Làm thế nào để làm việc từ xa dễ dàng

Đi lại đang giết bạn. Bạn ngồi trong những cuộc họp nhàm chán bất tận. Điện thoại đang đổ chuông và đồng nghiệp của bạn đang di chuyển bàn của anh ấy lần thứ năm hôm nay. Ai đó đang nhìn qua vai bạn. Bộ đồ mà bạn mặc không thoải mái.


Có phải là chín đến năm ngày tuyệt vời? Rất may, hôm nay chúng tôi có một ứng cử viên: làm việc từ xa.

Khi làm việc từ xa, bạn nhận được tất cả những lợi ích mà bạn đã nghe và tưởng tượng trước đây – làm việc trong áo của bạn, không phải đi lại, tiết kiệm tiền vào bữa trưa bằng cách ăn thực phẩm rẻ và tốt cho sức khỏe, chỉ tham dự các cuộc họp mà bạn hoàn toàn phải làm, hiệu quả hơn và , tất nhiên, quản lý thời gian của bạn theo cách bạn thấy phù hợp.

Ngày càng có nhiều người chuyển sang làm việc từ xa, nhưng sẽ là vô nghĩa đối với chủ nhân hoặc sự nghiệp của bạn nếu làm việc trên võng trên một bãi biển hẻo lánh khiến năng suất bị ảnh hưởng. May mắn thay, có rất nhiều công cụ phần mềm để giúp việc chuyển đổi dễ dàng hơn, tất cả những gì bạn cần là WiFi hoặc một số hình thức truy cập internet. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét một số công cụ giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng.

Đội nhỏ và người làm việc tự do

Đầu tiên và quan trọng nhất, khi bạn có một nhóm phân phối, bạn cần một cách an toàn và đáng tin cậy để chia sẻ tệp giữa các thành viên. Truyền tệp bằng email hoặc ổ đĩa flash chỉ là yêu cầu đánh cắp dữ liệu, vì email có thể bị hack và ổ đĩa bị đánh cắp. Để chống lại tội phạm mạng, lưu trữ đám mây có ích. Một trong những ứng dụng phổ biến nhất, với 800 triệu người dùng, là Google Drive.

Google Drive nhắm mục tiêu người dùng gia đình và cung cấp năng suất tốt. Có rất nhiều ứng dụng của bên thứ ba (hầu hết đều miễn phí) trong thư viện. Ứng dụng Google Google, Google Docs, là một trong những ứng dụng tốt nhất cho năng suất và cộng tác và tích hợp tự nhiên với Google Drive.

Với bộ tài liệu văn phòng, bạn có được các ứng dụng để xử lý văn bản, bảng tính và bản trình bày. Bạn có thể đề xuất các chỉnh sửa và đưa ra nhận xét, tất cả đều ở gần thời gian thực nhờ tốc độ đồng bộ hóa tệp nhanh. Ngoài ra, còn có một tùy chọn để quay lại các phiên bản trước và xem những thay đổi nào đã được thực hiện.

Tài liệu văn phòng

Tất nhiên, việc chia sẻ các tệp đó là điều cần thiết và Google không làm thất vọng. Bạn có thể sử dụng email để cấp quyền truy cập hoặc đặt liên kết truy cập. Cho dù bạn làm cái này hay cái khác, bạn có thể đặt quyền cho cả hai.

Google bảo mật các tệp đó bằng mã hóa AES 128 bit. Có nhiều cuộc thảo luận về việc liệu nó có bị bẻ khóa hay không, nhưng sự khôn ngoan thông thường nói rằng nó sẽ phải mất một siêu máy tính một tỷ năm để làm điều đó, vì vậy, có điều đó. Xác thực hai yếu tố (2FA) có sẵn để bảo vệ chống lại mật khẩu bị đánh cắp.

Một lựa chọn tốt cho các dịch giả tự do là với tư cách là người dùng miễn phí, bạn sẽ có được 15 GB dung lượng miễn phí tốt. Đối với những người mà Ldd thích các lựa chọn giá rẻ, thì có một vài gói trả tiền: 100 GB với giá 2 đô la một tháng là một thỏa thuận tốt, sau đó bạn nhận được 1TB với giá 9,99 đô la. Giảm giá có sẵn nếu bạn trả tiền cho cả năm. Đọc bài đánh giá Google Drive của chúng tôi để biết chi tiết.

