Nákladovo efektívne riešenia na ukladanie a zálohovanie súborov pre právnikov

Hľadáte právnik najefektívnejší a cenovo dostupný spôsob ukladania a zálohovania súborov v cloude? Vaše hlavné obavy by potom mali súvisieť s bezpečnostnými rizikami pri rokovaniach so zmluvami, dôvernými osobnými alebo firemnými údajmi a finančnými informáciami.


Môžete riskovať odovzdanie všetkých týchto súborov do cloudu prostredníctvom externého poskytovateľa úložiska? Ak nie, aké sú alternatívy? Jedna vec vpredu: potrebujete zálohu. Nezáleží na tom, kde a ako. Toto je prvý krok. Všetko ostatné je iba sekundárne.

Áno, bezpečnosť aj cena sú dôležité, nikdy vám však tieto faktory neumožňujú zálohovať vaše súbory. Pozrime sa na niektoré z alternatív nákladovo efektívneho ukladania a zálohovania súborov, konkrétne pre vaše profesionálne požiadavky. Pre vaše súbory máme dve hlavné možnosti. Súbory môžete ukladať a zálohovať lokálne (interne) alebo zvoliť riešenie mimo lokality. 

Lokálne zálohovanie & Ukladanie súborov

Pravdepodobne si myslíte, že najlepší spôsob ukladania a prístupu k súborom je cez externý pevný disk. Aj keď je to začiatok, nemusí to stačiť pre vašu situáciu. Externý pevný disk rýchlo zbaví najdôležitejšie súbory z počítača; zvážte túto rýchlu opravu, ak ešte nemáte zálohu.

Myslíme si, že je lepšie postupovať rýchlo, pretože externé pevné disky majú príliš veľa obmedzení. Ak pracujete s viacerými spolupracovníkmi, možnosti s externým pevným diskom sa rýchlo zastavia. Preto by ste mali zvážiť použitie NAS pre vaše súbory. Už sme uviedli, prečo používame (a milujeme) server NAS pre naše súbory.

Ale prejdime ich znova za vás tu. 

Výhody používania NAS

Zariadenia NAS poskytujú veľa lacného úložného priestoru. Jednou z hlavných výhod je, že zariadenia NAS vám umožňujú rýchlo pripojiť pevné disky, takže aj keď sa vaše úložisko musí dramaticky rozšíriť (napríklad ak získate nového firemného klienta, ktorý vyžaduje spracovanie veľkého množstva dokumentov), môžete sa prispôsobiť zakúpením nových pevných diskov.

Úložisko pevného disku sa tiež stalo veľmi dostupným; môžete získať 2 TB úložného priestoru za približne 100 dolárov. 

Zariadenia NAS vám umožňujú prístup k súborom kdekoľvek vo vašej sieti. Krása NAS spočíva v tom, že na to, aby ste mali prístup k svojim súborom, nemusíte byť pripojení. Nezáleží na tom, kde ste vo svojej kancelárii; máte prístup k svojim súborom, ak ste pripojení k sieti. NAS môžete samozrejme nakonfigurovať tak, aby ste k svojim súborom mali prístup aj mimo stránky, čo vás však vystaví ďalším problémom so zabezpečením. 

Zariadenia NAS vám umožňujú spravovať prístup používateľov k vašim súborom. Zariadenia NAS vám umožňujú pridať používateľov, ktorí majú prístup k vašim súborom a priečinkom. Povedzme, že chcete, aby váš stážista pracoval na podsúbore súborov pre klienta, ale nemáte dovolené zdieľať s ním celý príbeh. Môžete iba vytvoriť špeciálny priečinok, ktorý môže použiť.

Tiež môžete udeliť prístup na čítanie alebo zápis do svojich priečinkov a byť s podrobnosťami veľmi podrobní. Synology DiskStation používame v našej kancelárii a výsledky sme veľmi spokojní. Funguje to rýchlo a spoľahlivo. Môžete si vybrať rôzne veľkosti jednotiek (veľkosti pevných diskov, ktoré sa zmestia do stanice DiskStation), ktoré vyhovujú vašim potrebám. Pre začiatočníkov sú zvyčajne najlepšie dve až štyri zátoky.

RAID spravuje redundanciu súborov. Mnoho zariadení NAS používa technológiu RAID. Spoločnosť Synology používa automatický disk RAID, ktorý zrkadlí vaše súbory na pevných diskoch, ktoré pripájate. Ak dôjde k zlyhaniu jedného pevného disku, budete mať všetky svoje súbory vždy zálohované na druhý disk. Stačí vymeniť nefunkčný HD a je dobré ísť. 

