizarea unui program dedicat este de obicei mult mai ușoară.

Unele instrumente au un buton care vă permite să creați dependențe completând detaliile într-o fereastră pop-up. În proiectele complexe, poate fi mai ușor decât metoda drag-and-drop.

În unele instrumente, puteți ajusta lungimile sarcinii, mutați-le și schimbați datele de început și sfârșit individual. Cu toate acestea, instrumentele care vă permit să faceți toate aceste lucruri pot fi mai complicate, deoarece este mai greu să găsiți mânerele pentru a crea dependențe..

Practica este perfectă, dar merită să subliniem faptul că doar pentru că găsiți că o implementare nu vi se potrivește, poate exista o altă.

Probleme ale graficului Gantt

Dacă o sarcină este programată să înceapă înainte de cele pe care depinde de finalizare, aveți o problemă. Graficele Gantt vă vor informa când este cazul, permițându-vă să o remediați. Puteți face asta manual trăgând activități pentru a le reprograma sau modifica lungimile estimate.

Unele instrumente vă vor actualiza automat programul pentru a-l menține funcțional. Asta înseamnă că dacă o sarcină depinde de alta, începutul ei se va ajusta automat dacă sarcina de care depinde nu este finalizată la timp. Poate deveni complex, dar a face ca această complexitate să fie gestionată este pentru ce sunt grafice Gantt.

Multe platforme vă vor anunța, de asemenea, dacă aveți o buclă de dependență. Dacă sarcina unu depinde de sarcina a doua, încercați să faceți ca sarcina a doua să depindă de sarcina unu și să vedeți ce se întâmplă. Este o situație imposibilă, dar, din nou, diagramele Gantt pot identifica aceste relații printre rețelele complexe de sarcini și vă pot salva durerile de cap.

Cum se face un grafic Gantt calea simplă: monday.com

monday.com are termene, care sunt similare cu graficele Gantt, dar nu includ gestionarea dependenței. Cronologia vă permite să setați datele de început și de încheiere pentru sarcini.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-cronologia luni

Puteți muta obiectele prin glisarea sau modificarea datelor de început și sfârșit. Puteți atribui sarcini și oamenilor, precum și cine vede ce face. Vă permite să vizualizați ce trebuie făcut și vă permite să găsiți probleme.

Planificarea unui proiect este mult mai ușoară cu instrumente de genul acesta. Cu toate acestea, pentru proiectele mari cu multe sarcini interdependente, lucrul vizual și intuitiv ar putea să nu fie suficient de bun. Acolo vă pot ajuta dependențele.

monday.com are o interfață fantastică, precum și funcții de securitate excelente pentru a vă proteja împotriva infracțiunilor informatice. Păstrarea în siguranță este esențială atunci când lucrați în cloud, deci angajamentul monday.com pentru securitatea online face o alegere puternică pentru gestionarea proiectelor dvs..

Diagrama Gantt gratuită: pas cu pas cu TeamGantt

În continuare, ne vom uita la TeamGantt, care, după cum sugerează și numele, este construit în jurul vizualizării sale Gantt. Are un nivel gratuit care permite până la trei persoane să-l folosească degeaba. Asta înseamnă că poți să-l testezi fără să fii nevoit să răsuciți prea mult brațul șefului. Dincolo de asta, există planuri plătite cu funcții suplimentare.

Haideți să aruncăm o privire la cum să începeți. După ce te-ai înscris, îți vei pune câteva întrebări și, dacă te descrii ca un începător, îți arătăm un videoclip introductiv. După aceea, este timpul să creați primul dvs. proiect.

Vă vom arăta cum să începeți de la zero, dar există șabloane. Sunt destul de de bază și includ un proiect-exemplu care este bun pentru învățarea drumului în TeamGantt. Există, de asemenea, un proiect de bază cu câteva sarcini și grupuri create pentru a putea utiliza sau redenumi, după cum este necesar.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-nou-proiect

Faceți clic pe „proiectele mele” în panoul din stânga, dacă nu sunteți deja acolo, apoi faceți clic pe butonul albastru „nou proiect” din dreapta. Veți vedea următorul ecran.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-nou-proiect

Acolo, puteți da un nume proiectului dvs., alegeți un șablon așa cum s-a discutat mai sus și chiar puteți selecta zilele săptămânii care vor fi utilizate în proiectul dvs. Selectați toate cele șapte zile dacă sunteți tipul ocupat, cinci dacă vă place majoritatea dintre noi sau două dacă preferați o abordare mai întâmplătoare a vieții.

Apoi, faceți clic pe butonul „creați un nou proiect” pentru a realiza proiectul. Va trebui să vizionați mai întâi un videoclip rapid, așa că nu ezitați să faceți o cafea rapidă și să reveniți două minute mai târziu.

