Asana Beginner’s Guide: Udržujte úlohy rovno

Existuje veľa nástrojov na riadenie projektov a Asana je jedným z našich obľúbených; dokonca sa umiestnil medzi piatimi najlepšími v rámci najlepšieho softvéru na riadenie projektov. Začíname s novým softvérom je jednoduchšie, ak máte niekoľko ukazovateľov, preto sme zostavili túto príručku pre začiatočníkov Asany, ktorá vám pomôže na vašej ceste..


Ak uprednostňujete Trello pred Asanou, pozrite si radšej nášho sprievodcu pre začiatočníkov Trello. Ak chcete vidieť, ako sa tieto dve skupiny skladieb nachádzajú, prečítajte si našu porovnávaciu recenziu na porovnanie Trello vs Asana.

Asana vám poskytuje jednoduchý spôsob, ako organizovať svoje projekty a uchovávať informácie týkajúce sa riadenia na jednom mieste. Tieto informácie sa môžu zdieľať so všetkými vo vašom tíme, aby mohli vidieť celkový obraz a zároveň získať podrobnosti o tom, čo robia samy.

Umožňuje vám spravovať úlohy, ktoré sa týkajú vášho projektu, poskytuje vám spôsob, ako ich priradiť rôznym členom tímu, ako aj udržiavať si prehľad o tom, čo sa už urobilo a čo ešte treba urobiť. Môžete tiež sledovať diskusiu o konkrétnej úlohe.

Môžete spravovať konečné termíny projektu a prezerať si ich v časovom pláne a kalendári Asany, čo vám dáva dobrý prehľad o tom, ako váš projekt prebieha. Môže vám tiež pomôcť zistiť, kde možno vykonať zlepšenia, a identifikovať potenciálne problémy.

Prejdeme si základy a vysvetlíme, ako robiť bežné úlohy. Taktiež krátko preskúmame, čo je k dispozícii, a preskúmame pokročilejšie funkcie Asany.

Začíname s Asanou

Registrácia do Asany je hračka. Kliknite na možnosť „Začať bezplatnú skúšobnú verziu“ v pravom hornom rohu webovej stránky a zadajte svoju e-mailovú adresu. Po krátkom čakaní dostanete e-mail a potom sa môžete zaregistrovať s menom a heslom. V tomto bode môžete pridať profil, ak sa vám páči, alebo počkať neskôr.

Asan-signup

Po vykonaní tohto postupu budete požiadaní o zadanie názvu a podrobností svojho tímu. Potom získate možnosť pozvať členov tímu. Ďalej sa vám zobrazí obrazovka na zadanie kreditnej karty, aby ste nastavili platbu po skončení skúšobnej doby.

V tejto fáze však nemusíte zadávať kreditné karty. Kliknutím na „Pokračovať“ prejdete na bezplatnú verziu softvéru. Pri používaní kreditnej karty online sa vyplatí byť opatrný. Naša funkcia v oblasti počítačovej kriminality vám môže poskytnúť niekoľko tipov na zaistenie bezpečnosti na webe.

Okrem toho, že je Asana k dispozícii v prehliadači, môžete používať na svojom zariadení so systémom Android alebo iOS.

Keď ste v Asane, prvá vec, ktorú budete chcieť urobiť, je vytvoriť projekt.

Asan nový projekt

Ak to chcete urobiť, kliknite na veľký bodkovaný štvorec s „novým projektom“ pod ním a potom vyplňte zobrazený formulár. Máte na výber z prázdneho formulára a robíte všetko od nuly alebo vyberiete jednu z niekoľkých šablón. Môžete tiež importovať projekt zo súboru .csv alebo Excel, ako aj pripojiť Asanu k inému nástroju a importovať týmto spôsobom.

Založenie projektu Asana

Ak chcete začať od nuly, musíte projektu pomenovať. Vyberte si jeho rozloženie, ktorým môže byť zoznam alebo tabuľka. Potom nastavte svoje súkromie tak, aby bolo viditeľné iba pre vás, pre členov projektu alebo pre celý tím.

Pri prvom vytvorení prázdneho projektu sa v dolnej časti obrazovky zobrazí usmerňujúci text, ktorý vás prevedie základmi používania Asany. Poskytuje tipy, ako používať jeho funkcie, ako aj všeobecnejšie rady o tom, ako dosiahnuť úspech vašich projektov.

Asan-project-templates

Ak chcete začať so šablónou, majú bežní používatelia na výber bezplatné možnosti. Prémioví členovia dostanú širší výber a možnosť nastaviť vlastné šablóny.