Samozrejme môžete nájsť ďalšie výhody používania NAS. Napríklad, je vždy pod vašou kontrolou. Aj keď je to so zodpovednosťou, máte úplnú kontrolu nad nastaveniami zabezpečenia. Len sa uistite, že ste oboznámení s technikami šifrovania súborov alebo si najmite externého konzultanta, ktorý vám pomôže začať. 

Nevýhody použitia NAS

Správa súborov a zálohovanie sú vašou zodpovednosťou. Ak sa rozhodnete svoje súbory ukladať interne, všetko patrí do vašej zodpovednosti. Musíte skontrolovať stav pevného disku, starať sa o svoje zálohy a spravovať nastavenia šifrovania.

Buď si môžete dovoliť technika, ktorý tieto pre vás urobí, alebo musíte okolo seba ovinúť hlavu, čo môže byť veľmi časovo náročné a mätúce..

Používanie NAS nie je záloha! Mnohí právnici, s ktorými sme hovorili, používajú server NAS na „ochranu a zálohovanie“ svojich súborov. Avšak mať NAS nemožno považovať za skutočnú zálohu, pretože nechráni vaše súbory pred nehodami alebo katastrofami, ktoré sa môžu vyskytnúť v kancelárskych priestoroch alebo blízko nich. Používanie servera NAS je iba prvým krokom k zálohovaniu súborov. 

Môžete zvoliť nesprávny server NAS. Výber dobrého NAS pre vaše podnikanie nie je najjednoduchšou úlohou. Aj keď odporúčame server Synology DiskStation, nemusí to byť najlepšia voľba pre vaše potreby. Myslíme si, že s tým nemôžete prísť veľmi zle, ale určite existujú zariadenia NAS, ktoré zvládajú synchronizáciu súborov lepšie, ak je to pre vás dôležité.

Zálohovanie mimo pracoviska & Ukladanie súborov pre právnikov

Myslíme si, že čím jednoduchšie je riešenie zálohovania, tým lepšie. Potrebujete však najmenej dva typy zálohovania: jednu miestnu zálohu a inú zálohu mimo stránky; napríklad u poskytovateľa zálohovacích služieb online.

Vďaka tejto dvojvrstvovej zálohe ste do veľkej miery chránení pred úrazmi, ktoré sa môžu vyskytnúť vo vašej kancelárii. Tieto nehody môžu byť istými „d’oh“ okamihmi, či už od vás alebo od asistenta. Súbory sa zvyčajne ľahšie odstránia, ako sa vytvoria.

zabezpečenia & Online zálohovacie služby

Pri manipulácii s údajmi klientov vyžaduje odovzdanie týchto súborov externému poskytovateľovi služieb veľa premýšľania o tom, ako sa s vašimi súbormi zaobchádza. Kde a ako sú vaše súbory šifrované? Kto môže skutočne vidieť vaše súbory? Koľko to stojí? 

Možno by ste si mali prečítať náš článok o online zálohovaní, kde rozoberáme tri bezpečnostné vrstvy, ktoré by mala mať online zálohovacia služba: 

  • Lokálne šifrovanie – napríklad 448-bitové šifrovanie Blowfish
  • Šifrovanie pri tranzite (štandardne je šifrovanie SSL)
  • Šifrovanie na strane servera – napríklad 256-bitový AES 

Možno budete chcieť zvážiť podnikové online zálohovacie riešenia, ktoré sú zvyčajne drahšie, ale môžu sa prispôsobiť vašim potrebám. Nasleduje zhrnutie odporúčaných online riešení zálohovania pre právnikov.

SpiderOak

Hlavnou výhodou spoločnosti SpiderOak je, že bezpečnosť berie skutočne vážne. Ak hľadáte najbezpečnejšiu online službu zálohovania a synchronizácie súborov, je to určite táto služba.

SpiderOak online zálohovanie a synchronizácia

SpiderOak je relatívne drahý (GB za 0 $ / rok) a jeho rozhranie sa občas cíti trochu neohrabane, ale celkové bezpečnostné prvky sa oplatia. Môžete sa tu zaregistrovať a vyskúšať to zadarmo.

Obchod s uhlíkom

Čo Carbonite Home chýba (neobmedzená šírka pásma, automatické zálohovanie video súborov, atď.), Môžete s Carbonite Business získať stále veľmi dostupnú 229 dolárov ročne.

