Ako používať Ganttov diagram: Príručka pre začiatočníkov do roku 2020

Existuje veľa nástrojov, ktoré vám pomôžu s organizáciou. Softvér na riadenie projektov ponúka funkcie všetkého druhu, ktoré vám pomôžu pri plánovaní vašej práce. V tomto návode sa zameriavame na konkrétny spôsob organizácie úloh, ako používať Ganttov diagram.


Vysvetlíme vám, čo pre vás môže urobiť Ganttov diagram a potom sa pozrieme na to, ako veci fungujú na niekoľkých platformách. Najprv sa pozrieme na jednoduchý príklad na stránke monday.com, o ktorom si môžete prečítať v našej recenzii na webe monday.com. Potom prejdeme pokročilejší príklad s programom TeamGantt, o ktorom sa dočítate v našej správe TeamGantt..

Ganttov diagramy sú sofistikované. Ak dávate prednosť niečomu jednoduchšiemu, prečítajte si náš článok o používaní článku o kanbanoch. Naša recenzia Trello predstavuje skvelý príklad nástroja kanban.

Čo je Ganttov diagram?

Existuje veľa nástrojov, ktoré vám umožňujú pridávať a usporiadať úlohy a prezerať ich rôznymi spôsobmi. Ganttove nástroje ponúkajú oproti ostatným veľkú výhodu v tom, že vám umožňujú pridávať a spravovať závislosti, takže jednu vec môžete zmeniť tak, aby bola závislá od inej..

To znamená, že vidíte, čo je potrebné urobiť pred dokončením každej úlohy. Ak potrebujete dodať zemiaky skôr, ako si môžete pripraviť hranolky, môžete si tento vzťah vytvoriť v Ganttovom diagrame. Ak sa vyskytne problém s doručením, môžete sledovať, aký bude mať účinok sledovaním závislostí.

Môžete tiež vypočítať, aký efekt bude mať oneskorenie. V tomto prípade to znie triviálne, ale v zložitom projekte môže byť veľa úloh vzájomne závislých. Ganttov diagram vám umožní ľahko vypočítať klepanie na účinky akéhokoľvek problému.

Ganttov diagram zvyčajne zobrazuje konkrétny časový rámec, napríklad týždeň alebo mesiac, a umožňuje vám listovať alebo posúvať dátumy, ako je to pri väčšine nástrojov založených na kalendári..

Ganttov diagram

Prvý Ganttov diagram bol vynájdený poľským akademikom Karolom Adamieckim v roku 1896. Nezískal však veľa šplhania. Henry Gantt, pre ktorého je systém teraz pomenovaný, vydal svoju verziu v roku 1910.

Prvé grafy zobrazovali dátum začiatku a konca úloh, ktoré tvoria projekt. Závislosti boli pridané neskôr, aj keď sú kľúčom k užitočnosti Ganttovho grafu.

Ganttov diagram a práca so závislosťami

Vytváranie úloh je zvyčajne jednoduché. Môžete pridať meno a možno aj popis. Ak pracujete v tíme, môžete ľuďom priradiť úlohy. Môžu byť kategorizované a prioritizované. Často môžete zanechať komentáre alebo k nim priložiť súbory. Tieto veci budú závisieť od používaného nástroja.

Pomocou nástrojov založených na Ganttovom grafe budete tiež chcieť nastaviť dátum začiatku, ako aj dátum ukončenia alebo odhad času, ktorý bude trvať úloha. Úlohy sa tak môžu v kalendári objaviť na správnom mieste a ukazujú, kedy sa niečo stane alebo aspoň, keď dúfate.

Ak chcete medzi nimi vytvoriť závislosti, zvyčajne kliknete a presuniete z konca jednej úlohy na začiatok druhej. To spôsobuje, že druhá úloha závisí od prvej. Program Microsoft Excel môžete použiť na vytvorenie Ganttovho grafu, ale použitie špecializovaného programu je zvyčajne oveľa jednoduchšie.

Niektoré nástroje majú tlačidlo, ktoré vám umožňuje vytvárať závislosti vyplnením podrobností v rozbaľovacom okne. V zložitých projektoch to môže byť jednoduchšie ako metóda drag-and-drop.

V niektorých nástrojoch môžete dĺžky úloh upravovať, presúvať ich a meniť dátumy začiatku a konca individuálne. Nástroje, ktoré vám umožňujú robiť všetky tieto veci, však môžu byť zložitejšie, pretože je ťažšie nájsť úchytky na vytváranie závislostí..

Prax je perfektná, ale stojí za to zdôrazniť, že len preto, že zistíte, že jedna implementácia vám nevyhovuje, môže existovať ďalšia.

