Посібник для початківців Асани: Тримайте завдання прямо

Є багато інструментів для управління проектами, і Асана є одним з наших улюблених; він навіть увійшов до п’ятірки найкращих програмного забезпечення для управління проектами. Початок роботи з новим програмним забезпеченням простіше, якщо у вас є кілька покажчиків, тому ми склали цей посібник для початківців Asana, щоб допомогти вам на шляху.


Якщо ви віддаєте перевагу Trello над Асаною, ознайомтеся з нашим керівництвом для початківців Trello. Якщо ви хочете побачити, як вони складаються, прочитайте наш порівняльний огляд Трелло проти Асани.

Асана надає вам простий спосіб організації проектів і зберігати інформацію, пов’язану з управлінням, в одному місці. Цією інформацією можна поділитися з усіма членами вашої команди, щоб вони могли бачити велику картину, отримуючи детальну інформацію про те, що вони роблять самі.

Це дозволяє керувати завданнями, пов’язаними з вашим проектом, надаючи спосіб призначити їх різним членам команди, а також вести вкладки про те, що зроблено і що ще потрібно робити. Ви також можете відслідковувати дискусію навколо певного завдання.

Ви можете керувати термінами проекту та переглядати їх на часовій шкалі та календарях Асани, що дає вам хороший огляд того, як відбувається ваш проект. Це також може допомогти вам зрозуміти, де можна вдосконалити та виявити потенційні проблеми.

Ми пройдемо основи та пояснимо, як робити звичайні завдання. Ми також коротко вивчимо, що ще доступно, і подивимось на вдосконалені функції Асани.

Початок роботи з Асаною

Підписатися на Асану – вітер. Клацніть «Почати безкоштовну пробну версію» у верхньому правому куті веб-сайту та введіть свою електронну адресу. Після короткого зачекання ви отримаєте електронний лист, після чого зможете підписатися зі своїм іменем та паролем. Ви можете додати профіль у той момент, якщо вам подобається, або почекати пізніше.

асана-реєстрація

Після того, як ви це зробили, вам буде запропоновано ввести ім’я та дані вашої команди. Потім ви отримуєте можливість запросити членів команди. Потім ви будете надіслані на екран введення кредитної картки, щоб налаштувати оплату після закінчення пробного періоду.

На цьому етапі вам не потрібно вводити кредитну карту. Ви можете натиснути «продовжити», щоб перейти до безкоштовної версії програмного забезпечення. Слід бути обережними при користуванні кредитною карткою в Інтернеті. Наша функція щодо кіберзлочинності може дати вам декілька порад щодо безпеки в Інтернеті.

Окрім того, що він доступний у веб-переглядачі, ви можете використовувати Asana на своєму пристрої Android або iOS.

Коли ви перебуваєте в Асані, перше, що вам потрібно буде зробити, це створити проект.

асана-новий-проект

Для цього натисніть на великий пунктирний квадрат з “новим проектом” під ним, а потім заповніть форму, яка з’явиться. Ви можете скористатися порожньою формою і зробити все з нуля або вибрати один із декількох шаблонів. Ви також можете імпортувати проект із .csv або файлу Excel, а також підключити Asana до іншого інструменту та імпортувати таким чином.

Створення проекту Асани

Щоб почати з нуля, потрібно дати назві проекту. Виберіть його макет, який може бути списком або дошкою. Потім встановіть, що його конфіденційність буде видимою лише для вас, членів проекту або всієї команди.

Перший раз, коли ви створюєте порожній проект, ви побачите текст керівництва в нижній частині екрана, який допоможе вам ознайомитись з основами використання Асани. Він дає вам поради щодо використання його функцій, а також більш загальні поради щодо досягнення успіху ваших проектів.

asana-проект-шаблони

Якщо ви хочете почати з шаблону, для постійних користувачів є безкоштовні варіанти на вибір. Учасники преміум-класу отримують більш широкий вибір, а також можливість налаштувати власні шаблони.