Iată cum arată proiectul dvs. imediat după ce a fost creat. Există un singur grup care conține o singură sarcină. Grupurile vă permit să vă organizați sarcinile în categorii. Le poți numi ceea ce îți place.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-martor

Sarcini TeamGantt

În primul rând, să creăm o nouă sarcină, apoi vom modifica grupurile noastre înainte de a privi dependențele.

Pentru a crea o sarcină, faceți clic pe textul „sarcină” de lângă butonul plus de sub prima sarcină furnizată. Textele „punct de reper” și „grup de sarcini” vă permit să le creați.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-prima

Noua ta sarcină va apărea, evidențiată și cu cursorul în câmpul nume, astfel încât să poți numi ceea ce îți place, așa cum am făcut-o aici. Apăsați returnare sau faceți clic pe mouse și sarcina va fi gata.

Există și alte lucruri pe care le poți face cu sarcinile. Cu TeamGantt, puteți atribui fiecare unui utilizator, marcați cât de mult a fost realizat sau adăugați o listă de verificare a subtasch-urilor pentru a-l împărți în bucăți mai ușoare. Cu toate acestea, vom uita toate acestea deocamdată.

Sarcinile și grupurile conțin o pictogramă stilou pe care puteți face clic pentru a le edita. Există, de asemenea, o cruce pentru a le șterge. Acestea sunt vizibile dacă treceți peste sarcină sau în grup cu mouse-ul.

Faceți clic pe butonul Editare și va apărea o fereastră care vă permite să editați detaliile sarcinii.

Am adăugat câteva sarcini și un grup nou și am redenumit proiectul nostru. Acum este clasicul culinar, ouă fierte și soldați.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-multi-sarcini

Dependențe TeamGantt

Acum vom crea o dependență. Va trebui să introduceți apa în cratiță înainte de a-l fierbe. A doua sarcină depinde de prima. Putem adăuga această relație la TeamGantt. În acest fel, nu putem programa accidental a doua sarcină care să înceapă înainte de prima.

Acest lucru este evident în acest caz, dar este posibil să nu fie în proiecte mari.

Pentru a crea dependența, mutăm mouse-ul peste sarcina „apă clocotită”. În timp ce facem acest lucru, mici puncte apar pe ambele părți ale acestuia. Apoi facem clic și tragem de la punctul din stânga, la sarcina „pune apa în cratiță”. Când eliberam mouse-ul, se creează dependența.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-dependență adăugată

Am fi putut trage punctul la dreapta „puneți apa în cratiță” și am putut trage la sarcina „apă clocotită”. Oricum, efectul este același. Ceea ce contează este că utilizați punctul din stânga pentru a face acea sarcină dependentă de altceva și punctul din dreapta pentru a face altceva dependent de ea.

Dacă priviți ecranul de mai sus, veți observa că linia este roșie. Aceasta arată că programul nostru nu este posibil. Ambele sarcini legate sunt programate în același timp. În mod clar, în acest caz, unul trebuie să termine înainte ca celălalt să poată începe. Dacă tragem spre dreapta sarcina „apă clocotită”, totul va fi bine, iar linia își va schimba culoarea pentru a arăta asta.

modul de utilizare-a-Gantt-chart-teamgantt-sarcini-reeșalonate

Dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate reprograma dependențele pentru dvs., astfel încât nu trebuie să le trageți în jurul dvs., aruncați o privire la recenzia noastră ClickUp.

Acum înțelegeți elementele de bază ale managementului dependenței și puteți crea și conecta sarcini proprii. TeamGantt și monday.com au încercări gratuite, așa că verificați ce puteți face cu ele.

Gânduri finale

Există multe platforme care includ un grafic Gantt. Le acoperim în mod regulat în articolele noastre de management de proiect. Graficele Gantt tind să figureze în instrumentele mai concentrate asupra afacerii, dar după cum am văzut, nu trebuie să fie greu de utilizat. Beneficiați de această tehnică puternică și vă puteți îmbunătăți fluxurile de lucru și să-i țineți pe toți cei din echipa dvs. ocupați.

Pentru a vedea ce pot face platformele noastre preferate, aruncați o privire la cel mai bun software de gestionare a proiectelor noastre.

Privind dincolo de monday.com și TeamGantt, unul dintre instrumentele noastre preferate, Wrike, face o treabă excelentă în managementul dependenței. Citiți mai multe despre asta în recenzia noastră despre Wrike. Dacă preferați să lucrați la nivel local, consultați recenzia noastră GanttProject pentru a afla despre un software desktop vechi, potrivit pentru utilizarea biroului.

Dacă ați folosit vreunul dintre instrumentele Gantt de aici sau știți despre altele pe care nu le-am menționat, vă rugăm să ne împărtășiți cunoștințele în comentariile de mai jos. Mulțumesc pentru citit.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map