Rešitve za shranjevanje datotek in varnostne kopije za odvetnike

Ali ste pravnik, ki išče najučinkovitejši in cenovno dostopen način shranjevanja in varnostne kopije datotek v oblaku? Potem bi morala biti glavna skrb varnostna tveganja, ko imate opravka s pogodbami, zaupnimi osebnimi ali korporativnimi podatki ter finančnimi podatki.


Ali lahko tvegate, da vse te datoteke naložite v oblak prek zunanjega ponudnika pomnilnika? Če ne, kakšne so druge možnosti? Spredaj ena stvar: potrebujete rezervno kopijo. Ni pomembno, kje ali kako. To je prvi korak. Vse drugo je samo drugotnega pomena.

Da, varnost in cena sta pomembni, vendar nikoli ne dovolite, da vam ti dejavniki preprečijo varnostno kopiranje datotek. Glede na navedeno si poglejmo nekaj možnosti za stroškovno učinkovito shranjevanje datotek in varnostno kopijo, posebej glede na vaše poklicne zahteve. Za vaše datoteke imamo dve glavni možnosti. Datoteke lahko shranite in varnostno kopirate lokalno (interno) ali izberete rešitev zunaj mesta. 

Lokalno varnostno kopijo & Shranjevanje datotek

Verjetno mislite, da je najboljši način za shranjevanje in dostop do datotek prek zunanjega trdega diska. Čeprav je to začetek, za vaše razmere morda ne bo dovolj. Zunanji trdi disk bo iz računalnika hitro izločil vaše najpomembnejše datoteke; razmislite o tem hitrem popravku, če še nimate varnostne kopije.

Menimo, da je bolje nadaljevati hitro, ker imajo zunanji trdi diski preveč omejitev, in če delate z več sodelavci, se možnosti z zunanjim trdim diskom hitro zaustavijo. Zato bi morali razmisliti o uporabi NAS za svoje datoteke. Našteli smo že, zakaj za svoje datoteke uporabljamo (in ljubimo) NAS.

Toda poglejmo jih še enkrat za vas tukaj. 

Prednosti uporabe NAS

NAS naprave zagotavljajo veliko poceni prostora za shranjevanje. Ena večjih prednosti je, da NAS naprave omogočajo, da hitro priključite trde diske, tako da je treba tudi, če se vam shramba dramatično razširi (na primer, če pridobite novo poslovno stranko, za katero potrebujete ogromno število dokumentov), se lahko prilagodite z nakupom novih trdih diskov.

Tudi shranjevanje trdega diska je postalo zelo dostopno; lahko dobite 2TB prostora za shranjevanje za približno 100 USD. 

NAS naprave omogočajo dostop do datotek kjer koli v vašem omrežju. Lepota NAS-a je v tem, da ga ni treba vtikati, da lahko dostopate do datotek. Ni pomembno, kje ste v pisarni; lahko dostopate do datotek, če ste povezani v svoje omrežje. Seveda lahko NAS nastavite tako, da lahko do svojih datotek dostopate tudi zunaj mesta, vendar vas to izpostavi več varnostnih težav. 

Naprave NAS omogočajo upravljanje uporabniškega dostopa do datotek. NAS naprave omogočajo dodajanje uporabnikov, ki imajo dostop do datotek in map. Recimo, želite, da stažist dela na podmnožju datotek za stranko, vendar vam ni dovoljeno deliti celotne zgodbe z njo. Lahko ustvarite posebno mapo, ki jo lahko uporablja.

Prav tako lahko daste dostop do datotek za branje ali pisanje in se zelo podrobno opirate na privilegije. V naši pisarni uporabljamo Synology DiskStation in smo bili zelo zadovoljni z rezultati. Deluje hitro in zanesljivo. Izberete lahko različne velikosti ležišč (velikosti trdih diskov, ki ustrezajo DiskStationu), ki ustrezajo vašim potrebam. Za začetek so ponavadi dva do štiri zalivi.

RAID upravlja odvečnost datotek. Mnoge NAS naprave uporabljajo tehnologijo RAID. Synology uporablja samodejni RAID, ki vaše datoteke zrcali na trde diske, ki jih priključite. Torej, če en trdi disk ne uspe, imate vse varnostne kopije vedno shranjene na drugem disku. Zamenjajte samo pokvarjen HD in dobro je, da greste. 

