© Cloudwards.net


Hindi maraming mga pariralang tatlong salita na matutulog ka nang mas mabilis kaysa sa “pamamahala ng dokumento ng negosyo”, ngunit hindi ito dapat ganyan.

Bumalik sa mga araw ng software sa pamana ng desktop, walang posibleng paraan upang makagawa ng pamamahala ng mga dokumento ng negosyo kahit ano kaysa sa isang kakila-kilabot na karanasan. Ngunit ngayon, salamat sa mga eleganteng apps ng ulap, nakakuha kami ng mga system na madali sa mga mata at dinisenyo para magamit ng mga tao.

Narito ang limang tool upang gawing mas kaunting sakit sa ulo ang dokumentasyon ng negosyo at – kung posible – masaya.

1. Dropbox Paper

Ang Dropbox Paper – batay sa naunang hackpad – ay ang sagot ni Dropbox sa Google Docs. Ang sinumang gumagamit ng daluyan upang magsulat, ay makikilala ang layout at kung paano ito gumagana. Ang bawat linya ay ang sarili nitong bloke, na maaaring maging isang:

  • Imahe
  • File ng Dropbox
  • Talahanayan
  • Listahan ng bullet
  • Listahan ng mga bulong
  • Checkbox
  • Hatiin
  • Bloke ng code

Para sa mga kumpanya na may maraming mga visual na elemento o espesyal na pag-format sa kanilang babasahin, ang Dropbox Paper ay ginagawang madali upang ipasok at i-format ang mga ito. Iyon ay higit pa sa masasabi para sa mga Google Docs, na medyo malapit sa Microsoft Word para sa gusto ko.

Ang paghuhugas ng isang pribadong Dropbox Paper link sa ibang dokumento ng Papel ay gumagamit ng link bilang isang bloke, pinupuno ng auto ang pamagat at hayaan kang mabilis na tumalon sa pagitan ng iba’t ibang mga dokumento, tulad ng isang panloob na wiki.

Ang Dropbox Paper ay isang Mahusay para sa Pakikipagtulungan sa Pag-unlad ng Dokumento

Habang may mas mahusay na mas mahusay na mga solusyon para sa tunay na pamamahala at pag-aayos ng mga dokumento, ang mga komento at pag-update ng Dropbox Paper ay napakahusay para sa paghagupit ng mga dokumento sa isang koponan, na gumagawa ng mabilis na pag-rebisyon at pag-utos ng utak, tulad nito:


© Cloudwards.net

Para sa isang mas komprehensibo at nakabalangkas na paraan upang pamahalaan ang mga dokumento ng negosyo, maraming mga pagpipilian.

Mga Tip sa Dropbox Paper Pro:

  • Gumamit ng Dropbox icon kapag nag-edit ng isang dokumento upang direktang mag-embed ng mga file mula sa isang Dropbox account
  • Direkta na mai-link ang mga panloob na dokumento ng Dropbox Paper upang lumikha ng isang wiki ng kumpanya

2. MultCloud

Kung nakikipagtulungan ka sa magkahiwalay na mga koponan at kagawaran, na gumagamit ng iba’t ibang mga sistema ng pamamahala ng dokumento, magse-save ka ng maraming paglipat-lipat sa MultCloud.

Pinagsasama nito ang isang malawak na hanay ng iba’t ibang mga serbisyo sa ulap – tulad ng Dropbox, Google Drive at Evernote – lahat sa isang app. Kahit na sa libreng plano, ang mga gumagamit ay maligayang pagdating sa cram lahat ng kanilang mga serbisyo sa isang lugar at malayang ilipat ang mga file sa pagitan ng mga ito nang hindi umaalis sa app.


© Cloudwards.net

Ang “problema” sa MultCloud, ay higit na dinisenyo ito para sa pag-aayos ng babasahin at mas kaunti para sa pagtingin sa mga ito.

Habang ang ilang mga file ay ganap na nakabukas (mga imahe at mga file ng teksto, halimbawa), ang iba ay hindi ipinakita. Halata na ang Multcloud ay hindi ganap na isinama kay Evernote, dahil nagkakamali ka kapag sinusubukang buksan ang mga tala sa pane ng preview.

