Kako deliti datoteke na Dropbox – The Ultimate Guide za začetnike

Če ste nov za Dropbox ali celoten prostor za shranjevanje v oblaku, je včasih mogoče zmedeno ugotoviti, kako deliti datoteke.


Ker je eden glavnih razlogov za shranjevanje v oblaku zmožnost preprostega deljenja datotek po sistemih in omrežjih, smo tukaj v Cloudwardsu ugotovili, da bi bilo dobro, da skupaj sestavimo hiter vodnik – kako kar najbolje izkoristiti svoje Dropbox račun.

Če vas zanima izčrpen poglobljen pregled, pojdite tukaj: Dropbox Review. Osnove so zelo preproste in lahke, vendar morda ne veste za nekatere naprednejše funkcije, ki jih Dropbox ponuja, ko gre za izmenjavo datotek.

Ko boste prebrali ta članek, boste pravi delilec datotek in če ne pazljivi – morda celo postali pisarniški uradnik.

Kazalo

  • Skupna raba datotek – kako
  • Dovoljenja – pravilno jih nastavite
  • Komentiranje in urejanje besedila
  • Zahteve za datoteke – naložite datoteke prek povezave
  • Dropbox Teams – Ali potrebujete poslovno različico?
  • Dropbox Photo Predogled
  • Nov papir Dropbox

Kaj boste potrebovali

  • Račun Dropbox, če še vedno odločate, katera storitev deluje najbolje, tukaj zaženite preizkusni račun
  • Nekatere datoteke in mape so zmešane, in ker jih bomo delili, boste morda želeli zagotoviti, da v njih ni občutljivih informacij
  • Imenik, datoteke pa morate deliti z nekom
  • Najprej se posvetujte z osebo, ki jo uporabljate kot morski prašiček, saj bo verjetno prejel plaz e-poštnih sporočil

Skupna raba datotek

Po prijavi v vaš račun Dropbox bo na sredini zaslona seznam datotek in map in na levi strani navigacijska vrstica; to je nadzorna plošča in v Dropboxu boste tukaj lahko naredili skoraj vse.

Na nadzorni plošči izberite datoteko ali mapo, ki jo želite dati v skupno rabo.

Tu je pomembno zapomniti, da se vse datoteke (in mape) v mapi samodejno delijo, zato boste morda želeli še enkrat preveriti, ali med delovnimi dokumenti in slikami zabave ni nič občutljivega..

Z desno miškino tipko kliknite in prikaže se majhen kontekstni meni, izberite zgornjo možnost, označeno kot »daj v skupno rabo«.

Glej, že greš odlično.

Naslednji korak je, da izberete, s kom delite datoteko / mapo; lahko ročno vnesete njihov e-poštni naslov (Dropbox si ga bo zapomnil naslednjič) ali uvozite sezname stikov iz Gmaila, Yahoo Maila in Facebooka.

In v tem je resnično vse: skupna oseba dobi e-poštno sporočilo z obvestilom, da ste dali datoteko ali mapo v skupno rabo, in če ima Dropbox, se lahko preprosto prijavi in ​​nova datoteka se bo pojavila na njihovi nadzorni plošči.

Če oseba, s katero ste dali skupno rabo, nima Dropboxa, lahko še vedno prenaša datoteke in dostopa do njih, vendar jih ne bo mogla enostavno poslati nazaj.

Če potrebujete “povratno objavo”, tako rekoč, najbolje je, če odprejo račun zase, je brezplačna in jo lahko kadar koli prekličete, če se po vašem skupnem projektu odloči, da ni več potrebna..

Dovoljenja

Preden nadaljujemo, vas želim opozoriti na majhno spustno vrstico poleg polja, kjer je vpisan e-poštni naslov prejemnika. Tu so nastavljena dovoljenja, ki vam omogočajo, da se odločite, ali si lahko prejemniki ogledajo in komentirajo datoteke ali pa jih tudi prenašajo in urejajo.

Ta dovoljenja lahko nastavite za vsako osebo ali celotno skupino.

Privzeto je “uredi” in po mojih izkušnjah bo verjetno ostalo tako, saj omogoča boljši potek dela.

V nekaterih primerih boste morda želeli, da si ljudje preprosto ogledajo datoteko / mapo, ne da bi jim omogočili prenos ali urejanje, nato pa je funkcija “pogled” na voljo za takšen namen.

Ponovno ga morda ne uporabljate pogosto, vendar je priročno.

Moja prijateljica grafičnega oblikovalca uporablja to funkcijo, da strankam predstavi predogled svojega dela, hkrati pa poskrbi, da ga ne morejo ukrasti ali urediti neposredno, kar je resnična težava v njenem delu.

Dovoljenja lahko kadar koli spremenite tako, da z desno miškino tipko kliknete datoteko ali mapo, izberete »skupno rabo« in nato v celoti izbrišete osebo s seznama ali samo spremenite »pogled« v »urejanje« ali obratno – s spustnega menija.

Komentiranje in urejanje

Ko sodelujete z drugimi, je zelo priročno, če vsi uporabniki vidijo, kaj so drugi spremenili ali uredili in zakaj.

V tem primeru sem besedilno datoteko naložil tako, da jo povlečem iz svojega datotečnega sistema v Dropbox. Ko sem bil tam (približno tri sekundni prenos), sem ga odprl tako, da kliknem levo.