Seveda lahko najdete več prednosti uporabe NAS. Na primer, ves čas je pod vašim nadzorom. Čeprav je to odgovorno, vam daje popoln nadzor nad varnostnimi nastavitvami. Prepričajte se, da poznate tehnike šifriranja datotek ali najemite zunanjega svetovalca, ki vam bo pomagal začeti. 

Slabosti uporabe NAS-ja

Za upravljanje datotek in varnostno kopiranje ste odgovorni. Če se odločite za shranjevanje datotek v hiši, je vse v vaši odgovornosti. Preveriti morate zdravje trdega diska, poskrbeti za varnostne kopije in upravljati nastavitve šifriranja.

Ali si lahko privoščite tehničara, ki to stori za vas, ali pa si morate sami oviti glavo, kar je lahko zelo zamudno in zmedeno.

Uporaba NAS-ja ni varnostna kopija! Številni odvetniki, s katerimi smo govorili, uporabljajo NAS za “zaščito in varnostno kopijo” svojih datotek. Toda imeti NAS ne morete šteti za pravo varnostno kopijo, saj ne ščiti vaših datotek pred nesrečami ali katastrofami, ki se lahko zgodijo v ali v vašem pisarniškem prostoru. Uporaba NAS-ja je le prvi korak za varnostno kopiranje datotek. 

Lahko izberete napačen NAS. Izbira dobrega NAS za vaše podjetje ni najlažja naloga. Čeprav priporočamo Synology DiskStation, to morda ni najboljša možnost za vaše potrebe. Mislimo, da s tem ne morete biti narobe, vendar zagotovo obstajajo naprave NAS, ki bolje upravljajo sinhronizacijo datotek, če je to pomembno za vas.

Varnostno kopiranje zunaj mesta & Shranjevanje datotek za odvetnike

Mislimo, da enostavnejša je varnostna rešitev, tem bolje. Vendar potrebujete vsaj dve vrsti varnostnih kopij: eno lokalno varnostno kopijo in drugo varnostno kopijo zunaj mesta; na primer pri spletnem ponudniku rezervnih storitev.

S to dvotirno varnostno kopijo ste precej zaščiteni pred nesrečami, ki se lahko zgodijo v vaši pisarni. Te nesreče so lahko določeni “d’oh” trenutki, bodisi vi bodisi vaš pomočnik. Datoteke so na splošno lažje izbrisane kot ustvarjene.

Varnost & Storitve spletnega kopiranja

Pri obdelavi podatkov strank je nalaganje teh datotek zunanjemu ponudniku storitev potrebno veliko razmišljati o tem, kako ravnati z datotekami. Kje in kako so vaše datoteke šifrirane? Kdo lahko resnično vidi vaše datoteke? Koliko to stane? 

Morda boste želeli prebrati naš članek o varnosti varnostnih kopij v spletu, kjer razsekamo tri varnostne plasti, ki jih mora imeti spletna varnostna kopija: 

  • Lokalno šifriranje – na primer 448-bitno enkripcijo Blowfish
  • Šifriranje med prevozom (šifriranje SSL je standardno)
  • Šifriranje na strani strežnika – na primer 256-bitni AES 

Morda boste želeli razmisliti o spletnih varnostnih rešitvah, ki so dražje, vendar jih lahko prilagodite vašim potrebam. Sledi pregled priporočenih spletnih rezervnih rešitev za odvetnike.

SpiderOak

Glavna prednost SpiderOaka je, da varnost resno jemlje. Če iščete najbolj varno spletno varnostno kopiranje in sinhronizacijo datotek, je zagotovo ta.

Spletna varnostna kopija in sinhronizacija SpiderOak

SpiderOak je sorazmerno drag (GB za 0 $ / leto), njegov vmesnik pa se na trenutke zdi nekoliko neroden, vendar so celotne varnostne funkcije dobro vredne. Tu se lahko prijavite in brezplačno preizkusite.

Carbonite Business

Kar Carbonite Home primanjkuje (neomejena pasovna širina, samodejna varnostna kopija video datotek itd.), Lahko dobite pri podjetju Carbonite Business po še vedno zelo ugodnih 229 USD na leto.