Làm việc từ xa cho các doanh nghiệp cỡ vừa

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp và cần bảo mật hơn, thì có Box Box. Nó tuyên bố nhiều công ty Fortune 500 và doanh nghiệp nhỏ là khách hàng.

Có một ứng dụng gốc có tên là Box Notes, đây là một trong những ứng dụng ghi chú tốt nhất của chúng tôi. Để bù đắp việc thiếu ứng dụng cộng tác gốc, Box tích hợp với cả Google Docs và Office Online. Bạn có thể tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba có trong thư viện. Các danh mục bao gồm cộng tác, quản lý dự án, quản lý nội dung và bảo mật.

Quản lý các nhóm lớn, từ xa – hoặc nhiều nhóm – thật dễ dàng với Box; khi bạn thêm người dùng mới vào tài khoản của mình, bạn có thể đặt nhiều quyền khác nhau. Bạn có thể chọn những thư mục mà người dùng có quyền truy cập. Và bạn có thể đặt bảy cấp độ quyền khác nhau trong khi làm như vậy. Nếu bạn cần mời hàng chục nhân viên cùng một lúc, bạn có thể thực hiện một lời mời số lượng lớn. Khi bạn làm như vậy, bạn có thể gán chúng cho một nhóm để tránh đặt từng quyền một.

Khi nói đến bảo mật, Box làm rất tốt; nó bảo vệ nội dung của bạn bằng mã hóa AES 256-bit, quá cảnh và trên các máy chủ. Nó thậm chí còn mã hóa khóa của bạn (mà bạn sử dụng để giải mã các tệp của mình) với cùng mức mã hóa AES.

Tốc độ đồng bộ hóa tệp tương đương với các dịch vụ khác. Chia sẻ tập tin rất đơn giản; bạn nhấp vào nút chia sẻ trên mạng và bạn có thể tạo liên kết hoặc gửi lời mời qua email. Với các liên kết đó, Box cung cấp cho bạn khả năng sử dụng bảo vệ mật khẩu và đặt ngày hết hạn.

Vì nó hướng tới các doanh nghiệp nhiều hơn, nên nó đắt hơn; Box cung cấp cho bạn gói khởi động 100 GB cho tối thiểu ba người dùng và mỗi lần sử dụng $ 5 mỗi tháng. Gói doanh nghiệp và doanh nghiệp cộng với cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn, với giá lần lượt là $ 15 và $ 25. Có một kế hoạch cá nhân miễn phí và bản dùng thử 15 ngày cho các kế hoạch kinh doanh, bạn có thể đọc thêm về bài đánh giá Box của chúng tôi.

Công việc từ xa cho các doanh nghiệp lớn

Các doanh nghiệp muốn đi từ xa sẽ có giá tốt hơn với lựa chọn EFFS tốt nhất của chúng tôi, Egnyte Connect. Nó có các ứng dụng gốc cũng như tích hợp cả Google Docs và Office Online. Nếu bạn muốn sử dụng phiên bản văn phòng dành cho máy tính để bàn – Office 365 – cũng có một tích hợp cho điều đó.

Nó có một chút chậm khi tải lên ban đầu, nhưng với mục đích cộng tác, tốc độ đồng bộ hóa quan trọng hơn với các tệp đã được tải lên. Egnyte thực sự tỏa sáng ở đó vì nó sử dụng đồng bộ hóa cấp khối, chỉ tải lên các phần của tệp đã thay đổi chứ không phải toàn bộ tệp.

Bất cứ điều gì bạn cần khi chia sẻ với các thành viên ở xa, Egnyte đều có nó. Bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục dễ dàng và cung cấp bốn loại quyền truy cập – chủ sở hữu, đầy đủ, biên tập viên và người xem. Liên kết của bạn có thể có mật khẩu bảo vệ, ngày hết hạn và thậm chí bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi liên kết được sử dụng. Bạn thậm chí có thể đặt liệu người dùng có thể tải xuống hoặc chỉ xem trước các tệp.

Bạn không phải lo lắng về các tệp doanh nghiệp của mình, chúng được bảo vệ bằng mã hóa AES-256, bạn có thể đặt độ dài và độ mạnh tối thiểu cho mật khẩu, 2FA sẵn sàng trợ giúp nếu mật khẩu của bạn bị bẻ khóa và nếu ai đó đánh cắp thiết bị của bạn, bạn có thể chỉ cần cắt nó từ đồng bộ hóa.