Ganttov diagram

Ak je naplánované spustenie úlohy pred tým, ako to záleží na dokončení, máte problém. Ganttov diagram vás bude informovať, kedy to tak bude, a umožní vám to opraviť. Môžete to urobiť ručne presunutím úloh, aby ste ich zmenili alebo zmenili ich odhadované dĺžky.

Niektoré nástroje automaticky aktualizujú váš plán, aby zostali funkčné. To znamená, že ak je úloha závislá od inej, jej začiatok sa automaticky upraví, ak úloha, od ktorej závisí, nie je dokončená včas. Môže to byť zložité, ale zvládnutie tejto zložitosti je to, pre čo sú Ganttov diagramy.

Mnoho platforiem vás tiež upozorní, ak máte cykly závislosti. Ak je úloha jedna závislá od úlohy dva, skúste urobiť úlohu dva závislou od úlohy jedna a uvidíte, čo sa stane. Je to nemožná situácia, ale Ganttov diagramy opäť dokážu spoznať tieto vzťahy medzi zložitými sieťami úloh a ušetria vám plánovanie bolesti hlavy..

Ako urobiť Ganttov diagram jednoduchým spôsobom: monday.com

monday.com má časové harmonogramy, ktoré sú podobné Ganttovým grafom, ale nezahŕňajú správu závislostí. Časová os vám umožňuje nastaviť dátumy začiatku a konca úloh.

how-to-use-a-Ganttov diagram-pondelok-časová os

Položky sa môžete pohybovať pretiahnutím alebo zmenou ich počiatočných a koncových dátumov. Úlohy môžete priradiť aj ľuďom a zistiť, kto čo robí. Umožňuje vám vizualizovať, čo je potrebné urobiť, a umožní vám zistiť problémy.

S podobnými nástrojmi je plánovanie projektu omnoho jednoduchšie. Pre veľké projekty s mnohými vzájomne závislými úlohami však nemusí byť vizuálna a intuitívna práca dosť dobrá. Tam môžu pomôcť závislosti.

monday.com má fantastické rozhranie a vynikajúce bezpečnostné funkcie, ktoré vás chránia pred počítačovou kriminalitou. Bezpečnosť je pri práci v cloude kritická, takže záväzok spoločnosti monday.com v oblasti zabezpečenia online z nej robí silnú voľbu pre správu vašich projektov..

Ganttov diagram zadarmo: Krok za krokom s TeamGantt

Ďalej sa pozrieme na TeamGantt, ktorý, ako už názov napovedá, je postavený okolo jeho Ganttovho pohľadu. Má bezplatnú úroveň, ktorá umožňuje používanie až trom ľuďom pre nič za nič. To znamená, že to pravdepodobne môžete vyskúšať bez toho, aby ste príliš škrípali šéfovi ruku. Okrem toho existujú platené plány s ďalšími funkciami.

Pozrime sa, ako s tým začať. Po registrácii vám položí niekoľko otázok a ak sa popíšete ako začiatočník, ukážeme vám úvodné video. Potom je čas vytvoriť prvý projekt.

Ukážeme vám, ako začať od nuly, ale existujú šablóny. Sú celkom základné a zahŕňajú ukážkový projekt, ktorý je vhodný na to, aby ste sa naučili postupovať v tíme TeamGantt. K dispozícii je tiež základný projekt s niekoľkými úlohami a skupinami, ktoré môžete nastaviť alebo premenovať podľa potreby.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt nový projekt

Ak tam ešte nie ste, kliknite na „moje projekty“ a potom vpravo kliknite na modré tlačidlo „nový projekt“. Zobrazí sa nasledujúca obrazovka.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt nový projekt

Tam môžete pomenovať svoj projekt, vybrať šablónu, ako je uvedené vyššie, a dokonca vybrať dni v týždni, ktoré sa majú použiť v projekte. Vyberte všetkých sedem dní, ak ste zaneprázdnení, päť, ak sa vám páči väčšina z nás, alebo dva, ak uprednostňujete neformálnejší prístup k životu.

Potom kliknutím na tlačidlo „vytvoriť nový projekt“ svoj projekt uvediete do platnosti. Najprv budete musieť pozerať rýchle video, takže neváhajte a pripravte si rýchlu kávu a vráťte sa o dve minúty neskôr.

Takto vyzerá váš projekt hneď po vytvorení. Existuje jedna skupina obsahujúca jednu úlohu. Skupiny vám umožňujú usporiadať úlohy do kategórií. Môžete ich pomenovať, čo sa vám páči.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt-blank

Úlohy TeamGantt

Najprv vytvorme novú úlohu, potom upravíme skupiny skôr, ako sa pozrieme na závislosti.