асана-порядок денний-шаблон

Якщо ви імпортуєте, ви можете використовувати файл електронних таблиць як джерело або підключити Асану до низки інструментів для обміну даними з нею.

Додавання та впорядкування завдань та розділів

Списки Асани розділені на розділи, що містять завдання. Щоб додати завдання, натисніть синю кнопку “Додати завдання” та вкажіть її ім’я. Після цього з’явиться вікно, яке дозволить вам додати більше деталей.

асана-завдання

Ви можете призначити кожне завдання конкретному користувачеві. Користувачі кольорові, тому ви можете бачити, хто що повинен робити. Ви також можете додати термін і опис завдання. Кожне завдання має нитку коментарів, і ви можете теги користувачів у них, якщо ви хочете, щоб вони отримували повідомлення під час коментаря.

Завдання поділяються на розділи. Їх можна додати, натиснувши кнопку «додати розділ». Як і у випадках із завданнями, ви можете призначити когось у кожному розділі та додати термін або коментарі.

Якщо ви хочете переставити речі, завдання можна перетягувати з розділу в розділ. У них ліворуч від піктограми галочок, яка з’являється, якщо навести на неї мишу.

Позначте завдання як закінчене, натиснувши галочку або “Позначити завершеною” у детальному вікні, що з’являється праворуч, коли завдання виділено. Можна зробити те ж саме з розділами.

асана-завдання-вид

Ви можете слідкувати за виконанням, натиснувши значок перегляду завдань у верхньому правому куті вікна списку. Це дозволяє вам бачити всі завдання, будь то повні чи неповні. Вони можуть бути відсортовані за датою чи правонаступником. У діалозі є кілька варіантів, з якими можна обійтися, так що ви можете контролювати спосіб подання інформації.

асана-святкування

Працюючи з Асаною, ви можете відчути несподіваний сюрприз. Відмітьте достатню кількість завдань, і ви побачите, як барвиста істота поспіхом розбігається по екрану. Це одне з урочистостей Асани, які є цікавим способом винагородити вас за те, що ви робите, і даєте інструменту привітання для особистості.

Досі ми бачили єдинорогів, нарвала та щось подібне до екзотичної вівці, але, безумовно, є ще речі. Це трохи нерозумно, але для когось вдарить акордом.

Створення своєї команди

Після налаштування вашого проекту ви можете запросити додаткових користувачів, натиснувши кнопку «поділитися» у верхній частині екрана. Введіть електронні листи чи імена користувачів, яких ви хочете додати, а потім вирішіть, чи потрібно їм мати доступ до редагування чи просто можливість переглядати та коментувати проект.

Якщо ви новачок у використанні онлайн-інструментів для підтримки своєї команди, може бути корисною також наша стаття про найкращі програмні засоби для віртуальної команди.

Перегляд завдань Асани

асана-часова шкала

Окрім подання списку, існує перегляд часової шкали, хоча він доступний лише користувачам преміум-класу. Ви можете переміщувати в ньому завдання і перевіряти наявність конфліктів залежностей.

асана-календар

Перегляд календаря дає вам ще один спосіб зрозуміти, коли потрібно зробити щось. Знову ж таки, завдання можна перетягувати за потребою.

Перегляд бесід дозволяє відстежувати дискусії, що відбуваються в кожному проекті. Ви можете розпочати там нові теми обговорення. Асана дозволяє брати участь у її розмовах безпосередньо з електронної пошти, тому вам не потрібно відвідувати програму.

асана-статус

Перегляд статусу дозволяє побачити, скільки завдань закінчується, а також незавершені завдання, які залишилися. Інформація побудована на графіку, тож ви можете побачити, чи зменшується кількість невирішених завдань із часом. Це хороший спосіб зрозуміти, чи досягаєте ви цілі для досягнення своїх цілей проекту.

