Cách sử dụng Lưu trữ đám mây như một Pro

Đã có lúc lưu trữ đám mây chỉ là về việc tải lên và tải xuống các tệp từ đám mây. Ngày nay, bạn có thể làm được nhiều hơn với nó – như đồng bộ hóa các tệp với hệ thống cục bộ, cộng tác trên các tài liệu, ghi chú và tích hợp dữ liệu đám mây với các ứng dụng của bên thứ ba.


Nhưng câu hỏi lớn là – bạn có đang sử dụng lưu trữ đám mây cho toàn bộ tiềm năng của nó không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách bạn có thể sử dụng lưu trữ đám mây như dân chuyên nghiệp, bằng cách tối đa hóa không gian trống, tích hợp các nhà cung cấp lưu trữ đám mây với các công cụ làm việc ưa thích của bạn, bảo mật dữ liệu trong đám mây và hơn thế nữa.

Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết, để sử dụng lưu trữ đám mây như dân chuyên nghiệp.

1. Nhận dung lượng miễn phí tối đa

Hầu hết các nhà cung cấp lưu trữ đám mây đều có giới hạn lưu trữ được đặt cho người dùng miễn phí, nhưng đây là một bí mật nhỏ nhưng quan trọng: bạn có thể vượt quá giới hạn đó và mở rộng lượng lưu trữ miễn phí được cung cấp.

Tất cả bạn phải làm là tìm kiếm các ưu đãi phù hợp. Chẳng hạn, Dropbox cung cấp 2GB dung lượng lưu trữ, có thể mở rộng lên hơn 16 GB, bằng cách giới thiệu dịch vụ cho bạn bè và tải xuống ứng dụng trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Bạn cũng có thể nhận được bộ nhớ miễn phí nếu bạn vừa mua một thiết bị Lenovo, HP hoặc Samsung mới.

Tương tự, Google Drive cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng Chromebook hoặc Asus và OneDrive cũng đang cung cấp ưu đãi cho khách hàng mới của Seagate.

Các ưu đãi này chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian giới hạn và trên các thiết bị cụ thể. Nhưng nếu bạn có kế hoạch mua một tiện ích mới, thì tốt hơn hết là tìm kiếm các ưu đãi lưu trữ đám mây trước khi thực hiện giao dịch mua cuối cùng.

2. Tìm kiếm các gói trả phí vượt ra ngoài không gian lưu trữ

Nếu bạn đã quyết định trả tiền cho lưu trữ đám mây, thì hãy chọn nhà cung cấp cung cấp các tính năng bổ sung, ngoài việc chỉ cung cấp không gian lưu trữ đám mây.

Chẳng hạn, với các gói trả phí (G Suite) của Google Drive, bạn có quyền truy cập vào toàn bộ bộ sản phẩm của Google và một miền email doanh nghiệp miễn phí. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một tên miền email chuyên nghiệp, thì bằng cách chi tiêu 5 đô la mỗi tháng, bạn sẽ có được một địa chỉ email được cá nhân hóa, truy cập email thông qua Gmail và 30 GB dung lượng lưu trữ Google Drive.

Tương tự, Microsoft cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive cho tất cả người dùng Office 365. Vì vậy, với 70 đô la mỗi năm, bạn nhận được 1TB dung lượng đám mây và Microsoft 365, có thể tải xuống trên 1 PC / Mac và một điện thoại thông minh. Nhân tiện, mua 1TB dung lượng trên OneDrive có giá 60 đô la mỗi năm, vì vậy về mặt kỹ thuật, bạn chỉ phải trả thêm 10 đô la cho toàn bộ bộ Office 365.

3. Gửi tệp đính kèm E-mail từ đám mây

Một lý do chính khiến người dùng chọn lưu trữ đám mây là để họ có thể chia sẻ tệp trực tuyến mà không phải liên tục tải lên cùng một tệp, mỗi khi họ cần gửi nó cho người mới. Nhiều nhà cung cấp lưu trữ đám mây nổi bật cho phép người dùng đính kèm trực tiếp các tệp dưới dạng tệp đính kèm email, sau đó người nhận có thể tải xuống trực tiếp mà không cần đăng ký bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào.