CrashPlan Pro vs Carbonite Business
Karbonitový obchodný softvér

Aj keď to nie je neobmedzené, stále môžete zálohovať 250 GB (alebo 500 GB v Business Premier). Výhodou je, že môžete zálohovať neobmedzený počet počítačov, čo je užitočné, ak pracujete s viacerými spolupracovníkmi alebo klientmi. Tu môžete získať bezplatnú skúšobnú verziu. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro pre spotrebiteľov je fantastický, ak potrebujete viac funkcií, najmä pokiaľ ide o monitorovanie záloh a správu niekoľkých používateľských účtov..

CrashPlan je známy pre svoju neobmedzenú ponuku zálohovania, takže sa nemusíte báť vyčerpania miesta. Tu môžete získať bezplatnú skúšobnú verziu.

Pros & Nevýhody použitia online zálohovania pre firmu

Ak sa zaregistrujete pre online službu zálohovania, môžete si byť istí, že o všetko sa postará váš poskytovateľ služieb – aspoň tak by to malo byť. Softvérový program si stiahnete do svojho počítača PC alebo Mac, nastavíte plán a priečinky na zálohovanie a to je všetko. Mnoho služieb vás prevedie týmto procesom pomocou ľahko použiteľného sprievodcu.

Vďaka úložisku a zálohovaniu v cloude je prístup k súborom veľmi ľahký odkiaľkoľvek – na vašom smartfóne, na letisku, na pracovnom obede. Aj keď zabudnete na dôležitú prezentáciu pre svoje predajné ihrisko, môžete si ju jednoducho stiahnuť zo súborov, ktoré sú zálohované v cloude.. 

Niektoré služby online zálohovania vám umožňujú zdieľať súbory s kolegami alebo spoluhráčmi, aby ste mohli jednoducho spolupracovať na projekte alebo konkrétnom dokumente pre klienta. Nie je potrebné odosielať veľké e-mailové prílohy, ktoré by uviazli v spamových filtroch. 

Teraz sa pozrime na nevýhody zálohovania online pre právnické firmy. Keď posielate súbory na servery inej spoločnosti, musíte dôverovať tejto spoločnosti, aby neohrozila vaše údaje. Pred odoslaním súborov sa uistite, že sú implementované správne bezpečnostné funkcie.

Pokiaľ ide o online zálohovacie služby, môže sa vám zdať, že nemáte dostatok kontroly, ale určite existujú spôsoby, ako zálohovať čo najbezpečnejšie.. 

V závislosti od vášho internetového pripojenia a množstva údajov, ktoré chcete uložiť a zálohovať, môže online zálohovanie trvať veľmi dlho. Ak máte silné pripojenie na internet a hardvér počítača je aktuálny, mal by bežať na pozadí bez toho, aby ste si všimli, že sa niečo zálohuje.. 

Ak práve začínate ako právnik, pravdepodobne budete musieť pred založením solídnej klientskej základne ušetriť čo najviac peňazí. Zálohovanie mimo podniku býva oveľa drahšie ako zálohovanie online spotrebiteľmi. Zvážte, či medzitým bude stačiť spotrebiteľské online zálohovacie riešenie. Inováciu môžete vykonať neskôr, keď máte k dispozícii dostatok finančných prostriedkov. 

záver

Pointa je táto: nákladovo efektívne ukladanie súborov a zálohovanie pre právnikov sú možné. Vždy si uschovajte dve redundantné kópie svojich súborov. Jedna kópia by mala byť na mieste vo vašej kancelárii a druhá by sa mala uchovávať v cloude alebo na inom mieste mimo vašich hlavných pracovných priestorov.

V ideálnom prípade by ste na tento účel chceli využiť službu online zálohovania. Pokračujte a pozrite si našu porovnávaciu tabuľku, kde nájdete ďalšie informácie.

Najdôležitejším aspektom stratégie ukladania a zálohovania súborov by malo byť zabezpečenie. Šifrovanie je základ, ktorý potrebujete na ochranu svojich súborov pred špionážou a krádežou. Uistite sa, že vaše zálohovacie riešenia šifrujú vaše súbory správne. 

Nezabúdajte tiež na to, že najlepšia stratégia zálohovania je zbytočná, ak svoje testy nevyskúšate. Vždy vykonávajte testovacie obnovenie zálohy, prípadne aj raz mesačne. Týmto spôsobom môžete skontrolovať, či sú všetky vaše súbory k dispozícii v prípade zlyhania pevného disku alebo iných typov straty údajov. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map