Ang Multcloud ay para sa Pag-view at Pag-aayos ng mga File Mula sa Iba’t ibang Mga Serbisyo

Ang Multcloud ay isang kalidad na solusyon para sa pag-download, pagtingin at pag-aayos ng mga file. Nag-uugnay ito sa ilang mas kaunting kilalang mga serbisyo, tulad ng Alfresco, Kopyahin at Mediafire. Kung mayroon kang mga file sa mga serbisyong iyon, maaari mo itong ilipat nang madali.

Mga Tip sa Multcloud Pro:

  • Gumamit ng Multcloud upang lumipat sa isang bagong serbisyo sa ulap kung nag-iisip ka ng paglipat sa Dropbox o Google Drive
  • Kopyahin ang mga screenshot ng Evernote sa kanilang sariling cloud server file, upang ma-de-clutter ang iyong mga notebook

… ngunit mayroong isang mas matikas na app doon, na may katulad na pag-andar – ibig sabihin, odrive.

3. odrive

Habang ang odrive ay may tungkol sa parehong online na pag-andar bilang Multcloud (pagiging ang base ng bahay para sa mga serbisyong multi-cloud), mayroon itong kalamangan na maging isang desktop app.

Ngayon, sa halip na lumipat sa pagitan ng mga lokal na folder ng Dropbox at Google Drive – o pag-aalala na kung saan ay ang pinakamahusay na lugar upang i-save ang mga ito – maaari mong ibagsak ang mga bagay sa isang ibinahaging odrive space at ayusin ito nang madali, sa loob ng odrive folder sa iyong computer.

Hindi man banggitin, ang karanasan ng gumagamit ay malayo, mas maganda kaysa sa Multcloud.


© Cloudwards.net

Ang odrive ay Para sa Pinagsamang Cloud Storage sa isang Desktop

Para sa pamamahala ng mga kumplikadong istruktura ng dokumento ng negosyo, ginagawang madali ng odrive na makita ang lahat sa isang lugar. Maaari mong mai-link ang iyong Dropbox, Google Drive, OneDrive, Ang Gmail at kahit ang mga Slack account, kaya’t ang mga file ay likas na dumadaloy kahit saan ka (o ibang tao) ay nagtatapos sa paglalagay ng mga ito (suriin ang aming pinakamahusay na imbakan ng ulap para sa Slack piraso, masyadong).

odrive Pro Tips:

  • Ayusin ang nagkalat na mga attachment ng Gmail at Slack sa isang ibinahaging puwang
  • Limitahan ang limitasyon ng pag-upload at bilis upang makatipid sa bandwidth at disk space

4. Proseso ng Kalye

Ang Proseso ng Street ay tumutulong na lumikha at pamahalaan ang mga dokumento sa proseso ng negosyo para sa mga nakakalito na gawain tulad ng onboarding ng empleyado at pamamahala ng seguridad sa network.

Kung nakakakuha ka ng mga bagong empleyado hanggang sa pamantayan, ang pag-iwas sa mga tagubilin sa Slack at pag-asa para sa pinakamahusay ay hindi isang mahusay na ideya, sa halip, lumikha ng isang proseso na nagpapaliwanag ng lahat nang walang kamali-mali..

Habang hindi mapamamahalaan ng Process Street ang mga file ng Dropbox o mga dokumento ng Google, maaari mong mapanatili ang mga proseso (at ang kanilang checklist ay tumatakbo nang kumpleto sa mga daanan ng pag-audit) lahat sa isang lugar at hindi pinaghalo sa mga hindi maaaring aksyon na mga dokumento tulad ng mga FAQ at mga patnubay..


© Cloudwards.net

Tulad ng nakikita mo, maaari mong ayusin ang mga dokumento ng proseso sa mga folder at magpatakbo ng mga checklist para sa bawat pagkakataon (sa kasong ito, isang listahan ng bawat empleyado).