Google Drive, tất nhiên, đã tích hợp sẵn Gmail, cho phép người dùng gửi tệp Drive trực tiếp dưới dạng liên kết hoặc tệp đính kèm.

Dropbox cũng cung cấp tích hợp Gmail, với tiện ích mở rộng Dropbox cho Gmail Chrome. Nhưng không giống như Google Drive, Dropbox chỉ cho phép người dùng thêm liên kết tệp chứ không phải tệp đính kèm thực tế. Tương tự, người dùng Microsoft Outlook có thể trực tiếp đính kèm tệp OneDrive vào bất kỳ email nào hoặc lưu tệp đính kèm được gửi qua email vào OneDrive.

4. Cộng tác trên Tài liệu trực tuyến

Chia sẻ và cộng tác trực tuyến cực kỳ tiện lợi nhờ lưu trữ đám mây, nhưng trước khi bạn bắt đầu chia sẻ các tệp quan trọng, điều cần thiết là phải hiểu cách kiểm soát truy cập và quyền truy cập tệp hoạt động.

Có ba cấp độ cho phép:

  • Chỉ xem
  • Chỉ xem và bình luận
  • Chỉ chỉnh sửa

Mức cấp phép đầu tiên là hoàn hảo để chia sẻ cùng một tệp với số lượng lớn người dùng và bạn không muốn họ chỉnh sửa hoặc sửa đổi tệp, thậm chí do nhầm lẫn.

Mức cấp phép thứ hai rất hữu ích khi bạn cần phản hồi của người dùng, tuy nhiên, vẫn không muốn người dùng thay đổi tệp theo bất kỳ cách nào. Ngoài ra, nếu bạn đã có các bình luận trong tập tin mà bạn muốn người dùng nhìn thấy, thì hãy chọn cho phép các bình luận về quyền chỉ có quyền. Chỉ cung cấp đặc quyền chỉnh sửa nếu bạn muốn người dùng sửa đổi tệp hoặc cộng tác với bạn.

5. Đồng bộ hóa có chọn lọc để truy cập dữ liệu trên nhiều thiết bị

Đồng bộ hóa có chọn lọc cho phép truy cập dữ liệu đám mây như thể nó nằm trên một ổ đĩa cục bộ. Chúng tôi thường có rất nhiều tệp trên tài khoản lưu trữ đám mây của mình và đồng bộ hóa tất cả chúng với một ổ đĩa cục bộ có thể dẫn đến các vấn đề về không gian trên PC của bạn. Với đồng bộ hóa có chọn lọc, việc thiếu dung lượng sẽ không bao giờ là vấn đề và bạn vẫn có thể truy cập các tệp quan trọng từ nhiều thiết bị.

Để kích hoạt đồng bộ hóa có chọn lọc, bạn sẽ phải tải xuống máy khách để bàn của nhà cung cấp dịch vụ đám mây cụ thể của mình. Sau khi đã hoàn thành, chỉ cần đánh dấu vào tất cả các thư mục bạn muốn đồng bộ hóa với ổ đĩa cục bộ. Mọi thay đổi được thực hiện đối với các tệp cục bộ đều được đồng bộ hóa với đám mây bất cứ khi nào hệ thống kết nối với Internet và sau đó các thay đổi sẽ hiển thị trên tất cả các thiết bị được đồng bộ hóa.

6. Kết hợp các công cụ năng suất

Các công cụ năng suất dựa trên đám mây đã trở nên cần thiết, đặc biệt đối với các dịch giả tự do và các nhóm từ xa có thành viên từ khắp nơi trên thế giới. Một số nhà cung cấp lưu trữ đám mây có các công cụ năng suất sẵn có và những công cụ khác hỗ trợ một số lượng lớn các tiện ích bổ sung của bên thứ ba.

Chẳng hạn, Google Drive gần đây đã giới thiệu ứng dụng lưu giữ ghi chú Google, Keep – như một tính năng sẵn có cho Google Docs. Vì vậy, mỗi khi bạn làm việc trên một tài liệu, bạn có thể mở Keep, ghi chú và xem lại bất cứ khi nào bạn mở lại tài liệu.