Videli boste, da je poleg polja za komentar na desni še malo drugih funkcij; Sam Dropbox ne dovoljuje sprememb ali sprememb, uporabniki bodo morali prenesti datoteko, da jo lahko naredijo.

Če nobene spremembe niso potrebne, dodajte nekaj komentarjev in datoteko pošljite nazaj.

Komentiranje je predmet poudarjanja besedila, poleg njega ali spodaj se bo pojavil majhen gumb.

Nato lahko vnesete, kaj je treba povedati ali spremeniti.

In novo objavljeni komentar se bo pojavil na stranski vrstici, da ga vsi vidijo.

Če menite, da je komentar življenjskega pomena, dodajte @ [zaščiten e-poštni naslov] pred komentar in ta oseba bo prejela obvestilo, da ima kdo kaj povedati o svojem delu..

Če je čas bistvenega pomena, predlagam, da ga uporabljate zmerno, saj se vsakič, ko je ta postopek, pošlje e-poštno sporočilo.

Preden nadaljujemo, naj omenim, da trenutno ni možnosti, da bi bili komentarji vidni samo določenim ljudem. Vsakdo, ki ima dostop, si lahko ogleda, kaj morajo povedati vsi drugi.

Dobra točka, ki si jo je treba zapomniti, preden kritizirate projekt sodelavca.

Pregled

Vse zgoraj naštete funkcije so nadvse priročne, ko sodelujete v timu, če pa je v tej skupini veliko ljudi ali če delate z več kot enim naborom ljudi, se lahko včasih zgodi zmeda.

Dropbox ponuja dve funkciji na levi stranski vrstici, »skupna raba« in »povezave«, kjer si lahko ogledate seznam datotek, za katere ste nastavili urejanje in dovoljenje za ogled..

Oba dajeta zelo majhen pregled, katera datoteka gre kam, in sta zelo priročna za ljudi, ki žonglirajo z več nalogami.

Prošnje

Ko že govorimo, ima Dropbox funkcijo, ki je (kolikor vem) edinstvena. Nekomu lahko pošljete e-poštno sporočilo, ki zahteva datoteke, nato pa sledijo povezavi in ​​lahko podatke prenesejo naravnost v mapo, ki ste jo določili.

Za to sploh ne potrebujejo računa. Všeč mi je ta funkcija, ker odstrani veliko nepotrebnega e-poštnega prometa in pospeši celoten postopek sodelovanja.

Za dostop do te funkcije preprosto poiščite stransko vrstico in na dnu kliknite možnost.

Odprlo se bo še eno majhno pogovorno okno, v katerega lahko vnesete e-poštni naslov in priložite tudi kratko sporočilo. Kot pri vsem drugem Dropboxu – sistem je intuitiven in enostaven za krmarjenje.

Ekipe

Hitrost se igra tudi s funkcijo »ekipe«, ki jo Dropbox ponuja.

V bistvu gre za navadno mapo, ki ji lahko lastnik dodeli določene ljudi. Potem, ko je treba stvari deliti, preprosto izberite skupinsko mapo, ne pa da vsakič ročno dodajate ljudi.

To je priročna majhna funkcija, ki poenostavi postopek skupne rabe, do nje dostopate, pojdite do možnosti »team« na stranski vrstici na levi strani, kliknite nanjo in prikazana bo ločena nadzorna plošča za ekipo, ki jo boste ustvarili..

Poleg tega deluje tako kot običajna armaturna plošča in pomaga, da se delo in preostanek vašega življenja ločujeta drug od drugega.

Fotografije

Dropbox ima tudi posebno mapo za slike, ko se morate za nekaj časa oddaljiti od dela. Možnost “fotografije” stranske vrstice deluje podobno kot vse drugo na Dropboxu, le da je samodejno nastavljena za prikaz kot galerija.

Zelo mi je všeč, saj tako kot v mapi z ekipo tudi iskanje stvari postane zelo enostavno, saj je vse lepo urejeno od začetka. Kot dodaten bonus so slike ponavadi bolj zabavne kot dela, zato pojdite.

Papir

Nenazadnje je Dropbox Paper.

Trenutno je še vedno v beta različici, vendar Paper ponuja nekaj lepih možnosti za hkratno sodelovanje z omejeno obdelavo besedila in diapozitivov. Uporaba je preprosta, samo kliknite ustrezni gumb na levi vrstici in lahko nastavite dovoljenja in skupno rabo na enak način kot običajne datoteke.

V primerjavi s preostalim paketom Dropbox je Paper edinstven, saj boste besedilo in slike lahko obdelali neposredno v datoteko, ne da bi jo morali prenesti; čeprav mu primanjkuje diha funkcionalnosti, ki ga bo imel program, namenjen tem nalogam.

Kljub temu je zelo priročno imeti, če nekaj, kar je potrebno, hitro izničiti.

V zaključku…

To je to za vodeni ogled, saj lahko vidite, da Dropbox ni le enostaven za uporabo, ampak ima tudi vrsto zanimivih možnosti, ki delajo na daljavo veliko lažje kot nekoč. Sporočite nam, če imate kakršna koli vprašanja v spodnjih komentarjih.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map