Ak chcete vytvoriť úlohu, kliknite na text „úloha“ vedľa tlačidla plus pod poskytnutou prvou úlohou. Texty „míľnik“ a „skupina úloh“ vám ich umožňujú vytvoriť.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt-first

Vaša nová úloha sa objaví, zvýrazní as kurzorom v poli názvu, aby ste jej mohli nazvať, ako sa vám páči, ako sme to urobili tu. Stlačte návrat alebo kliknite myšou a úloha bude pripravená.

S úlohami môžete robiť aj iné veci. S TeamGantt môžete každému priradiť používateľa, označiť, ako sa to už urobilo, alebo pridať kontrolný zoznam podúloh, aby ste ich rozdelili na ľahšie kúsky. Na to však teraz zabudneme.

Úlohy a skupiny obsahujú malú ikonu pera, ktorú môžete upraviť kliknutím. K dispozícii je tiež krížik na ich odstránenie. Sú viditeľné, ak prejdete myšou na úlohu alebo skupinu.

Kliknite na tlačidlo Upraviť a zobrazí sa okno, ktoré vám umožní upraviť podrobnosti úlohy.

Pridali sme niekoľko úloh a novú skupinu a náš projekt sme premenovali. Teraz je to klasická kuchyňa, varené vajíčko a vojaci.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt-multi-úlohy

Závislosti tímu TeamGantt

Teraz si vytvoríme závislosť. Pred varením ju musíte vložiť do hrnca. Druhá úloha závisí od prvej. Tento vzťah môžeme pridať do tímu TeamGantt. Týmto spôsobom nemôžeme náhodne naplánovať spustenie druhej úlohy pred prvou.

V tomto prípade je to zrejmé, ale nemusí to byť vo veľkých projektoch.

Aby sme vytvorili závislosť, posúvame myš nad úlohu „vriacej vody“. Keď tak urobíme, na oboch stranách sa objavia malé bodky. Potom klikneme a potiahneme z bodky doľava na úlohu „dať vodu do hrnca“. Po uvoľnení myši sa vytvorí závislosť.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt závislosť pridanej

Mohli sme pretiahnuť bodku doprava od „vložiť vodu do hrnca“ a presunúť na úlohu „prevarenie vody“. V oboch prípadoch je účinok rovnaký. Dôležité je, že pomocou bodky vľavo nastavíte túto úlohu na niečo iné a bodku napravo, aby ste na nej záviseli niečo iné..

Ak sa pozriete na snímku obrazovky vyššie, všimnete si, že riadok je červený. To ukazuje, že náš harmonogram nie je možný. Obidve súvisiace úlohy sú naplánované súčasne. V tomto prípade je zrejmé, že jeden musí skončiť skôr, ako druhý môže začať. Ak pretiahneme úlohu „vriacej vody“ doprava, všetko bude v poriadku a čiara zmení farbu, aby to ukázala.

how-to-use-a-Ganttov diagram-teamgantt-tasks-splátkový kalendár

Ak potrebujete nástroj, ktorý pre vás môže naplánovať zmeny závislosti, takže ich nemusíte ťahať okolo seba, pozrite sa na našu recenziu ClickUp.

Teraz rozumiete základom riadenia závislosti a dokážete vytvárať a spájať vlastné úlohy. TeamGantt a monday.com majú bezplatné skúšobné verzie, takže si pozrite, čo s nimi môžete robiť.

Záverečné myšlienky

Existuje veľa platforiem, ktoré obsahujú Ganttov diagram. Pravidelne ich pokrývame v našich článkoch o riadení projektu. Ganttov diagramy majú tendenciu sa vyskytovať v nástrojoch zameraných viac na podnikanie, ale ako sme videli, nemusia sa ťažko používať. Využite túto výkonnú techniku ​​a vy môžete vylepšiť svoje pracovné postupy a udržať každého vo svojom tíme obsadené.

Ak chcete zistiť, čo môžu naše obľúbené platformy urobiť, prečítajte si náš najlepší softvér pre správu projektov.

Pri pohľade na stránky monday.com a TeamGantt, jeden z našich obľúbených nástrojov, Wrike, odvádza skvelú prácu pri správe závislostí. Prečítajte si viac o tom v našej recenzii Wrike. Ak chcete pracovať lokálne, prečítajte si našu recenziu GanttProject a získajte informácie o staromódnom desktopovom softvéri, ktorý je vhodný na kancelárske použitie..

Ak ste tu použili niektorý z nástrojov spoločnosti Gantt alebo viete o iných, ktoré sme nespomenuli, podeľte sa o svoje znalosti v komentároch nižšie. Vďaka za prečítanie.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map