Dropbox đã chuyển đổi công cụ chỉnh sửa văn bản mới của mình, Dropbox Paper, thành một công cụ quản lý tác vụ. Giờ đây người dùng có thể thêm các hộp kiểm, gán nó cho người dùng, để lại nhận xét và thậm chí đặt thời hạn.

Evernote, một ứng dụng năng suất ghi chú, cũng tích hợp Google Drive. Vì vậy, mỗi khi bạn dán liên kết Google Drive vào Evernote, nó sẽ tự động bắt đầu hiển thị thông tin liên kết.

Các công cụ quản lý dự án như Asana và Trello cũng hỗ trợ các nhà cung cấp lưu trữ đám mây, cho phép người dùng tải trực tiếp các tệp từ tài khoản đám mây.

7. Chia sẻ hình ảnh qua đám mây

Khi nói đến việc chia sẻ hình ảnh qua đám mây, hãy tìm một nhà cung cấp lưu trữ đám mây có nhiều không gian, vì hình ảnh có thể chiếm nhiều không gian, đặc biệt là nếu bạn sử dụng máy ảnh kỹ thuật số hiệu suất cao. Google Drive cung cấp dung lượng lưu trữ đám mây không giới hạn cho hình ảnh, miễn là chất lượng hình ảnh thấp hơn 16 megapixel.

Và tất nhiên, có Flickr, cung cấp không gian lưu trữ 1TB cho hình ảnh không có giới hạn kích thước tệp hoặc loại. Nếu bạn chỉ muốn tìm cách lưu trữ hình ảnh trên đám mây cho mục đích chia sẻ, thì bất kỳ nhà cung cấp lưu trữ đám mây nào cũng sẽ làm. Nhưng nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp có thể muốn sử dụng một nhà cung cấp như OneDrive hoặc Flickr.

Bởi vì họ hiển thị siêu dữ liệu của mọi hình ảnh và có thể thêm các thẻ (mặc dù Flickr không thực sự đủ điều kiện là nhà cung cấp lưu trữ đám mây, vì đó là một nền tảng để các nhiếp ảnh gia giới thiệu công việc của họ).

8. Mã hóa dữ liệu trong đám mây

Bảo mật là một mối quan tâm quan trọng khi lưu trữ dữ liệu trên đám mây. Để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo mật ngoài đám mây, hãy chọn nhà cung cấp lưu trữ đám mây với mã hóa riêng tư đầu cuối và chính sách không kiến ​​thức.

Với mã hóa riêng, chìa khóa của dữ liệu được mã hóa vẫn ở bên bạn chứ không phải với nhà cung cấp. Vì vậy, về mặt kỹ thuật, ngay cả nhà cung cấp lưu trữ đám mây cũng có thể biết được dữ liệu bạn đang lưu trữ trên máy chủ của họ. Tuy nhiên, đồng thời, nếu bạn bị mất hoặc quên khóa mã hóa thì không có cách nào truy cập dữ liệu.

Ngoài ra, với mã hóa riêng, không có cách nào để xem trước các tập tin. Bạn cần tải xuống các tệp trước, nhập khóa mã hóa và chỉ sau đó bạn mới có thể xem chúng. Vâng, nó là bất tiện, nhưng than ôi mà giá của sự riêng tư.

Tóm lại là

Thật khó để nói rằng tính dễ truy cập và tính di động mà lưu trữ đám mây mang đến cho bàn là vô song. Ngoài ra, như bây giờ bạn có thể phát hiện ra, các nhà cung cấp lưu trữ đám mây cung cấp rất nhiều tính năng, ngoài việc chỉ tải lên và tải xuống các tệp.

Bằng cách hiểu mọi khía cạnh của các tính năng này, bạn có thể sử dụng lưu trữ đám mây như dân chuyên nghiệp và khám phá tiềm năng thực sự của nó. Vì vậy, một trong những lời khuyên này bạn đã biết?

Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map