Ang Proseso ng Street ay para sa Pagsasaayos ng Mga Dokumento ng Proseso at Pagtatasa sa Mga Checklist ng Koponan

Kung gumagamit ka ng isang form provider tulad ng Formstack o Typeform, posible na ipadala din ang lahat ng data na iyon upang maproseso ang mga dokumento.

Halimbawa, kapag nagpapatakbo ng proseso ng onboarding ng kliyente, maaaring ipasok ng kliyente ang kanilang data sa isang form (o gawin mo mismo). Kapag ang isang bagong entry ay idinagdag sa Typeform, maaari mong awtomatikong magpatakbo ng isang listahan ng tseke para sa kliyente na iyon at i-populate ito sa data ng form.

Magagawa ito sa kamangha-manghang kapangyarihan ng Zapier, na sasabihin ko sa susunod.

Mga Tip sa Pro Pro ng Street:

  • Sa Proseso ng Street maaari mong i-proseso ang mga dokumento ng proseso sa mga interactive na mga checklist para sa bawat maipapatupad na proseso
  • Mag-sign up sa Zapier upang simulan ang pag-automate sa gawain na kinamumuhian mo, at i-link ito sa Proseso ng Street upang maisagawa ang mga gawain sa pagkakasunud-sunod

5. Zapier

Ang Zapier ay isang platform para sa pagkonekta ng magkakasamang apps upang makagastos ka ng mas kaunting oras sa paglilipat ng data sa web. Sa Zapier, i-automate mo lang ito sa halip.

Upang kumonekta sa dalawang apps, lumikha lamang ng isang patakaran para sa kapag ang mga app ay nakikipag-usap sa bawat isa.

Halimbawa:

  • Kopyahin ang mga bagong file ng Google Drive sa isang tiyak na folder ng Dropbox
  • I-save ang mga bagong attachment sa Evernote sa Box
  • I-save ang mga bagong Google Docs sa OneDrive

Mayroong isang tonelada ng mga paraan na makakatulong sa Zapier na makuha mo ang kontrol sa dokumento. Sa parehong paraan mas madaling ilipat ang mga file sa pagitan ng mga provider ng imbakan ng ulap na may odrive o Multcloud, maaaring i-automate ng Zapier ang gawaing iyon, kaya hindi mo na kailangang mag-alala tungkol dito.

Hinahayaan ng Zapier Halos Bawat Bawat Pag-isama at Pag-sync

Sabihin nating halimbawa halimbawa na mas gusto mong gamitin ang Dropbox habang igiit ng iyong mga kasamahan sa paggamit ng Google Drive. Lumikha lamang ng isang zap na nag-sync ng lahat na ibinahagi sa iyo, sa isang tukoy na folder ng Dropbox, na nagpapaalam sa iyo sa Slack kapag kumpleto ang pag-sync.

Woo! Walang pagsisikap!


© Cloudwards.net

Suriin ang listahan ng mga pagsasama ng Zapier para sa labis na dami ng mga app na magkasama! Minsan ginagamit ko ang direktoryo para lamang makahanap ng mga cool na bagong tool.

Mga Tip sa Zapier Pro:

  • Pag-aayos ng chain-reaksyon ng pagsasama (tulad ng: Mag-upload ng isang file sa Dropbox -> Kopyahin ito sa OneDrive -> Magpadala ng isang email -> Abisuhan sa Slack) gamit ang bagong tampok na multi-step zap ng Zapier
  • Panatilihin ang isang direktoryo ng master ng lahat ng mga file mula sa lahat ng dako nang hindi gumagamit ng odesk o Multcloud, sa pamamagitan ng pag-set up ng zap pagkopya ng mga file mula sa lahat ng dako sa isang server

Para sa higit pang mga artikulo sa mga app ng ulap, kabilang ang mga kamangha-manghang mga pagsusuri at paghahambing, suriin ang natitirang bahagi ng blog ng Cloudwards.

Ito ay isang kontribusyon ng panauhin mula sa Benjamin Brandall. Si Benjamin ay isang manunulat sa Process Street. Hanapin siya sa Twitter dito.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me