Asan-agenda-template

Ak importujete, môžete ako zdroj použiť tabuľkový súbor alebo pripojiť Asanu k množstvu nástrojov na zdieľanie údajov s ním.

Pridávanie a organizácia úloh a oddielov

Asana zoznamy sú rozdelené do sekcií, ktoré obsahujú úlohy. Ak chcete pridať úlohu, kliknite na modré tlačidlo „pridať úlohu“ a pomenujte ju. Potom sa objaví pole, ktoré vám umožní pridať ďalšie podrobnosti.

Asan-úloha

Každú úlohu môžete priradiť konkrétnemu používateľovi. Používatelia sú farebne odlíšení, takže vidíte, kto musí čo robiť. Môžete tiež pridať dátum splatnosti a popis úlohy. Každá úloha má vlákno pre komentáre a môžete v nich označiť používateľov, ak chcete, aby dostali upozornenie, keď vložia komentár.

Úlohy sú rozdelené do sekcií. Môžu sa pridať kliknutím na tlačidlo „pridať sekciu“. Tak ako pri úlohách, môžete ku každej sekcii priradiť niekoho a pridať dátum splatnosti alebo komentáre.

Ak chcete zmeniť usporiadanie vecí, úlohy je možné presunúť zo sekcií do sekcií. Majú držadlo naľavo od ikony začiarknutia, ktorá sa zobrazí, keď nad ňou umiestnite kurzor myši.

Označte úlohu ako dokončenú kliknutím na začiarknutie alebo „značka dokončená“ v podrobnom zobrazení, ktoré sa objaví napravo, keď je úloha zvýraznená. To isté môžete urobiť aj s oddielmi.

Asan-task-view

Kliknutím na ikonu zobrazenia úlohy v pravom hornom rohu okna so zoznamom môžete sledovať, čo sa stalo. To vám umožní zobraziť všetky úlohy, či už úplné alebo neúplné. Môžu byť zoradené podľa dátumu alebo zástupcu. V dialógu je niekoľko možností, s ktorými si môžete zahrať, takže môžete ovládať spôsob prezentácie informácií.

Asan-oslava

Pri práci s Asanou môžete príležitostne zažiť prekvapenie. Zaškrtnite dostatok úloh a na obrazovke uvidíte farebné stvorenie, ktoré sa ponáhľa. To je jedna z osláv spoločnosti Asana, ktoré sú zábavným spôsobom, ako vás odmeniť za to, že sa veci robia, a dať nástroju vítanú injekciu osobnosti.

Videli sme jednorožce, narwhal a niečo, čo doteraz vyzeralo ako exotická ovca, ale určite existuje viac vecí. Je to trochu hlúpe, ale pre niektorých to bude znamenať akord.

Budovanie vášho tímu

Po nastavení projektu môžete pozvať ďalších používateľov kliknutím na tlačidlo „zdieľať“ v hornej časti obrazovky. Zadajte e-maily alebo mená používateľov, ktorých chcete pridať, a potom sa rozhodnite, či potrebujú mať prístup k úpravám alebo len schopnosť zobraziť a komentovať projekt..

Ak ste novým nástrojom na podporu svojho tímu, práve vám pomáhame, môže vám pomôcť aj náš článok o najlepších softvérových nástrojoch virtuálneho tímu.

Prezeranie úloh Asana

Asan-časová os

Okrem zobrazenia zoznamu je k dispozícii aj zobrazenie časovej osi, je však dostupné iba pre prémiových používateľov. Môžete v nej posúvať úlohy a kontrolovať konflikty závislosti.

Asan-kalendár

Zobrazenie kalendára vám ponúka ďalší spôsob, ako zistiť, kedy je potrebné niečo urobiť. Úlohy môžu byť opäť podľa potreby pretiahnuté.

Zobrazenie konverzácií vám umožňuje sledovať diskusie, ktoré sa odohrávajú v každom projekte. Môžete tu začať nové diskusné vlákna. Asana vám umožňuje zúčastňovať sa konverzácií priamo z e-mailu, takže nemusíte aplikáciu navštíviť.

Asan-status

Zobrazenie stavu vám umožňuje zistiť, koľko úloh sa dokončuje, ako aj neúplné úlohy, ktoré zostali. Informácie sú vynesené do grafu, aby ste videli, či sa počet nevyriešených úloh v priebehu času znižuje. Je to dobrý spôsob, ako získať predstavu o tom, či ste v cieli dosiahnuť svoje ciele projektu.