Ви можете встановити статус свого проекту на треку, ризику чи поза дорогою. Це означає, що всі в команді можуть побачити, чи ви стурбовані тим, що не встигнути зробити все вчасно.

Пишуть звіти, тобі цього не потрібно

Асана також може створювати звіти для вас. Вони по суті є переліками завдань і пов’язаною з ними інформацією. Ви можете генерувати різні типи, наприклад, створені вами завдання, призначені вам завдання та нещодавно виконані завдання.

асана-звіти

Якщо у вас є багато документів або звітів, якими можна керувати, і ви потрапили в жахливий безлад, перегляньте наші п’ять інструментів, які роблять управлінську документацію менш жахливою статтею для корисної поради.

Отримання підтримки, яка вам потрібна

Під час першого використання Asana ви побачите декілька спливаючих вікон та екранних вказівок, які допоможуть вам продовжувати роботу. Цього має бути достатньо, щоб встати та працювати з основами. Якщо ви хочете отримати додаткову допомогу, ви можете натиснути знак питання у верхньому правому куті екрана.

асана-допомога

Якість навчальних посібників вражає. Перші чотири варіанти в довідковому меню дають вам детальну інформацію про те, як розпочати роботу з Асаною та пояснити, що вона може зробити. Існує багато зображень та анімацій, щоб зробити речі максимально зрозумілими.

Також є кілька хороших відео, а також зручне спливаюче вікно, яке показує комбінації клавіш. Вони – прекрасний спосіб покращити швидкість вашого робочого процесу.

Якщо вам потрібна додаткова підтримка, існує активний форум спільноти, де ви можете обговорювати проблеми з іншими користувачами, а також команда підтримки Asana.

Якщо ви хочете заглибитися в Асану, є також посібник для розробників, який пояснює, як інтегрувати власний код у платформу. Якщо кодування – це не ваша річ, але ви хочете використовувати сторонні додатки, Asana добре інтегрується як з IFTTT, так і з Zapier.

Ви також знайдете політику конфіденційності Асани в меню довідки. Якщо у вас є проблеми конфіденційності, можливо, варто також прочитати наші способи захисту вашої функції конфіденційності.

Добре розроблений і приємний у використанні

Асана має приємний дизайн, який вдається виглядати професійно, не нудно. Її дизайнери ефективно використовували кольори та анімацію, щоб виділити більш часто використовувані кнопки, а також зробити користувальницький інтерфейс легким для читання. Урочистості – також приємний штрих.

Ми підозрюємо, що зробити такий інструмент приємним у використанні – це не просто зайве набивання. Залучення користувачів може допомогти їм виконати більше роботи. Якщо ви хочете, щоб діти їли свої овочі, зробіть їх гарними на смак.

Асана безкоштовна, але має преміальний пакет для тих, хто хоче отримати більше від неї. За 9,99 дол. США на місяць ви отримуєте набагато більше функцій, таких як часова шкала, залежність від завдань та вебінари. Ви також отримуєте пріоритетну підтримку та необмежений розмір команди.

Фінальні думки

Управління проектами не завжди цікаве або круте, але хороше програмне забезпечення може зробити це швидше і простіше, залишаючи вам більше часу, щоб зосередитись на приємних частинах вашої роботи – або просто повернутися додому раніше, коли все буде зроблено.

Початок роботи з Асаною легко, але включає в себе безліч потужних функцій, які допоможуть вам забезпечити безперебійність проектів. Він прекрасно оформлений і має безліч розумних додаткових даних, які допомагають направляти вас у правильному напрямку.

Це чудова робота, будучи корисним бізнес-інструментом з безліччю функцій, які все ще відчувають себе доброзичливими та приємними. Сподіваємось, цей посібник показав вам, як отримати максимальну користь від цього.

Якщо у вас є що додати до того, що ми тут пояснили, або якщо ви вважаєте, що ми пропустили щось важливе, повідомте нам у коментарях нижче. Дякуємо за прочитане.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map