Egnyte doesn cung cấp các kế hoạch cá nhân. Loại rẻ nhất là 40 đô la mỗi tháng cho năm người dùng, nhưng nó cung cấp 5TB dung lượng lưu trữ. Nếu bạn cần nhiều không gian hơn và nhiều người dùng hơn, hãy có kế hoạch kinh doanh. Nó cung cấp 10TB không gian chia sẻ cho tối đa 100 người dùng với giá 15 đô la một tháng (mỗi người dùng). Đọc chi tiết trong bài đánh giá Egnyte của chúng tôi.

Các công cụ làm việc từ xa khác

Khi bạn cần liên lạc với nhóm của mình từ xa, có một ứng dụng phổ biến xuất hiện trong tâm trí – Slack. Nó được ra mắt vào năm 2013 và đã phát triển nhanh chóng kể từ đó. Điều đó không có gì ngạc nhiên, ứng dụng này rất thú vị và dễ sử dụng và nó tích hợp với rất nhiều ứng dụng của bên thứ ba giúp tăng năng suất (chúng tôi cũng muốn lưu ý rằng tất cả các dịch vụ trên đều nằm trong kho lưu trữ đám mây tốt nhất cho Slack).

Chủ sở hữu không gian làm việc của bạn tạo không gian làm việc Slack và cùng với quản trị viên, mời và quản lý các thành viên trong nhóm. Sau đó, nhóm có thể chia sẻ không gian làm việc Slack và liên lạc qua nó. Tương tự như các phòng chat cũ, mọi thứ đều xoay quanh việc nhắn tin; các kênh khác nhau là một phần của không gian làm việc của bạn và chúng là phương tiện liên lạc chính. Bạn có thể tổ chức các kênh theo các phòng ban, dự án hoặc văn phòng cụ thể.

Khi bạn thường xuyên liên lạc với các thành viên trong nhóm, thông tin có thể ở khắp mọi nơi. Slack cho phép bạn tìm kiếm tin nhắn một cách dễ dàng, cũng như gửi thông báo cho bạn bất cứ khi nào có ai nói bất cứ điều gì quan trọng. Bạn thậm chí có thể tìm các tệp mà bạn đã gửi cho đồng nghiệp của mình.

Slack doesn thực sự cho phép bạn giữ một chương trình nghị sự, tuy nhiên: khi nói đến quản lý nhiệm vụ với một đội từ xa, Trello thực sự tỏa sáng. Đó là một cách trực quan để tổ chức các dự án của bạn và xem những gì bạn cần làm trong nháy mắt thông qua việc sử dụng bảng Kanban.

Tất cả những gì bạn làm sẽ liên quan đến bảng Trello. Bảng là một danh sách các danh sách, về cơ bản là tất cả các nhiệm vụ của bạn trong các giai đoạn khác nhau, từ ý tưởng đến hoàn thành. Trello sử dụng thẻ để đại diện cho những nhiệm vụ đó. Mặc dù ban đầu thẻ có vẻ đơn giản, bạn có thể thêm nhận xét, nhãn, tải lên tệp đính kèm, đưa ra ngày đáo hạn, v.v. Bạn có thể mời bao nhiêu người bạn cần vào bảng của mình và sau đó chỉ cần kéo và thả chúng vào thẻ để phân công nhiệm vụ.

Tất nhiên, Trello có một thư viện, với rất nhiều ứng dụng của bên thứ ba (được gọi là power-up), có thể cải thiện quy trình làm việc từ xa của bạn. Với họ, bạn có thể tích hợp Trello với nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây, ứng dụng liên lạc, nền tảng CVS, v.v … Nếu bạn không thấy bất cứ điều gì phù hợp với nhu cầu của mình, hãy cài đặt API mà bạn có thể sử dụng để xây dựng ứng dụng của riêng mình.

Suy nghĩ cuối cùng

Ngày nay, với internet và toàn cầu hóa, không có gì ngạc nhiên khi các nhóm hoặc cá nhân từ các quốc gia hoặc lục địa khác nhau làm việc cùng nhau; Tất nhiên, các tình huống mới mang lại vấn đề của riêng họ. Tuy nhiên, có rất nhiều ứng dụng để giúp với điều đó. Chúng tôi đã đề cập đến một số dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất phù hợp với cộng tác và một số ứng dụng phổ biến nhất cho phép tổ chức và giao tiếp tốt.

Có rất nhiều người khác, vì vậy bạn có một yêu thích mà chúng tôi bỏ lỡ? Bạn có nhận xét về một số mà chúng tôi đã chọn? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây. Cảm ơn bạn đã đọc.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map