Môžete nastaviť stav vášho projektu na trať, v ohrození alebo mimo trať. To znamená, že každý v tíme môže vidieť, či máte obavy, že sa všetko nedokončí včas.

Písanie správ, takže nemusíte

Asana vám tiež môže vygenerovať správy. V zásade ide o zoznam úloh a súvisiacich informácií. Môžete generovať rôzne typy, napríklad úlohy, ktoré ste vytvorili, úlohy, ktoré ste zadali, a úlohy, ktoré boli nedávno dokončené.

Asan-reports

Ak máte veľa dokumentov alebo správ, ktoré môžete spravovať a nachádzate sa v hroznom neporiadku, prečítajte si naše päť nástrojov, vďaka ktorým je spravovanie dokumentácie menej hrozné v článku, kde nájdete užitočné rady..

Získanie podpory, ktorú potrebujete

Pri prvom použití Asany sa vám zobrazí niekoľko automaticky otváraných okien a návod na obrazovke, ktoré vám pomôžu ísť ďalej. To by malo stačiť na to, aby ste vstali a bežali so základmi. Ak však potrebujete ďalšiu pomoc, môžete kliknúť na otáznik v pravom hornom rohu obrazovky.

Asan-help

Kvalita tutoriálov je pôsobivá. Prvé štyri možnosti v ponuke pomocníka vám poskytujú podrobné informácie o tom, ako začať s Asanou a vysvetľujú, čo to môže urobiť. Existuje veľa obrázkov a animácií na čo najjasnejšie vyjadrenie.

Existujú aj niektoré dobré videá, ako aj praktická kontextová ponuka, ktorá zobrazuje klávesové skratky. Sú skvelým spôsobom, ako zvýšiť rýchlosť vášho pracovného toku.

Ak potrebujete viac praktickej podpory, existuje aktívne komunitné fórum, kde môžete diskutovať o problémoch s ostatnými používateľmi, ako aj s tímom podpory Asany..

Ak sa chcete hlboko ponoriť do Asany, nájdete tu aj príručku pre vývojárov, ktorá vysvetľuje, ako integrovať vlastný kód s platformou. Ak kódovanie nie je vaše vec, ale chcete používať aplikácie tretích strán, Asana sa dobre integruje do IFTTT aj do Zapieru..

V ponuke pomocníka nájdete aj pravidlá ochrany osobných údajov Asany. Ak máte obavy týkajúce sa ochrany osobných údajov, je dobré si prečítať aj naše pokyny na ochranu vašej funkcie ochrany osobných údajov.

Dobre navrhnuté a príjemné na použitie

Asana má pekný dizajn, ktorý dokáže vyzerať profesionálne bez nudy. Jeho návrhári efektívne využívali farby a animácie na zvýraznenie bežne používaných tlačidiel a na uľahčenie čítania používateľského rozhrania. Oslavy sú tiež príjemným nádychom.

Máme podozrenie, že vytvorenie takého nástroja príjemného na použitie nie je len zbytočné vypchávanie. Pútaví používatelia im môžu pomôcť urobiť viac práce. Ak chcete, aby deti jedli zeleninu, nechajte ich dobre chutiť.

Asana je zadarmo, ale ponúka prémiový balík pre tých, ktorí chcú z toho viac vyťažiť. Za 9,99 dolárov mesačne získate omnoho viac funkcií, napríklad časovú os, závislosti na úlohách a webové semináre. Získate tiež prioritnú podporu a neobmedzenú veľkosť tímu.

Záverečné myšlienky

Projektový manažment nie je vždy zábavný alebo chladný, ale dobrý softvér vám môže pomôcť rýchlejšie a jednoduchšie, takže vám poskytne viac času sústrediť sa na príjemné časti vašej práce – alebo sa len domov vrátiť skôr, ako sa všetko skončí..

Asana je ľahké začať, ale obsahuje množstvo výkonných funkcií, ktoré vám pomôžu zabezpečiť hladký priebeh vašich projektov. Je krásne navrhnutý a má množstvo šikovných doplnkov, ktoré vás pomôžu nasmerovať správnym smerom.

Je skvelou prácou byť užitočným obchodným nástrojom s množstvom funkcií, ktoré sa stále cítia priateľské a príjemné. Dúfame, že táto príručka vám ukázala, ako z nej vyťažiť maximum.

Ak máte niečo, čo by ste mohli pridať k tomu, čo sme tu vysvetlili, alebo ak máte pocit, že nám premeškali niečo dôležité, oznámte nám to v komentároch nižšie. Vďaka za prečítanie.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map