CrashPlan Pro vs Carbonite Business
Carbonite Business Software

Čeprav ni neomejeno, lahko še vedno varnostno kopirate 250 GB (ali 500 GB s programom Business Premier). Prednost je ta, da lahko varnostno kopirate neomejeno število računalnikov, kar je koristno, če sodelujete z več sodelavci ali strankami. Tu lahko dobite brezplačno preskusno različico. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro za potrošnike je fantastičen, če potrebujete več funkcij, zlasti ko gre za spremljanje varnostnih kopij in upravljanje več uporabniških računov.

CrashPlan je znan po svoji neomejeni ponudbi varnostnih kopij, zato vam ni treba skrbeti, da vam bo zmanjkalo prostora. Tu lahko dobite brezplačno preskusno različico.

Prednosti & Slabosti uporabe spletnega varnostnega kopiranja za podjetje

Če se prijavite za spletno varnostno kopiranje, ste lahko prepričani, da je za vse poskrbel ponudnik storitev – vsaj tako mora biti. Prenesete program v računalnik ali Mac, nastavite razpored in mape za varnostno kopiranje, in to je to. Številne storitve vas vodijo skozi ta postopek s čarovnikom, ki je preprost za uporabo.

Z shranjevanjem in varnostno kopijo v oblaku postane zelo enostaven dostop do datotek od koder koli – na vašem pametnem telefonu, na letališču, na poslovnem kosilu. Tudi če pozabite na pomembno predstavitev prodajnega prostora, ga lahko preprosto prenesete iz datotek, ki so varnostno kopirane v oblaku. 

Nekatere spletne varnostne kopije omogočajo skupno rabo datotek s sodelavci ali soigralci, tako da lahko preprosto sodelujete pri projektu ali določenem dokumentu za stranko. Ni vam treba pošiljati velikih e-poštnih prilog, ki se zataknejo v filtrih neželene pošte. 

Zdaj pa si oglejmo slabosti spletnega varnostnega kopiranja za odvetniške družbe. Ko pošiljate datoteke na strežnike drugega podjetja, morate temu podjetju zaupati, da ne bo ogrožal svojih podatkov. Preden pošljete datoteke, se prepričajte, da se izvajajo ustrezne varnostne funkcije.

Morda boste imeli pomanjkljiv nadzor nad prestopnikom, ko gre za storitve spletnega varnostnega kopiranja, vendar zagotovo obstajajo načini, kako narediti varnostne kopije kar najbolj varne.. 

Glede na internetno povezavo in količino podatkov, ki jih želite shraniti in varnostno kopirati, lahko spletno varnostno kopiranje traja zelo dolgo. Če imate močno internetno povezavo in je računalniška strojna oprema posodobljena, bi se moral izvajati v ozadju, ne da bi opazili, da se nekaj varnostno kopira.. 

Če šele začnete kot odvetnik, boste verjetno morali prihraniti čim več denarja, preden vzpostavite trdno bazo strank. Poslovne varnostne kopije zunaj kraja so veliko dražje od potrošniških spletnih varnostnih kopij. Pomislite, ali bo medtem vmes zadostovala potrošniška spletna rešitev za varnostno kopiranje. Pozneje lahko nadgradite, ko imate na voljo dovolj sredstev. 

Zaključek

Izhodišče je naslednje: možno je stroškovno učinkovito shranjevanje datotek in varnostno kopijo za odvetnike. Vedno hranite dve odvečni kopiji datotek. En izvod naj bo na kraju samem v vaši pisarni, drugega pa v oblaku ali na drugem mestu zunaj vaših glavnih delovnih prostorov.

V idealnem primeru želite v ta namen uporabiti spletno varnostno kopijo. Pojdite naprej in si oglejte našo primerjalno tabelo za dodatne informacije.

Varnost najpomembnejši vidik strategije shranjevanja datotek in varnostnih kopij. Šifriranje je osnova, ki jo potrebujete za zaščito datotek pred vohunjenjem in krajo. Prepričajte se, da vaše varnostne kopije datoteke pravilno šifrirajo. 

Upoštevajte tudi, da je najboljša strategija za varnostno kopiranje brez vrednosti, če ne preizkusite obnovitev. Vedno izvajajte testne obnovitve varnostnih kopij, po možnosti tudi enkrat na mesec. Tako lahko preverite, ali so vse datoteke na voljo v primeru okvare trdega diska ali drugih vrst izgube podatkov. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me